Definities verzuimcijfers vs 2.0 def

Definities verzuimcijfers vs 2.0 def Versie Status Datum Auteur Opmerking 0.1 Concept 08-03-2012 Maarten Hendriks Initiële versie. 1.0 Concept 19-02-2013 WvdS Bijgewerkt 1.1 Concept 02-04-2013 WvdS Commentaar verwerkt 2.0 definitief 22-05-2013 DB Typo s aangepast

INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 ALGEMENE BEGRIPPEN... 3 3 RAPPORTAGE-INSTELLINGEN... 4 4 VERZUIMCIJFERS... 5 4.1 Ziekteverzuimpercentage (ZVP)... 5 4.2 Ziekmeldingfrequentie (ZMF)... 6 4.3 Gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD)... 6 5 VERZUIMCIJFERS OPSPLITSEN... 7 5.1 Verzuimcijfers per organisatie-eenheid... 7 5.1.1 Verzuimpercentage per organisatie-eenheid.... 7 5.1.2 Ziekmeldingsfrequentie per organisatie-eenheid... 7 5.1.3 Gemiddelde verzuimduur per organisatie-eenheid... 7 5.2 Verzuimcijfers per verzuimduurklassen... 7 5.3 Verzuimcijfers per ziekmeldingsklasse... 8 5.4 Leeftijdscategorie.... 8 2 8

1 inleiding Doel van dit document is om een overzicht te geven van de door Empirion gebruikte definities voor de berekening van de verzuimcijfers en aanverwante cijfers. Deze cijfers worden vaak naar verschillende categorieën onderverdeeld. Zo kunnen verzuimcijfers onderverdeeld worden naar bijvoorbeeld leeftijdsklassen. Dit document geeft de definitie van de verzuimcijfers, hoe ze berekend worden en op welke wijze de onderverdeling in een aantal belangrijke categorieën wordt bepaald. Deze definities gelden voor alle rapportages die door Empirion zijn ontwikkeld. De rapportages zelf worden in dit document niet beschreven. 2 Algemene begrippen In onderstaande tabel worden een aantal basisbegrippen gedefinieerd, die bij het definiëren van de verzuimcijfers van nut zijn. Algemene begrippen Begrip Periode, Startdatum en einddatum (samengesteld) verzuimtraject Enkelvoudig verzuimtraject Trajectverloop FTE waarde Omschrijving Periodes worden altijd gedefinieerd door middel van een startdatum en een einddatum. De startdatum is de eerste dag van de bedoelde periode. De einddatum is de laatste dag van de periode (de t/m datum). Voorbeelden: met de startdatum verzuimtraject bedoelen we de eerste verzuimdag van het verzuimtraject, wat overeenkomt met de het CBS begrip aanvangsdatum. De einddatum van het verzuimtraject is de dag voorafgaand aan de eerste dag dat de medewerker weer volledig aan het werk gaat. CBS gebruikt de term hersteld datum voor de dag dat de medewerker weer voor het eerst volledig aan het werk gaat. Dat is dus 1 dag later dan de einddatum van het verzuimtraject Een verzuimtraject is een verzuimperiode die start met de eerste verzuimdag en eindigt met de laatste verzuimdag. De laatste verzuimdag is de dag voorafgaand aan de eerste dag dat de werknemer weer volledig aan het werk gaat (moet ook zo in Verzuimexpert geregistreerd worden). Als gedurende het traject de medewerker kortstondig ( < 28 dagen) weer volledig aan het werk gaat, leidt die onderbreking niet tot een nieuw traject. We spreken dan van samengesteld verzuim. Is de onderbreking van het (gedeeltelijke) verzuim 28 dagen of meer dan is er wel sprake van een nieuw verzuimtraject. Een enkelvoudig verzuimtraject is een ononderbroken periode van ziekte. Een verzuimtraject bestaat dus uit een of meer enkelvoudige trajecten. Enkelvoudige trajecten van hetzelfde samengestelde verzuimtraject zijn van elkaar gescheiden door periodes van minder dan 28 kalenderdagen waarin de medewerker volledig aan het werk is. Als iemand zich binnen 28 dagen nadat hij weer volledig aan het werk is gegaan, weer geheel of gedeeltelijk ziek meldt, ontstaat er een nieuw enkelvoudig verzuimtraject, als onderdeel van het reeds bestaande (samengestelde) traject. Met het trajectverloop van