GEMEENTERAADSZITTING 19 OKTOBER 2015 TOELICHTINGSNOTA DIENST SECRETARIE Openbare zitting DEPARTEMENT GRONDGEBIEDSZAKEN 1 Gemeentelijk Ruimtelijk Uitvoeringsplan (RUP) Activiteitenkorrels N50. Voorlopige vaststelling ontwerp. Inhoudelijk Het ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP) Activiteitenkorrels N50 omvat in hoofdzaak een zone voor gemengde functies waar wonen de hoofdbestemming uitmaakt met verschillende mogelijke nevenfuncties. Voor bestaande kleinhandel en horeca in deze zone worden aparte voorschriften voorzien om deze activiteiten te behouden binnen de vergunde oppervlaktes of volumes, bestaande bedrijvigheid krijgt daarentegen uitbreidingsmogelijkheden. Meergezinswoningen worden er niet toegelaten. Het verschil in mogelijkheden van functies binnen en buiten de activiteitenkorrels komt minder tot uiting dan voorzien in het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan omdat bepaalde mogelijkheden binnen de activiteitenkorrels strijdig zijn met beleidskaders van hogere overheden. De afbakening van de activiteitenkorrels zijn samen met de grenscorrecties ten aanzien van het gewestplan tot op perceelsniveau, de basis voor de afbakening van de zone voor wonen met gemengde functies. Daarnaast zijn er een aantal specifieke bestemmingen vastgelegd. Het Populierenhof en Acanthus worden in een zone voor horeca en wonen gelegd. Holvoet krijgt de bestemming handel met specialisatie. Er zijn een aantal zones voor bedrijvigheid (Vanassche, ex-site SWD, Kid s House, ) ingetekend, analoog aan de gewestplanbestemming, die deze bestemming behouden. De ruimte rondom al deze genoemde zones blijft agrarisch gebied, dat bouwvrij ingetekend wordt om de zichten op de open ruimte te garanderen, behalve nabij bestaande landbouwzetels waar uitbreidingsmogelijkheden blijven bestaan. Alle verkavelingen binnen het plangebied worden opgeheven. Procedure Bij beslissing van het college van 25.10.2006 werd beslist tot de opmaak van het ruimtelijk uitvoeringsplan Activiteitenkorrels N50. De gemeenteraad heeft bij beslissing van 18.12.2006 kennis genomen van de beslissing tot opmaak en heeft de contractuele voorwaarden en de raming goedgekeurd. Na de voorbereidende stappen, werd het RUP op plenaire vergadering gebracht op 24.04.2009 waar de voorwaardelijke gunstige adviezen van die aard waren dat er aan het RUP zeer grote aanpassingen moesten aangebracht worden, aanpassingen die bovendien de ruimtelijke problematieken niet zouden oplossen. De procedure werd daarop niet verder gezet. Om alsnog aan de initiële doelstelling te voldoen, om de toenemende dynamiek van de N50 te ordenen, gezien de evolutie in een aantal bouwvergunningsdossiers en gezien het afleveren van een planologisch attest aan GKC (Acanthus) en de daaruit mogelijk volgende decretale verplichtingen inzake de opmaak van een voorontwerp van een RUP, werd het RUP middels een collegebeslissing van 15.07.2014 hernomen.
Uit het verslag van de plenaire vergadering dd. 14.11.2014 blijkt dat, indien het RUP wordt aangepast aan de bemerkingen, het RUP gunstig geadviseerd wordt en het verdere planningsproces kan doorlopen worden. Er wordt wel specifiek verwezen naar de opmerking inzake schorsingsrecht van de Provincie en Ruimte Vlaanderen. De raadscommissie grondgebiedszaken van 09.06.2015 kwam niet tot een eensgezind advies. Zowel het standpunt van het niet verderzetten van het RUP, omdat bepaalde ruimtelijke problematieken niet opgelost kunnen worden of zonder het RUP opgelost werden, als het standpunt van het verderzetten van het RUP om deze zone ruimtelijk te ordenen om duidelijkheid en rechtszekerheid te creëren voor alle betrokkenen worden onderschreven. Het college besliste op 16.06.2015 het RUP Activiteitenkorrels N50 alsnog verder te zetten met de site Holvoet aangeduid in zijn feitelijke functie van tuincentrum. Het verderzetten van het RUP heeft volgende voordelen en gebeurt op volgende gronden: - een RUP dient niet alleen om juridische problemen op te lossen maar om een gebied kwalitatief te ordenen; - het gebied wordt geordend naar analogie met de andere RUP s zonevreemde woningen op het grondgebied en is een uitvoering van het structuurplan. Concrete voorbeelden hiervan zijn: grenscorrecties van percelen die door twee gewestplanbestemmingen doorsneden worden, beeldkwaliteit, mogelijkheden landbouwzetels volgens GRS (gemeentelijk ruimtelijk structuurplan) brengen, afbakening bouwvrij gebied, vermijden verdere dynamiek langs N50 (bv. vermijden appartementen, geen nieuwe autonome handel/diensten), afschaffen van