VAN PLAN NAAR PROJECT

2 van plan naar project VAN PLAN NAAR PROJECT FASE 1 ORIENTATIE FASE 2 CONCRETISERING FASE 3 SUBSIDIE- project leider projectleider Kansen onderzoeken 1.1 projectleider Projectplan uitwerken 2.1 projectleider Subsidie aanvragen 3.1 valorisatie team IO VIO adviseur Pre-advies 1.2 VIO contractmanager Begroting opstellen 2.2 VIO contractmanager Ondersteuning en advies 3.2 afdelings secretaris 2.3 afdelingssecretaris Afdelingsvoorwaarden toetsen finance IO finance IO Advies op begroting 2.4 mandaatgerechtigde mandaatgerechtigde 1 e check 1.3 mandaatgerechtigde GO/NO-GO beslissing 2.5

projectwijzer IO - juni 2015 3 AANVRAAG FASE 4 CONTRACT FASE 5 KICK-OFF projectleider 3.3 projectleider 4.1 projectleider 5.1 Beschikking verwerken Contract in ontvangst nemen Administratieve kick-off VIO contractmanager Beschikking controleren 3.4 VIO contractmanager Contracten regelen 4.2 VIO contractmanager Administratieve kick-off 5.1 afdelingssecretaris Akkoord op beschikking 3.5 afdelingssecretaris Kick-off meeting organiseren 4.4 afdelingssecretaris Administratieve kick-off 5.1 finance IO 5.1 Administratieve kick-off mandaatgerechtigde 4.3 Contracten ondertekenen Deze stappen gelden voor alle projecten. Fase 2 wordt nogmaals doorlopen bij aanmerkingen van de mandaatgerechtigde. Deze stappen zijn alleen op subsidieprojecten van toepassing.

4 van plan naar project INHOUD Overzicht processtappen 2 Begrippenlijst 4 Van plan naar project 5 Rollen & verantwoordelijkheden 6 Tijdspad 7 Fase 1: Oriëntatie 9 Fase 2: Concretisering 12 Fase 3: Subsidieaanvraag 15 Fase 4: Contract 18 Fase 5: Kick-off 20 Hoe nu verder... 21 Meer informatie 21 BEGRIPPENLIJST Hieronder de betekenis van een aantal veel voorkomende begrippen in deze projectwijzer. Beschikking - Goedkeuring of afwijzing van de subsidieaanvraag door de subsidieverstrekker. Externe begroting - Cijfermatige neerslag van de externe afspraken rond de herkomst en besteding van de verwachtte kosten door middel van een budgetverdeling op hoofdlijnen. Mandaatgerechtigde - Degene die de bevoegdheid heeft om het projectplan goed te keuren en te ondertekenen (zie pagina 6). Penvoerder - Degene die (namens het consortium) de subsidieaanvraag indient bij de subsidieverstrekker. Dit is tevens de contactpersoon voor de subsidieverstrekker.

projectwijzer IO - juni 2015 5 VAN PLAN NAAR PROJECT Bij het starten van een project met externe financiering komt heel wat kijken. Past het plan binnen de onderzoeksstrategie van IO? Wordt er subsidie aangevraagd? Zijn er academische instellingen of bedrijven met wie je gaat samenwerken? Hoe ga je dit aanpakken? Wie kunnen je helpen? En zijn er vanuit de faculteit regels en richtlijnen waar je je aan moet houden? Met deze projectwijzer wordt inzichtelijk hoe het proces van plan naar project is ingericht. Bij wie je kunt aankloppen voor ondersteuning. En met welke goedkeuringsmomenten je rekening moet houden. VOOR WIE IS DEZE PROJECTWIJZER? Deze projectwijzer is gericht op alle onderzoekers van de faculteit IO die een project met externe financiering willen starten, worden benaderd om mee te werken aan een project, of al in het voortraject van een project zitten. In dit document worden deze personen ook wel projectleider genoemd. VOOR WELKE PROJECTEN KAN IK DEZE PROJECTWIJZER GEBRUIKEN? Deze projectwijzer is van toepassing op alle onderzoeksprojecten gebaseerd op externe financiering binnen de faculteit IO. Voor Horizon 2020 projecten is een verdieping op een aantal onderdelen samengesteld (hiervoor is de Toolkit Horizon 2020 in het najaar van 2015 beschikbaar). We maken hierin onderscheid tussen subsidieprojecten en overige projecten. Wil je voor jouw project subsidie aanvragen en ben jij degene die (namens het consortium) deze aanvraag indient? Dan spreken we in deze projectwijzer over een subsidieproject. Alle andere projecten vallen onder de noemer overige projecten. Hieronder vallen ook projecten waarvoor wel subsidie wordt aangevraagd, maar een andere partij de penvoerder is. Het verschil is dat voor overige projecten de subsidieaanvraagfase in het proces niet van toepassing is.

