NIEUWSBRIEF. Thema: De knop is om! Veiligheidsregio Twente

Transcriptie

1 Brandweer Gemeenten GHOR Politie NIEUWSBRIEF Thema: De knop is om! 1 februari 2017: de nieuwe crisisorganisatie is gestart! Maak de crisisorganisatie flexibeler, slagvaardiger en naar buiten gericht. Dat is de opdracht aan de projectgroep Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente. Op 1 februari is de nieuwe crisisorganisatie een feit: de knop is om. En verder: > Officiële start > Stand van zaken > Van binnen naar buiten... Veiligheidsregio Twente Crisisbeheersing en rampenbestrijding Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingverband tussen gemeenten, brandweer, politie en de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio (GHOR). Samen zijn de werkzaamheden gericht op het vergroten van de veiligheid van de inwoners van Twente. Dit doen wij door een professionele, efficiënte en effectieve organisatie van crisibeheersing en rampenbestrijding. SPECIALE UITGAVE Nieuwsbrief nummer 6 Februari 2017

2 Inhoud In deze uitgave Gestart 3 "We zijn er klaar voor" Albert Gieling Rondje kolommen De knop kan om 4 5 "Open eindjes aan elkaar knopen" Gerke Spaling 6 "Twente is er klaar voor!" Erwin van Dijkman 8 "Dichter bij de inwoners" Burgemeester Henk Robben 9 Op 1 februari 2017 ontvingen alle medewerkers die een functie hebben in de crisisorganisatie een brief van Stephan Wevers, dit smoelenboekje, en een boekje over crisisbeheersing van Menno van Duin, lector bij het IFV. Het smoelenboekje is een overzicht van alle functionarissen, met naam en functie tijdens een crisis. Het boekje wordt steeds actueel gehouden en is te vinden op Veiligheidsnet. 2

3 Stephan Wevers: "Je gaat het pas zien als je door hebt" Gestart! Met een videoboodschap van Stephan Wevers en gebak bij de koffie kreeg de eerste wekelijkse Operationele startbijeenkomst een feestelijke karakter: de nieuwe crisisorganisatie is vanaf 1 februari officieel begonnen. Stephan refereerde in zijn dankwoord aan voetballegende Johan Cruijff: je gaat het pas zien als je het door hebt. We hadden een goed team, en we willen steeds verbeteren. Dat is wat we met deze nieuwe crisisorganisatie hebben willen doen. Het past bij deze tijd en het past bij ons, Twente. De kanteling is gerealiseerd. Tegelijk zie ik ook de tegenstrijdigheid, een paradox, want ik hoop dat we de crisisorganisatie nooit nodig zullen hebben. Maar als het nodig is staat er iets goeds. Ik wil iedereen heel hartelijk bedanken. Het was een fantastisch proces. En ik ben er trots op. Succes en sterkte! Op deze wekelijkse bijeenkomst, die elke donderdag gehouden wordt voor de sleutelfunctionarissen van de kolommen, werd onder andere de evenementenkalender besproken. Deze wordt nog verder aangepast met belangrijke data vanuit de politie, zoals voetbalwedstrijden. Ook zal er van de bijeenkomsten een verslag worden gemaakt zodat iedereen die betrokken is bij de crisisorganisatie geïnformeerd wordt. Verder is afgesproken dat vanaf nu ook de calamiteitencoördinator erbij zal zijn. De knop is om Vanaf 1 februari wordt er gewerkt in de nieuwe structuur. Dat betekent letterlijk een andere wijze van alarmeren. De knop is dus echt om. Vanaf nu worden bijvoorbeeld de algemeen commandanten geïnformeerd en worden vanaf grip3 situaties niet meer de meer dan 100 functionarissen gealarmeerd, maar de acht sleutelfunctionarissen. Planning Alarmering en opkomstoefeningen: Vanaf januari 2017 Operationele startbijeenkomst: Elke donderdag van 8.30 tot 9.30 uur vindt in een cyclus van vijf weken de operationele startbijeenkomst plaats. 3

