Brandweer Gemeenten GHOR Politie NIEUWSBRIEF Vakbekwaam zijn en blijven Dit nummer belicht twee thema s: de jaarlijkse systeemtest en het nieuwe plan voor opleiden, trainen en oefenen (OTO). Thema s die alles met elkaar te maken hebben. Want door OTO werken we aan een professionele crisisorganisatie die jaarlijks wordt getest. Veiligheidsregio Twente Crisisbeheersing en rampenbestrijding Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingverband tussen gemeenten, brandweer, politie en de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio (GHOR). Samen zijn de werkzaamheden gericht op het vergroten van de veiligheid van de inwoners van Twente. Dit doen wij door een professionele, efficiënte en effectieve organisatie van crisibeheersing en rampenbestrijding. SPECIALE UITGAVE Nieuwsbrief nummer 8 December 2017
Inhoud In deze uitgave Systeemtest 1 november 2017 3 Guido van Vriesland: Blijf nadenken en laat je niet gek maken door de hectiek 4 Burgemeester Anneke Raven: Fijn werken in een klein team 5 Locoburgemeester Dianne Span: Geen enkele keuze is goed of fout 6 Brechje Munsterhuis: Met elkaar het probleem oppakken 7 Gunnar Bontje: Positief dat Twente crisisstructuur doorontwikkelt 8 Burgemeester Arjen Gerritsen: Twente voorloper in de crisisorganisatie 9 Vakbekwaam zijn en blijven 10 Albert Gieling: Aansluiten bij de eisen van de vernieuwde crisisorganisatie Henk ten Brinke: Reflecteren en adviseren is de kern 11 12 Inspectie Justitie en Veiligheid kregen op 28 september j.l. een presentatie over de doorontwikkeling van de Twentse crisisorganisatie van projectleider Albert Gieling. Ymko Attema: Goed om frequenter te oefenen 13 Wat is een portfolio? 14 Marije Vermeulen: Eigen portfolio helpt bij vakbekwaam zijn en blijven 14 Oefenschema 15 2
Systeemtest Doden en gewonden Woensdagmiddag 1 november 2017. Een middag die voor de gemeenten Hellendoorn en Wierden verandert in een vreselijke dag. Rond 15.00 krijgt de Verkeerscentrale Noord- en Oost-Nederland (VC-NON) van Rijkswaterstaat (Wolfheze) via de (tunnelbeveiligings)systemen in de Salland-Twente tunnel een melding: er heeft een ongeval plaats gevonden in de rechter tunnelbuis (Zwolle richting Wierden). Meldkamer Twente krijgt om 15.06 de eerste melding hierover van RWS gevolgd door diverse meldingen via 112. Vier bussen en personenauto s zijn betrokken bij een botsing. In de bussen zitten basisschoolleerlingen (groep 4/5) die terugkwamen van een jeugdtheatervoorstelling in Odeon in Zwolle. De vier bussen vervoeren leerlingen van scholen uit de gemeente Hellendoorn, Wierden en Almelo. Er zijn doden en zwaargewonden. Direct na de eerste melding start de meldkamer met het opschalen van de crisisorganisatie. Een heftig scenario voor de systeemtest 2017, waarbij alle onderdelen van de crisisorganisatie getoetst werden: > Melding, opschaling, alarmering en opkomst > Leiding en coördinatie > Informatiemanagement > Gemeentelijke processen > Communicatie vrtwente.nl 3
Melding, opschaling, alarmering en opkomst Om 15:06 uur ontvangt de meldkamer de eerste melding van VC-NON Rijkswaterstaat van een ongeval in de rechterbuis van de Salland-Twente tunnel. Direct gevolgd door tientallen meldingen aan de drie centralisten van politie, brandweer en ambulance van bezorgde ouders, omwonenden en toevallige voorbijgangers over het ongeval in de tunnel. Centralisten van de verschillende diensten verwerken de meldingen direct op de geëigende wijze in het geïntegreerd meldkamersysteem GMS.