Organisatie / besluitvorming VISI Open Standaard SG1404-08 rev. Auteurs: ir. J.P. Eelants, ir. P.Ph. Jansen Vastgesteld door: VISI Stuurgroep Dossiernr./doc.versie: 2748A / 1.01 Datum: 1 juli 2014 CROW 2014 Pagina 1 van 12
SG1404-08 Organisatie Besluitvorming VISI OS v.1.01 VISI ORGANISATIE; OVERLEGSTRUCTUUR CROW kent de volgende VISI-overlegorganen (VISI-groepen; zie ook figuur 1): VISI Stuurgroep; VISI Kerngroep Grond-, Water- & Wegenbouw 1 ; VISI Kerngroep Burger- & Utiliteitsbouw 1 ; VISI Gebruikerscomité; VISI Technische Commissie. De overheid is in alle gremia met één of meer deelnemers vertegenwoordigd. Desgewenst kan de organisatie worden uitgebreid met nieuwe kerngroepen die andere sectoren dan GWW of B&U vertegenwoordigen 2. De verschillende taakomschrijvingen zijn in de volgende paragrafen uitgewerkt. TNO wordt door CROW ingehuurd voor specifieke technische ondersteuning van CROW en de Technische Commissie. De VISI-gebruikersgroep als zodanig is geen overlegorgaan. Het zijn de vertegenwoordigers van alle Donateurs van VISI. De gebruikersgroep wordt betrokken bij VISI bijeenkomsten en bij de openbare consultaties over de inhoudelijke ontwikkeling van de Open Standaard. Figuur 1. VISI-organisatie / overlegstructuur. 1 De VISI Kerngroepen GWW en B&U vergaderen uit pragmatische overwegingen gezamenlijk, als één overlegorgaan. Zij hebben uit haar midden één voorzitter gekozen, die namens beide optreedt. Eventuele toekomstige nieuwe kerngroepen bijvoorbeeld voor andere aan de bouw gerelateerde sectoren - kunnen naar bevindt van zaken aan de VISI-organisatie worden toegevoegd. 2 De lijst van deelnemers aan de verschillende gremia in de VISI-organisatie staat op de website (www.crow.nl/visi). CROW 2014 Pagina 2 van 12
SG1404-08 Organisatie Besluitvorming VISI OS v.1.01 Uitvoeringstaken voor het beheren, implementeren, exploiteren, uitdragen en verder ontwikkelen en verbeteren van instrumenten van de VISI-open standaard wordt door CROW uitgevoerd. Nieuw te ontwikkelen kan wordt in tijdelijke werk- of taakgroepen worden uitgewerkt. Hiermee wordt voldaan aan de structuur die het BOMOS model ( * ) voorschrijft voor besluitvorming rondom Open Standaarden (figuur 2). Figuur 2. Organisatiestructuur volgens BOMOS. ( * ) Waarbij hier gelezen moet worden voor: - Bestuur = VISI Stuurgroep (met een liaison met de Bouw Informatie Raad); - Adviesorgaan = VISI kerngroep(en); - Leveranciersgroep = VISI Technische Commissie; - Uitvoeringsorganisatie = VISI beheerder CROW; en dat werkgroepen (cq. taakgroepen) onder de verschillende VISI-overlegorganen kunnen worden ingesteld. CROW 2014 Pagina 3 van 12
VISI STUURGROEP; BELEID, BEHEER EN ONTWIKKELING Opdracht: De VISI Stuurgroep heeft de opdracht om binnen de Bouwsector zorg te dragen voor beheer en ontwikkeling van de VISI-standaard, met als doel een duurzaam onderhouden VISI-communicatiestandaard die Bouwbreed wordt toegepast en die past binnen de ontwikkelingen van standaarden voor bouwinformatiemanagement. Bevoegdheid: De Stuurgroep besluit over de exploitatie en financiering van de VISI-standaard. Zij stelt jaarlijks i.o.m. CROW een begroting op voor de VISI-organisatie. De Stuurgroep stelt tevens nieuwe versies of onderdelen van de VISI-standaard vast. Samenstelling: De Stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende VISIoverlegorganen aangevuld met een vertegenwoordiger van de VISI- Participanten en STABU, te weten: a. Een vertegenwoordiger namens de VISI-participanten, tevens voorzitter van de Stuurgroep (één zetel); b. Een vertegenwoordiger namens de VISI Kerngroepen (één zetel per kerngroep); c. Een vertegenwoordiger namens het VISI Gebruikerscomité (één zetel); d. Een vertegenwoordiger