verkavelingsvergunningen met verschillende voorschriften, ; - interpretatie van het structuurplan of gewestplan wordt vermeden en alle huidige als toekomstige betrokkenen krijgen rechtszekerheid over hun situatie. Het negatief advies op de bestemmingswijzing voor de site Holvoet is een nadeel met het oog op de schorsingsmogelijkheden van de hogere overheden, maar dit betekent niet dat de stad niet de huidige functie kan intekenen. Nu dient de gemeenteraad het ontwerp van het RUP Activiteitenkorrels N50 voorlopig vast te stellen. Daaropvolgend dient binnen de 30 dagen het openbaar onderzoek aangekondigd te worden. Het openbaar onderzoek zelf dient te starten binnen maximum 30 dagen na deze aankondiging. Dit openbaar onderzoek duurt 60 dagen en wordt bekend gemaakt door aanplakking in het stadhuis, publicatie in drie kranten, in het Belgisch Staatsblad en in het stedelijk infomagazine alsook op de website van de stad. Op hetzelfde ogenblik wordt zowel aan de Deputatie als aan de Vlaamse regering een exemplaar opgestuurd van het voorlopig vastgestelde ontwerp van RUP voor eventueel advies. Na nieuw advies van de Gecoro, en desgevallend inname van standpunt inzake eventueel ingediende bezwaarschriften, en advies van de raadscommissie grondgebiedszaken, wordt het dossier dan opnieuw voorgelegd aan de gemeenteraad voor definitieve vaststelling van het RUP. 2 Verkoop van het vroegere politiekantoor Marktstraat 53. Herziening richtprijs. Sinds de verhuis van het politiecommissariaat en de raadsbeslissing van 09.09.2013 staat het vroegere politiekantoor in de Marktstraat 53 leeg en te koop. Er is toen beslist om een zone van 10a 21ca te verkopen zoals uitgetekend als lot 1 op het plan van 05.03.2013 van landmeter Callewaert.
Dit lot 1 omvat het oude gebouw uit 1882, de recentere aanbouw met hellend vlak en de open circulatieruimte tot op de hoogte van de achterperceelsgrens van de vrijplaats. De zone vanaf die achterperceelsgrens (zijnde de volledige parking) werd niet te koop aangeboden. Dit zou stadseigendom blijven om een directe en automatische uitweg naar de Ballingenweg te geven. Verder werd toen beslist om een verkoop tegen biedingen via tussenkomst van het Aankoopcomité als procedure te kiezen. Dit impliceert dat er geen formele openbare verkoop wordt gehouden, maar dat er via aanplakking ter plaatse, op de stadswebsite, op de comité-site, zoveel mogelijk publiciteit wordt gemaakt om aanbiedingen te krijgen teneinde tegen een zo interessant (hoog) mogelijk bod te verkopen. Ondertussen staat het pand al twee jaar te koop. Hoewel er een twintigtal geïnteresseerden zich hebben gemeld, blijkt toch dat de voorgestelde minimale instelprijs van 700.000 euro te hoog is gelet op de ontwikkelingsbeperkingen namelijk: het behoud van de voorgevel, een bouwverbod kant Ballingenweg, de maximale bouwmogelijkheden, e.a. die het RUP (ruimtelijk uitvoeringsplan) voorziet. In zitting van 01.09.2015 besprak het college het herzien schattingsverslag van de Afdeling Vastgoedtransacties (opvolger van het vroeger Aankoopcomité). De richtprijs wordt in dit nieuw verslag bepaald op 500.000 euro. Principieel opteerde het college bijgevolg om de nieuwe richtprijs, via een hernieuwde tekoopstelling, aan de gemeenteraad ter bekrachtiging voor te leggen. Alle andere voorwaarden die zoals eerder door de raad op 9 september 2013 zijn goedgekeurd, worden behouden. Het komt de raad toe deze aangepaste prijszetting goed te keuren. De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 43 par. 2, 12 van het gemeentedecreet gezien de verrichting niet nominatief in het budget is opgenomen. 3 Renovatie van cc Het SPOOR - studieopdracht. Goedkeuren bestek, raming (77.272,72 euro + 21 % btw) en gunningswijze. In het strategisch meerjarenplan is voorzien dat er een plan van aanpak dient opgemaakt te worden voor een gefaseerde grondige renovatie van cc Het SPOOR. In het kader van de opdracht Renovatie van CC 't Spoor - studieopdracht werd een bestek opgesteld door het departement grondgebiedszaken. De uitgave voor deze opdracht van diensten wordt geraamd op 77.272,72 euro excl. btw of 93.499,99 euro incl. 21 % btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag waarbij de opdracht dient te worden gegund aan de inschrijver die een regelmatige offerte heeft ingediend, die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria. De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par 2., 11 van het gemeentedecreet). De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 221007/070510-VT-VT 38 (actieplan AP9.6) (Actie 9.6.3).
