Handleiding leerkrachten IPPON - InvalPool
Inhoud Handleiding voor Invallers...3 In- en uitloggen...4 Inloggen...4 Wachtwoord wijzigen...4 Wat als inloggen niet lukt?...4 Uitloggen...4 Home...4 Besturen...5 Scholen...5 Mijn gegevens...6 Actieknop Wijzig (*Alleen als u schrijfrechten heeft gekregen)...7 Actieknop Inlogcode...7 Rechten...8 Voorkeuren...8 Planning...9 Bekijk details... 10 Wijzig beschikbaarheid... 10 Weekstaat... 12 Uitleg InvalPool-app... 12 Ik wil de app downloaden. Hoe doe ik dat?... 12 Besturingssystemen... 13 Ik heb de app. Hoe log ik nu in?... 13 Ik ben ingelogd. Wat betekenen de icoontjes onderaan?... 13 2
Handleiding voor Invallers Deze handleiding is geschreven voor jou als invaller en wordt beschreven op volgorde van de menu-items links in beeld. Daarnaast worden ook de actieknoppen of pop-up menu s per onderdeel beschreven. Wij streven ernaar om het programma zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Regelmatig vinden hierdoor wijzigingen plaatst in de software. Als je in de beschrijving iets tegenkomt dat niet volledig/duidelijk is, dan stellen we het op prijs als je dit via info@ippon-personeelsdiensten.nl aan ons meldt. Zo nodig passen we de handleiding dan aan. IPPON streeft er samen met InvalPool naar dat de software up-to-date is volgens de dan geldende CAO. Voor de goede werking van de blokkeringen en signaleringen is het van belang dat het pakket volledig en juist is gevuld met alle benodigde informatie. 3 InvalPool is te gebruiken op een computer, tablet of smartphone. Via de app-stores is de InvalPool-app te downloaden. Deze app is speciaal gemaakt voor jou, als invaller, zodat je alle gegevens overal kunt bijwerken. Wij raden u aan om je beschikbaarheid in de planning goed up-to-date te houden en vroegtijdig aan te geven. Op die manier vergroot je de kans op werk. Het team van IPPON wenst jou veel succes en werkplezier!!doordat InvalPool flexibel in te richten is naar de wens van het bestuur kan het zijn dat screenshots in dit document afwijken van watje ziet op jouw beeldscherm. Ook kan het zijn dat je bepaalde functionaliteiten niet tot je beschikking hebt. Optionele instelling zullen wij in de handleiding zoveel mogelijk aangeven met het woord optioneel
In- en uitloggen Inloggen Wat als inloggen niet lukt? Via IPPON krijg je een mail met daarin je persoonlijke inloggegevens. Via je internet browser open je: https://ippon.invalpool.nl. Nadat je jouw inlognaam en wachtwoord hebt ingevuld klik je op de knop Log in. Wachtwoord wijzigen Nadat je voor de eerste keer hebt ingelogd, raden wij je aan om je wachtwoord te wijzigen. In hoofdstuk Mijn gegevens leggen we uit hoe dit werkt. Als de gegevens niet overeenkomen met de gegevens zoals deze in InvalPool bekend zijn, krijg je een foutmelding. Let op: de gegevens zijn hoofdlettergevoelig. Je kunt vervolgens nogmaals proberen in te loggen. Als je na deze poging nog steeds niet kunt inloggen, klik dan onderin het scherm op Wachtwoord vergeten? Je ontvangt dan automatisch nieuwe inloggegevens op het ingestelde mailadres. 4 Uitloggen Als je wilt uitloggen klik je links onderin het hoofdmenu op Uitloggen. De verbinding wordt dan direct beëindigd. Home Na het inloggen ben je op de Home-pagina. Hier zie je mededelingen die door IPPON zijn geplaatst. Het kan een algemene mededeling zijn voor alle invallers of speciaal voor jou.
Besturen Door op het menu-item Besturen te klikken, verschijnt een overzicht met contactgegevens van het bestuur. Als er meerdere besturen in de pool staan, klik dan op de naam van het bestuur om de contactgegevens aan de rechterkant in beeld te krijgen. Deze gegevens zijn alleen door jou in te zien. 5 Scholen Door op het menu-item Scholen te klikken, verschijnt een overzicht met contactgegevens van de scholen binnen het bestuur. Als er meerdere scholen in de pool staan, klik dan op de naam van de school om de contactgegevens aan de rechterkant in te zien.