namens de VISI Technische Commissie (één zetel); e. Een liaison met de Bouwinformatieraad (één zetel; dit kan ook worden opgelost door personele unie); f. Een vertegenwoordiger van de Stichting STABU (één zetel). De rol van voorzitter van de Stuurgroep wordt bij voorkeur vervuld door een vertegenwoordiger van de VISI-participanten. CROW is de secretaris van de Stuurgroep. De leden van de Stuurgroep worden benoemd voor een periode van drie (3) jaar. De leden van de Stuurgroep kunnen te allen tijde al dan niet terstond worden herbenoemd. De Stuurgroep stelt een Rooster van Aftreden (RvA) vast. In tussentijdse vacatures benoemde leden van de Stuurgroep nemen op het RvA de plaats in van hun voorgangers. Taakstelling: Het vaststellen van de VISI-systematiek. Het opstellen van het beleid op het gebied van de VISI-systematiek. Opstellen van de strategische planning en begroting voor de VISI-organisatie. Het nemen van initiatieven om te komen tot verbreding van de VISIsystematiek en afstemming met andere ontwikkelingen en organisaties/sectoren waaronder de Bouwinformatieraad. Het werven van financiering voor de uitvoering van het programma. CROW 2014 Pagina 4 van 12
Rapportages: Kwartaalrapportage (door de VISI-beheerder CROW). Stuurt aan: VISI-Technische Commissie, VISI-Kerngroepen, VISI-Gebruikerscomité. Levert op: Een open, met een duurzaam exploitatie- en beheermodel, geïmplementeerd en algemeen geaccepteerde VISI-communicatiestandaard die Bouwbreed wordt toegepast. CROW 2014 Pagina 5 van 12
VISI KERNGROEPEN; SECTORIMPLEMENTATIE, ADVIES EN BESLUITVOORBEREIDING Opdracht: De VISI Kerngroepen hebben de opdracht om binnen de onderscheidende sectoren in de Bouw zorg te dragen voor implementatie met als doel een algemeen geaccepteerde en breed toegepaste VISI-communicatiestandaard in de Bouwsector. Bevoegdheid: De Kerngroepen adviseren de VISI Stuurgroep over strategisch planningen en nemen tactische beslissingen m.b.t. implementatie in de GWW- of B&Usector. Kerngroepen zijn adviserend en voorbereidend aan VISI-Stuurgroep. Zij sturen in tactische zin het VISI-programma aan en onderhouden relaties met aanpalende ontwikkelingen. De Kerngroepen adviseren bij besluiten of ontwikkelingen met betrekking tot bouwprocesmanagement of informatietechnologie en/of (inter)nationale normen/standaarden die aanleiding kunnen zijn om de VISI-standaard aan te passen. Technische aanpassingen van de VISI-standaard worden voorbereid in de Technische Commissie. Huidige samenstelling: Kerngroep GWW Gemeente Rotterdam ProRail Provincie Gelderland Gemeente Groningen Movares Rijkswaterstaat (vacature) Kerngroep B&U Rijksvastgoedbedrijf ABT consult Hamilton Consult Uneto VNI Heijmans Grontmij (STABU is corresponderend lid) De Kerngroepen GWW en B&U hebben besloten om samen, als één geheel te vergaderen; zij kiest uit haar midden een voorzitter. CROW is de secretaris van de Kerngroepen. Taakstelling: Stelt een jaarlijks werkplan, begroting en exploitatie op. Geeft uitvoering aan sectorgebonden activiteiten. Ontsluiting/promotie VISI-open standaard. Promotie van invoering van de VISI-standaard in de sector. De Kerngroep kan zaken laten uitwerken in specifieke taakgroepjes die zij daarvoor ad hoc, tijdelijk onder zich in het leven kan roepen. Verantwoording: Aan de VISI-Stuurgroep. CROW 2014 Pagina 6 van 12
Rapportages: Via kwartaalrapportage (door VISI beheerder CROW). Stuurt aan: Door de kerngroep zelf geïnitieerde tijdelijke taakgroepen. Levert op: Een geïmplementeerde en algemeen, geaccepteerde VISI-communicatiestandaard die GWW en B&U (incl. installatiebranche) breed wordt toegepast. CROW 2014 Pagina 7 van 12