4 Albert Gieling: "Nu begint het pas!" Albert Gieling, projectleider Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente, glundert bij de vraag hoe het ervoor staat met de laatste loodjes van het project: "We staan op de drempel van de oude naar de nieuwe crisisorganisatie. Dat is een mooi, maar ook spannend moment. We hebben ruim twee jaar gewerkt aan de voorbereiding van een nieuwe Twentse crisisorganisatie: slagvaardig en flexibel en naar buiten gericht. Ik vind: We zijn er klaar voor!" Hard gewerkt Er is de afgelopen periode heel wat werk verzet om te zorgen dat we op 1 februari daadwerkelijk de overstap kunnen maken naar de nieuwe Twentse crisisorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan praktische zaken zoals de herziening van procedures. Of het regelen van goede faciliteiten bij gemeentehuizen. Maar ook het trainen en oefenen van verschillende onderdelen van de nieuwe crisisorganisatie. Wat trouwens leidde tot nieuwe ontmoetingen en contacten. Mooi om te zien. De vernieuwing van de crisisorganisatie zorgde er bovendien voor dat mensen opnieuw, met een nieuwe bril, naar hun eigen organisatie, werkwijze en functioneren hebben gekeken. Waar nodig was is actie ondernomen. Hiermee reiken de effecten eigenlijk verder dan het projectdoel een nieuwe crisisorganisatie. Dat is mooi, maar ook belangrijk: omdat uiteindelijk niet de organisatie, maar de mensen het verschil maken. Nu begint het pas Nu gaat het echt beginnen. Vanaf nu werken wij bij een crisis met de nieuwe structuur. Dat zal zeker wennen zijn. Daarom gaan we als projectgroep nog tot de zomerperiode door. Monitoren, fine-tunen en overdragen aan de staande organisatie, daar liggen nu de prioriteiten van de projectgroep." Voorstel wetswijziging Op 1 januari 2010 trad de Wet veiligheidsregio s in werking. En in 2013 geëvalueerd. Naar aanleiding van deze evaluatie is besloten om de wet (en de bijbehorende lagere besluiten) op onderdelen aan te passen. Dit gebeurt niet in één keer, maar in een aantal delen (tranches). Op het moment van uitkomen van deze nieuwsbrief wordt er een wijziging voorbereid waarmee niet langer de standaardbezetting van een crisisteam rond de burgemeester vanuit wetgeving wordt voorgeschreven. Na de wetswijziging kan de burgemeester zelf besluiten hoe zijn crisisteam eruit ziet. Dit sluit aan bij de werkwijze van de nieuwe Twentse crisisorganisatie. Veiligheidsregio Twente heeft daarom in haar reactie aan de Inspectie aangegeven blij te zijn met de voorgestelde wetswijziging en hoopt dat deze flexibilisering tevens gaat gelden voor de gehele crisisorganisatie, dus ook voor het CoPI en ROT. In 2016 startte de tweede tranche van de herziening van deze besluiten. 4