* Guido van Vriesland: "Blijf nadenken en laat je niet gek maken door de hectiek" Als Calamiteitencoördinator, ook wel Caco genoemd, ben ik verantwoordelijk voor de opschaling in, met name, het eerste half uur van een incident, daarna blijf je informatie halen bij de drie disciplines en deelt dat met onder andere de Leider CoPI. altijd zo, dat het eerst heel hectisch is. Er kwamen zo n 200 telefoontjes binnen. De berichten volgden zich snel op. Bij zo n zeer zware aanrijding is het noodzaak om zo snel mogelijk georganiseerd op te schalen. Dat was ook het doel van dit oefendeel: hoe verloopt de opschaling. Taken Calamiteitencoördinator Leiding geven aan het gemeenschappelijk multidisciplinair meldkamerproces Sturing geven aan het verzamelen van gegevens, verwerken tot informatie Bij de systeemtest van november kwam de melding binnen via de brandweer en ik zag een waarnemer binnenkomen. Toen wist ik meteen: Ok, dit is de oefening en hij wordt mijn schaduw. De waarnemer monitort alle handelingen. Hectiek Het was een pittig scenario. Een zeer zware aanrijding in de tunnel. Ik ben wel rustig gebleven, ondanks de hectiek die men probeert te creëren. Dat is eigenlijk Leren De oefening was goed uitgelegd. En ik vind: je leert altijd. En er zijn altijd verbeterpunten. De evaluatie was direct na afloop en de waarnemer gaf goede feedback. Zo was ik door de drukte even kwijt of ik wel op tijd had opgeschaald naar GRIP 1. Mijn belangrijkste leermoment is wel dat je je niet moet laten leiden door de hectiek, blijf nadenken. * Fragment uit Verslag Systeemtest 1 november 2017 4
Leiding en coördinatie Binnen 32 minuten is de leider CoPI ter plaatse en heeft voor vertrek de feiten verzameld en de eerste acties uitgezet. Om 15.23 is er contact tussen de leider CoPI en de Officier van Dienst-Informatiemanagement over het situatiebeeld. Ook heeft de leider CoPI al contact met de Calamiteitencoördinator en de operationeel leider (OL) gehad.* Informatiemanagement Om 15.36 uur schaalt de Operationeel Leider na overleg met de burgemeester volgens de hoofdstructuur op naar GRIP 3 en geeft dit via een C2000-portofoon door aan de calamiteitencoördinator.* Burgemeester Anneke Raven, gemeente Hellendoorn: "Fijn werken in een klein team" Wat me direct opviel in deze oefening was de nieuwe manier van werken. Werken in een klein crisisteam bevalt me goed. Bij deze oefening duurde het lang voordat iedereen er was. Ik bedacht me later dat als het geen oefening was geweest, maar werkelijkheid, ik mijn eigen communicatieadviseur er bij had geroepen. Dan had ik al sneller met informatie naar buiten kunnen gaan. Overigens werd er wel al getwitterd door de operationele diensten. Omdat de bestuursadviseur nog later kwam, heb ik onze gemeentesecretaris erbij gehaald. Dat is wel wat ik van deze oefening heb opgestoken. Communicatie, het tijdig naar buiten brengen van goede informatie, is één van de belangrijkste onderdelen van het proces. Als dat te laat gebeurt heb je echt achterstand. Contact Het proces verliep goed. Ik had niet het gevoel dat er haperingen waren bij de plaats incident. De Operationeel Leider was zeer duidelijk en stuurde goed. Ook het contact met de collega s ging goed. Met burgemeester Gerritsen van Almelo, die piket had als voorzitter van de veiligheidsregio heb ik gebeld en aangegeven dat GRIP 4 niet nodig was en dat we het lokaal oppakten. Het was weliswaar een ongeluk waar slachtoffers uit meerdere gemeenten bij betrokken waren, maar het incident was beperkt tot één plek. Ook werkte het goed dat de locoburgemeester van Wierden als effectgemeente, aanschoof. Daardoor kon de burgemeester van Wierden zijn rol oppakken als burgervader. vrtwente.nl * Fragment uit Verslag Systeemtest 1 november 2017 5
