Inhoud Time Management Zelfzorg voor de leerkracht Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! Paradox van tijdmanagement Paradox van tijdmanagement Tijd valt niet te managen de klokt tikt onherroepelijk door Inhoud Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdsmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! Wat is tijdmanagement dan wel? Tijdmanagement = Prioriteitenmanagement 1
Wat is tijdmanagement dan wel? Wat is tijdmanagement dan wel? Tijdmanagement = Prioriteitenmanagement = Zelfmanagement Tijdmanagement = Prioriteitenmanagement = Zelfmanagement EN voorkomt stressmanagement Wat is tijdmanagement dan wel? Voorkomen van stressmanagement: de tekens Veel werken, laat werken, overwerken, thuis werken Dubbel werk doen Niet halen/verleggen van deadlines Verminderde kwaliteit van het werk Stressverschijnselen Onmisbaarheidsyndroom (alleen ik kan dit, dus zal ik het maar doen) Emoties (agressie, prikkelbaar, schuldgevoelens) Inhoud Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! Basisprincipes van tijdmanagement en belangrijk DDDD-model ABC-analyse Verschil tussen dringend en belangrijk Een taak is dringend wanneer het voordeel ervan groter is indien ze asap wordt uitgevoerd 2
Niet Niet Verschil tussen dringend en belangrijk Verschil tussen dringend en belangrijk Een taak is belangrijk als het uitvoeren ervan een groot voordeel oplevert. Hoe meer voordeel het oplevert, hoe belangrijker de taak Een taak is dringend wanneer het voordeel ervan groter is indien ze asap wordt uitgevoerd Een taak is belangrijk als het uitvoeren ervan een groot voordeel oplevert. Hoe meer voordeel het oplevert, hoe belangrijker de taak Verschil tussen dringend en belangrijk Basisprincipes van tijdmanagement Door taken te selecteren op dringend en belangrijk, stellen we prioriteiten! Prioriteiten stellen Mieke = Mievis beslissen welke taken we zelf eerst uitvoeren We kunnen dit toepassen aan de hand van het DDDD-principe (Eisenhower principe) en belangrijk DDDD-model ABC-analyse Eisenhower-principe of DDDD-principe Eisenhower-principe of DDDD-principe Belangrijk Niet Belangrijk Belangrijk Niet Belangrijk Doe nu Doe nu Doe later Wél inplannen 3
Niet Niet Studiedag SLO Gezondheidswetenschappen: Eisenhower-principe of DDDD-principe Eisenhower-principe of DDDD-principe Belangrijk Niet Belangrijk Belangrijk Niet Belangrijk Doe nu Delegeer of niet zelf doen Doe nu Delegeer of niet zelf doen Indien mogelijk Indien mogelijk Doe later Doe later Dump Wél inplannen Wél inplannen Basisprincipes van timemanagement en belangrijk DDDD-model ABC-analyse Verschil tussen A- B- en C-taken A-opdrachten zijn de belangrijkste opdrachten. Ze kunnen slechts door de desbetreffende persoon alleen of in teamverband verantwoord worden uitgevoerd. Ze zijn niet delegeerbaar en zijn voor de vervulling van de beoefende functie van grote waarde Verschil tussen A- B- en C-taken Verschil tussen A- B- en C-taken B-opdrachten zijn min of meer belangrijke opdrachten die ook wel (gedeeltelijk) delegeerbaar zijn C-opdrachten zijn opdrachten die het minst noodzakelijk zijn voor de vervulling van een functie. Zij kunnen echter een groot deel uitmaken van de hoeveelheid werk (routinewerk, papierwinkel, lezen, telefoneren, archief, correspondentie en ander administratief werk). 4
Drie tips voor planning van een ABCanalyse Drie tips voor planning van ABCanalyse Slechts één tot twee A-opdrachten per dag (ongeveer 3 uur in totaal) Slechts één tot twee A-opdrachten per dag (ongeveer 3 uur in totaal) Twee tot drie Mieke B-opdrachten Mievis (ongeveer 1 uur in totaal) Drie tips voor planning van ABCanalyse Slechts één tot twee A-opdrachten per dag (ongeveer 3 uur in totaal) Twee tot drie B-opdrachten (ongeveer 1 uur in totaal) De rest van de dag C-opdrachten (ongeveer 3 tot 4 uur) Gouden regel! MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? Inhoud Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdsmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! 5
Stel belangrijke maar onprettige taken niet uit Start uw dag met een belangrijke taak. Murphy s Law : alles wat mis kan gaan, gaat mis. Plan daarom uw dag nooit voller dan 50%-60% (buffertijd voor onvoorziene taken) Stel prioriteiten met DDDD principe Inhoud Prestatiecurve Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdsmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! 6
Zaagtandeffect / Jojo-effect Mind traffic 100% Onderbrekingen extra aanloop- en inwerktijd concentratie neemt af steeds langere aanlooptijden soms wel 30 % tijdverlies Effectiviteit Tijd Als je geen veilige plaats hebt om al je taken en to do s op te slaan, wordt je brein overspoeld met mind traffic. Maak gebruik van je topmomenten. Te lang en te intensief werken rendeert niet: neem pauzes A-opdrachten: in de voormiddag B-opdrachten: in de late namiddag C-opdrachten: net na de lunch tot aan de Drie uur dip 7
