STAPPENPLAN VAN OUDERCOMITÉ NAAR OUDERRAAD 1. Het oudercomité bespreekt intern de omvorming naar een ouderraad Indien consensus 2. Het oudercomité bespreekt de omvorming met de inrichtende macht & directie Indien akkoord Indien niet akkoord 3. Er wordt nagegaan of 10% van de gezinnen de oprichting van een ouderraad wenst 10% vraagt om de oprichting <10% vraagt om de oprichting De inrichtende macht moet Het oudercomité kan enkel een ouderraad oprichten nog proberen alsnog de 10% te bereiken door de ouders persoonlijk aan te spreken 4. Er wordt een oproepingsbrief opgesteld voor de ouders van de school 5. Alle kandidaten zijn automatisch verkozen
6. Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld 7. Het bestuur wordt verkozen 8. Het jaarprogramma wordt samengesteld (activiteitenkalender) 9. De oudervertegenwoordigers voor de schoolraad worden aangeduid 10. Bekendmaking van samenstelling en jaarprogramma
Sinds 1 september 2004 kan er in elke school een ouderraad opgericht worden. Enkel als 10% van de ouders erom vraagt is de inrichtende macht verplicht er een op te richten. De VCOV pleit ervoor dat bestaande oudercomités hun goede werking zouden verder zetten door zichzelf om te vormen. Hoe dat kan, wordt beschreven in onderstaande stappen. Het is immers meer dan zomaar een naamsverandering. STAP 1: INTERNE BESPREKING VAN DE OMVORMING De beslissing om het huidige oudercomité om te vormen naar een ouderraad komt niet uit de lucht vallen. De initiatiefnemers moeten het voorstel grondig bespreken met alle leden van het oudercomité zodat het een gedragen beslissing is waar iedereen de voordelen van inziet. De VCOV ziet volgende voordelen: - De ouderraad is een decretaal verankerd orgaan. Dit betekent dat het een officieel orgaan is op school met rechten en plichten. - Waar het oudercomité door geen enkele regelgeving gesteund wordt, kan de ouderraad wel op een decreet terugvallen. - De ouderraad kan uit zijn midden de vertegenwoordigers van de ouders in de schoolraad aanduiden. Zo is de relatie met de schoolraad gegarandeerd. - Het oudercomité maakt op geen enkele manier aanspraak op betrokkenheid bij de schoolraad, de ouderraad biedt een ondersteunende rol aan de schoolraad. - De ouderraad is er niet enkel om feest- en winstgevende activiteiten te organiseren. Zijn inzet wordt expliciet gevraagd voor het formuleren van een advies aan de schoolraad over allerlei zaken die ouders aanbelangen. - De ouderraad is verplicht alle ouders te informeren over zijn activiteiten en standpunten. Zo zijn alle ouders op de hoogte en kunnen ze instappen in het groeiproces van betrokkenheid naar participatie. - De ouderraad heeft ten behoeve van zijn werking recht op informatie en inzage in documenten via de vertegenwoordiging in de schoolraad. - Alle ouders kunnen zich kandidaat stellen voor de ouderraad. Zo worden misschien ouders bereikt die zich voordien niet wensten te engageren in de ouderwerking. - De schooldoorlichting (inspectie) heeft een aanspreekpunt om de ouders te bevragen. - De inrichtende macht is verplicht om de ouderraad de nodige infrastructurele ondersteuning te bieden (bijv. een vergaderlokaal).