Gemeentelijke processen Om 16.14 wordt duidelijk dat ook een school uit Wierden betrokken is. In overleg tussen de burgemeester van Nijverdal, de Operationeel Leider, de voorzitter Veiligheidsregio Twente en de burgemeester van Wierden wordt besloten dat er geen noodzaak is tot GRIP 4. Bekend is dat via NL-alert al eerste informatie en een oproep om bij de tunnel weg te blijven is uitgegaan. De Operationeel Leider deelt het bijgestelde beeld: in totaal zijn er nu tien dodelijke slachtoffers en ongeveer 40 zwaargewonden.* Locoburgemeester Dianne Span: "Geen enkele keuze is goed of fout" Ik kreeg een telefoontje van onze burgemeester met het verzoek om naar Hellendoorn te gaan. In de Sallandtunnel had een busongeluk met mogelijk dodelijke slachtoffers plaatsgevonden. De slachtoffers waren kinderen en kwamen uit Hellendoorn en Wierden. De burgemeester kon in Wierden zijn rol als burgervader oppakken en ik kon ondersteuning bieden vanuit Hellendoorn. Dat besluit pakte goed uit. Wel bedacht ik naderhand toen ik terugreed in de auto: wat als het de school van mijn kinderen was geweest, had ik dan wel zo kunnen handelen? Elk incident roept emoties op. Maar een incident waar kinderen bij betrokken zijn raakt iedereen en maakt veel los. Leermoment Ik ben goed opgevangen in Hellendoorn. Werd snel bijgepraat en meegenomen in de bestuurlijke dilemma s. Doordat wij effectgemeente waren, kon ik ook een deel van de coördinatie op me nemen. En snel schakelen. Bijvoorbeeld bij communicatieaspecten ook aangeven dat de beschikbare informatie gedeeld kon worden met de gemeentelijke website van Wierden. Maar ook schakelen met mijn eigen burgemeester als dat nodig was. Elke oefening ervaar ik als leermoment. In dezelfde week had ik ook een oefening in Wierden. Daar ging het over een lekkende tankwagen met zeer schadelijke gasdampen. Ik was daar meer in de lead dan bij de systeemtest. En ook al hebben we de crisisstructuur, toch is elke situatie weer anders en vraagt andere besluiten van je. Dat vind ik ook goed aan die oefeningen. Je blijft leren. In Hellendoorn kende ik de bestuurder en de meeste adviseurs, dan merk je dat je aan een half woord genoeg hebt. In Wierden waren voor mij de adviseurs nieuw. Maar ook dat was goed. Om weer in een nieuwe setting te zitten. En te vertrouwen op elkaars expertise. Ervaring Als ik terug denk aan mijn eerste oefening een jaar geleden en hoe ik er nu in zit, dan merk ik dat ik meer ervaring heb. Mede dankzij al die oefeningen en trainingen. Je weet dat je kunt vertrouwen op de crisisstructuur, de adviseurs en ook beter in je eigen rol als bestuurder zit. Als bestuurder ben je verantwoordelijk voor de te nemen besluiten. En voor mij is duidelijk: er zijn geen goede of foute beslissingen. Je doet wat je goed acht in zo n crisissituatie. * Fragment uit Verslag Systeemtest 1 november 2017 6