5 Stand van zaken: Rondje kolommen De knop kan om In de vergadering van de projectgroep is standaard op de agenda opgenomen: rondje kolommen. Maar inmiddels kan dit agendapunt geschrapt worden. Alle kolommen zijn er klaar voor. Of zoals Tanja Guyken zei in haar terugkoppeling over de stand van zaken van informatiemanagement op 19 januari: "De knop kan om, we zijn er klaar voor." Burgemeester Henk Robben refereert aan het feit dat het nieuwe crisisplan als hamerstuk werd aangenomen. En dat dit met name kwam door de zorgvuldige voorbereiding, inclusief het meenemen van bestuurders bij de doorontwikkeling. Ook de Commissaris van de Koning, die inmiddels door het veiligheidsbestuur is geïnformeerd, reageerde positief. Bij de brandweer zijn alle operationele leidinggevenden bijeen geweest, waarbij de doorontwikkeling uitvoerig besproken is. Max Krisman: Omdat een aantal mensen er weinig mee te maken hebben, beklijft het niet vanzelf, daarom is het goed om met regelmaat iedereen actief te informeren over de stand van zaken. De kolom Communicatie heeft samen met partners een aantal oefeningen gehouden. En bij Bevolkingszorg, zo vertelde Jos Marinus is er nog een bijeenkomst gehouden. We hebben daarbij ook gewerkt met een quiz wat zowel leerzaam als leuk was. "Bij GHOR zijn enkele aanpassingen geweest in de piketten. Al met al zijn alle kolommen er klaar voor. Arjan Derksen van de politie: We zijn er klaar voor. Laat de crisis maar komen." De projectgroep komt tot de zomerperiode nog een aantal keren bijeen om te monitoren en te begeleiden bij het overdragen aan de staande organisatie. Vanaf nu: Wekelijkse operationele briefing Op 1 februari is de eerste startbijeenkomst gehouden voor de tien sleutelfunctionarissen vanuit de verschillende kolommen. Deze wekelijkse operationele briefings worden telkens in een cyclus gegeven van vijf weken en vinden plaats aan de Demmersweg. Op de bijeenkomsten worden onder meer de week doorgenomen (denk aan evenementen, transporten, weersverwachting, etc), teruggeblikt op incidenten en oefeningen en wordt er kort een flitsscenario geoefend. Na vijf weken volgt een nieuw programma opnieuw in een cyclus van vijf weken. 5

6 Gerke Spaling: "Open eindjes aan elkaar knopen" Informatiemanager Gerke Spaling is secretaris van de werkgroep MOOI*: het Multidisciplinair Overleg Operationele Informatievoorziening dat valt onder de Vakgroep Operationele Ondersteuning & Vakmanschap. MOOI is verantwoordelijk voor het onderdeel informatiemanagement (IM) in de crisisorganisatie. *Samen OOV Het Multidisciplinair Overleg Operationele Informatievoorziening (MOOI) is een nieuwe werkgroep. Samen vormt MOOI met de werkgroepen Operationele Ondersteuning en multi-vakbekwaamheid de vakgroep OOV (Vakgroep Operationele Ondersteuning & Vakmanschap). Wij hebben een aantal onderwerpen onder onze hoede die een directe relatie hebben met de nieuwe crisisorganisatie: LiveOp, het alarmeren en de faciliteiten van de gemeentehuizen zijn hiervan voorbeelden. Hoewel er nog wat zaken, zeg maar open eindjes zijn voor ons als werkgroep, zijn er geen belemmeringen om te werken conform de nieuwe crisisorganisatie. LiveOp als eerste informatiebron Als aanvulling op het huidige LCMS werkt de veiligheidsregio met LiveOp. LiveOp is een digitale informatievoorziening die zeer snel informatie beschikbaar stelt en deelt via tablets. LiveOp wordt al geruime tijd naar tevredenheid gebruikt binnen de brandweer. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan een nieuwe versie waarin ook snel relevante multidisciplinaire informatie kan worden gedeeld. Dit systeem wordt ook door andere regio s gebruikt en de reacties zijn enthousiast. Het biedt naast snelle informatiedeling ook bijvoorbeeld een actueel overzicht van telefoonnummers van de sleutelfunctionarissen in de crisisorganisatie. LiveOp Presence, speciaal voor de crisisorganisatie ontwikkeld, komt kort na de lancering van onze Twentse crisisorganisatie beschikbaar. Eén telefoonnummer Een ander belangrijk aandachtspunt voor de werkgroep was de bereikbaarheid van de sleutelfunctionarissen. We hebben nu binnen de veiligheidsregio een nummerblok gerealiseerd waardoor alle sleutelfuncties bereikbaar zijn op hun eigen unieke telefoonnummer, onafhankelijk van welke persoon de functie op dat moment vervult. Bij de doorontwikkeling van LiveOp Presence voorzien we dat dit nummer straks automatisch meeverhuist met de piketruiling. Nu is daar nog een handmatige actie voor nodig. Voorzieningen Een snelle en adequate informatievoorziening en het managen ervan kan alleen als de faciliteiten goed zijn. Vanaf 1 februari is er daarom een meer nadrukkelijke rol in de crisisorganisatie weggelegd voor de gemeentehuizen. Want naast het crisisteam huist tijdens een GRIP3 ook de Operationele staf in het gemeentehuis. Om te borgen dat er tijdens een crisis, onafhankelijk van het internet, een goede infrastructuur beschikbaar is, worden de gemeentehuizen voorzien van een extra access points voor Wifi. We zijn daarmee redelijk op schema maar nog niet alles is rond. Waar nodig zullen we tot die tijd tijdens een incident voorzien in een adhoc oplossing. Afspraken Eind januari hebben wij als IM kolom in de crisisorganisatie een aantal sessies gehouden over informatiemanagement om de puntjes op de i te zetten. Met de leiders CoPI, Operationeel Leiders en de HIN-en van de kolommen zijn praktische afspraken gemaakt. En gedurende het jaar zullen deze afspraken verder worden uitgewerkt en opgepakt binnen de werkgroepen die onder de Vakgroep OOV vallen. 6