6 van plan naar project ROLLEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN PROJECTLEIDER Als projectleider houd je je voornamelijk bezig met de inhoudelijke aspecten van het project. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor de financiën van het project. Het valorisatieteam IO (VIO) en finance IO kunnen je hierin ondersteunen. In de aanloop naar het project kan het VIO de begrotingen voor je opstellen en zodra het project van start is gegaan zorgt finance IO voor de projectadministratie. VALORISATIETEAM IO (VIO) Het valorisatieteam van IO (adviseurs en contractmanager) heeft een ondersteunende rol in het proces. Zij kunnen inzicht geven in welke subsidiemogelijkheden passen bij jouw ideeen, hebben kennis over subsidievoorwaarden en het opstellen van begrotingen en contracten en hebben templates voor de projectafbakening, begrotingen en contracten. AFDELINGSSECRETARIS De afdelingssecretaris is in de aanloop naar het project verantwoordelijk voor het toetsen van het projectplan aan de randvoorwaarden van de afdeling. Dus is het project haalbaar in termen van onderzoeks-, personele, facilitaire-, en financiële kaders van de afdeling. FINANCE IO In de aanloop naar het project adviseert finance IO over de begroting op basis van het afdelingsbudget. Na de kick-off meeting speelt finance IO een belangrijke rol in de bewaking van het budget van het project en onderhoudt zij de projectadministratie. MANDAATGERECHTIGDE De mandaatgerechtigde is degene die bevoegd is om het projectplan goed te keuren en te ondertekenen. Deze mandaatgerechtigde is ofwel de afdelingssecretaris, de afdelingsvoorzitter, de decaan of het College van Bestuur (CvB). Mandaatregelingen Onderstaand schema geeft inzicht in wie bevoegd is om een project goed te keuren en te ondertekenen. In dit schema gaan we ervan uit dat er wordt voldaan aan de algemene voorwaarden van de TU Delft en dat er geen aanvullende risico s voor de faculteit zijn (bijv. boeteclausules). Neem bij uitzonderingsgevallen contact op met VIO.

projectwijzer IO - juni 2015 7 Projectomvang (ex. BTW)* Mandaatgerechtigde < 25.000,- Afdelingssecretaris < 75.000,- Afdelingsvoorzitter < 1.000.000,- Decaan > 1.000.000,- CvB De weg naar het hoogste mandaat is altijd via de onderliggende mandaten. In het geval dat het mandaat bij het CvB ligt, zal het voorstel altijd eerst door de afdelingssecretaris, afdelingsvoorzitter en decaan moeten worden goedgekeurd. TIJDSPAD FASE 1: ORIËNTATIE Het tijdspad voor de oriëntatiefase is geheel afhankelijk van de planning van de projectleider. Houd er rekening mee dat het vormen van een consortium en het afstemmen met partners aardig wat tijd kan kosten. Verder is het goed om in deze fase het tijdspad van fase 2 in de gaten te houden. FASE 2: CONCRETISERING Voor het opstellen en controleren van de begroting, het toetsen van het projectplan aan de kaders van de afdeling en de Go/No-Go beslissing (stap 2.2 t/m stap 2.5) moet, afhankelijk van de mandaatgerechtigde, rekening worden gehouden met onderstaande doorlooptijden. Mandaatgerechtigde Afdelingssecretaris Afdelingsvoorzitter Decaan CvB Totale doorlooptijd 2 weken 4 weken 6 weken 8 weken FASE 3: SUBSIDIEAANVRAAG Het tijdspad van deze fase is onder andere afhankelijk van de subsidieverstrekker en andere betrokken partijen. *: Voor de projectomvang wordt uitgegaan van het aandeel van de faculteit IO in de externe begroting.

