Algemene Ledenvergadering OAV 28-05-2014 Locatie: Vijfheerenlanden 24 te Vianen Aanwezig: Walter Huisman, Carla Molkenboer, Bertus Ververs, Tineke van der Woude, Thinca Timmermans, Gijs Baars, Catherine Gathier, Petra Ververs, Ellen van Herk, Joke Kranenburg, Janneke Hartman, Paul van der Lugt, Margreet van Moergastel, Wim Peters, Thea Peters, José Noë, Carolien Remkes, Frederik Jan Bruijel (Voorzitter), Eric Meeder (notulist) Uitgestuurde agenda: 1. Openen en welkom heten 2. Ingekomen stukken 3. Vaststellen van de agenda 4. Mededelingen vanuit het bestuur a. Welkom heten nieuw bestuurslid: Ellen van Herk b. Eerste impressie van de enquête c. Toelichting mogelijke plannen voor Cultuur Centrum 5. Bespreken wel of niet doorgaan van de Route 2014 6. Instellen commissie leden werven 7. Evaluatie gebruik datumprikker. 8. Voortgang commissies: a. Folder aanmaak b. Verspreiding c. P.R. d. Kunst in de Etalage e. Lekpoort-tentoonstelling f. Prijsvraag-opstelling en afhandeling g. Etalage waardering h. Kascontrole i. Website onderhoud 9. Benoemen tijdspad Route 2014 bij doorgaan. 10. Mededeling 11. Sluiting vergadering. Opening: De voorzitter opent om 20:09 de vergadering met een hartelijk welkom. Hij bedankt de aanwezigen en de gastvrouw. Er is één punt dat gemist wordt op de agenda en dat is de rondvraag. Dit is terecht opgemerkt door Joke. Deze zal onder het puntje mededeling opgepakt worden.
Mededeling vanuit het bestuur: Het bestuur is blij met de uitbreiding van het bestuur in de persoon van Ellen van Herk. Zij zal zich voornamelijk bezig houden met de PR-activiteiten van de vereniging. Door dat iemand van het bestuur rechtstreeks actief is met de PR, hopen we dat we sneller en adequater kunnen reageren op ontwikkelingen en de PR nog meer bij zal dragen aan de bekendheid van de vereniging en haar leden. 4b) De tweede mededeling is dat we onlangs een enquete hebben uitgestuurd naar onze leden met het verzoek deze zo snel mogelijk in te vullen. Deze enquete is gemaakt door het bestuur omdat zij graag wil weten welk toekomst beeld de leden hebben voor de vereniging. Ten tijde van de vergadering heeft 53% van het ledenbestand (19 individuele personen) de enquête ingevuld. De tussentijdse resultaten worden tijdens de vergadering besproken. Het bestuur wil echter nog geen conclusie aan deze cijfers en antwoorden geven omdat nog niet alle leden gereageerd hebben. Dit zou een verkeerd beeld kunnen geven. Het is een eerste indruk. * Om deze reden vermelden we de resultaten ook niet in de notulen. Het bestuur komt op korte termijn met het volledige verslag*. Catharine merkt terecht op dat ze het opvallend vind dat bij de tussentijdse resultaten van de enquête betreffende vraag 7 (welke activiteiten van de vereniging gewaardeerd worden) de open atelier avond zo positief naar voren komt terwijl de opkomst erg laag is. Ze geeft aan dat ze zelf ook nog niet geweest is omdat ze zelf niet goed begrijpt wat er op zo'n avond gedaan wordt. Eric geeft aan dat het een Open Atelier Route in het klein is. Het doel is dat onze leden hier elkaar ontmoeten, praten over elkaars werk, inspiratie krijgen en andere nieuwtjes (zoals leveranciers, materiaal kennis etc) gedeeld kunnen worden. Er wordt ook opgemerkt dat van elke avond een verslag is gemaakt in de nieuwsbrief. Eric merkt op dat het inderdaad jammer is dat de opkomst de laatste 2 maal zo laag was zeker omdat de persoon die zijn atelier open zet er veel werk en moeite voor gedaan heeft om het zo goed mogelijk te organiseren. Er wordt de suggestie gedaan te onderzoeken of de vrijdagavond wel het meest geschikte moment is voor een dergelijke activiteit. Frederik Jan geeft aan dat het bestuur graag de vereniging meer wilt laten zijn dan alleen de jaarlijkse route. Dit is zo ook al verwoord bij het oprichten van de vereniging, is terug te vinden in zowel de statuten als ook de huisregels. Duidelijk is ook dat de gemeente in het kader van de nieuwe kijk op de samenleving, de participatie samenleving, veel verwacht van verenigingen en dus kritisch kijkt naar het functioneren van een vereniging die zij steunen en beoordelen op wat deze vereniging doet voor haar leden. We hebben meer actieve leden nodig om dit soort plannen uit te kunnen voeren. Vanuit de groep wordt de vraag gesteld of het niet een beetje het kip en het ei verhaal is. Als er meer ontmoetingen gepland worden en mensen meer kunnen exposeren dan zullen ook meer mensen de werkzaamheden oppakken.