DEPARTEMENT FACILITY 4 Leveren en plaatsen van condensatieketels school Zuid. Goedkeuren bestek, raming (28.900 euro + 21 % btw) en gunningswijze. De huidige verwarmingsinstallatie van school Zuid vertoont gebreken. De installatie is 32 jaar oud. Een black out van de installatie is reëel. De eventuele herstellingskosten zullen dan hoog zijn. Het is daarom opportuun om de verouderde ketels preventief te vervangen, waardoor de installatie bedrijfszeker wordt en het energieverbruik daalt. Tegen de nakende nieuwbouw zal de installatiekost grotendeels terugverdiend zijn. Hergebruik van de condensatieketels in de nieuwbouw is mogelijk. In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. 861.2-A.15/43 opgesteld door het departement facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 28.900 euro excl. btw of 34.969,00 euro incl. 21 % btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, gezien de aard van de bestelling (raming lager dan 85.000 euro) en gezien deze gunningswijze aan de stad de meeste waarborgen biedt betreffende prijsvorming en service. Door het vooraf selecteren van minimum drie aannemers speelt de concurrentie, maar anderzijds blijft de zekerheid dat de aangeschreven aannemers over de nodige vakkennis en deskundigheid beschikken. De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par 2, 11 van het gemeentedecreet). De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 230000/080031-WOL-WOL 68. 5 Aansluiting bij aankoop- en opdrachtencentrales FARYS/TMVW en Infrax. 1. Aanleiding en overwegingen Op het vlak van het organiseren van aankoop- en/of opdrachtencentrales in het kader van de wet op de overheidsopdrachten werden er twee initiatieven aan de stad Harelbeke voorgesteld: Infrax en FARYS/TMVW. Beiden willen de samenaankoop van gemeenten realiseren. Door aankopen samen te realiseren, kan veel geld/tijd bespaard worden. De aankoopdiensten van initiatiefnemers zouden een coördineerde rol spelen. Dankzij de schaalvoordelen, die de bundeling van de gemeenschappelijke behoeften van steden en gemeenten creëert, kunnen gunstiger voorwaarden op de markt bedongen worden wat betreft de aankoop van leveringen, diensten en werken. Door het centraal voeren van de aanbestedingsprocedure zal het aankoopproces kostenefficiënter kunnen verlopen. Infrax biedt voor het moment een pakket van zeven dossiers. Voor vier van die zeven dossiers heeft de stad een voorsprong. Er werden zelf procedures uitgeschreven en dossiers afgehandeld voor onkruidbeheer, elektronische maaltijdcheques, betaalterminals en mobiele telefonie en dataverkeer. Twee van de drie overige dossiers kunnen interessant zijn: externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, medische controle. Eén dossier zal nooit van toepassing zijn voor Stad Harelbeke, omdat het meer op grotere steden gericht is. Het gaat om monitoring onkruidbestrijding.