Communicatie De prioriteit binnen het team Bevolkingszorg ligt bij de opvang. Het hoofd publieke zorg is om 17.00 uur aanwezig in het gemeentehuis. Ondertussen is uitgezet dat er twee opvanglocaties zijn: het Ravijn en de scholen zelf. Hierover is ook afstemming met de Operationeel Leider.* OvD Bevolkingszorg Brechje Munsterhuis: "Met elkaar het probleem oppakken" Samen met zes andere Officieren van Dienst (OvD) vormen wij de piketdienst Bevolkingszorg voor de 14 gemeenten in Twente. De afspraak is dat we binnen een half uur aanwezig moeten zijn bij het CoPI en dat is soms een hele uitdaging. Toen mijn pieper ging, stond ik direct in de alarmstand. Oefening of niet. Ik pakte mijn spullen en onderweg in de auto ben ik al gaan bellen. Onder andere met de Algemeen Commandant Bevolkingszorg en de Meldkamer. Ook informeerde ik de lokale AOV er (Ambtenaar openbare Orde en Veiligheid) zodat hij standby kon staan. Al snel hoorde ik dat het naar GRIP3 ging en dan weet je dat het groter wordt. Beperken Aangekomen bij het CoPI zoek je feitelijk direct je collega s van de andere diensten op om informatie uit te wisselen. Wij zijn als Bevolkingszorg minder direct aan zet. We zijn er niet om het incident te bestrijden, maar meer voor het beperken van de effecten en de gevolgen voor de bevolking. Zoals zorgen dat er goede opvang geregeld wordt. Wel vind ik dat we als kolom daar nog wel sneller in kunnen worden. We zijn geen operationele kolom en het duurt daarom langer om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Ik denk dat het nog wel beter kan. Snel improviseren helpt hierbij. Wisselwerking Wat ik van deze oefening geleerd heb, is dat ik meer moet checken of de acties die ik heb uitgezet ook daadwerkelijk gedaan zijn. Dat bleek achteraf gezien niet helemaal goed verlopen te zijn. Ik zou ook nog wel meer in beeld willen hebben hoe het in het gemeentehuis gaat. Wat wordt er gecommuniceerd? Dus nog meer wisselwerking met het veld. Maar wat ik absoluut merk, is dat je samen een probleem oppakt. Dat vind ik mooi om te ervaren. Je helpt mee met alle handen die er zijn. En dat is belangrijk. vrtwente.nl * Fragment uit Verslag Systeemtest 1 november 2017 7
Evaluatie Begin 2018 wordt het evaluatierapport doorgesproken met de ambtelijk en bestuurlijke portefeuillehouders, respectievelijk Stephan Wevers en burgemeester Gerritsen. Daarna wordt het rapport aangeboden aan de Inspectie. De uitkomsten van de evaluatie worden gedeeld met alle betrokkenen. Wel komt uit de evaluatie naar voren dat de vernieuwde crisisstructuur goed functioneert. De crisisfunctionarissen handelden flexibel en professioneel. En waar nodig, zoals in het crisisteam, werd met een geïmproviseerde bezetting gestart, wat de handelingssnelheid ten goede kwam. En niet onbelangrijk, de alarmering en opschaling voldeden aan wat de Twentse burger mag verwachten. Gunnar Bontje: "Positief dat Twente crisisstructuur doorontwikkelt" Senior-Inspecteur van het ministerie Justitie en Veiligheid Gunnar Bontje was bij de systeemoefening van 1 november aanwezig: Een prima scenario, waarbij alle elementen van de crisisorganisatie aan bod kwamen. Er werd realistisch en serieus geoefend en iedereen bleef goed in zijn rol. Vanuit Inspectie kijken we vooral hoe de crisisstructuur wordt uitgevoerd. Het is belangrijk dat de regio s zich aan de wet houden. Dat je binnen die gegeven kaders betere werkvormen zoekt, is positief. Het geeft aan dat je je als regio doorontwikkelt. Wel is het belangrijk dat je aansluiting blijft zoeken bij je buurregio s en partners. Dat je hen meeneemt in die ontwikkelingen. Positief Een ander belangrijk punt is dat je kritisch blijft. Blijf monitoren en evalueren. Is het beter geworden? Wat zijn de effecten van de veranderingen? Ik zie dat Twente dat doet. De regio heeft de doorontwikkeling opgepakt als een pilot en heeft de vernieuwde structuur geïmplementeerd. Spanningsveld Wij volgen de veranderingen bij de regio s op de voet. Wij communiceren ook naar de andere regio s deze ontwikkelingen. Dat er aanpassingen mogelijk zijn binnen de wettelijke kaders. We gaan niet dwarsbomen of afremmen, maar we hebben tegelijk onze eigen rol als toezichthouder. Dat is best een spanningsveld. Jullie projectleider Albert Gieling heeft bij ons een presentatie gehouden. Er is goed over de nieuwe structuur nagedacht. Ik begrijp het goed dat Twente de structuur wat platter wil maken. 8