Frederik Jan geeft aan dat het bestuur haar focus gaat bepalen zodra de uitslag van de enquete binnen is. Maar dat we wel hopen op een commitment van onze leden om ook wat taken over te nemen. 4c) Frederik Jan geeft aan dat hij gevraagd is om mee te vergaderen over de culturele toekomst van Vianen, in de vorm van een cultureel centrum voor Vianen, mogelijk op de Voorstraat. Het oriënterend gesprek was het initiatief van de voorzitter van het Stedelijk Museum. Een eventueel Cultureel Centrum zou mogelijk in het oude politie bureau kunnen komen. Frederik Jan heeft aangegeven dat mocht er een galerie komen, waar de OAV zeker belangstelling voor heeft, onderzocht zou worden of OAV met haar leden voor de organisatie en bemanning hiervan kunnen zorgen. Paul vraagt of het ook niet mogelijk is om pop-up galaries op te zetten in de leegstaande panden in de Voorstraat. Het bestuur heeft dit al een keer opgegooid. Het bestuurd beschikt echter niet over de juiste connecties. Iedereen die ons daarbij zou kunnen en willen helpen is welkom. Het bestuur is van plan dit idee toch verder te onderzoeken. Joke geeft aan dat we ook eens kunnen denken aan Fort Everdingen dat leeg komt te staan. Uit de groep komt de reactie dat dit helaas te ver weg is en dat we ons moeten blijven focussen op Vianen. 5. de Route : Het aantal leden die mee doen aan de route is op dit moment 17. Vorig jaar hebben we afgeproken dat we pas bij 25 leden de route door zouden laten gaan om de kosten te dekken. Er wordt gevraagd hoeveel leden er reeds betaald hebben. Dit zijn er 31 volgens de laatste gegevens. Dit betekent dat de kosten gedekt zijn en dus wordt de beslissing genomen dat de route van 2014 gewoon doorgaat. Hierbij wel de aantekening dat de 31 leden de route voor 17 leden financieren en dat de verenging alles zal doen om nog meer deelnemers te werven. Want het geld van de vereniging is niet allen geoormerkt voor de route maar ook voor andere toe ontwikkelen activiteiten. Ellen is bezig met het vergroten van naamsbekendheid van de Open Atelier Vereniging. Ze heeft een lijstje met mensen die we zouden kunnen contacteren. Omdat het beter is om uit directe vrienden/kennissen kring de vraag te krijgen wordt voorgesteld dat iedereen in zijn omgeving navraagt of er mensen zijn die willen meedoen. Om een mooie route neer te zetten hebben we alsnog minstens 25 leden nodig die meedoen aan de route. Er wordt wel besproken dat we meer belangstelling moeten creëren. Een voorstel is om meer gast exposanten toe te laten bij één lid. Dit voorstel wordt aangenomen. Het is dus toegestaan om meer betalende gastexposanten te hebben. Was het voorheen zo dat men 1 gast mocht hebben is dat nu verhoogt tot twee gasten. Deze gasten hoeven geen lid van de verenig te zijn of te worden, kan wel, en betalen een eenmalig bedrag voor deelname.