Reserveer een niet-storen uur in de voormiddag Neem papier maar één keer in handen en werk het direct af. Schrijf elke ik mag niet vergeten om op. Hierdoor geen Mindtraffic meer! Geen post its maar een en dezelfde niet vergeten lijst Groepeer hetzelfde werk op één moment Inhoud Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdsmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! 8
Tijdverslinders Tijdverslinders: omgeving Binnenvallende bezoekers Telefoon Email Vergaderingen Tijdverslinders: intern Tijdverslinders: intern Geen hulp vragen Geen eigen werk doen Geen discipline Geen besluiten nemen Geen aktie ondernemen Niet communiceren Niet delegeren Geen nee zeggen Mieke M ievis Leer nee zeggen en wees assertief Subassertief gedrag -OK / +OK Passief Geen conflict Assertiviteit Formuleer klaar en duidelijk wat je wil overbrengen Toon in je communicatie dat je rekening houdt met de andere Herhaal wat je wil zonder boosheid of stemverheffing Ondersteun de verbale door non-verbale communicatie: stemniveau, intonatie, vlotheid, oogcontact en lichaamshouding zijn hiervoor belangrijke elementen 9
Hoe assertief antwoorden? Vooraf : wat zijn mijn doelstellingen? Neen zeggen Nee, en wat ik wél wil doen. Waarneming, feiten : ik stel vast, mijn indruk van de realiteit Gevoel : het effect op mij is Behoefte : wat ik nodig heb Mijn verzoek : wat kunnen we afspreken? Neen zeggen Neen zeggen Luister actief naar het verzoek Zeg onmiddellijk nee Geef één reden (geen eindeloze argumentatie): ga niet in discussie Toon begrip voor je gesprekspartner: Ik begrijp dat dit voor jou vervelend is ; Ik weet dat dit niet het antwoord is dat jij wil horen. Geef eventueel aan wat je wel kan doen Herhaal eventueel je weigering, samen met je oorspronkelijke argument ( Kapotte grammofoonplaat techniek) Geef geen extra argumenten en blijf weg van het ja-maren Doe je deur dicht voor bezoekers op je piekmomenten 10
Kan je geen deur sluiten, sluit dan jezelf af. Spreek af met collega s om je telefoon eens een halve dag door te schakelen Zet je internet uit als je aan een A-taak begint, zo voorkom je zaagtandeffect. Laat alle mails waar je in cc staat in een aparte folder terecht komen door ze anders te labellen. Beperk de vergadering tot bespreken van onduidelijkheden of discussiepunten. Vraag hulp als je langer dan 15 minuten naar een oplossing aan het zoeken bent Informatie geef je vooraf! 11
Bepaal zoveel mogelijk vaste routines. Doe maar een ding tegelijk Zet anderen gerust eens aan het werk Inhoud Paradox rond tijdmanagement Wat is tijdmanagement dan? Hoe ervoor zorgen dat je terug tijd wint? Basisprincipes van tijdsmanagement Inzage in het menselijk functioneren Tijdverslinders Actieplan Actie! Actieplan Tijd kan je niet managen, maar wel jezelf! Dus PLAN! Actieplan Belangrijkste principe van planning = opschrijven!! Indien niet genoteerd, gaat veel verloren Het bespaart je geheugen veel werk! Effect van zelfmotivatie: je werkt doelgerichter & gericht op naleving. Je werkt meer geconcentreerd. Niet-afgehandelde taken gaan niet verloren Benodigde tijd en storingen kan je beter inschatten, en dus bereik je ook een beter resultaat 12
Stap 1: Je eindigt je dag met een plan voor morgen Stap 2: Op je planning van de volgende dag komen te staan: 1. noodzakelijke taken uit jouw takenlijst 2. onafgewerkte taken van deze dag 3. nieuwe, extra dagtaken Stap 3: Probeer voor elk van de taken een ruwe inschatting aan tijd te geven Stap 4: Voorzie problemen 60% geplande activiteiten 20% voor onverwachte activiteiten (storingen, tijdrovers) 20% voor spontane en sociale activiteiten (creatieve periode) Stap 5: Kies! Stap 6: Je kan geen taken te veel hebben 1. Geef je taken een ABC analyse 2. Stel prioriteiten aan de hand van het DDDD model. 3. Werk zo veel mogelijk met bulk. 1. Delegeer waar kan 2. Plan de uitstelbare taken in in je kalender voor een andere dag 3. Laat je verantwoordelijke kiezen! 13
Stap 7: Hou je aan je plan Alleen dringende en belangrijke taken kunnen hier tussen komen Stap 8: Actie Kom de volgende dag binnen en Begin! POLL: Wat neem ik mee uit deze webinar? 1. Elke avond mijn planning voor de volgende dag maken 2. Nee zeggen 3. Mijn taken beter indelen in ABC taken 4. Een onderscheid maken tussen dringend en belangrijk 5. Gelijke taken meer bundelen 6. Tijd voor mezelf reserveren 7. Mindtraffic voorkomen door gedachten op te schrijven 8. Een andere tip! LAST BUT NOT LEAST!! Bedankt voor jullie aandacht. Herken en erken de dingen waar het fout loopt, pik er een handvat uit en ga aan de slag! En vooral geniet van alle gewonnen tijd!! 14