Mijn gegevens Het menu-item Mijn gegevens zijn door de beheerder en door jezelf (alleen bij schrijfrechten) te bewerken. De blauwe actieknoppen worden hieronder beschreven 6
Actieknop Wijzig (*Alleen als u schrijfrechten heeft gekregen) Door op de knop Wijzig te klikken, krijg je als invaller de mogelijkheid om de volgende gegevens toe te voegen of te wijzigen: een foto uploaden uw persoonsgegevens uw adresgegevens uw contactgegevens opmerkingen over beschikbaarheid De Persoonsgegevens en de Inzetbaarheid (optioneel) kunnen door jezelf en door IPPON worden gewijzigd. Telefoonnummers kunnen op de volgende manieren worden ingevoerd: Huistelefoon: 045-1234567 of +31-45-1234567 Mobiel: 06-12345678 of +31-6-12345678 Om je gegevens te bevestigen klik je links onderin op Opslaan. Actieknop Inlogcode Nadat je voor de eerste keer heeft ingelogd, of nadat je via wachtwoord vergeten een tijdelijk wachtwoord hebt ontvangen, is het wel zo veilig om het ontvangen wachtwoord te wijzigen. 7 Tijdens het invoeren van een nieuw wachtwoord zie je een balkje. Zodra deze groen is geworden is je wachtwoord veilig genoeg. Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende voorwaarden. Het moet: minimaal 6 tekens bevatten minimaal 1 kleine letter bevatten minimaal 1 hoofdletter bevatten minimaal 1 cijfer bevatten De wachtwoorden moeten niet te veel lijken op de gebruikersnaam Veel gebruikte lettercombinaties en een reeks van cijfers worden ook niet geaccepteerd Om typefouten uit te sluiten, moet het wachtwoord daarna nogmaals worden bevestigd Bevestig onderaan met Opslaan.
Rechten 8 Invallers hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens en kunnen deze wijzigen. Een invaller kan niets zien over andere invallers. Ze kunnen zien waar en wanneer ze zelf ingepland zijn en ze kunnen aangeven wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn. Invallers kunnen verschillende rechten toegewezen kregen door IPPON. Een invaller met de rechten lezen, schrijven en beschikbaarheid wijzigen, kan de eigen gegevens en het wachtwoord wijzigen, tevens kan deze invaller de eigen beschikbaarheid wijzigen. Optioneel kunnen deze invallers aangeven voor welke scholen ze willen werken en zelf hun inzetbaarheid wijzigen. Een invaller met de rechten lezen en schrijven, kan de eigen gegevens en het wachtwoord wijzigen. Optioneel kunnen deze invallers aangeven voor welke scholen ze willen werken en zelf hun inzetbaarheid wijzigen. Een invaller met de rechten lezen kan de gegevens en de kalender alleen inzien. Voorkeuren Bij Voorkeuren Kalenderweergave kan uit veertien mogelijkheden worden gekozen hoe je de kalender wilt zien. Tevens kunnen de weeknummers en de weekenden wel of niet zichtbaar worden gemaakt.
Bij Voorkeuren Koppelingen kunnen de telefoon- en e-maillinks worden ingesteld. Om je gegevens te bevestigen klik je links onderin op Opslaan. Planning Door op het menu-item Planning te klikken, komt de kalender in beeld waarin je jouw beschikbaarheid kunt bijhouden en kunt zien waar je bent ingepland. Het is van belang om je planning up to date te houden, zodat je ingepland kunt worden op de tijden dat je beschikbaar bent. Hieronder beschrijven we hoe je de beschikbaarheid kunt wijzigen. 9 Voor het selecteren van 1 dag: klikt twee keer op dezelfde datum. De datum wordt vetgedrukt en er verschijnt nu een pop-up menu. Voor het selecteren van een periode: klik dan op de eerste en de laatste dag van deze periode. De geselecteerde data worden zwart en vetgedrukt weergegeven en er verschijnt een pop-up menu. In het pop-up menu verschijnen verschillende mogelijkheden. Hieronder worden ze beschreven:
Bekijk details Van de gekozen periode worden de dagdelen en de scholen weergegeven, waar is vervangen en waar nog vervangen moet worden. Om dit overzicht te printen klikt u CTRL- P. 10 Wijzig beschikbaarheid Van de gekozen periode kan de beschikbaarheid in de toekomst worden ingevuld of gewijzigd.