Het tweede voorstel was om openbare plekken te gebruiken als lokatie. Dit voorstel is ook aangenomen echter met de beperking dat er niet meer dan 2 leden op zo'n locatie exposeren. Tevens zullen we een getrapte opzet maken bij nieuwe leden die als gast exposant willen meedoen. Eerst zal er een verzoek naar de deelnemers gaan of ze deze exposant als gast zouden willen. Mocht hier geen succes uit komen dan zal er gekeken worden of deze deelnemer niet in een openbare plek kan exposeren. Dit vanuit de gedachte dat een gast in eigen atelier meer aandacht voor het eigen werk kan geven. Commissies: Eric geeft aan dat het bestuur een draaiboek aan het maken is waar de commissies instaan en ook de deadlines. Hierdoor zal iedereen een goed overzicht kunnen krijgen van wat er nog gedaan dient te worden. Folderopmaak: De folder opmaak wordt dit jaar door Frederik Jan, Eric en José Noë gedaan. Dit is een besluit om problemen rond de folder aanmaak, zoals vorig jaar, en ook eerder jaren al zijn benoemd te verminderen. Dit besluit is kort benoemd in de vergadering in maart, die echter zo mager bezocht werd dat er geen notulen van gemaakt zijn. Catherine geeft aan dat ze het niet chique vindt dat ze daar niet van op de hoogte is gebracht. Frederik Jan biedt zijn excuses aan dit besluit inderdaad niet beter is gecommuniceerd ook naar haar toe. Waarbij hij aangeeft dat er een traditie leek te ontstaan dat deze taak automatisch naar haar ging, maar dat dit natuurlijk nooit een vanzelfsprekendheid kan zijn. Dit omdat we elk jaar de commissies opnieuw invullen. Daar komt bij dat zowel bij de evaluatie vergadering als in de enquête naar voren is gekomen dat dit een punt is waar de leden graag verandering in zagen. Joke geeft aan dat ze het jammer vind dat er geen notulen van deze vergadering zijn gemaakt. Zij heeft het idee dat er al vaker geen notulen zijn rond gezonden. Dit kan echter niet kloppen, zegt Frederik Jan, van alle vergaderingen, worden notulen gemaakt. Er zal worden na gegaan hoe deze indruk rond de notulen is ontstaan en wat hieraan gedaan kan worden. Catherine geeft aan dat ze no hard feelings heeft, het ergens wel prettig te vinden dat deze taak van haar schouders is, maar het niet netjes te vinden qua communicatie. Folder distributie: Eric geeft aan dat Hans van de Heuvel heeft aangeven deze taak ook dit jaar weer te willen vervullen. PR: De PR van de vereniging zal gedaan worden door Ellen. Deze geeft aan bezig te zijn met flyers (die de leden op diverse plekken kunnen neerlegen bijvoorbeeld bij eigen exposities), social media, het Kontakt en nog veel meer. Er wordt er verzocht om zoveel mogelijk materiaal aan te bieden via ons e-mail adres (openateliervianen@gmail.com) en
ons op social media zoveel mogelijk te "liken" en te "sharen" (delen) zodat ons naamsbekendheid groter wordt. Op dit moment wordt er gemiddeld 1 bericht per dag op diverse social media platforms gezet. Het is ook mogelijk om zelf een bericht op de tijdline van onze facebook pagina te zetten. Ook komen we op de VVV app. Dus als iemand in de app zoekt op wat is er in Vianen te doen dan worden we getoond. Tevens wordt afgesproken dat we onze social media ook breder zullen inzetten om aandacht te besteden aan ons verwante activiteiten in de hoop dat wij daarmee ook weer meer aandacht van anderen zullen krijgen. Kunst in de Etalage: deze commissie zal bestaan uit Puck, Angelique en nog een in te vullen plek. Margreet geeft aan dat ze het liever niet nog een jaar doet. Gevraagd wordt of er één van de aanwezige deze functie wilt overnemen? Hier wordt door de aanwezigen niet op gereageerd. Dit plekje moet dus nog ingevuld worden. Lekpoort: Zoals besproken met Arda is het thema van dit jaar is: De Poort. We verzoeken iedereen een werk te maken die binnen dit thema past. Etalage waardering: In verband met de winkeliers