Regelaar, zakelijk of schatkistbewaarder? Welke type ambtenaar ben jij als het gaat om het geven van opdrachten aan derden? De kordaat optredende regelaar met een instelling dat snelle en acceptabele resultaten nu eenmaal geld kosten, het zakelijke type met een uitstekend instinct voor de juiste deals en relaties of de degelijk en betrouwbare schatkistbewaarder die altijd te rade gaat bijexperts bij het nemen van beslissingen en ervan overtuigd is dat de markt niet te vertrouwen is? Doe de Grote OverheidInkoopTest en je weet het! 1) Een accountmanager van een potentiële leverancier nodigt je uit voor een lunchbespreking in een luxe etablissement voor onderlinge afstemming. A. Ik accepteer de uitnodiging want dit is goed voor de relatie B. Ik accepteer de uitnodiging en stel voor de rekening te delen C. Ik weiger deze uitnodiging en laat het management van de leverancier weten niet gediend te zijn van dit soort uitnodigingen D. Ik weiger deze uitnodiging en nodig de leverancier uit voor een bak koffie op mijn afdeling 2) Op Marktplaats wordt een grote hoeveelheid USB-sticks aangeboden voor een spotprijs, net nu jij deze moet inkopen! A. Ik doe niks want er hier zijn inkoopprocedures voor B. Ik koop een kleine hoeveelheid in en declareer dit met een intern declaratieformulier C. Ik attendeer de inkoopafdeling op dit koopje D. Ik koop gelijk alles op, wat een besparing voor de organisatie! Daarna maak ik zelf wel een bon. 3) Een goede vriend zegt dat hij graag een goede beurt wil maken voor zijn onderneming bij jouw organisatie en dat er wel wat te regelen valt. A. Ik regel een afspraak met een directeur van een voor hem interessante afdeling B. Ik weiger en wijs hem op het feit dat dit niet strookt met het inkoopbeleid. C. Ik geef hem het telefoonnummer van de inkoopafdeling D. Ik zoek uit wie binnen de organisatie zijn product kan gebruiken en koppel dat naar hem terug 1
4) De televisietoestellen in uw organisatie zijn hoognodig aan vervanging toe. Hoe denk je over prijs/kwaliteit? A. Zoveel verschil in kwaliteit is er niet, dus doe maar goedkoop dan doen we al gek genoeg B. Je wilt je collega's toch niet opzadelen met rommel? Goedkoop is vaak duurkoop C. De prijs is niet zo belangrijk. Duurdere TV's zijn mooier en gaan ook veel langer mee D. Je laat de specificatie over aan experts en weegt hun aanbevelingen af tegen de prijs 5) De contractperiode van een grote opdracht loopt af en de nieuwe opdracht wordt een beetje uitgebreider. A. Ik evalueer met de leverancier de huidige samenwerking en stel hierna concurrentie B. Ik doorloop gewoon een nieuwe inkoopprocedure. Het maakt me eigenlijk niet uit of de huidige leverancier er opnieuw uitkomt C. Ik overleg met de huidige leverancier en verleng eenvoudig met een paar aanpassingen het huidige contract D. Ik maak de specificatie nauwkeuriger zodat de huidige leverancier ongetwijfeld de opdracht zal krijgen 6) Ai, een rekenfout van een leverancier doet hem eindigen op de tweede plaats bij een aanbesteding. Wat denk je? A. Een simpele correctie draagt bij aan een mooi resultaat. Ik wil nummer 2 de kans geven om de fout te corrigeren B. Jammer van die fout maar als hij nu al een dergelijk fout maakt, wat zal dat dan betekenen voor de toekomstige dienstverlening? Jammer dus. C. Niets aan te doen, pech voor deze leverancier. D. Fouten maken is menselijk, dus ik kies gewoon nummer 2. 7) Er moet met spoed een onderzoek worden gestart dat in waarde boven de EUaanbestedingsgrens komt. A. Ik vraag mijn leidinggevende om toestemming om de opdracht buiten de reguliere procedures uit te voeren B. Ik kijk of de genoemde spoed aantoonbaar is volgens de EUaanbestedingsregels en zal deze opdracht ook conform regels uitvoeren C. Ik neem direct contact op met een leverancier en gun de opdracht D. Ik vraag de inkoopafdeling om advies en ondersteuning 2