Als gedurende de hele periode de beschikbaarheid één of meerdere dagen moet worden verwijderd, moeten de vinkjes bij die dag of dagen worden verwijderd. Door op de letters (ma, di etc) van de dagen te klikken worden de vinkjes voor de hele dag verwijderd. Door op één vinkje te klikken, wordt alleen dat dagdeel verwijderd. De beschikbaarheid wordt standaard voor elke week ingevuld. In het menu kan ook gekozen worden voor elke twee, drie of vier weken. Nadat u de beschikbaarheid heeft gewijzigd kunt u bevestigen door links onderaan op Opslaan te klikken. Wilt u terugkeren zonder iets te wijzigen klik dan op: terug naar planning van (naam invaller). 11 *Je wordt ingepland door een school. En dan? Als je door een school wordt ingepland, ontvangt u hiervan automatisch een SMSbericht (optioneel) en een e-mailbericht. In het SMS-bericht dat je ontvangt staat bijvoorbeeld: Je bent ingepland op basisschool De Merel. Je ontvangt verdere informatie per e-mail. In de e-mail staan de gegevens van de school en een Google-link waarin de route naar de school wordt aangegeven. Ook kan het zijn dat je mail ontvangt met een uitnodiging of reservering voor een invalverzoek. Volg dan de verdere instructies in de mail. *Ik ben ingepland, maar kan toch niet. En dan? Als je al ingepland bent, maar je wilt de beschikbaarheid van deze dag wijzigen naar niet beschikbaar, verschijnt een waarschuwing op het scherm. Om deze beschikbaarheid te kunnen verwijderen, moet eerst contact worden opgenomen met IPPON. Wij moet je dan eerst uitplannen. Daarna kan je de beschikbaarheid wijzigen.
Weekstaat De door jou gewerkte uren kunnen door de schoolleider of iemand van het bestuur digitaal worden goedgekeurd. Het bestuur kiest zelf of ze gebruik maken van deze digitale goedkeuring. Zo niet, dan blijft de kolom Akkoord altijd leeg. Na het aanklikken van dit menu-item kies je allereerst of je een week of maand wilt bekijken. Op het moment dat er geen informatie staat, dan ben je in die periode niet ingepland. 12 Deze weekstaat is te downloaden als PDF en verder te verwerken in je administratie. Uitleg InvalPool-app InvalPool is te gebruiken via een app. Hier kan je jouw beschikbaarheid eenvoudig overal bijhouden, je planning bekijken en de route vinden naar de school waar je gaat werken. Ik wil de app downloaden. Hoe doe ik dat? De InvalPool-app is ontwikkeld voor computers, tablets en smartphones die ondersteund worden door ios en Android. De app is gratis te downloaden in de appstores. Het zoekwoord is: invalpool. Er zijn verschillende besturingssystemen beschikbaar waar de app kan worden gedownloaded.
Besturingssystemen IOS is het besturingssysteem van Apple en wordt gebruikt op de Apple apparaten, zoals iphone, ipad en imac. Apps kunnen uit de App-store van Apple worden aangekocht. Android is het besturingssysteem van Google. Apparaten die gebruik maken van dit besturingssysteem zijn o.a.: Acer, Asus, Google Nexus, HTC, Huawei, LG, Kyocera, Motorola, Samsung en Sony. Apps kunnen uit de Play Store worden aangekocht. Ik heb de app. Hoe log ik nu in? Invallers kunnen inloggen met hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Daar waar InvalPool staat, moet de naam van IPPON ingevoerd worden. Vervolgens vul je jouw gebruikersnaam en wachtwoord in. Ik ben ingelogd. Wat betekenen de icoontjes onderaan? Home: Na het inloggen kom je op de Home-pagina. Hier kunnen mededeling staan. 13 Scholen: Hier staan alle scholen die onder IPPON vallen. Per basisschool is het adres, een plattegrond en de naam van het overkoepelende bestuur weergegeven. Planning: In de planning wordt de lopende maand getoond. Door op Bewerk beschikbaarheid te klikken, kan je met behulp van schuifknopjes je beschikbaarheid per dag op Ja of Nee zetten. Dit is hetzelfde scherm als bij Beschikbaarheid. Je kunt de volgende maand aanklikken door in de planning op het pijltje naar rechts te klikken. Deze staat geheel rechts bovenaan. Om wijzigingen op te slaan klik je rechtsonder op Opslaan. Vervolgens kom je terug in de planning die laat zien wat je net hebt aangegeven.
Beschikbaarheid: Hier wordt je beschikbaarheid getoond van alle dagen tot het einde van de lopende maand. Eventuele aanpassingen kan je direct aangeven door de schuifknopjes te wijzigen. Na het opslaan kom je weer terug in het planningsoverzicht/de kalender, zoals hierboven aangegeven. De volgende maand is zichtbaar in Planning. Klik rechts bovenaan het pijltje naar rechts aan en vervolgens op Bewerk beschikbaarheid. Uitloggen: Hiermee kom je terug in het inlogscherm. De laatst ingevoerde inloggegevens worden de volgende keer weer aangegeven. Rechts bovenaan staat een +. Als je werkzaam bent voor nog een andere pool die InvalPool gebruikt, dan kan je door middel van het plusje nog een inlog aanmaken voor het andere bestuur. Om de volgende keer snel weer van de app gebruik te kunnen maken raden we je aan om niet uit te loggen. Dan staan bovenin het scherm nog twee icoontjes: 14 Profiel: Hier staan je persoonlijke gegevens. Meldingen: Als een mail is verstuurd met de informatie over een invalverzoek, een reserveringsaanvraag of een wijziging van een ingepland invalverzoek ontvang je in de app hiervan een melding.