7 Erwin van Dijkman: Twente is er klaar voor! Of Twente er klaar voor is? Absoluut! Twente heeft de doorontwikkeling van de crisisorganisatie zeer zorgvuldig opgepakt. Ik heb bij de veiligheidsregio zowel in de nieuwe situatie als in de oude situatie trainingen gegeven en ik heb de teams zien groeien in hun rol. Consultant Erwin van Dijkman heeft heel wat ervaring op het gebied van crisisorganisaties. Al jaren begeleidt en adviseert hij gemeenten, veiligheidsregio s en bedrijven bij het verbeteren van hun crisisorganisatie. De afgelopen drie jaar heb ik in Twente de bestuurlijke oefeningen begeleid. Vooral het samenspel tussen de burgemeester en de adviseurs op strategisch niveau. Hoe kom je samen tot een besluit. Daardoor heb ik een behoorlijk goed beeld hoe Twente zich heeft ontwikkeld. Goed antwoord Met de doorontwikkeling heeft Twente een goed antwoord gevonden op de verwachting van de samenleving om van de overheid een snellere reactie bij een incident te krijgen. De belangrijkste reden voor Twente om de crisisorganisatie aan te pakken had vooral ook te maken dat het schuurde. De papieren organisatie en bijbehorende vereisten liepen steeds verder uiteen met wat in de praktijk goed bleek te werken. Daarnaast hebben we het in Nederland goed georganiseerd en in de loop van de jaren een referentiekader opgebouwd. Dit leidt op veel plaatsen in Nederland echt ook tot onnodig complexe bureaucratie. In Twente is de weg gevonden naar een slagvaardigere en flexibelere aanpak die beter aansluit bij wat de omgeving nu en in de toekomst vraagt. Sleutelrol Het werken in een klein team vraagt wel wat van de mensen. Niet alleen voor de burgemeester en de adviseurs, maar ook van de Operationeel Leider. Dit is echt een sleutelrol. De OL is de filter tussen veld en bestuurder. De informatie moet gaan over de dilemma s en niet over operationele aspecten. Dat kan echt een valkuil zijn. Denk bijvoorbeeld aan het scenario van een brand waarbij de keuze moet worden gemaakt tussen het redden van cultureel erfgoed versus het redden van een recreatiegebied. Door dat goed te benoemen houdt het crisisteam zich met die keuze bezig en niet met de vraag of er voldoende blusmiddelen zijn. Winst Wat ik nog mee zou willen geven aan de regio? De compacte teams waar nu mee wordt gewerkt betekent ook een sterkere wisselwerking op persoonlijk niveau. Er is geen grote groep meer waar je, als je even je dag niet hebt, in kan opgaan. Adviseurs kunnen nog wel wat variëren in stijlen, dat zag ik trouwens al meer gebeuren tijdens de verschillende oefeningen. De burgemeester heeft een voorzittersrol maar heeft ook adviezen nodig. Hoe orden je binnen een bepaalde tijd? Wanneer wordt een advies een besluit? En is er voldoende tijd genomen? Dat zijn vraagstukken die de komende periode nog zeker verder uitgediept kunnen worden tijdens oefeningen. En ik denk dat er op de groepsdynamiek nog wel winst is te behalen. Dat gaat Twente vast lukken. 7

