RvT en belanghebbenden bij de kinderopvang

Transcriptie

1 Gespreksnotitie RvT en belanghebbenden bij de kinderopvang Hildegard Pelzer nederlandse vereniging van toezichthouders in de kinderopvang maart 2013

2 Inleiding In 2009 is de Governance Code Kinderopvang ontwikkeld met als doel betere borging van kwaliteit in kinderopvangorganisaties en transparanter bestuur en toezicht. In 2012 is de code door de ledenvergadering van Branchevereniging Kinderopvang aangenomen en verplicht gesteld. Sindsdien zijn kinderopvangorganisaties druk doende de governancecode in de praktijk te brengen. Met name voor kleinere organisaties is dat niet eenvoudig. Zo blijken zij het bijvoorbeeld lastig te vinden inhoud te geven aan de regels in de code voor het omgaan met stakeholders. De NVTK organiseert regelmatig voorlichtingsbijeenkomsten over de governancecode voor directeuren, bestuurders en toezichthouders in de kinderopvang. In een van die bijeenkomsten hield Hildegard Pelzer, directeur van adviesbureau Governance Support, een presentatie over het omgaan met stakeholders. Zij maakte daartoe een gespreksnotitie met een aantal handreikingen over dit onderwerp overzichtelijk op een rij. Deze publicatie bevat die gespreksnotitie. We hopen u als toezichthouder daarmee van dienst te zijn. Wilt u er nog eens over doorpraten of hebt u vragen naar aanleiding van de notitie? Dan bent u altijd welkom bij de NVTK! (Meer informatie: zie Maria Jongsma Bestuurssecretaris NVTK 2

3 Doel en inhoud van de notitie Doel Inzicht geven in codebepalingen voor de relatie met belang hebbenden. Handreikingen bieden om de gewenste relatie met belanghebbenden te borgen. Inhoud Eerst worden de codebepalingen eruit gelicht (tekstkaders nr. 1 en 2). Vervolgens worden soorten belanghebbenden onderscheiden en wordt een voorzet gedaan voor de belanghebbenden die gezien de codebepalingen van belang zijn (nr. 3 en 4). De volgende stap is de vormgeving van de dialoog met belanghebbenden. Daarbij is het goed voor ogen te houden waarom men die dialoog nuttig vindt (nr. 5 en 6). In nr. 7 worden de wettelijke bepalingen genoemd. In nr. 8 wordt vervolgens geschetst welke rol het toezichthoudend orgaan heeft bij de dialoog met belanghebbenden. Tot slot worden enkele praktische handreikingen gegeven voor het expliciteren en zo nodig completeren van de dialoog met belanghebbenden. Dat is primair zaak van de directie/het bestuur. Het toezichthoudend orgaan moet zich er een oordeel over vormen (nr. 9, 10 en 11). Gebruikte afkortingen AvA BSO KO OR PO RvC RvT WOR Algemene vergadering van Aandeelhouders Buitenschoolse opvang Kinderopvangorganisatie Ondernemingsraad Primair onderwijs Raad van Commissarissen Raad van Toezicht Wet op de Ondernemingsraden 3

4 1 Governancecode Kinderopvang over belanghebbenden (1) Uitgangspunt Bestuur/directie betrekt relevante belanghebbenden bij beleidsvorming en legt aan hen verantwoording af over de uitvoering van het beleid. Bestuur/directie geeft inzicht in realisatie van beleidsdoelstellingen en communiceert hierover met relevante belanghebbenden. Uitwerking Bestuur/directie benoemt voor iedereen kenbaar de belanghebbenden bij de maatschappelijke missie en doelstelling van de kinderopvangorganisatie (KO). Bestuur/directie overlegt met belanghebbenden minimaal 1 x per jaar (persoonlijk, digitaal of telefonisch) biedt belanghebbenden gelegenheid om advies uit te brengen over: - strategie en beleid in het licht van maatschappelijke doelstellingen van de kinderopvangorganisatie - aanbod en prestaties - inrichting en functioneren van bestuur/directie - toezicht legt aan belanghebbenden verantwoording af over geleverde prestaties. KO maakt informatie toegankelijk die zij krachtens wet- of regelgeving en/of code dient te publiceren (bijv. door plaatsing op website); zie ook overzicht in de bijlage (pagina 11). 2 Governancecode Kinderopvang over belanghebbenden (2) Uitgangspunten Toezichthoudend orgaan richt zich bij vervulling van zijn toezichttaak naar het belang en de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij KO betrokkenen af. Uitwerking Bestuur legt wijze waarop uitgangspunten van horizontale verantwoording worden vormgegeven ter goedkeuring voor aan toezichthoudend orgaan. 4

