1 Wat is een jaarverslag en wat is een jaarrekening?

1 Wat is een jaarverslag en wat is een jaarrekening? Hoewel het vaak door elkaar wordt gebruikt, bestaat er een verschil tussen een jaarrekening en een jaarverslag. De jaarrekening is het financiële gedeelte met de balans en de winst- en verliesrekening en een toelichting daarop. Het jaarverslag is een beschrijving van de gang van zaken in het boekjaar en andere informatie. Zoals het sociale jaarverslag, dat verhaalt over werkmethoden, marketingstrategieën, successen en doelstellingen van het bedrijf. Het is een verslag van alle werkzaamheden en alles wat heeft plaatsgevonden en waarmee je verantwoording af wil leggen aan cliënten en geïnteresseerden. In het dagelijks spraakgebruik geldt de term jaarverslag als aanduiding voor het hele boekwerk en is de jaarrekening het gedeelte met de cijfers. Dezelfde aanpak is ook in deze Secretaressewijzer doorgevoerd. 1.1 Waarom een jaarrekening maken? Misschien is het goed om eerst duidelijk te maken, waarom organisaties eigenlijk een jaarrekening dienen te maken. De eerste reden is dat het overzicht een gedetailleerd en actueel beeld schetst van de financiële stand van zaken van de organisatie. Dat geldt voor profit- en non-profitorganisaties, verenigingen en stichtingen. Daarnaast is het in veel gevallen een wettelijke verplichting. De Nederlandse wet (boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) verplicht namelijk alle bv s, nv s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen om ieder boekjaar een financiële jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deponeren is verplicht omdat de financiële informatie van een bedrijf voor iedereen die daarin geïnteresseerd is openbaar moet zijn. Een non-profitorganisatie zoals een muziek- of sportvereniging hoeft geen jaarrekening op te stellen, tenzij er sprake is van btw-verplichting, bijvoorbeeld over de inkomsten uit een kantine. Een non-profitorganisatie heeft geen publicatieplicht en er is dus ook geen verschil tussen de externe en interne jaarrekening. Op de site www.mkbservicedesk.nl is te lezen dat een niet op tijd ingeleverde jaarrekening kan leiden tot een boete van de FIOD/ECD en er kan zelfs een strafrechtelijke vervolging door de rechter uit voortvloeien. Bij niet deponeren, kan de bestuurder van een bv bij een faillissement persoonlijk aansprakelijk 9

hoofdstuk 1 worden gesteld. Een jaarrekening is overigens pas geldig als er een accountantsverklaring op rust. Op Wikipedia is te lezen: Doel van de accountantscontrole van een jaarrekening is het verschaffen van zekerheid over de getrouwheid ervan, zodat de ondernemingsleiding, aandeelhouders, banken, beleggers, crediteuren, subsidieverstrekkers, enz. de jaarrekening kunnen gebruiken voor hun beslissingen. Wanneer een accountant een jaarrekening controleert legt hij zijn oordeel vast in een accountantsverklaring. Zo n verklaring is verplicht bij de jaarrekening van middelgrote en grote ondernemingen waaronder de aan de beursgenoteerde bedrijven en bij de jaarrekening van diverse overheidsorganisaties zoals gemeenten. Niet iedere accountant mag deze wettelijk verplichte controles uitvoeren, hiervoor gelden aanvullende eisen. Wanneer is een onderneming niet groot, of middelgroot en dus klein? Een rechtspersoon is klein wanneer aan twee of meer van de volgende voorwaarden is voldaan in twee opeenvolgende jaren: de kostprijs van de totale activa is niet meer dan 4,4 miljoen; de netto omzet is niet meer dan 8,8 miljoen; het gemiddeld aantal werknemers is minder dan 50. De accountantsplicht voor non-profitorganisaties geldt alleen voor de controle op het juist besteden van overheidssubsidies. In hoofdstuk 5.6 vind je een voorbeeld van een accountantsverklaring. Behalve de interne, bedrijfsmatige redenen en de wettelijke eisen zijn er nog aanvullende eisen van andere organisaties mogelijk. Europese beursgenoteerde bedrijven moeten sinds 1 januari 2005 voldoen aan de IFRS-normen, de International Financial Reporting Standards. Deze standaard is opgesteld door de International Standards Accounting Board met als doel meer financiële transparantie, een meer gedetailleerde verslaglegging en uniformering van de Europese regels. Voor de Nederlandse bedrijven is IFRS de opvolger van de Generally Accepted Accounting Principles. Voor bedrijven die ook actief zijn in de Verenigde Staten geldt dat deze moeten voldoen aan extra controle-eisen, zoals in de VS vastgelegd in de Sarbanes-Oxley wetgeving (SOX). De finance afdeling of de accountant weten ongetwijfeld hoe ze hier mee om moeten gaan. Verschillende versies Een duidelijk financieel doel van het jaarverslag is een beeld te geven hoe de organisatie het afgelopen jaar heeft gepresteerd. Ook vormen de cijfers een basis voor de belastingaangifte. Het is een samenvatting van alle feiten die in het boekjaar hebben plaatsgevonden. Het is niet ongebruikelijk om verschillende versies van de jaarrekening te maken. Bijvoorbeeld: een interne jaarrekening voor het eigen management, directie of Raad van Commissarissen; 10