8 van plan naar project FASE 4: CONTRACT Het tijdspad van de contractfase is, net als de subsidieaanvraagfase, sterk afhankelijk van externe factoren. FASE 5: KICK-OFF MEETING Nadat het contract is getekend, is het streven om binnen 2 weken het project administatief over te dragen aan de projectleider en van start te laten gaan met de administratieve kick-off meeting.

projectwijzer IO - juni 2015 9 Fase 1: ORIËNTATIE In de oriëntatiefase onderzoek je de mogelijkheden voor een project. Past je idee binnen de strategie van de faculteit? Met welke partners wil je samenwerken? Wat zijn de de subsidiemogelijkheden? Zodra je hier een goed beeld van hebt volgt het eerste goedkeuringsmoment, waarna je je projectplan kunt gaan uitwerken. projectleider 1.1 Kansen onderzoeken VIO adviseur 1.2 Pre-advies mandaatgerechtigde 1.3 1 e check

10 van plan naar project PROJECTLEIDER stap 1.1: KANSEN ONDERZOEKEN DOEL Het doel van deze stap is om de grote lijnen van het project helder te krijgen. Dit documenteer je in de vorm van de projectafbakening (hiervoor heeft VIO een template beschikbaar). INITIATIE Er is geen standaard proces voorafgaand aan deze stap. Initiatie is op eigen initiatief of wanneer je wordt benaderd door een andere partij om aan een project te werken. OMSCHRIJVING Stel allereerst je leidinggevende op de hoogte wanneer je van plan bent een project te starten. Vervolgens is het van belang dat je een concreet beeld krijgt van de volgende aspecten: Sluit het aan op de onderzoeksstrategie van de faculteit*? Zo niet, beargumenteer dan waarom dit project toch interessant is. Wie zijn de (beoogde) partners voor dit project. Wat is de financiële grootte van het project. Welke randvoorwaarden worden (door de subsidiegever) gesteld op het gebied van budget, timing, IP, open access en dergelijke. Zorg er voor dat al deze aspecten terugkomen in de projectafbakening. De adviseurs van VIO kunnen je hierbij helpen. Zij hebben veel ervaring met subsidieaanvragen, projectbegrotingen en samenwerkingen met partners. Betrek ze zo vroeg mogelijk bij deze stap, zodat ze je kunnen ondersteunen in het opstellen van de projectafbakening. AFRONDING Zodra je de projectafbakening op papier hebt, leg je deze voor aan de VIO adviseurs. Zij geven een preadvies waarna de mandaatgerechtigde een akkoord voor het verder uitwerken van het projectplan geeft. TIP Loop in onderhandelingen niet vooruit op zaken voordat deze zijn getoetst op juridische, personele en financiële consequenties. *: Voor een uitgebreide beschrijving van het onderzoeksstrategie ga je naar www.io.tudelft.nl/onderzoek/research-themes.

projectwijzer IO - juni 2015 11 VIO // ADVISEUR stap 1.2: PREADVIES PREADVIES AAN DE PROJECTLEIDER Het VIO heeft veel kennis en ervaring in huis op het gebied van onderzoeksprojecten en subsidieaanvragen. Zij kunnen je onder andere inzicht geven in welke subsidiemogelijkheden er bij jouw plannen passen en hoe om te gaan met samenwerkingen. Ook kunnen zij je ondersteunen bij de financiële aspecten van het project. PREADVIES AAN DE MANDAATGERECHTIGDE De VIO adviseurs geven een preadvies op de projectafbakening van de projectleider. Sluit het aan op de onderzoeksstrategie van de faculteit. Is het project financieel haalbaar en/of levert het interessante netwerken op. Het preadvies wordt op papier gezet, samen met een voorlopige begroting en voorgelegd aan de afdelingsvoorzitter. MANDAATGERECHTIGDE // AFDELINGSVOORZITTER» DECAAN» CVB stap 1.3: EERSTE CHECK Op basis van het preadvies geeft de afdelingsvoorzitter een akkoord voor het verder uitwerken van de projectafbakening. Afhankelijk van het mandaat wordt de projectafbakening met preadvies hierna voorgelegd aan de decaan en in sommige gevallen ook nog aan het CvB. Het is in het belang van de projectleider dat deze eerste check plaatsvindt. Je voorkomt hiermee dat je veel tijd en energie steekt in een projectplan waar geen draagvlak voor is.