Er is een model van samenwerkingsovereenkomst, waarin is bepaald dat Infrax als opdrachtencentrale het aanbestedingsproces zal voeren en raamovereenkomsten zal afsluiten voor de gemeenten. De overeenkomst is voor onbepaalde duur. De gemeenten krijgen de mogelijkheid om hun behoeften zelf kenbaar te maken en zo deel te nemen aan de geselecteerde dossiers waarbij samen wordt aangekocht. Elke gemeente is vrij om na ondertekening te beslissen of ze al dan niet aan een voorgesteld dossier om samen aan te kopen wenst deel te nemen. Voor het voeren van de aanbestedingsprocedure voor de dossiers waarbij samen wordt aangekocht, zal door Infrax een kostendekkende aanrekening gebeuren. Door de stuurgroep wordt er een vast percentage berekend, zich baserend op de waarde van de overeenkomst. Voor de overeenkomsten waarvoor de kostenberekening op basis van het percentage op de contractwaarde niet correct zou zijn, kan door de stuurgroep een andere wijze van vergoeding bepaald worden (bv. forfait). Bij toetreding is er geen aandeelhouderschap. TMVW heeft recent een operator FARYS opgericht ter realisatie van opdrachten- en /of aankoopcentrales. FARYS/TMVW zal meer als aankoopcentrale opereren. Zij bieden een zeer uitgebreid pakket aan. De toetredingsvoorwaarde om te kunnen participeren in de aanvullende diensten is vennoot te worden als A-partner (cfr. art. 18 statuten TMVW). Er moet ingetekend worden op 1 A-aandeel per 5.000 inwoners, afgerond naar onder. De nominale waarde van 1 A-aandeel is 1.000 euro en dient bij intekening voor een vierde volstort. Voor Stad Harelbeke bedraagt dit dus 1.250 euro. De uitgifte van A-aandelen gaat gepaard met het verplicht opnemen van evenveel F- aandelen. De nominale waarde is 25 euro, eveneens voor één vierde vol te storten. Dit vloeit voort uit een statutaire bepaling (art. 19, 2e paragraaf van de huidige statuten). In het geval van Harelbeke betekent dit dat er op 5 F-aandelen moet ingetekend worden (uitgaande van 5 A-aandelen). Rekening houdende met de volstorting betekent dit een uitgave van 31,25 euro. Het komt de gemeenteraad toe zijn goedkeuring te verlenen aan de samenwerkingsovereenkomst met Infrax en/of FARYS/TMVW. De gecoördineerde Nederlandstalige versie van de statuten van TMVW wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. De intercommunale TMVW (opgezet en beheerd volgens de wet op de intercommunales van 1986) conformeert momenteel haar organisatie naar het decreet op de intergemeentelijke samenwerking (DIS). De bestaande activiteiten van de divisie Aanvullende Diensten worden middels een zogenaamde transitie finaal ondergebracht in een afzonderlijk intergemeentelijk samenwerkingsverband (ISV), het ISV TMVS (Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Services). TMVS wordt opgezet en beheerd volgens het DIS. De omvorming wordt geagendeerd op de algemene vergadering van FARYS/TMVW van 17 december 2015. Tijdens de overgangsfase loopt alles verder via de intercommunale TMVW, inclusief toetredingen. TMVS is daarbij de (automatische) rechtsopvolger van TMVW inzake de activiteit Aanvullende Diensten. Cfr. art 44 van de statuten FARYS/TMVW heeft elke vennoot die inschrijft op een A- aandeel recht op één vertegenwoordiger Directiecomité voor Aanvullende Diensten. De voorgedragen kandidaat moet gemeenteraadslid zijn. Het komt de gemeenteraad toe hiervoor een kandidaat voor te dragen. Er is een standaardprijs per type dossier variërende tussen 5 en 7,5 % op het totaal gegund bedrag als werkingsbijdrage.
Aansluiting op de opdrachten- en aankoopcentrales is aangewezen, maar voor het intekenen op een bepaald dossier moet er intern een kosten/baten analyse opgemaakt worden om te zien of het opportuun is om het dossier uit de handen te geven. Het grootste verschil tussen de 2 type centrales is het volgende: 1. Aankoopcentrale: het dossier wordt van het begin tot en met de oplevering en facturatie door de centrale zelf gevoerd en de stad krijgt de afrekening vanuit de centrale gefactureerd. 2. Opdrachtencentrale: het dossier wordt tot en met de gunning uit handen genomen. Voor de afhandeling staat de stad er terug alleen voor. 2. Voorgestelde beslissing De samenwerkingsovereenkomst met Infrax en het toetredingsdossier, die als bijlage aan onderhavig besluit worden toegevoegd, worden goedgekeurd. De samenwerkingsovereenkomst met FARYS/TMVW en het toetredingsdossier, die als bijlage aan onderhavig besluit worden toegevoegd, worden goedgekeurd. De toetreding tot de A divisie van het TMVW (FARYS) wordt goedgekeurd. Er wordt ingetekend op de 5 A-aandelen die zullen worden volstort zoals de statuten bepalen. Gezien de uitgifte van A-aandelen gepaard gaat met het verplicht opnemen van evenveel F-aandelen zullen deze ook worden volstort zoals de statuten bepalen. Gelet op de goedkeuring van de voorafgaande overeenkomst dient bij geheime stemming gestemd over de voordracht van een vertegenwoordiger in het Directiecomité Aanvullende Diensten van FARYS/TMVW. Afschrift van de beslissing wordt overgemaakt aan de betreffende instellingen. Het College van Burgemeester en Schepenen wordt gelast met de (verdere) uitvoering van deze beslissing. DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 6 Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij cvba. Bijzondere algemene vergadering van 22.10.2015. Goedkeuren statutenwijziging. De stad ontving op 28.09.2015 de uitnodiging tot de buitengewone algemene vergadering van de Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij cvba, op donderdag 22.10.2015 om 19u30. De stad is in deze maatschappij houder van 216 aandelen. De agenda voor de buitengewone algemene vergadering luidt als volgt: Aanpassing van de statuten om ze in overeenstemming te brengen met het besluit van de Vlaamse regering van 16.05.2014 tot bepaling van de nadere regels met betrekking tot de beheeraspecten van sociale huisvestingsmaatschappijen en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen.