VISI GEBRUIKERSCOMITÉ; UITWISSELING VAN KENNIS EN ERVARINGEN TUSSEN GEBRUIKERS, INVENTARISATIE GEBRUIKERSWENSEN Opdracht: Het Gebruikerscomité heeft de opdracht om contacten tussen gebruikers onderling te bewerkstelligen en te stimuleren ten behoeve van uitwisseling van ervaringen en kennis, en waar mogelijk nieuwe initiatieven te ontplooien. Het Gebruikerscomité is het portaal van de VISI-organisatie naar de gebruikers, om gebruikerswensen en -behoeften te inventariseren en in te brengen in de daarvoor geëigende overlegorganen binnen de VISI-organisatie. Bevoegdheid: Het Gebruikerscomité opereert niet-sectorgebonden en geeft advies aan de Kerngroepen GWW en B&U over gebruikerscontacten en gebruikerswensen. Het Gebruikerscomité fungeert als duwer in de VISI-organisatie wanneer het gaat om implementatie van gebruikerswensen en -behoeften. Samenstelling: Het Gebruikerscomité bestaat uit enthousiaste gebruikers, momenteel vertegenwoordigers van de gemeente Amsterdam, Rijksvastgoedbedrijf, ProRail, Provincie Gelderland en Rijkswaterstaat. Het Gebruikerscomité kiest uit haar midden een voorzitter. CROW treedt op als secretaris. Taakstelling: Promotie van de VISI standaard als instrument ter bevordering van elektronische gegevensuitwisseling. Opzetten voorlichtingsactiviteiten over VISI. Een aantal keer per jaar mede-organiseren van gebruikersbijeenkomsten op steeds wisselende locaties. Zorgen voor uitwisseling van kennis en ervaringen tussen VISI-gebruikers onderling. Inventariseren van wensen en behoeften van gebruikers om die uiteindelijk gebundeld neer te leggen de VISI-groepen (openbare consultatie). Deelname aan VISI-Technische Commissie (als liaison met de gebruikers) t.b.v. juiste technische vertaling van gebruikerswensen. CROW 2014 Pagina 8 van 12
Werkwijze: 1. Het Gebruikerscomité inventariseert wensen en behoeften; CROW, als beheerder van de Open Standaard, verzamelt en registreert deze. 2. Vervolgens voert het Gebruikerscomité een review uit om draagvlak en prioriteit te bepalen. 3. Na vaststelling worden de wensen en behoeften bij het geëigende overlegorganen van de VISI-organisatie ingebracht (TC, Kerngroepen, Stuurgroep). 4. De Technische Commissie beoordeelt wensen en behoeften in samenwerking met het gebruikerscomité op basis van impact en prioriteit en geeft een terugkoppeling hiervan aan de Gebruikersgroep (openbare consultatie); CROW coördineert dit. 5. De TC legt een flexibele scope vast voor een nieuwe release; de VISI Stuurgroep stelt de scope vast. Elke scopewijziging wordt eveneens aan de Stuurgroep ter vaststelling voorgelegd. 6. De richtlijnen en/of specificaties voor de behoeften die binnen de scope van de Technisch Commissie vallen worden verder uitgewerkt naar impact en categorie (systematiek update, richtlijn of softwarefunctionaliteit). 7. Besproken wordt of de uitwerking en/of specificaties in lijn liggen met de verwachtingen. 8. Na goedkeuring door de Stuurgroep worden de nieuwe richtlijnen en/of (onderdelen van de) nieuwe systematiek gepubliceerd. Verantwoording: Aan de VISI-Kerngroepen. Rapportages: Via de kwartaalrapportages (coor VISI beheerder CROW). Stuurt aan: Brengt gebruikerswensen en -behoeften in de Technische Commissie en eventueel in Kerngroepen en Stuurgroep. Levert op: Een actief betrokken netwerk van VISI-gebruikers die regelmatig bijeenkomt en via een gebruikersplatform op internet discussieert en kennis en ervaring en uitwisselt. CROW 2014 Pagina 9 van 12