12 van plan naar project Fase 2: CONCRETISERING Zodra je projectafbakening is goedgekeurd, kun je dit in het projectplan verder uitwerken en concretiseren. In deze fase wordt het projectplan in meer detail getoetst aan de kaders van de afdeling. Wanneer alle details op papier staan volgt er weer een goedkeuringsmoment, waarna je in het geval van een subsidieproject de subside kunt gaan aanvragen en bij overige projecten de contracten getekend kunnen worden. projectleider 2.1 Projectplan uitwerken VIO contractmanager 2.2 Begroting opstellen 2.3 afdelingssecretaris Afdelingsvoorwaarden toetsen finance IO 2.4 Advies op begroting mandaatgerechtigde 2.5 GO/NO-GO beslissing

projectwijzer IO - juni 2015 13 PROJECTLEIDER stap 2.1: PROJECTPLAN UITWERKEN DOEL In deze stap wordt op basis van de projectafbakening het projectplan opgesteld (hiervoor heeft VIO een template beschikbaar), zodat de mandaatgerechtigde een gegronde beslissing kan nemen over het wel of niet doorgaan met dit project. INITIATIE Zodra je akkoord hebt gekregen op de projectafbakening kun je dit in het projectplan verder uitwerken. OMSCHRIJVING In het projectplan maak je een verdiepingsslag op de projectafbakening. Hierin is het van belang dat je een concreet beeld krijgt van onderstaande aspecten. Mocht het om een subsidieproject gaan, houd hierbij dan ook de voorwaarden van de subsidieverstrekker in de gaten. Inhoudelijke aansluiting op de onderzoeksstrategie van IO Beoogde projectpartners Gestelde voorwaarden (vanuit subsidieverstrekker of andere projectpartner) Begroting Projectplanning en deadlines Personele bezetting Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan, maar niet alle aspecten hoef je zelf uit te werken. De begroting wordt door de contractmanager van VIO opgesteld (stap 2.2.) en de afdelingssecretaris geeft inzicht in de randvoorwaarden vanuit de afdeling (stap 2.3.). Het is dus van belang dat je gedurende het opstellen van het projectplan contact houdt met deze actoren. AFRONDING Bespreek het projectplan met de afdelingssecretaris en de contractmanager van VIO. Zij zullen het plan controleren op onderzoeks-, personele-, en financiële kaders van de afdeling. TIP Raadpleeg VIO voor voorbeelden van projectplannen.

14 van plan naar project VIO // CONTRACTMANAGER stap 2.2: BEGROTING OPSTELLEN De contractmanager is in deze fase verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting. Deze bestaat uit een ingevulde concept offerte, een interne & externe begroting en een samenvatting van de financiële voorwaarden. Indien het gaat om een subsidieproject zal de contractmanager het projectplan ook toetsen aan de subsidievoorwaarden. AFDELINGSSECRETARIS stap 2.3: AFDELINGSVOORWAARDEN TOETSEN De afdelingssecretaris toetst het projectplan aan de onderzoeks-, personele-, facilitaire-, en financiële kaders van de afdeling. Bij kleine projecten (< 25.000,-) heeft de afdelingssecretaris het mandaat om het project goed te keuren en komt stap 2.5 te vervallen (zie mandaatregeling op pagina 6). FINANCE IO stap 2.4: ADVIES OP BEGROTING Op aanvraag van de afdelingssecretaris toetst finance IO de begroting aan het afdelingsbudget. Hierover brengt finance IO advies uit aan de afdelingssecretaris. MANDAATGERECHTIGDE // AFDELINGSVOORZITTER» DECAAN» CVB stap 2.5: GO/NO-GO BESLISSING Op basis van de documenten aangeleverd door de afdelingssecretaris volgt een Go/ No-Go beslissing van de afdelingsvoorzitter. Afhankelijk van het mandaat wordt het projectplan hierna voorgelegd aan de decaan en in sommige gevallen ook aan het CvB. In het geval dat een van deze partijen voor akkoord wijzigingen in het projectplan vraagt, moet fase 2 opnieuw worden doorlopen.