De statutenwijziging komt er naar aanleiding van bovenvermeld besluit van de Vlaamse regering waarin o.a. wordt bepaald dat de algemene vergadering de nodige aanpassingen dient uit te voeren aan de statuten en aan de samenstelling van de raad van bestuur om te voldoen aan de bepalingen van artikel 19 van onderhavig besluit, ten laatste op 01.01.2016. In afwijking hiervan kan de algemene vergadering beslissen om de samenstelling van een nieuwe raad van bestuur uit te stellen tot ten laatste de algemene vergadering waarop de jaarrekening van het jaar 2018 wordt neergelegd, en uiterlijk op 01.07.2019. Artikel 19 van het desbetreffend besluit van de 16.05.2014 stelt het volgende: Aan artikel 3, eerste lid, van het besluit van de Vlaamse regering van 22.10.2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen, wordt een punt 6 toegevoegd, dat luidt als volgt: 6 een raad van bestuur aanstellen met ten minste een derde van de aangestelde leden van een ander geslacht en die maximaal uit het volgende aantal leden bestaat: a)vijf leden voor een sociale huisvestingsmaatschappij die minder dan 500 sociale huurwoningen in beheer heeft en die de laatste vijf jaar gemiddeld minder dan 10 sociale koopwoningen per jaar heeft gerealiseerd; b)negen leden voor een sociale huisvestingsmaatschappij die minstens 500 en minder dan 1500 sociale huurwoningen in beheer heeft of die de laatste vijf jaar gemiddeld minstens 10 sociale koopwoningen per jaar heeft gerealiseerd; c)dertien leden voor een sociale huisvestingsmaatschappij die minsten 1500 sociale huurwoningen in beheer heeft. Om aan deze voorwaarden te voldoen wordt het voorstel tot wijziging van de statuten van de Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij cvba voorgelegd aan de gemeenteraad om goed te keuren op de algemene vergadering dd. 22.10.2015. De voornaamste wijzigingen vallen onder III. Bestuur en toezicht: wijziging artikel 6 en toevoeging van artikel 6 bis en artikel 6 ter die luiden als volgt: III. BESTUUR EN TOEZICHT Artikel 6 De vennootschap wordt bestuurd door een raad, bestaande uit vijftien leden. De duur van hun mandaat wordt vastgesteld op zes jaar. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de provincie. Zeven mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de gemeenten, met dien verstande dat iedere gemeente slechts één bestuurder kan afvaardigen in de raad van bestuur. Nieuwe kandidaat bestuurders dienen hun kandidatuur kenbaar te maken aan de Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij per gewoon schrijven of per mail, dit uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering of buitengewone algemene vergadering. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Zes mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de andere inschrijvers. De bestuurders die de provincie, een gemeente en het O.C.M.W. vertegenwoordigen, worden gekozen uit de kandidaten die door de betrokken openbare besturen worden voorgedragen. Hun mandaat vervalt van ambtswege op vraag van het openbaar bestuur dat hen heeft voorgedragen, aan de vennootschap betekend bij aangetekende brief. De raad kiest uit zijn leden een voorzitter en eventueel één of twee ondervoorzitters. De bestuurders worden enkel voor de duur van hun mandaat in die hoedanigheid benoemd. Als het Vlaamse Gewest, een provincie, gemeenten en openbare centra voor maatschappelijk welzijn gezamenlijk de meerderheid van het maatschappelijk kapitaal bezitten, moeten hun afgevaardigden gezamenlijk de meerderheid bezitten in de raad van bestuur. Het mandaat van bestuurder is onverenigbaar met de functie van directeur of ander personeelslid van de vennootschap.
