18 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2014 / N 242 De toekomst van toezicht houden en zaalwachten Over vliegende zaalwachters en onbemande sporthallen Gemeentelijke sportinfrastructuur heeft baat bij een betrokken zaalwachter die instaat voor de sporttoestellen, die een aanspreekpunt is voor de clubs en die de juiste beslissingen neemt bij incidenten in de sporthal. Maar de realiteit is anders. Gemeenten moeten besparen om het hoofd boven water te houden. Maar liefst 53 % van de gemeenten zal in 2014 besparen op personeel van de sportdienst, en onder die besparingen worden de zaalwachters het vaakst benoemd. In een tijd dat gebruikers meer eisen stellen, zal de dienstverlening erop achteruitgaan Enige efficiëntieverbetering en creativiteit kunnen al oplossingen brengen. We namen een kijkje bij de vliegende zaalwachter in Beernem en de onbemande sporthallen in Mechelen. Lien Van Belle stafmedewerker ISB lien.vanbelle@isbvzw.be
SPORTINFRASTRUCTUUR // 19 De vliegende zaalwachter is niet de ideale oplossing, maar wel een aanvaardbaar compromis Debby Van den Eede Onbemand / bemand Een gemeentebestuur moet nu keuzes maken. De functie van zaalwachter staat onder druk en er wordt gekeken hoe deze personeelsleden efficiënter ingezet kunnen worden. Grosso modo onderscheiden wij vier opties. In het verleden was de voltijdse bemanning met zaalwachters (1) standaard. Tijdens de openingsuren was er altijd een zaalwachter aanwezig. Gemeenten beginnen ook al te denken over een deeltijdse bezetting met zaalwachters (2) waarbij bijvoorbeeld enkel in de avonduren een zaalwachter aanwezig is en scholen zelfstandig binnen en buiten kunnen overdag. Minder voor de hand liggend zijn de twee nieuwere opties: de vliegende zaalwachter (3) waarbij één zaalwachter tijdens zijn dienst verantwoordelijk is voor meerdere sites of sporthallen en de onbemande sporthal (4) waarbij er op geen enkel moment een zaalwachter aanwezig is. We zullen het hier vooral over de laatste twee opties hebben. Dit betekent niet dat we het niet meer zinvol of niet meer efficiënt vinden om een zaalwachter in te zetten. Integendeel. We zijn ervan overtuigd dat de functie van zaalwachter nuttig is en dat een zaalwachter zorgt voor een verhoging van de kwaliteit van de infrastructuur en een langere levensduur van de materialen. De invulling van zijn taken moet ons inziens wel veranderen: minder zaalwachten, meer andere taken. Start daarover een denkoefening in je gemeente alvorens het aantal VTE s 1 zomaar te schrappen. Voorbeelden voor een bijkomende taakinvulling van de zaalwachter zijn onderhoud en controle van de toestellen, schoonmaak van kleedkamers en sporthal, onthaal en administratieve taken vanuit de sportdienst. Met een efficiëntere tijdsbesteding kan je heel wat winst halen om de personeelsleden te behouden. BEERNEM // De vliegende zaalwachter Bij de opening van de nieuwe sporthal in Beernem werd het principe van de vliegende zaalwachter ingevoerd. Eén zaalwachter is tijdens zijn dienst verantwoordelijk voor meerdere accommodaties, licht Paul Vanderostyne, diensthoofd sport in Beernem, toe. Tijdens de dagdienst staat de zaalwachter in voor het onderhoud in beide sporthallen en de sportparken, tijdens de avonddienst is hij verantwoor- 1 VTE: voltijds equivalent
20 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2014 / N 242 De vliegende zaalwachter Voordelen: Nog altijd een vorm van permanentie Er blijft een aanspreekpunt voor de gebruiker (ook via gsm) Lagere personeelskosten Betere invulling van de avonduren tijdens de winterperiode (afhankelijk van de creativiteit van de beheerder) Meer vertrouwen bij het beleid Nadelen: Minder controle op de sportmaterialen Grotere slijtage van de sportmaterialen Minder controle op de bezetting delijk voor beide sporthallen en de turnzaal. De zaalwachter krijgt tijdens zijn avonddienst een gsm ter beschikking - met een nummer dat overal uithangt - en hij verplaatst