De driehoek van bestuur, toezicht en medezeggenschap Drs. Frank Schreiner Presentatie BVMP 17 november 2014 1
Nodig: een sterke driehoek Toezicht Bestuur MZ Bewust van elkaars rol & positie Open, scherp en kritisch Meedenkend en toetsend 2
Bestuur In Burgerlijk Wetboek geregeld Heeft dagelijkse leiding Is bestuurlijk (eind)verantwoordelijk Staat bij de Kamer van koophandel ingeschreven Tekeningbevoegd en instructiebevoegd Inperking of uitbreiding bevoegdheden in statuten en reglementen mogelijk 3
Toezicht Voor vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen in Burgerlijk Wetboek geregeld Voor stichtingen geen wettelijke bepalingen: in statuten geregeld 4
Toezicht Vennootschap Algemene Vergadering van Aandeelhouders Stichting Geen principaal: stichting is van niemand Raad van Commissarissen Raad van Toezicht Bestuur Bestuur 5
Toezicht: RvC of RvT Raad van Commissarissen of Toezicht heeft drie rollen: Werkgever. Toezichthouder. Adviseur. 6
Toezicht Rollen RvC of RvT Werkgever Toezicht Advies Onderneming Regeling eigen werkzaamheden Verantwoording 7
Medezeggenschap Medezeggenschap (ondernemingsraad): Zelfstandig orgaan Gekozen door werknemers Verantwoordelijk voor eigen functioneren 8
Medezeggenschap De ondernemingsraad heeft drie rollen Vertegenwoordiging Toezicht Klankbord en advies 9
Medezeggenschap Rollen medezeggenschap (ondernemingsraad): Vertegenwoordiging Toezicht Klankbord Belangenbehartiging Advies Onderneming Regeling eigen werkzaamheden Verantwoording 10
Relatie OR - Bestuur Relatie met Bestuur(der) geregeld in artikel 23 WOR Verplichtingen bij ondernemer, niet bij bestuurder Bestuur(der) voert overleg namens de ondernemer Overleg over alle zaken de onderneming betreffend Ten minste twee keer per jaar Algemene gang van Zaken Binnen 14 dagen na gemotiveerd verzoek 11
Relatie OR - RvT/RvC: Formeel Verplichte contacten op grond van de WOR tussen OR en Raad van Toezicht/Commissarissen Artikel 24 lid 2: tenminste twee maal per jaar aanwezig bij bespreking algemene gang van zaken. Artikel 25 lid 4 (jo): bij agendering onderwerp waarover de OR adviesrecht heeft. Artikel 30 lid 3 (jojo): behandeling adviesaanvraag benoeming of ontslag van een bestuurder. Daarnaast heeft de OR het recht Toezichthouders als deskundige uit te nodigen in een OR-vergadering (artikel 16 lid 1. Hier geldt geen verschijningsplicht). 12
Relatie OR - RvT/RvC: Formeel OR kan toezichthouder uitnodigen in OR-vergadering (artikel 16 WOR) op grond van diens deskundigheid Hier geldt geen verschijningsplicht: de toezichthouder mag weigeren Bestuurders hebben vaak bezwaar tegen deze contacten 13
Artikel 24 overleg Wat kan een ondernemingsraad er mee? De ondernemingsraad als bron van meerwaarde (Wigboldus en Sapulete) Innovatief: weten op de werkvloer Sociaal kanaal: creëren van draagvlak Politiek: spiegel voor bestuur en toezicht 14
Artikel 24 overleg Leidraad zijn de drie P s Poen: Product: Waar komt ons geld vandaan? Het recht op informatie over reilen en zeilen van de onderneming: artikel 31 en verder Hoe organiseren en financieren we onze activiteiten? Artikel 25 Personeel:Hoe gaan we met ons personeel om en wat hebben we de mensen te bieden? Artikel 27 15
Artikel 24 overleg Poen Art.31 Strategisch overleg met bestuur en toezichthouder Product Art. 25 Personeel Artikel 27 16
Artikel 24 overleg De beleidcyclus januari november december Sturing: Begroting of budgetten februari maart oktober september augustus Verantwoording: jaarrekening juni mei april juli 17