een enkelvoudig traject wordt de onafgebroken periode binnen een enkelvoudig traject bedoeld met een ongewijzigd ziektepercentage. Bij een gedeeltelijke hersteld melding wijzigt het ziektepercentage en eindigt het lopende trajectverloop op de voorgaande dag en start een nieuw trajectverloop vanaf de eerste dag waarvoor het nieuwe ziektepercentage geldt. Samenvattend: Een verzuimtraject bestaat uit een of meer niet aansluitende enkelvoudige trajecten. Een enkelvoudig traject bestaat uit een of meer onderling aansluitende trajectverlopen. FTE staat voor Full Time Equivalence. De FTE waarde is het aantal uren waaruit de 3 8

Dienstverband Deeltijdfactor (DTF) Verzuimdag werkweek van medewerkers met een voltijdcontract bestaat. Dat kan per werkgever verschillen. Veel voorkomende FTE waarden zijn: 36 uur en 40 uur, maar ook niet gehele uren kunnen als FTE-waarde voor komen. De FTE waarde wordt met behulp van een van de beheerschermen in VX vastgelegd bij de werkgever. Een dienstverband is een aaneengesloten periode waarin een werknemer gedurende een vast aantal uren per week functie-werkzaamheden verricht voor een afdeling. De deeltijdfactor is een eigenschap van het dienstverband van de medewerker en wordt verkregen door het aantal uren van het dienstverband te delen door de FTE waarde. Als de medewerker een dienstverband heeft voor 24 uur en voor de werkgever een werkweek van 40 uur heeft (= FTE waarde) dan is de deeltijdfactor voor dat dienstverband 0,6. Een dag waarop de medewerker geheel of gedeeltelijk ziek is en dus niet volledig werkt. Iedere kalenderdag van een enkelvoudig verzuimtraject is een verzuimdag. Voorbeeld Gebeurtenis Administratie: Startdatum traject Einddatum traject Startdatum enkelvoudig Einddatum enkelvoudig Startdatum verloop Einddatum verloop Ziekte % 1 e ziekmelding, 100% ziek. Per 1 januari 2011 01/01/2011-01/01/2011-01/01/2011-100 % Gedeeltelijk hersteld melding, 50% per 15 januari 2011 01/01/2011-01/01/2011-01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011-50% Volledig hersteld melding, per 28 januari 2011 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011 27/01/2011 50% Ziekmelding, 100% ziek, per 8 februari 01/01/2011-01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011-08/02/2011-100% Volledig hersteld melding per 3 maart 2011 01/01/2011 02/03/2011 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011 02/03/2011 08/02/2011 02/03/2011 100% Ziekmelding 100% per 3 september 2011 01/01/2011 02/03/2011 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011 02/03/2011 08/02/2011 02/03/2011 100% 03/09/2011-03/09/2011-03/09/2011-100% 3 Rapportage-instellingen Bij het opvragen van een rapportage kan men vaak ook een aantal rapportparameters opgeven. Dit betreft meestal de rapportageperiode en een aantal organisatie-eenheden waarvoor de rapportage wordt opgesteld. De rapportageperiode wordt altijd opgegeven met een van datum en een tot en met datum. Het rapport berekent de verzuimcijfers over alle medewerkers die gedurende de rapportageperiode direct of indirect een dienstverband met een van de geselecteerde organisatie-eenheden had. 4 8

Een medewerker heeft een indirect dienstverband met een organisatie-eenheid als hij/zij een dienstverband heeft met een van de onderdelen van die organisatie-eenheid. 