wat is een jaarverslag en wat is een jaarrekening? een externe jaarrekening voor externe belanghebbenden en geïnteresseerden, of in geval van een vereniging: voor de algemene ledenvergadering of de gemeente; een fiscale jaarrekening als verantwoordingsmiddel voor de fiscus. Vanwege de speciale regels voor het opstellen van een fiscale jaarrekening, kan deze afwijken van de interne of externe jaarrekening. 1.1.1 WAAR DEPONEREN? Elk organisatiesoort deponeert op een eigen manier: Bedrijven deponeren de jaarrekening (of de uitgebreidere versie: het jaarverslag) bij de Kamer van Koophandel. Dit kan per post, fax of online gebeuren bij de Kamer van Koophandel die bij de regio van jouw organisatie hoort. Zie de website van de Kamer van Koophandel voor de exacte procedure. Vervolgens controleert dit orgaan de herkomst van de jaarrekening, of de datum vermeld is en of de cijfers volledig zijn. Een diepgaand inhoudelijk onderzoek vindt niet plaats. Na de controle archiveert de kamer de jaarrekeningen digitaal en doet een publicatie van de deponering op de website. Gemeenten deponeren het bij Gedeputeerde Staten. Er is geen mogelijkheid om ergens anders te deponeren. Zorginstellingen deponeren elektronisch, via www.jaarverslagzorg.nl. 1.1.2 UITERSTE DATUM VAN DEPONEREN Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moeten een bv en nv de jaarrekening hebben opgemaakt, en ter vaststelling voorleggen aan de aandeelhouders. Als er bijzondere hindernissen zijn, dan kunnen de aandeelhouders maximaal zes maanden uitstel verlenen. De aandeelhouders hebben nu twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening, dus normaal gezien tot uiterlijk 31 juli en bij zes maanden uitstel vóór 31 januari van het jaar erna. Na vaststelling dient de jaarrekening binnen acht dagen te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Als uiterste datum om te mogen deponeren, wordt dertien maanden na het einde van het boekjaar aangehouden. 1.1.3 WIE ZIJN VERPLICHT OM EEN JAARREKENING TE MAKEN? besloten vennootschap 1 (ook zonder activiteiten); naamloze vennootschap (ook zonder activiteiten); coöperatie; onderlinge waarborgmaatschappij; 1 Zie 7.0 voor een uitleg van de termen. 11

hoofdstuk 1 banken; wanneer alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn (of wanneer het kapitaalvennootschappen naar buitenlands recht zijn): een vennootschap onder firma en een commanditaire vennootschap; buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland en binnen de EU; buitenlandse rechtspersonen buiten de EU als er in het land van herkomst ook een deponeringsplicht is; formele buitenlandse rechtspersonen en formele buitenlandse vennootschappen; vereniging of stichting met ondernemingsactiviteiten en een netto-omzet van minimaal 4,4 miljoen in twee opvolgende boekjaren (3,65 miljoen voor boekjaren vóór 2005); verenigingen en stichtingen die één of meer ondernemingen in stand houden, die volgens de wet in het Handelsregister moeten worden ingeschreven of waarvan de netto-omzet boven de getallen komen in het voorgaande punt; gemeenten: het college van burgemeester en wethouders moeten het jaarverslag en de jaarrekening aan Gedeputeerde Staten toezenden. 1.1.4 WIE ZIJN NIET VERPLICHT OM EEN JAARREKENING TE MAKEN? een eenmanszaak, een vennootschap onder firma en een commanditaire vennootschap; verenigingen of stichtingen zonder ondernemingsactiviteiten of met ondernemingsactiviteiten die minder dan 4,4 miljoen netto-omzet genereren; maatschappen en overheidslichamen; dochtermaatschappij waarbij de moedermaatschappij consolideert (consolideren betekent samenvoegen: het bij elkaar optellen van financiële cijfers van een onderneming en dochterondernemingen). Bij het handelsregister moeten gedeponeerd worden: een instemmingsverklaring en een aansprakelijkheidsverklaring (de moedermaatschappij verklaart zich schriftelijk aansprakelijk voor schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van de dochtermaatschappij); buitenlandse vennootschap (niet formeel) die niet in het land van oprichting hoeft te deponeren; een zzp er (zelfstandige zonder personeel). 12