Artikel 6 bis Bij beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering de dato werd beslist dat de inhoud van artikel 6 van de statuten van toepassing blijft tot en met 26 mei 2016 en zal vervangen worden door onderhavig artikel 6 bis met ingang vanaf 27 mei 2016 en dit tot en met 23 mei 2019. De vennootschap wordt bestuurd door een raad, bestaande uit vijftien leden. De duur van hun mandaat wordt vastgesteld op zes jaar. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de provincie. Zeven Acht mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de gemeenten, met dien verstande dat iedere gemeente slechts één bestuurder maximaal twee bestuurders kan afvaardigen in de raad van bestuur. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Zes Vijf mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de andere inschrijvers. De bestuurders die de provincie, een gemeente en het O.C.M.W. vertegenwoordigen, worden gekozen uit de kandidaten die door de betrokken openbare besturen worden voorgedragen. Hun mandaat vervalt van ambtswege op vraag van het openbaar bestuur dat hen heeft voorgedragen, aan de vennootschap betekend bij aangetekende brief. Nieuwe kandidaat bestuurders dienen hun kandidatuur kenbaar te maken aan de Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij per gewoon schrijven of per mail, dit uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering of buitengewone algemene vergadering. De raad kiest uit zijn leden een voorzitter en eventueel één of twee ondervoorzitters. De bestuurders worden enkel voor de duur van hun mandaat in die hoedanigheid benoemd. Als het Vlaamse Gewest, een provincie, gemeenten en openbare centra voor maatschappelijk welzijn gezamenlijk de meerderheid van het maatschappelijk kapitaal bezitten, moeten hun afgevaardigden gezamenlijk de meerderheid bezitten in de raad van bestuur. Het mandaat van bestuurder is onverenigbaar met de functie van directeur of ander personeelslid van de vennootschap. Artikel 6 ter Bij beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering de dato werd beslist dat de inhoud van artikel 6 bis van de statuten van toepassing blijft tot en met 23 mei 2019 en zal vervangen worden door onderhavig artikel 6 ter met ingang vanaf 24 mei 2019 en dit overeenkomstig artikel 20, derde lid van het besluit van de Vlaamse regering van 16 mei 2014 tot bepaling van de nadere regels met betrekking tot de beheeraspecten van sociale huisvestingsmaatschappijen en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen. De vennootschap wordt bestuurd door een raad, bestaande uit vijftien leden. minstens 3 leden. De algemene vergadering waakt erover dat de samenstelling van de raad van bestuur in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen. De duur van hun mandaat wordt vastgesteld op zes jaar. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de provincie. Acht mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de gemeenten, met dien verstande dat iedere gemeente maximaal twee bestuurders kan afvaardigen in de raad van bestuur. Eén mandaat van bestuurder wordt voorbehouden aan de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Twee derde van de mandaten worden gezamenlijk voorbehouden aan de Provincie West- Vlaanderen, aan de steden en gemeenten, aan de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn en aan het Vlaamse Gewest. Eén derde van de mandaten van bestuurder worden voorbehouden aan de andere inschrijvers. De bestuurders die de provincie, een gemeente en het O.C.M.W. vertegenwoordigen, worden gekozen uit de kandidaten die door de betrokken openbare besturen worden voorgedragen. Hun mandaat vervalt van ambtswege op vraag van het openbaar bestuur dat hen heeft voorgedragen, aan de vennootschap betekend bij aangetekende brief. Nieuwe kandidaat bestuurders dienen hun kandidatuur kenbaar te maken aan de Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij per gewoon schrijven of per mail, dit uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering of buitengewone algemene vergadering. De raad kiest uit zijn leden een voorzitter en eventueel één of twee ondervoorzitters. De bestuurders worden enkel voor de duur van hun mandaat in die hoedanigheid benoemd. Als het Vlaamse Gewest, een provincie, gemeenten en openbare centra voor maatschappelijk welzijn gezamenlijk de meerderheid van het maatschappelijk kapitaal bezitten, moeten hun afgevaardigden gezamenlijk de meerderheid bezitten in de raad van bestuur. Het mandaat van bestuurder is onverenigbaar met de functie van directeur of ander personeelslid van de vennootschap.