projectwijzer IO - juni 2015 15 Fase 3: SUBSIDIEAANVRAAG Voor subsidieprojecten kan na het goedkeuren van het projectplan de subsidieaanvraag worden ingediend bij de subsidievertrekker. Voor overige projecten kan deze fase worden overgeslagen en direct worden overgegaan naar de contractfase. projectleider 3.1 projectleider 3.3 Subsidie aanvragen Beschikking verwerken VIO contractmanager 3.2 VIO contractmanager 3.4 Ondersteuning en advies Beschikking controleren afdelingssecretaris 3.5 Akkoord op beschikking

16 van plan naar project PROJECTLEIDER stap 3.1: SUBSIDIE AANVRAGEN DOEL Aanvraag tot subsidie indienen bij de subsidieverstrekker. INITIATIE Je kunt starten met de subsidieaanvraag zodra je projectplan is goedgekeurd door de mandaatgerechtigde. OMSCHRIJVING Dien de subsidieaanvraag in volgens de voorwaarden van de subsidiegever. Raadpleeg hierbij VIO voor ondersteuning en advies. AFRONDING Bij het indienen van de subsidieaanvraag stuur je een kopie van je projectplan aan VIO en aan de afdelingssecretaris. VIO // CONTRACTMANAGER stap 3.2: ONDERSTEUNING EN ADVIES VIO biedt ondersteuning en advies in het aanvraagproces. Dit doen zij onder andere door informatie te verstrekken over subsidievoorwaarden en ondersteuning te bieden bij het opstellen van de subsidieaanvraag.

projectwijzer IO - juni 2015 17 PROJECTLEIDER stap 3.3: BESCHIKKING VERWERKEN DOEL Afdelingssecretaris en VIO op de hoogte stellen van de uitkomst van de subsidieaanvraag. INITIATIE Zodra je de beschikking (goedkeuring of afwijzing) van de subsidieaanvraag hebt ontvangen, zorg je voor verdere afhandeling hiervan. OMSCHRIJVING EN AFRONDING Stuur een kopie van de beschikking door naar de afdelingssecretaris en VIO. Zij controleren de beschikking op eventuele afwijkende bepalingen. Indien de beschikking overeenkomt met de aanvraag kan deze worden ondertekend door de mandaatgerechtigde. Wanneer er echter afwijkende bepalingen in de beschikking staan, zal je in overleg met VIO en de afdelingssecretaris bepalen of er akkoord wordt gegaan met de beschikking. VIO // CONTRACTMANAGER stap 3.4: BESCHIKKING CONTROLEREN VIO controleert, in geval van een goedkeuring, of de beschikking in lijn is met de ingediende subsidieaanvraag. AFDELINGSSECRETARIS stap 3.5: AKKOORD OP BESCHIKKING Wanneer er afwijkende bepalingen in de beschikking staan wordt in overleg met de projectleider en VIO bepaald of akkoord wordt gegeven op de beschikking. De afdelingssecretaris heeft hierin, namens de afdelingsvoorzitter, de beslissende stem. In het geval er geen consortium wordt gevormd, kan na akkoord op de beschikking de administratieve kick-off meeting worden gehouden. De contractfase is in dat geval niet van toepassing.