Artikel 24 overleg Onderwerpen benaderen vanuit de overlappende piramides OR Directie OR en directie hebben eigen invalshoek, eigen focus Dat geldt ook voor toezichthouder die hier ontbreekt De overlap is de onderneming waarover zij het eens zijn Er is een permanente dialoog over het benoemen van o o o Problemen Knelpunten Oplossingen 18
Het overleg inhoudelijk De directie bouwt een beeld op uit Management informatie cijfers Rapportages van zijn managers Valkuilen van de directie Cijfers zeggen niet alles Managers kleuren informatie 19
Het overleg inhoudelijk De RvC bouwt een oordeel op uit: Informatie van de bestuurder (brengen) Eigen informatie voorziening (halen) Valkuilen van de RvC Vertrouwt te veel op (gekleurde) informatie van bestuur Isoleert zich of laat zich isoleren Te weinig eigen kanalen 20
Het overleg inhoudelijk De OR bouwt een beeld op uit Informatie van de bestuurder Informatie van de achterban Eigen waarneming Valkuilen van de OR Niet alle gemopper is terecht De luidste schreeuwer wordt de achterban 21
Het overleg informeel Toezichthouder mag bij artikel 24 overleg natuurlijk wel meepraten Direct overleg tussen OR en toezichthouder is nergens verboden, zelfs expliciet toegestaan: artikel 16 WOR Bij artikel 30 adviesaanvragen directe afhandeling door toezichthouder heel gewoon 22
Het overleg informeel Direct overleg zou veel vaker moeten Zijn meerdere zaken die zich daar voor lenen Over sommige onderwerpen direct overleg zonder bestuurder zelfs wenselijk Komt beeldvorming OR en toezichthouder ten goede 23
Het overleg informeel Bij benoeming nieuwe bestuurder direct overleg met toezichthouder al gebruikelijk Voorafgaand aan eigenlijke adviesaanvraag overleg over profiel en selectieprocedure wenselijk Voorkeur dat dit overleg in afwezigheid van de bestuurder plaats vindt 24
Het overleg informeel Structuurwet verplicht tot overleg over profiel RvC Het ligt voor de hand dat de RvC dit overleg niet aan de bestuurder over laat Bij MO vaak via CAO adviesrecht bij benoeming toezichthouders Maar geen verplichte consultatie profiel Kan OR wel agenderen (artikel 23: alle zaken de onderneming betreffende) Aanwezigheid toezichthouder voor de hand liggend maar niet afdwingbaar 25
Het overleg informeel: Harrewijn Bij artikel 24 overleg hoort informatierecht: artikel 31a en verder Daar hoort ook de Wet Harrewijn bij Ingediend als: wetsvoorstel tot wijziging van de WOR in verband met het verschaffen van openbaarheid over de hoogte van inkomens van topkader, bestuurders en toezichthouders van ondernemingen aan de ondernemingsraad 26
Het overleg informeel: Harrewijn Twee sporen In motivatie van meet af aan twee sporen Hoogte topinkomens Volgen inkomensontwikkeling van alle groepen werknemers 27
Het overleg informeel: Harrewijn Het volgen van de algemene ontwikkeling van inkomens leent zich voor de overlegvergadering met bestuurder en toezichthouder Het gesprek over de top inkomens (inkomen bestuurder) leent zich voor direct overleg met de toezichthouder zonder bestuurder De remuneratiecommissie stelt volgens sommige governancecodes een remuneratierapport op met de criteria en overwegingen van het beloningsbeleid Vaak is dit rapport openbaar 28
Het overleg informeel: Harrewijn voorbij Beloningbeleid is één ding Beloningcriteria een ander Maar daarbij hoort beoordeling En ook daar kan de OR een rol spelen 29
Het overleg informeel: Harrewijn voorbij Jaarlijks voert de toezichthouder een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek met de bestuurder Daarbij worden vaak prestatieafspraken gemaakt, al dan niet gekoppeld aan beloningsafspraken (bonus) De toezichthouder doet er goed aan vooraf een gesprek te hebben met diverse gremia in de onderneming en eventueel met externe stakeholders 30