VISI TECHNISCHE COMMISSIE; TECHNISCH BEHEER & ACTUALISATIE VISI-SYSTEMATIEK Opdracht: De primaire taken van het VISI Technische Commissie hebben hoofdzakelijk betrekking op het beheer en de actualisatie van de VISI-systematiek. De TC heeft tot doel om te komen tot eenduidige en gezamenlijke afspraken ten aanzien van de technische vertaling van gebruikerswensen. Bevoegdheid: De Technische Commissie opereert niet-sectorgebonden en adviseert de Stuurgroep over het beheer en de actualisatie (en ontwikkeling) van de VISI- Standaard. Samenstelling: VISI-softwareleveranciers die de VISI-Keurmerkovereenkomst met CROW hebben afgesloten, VISI adviseurs, en een liaison met het Gebruikerscomité, te weten, momenteel: Bakker & Spees Infostrait Cenosco Hamilton Consult Gobar Adviseurs Een VISI-gebruiker - liaison met Gebruikerscomité. TNO neemt deel aan de TC ter technische ondersteuning van CROW. De TC heeft een onafhankelijk voorzitter. CROW is de secretaris van de TC. Verantwoording: Aan de VISI-Stuurgroep. Taakstelling: Technisch uitwerken, documenteren (eisen, richtlijnen) en implementeren van gebruikerswensen in de VISI Standaard. Onderhouden en (door)ontwikkelen de VISI systematiek met de daarbij behorende beschrijvende documenten. (zie ook bijlage 1) Zorg dragen voor uitleg, interpretatie van specifieke eisen, aanpassing, en eventuele uitbreiding van de VISI-systematiek indien daarvoor in de markt behoefte blijkt te zijn. Fungeren als aanspreekpunt voor leveranciers die VISI-software op basis van de standaard willen ontwikkelen. Opstellen periodieke roadmap voor de ontwikkeling van een nieuwe versie. Opstellen testprocedures voor VISI compatibele software. Werkwijze: Gebruikerswensen en behoeften kunnen voortdurend worden ingediend bij de Technische Commissie; (N.B. deze wensen en behoeften worden verwerkt in samenwerking met de CROW 2014 Pagina 10 van 12
VISI organisatie volgens de werkwijze zoals bij het Gebruikerscomite is beschreven); Uitwerking van de specificaties in een eenjarige releasecyclus, volgens de vastgestelde beheerstructuur (vastgelegd in een apart document; zie bijlage 1); Jaarlijkse openbare consultatie (verplicht door BOMOS) is onderdeel van de beheerprocedure; Validatie door gebruikersgroep conform beheerstructuur Release van richtlijnen en/of nieuwe versie systematiek op conform beheerstructuur. Rapportages: Via de kwartaalrapportageds (door VISI beheerder CROW). Stuurt aan: Door de Technisch Commissie zelf ingestelde Taakgroepen (werksessies). Levert op: Nieuwe versies van (onderdelen) van de VISI-systematiek. CROW 2014 Pagina 11 van 12
BIJLAGE(N) Bijlage 1 Beheerstructuur VISI Openbare Standaard, versie 1.1 d.d. 30 juni 2014 Het document beschrijft de releasecyclus van de VISI Open Standaard, De taken van de Technische Commissie daarbij zijn: - Technisch uitwerken, documenteren (eisen, richtlijnen) en implementeren van gebruikers-wensen in de VISI Standaard. - Technisch adviseren over beheer en ontwikkeling van de VISI Standaard. Elke nieuwe release van de standaard wordt, na vaststelling door de sectorvertegenwoordiging (i.c. de VISI-Stuurgroep), door CROW formeel gepubliceerd en de Release-candidate 2 (RC2) daarvan wordt daarna binnen een half jaar door de VISI leveranciers geïmplementeerd. De documentatie van voorgaande versies van de VISI systematiek wordt gearchiveerd door CROW. Elke nieuwe versie is voor zover relevant backwards compatible met de vorige versie(s). 3 <einde document> 3 Backwards compatibiliteit betekent dat de werking van een nieuwe versie van de VISI Standaard (en/of een raamwerk volgens deze standaard) minimaal dezelfde werking heeft als de vorige versie. Bij ieder verbeterpunt wordt geanalyseerd en gedocumenteerd of de technische oplossing impact daarop heeft. Backwards compatibiliteit is niet altijd vanzelfsprekend. Indien er functionaliteit weloverwogen wordt verwijderd, of indien gedrag wordt gewijzigd, is er op dat punt geen sprake meer van backwards compatibiliteit. CROW 2014 Pagina 12 van 12