2 De rol van de managementassistente Behalve het financiële verslag bestaat het jaarverslag ook uit het sociale jaarverslag, en eventueel een mvo- of duurzaamheidsverslag. Human Resources zal een flink aandeel (willen) leveren aan het sociaal jaarverslag. De afdeling Finance of het administratiekantoor levert de jaarrekening en ongetwijfeld heeft de operationele afdeling ook nog wel input. In grotere organisaties heb je misschien ook nog te maken met andere afdelingen die in het jaarverslag hun zegje willen doen. Er zijn twee manieren waarop je een rol kunt vervullen bij het maken van het jaarverslag van jouw organisatie, waarbij de omvang van jouw bedrijf in grote mate bepaalt wat jouw rol zal zijn. Is er een communicatiemedewerker of zelfs een hele afdeling? Grote kans dat die de coördinatie of de productie van het verslag op zich neemt. Is dat niet het geval dan kun je het natuurlijk deels of helemaal zelf schrijven, uiteraard met behulp van de informatie die de diverse afdelingen van jouw bedrijf aanleveren. Daarbij kun je eventueel een tekstschrijver of een corrector inschakelen als je zeker wilt weten dat het verslag geen spel- of stijlfouten bevat. De andere optie is dat een (externe) tekstschrijver het verslag schrijft, maar dat jij zorgt voor de bewaking van het geheel. In grote lijnen houdt dat in: zorgen dat elke afdeling op tijd input levert, dat dit bij de schrijver terechtkomt, dat de directie de aangeleverde tekst vervolgens inhoudelijk screent, dat illustraties of fotomateriaal geregeld worden en ten slotte dat het drukproces begeleid wordt en verzending naar de juiste instanties en relaties plaatsvindt. 2.1 Zelf schrijven Dit is vooral een optie als je schrijven erg leuk vindt en je gevoel voor taal hebt. Vooral bij kleinere organisaties vormt een jaarverslag vaak een overzichtelijk en goed behapbaar geheel. Ook als het jaarverslag in grote lijnen hetzelfde dient te worden als het voorafgaande jaar is de klus niet al te intensief, want dan hoef je alleen een aantal gedateerde zaken om te zetten naar actuele informatie. Hier is wel een kanttekening bij te maken, want je kunt je afvragen of zo n verslag nog vol belangstelling gelezen wordt door de doelgroep. Als je mensen prikkelt om te lezen door de originaliteit die het document uitstraalt, leveren je inspanningen natuurlijk 13