8) De expertise van een specifieke leverancier is nodig, maar hij stelt andere leveringsvoorwaarden voor. A. Ik vergelijk de leveringsvoorwaarden en leg de verschillen voor aan de inkoopafdeling B. Ik vergelijk de leveringsvoorwaarden en als de verschillen niet schokkend zijn accepteer ik ze C. Ik accepteer ze gewoon. Het is een aardige leverancier, de voorwaarden zijn minder belangrijk D. Ik ga alleen akkoord onder onze eigen voorwaarden 9) Je leidinggevende heeft een opdracht gegund, echter druist dit regelrecht tegen de afspraken met een bestaande raamcontractant in. Wat denk je? A. Ach wat, af en toe moet dat gewoon kunnen B. Dit kan niet, er moet een procedure komen om dit in de toekomst te voorkomen! C. Gedane zaken nemen geen keer, maar ik attendeer mijn leidinggevende wel op het bestaan van een raamcontract D. Niet handig, snel uitzoeken hoe we deze opdracht in duur kunnen beperken om eventuele schade te minimaliseren 10) Je hebt voor een bepaald product 40.000,- gecalculeerd budget en de opdracht in concurrentie uitgezet. De huidige vertrouwde leverancier is de enige die heeft geoffreerd maar voor 55.000,-. A. 40.000,- budget was een reële schatting. Vraag is klaarblijkelijk niet goed overgekomen. Je wijst de offerte af en zet de aanvraag opnieuw -in concurrentie- uit. B. Je gaat met de leverancier in onderhandeling. Krijg je korting of extra dienstverlening dan ga je met hem in zee. C. Je wijst de leverancier af, past niet binnen budget D. Je vraagt een budgetverhoging aan en gaat gunt de opdracht aan deze leverancier. 11) Na een lang onderhandelingsproces heb je een mooie deal bereikt. Je controller geeft echter aan dat dit eigenlijk in concurrentie had moeten gebeuren. A. Ik haal de controller over dat het inefficiënt is om het proces te wijzigen. Er zit veel moeite in en het heeft een mooi inkoopresultaat B. Ik nodig alsnog andere leveranciers uit die een eerlijke kans krijgen C. Ik stop het proces en start de juiste procedure D. Ik betrek nog een aantal leveranciers in het proces om concurrentie aantoonbaar te maken, maar sluit de deal met de huidige leverancier 3
Klaar? Bekijk welke antwoorden je hebt en tel de punten bij elkaar op. Dan zie je hieronder welke type overheidsdienaar jij bent als het gaat om het geven van opdrachten aan derde. 1) A,12 B, 8 C, 0 D, 4 7) A, 8 B, 0 C, 12 D, 4 2) A, 0 B, 8 C, 4 D, 12 8) A, 4 B, 8 C, 12 D, 0 3) A, 12 B, 0 C, 4 D, 8 9) A, 12 B, 0 C, 8 D, 4 4) A, 0 B,12 C, 8 D, 4 10) A, 4 B, 8 C, 0 D, 12 5) A, 4 B, 0 C,12 D, 8 11) A,12 B, 4 C, 0 D, 8 6) A, 8 B, 4 C, 0 D, 12 Totaal score:. 0-33 punten Schatkistbewaarder: Je bent zeer integer en zorgt ervoor dat de relaties met leveranciers strikt zakelijk zijn en blijven. De mensen in je omgeving die je wat minder mogen, noemen je een krent, pietje precies en soms te kortzichtig. Je zit als een bok op de haverkist en werkt alleen volgens de beschreven regels. Mogelijk dat soms het organisatiebelang daaraan verloren gaat. 34-66 punten Zakelijke type: Je hebt oog voor ontwikkelingen en begrijpt dat zaken doen niet alleen volgens de procedures moet. Je bent beheerst, degelijk en betrouwbaar. Daardoor zal je niet teveel in de problemen komen. Een ordelijke bedrijfsvoering staat hoog in jouw vaandel, het is echter wel raadzaam om de inhoudelijke zaken af te (blijven) stemmen met je collega's. 67-99 punten Regelaar: Je beseft je dat zaken doen met de markt voornamelijk om relaties gaat. Aan deze relaties moet gewerkt worden en je neemt de regels niet te zwart/wit. Je beschouwt jezelf als een moderne ambtenaar die uitstekend weet waar de grenzen liggen. Verantwoording durf je makkelijk af te leggen voor je daden maar het is raadzaam om de grenzen van het zaken doen niet telkens op te zoeken. Zorg voor voldoende kennis van de inkoop- en integriteitrichtlijnen. 100-132 punten Big Spender: Voor jou is een bedrijfsmatige opererende overheid een illusie. Geld is geen issue, het gaat om het resultaat! Je bent overtuigd dat je handelt in belang van de organisatie maar zou liever in het bedrijfsleven willen werken omdat je meent dat ze je daar wel begrijpen. Verlies in 4
je enthousiasme niet het doel uit het oog! 5