STAP 2: OVERLEG MET DE INRICHTENDE MACHT EN/OF DE DIRECTIE Een goede relatie met de inrichtende macht en de directie is van het grootste belang voor de ouderwerking op school. Tenslotte hebben zij dezelfde doelstelling: het welzijn van de kinderen op school optimaliseren. Het is beter hier samen aan te werken, dan elkaar tegen te werken. Oudercomités die zich willen omvormen tot een ouderraad dienen hun beweegredenen te bespreken met de directie. Alleen door een open dialoog kan een goede samenwerking tot stand komen. De VCOV gaat ervan uit dat de oprichting van een ouderraad de school ten goede komt en dat de directie en de inrichtende macht de omvorming van het oudercomité dan ook zullen steunen. De volgende stap in het stappenplan is het opstellen van een oproepingsbrief. Waar de directie en/of inrichtende macht niet akkoord is met de omvorming of oprichting van een ouderraad, moet er eerst een tussenstap (stap 3) gezet worden. STAP 3: INDIEN GEEN AKKOORD MET DE DIRECTIE EN/OF INRICHTENDE MACHT STAP 3a: nagaan of 10% van de ouders de oprichting van een ouderraad wenst Deze stap dient enkel gezet te worden als de directie en/of de inrichtende macht niet akkoord gaan met de wens van het oudercomité om zich om te vormen tot een ouderraad. De oprichting van een ouderraad kan immers in elke school, maar is verplicht als 10% van de gezinnen erom vraagt. Bij een niet-akkoord van de directie en/of inrichtende macht is het aangewezen samen een bevraging te organiseren naar de wenselijkheid van een ouderraad. Indien het oudercomité pertinent tegenwerking ervaart, kan zij deze bevraging ook op eigen initiatief organiseren. Voor het bepalen van het percentage kijkt men naar het gezin of de leefeenheid en niet naar de individuele ouder. Elk gezin heeft dus één stem. STAP 3b: Als blijkt dat 10% van de gezinnen de oprichting van een ouderraad vraagt, is de inrichtende macht verplicht er een op te richten. Het efficiëntste is om dat te doen in samenwerking met het huidige oudercomité. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden van het oudercomité zich allen kandidaat stellen en alsnog samen met de nieuwe kandidaten, de nieuwe ouderraad vormen. STAP 3c: Als minder dan 10% van de ouders (1 stem per gezin) de oprichting vraagt, is de inrichtende macht niet verplicht een ouderraad op te richten. Het enige dat het oudercomité dan nog kan doen, is de ouders persoonlijk aanspreken om alsnog aan de 10% te geraken. Om dit te vermijden zou het oudercomité best de ouders al tijdens stap 3b oproepen om de vraag tot oprichting van een ouderraad te ondersteunen. STAP 4: HET OPSTELLEN VAN EEN OPROEPINGSBRIEF VOOR DE OUDERRAAD Waar de directie en de inrichtende macht akkoord gaan met de omvorming van het oudercomité naar ouderraad, hoeft geen bevraging naar de wenselijkheid ervan georganiseerd te worden. Het is dus niet nodig te weten of 10% van de ouders het wel effectief wil. Het oudercomité kan zichzelf echter niet zomaar uitroepen tot ouderraad. De ouderraad moet immers democratisch samengesteld worden en dat betekent dat alle ouders de kans moeten krijgen toe te treden. Daarom moeten er verkiezingen georganiseerd worden. Dit kan door een oproepingsbrief mee
te geven voor de ouders met de vraag naar kandidaten. De verkiezingsprocedure kan hier eindigen als men stelt dat alle kandidaten automatisch verkozen zijn. Dit betekent dat men niet overgaat tot een stemming maar dat al wie zich kandidaat stelt voor de ouderraad meteen mag toetreden. De nieuwe ouderraad is dan democratisch samengesteld aangezien alle ouders de kans kregen zich kandidaat te stellen en toe te treden. Rest enkel nog deze samenstelling bekend te maken aan alle ouders en te vermelden vanaf wanneer de ouderraad in werking treedt. Volgens het decreet wordt de ouderraad samengesteld voor een periode van vier jaar. De raad kan zelf een regeling uitwerken