4 Verzuimcijfers 4.1 Ziekteverzuimpercentage (ZVP) Het ziekteverzuim % is gedefinieerd als: ZVP = [Verzuimomvang]/[Dienstverbandomvang] * 100% Bepaling van de verzuimomvang. De verzuimomvang is gelijk aan het totaal aantal in de verslagperiode verzuimde uren. Het totaal aantal verzuimde uren is de som van de verzuimde uren per dienstverband. Het aantal verzuimde uren per dienstverband is weer gelijk aan som van het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag. Het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag is gegeven door de volgende uitdrukking: Verzuimde uren per dienstverbanddag = ziekte % op die dag X aantal te werken uren op die dag Bij het gebruik van de kalenderdagenmethode geldt: Aantal te werken uren op een kalenderdag = deeltijdfactor (DTF 1 ) * FTE 2 / 7 Bij het gebruik van de werkdagen methode geldt: Aantal te werken uren op een werkdag = deeltijdfactor (DTF 1 ) * FTE 2 / 5 Iedere kalenderdag van een enkelvoudig verzuimtraject draagt bij aan de verzuimomvang. Tenslotte: als een verzuimtraject langer dan twee jaar duurt dragen de dagen die na die twee jaar vallen en waarin nog wel steeds verzuimd wordt, niet meer bij aan de verzuimomvang. Dat betekent dat vanaf de 730 e verzuimde dag (geteld vanaf de startdatum) van een (samengesteld) verzuimtraject de dan nog verzuimde dagen geen bijdrage meer leveren aan de verzuimomvang. Dus alleen de kalenderdagen die aan de hieronder staande eisen voldoen dragen bij aan de verzuimomvang van een dienstverband: de kalenderdag valt binnen de rapportageperiode de kalenderdag valt binnen de dienstverbandperiode op de kalenderdag is de medewerker nog niet 100% hersteld ( is een verzuimdag) het aantal verzuimde dagen voor dat traject bedraagt op die dag niet meer dan 730 kalenderdagen. Bepaling van de dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel: De dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel is gelijk aan het totaal aantal uren dat in de verslagperiode voor dat organisatieonderdeel gewerkt moet worden. Dat is weer de som van de uren die iedere individuele medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken. Het aantal uren dat een medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken, wordt als volgt bepaald: Aantal dienstverbanddagen van de medewerker dat valt binnen de rapportageperiode X 1 Zie hoofdstuk 2, er wordt per dag gerekend met de deeltijdfactor voor die dag. 2 Zie algemene begrippen 5 8

gemiddeld aantal te werken uren per dag Gemiddeld aantal te werken uren per dag = Aantal uren te werken per week / 7 Aantal uren te werken per week is vastgelegd bij het dienstverband van de medewerker (= deeltijdfactor X FTE ). 4.2 Ziekmeldingfrequentie (ZMF) De ziekmeldingsfrequentie (ZMF) is gedefinieerd als het aantal keren dat medewerkers zich gemiddeld op jaarbasis ziek melden. De ziekmeldingsfrequentie is dus gedefinieerd als: ( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode) Bepaling van het aantal ziekmeldingen. Het aantal ziekmeldingen is het aantal keren dat medewerkers die tot dan toe volledig aan het werk waren, in de rapportageperiode worden ziek gemeld. Als een medewerker in de 28 dagen voorafgaand aan de ziekmelding ook al ziek is geweest, is er weliswaar sprake van samengesteld verzuim, maar telt de ziekmelding toch mee. (CBS definitie 2004). In de op bladzijde 3 getoonde voorbeeld tabel is de betreffende medewerker in 2011 dus 3 keer ziek gemeld. Bepaling van het gemiddeld aantal medewerkers in de rapportageperiode. Het gemiddeld aantal medewerkers wordt verkregen door het aantal medewerkers per dag te middelen over de dagen uit de rapportageperiode. De deeltijdfactor speelt daarbij geen rol. Het gemiddeld aantal medewerkers is dus gegeven door: Gemiddeld aantal medewerkers = aantal werknemer dagen in de rapportage periode / duur rapportageperiode Het aantal medewerker dagen is het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode in dienst is, gesommeerd over alle medewerkers. Bepaling van de duur rapportageperiode. Het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode. Bovenstaande berekening is conform de CBS definitie. 