zich met een dienstwagen. Alle materialen worden opgesteld en afgebroken door de clubs en de clubs staan zelf in voor het klein onderhoud van de kleedkamers tussen de gebruiksbeurten in. Daarbij werden voor de zaalwachters enkele extra taken gecreëerd, vooral relevant in de winterperiode: maandelijkse controle van alle sportaccommodaties, lichte administratie zoals verwerken van bezettinggegevens - hij volgde hiertoe enkele computergerelateerde opleidingen - en klein onderhoud van de materialen. De zaalwachter krijgt hier dus duidelijk meer verantwoordelijkheid. Clubs beseffen dat ze dankzij de onbemande sporthallen meer kunnen sporten in de stad. Dat de verantwoordelijkheid dan groter wordt voor hen, is een logische consequentie Beernem heeft nu als gemeente van 15.500 inwoners en degelijke sportinfrastructuur nog steeds dezelfde twee zaalwachters in dienst die er ook waren vóór de nieuwe sporthal er was. Verdubbeling van het aantal uren zat er niet in, dus een aangepast systeem drong zich op. In Nieuwpoort was hetzelfde systeem al van kracht, en hier had ons bestuur wel oren naar. Het biedt mogelijkheden. Het is niet de ideale oplossing, maar wel een aanvaardbaar compromis, aldus Vanderostyne. MECHELEN // De onbemande sporthallen De evolutie in Mechelen op vlak van sportinfrastructuur is in de laatste 10 jaar enorm. Niet alleen in aantal realisaties, maar ook wat beheer betreft. In 2014 beheert men in Mechelen negen sporthallen en een zwembad, waarvan vijf sporthallen zonder zaalwachters. In 2006 werden de eerste twee sporthallen gebouwd zonder zaalwachter. Het budgetconclaaf van 2011-2012 voerde nog enkele nieuwe verschuivingen door qua nieuw gebouwde infrastructuur en nog te bouwen infrastructuur. In Mechelen heeft men gekozen voor de automatische toegangscontrole: camerabewaking, alarmsystemen en badges organiseren de toegang tot de sporthal. De primitievere vorm van onbemande sporthal bestaat uiteraard ook, waarbij een aantal clubs gewoon met de sleutel de toegang hebben tot de sporthal. In Mechelen gebruikt men drie verschillende toegangssystemen. 2 Bij de keuze voor een systeem is je vertrekpunt belangrijk. Als je van een bestaande sporthal een onbemande sporthal wil maken, dan kan je bijvoorbeeld beter met een draadloos systeem werken. Maar geen enkel draadloos systeem kan je voorlopig koppelen aan een reservatiesysteem, dus dat blijft een nadeel. Geen enkel systeem is ideaal. Goede contacten met clubs De contacten met clubs zijn zeer belangrijk. Aanwezigheid op de jaarlijkse gebruikersvergadering is dan ook verplicht. Als beheerder voer ik regelmatig controles uit. In het weekend of tijdens de avonduren doe ik dan bijvoorbeeld eens mijn ronde. Dat helpt toch om te vermijden dat clubs zich heer en meester voelen van de accommodatie, aldus 2 Syx Automations, the Belgian en Salto
SPORTINFRASTRUCTUUR // 21 Lien Van Belle Een zaalwachter kan ook instaan voor de controle van sporttoestellen. Katrien Vandessel, beheerder van het AGB Sport Actief Mechelen. In Mechelen sluiten ze met deze clubs een extra contract af. Het is een addendum bij het huishoudelijk reglement waarin afspraken worden gemaakt rond het alarm, technische problemen, mankementen, vandalisme maar ook rond verantwoordelijkheden: iedere club zijn eigen EHBO-koffer, altijd iemand met een gsm in de zaal, noodprocedures Als we onnodig worden opgeroepen tijdens de permanentie, passen we tegenwoordig een boetesysteem toe. Tijdens de inloopperiode van een nieuw systeem zijn er traditioneel nog groeipijnen. Die komen vooral vanuit de gebruikers, niet vanuit het systeem. Dan zijn we natuurlijk nog soepel. Streng optreden bij misbruik is een gouden regel, en dit van bij het begin. Het gebruik van camerabeelden is in Mechelen toegestaan, dus ook daar kunnen wij regelmatig op controleren. Realiteit is dat er enkel bij problemen naar de camerabeelden wordt teruggegrepen. Misbruiken die niet tot problemen leiden, stel je