over het uittreden, maar als dat niet gebeurt dan geldt de wettelijke bepaling. Deze bepaalt dat de ouders hun mandaat van rechtswege beëindigen wanneer hun kinderen de school verlaten. Als men het decreet naar de letter volgt, kan de ouderraad in jaar x samengesteld worden en pas vier jaar later opnieuw. Het spreekt voor zich dat dit niet wenselijk is. Elk jaar zijn er ouders wiens kinderen de school verlaten of die geen deel meer willen uitmaken van de ouderraad. Het aantal leden kan dus elk jaar dalen, maar er zouden er geen bij kunnen komen. Ook ouders van nieuwe leerlingen worden op die manier buiten spel gezet. De VCOV raadt dan ook aan jaarlijks een oproepingsbrief te verspreiden voor nieuwe kandidaten. De meeste oudercomités deden dit bij het begin van een nieuw schooljaar. Goede gewoontes dienen behouden te blijven! De zaken liggen anders wanneer er een bepaald aantal leden wordt vooropgesteld voor de ouderraad. Het decreet doet dit niet, maar de ouderraad kan zelf een beperking opleggen in haar huishoudelijk reglement. In dat geval kunnen er slechts nieuwe leden bijkomen tot het maximum bereikt is. Zit men al aan dat maximum, dan kan er enkel iemand toetreden als er iemand uittreedt. De VCOV raadt deze manier van werken niet aan. Het is begrijpelijk dat op scholen waar zeer veel interesse is voor de ouderraad, deze zichzelf wil beschermen door een beperkt aantal leden op te leggen. Men kan zich echter zo structureren dat zelfs met een groot aantal leden, de ouderraad vlot en efficiënt werkt. We denken dan bijv. aan het installeren van een dagelijks bestuur en werkgroepen. Voor het opstellen van een oproepingsbrief waarin men naar kandidaten vraagt voor de ouderraad, kan men zich baseren op een voorbeeldbrief van de VCOV. STAP 5: HET VERKIEZEN VAN DE KANDIDATEN Zoals in stap 4 uitvoerig beschreven, stelt de VCOV voor om alle kandidaten automatisch te verkiezen. Op deze manier hoeft men niet over te gaan tot een stemming. Een stemming is enkel nodig als er meer kandidaten zijn dan het aantal te begeven plaatsen. Als men overgaat tot stemming, dreigt het gevaar dat van een groot aantal kandidaten er slechts enkele effectief verkozen worden en de ouderraad dus met een zeer magere bezetting start. STAP 6: HET OPSTELLEN VAN EEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Eens de kandidaten bekend zijn en van rechtswege verkozen zijn, is de samenstelling van de ouderraad rond. De ouderraad kan dan beginnen aan zijn opdrachten. De werking van de ouderraad wordt geregeld in een huishoudelijk reglement. Het zal dus één van de eerste taken van de nieuwe ouderraad zijn, dit huishoudelijk reglement op te stellen. Dit hoeft niet per se op één vergadering afgerond te worden. Het kan de eerste vergaderingen een steeds terugkerend onderwerp op de agenda zijn tot alle items besproken en goedgekeurd zijn. Rome is ook niet op één dag gebouwd.
Men kan zich voor het opstellen van het huishoudelijk reglement baseren op de statuten of werkafspraken van het voormalige oudercomité. Een aantal dingen zullen sowieso veranderen, de goede afspraken die hun dienstbaarheid reeds bewezen hebben kunnen blijven gelden. De voorwaarde is natuurlijk dat iedereen hiermee instemt. De ouderraad kan ook gebruik maken van het voorbeeld van huishoudelijk reglement dat de VCOV heeft opgesteld. Het decreet zegt niet welke punten in het reglement opgenomen moeten worden. De omzendbrief geeft wel een aantal voorbeelden: - het vergaderritme - de besluitvormingsprocedure - aanwezigheids- en stemquota - de wijze waarop men zal samenwerken met de schoolraad en met het lokaal comité - de wijze waarop men communiceert met en informatie bezorgt aan alle personeel, leerlingen en ouders van de school STAP 7: HET VERKIEZEN VAN HET BESTUUR Dit wordt niet geregeld in het decreet. De ouderraad kan zich structureren zoals hij zelf wenst. Het is