4.3 Gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD) De gemiddelde ziekteverzuimduur wordt alleen berekend over de enkelvoudige verzuimtrajecten die in de rapportageperiode worden hersteld gemeld. De verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject is gelijk aan het aantal verzuimdagen van dat traject. Verzuimdagen die niet in de rapportageperiode vallen maar ervoor, tellen daarbij ook mee. De gemiddelde verzuimduur is dus gedefinieerd als: GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten / aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten Bepaling totale verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject. Aantal kalenderdagen dat deel uit maakt van het enkelvoudig traject. Echter vanaf de 730 e verzuimde dag van het traject, waarvan het enkelvoudig traject deel uit maakt, tellen de kalenderdagen niet meer mee, ook al maken ze wel deel uit van het enkelvoudig traject. De verzuimduur van een enkelvoudig traject kan dus minder zijn dan het aantal kalenderdagen waaruit het bestaat. 6 8

5 Verzuimcijfers opsplitsen 5.1 Verzuimcijfers per organisatie-eenheid De organisatieonderdelen van een bedrijf of groep van bedrijven vormen vaak een hiërarchische structuur. Een specifieke medewerker kan bovendien in de rapportageperiode met meerdere organisatieonderdelen, zelfs tegelijkertijd, een dienstverband hebben. Bij het bepalen van de verzuimcijfers per organisatieonderdeel moeten we er rekening mee houden, dat we geen dubbeltellingen krijgen. Stel een organisatie-eenheid bestaat uit een aantal subeenheden, dan worden de verzuimcijfers van die organisatie-eenheid als volgt bepaald: 5.1.1 Verzuimpercentage per organisatie-eenheid. De dienstverbandomvang van de organisatie-eenheid krijgen we door de dienstverbandomvang van de subeenheden bij elkaar te tellen, en te vermeerderen met de dienstverbandomvang van de medewerkers die rechtstreeks een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid (zie 4.1). Hetzelfde geldt voor de verzuimomvang van de afdeling. Het verzuimpercentage is dan gegeven door: Verzuimpercentage = verzuimomvang/dienstverbandomvang x 100% 5.1.2 Ziekmeldingsfrequentie per organisatie-eenheid Voor de ziekmeldingsfrequentie van een organisatie-eenheid geldt de volgende formule (zie 4.2): ( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode) Het aantal ziekmeldingen per organisatie-eenheid is het aantal keren dat medewerkers die direct of indirect een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid, zich ziek hebben gemeld. Als een medewerker op het moment van ziekmelden met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die ziekmelding toch maar een keer mee.. Het gemiddeld aantal medewerkers van de organisatie-eenheid is gegeven door: aantal contractdagen/aantal rapportage dagen. Het aantal contractdagen is gelijk aan de som van de contractdagen van de individuele medewerkers. Een contractdag is een dag waarop een medewerker met de organisatie-eenheid zelf of een van de subeenheden een dienstverband heeft. Als een medewerker op een bepaalde dag met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die dag toch maar als één contractdag. 5.1.3 Gemiddelde verzuimduur per organisatie-eenheid De gemiddelde verzuimduur is gegeven door (zie 4.3): GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten / aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten Een hersteld gemeld traject draagt alleen bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid waar de medewerker op de laatste verzuimdag van het traject in dienst was. Als de medewerker op de laatste verzuimdag bij meer subeenheden van een organisatie-eenheid in dienst is, draagt het traject toch maar een keer bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid 5.2 Verzuimcijfers per verzuimduurklassen Vaak wordt het verzuimpercentage verdeeld over verzuimduurklassen. De klassen die worden onderscheiden zijn: 7 8