Burgemeester Arjen Gerritsen: "Twente voorloper in de crisisorganisatie" Kort na mijn aantreden als burgemeester van Almelo in september 2016 werd ik ook lid van het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Twente. Als bestuurlijk portefeuillehouder Crisisbeheersing ben ik nauw betrokken bij de doorontwikkeling die de regio heeft ingezet voor de crisisorganisatie. Twente is voorloper op het vlak van vernieuwd crisismanagement. Op veel plaatsen in Twente hebben we nu al geoefend in de nieuwe structuur. Zelf vind ik het een verademing ten opzichte van vroegere ervaringen met een nogal groot beleidsteam. Ik hoor ook van collega s dat de nieuwe structuur goed werkt. Focus Ik merk dat in een klein team de sfeer informeler is. Je zit met de juiste gesprekspartners aan tafel en de focus ligt veel sterker op de ramp na de ramp. Voorheen werd je door veel operationele informatie nogal eens afgeleid door wat er in het veld gebeurde. Juist ook omdat je met al die operationele diensten aan tafel zat. Deze verleiding is nu veel minder. We komen sneller toe aan vraagstukken als bestuurlijke duiding, wat is de communicatieboodschap en de effecten ervan. We kijken daardoor eigenlijk meteen naar de situatie ná de operationele inzet. Wat ik ook zeer prettig vind van het kleiner organiseren is de piketregeling. Doordat we in een kleiner team werken is de geoefendheid en de paraatstelling van die regeling veel gemakkelijker en zijn we flexibeler geworden. Kwaliteitsslag Dat de regio nu de uitgangspunten van de vernieuwde crisisorganisatie doortrekt naar het OTO-programma vind ik een goede kwaliteitsslag. Het voorziet in dezelfde denkrichting, waardoor wij veel diepgaander kunnen opleiden en oefenen. Doel is en blijft dat we ook in een complexer wordende samenleving effectief én efficiënt veiligheid en hulpverlening kunnen blijven bieden. vrtwente.nl 9
Opleidings-, Trainings- en Oefenbeleidsplan Twente aan de slag met doorontwikkeling vakbekwaamheid De veranderingen in de Twentse crisisorganisatie vragen ook om het doorontwikkelen van de wijze van opleiden, trainen en oefenen (OTO) van crisisfunctionarissen en crisisteams. In het inmiddels afgeronde project Doorontwikkeling Crisisorganisatie werd duidelijk dat er nog winst geboekt kan worden door nieuwe trainingsvormen toe te voegen aan de huidige werkwijze. De werkgroep Multi-Vakbekwaamheid heeft hiervoor een nieuw OTO-plan ontwikkeld. In de project- en implementatiefase van de crisisorganisatie is al flink geëxperimenteerd en ervaring opgedaan met nieuwe trainingsvormen. Deze inzichten en uitkomsten zijn nu vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan voor de vakbekwaamheid van de crisisorganisatie voor de periode 2018/2019. En in 2020 sluiten de plannen aan bij de reguliere beleidsplancyclus van Veiligheidsregio Twente (2020-2023). Koppeling uitgangspunten crisisorganisatie De uitgangspunten van de vernieuwde crisisorganisatie: zoals het werken in kleine teams, de korte lijnen tussen crisisteam en CoPI, betere slagvaardigheid en snellere besluitvorming, maar ook het stimuleren en gebruik maken van de zelfredzaamheid van inwoners, vragen om andere trainingsvormen. De belangrijkste zijn: > Beoefenen van de crisisorganisatie als geheel en zo realistisch mogelijk (14 systeemoefeningen). > Korte oefeningen in een hogere frequentie voor de sleutelfunctionarissen. > Gericht oefenen op (en de aansluiting bij) maatschappelijke zelfredzaamheid waaronder het oefenen met inwoners. 10