bijv. niet verplicht een voorzitter te hebben. In de praktijk zal echter blijken dat iemand de verantwoordelijkheid op zich zal nemen om de vergaderingen te leiden en om de ouderraad in goede banen te leiden. Wij raden dus aan toch een voorzitter te verkiezen en ditmaal met geheime stemming. Naast de voorzitter kan er ook een secretaris en een penningmeester verkozen worden. Let op: het bestuur van het voormalige oudercomité mag deze functies niet automatisch naar zich toe trekken. Ook al zijn zij zeer bekwaam en ervaren, elk lid van de ouderraad moet de kans krijgen zich hiervoor kandidaat te stellen. Als men dat wenst kan men met een beurtrol werken. Dit kan bijv. voor het maken van het verslag, voor de functie van voorzitter is een duo-voorzitterschap beter werkbaar dan een beurtrol. STAP 8: SAMENSTELLEN VAN HET JAARPROGRAMMA Om alle ouders bij de school te betrekken kan de ouderraad allerlei activiteiten organiseren. De opgestelde activiteitenkalender noemt men het jaarprogramma. Het is best dit op één van de eerste bijeenkomsten te plannen. Men kan beginnen door een oplijsting te maken van de activiteiten van het vorige oudercomité. Welke wil de ouderraad opnieuw organiseren? Welke kunnen er nog bij? En welke kunnen wel eens een jaartje uitgesteld worden? Vooral deze laatste vraag is belangrijk: een nieuwe groep mensen heeft vaak heel wat ideeën en is enthousiast om er in te vliegen, maar loopt het risico te veel hooi op zijn vork te nemen. STAP 9: AANDUIDEN VAN DE VERTEGENWOORDIGERS VOOR DE SCHOOLRAAD Op 1 april 2005 ging de schoolraad van start. Dit is een orgaan dat bestaat uit vertegenwoordigers van het personeel, van de lokale gemeenschap en van ouders. In het secundair onderwijs zijn ook de leerlingen vertegenwoordigd. Als er een ouderraad is op school, kan die ervoor kiezen de
vertegenwoordiging van de ouders in de schoolraad uit zijn midden aan te duiden. De VCOV raadt dit ten zeerste aan. Als de inrichtende macht verkiezingen organiseert, zijn er geen garanties dat de verkozenen deel uitmaken van de ouderraad. Hierdoor komt de informatiedoorstroming in het gedrang. Als de oudervertegenwoordigers deel uitmaken van de ouderraad kan er een goede wisselwerking op gang komen tussen de ouderraad en de schoolraad. De agendapunten van de schoolraad kunnen op voorhand overgemaakt worden aan de ouderraad en die kan over bepaalde punten een advies formuleren. Omgekeerd is het verslag van de schoolraad ook best een vast agendapunt van de ouderraad. De school bepaalt zelf hoeveel vertegenwoordigers elke geleding heeft. Het minimum is vastgelegd op 2, maar er is geen maximum. De vertegenwoordigers kunnen gewoon aangeduid worden door de ouderraad. De VCOV raadt echter aan de oudervertegenwoordigers intern te verkiezen onder de leden van de ouderraad. Op die manier kunnen alle leden zich kandidaat stellen en kan er nadien een geheime stemming plaatsvinden. Regelingen waarbij de bestuursleden automatisch afgevaardigd worden, zijn niet aan te raden. Wil de ouderraad dit toch, dan moet het in het huishoudelijk reglement opgenomen worden. STAP 10: BEKENDMAKING VAN SAMENSTELLING EN JAARPROGRAMMA Om het democratisch gehalte te waarborgen is het aangewezen dat de ouderraad zichzelf voorstelt aan alle ouders. Dit kan door middel van een foldertje, een affiche aan de schoolpoort, een stukje op de website of in het schoolkrantje De ouderraad heeft een informatie- en communicatieplicht ten behoeve van alle ouders, het personeel en de leerlingen. Bij de voorstelling van de nieuwe samenstelling, kan meteen het jaarprogramma mee verspreid worden. Vragen? Aarzel niet ons te contacteren! Antwerpen: kelly.van.tricht@vcov.be Brussel-Leuven-Mechelen: karin.lemmens@vcov.be Limburg: nathalie.winters@vcov.be Oost-Vlaanderen: ruth.labee@vcov.be West-Vlaanderen: saar.decoutere@vcov.be Of via het algemeen telefoonnummer: (016) 38 81 00.