8 Van binnen naar buiten Henk Robben: Dichter bij de inwoners Een van de belangrijkste reden om de crisisorganisatie te vernieuwen had te maken met de wens om meer oog te hebben voor de communicatie met inwoners bij een incident of crisis. Burgemeester Henk Robben van de gemeente Wierden vertelt hoe de nieuwe structuur burgemeesters hierbij kan helpen. Henk Robben Als je kijkt wat we beogen met de nieuwe crisisorganisatie dan is dat vooral een betere aansluiting met de praktijk. Ik onderscheid daarin drie aandachtspunten. Allereerst verwacht ik dat burgemeesters minder krampachtig reageren op uitingen op sociaal media. We zijn in deze nieuwe structuur namelijk veel beter in staat om nuchter te reageren en adequaat in te spelen op de actuele stand van zaken tijdens een incident. Nieuwe dynamiek Als tweede, en dat laten de oefeningen al goed zien, zitten we veel dichter op een crisis en sluiten we sneller aan op dat wat er leeft bij de mensen. En misschien het belangrijkste punt: dat we toelaten dat omstanders zelf de handen uit te mouwen steken en dat de hulpdiensten daar ook gebruik van maken. Hierdoor ontstaat er een nieuwe dynamiek, maar ik vind: benut en beloon de mensen want het is fijn als het gebeurt. Samen oefenen Ik denk dat de inwoners er weinig van zullen merken dat er een nieuwe crisisorganisatie is opgezet. Wel hebben we in de projectgroep besproken dat het goed is om ook bij toekomstige gezamenlijke oefeningen inwoners te betrekken en hen een actieve rol te geven. Op 30 maart organiseert Veiligheidsregio Twente een Convenantendag voor al haar samenwerkingspartners. Op deze dag wordt ook de nieuwe crisisorganisatie besproken. Ook voor de buurregio s, samen Oost 5, wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd over de nieuwe crisisorganisatie. Burgemeester Henk Robben opent de kick off bijeenkomst voor medewerkers Bevolkingszorg en Crisiscommunicatie die werd gehouden op 31 januari. Op de druk bezochte bijeenkomst (50 deelnemers) werd de deelnemers bevraagd over hun kennis door het spel petje op - petje af. De vragen gingen onder andere over de nieuwe manier van alarmeren tot en met de vraag onder wiens verantwoordelijkheid bepaalde processen vallen. Leerzaam en vermakelijk. 8

9 De projectgroep In de projectgroep Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente zijn alle kolommen en disciplines vertegenwoordigd: Arjan Derksen (politie en opvolger van kwartiermaker Rik de Boer), Tanja Guyken (informatiemanagement multi), Max Krisman (Brandweer), Jos Marinus (Bevolkingszorg), Herman Meuleman (secretaris Veiligheidsregio Twente, portefeuille Crisiscommunicatie), Ron Poot (GHOR), Jaqueline ten Voorde, projectsecretaris. Als bestuurlijke portefeuillehouder neemt Burgemeester van Wierden, Henk Robben, deel aan de projectgroep. Ira Helsloot, hoogleraar Besturen van Veiligheid aan de Radboud Universiteit van Nijmegen, en onderzoeker bij Crisislab, ondersteunt de projectgroep bij de verschillende fases van de doorontwikkeling. Projectleider is Albert Gieling, hoofd Vakbekwaamheid & Kennis Brandweer. Colofon Deze nieuwsbrief is een speciale uitgave over het project Doorontwikkeling Crisisorganisatie. Veiligheidsregio Twente Februari 2017, nummer 6 adres Nijverheidstraat JM Enschede postadres Postbus BK Enschede Brandweer Gemeenten GHOR Politie telefoon digitaal info@ internet 9