dus niet altijd vast, aldus Vandessel. Het plaatsen De onbemande sporthal Voordelen: Meer vrijheid voor clubs: op sommige locaties eigen cafetaria en op alle mogelijke momenten sporten Minder personeelskosten Meer sportruimte in Mechelen van camera s moet je in ieder geval aangeven bij de privacycommissie en wordt niet toegestaan in kleedkamers. Elke club ontvangt het aantal badges dat ze zelf wensen, in ruil voor een waarborg. De badge werkt een half uur voor en een half uur na het trainingsuur. Wanneer clubs blijven trainen tot het einde van de badgetijd en dan thuis douchen, wordt ook meteen gereageerd. De samenwerking met de clubs verloopt in Mechelen zeer goed. Clubs beseffen dat dit systeem hen meer mogelijkheden geeft om te sporten in de stad. Dat de verantwoordelijkheid dan groter wordt voor hen, is een logische consequentie. Geen zaalwachter, wel personeel Zowel de schoonmaak als het technisch beheer gebeuren in Mechelen via een onderhoudscontract met een firma. Voor het groenonderhoud is er een contract met de groendienst en voor kleine problemen en het alarm is er een permanentieploeg en een onderhoudsploeg met klusjesmannen. Dagelijks komt dus wel nog personeel langs. Ook al is een sporthal onbemand, toch is het noodzakelijk om een permanentieverantwoordelijke te hebben. Deze persoon is het aanspreekpunt van clubs op alle mogelijke momenten. In Mechelen maakten ze de keuze om enkel personeel op A- en B-niveau op te nemen in de permanentieploeg. Vroeger bestond deze uit twee personen maar recent werd de ploeg uitgebreid naar zes personen, wat het veel draaglijker maakt. De permanentievergoeding verloopt volgens de rechtspositierege- Nadelen: Snellere slijtage van sportmateriaal en -vloer Meer opvolging van beheerder nodig tijdsintensief Vandalisme is niet altijd vast te stellen
SPORTINFRASTRUCTUUR // 23 ling van de stad Mechelen, dit betekent 2,01 ( 3,23 geïndexeerd per uur wacht) tegen 100% voor elk uur dat werkelijk aan de permanentie besteed wordt. De persoon van permanentie is ook telkens een volledige week van wacht. Dit wordt berekend volgens volgend principe: het aantal uur per week wacht (24u x 7 dagen), waarvan werkuren, nachturen (42u) en de effectief gewerkte uren worden afgetrokken. In het kader van de permanentie is het ook nodig om duidelijke richtlijnen te maken voor de clubs. Tips voor een onbemande sporthal zonder (te veel) zorgen Bezint eer ge begint! Wil je een draadloos systeem of een bekabeld systeem? Moet dit gekoppeld worden aan de reservatie? Installeer een deurbel: laatkomers kunnen dan bellen om binnen te geraken als clubs graag de buitendeur sluiten. Zorg voor een alles uit -knop vooraan. Zo vermijd je dat er ergens in een zaaltje nog licht blijft branden. Zorg toch voor een fysiek slot in de deur, techniek faalt soms. Denk goed na over wie in de permanentieploeg komt. Sommige gemeenten laten de permanentie over aan de zaalwachters. In Mechelen en in Antwerpen wordt die keuze bewust niet gemaakt. Conclusie Het is mogelijk om openbare sportinfrastructuur zonder toezicht te beheren, maar de kwaliteit van de infrastructuur daalt sneller. De beheerder steekt meer tijd in het dagelijkse beheer en er ligt meer verantwoordelijkheid bij de clubs. Het verlaagde kostenplaatje voor de gemeente maakt dit duidelijk goed. Door verschillen in systemen, verwachtingen, groottes is er zelfs bij de vijf sporthallen in Mechelen nog geen ideale onbemande sporthal. Maar door ervaring worden de sporthallen wel steeds beter gepercipieerd. De vliegende zaalwachter lijkt ons een formule die in de toekomst veel mogelijkheden biedt. Zo blijft er een aanspreekpunt en blijft de ver- antwoordelijkheid bij de gemeente, gekoppeld aan een efficiënte taakomschrijving van de zaalwachter. // KENN ANK i n f o r m e r e n d i n s p i r e r e n d Meer lezen over dit onderwerp? Zoek in de ISB-Kennisbank met de trefwoorden TOEZICHT, BEHEER EN EXPLOITATIES, ZAALWACHTERS Lien Van Belle