5 3 Er kunnen verschillende soorten belanghebbenden worden onderscheiden Wie wezenlijk belang hebben bij KO 1 Degenen die belang hebben bij de maatschappelijke functie van de KO (bijv. kinderen, ouders, gemeente, po [bso]). 2 Degenen die wezenlijk bijdragen aan de maatschappelijke functie van de KO (bijv. werknemers, po [aansluitende opvang]). 3 Degenen die in het economisch verkeer nauw verbonden zijn met de KO en die daardoor een aanzienlijk materieel belang hebben bij de KO. 4 Hiernaast zijn er personen/organisaties waar KO belang bij heeft. Dit kunnen overigens ook belanghebbenden zijn in de zin van 1, 2 en 3. In dat geval is er sprake van wederzijds belang. 4 De primaire belanghebbenden met het oog op de code Stelling De primaire belanghebbenden met het oog op de code zijn: 1 Degenen die belang hebben bij de maatschappelijke functie van de KO. 2 Degenen die wezenlijk bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke functie van de KO. 5

6 5 Waarom in de code aangegeven dialoog met belanghebbenden? Checks and balances Vreemde ogen dwingen Bij stichtingen is er anders dan bij vennootschappen geen orgaan dat bewaakt dat bestuur en RvT het goed doen. Bij vennootschappen bestaat dit orgaan wel (de AvA), maar dit orgaan kijkt primair vanuit het belang van de aandeelhouder. Correctie vraagsturing Is relevant als het marktmechanisme onvoldoende functioneert, bijvoorbeeld als de KO monopolist is of waar schaarste aan kinderopvangplaatsen bestaat. Draagvlak/legitimering KO legt door goedkeuring met zijn belanghebbenden een basis voor acceptatie en steun voor zijn beslissingen. 6 Hoe de dialoog met belanghebbenden kan worden ingericht voorbeelden Bij beleidsvorming Regelmatige tevredenheidsonderzoeken Enquête onder belanghebbenden over bepaalde onderwerpen Klantenpanels Exitgesprekken met bijvoorbeeld ouders en medewerkers Debatten met belanghebbenden over bepaalde issues Gesprekken met belanghebbenden als vast onderdeel van beleidsvorming Belanghebbenden betrekken bij het ontwikkelen van projecten Rapportage en verantwoording Jaarverslag en website: toegankelijk qua inhoud en relevant voor belang hebbenden Jaarbijeenkomst/-gesprek met belanghebbenden: rapportage afgelopen jaar en plannen volgend jaar Tussentijds terugkoppelen van gemaakte keuzen en overwegingen daarachter Regelmatig gesprek met belanghebbenden over ontwikkelingen en prestaties van KO Periodieke nieuwsbrief 6

7 7 Wettelijke bepalingen over belanghebbenden in OR en oudercommissies WOR OR heeft adviesrecht bij in WOR genoemde voorgenomen besluiten (art. 25). Heeft instemmingsrecht bij zaken betreffende sociaal beleid (art. 27). Kan bij Ondernemingskamer beroep instellen tegen door ondernemer genomen besluiten. Wordt door ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder. Voor vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen geldt dat (vertegenwoordiging van) RvC min. 2x per jaar aanwezig is bij overlegvergadering waarin algemene gang van zaken in de onderneming wordt besproken. Wet Kinderopvang Oudercommissie heeft adviesrecht bij in Wet Kinderopvang genoemde voorgenomen besluiten (art. 1.60). KO treft regeling voor behandeling van klachten van oudercommissie over een door KO genomen besluit genoemd onder art De dialoog met belanghebbenden en de rol van het toezichthoudend orgaan Missie, strategie, plannen Uitvoering Monitoring van realisatie prestaties Bijstelling Verantwoording van realisatie prestaties Goedkeuring van wijze waarop horizontale verantwoording wordt vormgegeven. Bij beoordelen van beleid/plan dat ter goedkeuring wordt voorgelegd, ook rekening houden met wat voor belanghebbenden van belang is/wat belanghebbenden wensen. Ook prestaties volgen die van belang zijn voor belanghebbenden. Ook volgen wat bij belanghebbenden leeft (op basis van informatie van directie/bestuur en in contacten met bijv. OR en in maatschappelijk verkeer in het werkgebied in het algemeen). Jaarverslag ook beoordelen op relevantie voor belanghebbenden. Als RvT zelf informatie geven over eigen werkwijze, keuzen en samenstelling (zie ook codebepalingen). 7