hoofdstuk 2 veel meer op. Toch kan voortborduren op het verslag van het vorige jaar een kostenbesparende overweging zijn. Bij 2.1.3 vind je een aantal algemene schrijftips. 2.1.1 HOE KUN JE HET AANPAKKEN? Hier volgt een stappenplan, voor het zelf schrijven van een jaarverslag. Voor een checklist van alle stappen, zie paragraaf 6.1. Projectgroep samenstellen Bepaal wie je binnen de organisatie allemaal nodig hebt om informatie aan te leveren en maak daar afspraken mee. Zet eventueel een tijdelijke projectgroep op voor het jaarverslag. Zo kun je taken delegeren. Elk lid van de projectgroep is verantwoordelijk voor informatie vanuit een deel van de organisatie. Bijvoorbeeld voor het tijdig aanleveren van conceptteksten of persoonlijke input (interview), die door jou al dan niet met assistentie van collega s aan elkaar geschreven wordt. Tip Vraag niet alleen leidinggevenden om input, schakel ook andere collega s in en laat ze hun verhaal vertellen. Zo ontstaat een gevarieerd verslag, dat ook nog eens met trots gedragen wordt door alle medewerkers! Reserveren budget Maak afspraken over de opmaak en de druk en de tijd die daar voor nodig is, als je deze afdelingen zelf in huis hebt. Is het niet intern te regelen? Stel dan een redelijk budget vast en laat dit accorderen. Benader vervolgens de vaste leverancier, of vraag offertes op bij andere leveranciers om de prijs en de productietijd/levertermijn te vergelijken. Natuurlijk is prijs niet het enige criterium om een leverancier te selecteren. Zie het punt Creativiteit voor zaken waar je nog meer op kunt letten. Tijdlijn maken en bewaken Stel een goed tijdsoverzicht vast, werk terug vanuit de datum dat de tekst naar de drukker moet, naar nu. Calculeer hier en daar vrije ruimte in, om eventuele tegenvallers op te vangen. Markeer de zogenaamde kritische onderdelen. Onderdelen die af moeten zijn voordat een volgend onderdeel kan beginnen. Noteer die ook duidelijk in je agenda en zorg dat deze tijdstippen gehaald worden. Passend thema bedenken Denk na over de boodschap die via het jaarverslag gebracht wordt en bedenk daar een thema bij. Houd daarbij rekening met de doelgroep waarvoor het jaarverslag bestemd is (zie hoofdstuk 4). 14

de rol van de managementassistente Om enkele voorbeelden te noemen: als het een innovatief jaar was, dient vernieuwing als rode draad door alle hoofdstukken te lopen. Hebben jullie net een renovatie achter de rug, dan kan stroomlijning het thema zijn. Richten jullie je op duurzaam ondernemen en een milieuvriendelijke aanpak, dan kun je de groene aanpak verwerken in tekst en afbeeldingen. De kunst is om deze wat clichématige voorbeelden om te zetten naar een creatieve en aansprekende rode draad in tekst- en beeldmateriaal. Mocht de boodschap wat minder rooskleurig zijn, bijvoorbeeld omdat er een reorganisatie heeft plaatsgevonden, zorg dan voor een passende uitstraling die niet té uitbundig is. Meer hierover kun je lezen in paragraaf 2.3 Wat maakt een jaarverslag wel of niet geslaagd? Informatie verzamelen De meeste informatie verzamel je via eigen research (bedrijfspublicaties, aandacht van de pers, informatie op internet) en interviews met diverse medewerkers. Natuurlijk kunnen medewerkers ook zelf hoofdstukken aanleveren, die jij allemaal omzet tot een eenduidig geheel. Het is belangrijk om je te realiseren dat het verzamelen van informatie niet begint op 1 januari van het nieuwe jaar, maar dat het een continu proces is. Iedere afdeling verzamelt als het goed is dagelijks managementinformatie, die gebruikt wordt om de organisatie te leiden. Let ook hierbij op een eenduidige weergave van de bedrijfsgegevens en procedures, zorg bijvoorbeeld dat niet elke afdeling een afwijkende betalingstermijn voor de facturen noemt, om maar iets te noemen. De tekst schrijven Tips hiervoor vind je hierna in paragraaf 2.1.3 en tips over spelling en grammatica staan in paragraaf 2.1.4. Het toegankelijk maken van de cijfers Klopt de legenda van de tabellen? Zijn nergens toevoegingen vergeten als: 1.000? Want dit maakt nogal een verschil voor de interpretatie van cijfers. Let vooral bij de cijfers op een rustige bladspiegel met voldoende witregels en tussenkoppen. Het is goed om zoveel mogelijk cijfers visueel te presenteren in tabellen en grafieken (één beeld zegt meer dan duizend cijfers). Zorg wel dat alle tabellen en grafieken eenduidig zijn en gebruik niet teveel grafiektypes door elkaar. De lezer moet zich dan elke keer opnieuw oriënteren op het aflezen van de grafiek. Nog een voorbeeld: als de ene verkoopafdeling zijn resultaten presenteert in US dollars en de andere afdeling in euro s of yen, dan dient de lezer eerst alle bedragen om te rekenen om te kunnen vergelijken. Als de muntsoort toch essentieel is, zorg dan voor bedragen in dollars, euro s en yen. Alles ter bevordering van het leesgemak van de ontvanger! 15