Er worden minstens 3 leden in de goed te keuren statuten vermeld om te voldoen aan het minimaal leden en om op termijn niet opnieuw over te gaan tot een nieuwe statutenwijziging. De gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan voormelde statutenwijziging. 7 Infrax West. Buitengewone algemene vergadering van 23.11.2015. Goedkeuren agenda en bepalen mandaat vertegenwoordiger. Op maandag 23.11.2015 vindt de buitengewone algemene vergadering van Infrax West plaats om 18 uur in de lunchruimte van het Infrax gebouw te Torhout, Noordlaan 9. De agenda ziet eruit als volgt: Buitengewone algemene vergadering 1. Te ontwikkelen activiteiten en te volgen strategie in 2016 2. Begroting 2016 3. Voorlopige resultaten 4. Toelichting bij samenstelling distributienettarief 5. Vervanging bestuurders met raadgevende stem mededeling 6. Toetreding gemeente voor Infrax GIS mededeling 7. Toetreding gemeente voor Infrax-X-net - mededeling De gemeenteraad heeft in zitting van 18.11.2013 de heer Patrick Claerhout als vertegenwoordiger en mevrouw Marijke Ostyn als plaatsvervangend vertegenwoordiger aangesteld voor de duur van de legislatuur. Thans dient de gemeenteraad de agenda van deze vergadering goed te keuren en dient het mandaat van de vertegenwoordiging te worden bepaald. De gemeenteraad is bevoegd op grond van art. 43 par. 2, 5 van het gemeentedecreet en art. 44 van het decreet van 06.07.2001 betreffende de intergemeentelijke samenwerking. 8 Politiezone Deerlijk-Harelbeke. Vaststelling van de dotatie ten laste van de stadsbegroting op zicht van de eerste wijziging van de begroting 2015 van de politiezone. De gemeenteraad heeft in zitting van 15.12.2014 de dotatie ten laste van de stadsbegroting op zicht van de politiebegroting dienstjaar 2015 vastgesteld. Het ontwerp van de eerste begrotingswijziging van de politiebegroting dienstjaar 2015 zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de politieraad in zitting van 20.10.2015. De voorgelegde begrotingswijziging nr. 1 van de politiezone Gavers dienstjaar 2015 komt tot een globaal bepaalde dotatie van 2.992.489,91 euro ten laste van de Stad Harelbeke (72,2267 % van het totaal) en een globaal bepaalde dotatie van 1.150.699,65 euro ten laste van de Gemeente Deerlijk (27,7733 % van het totaal). Wat de Stad Harelbeke betreft, geeft deze begrotingswijziging nr. 1 aanleiding tot een minkost van 87.695,09 euro ten opzichte van de oorspronkelijke politiebegroting 2015. Het komt de gemeenteraad toe de globale dotatie aan de politiezone Gavers op zicht van de eerste begrotingswijziging van de politiezone voor het dienstjaar 2015 ten laste van de Stad Harelbeke op 2.992.489,91 euro goed te keuren.
9 Hulpverleningszone Fluvia. Akkoord dotatie 2016. 1. Aanleiding en bespreking De brandweerzone wordt onder meer door dotaties van de gemeenten van de zone gefinancierd. De dotaties van de gemeenten worden jaarlijks vastgelegd op basis van een akkoord bereikt tussen de verschillende gemeenteraden (art. 68 par. 2 van de wet van 15.05.2007 betreffende de civiele veiligheid). De prezoneraad van de hulpverleningszone Fluvia, hulpverleningszone waartoe de stad Harelbeke behoort, heeft in de zitting van 26.09.2014 de gemeentelijke verdeelsleutel en het macrobudget van 2015-2019 (meerjarenplanning) besproken. Deze meerjarenplanning en verdeelsleutel werden reeds in 2014 aan de gemeenten ter kennis/goedkeuring meegegeven. Bij gemeenteraadsbeslissing van 20.10.2014 werd de financiële verdeelsleutel van de gemeentelijke dotatie van de hulpverleningszone Fluvia, dringende medische hulpverlening inbegrepen, goedgekeurd. Aanvullend besliste de zoneraad in haar vergadering van 29.05.15 om het vakantiegeld 2014 ten laste van de zone te nemen in de begroting 2015 en om de toekomstige vakantiegelden te begroten in het jaar volgend op het werkjaar. Gezien de opstartfase van de zone, zullen de gemeentelijke dotaties voor exploitatie en investeringen in de beginjaren ten volle dienen aangewend te worden teneinde de werking niet in het gedrang te brengen. De financiële bijdrage van de gemeenten past volledig binnen de goedgekeurde meerjarenplanning van 2014. Gesplitst in een exploitatie- en een investeringstoelage is de dotatie voor 2016: 2016 Verdeelsleutel exploitatie investering Totaal 8.856.297,51 1.345.000,00 10.201.297,51 ANZEGEM 3,21% 284.287,15 43.174,50 327.461,65 AVELGEM 2,24% 198.381,06 30.128,00 228.509,06 DEERLIJK 3,06% 271.002,70 41.157,00 312.159,70 HARELBEKE 7,13% 631.454,01 95.898,50 727.352,51 KORTRIJK 37,26% 3.299.856,45 501.147,00 3.801.003,45 KUURNE 4,24% 375.507,01 57.028,00 432.535,01 LENDELEDE 1,38% 122.216,91 18.561,00 140.777,91 MENEN 9,95% 881.201,60 133.827,50 1.015.029,10 WAREGEM 10,83% 959.137,02 145.663,50 1.104.800,52 WEVELGEM 8,06% 713.817,58 108.407,00 822.224,58 ZWEVEGEM 6,84% 605.770,75 91.998,00 697.768,75 SPIERE-HELKIJN 0,64% 56.680,30 8.608,00 65.288,30 LEDEGEM 2,33% 206.351,73 31.338,50 237.690,23 WIELSBEKE 2,83% 250.633,22 38.063,50 288.696,72 100,00% 8.856.297,51 1.345.000,00 10.201.297,51