Albert Gieling: "Aansluiten bij de eisen van de vernieuwde crisisorganisatie" Nieuw plan voor vakbekwaam worden en blijven Van het een komt het ander. Met de nieuwe crisisorganisatie zijn de eisen aan de OTO-activiteiten veranderd. Dat merkten we al tijdens de projecten implementatieperiode. Het is de belangrijkste reden dat er nu een nieuw plan ligt voor 2018 en 2019. Aan het woord is Albert Gieling, sectorhoofd Vakbekwaamheid & Kennis Brandweer Twente en voorzitter van de werkgroep Multi-Vakbekwaamheid die verantwoordelijk is voor het plan en de uitwerking ervan. Het verschil Ten opzichte van vroeger zijn er enkele belangrijke verschillen. Zo bestaat de ruggengraat van het oefenprogramma uit 14 systeemoefeningen: voor elke Twentse gemeente één. Dat is een bewuste keuze, omdat de vroegere oefeningen en testen lieten zien dat goede verbinding en samenwerking tussen de teams hét verschil maken. Voorheen oefenden de teams meestal individueel met tegenspel vanuit een response-cell. Hierdoor bleef het aandachtspunt onderlinge samenwerking tussen de teams en binnen de crisisorganisatie als geheel, onbeoefend. Dat is nu anders. Wat in 2018 ook verandert, is het realistische karakter van de oefeningen. We hebben dit verhoogd door de crisisfunctionarissen te alarmeren en te laten opkomen vanaf hun normale werkplek. Een aantal oefeningen (waaronder de jaarlijkse systeemtest) zijn zelfs compleet onverwacht. Dit maakt de oefeningen een stuk spannender, zowel voor degenen die moeten oefenen, alsook voor de oefenorganisatie. En wat ook belangrijk is: het levert extra leerpunten op. Maatwerk Naast de 14 systeemoefeningen bieden we in 2018 ook oefeningen aan per functiegroep. Ik zie dat echt als een eerste stap naar het bieden van maatwerk per functionaris. De komende jaren zullen we dit verder vorm geven. Een andere belangrijke verandering die ik nog wil benoemen, is dat we ook oefeningen gaan doen die gericht zijn op én samen met inwoners, waarbij het aspect van (zelf) redzaamheid aan de orde komt. Op die manier sluiten we aan bij een belangrijk uitgangspunt van de vernieuwde crisisorganisatie. vrtwente.nl 11
Bestuursadviseur Henk ten Brinke: "Reflecteren en adviseren is de kern" In mijn dagelijks werk ben ik gemeentesecretaris van gemeente Twenterand en in crisissituaties sluit ik aan als bestuursadviseur bij het crisisteam. Inmiddels voel ik me na al die jaren gepokt en gemazeld in de rol van bestuursadviseur bij een crisis. Ik zie mijn adviesrol in drie vormen: reflecteren waar nodig, adviseren en dringend adviseren. Het is echt een voordeel dat ik al aardig wat trainingen en oefeningen achter de rug heb. Met name bij de start van een crisis, als je aankomt bij het team, is het zaak goed te regisseren. De feiten scheiden van de emoties. Van ok, dit is de dril waar we doorheen moeten en de ondersteuning te bieden waar nodig is. Dat kan de burgemeester zijn, maar ook bijvoorbeeld de Operationeel Leider die veel informatie in korte tijd te verwerken krijgt. Motivatie Ik merk dat ik een enige distantie houd ten aanzien van een incident. Dat is goed. Daarmee voorkom je