prijsvraag hebben we een commissie nodig voor de etalage waardering. Dit jaar zullen Wim, Margreet en Joke dit doen. Joke zal de richtlijn over de wijze van waarderen nog ontvangen van het bestuur. Kas controle: De kas controle zal dit jaar gedaan worden door Wim en Puck of Angelique. Deze twee hebben het vorig jaar al gedaan en dus zal er één plaats moeten maken om zo de onafhankelijkheid te waarborgen. Website onderhoud: De website wordt door een derde partij onderhouden. Alle commissie leden worden bedankt voor hun inzet. Benoemen tijdspad Route 2014 bij doorgaan: Eric geeft aan dat de tijdspaden voortaan onderdeel van de nieuwsbrief zullen zijn. Hierdoor is het voor iedereen zichtbaar. Mededeling / Rondvraag: Walter heeft invulformulieren rondgegeven. Hij vraagt iedereen om dit in te vullen zodat hij contact op kan nemen voor zijn rubriek in de nieuwsbrief: IN DE SPOTLIGHT. Carla vraagt of er wat gedaan kan worden om de buitengebieden aantrekkelijker te maken voor bezoekers. Dit omdat het de afgelopen jaren redelijk stil is gebleven. Frederik Jan
vraagt haar om met voorstellen te komen die we dan kunnen bespreken. Eric geeft aan dat het altijd mogelijk is om als gast bij iemand in Vianen te kunnen exposeren. Carla geeft aan dat dit met haar kunstvoorwerpen, wegens hun gewicht, niet wenselijk is. Bertus geeft aan dat in hetzelfde weekend Lekart in Culemborg is. Misschien is het een optie om contact met ze te zoeken om samen of voor elkaar reklame te maken zodat mensen kunnen door fietsen. Catherine geeft aan dat ze 15 juni mee doet aan kunstschouw in Zeeland. Petra Ververs meld dat ze het fijn vind dat er zoveel leden op de vergadering zijn gekomen. Joke geeft aan dat ze het jammer vind dat er geen notulen zijn uitgestuurd van de evaluatie. En dat ze niet doorhad dat de borrel toch een officiele vergadering is geweest. Janneke geeft aan dat ze waardering heeft voor het bestuur maar dat ze de vergadering rommelig vond. Tevens vind ze het een gemis dat er geen verslagen gemaakt worden van de vergaderingen. Bertus vraagt of er er volgend jaar bij de sleepbootdagen niet iets gedaan kan worden vanuit de vergadering. Een expo boot? Thinca geeft aan dat een vriendin van haar dit weekend een garage verkoop houdt inclusief wat werken van Thinca. Tot slot: Om 22.00 uur wordt de vergadering gesloten. ******Mededeling van de notulist: Hoewel de notulen een verslag zijn van de vergadering en niet van informatie die naderhand beschikbaar is gekomen wil ik toch graag reageren op één punt die een aantal malen naar voren is gekomen tijdens de vergadering. Tijdens de vergadering was blijkbaar de indruk bij diverse leden dat zij onthouden zijn van notulen betreffende de evaluatievergadering (na de afgelopen vergadering hebben we zelfs het bericht gekregen dat er iemand al een jaar geen notulen meer krijgt). Tijdens de vergadering heb ik dit niet kunnen controleren en dus heb ik dus mij onthouden van commentaar. Omdat het me toch niet lekker zat ben ik thuis in mijn bestanden gaan kijken. Ik zou jullie graag willen verwijzen naar de e-mail van 11 december 2013 (tijdstip 21.20) gestuurd vanaf het algemene e-mail adres van de vereniging: openateliervianen@gmail.com met als onderwerp: Notulen vergadering 19 November 2013. De bijlagen van dit mailtje betreft de notulen van de evaluatie vergadering zowel in PDF als word file. Vorig jaar zijn van alle vergaderingen notulen gemaakt en uitgestuurd met uitzondering van één waarbij ik als stand-in voorzitter moest functioneren.
Om er voor te zorgen dat voor alle leden en ter allertijde de notulen beschikbaar zijn heeft het bestuur afgesproken om de notulen op de website te zetten. Deze zal door de leden in te zien zijn na een kleine inlog procedure (dus niet zichtbaar voor iedereen). Dit is een aanpassing die we reeds in gang hebben gezet. **********