De gemeenteraad wordt gevraagd zich akkoord te verklaren met de dotatie voor de hulpverleningszone Fluvia voor 2016, gesplitst in een exploitatie- en een investeringstoelage. De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 42 van het gemeentedecreet en de artikelen 67, 68 en 134 van wet betreffende de civiele veiligheid. 2. Voorgestelde beslissing De gemeenteraad gaat akkoord met de dotatie 2016 voor de hulpverleningszone Fluvia, gesplitst in een exploitatie- en een investeringstoelage als volgt: Dotatie voor exploitatie: 631.454,01 euro. Dotatie voor investeringen: 95.898,50 euro. De dotaties voor de volgende jaren zullen niet worden goedgekeurd zonder vooraf een duidelijk zicht te hebben op het gehele budget, in het bijzonder investeringen inbegrepen. Afschrift van deze beslissing zal worden overgemaakt aan de financieel beheerder ter kennisgeving, de provinciegouverneur ter goedkeuring en de hulpverleningszone Fluvia eveneens ter kennisgeving. DEPARTEMENT VRIJE TIJD 10 Afsprakennota vrijetijdsparticipatie 2016-2019. Goedkeuring. Via het Participatiedecreet zet de Vlaamse overheid in op het creëren van lokale netwerken die werken aan het verminderen van de participatiedrempels voor personen in armoede op het vlak van cultuur, jeugdwerk en sport. In zo n lokaal netwerk moeten naast de vrijetijdsdiensten van het stadsbestuur ook het OCMW en verenigingen van personen in armoede of lokale organisaties die personen in armoede als doelgroep hebben, betrokken worden. In Harelbeke gaat het concreet om Welzijnsschakels De Spie en vzw Jongerenzorg (dagcentrum Aventurijn, thuisbegeleidingsdienst Jade, Spelotheek het Speelspook). Door het indienen van een subsidieaanvraag aan de hand van een afsprakennota vrijetijdsparticipatie kan Harelbeke na goedkeuring jaarlijks t.e.m. 2019 aanspraak maken op 5.204 euro extra middelen. Aan de betrokken gemeenten wordt gevraagd om via het principe van de co-financiering jaarlijks een bedrag in te brengen dat minstens het dubbele is van de jaarlijkse subsidie van de Vlaamse overheid (concreet voor Harelbeke 10.408 euro). Het moet hierbij niet gaan om nieuwe of extra uitgaven. Zo kunnen bijvoorbeeld de uitgaven van het OCMW in het kader van de federale middelen voor sociale activering en participatie (ongeveer 7.700 euro voorzien in 2015) of de kortingen bij de organisatie van eigen activiteiten van het stadsbestuur (bijv. speelpleinwerking) ingebracht worden. Aangezien binnen het concept van de UiTPAS er ook veel aandacht gaat naar kortingen voor mensen in armoede, worden in deze afsprakennota de afspraken en principes die eerder vastgelegd werden, herhaald. De cultuurraad, sportraad en jeugdraad werden op 25 augustus jl. via de ondersteunende ambtenaren om advies gevraagd.
De afsprakennota wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. De gemeenteraad is bevoegd om de vermelde afsprakennota goed te keuren op grond van haar residuaire bevoegdheid (art. 42 par. 1 GD). 11 Schenking partituren muzikaal oeuvre Roland Coryn aan de stad Harelbeke. Aanvaarding. De heer Roland Coryn, ere-directeur van de Harelbeekse muziekacademie, schenkt de partituren van zijn volledig muzikaal oeuvre aan de stad Harelbeke. Zo kunnen deze bewaard en geraadpleegd worden. De auteursrechten blijven behoren aan de schenker. De definitieve aanvaarding van een schenking aan de stad is de bevoegdheid van de gemeenteraad (art. 43 par. 2, 13 van het gemeentedecreet). De aanvaarding van de schenking wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. Het bevoegde stadsorgaan zal beslissen waar de partituren worden bewaard. DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 12 Vragenkwartiertje. Besloten zitting DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 13 Aanvaarden ontslag financieel beheerder met ingang van 01.11.2015. 14 Aanstellen van een waarnemend financieel beheerder met ingang van 01.11.2015. Openbare zitting DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 15 Eedaflegging waarnemend financieel beheerder. Overeenkomstig artikel 77 van het gemeentedecreet dient de waarnemend financieel beheerder die werd aangesteld door de gemeenteraad de eed af te leggen in openbare vergadering van deze raad in handen van de voorzitter. De gemeenteraad wordt voorgesteld van deze eedaflegging akte te nemen.