8 9 Handreikingen voor het expliciteren en zo nodig completeren van de dialoog met belanghebbenden (1) I II Visie op maatschappelijke positie van de eigen KO formuleren. Op basis daarvan bepalen wie de belanghebbenden zijn en wat hun belang is (wij gaan hier uit van belanghebbenden 1 en 2 [zie nr. 3]). III Inventariseren wat de eigen KO nu al doet op het gebied van dialoog met deze belanghebbenden. IV Bepalen of en zo ja, welke aanvullingen of verbeteringen in de dialoog met belanghebbenden nodig zijn. 8

9 10 Handreikingen voor het expliciteren en zo nodig completeren van de dialoog met belanghebbenden (2) Voorzet voor inventarisatie van belanghebbenden en hun belangen Ouders Gemeente (eventueel in te vullen voor te onderscheiden gemeenten) PO (eventueel invullen voor te onderscheiden po-organisaties) Werknemers... Kwaliteit van opvangaanbod van KO Diversiteit van aanbod Servicegerichtheid richting ouders Fysieke bereikbaarheid Betaalbaarheid... Aanwezigheid van voldoende en goed aanbod met het oog op leefbaarheid voor burgers Ondersteunen van gemeentelijk beleid gericht op voorkomen van achterstand bij kinderen uit sociaal zwakkere milieus en kinderen uit allochtone gezinnen... Kwaliteit van bso Servicegerichtheid richting PO Flexibiliteit met het oog op de inrichting van bso; passend voor PO-instelling... Arbeidsvoorwaarden Carrièremogelijkheden Inrichting van organisatie Werksfeer

10 11 Handreikingen voor het expliciteren en zo nodig completeren van de dialoog met belanghebbenden (3) Inventariseren wat eigen KO doet en goed doet en bepalen van verbeterpunten inbreng al goed geborgd Ouders Tevredenheidsonderzoek Verbeterpunt: frequentie Overleg met oudercommissie Verbeterpunt: agendering... verantwoording al goed geregeld Jaarverslag Verbeterpunt: rapportage prestatieindicatoren van belang voor ouders... Gemeente PO Werknemer

11 bijlage Governancecode Kinderopvang over het toegankelijk maken van informatie wat hoe Hoofdlijnen governancestructuur website/ jaarverslag Verantwoording over opvolging van code ( pas toe of leg uit ) idem Klokkenluiderregeling website Verslag over werkzaamheden klachtencommissie jaarverslag Hoofdlijnen van doelstellingen en strategie van KO jaarverslag Risicobeheersing- en controlesystemen en werking hiervan jaarverslag Transactie waarbij tegenstrijdig belang van lid bestuur/directie jaarverslag dan wel RvT-lid speelt dat van materiële betekenis is en die is goedgekeurd door toezichthoudend orgaan Hoofdlijnen remuneratierapport jaarverslag Hoogte en structuur van bezoldiging van individuele bestuurders jaarrekening Hoogte en structuur van honorering van individuele RvT-leden jaarrekening Reglement RvT website Profielschets RvT website Rooster van aftreden website Informatie over onafhankelijkheid van RvT-leden jaarverslag Belangrijkste bevindingen van periodieke evaluatie van jaarverslag accountant - Werkzaamheden RvT in afgelopen jaar jaarverslag - Bemensing RvT in afgelopen jaar (geslacht, leeftijd, hoofdfunctie, nevenfuncties, tijdstip 1e benoeming en eventuele herbenoemingen, lopende termijn, lidmaatschap commissie); onafhankelijkheid leden, aanwezigheid en vergadering, zelfevaluatie en evaluatie van bestuur 11

12 Meer exemplaren zijn te bestellen via: NVTK Postbus AG Zoetermeer Telefoon: Ontwerp en opmaak Aly Pepping, Thesinge Druk Van Gorcum, Assen