Kalenderdagmethode: Klasse Categorie 7 dagen of minder Kort 8 t/m 42 dagen Middellang 43 t/m 91 dagen Lang 92 t/m 182 dagen Lang 183 t/m 365 dagen Lang 366 t/m 730 dagen Lang Volgens de CBS definitie, wordt als volgt de indeling in verzuimduurklassen bepaalt: De duur van het verzuim is het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van het verzuim tot de hersteldatum (of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend geval is). Hiermee is CBS in haar beschrijving niet helemaal duidelijk: wat wordt bedoeld? Moeten trajecten die op de einddatum van de rapportageperiode nog lopend zijn als lopend worden beschouwd? Wat betekent dat de einddatum van de rapportageperiode gebruikt wordt voor de bepaling van de verzuimduur en de indeling in verzuimduurklassen, of moeten we gebruik maken van de herstel datum als we die al kennen ook al ligt die (ver) na het einde van de rapportageperiode? In dat geval wordende verzuimcijfers over een periode erg gevoelig voor het moment van opvragen. Als we later wel weten wanneer het traject is beëindigd komt hij in volgende rapportages plotseling in een andere verzuimduur categorie. Daarom hebben we gekozen voor de eerste interpretatie. Enkelvoudig trajecten worden ingedeeld in verzuimduurklassen aan de hand van de verzuimduur die ze aan het einde van de periode hebben. Het verzuimpercentage van de in categorie Y bestaat dus uit de bijdrage aan het verzuimpercentage van alle enkelvoudig trajecten die op het einde van de rapportageperiode deel uit maken van categorie Y. 5.3 Verzuimcijfers per ziekmeldingsklasse Naast de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie, worden medewerkers ook vaak ingedeeld in meldingsklassen. Bij het indelen in meldingsklassen wordt uitgegaan van het feitelijk aantal ziekmeldingen, niet genormeerd naar de rapportageduur van één jaar. Een overzicht bevat bijvoorbeeld: het gemiddeld aantal medewerkers dat zich in de rapportageperiode 0 keer heeft ziek gemeld 1 tot 3 keer heeft ziek gemeld Meer dan drie keer heeft ziek gemeld. Het gemiddeld aantal medewerkers per klasse wordt weer bepaald door het aantal medewerkersdagen van de medewerkers die vallen in de betreffende meldingsklasse te delen door de duur van de rapportageperiode. Per meldingscategorie Is de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) gelijk aan de som van de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) van de medewerkers die horen tot die meldingscategorie. Per meldingscategorie is de verzuimduur de gemiddelde verzuimduur van trajecten van medewerkers behorende tot de meldingscategorie en die in de rapportageperiode zijn beëindigd. 5.4 Leeftijdscategorie. Verzuimcijfers kunnen ook naar leeftijdscategorieën worden onderverdeeld. Voor het verzuimpercentage wordt de bijdrage van een dienstverbanddag aan de verzuimomvang, de dienstverbandomvang en het gemiddeld aantal medewerkers bij een van de leeftijdscategorieën ondergebracht aan de hand van de leeftijd die de medewerker op de betreffende dag heeft. Voor de ziekmeldingsfrequentie is de leeftijd van de medewerker op de startdag van het enkelvoudig traject bepalend voor de leeftijdscategorie waar de ziekmelding wordt meegeteld. Voor iedere melding wordt bepaald wat de leeftijd van de medewerker is op de 1 e ziektedag. Als een medewerker zich 3 keer ziek meld en voor de 1 e ziekmelding in leeftijdscategorie 1 valt en voor de 2 e en de 3 e ziekmelding in categorie 2, dan draagt de 1 e ziekmelding alleen bij aan de ZMF van categorie 1 en de 2 e en 3 e ziekmelding aan de ZMF van categorie 2. 8 8