dat je laat leiden door emoties. Hoe ingewikkeld de crisis ook kan zijn. Voor mij is de vuurwerkramp van Enschede mijn referentiekader. Als inwoner zat ik er dicht bovenop en voor mij is toen duidelijk geworden wat het belang is van een goede crisisorganisatie. Het was ook de motivatie om mee te doen in de functie van bestuursadviseur. OTO is zo belangrijk, ondanks dat je oefent voor datgene waarvan je hoopt dat het zich nooit voor zal doen. En enige druk van buitenaf waardoor je gaat oefenen, helpt. Aanbeveling Inspectie Een vakbekwame crisisorganisatie vraagt ook om een gedegen systematiek waarmee de vakbekwaamheid van de functionarissen (en daarmee van de crisisorganisatie als geheel) wordt bijgehouden en gemonitord. Het is ook één van de aanbevelingen die Twente heeft ontvangen van de Inspectie Justitie en Veiligheid. De werkgroep Multi- Vakbekwaamheid heeft de aanbeveling omarmt en verwerkt in het plan. Meer inzicht in de eigen vakbekwaamheid van zowel de functionarissen als de teams leidt tot meer focus op de OTO-activiteiten. De crisisfunctionaris heeft hierin een belangrijke rol. Hij bepaalt immers zelf zijn eigen leerrendement en vakbekwaamheid. Inzicht in eigen kunnen en presteren is hierbij cruciaal. 12
De leden van de Werkgroep Multivakbekwaamheid (Van links naar rechts: op de rug gezien) zijn: Laura ten Hove, Sabine van der Veen, Jaqueline ten Voorde, Marga Ziegerink, Marije Vermeulen, Albert Gieling, Gerrit Kromhof en Florentine van Amerongen. Niet op de foto, maar wel aanwezig: Elvira Meulenbroek Ymko Attema, Algemeen Commandant Communicatie: "Goed om frequenter te oefenen" Ik heb het nieuwe OTO-plan op hoofdlijnen doorgelezen en wat mij opvalt is dat de lijn van verder ontwikkelen ook doorgezet is in het OTO-plan. Dat vind ik hartstikke goed. Ik merk hoe goed het is om regelmatig te oefenen. De wekelijkse operationele briefing waar we ook altijd een oefening doen, is daar ook een goed voorbeeld van. Dus ja, ik ben blij dat de oefenfrequentie wordt opgevoerd. Het zorgt ervoor dat je je eigen kennis toetst en bijhoudt. Maar dat niet alleen, ook het samen oefenen als team, versterkt je kennis en kunde. De kolom crisiscommunicatie is nog vrij jong en als ACC heb ik nauwelijks praktijkervaring met echte incidenten. Iets wat je zelden doet, doe je zelden goed, daarom is het erg belangrijk dat we veel realistisch oefenen. Ik weet uit ervaring dat door frequent te oefenen je zekerder en fit for the job wordt. vrtwente.nl 13
Wat is een portfolio? Een portfolio is een verzameling documenten, zoals reflectieverslagen van inzetten, diploma s en certificaten. Maar ook bijvoorbeeld de persoonlijke leerdoelen naar aanleiding van bijvoorbeeld een inzet of oefening. Ook de verslagen van de jaarlijkse goede gesprekken zijn onderdeel van de portfolio. Medewerkers voeren zelf de regie over hun portfolio en daarmee hun eigen ontwikkelingsproces rondom vakbekwaamheid. Marije Vermeulen: "Eigen portfolio helpt bij vakbekwaam zijn en blijven" Marije Vermeulen, sinds enkele maanden in dienst bij Veiligheidsregio Twente als onderwijskundige en projectmedewerker OTO, is nauw betrokken bij de ontwikkeling en uitvoering van een nieuwe methodiek rondom vakbekwaam zijn en blijven. Aan haar de vraag wat deze methodiek, waaronder de portfolio, inhoudt. De portfolio is onderdeel van een nieuwe methodiek om de vakbekwaamheid van de multi-collega s, die een rol hebben in de crisisorganisatie, in kaart te brengen. Het is een hulpmiddel om inzicht te krijgen in je eigen