18 van plan naar project Fase 4: CONTRACT Wordt er in het project samengewerkt met academische partners of bedrijven? Dan worden in deze fase alle afspraken duidelijk op papier gezet. Contracten, samenwerkingsovereenkomsten en offertes worden ondertekend. projectleider 4.1 Contract in ontvangst nemen VIO contractmanager 4.2 Contracten regelen afdelingssecretaris 4.4 Kick-off meeting organiseren mandaatgerechtigde 4.3 Contracten ondertekenen

projectwijzer IO - juni 2015 19 PROJECTLEIDER stap 4.1: CONTRACT VERWERKEN DOEL In het geval je niet de penvoerder van het project bent, ontvang je een contract, offerte of overeenkomst van de andere partij. Doel van deze stap is om dit document getekend te krijgen. INITIATIE Zodra je het contract of de overeenkomst hebt ontvangen, zorg je voor verdere afhandeling hiervan. OMSCHRIJVING EN AFRONDING Stuur een kopie van het document door naar de contractmanager en afdelingssecretaris. De contractmanager controleert de inhoud van het contract en stuurt deze door naar de mandaatgerechtigde voor ondertekening. VIO // CONTRACTMANAGER stap 4.2: CONTRACTEN REGELEN De contractmanager onderhandelt met de partners over de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst of stelt deze documenten zelf op wanneer de projectleider de penvoerder is van het project. Dit proces wordt tot een volledig getekend contract beheerd door de contractmanager. MANDAATGERECHTIGDE // AFDELINGSVOORZITTER» DECAAN» CVB stap 4.3: CONTRACTEN ONDERTEKENEN Wanneer de inhoud van het contract, de samenwerkingsovereenkomst of de offerte akkoord is, wordt dit document door de betreffende mandaatgerechtigde ondertekend.

20 van plan naar project AFDELINGSSECRETARIS stap 4.4: KICK-OFF MEETING ORGANISEREN Zodra alle contracten, offertes en overeenkomsten zijn ondertekend, organiseert de afdelingssecretartis de administratieve kick-off meeting. Bij deze meeting zijn de projectleider, afdelingssecretaris, finance IO en, afhankelijk van de grootte van het project, de contractmanager aanwezig. Fase 5: KICK-OFF PROJECTLEIDER, CONTRACTMANAGER, AFDELINGSSECRETARIS & FINANCE IO stap 5.1: ADMINISTRATIEVE KICK-OFF De administratieve kick-off van het project is een interne meeting waarbij de administratieve kant van het project wordt overgedragen van VIO naar de projectleider en finance IO. Dit is de administratieve start van het project. In deze meeting worden het projectplan, de begroting, personele-, juridische- en financiële kaders van het project besproken. Ook wordt tijdens deze meeting afgesproken hoe de voortgang van het project zal worden gemonitord. Deze meeting staat los van een eventuele inhoudelijke kick-off meeting.

projectwijzer IO - juni 2015 21 HOE NU VERDER... Na de kick-off meeting gaat het project van start. Tijdens het project zijn er nog een aantal administratieve taken waar rekening mee moet worden gehouden. Gedurende het project is de projectleider verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële bewaking van het project. Tijdens de kick-off meeting worden hier concrete afspraken over gemaakt. MEER INFORMATIE Mocht je meer informatie willen over het opstarten van een project, of vragen hebben over deze projectwijzer, neem dan contact op met je afdelingssecretaris.

22 van plan naar project PROJECTWIJZER IO Bij het starten van een project met externe financiering komt heel wat kijken. Past het plan binnen de onderzoeksstrategie van IO? Wordt er subsidie aangevraagd? Zijn er academische instellingen of bedrijven met wie je gaat samenwerken? Hoe ga je dit aanpakken? Wie kunnen je helpen? En zijn er vanuit de faculteit regels en richtlijnen waar je je aan moet houden? Met deze projectwijzer wordt inzichtelijk hoe het proces van plan naar project is ingericht. Bij wie je kunt aankloppen voor ondersteuning. En met welke goedkeuringsmomenten je rekening moet houden. IO.TUDELFT.NL/SAMENWERKEN FACULTEIT INDUSTRIEEL ONTWERPEN LANDBERGSTRAAT 15 / 2628CE / DELFT / NEDERLAND +31 (0)15 2789 807 / IDE@TUDELFT.NL