vakmanschap. En het helpt bij vragen als waar ben ik goed in en waar kan ik nog in verbeteren. Doordat medewerkers inzicht hebben in de eigen vakbekwaamheid, kunnen wij vanuit Vakbekwaamheid, maatwerk leveren voor het OTO-programma. En kan het onderdeel vakbekwaam blijven gegarandeerd worden. Aansluiten Maar voordat het zover is zullen we nog wel een en ander moeten ontwikkelen. Waar we naar toe willen is een gebruikersvriendelijk portfoliosysteem dat aansluit bij de leerbehoeften van de medewerkers. Eind 2019 moet het systeem staan. Daarom willen we 2018 gebruiken voor het verzamelen van de functionele eisen van het systeem: learning by doing. Allereerst gaan we workshops Reflecteren aanbieden en ontwikkelen we reflectieformulieren waarmee medewerkers een start kunnen maken met het inzichtelijk maken van de eigen vakbekwaamheid. De formulieren zijn gebaseerd op kerncompetenties per multi-crisisfunctie, zoals: daadkracht, analytische vaardigheden, politiekbestuurlijk inzicht, enzovoorts. Evaluaties Verder willen we meer structuur in de evaluaties na oefeningen en inzetten realiseren, waarbij ruimte is voor individuele feedback. Daarnaast willen we ook praktische handvatten aanreiken voor het opbouwen van een portfolio. En, wat ik zelf erg leuk vind om te doen: we gaan de collega s ondersteuning aanbieden bij het samenstellen van hun portfolio en het formuleren van de eigen leervragen. Doel is om er samen voor te zorgen dat er een lerende vakbekwame crisisorganisatie staat en blijft staan. Vakbekwaam zijn en blijven, dat is waar het om gaat. 14
Uitwerking per functionaris Onderstaand overzicht is een richtinggevende uitwerking per functionaris Burgemeester Oefenfrequentie 1x per jaar (Systeem)oefening 1x2 jaar mediatraining Persoonlijke ontwikkeltraject 1e (crisis)loco Oefenfrequentie 1x per jaar (Systeem)oefening 1x 2 jaar mediatraining Verdiepingsdag facultatief Persoonlijke ontwikkeltraject Bestuursadviseur Expertsessie 1x in de 2 jaar Persoonlijke ontwikkeltraject Multi dag strategisch adviseurs Strategisch communicatieadviseur 1x in 2 jaar expertsessie Persoonlijke ontwikkeltraject Multi dag strategisch adviseurs Operationeel Leider Min. 1x2 jaar rondje kolommen (in welke vorm dan ook) Multi AC dagen 1x in 2 jaar expertsessie leiding en coördinatie Multi dag strategisch adviseurs Intervisie voorzitters veiligheidsregio Persoonlijke ontwikkeltraject AC-IM Multi AC dagen 1x in 2 jaar expertsessie leiding en coördinatie 1x per jaar expertsessie IM Persoonlijke ontwikkeltraject Beleidsondersteuner Multi AC dagen 1x in 2 jaar expertsessie leiding en coördinatie Persoonlijke ontwikkeltraject Leider CoPI Multi OvD dagen 1x in 2 jaar expertsessie leiding en coördinatie Persoonlijk ontwikkeltraject OvD-IM Multi OvD dagen 1x in 2 jaar expertsessie leiding en coördinatie 1x per jaar expertsessie IM Persoonlijk ontwikkeltraject OvD-C Multi OvD dagen 1x in 2 jaar expertsessie Persoonlijk ontwikkeltraject Algemeen Commandant Communicatie Multi AC dagen 1x in 2 jaar expertsessie Persoonlijk ontwikkeltraject CaCo OvD-dagen Persoonlijk ontwikkeltraject vrtwente.nl 15
Colofon Dit is een special van de Nieuwsbrief Veiligheidsregio Twente over de thema s Systeemtest 2017 en het nieuwe plan voor opleiden, trainen en oefenen. December 2017 Binnenkort te vinden op het Veiligheidsnet van Twente. adres Nijverheidstraat 30 7511 JM Enschede postadres Postbus 1400 7500 BK Enschede Brandweer Gemeenten GHOR Politie telefoon 088 256 7800 digitaal info@vrtwente.nl internet vrtwente.nl 16