Werkgevers kunnen vanaf 1 januari 2011 gebruik maken van de werkkostenregeling. Toch hebben maar weinig werkgevers de overstap gemaakt. Tot 2015 mag u nog kiezen voor het oude systeem van (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. Ook als u ervoor kiest om met de invoering te wachten tot 1 januari 2015 verdient het aanbeveling niet tot het laatste moment te wachten met de voorbereiding, hierbij in het achterhoofd houdend dat de grote weerstand tegen de regeling waarschijnlijk zal leiden tot enkele versimpelingen en aanpassingen. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden is een goede voorbereiding noodzakelijk. Onder de werkkostenregeling zullen vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, zoals een onkostenvergoeding of kerstpakket (fiscaal) anders worden verwerkt. Algemeen Met de invoering van de werkkostenregeling worden de huidige fiscale regels van 29 categorieën van vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten, maaltijden, (mobiele) telefoons, fietsen, bedrijfsfitness en reizen, met elk eigen criteria waaraan moet worden getoetst vervangen door de nieuwe regeling. Onder de werkkostenregeling worden de meeste van deze regelingen afgeschaft en kan gebruik worden gemaakt van een forfaitaire vrijstelling. Over het meerdere boven de forfaitaire vrijstelling is een eindheffing (loonheffing) verschuldigd van 80%. De vraag of het er voor de ondernemer eenvoudiger op wordt, mag u na het lezen van deze brochure zelf beantwoorden. De regels op een rij Uitgangspunt is, dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking loon is. Er zijn echter uitzonderingen zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen, zoals een eenmalige uitkering bij overlijden of een uitkering bij een 25-jarig dienstverband. Ook intermediaire vergoedingen behoren niet tot het loon van de werknemer. Het gaat dan om kosten die uw werknemer heeft geschoten voor zaken: die tot het vermogen van uw bedrijf horen, uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor; die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering, uw werknemer gaat eten met een klant en schiet de kosten van de maaltijd voor. Voor vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit een andere relatie dan werkgever werknemer is tevens bepaald dat deze niet tot het loon behoren. Denk hierbij aan een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer. Dat andere vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van uw werknemer worden gerekend, betekent echter nog niet automatisch dat daar belasting over is verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld (gerichte vrijstellingen), zoals: reiskosten (incl. woon-werkverkeer); verblijfkosten; cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregister; studie- en opleidingskosten; verhuiskosten. Daarnaast wordt een aantal verstrekkingen op nihil gewaardeerd (nihil waarderingen). Het gaat hierbij om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt, zoals: inrichting van de werkplek; arbovoorzieningen op de werkplek; werkkleding (die aan de eisen voldoet); Juni 2013
consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van een maaltijd; hulpmiddelen, zoals laptops, gereedschappen e.d. die voor minimaal 90% zakelijk gebruikt worden; mobiele communicatiemiddelen ( telefoons, te onderscheiden van computers; beeldschermgrootte van 7 inch) die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt (let op: gebruiken betekent dat de telefoon eigendom is van de werkgever); openbaarvervoerkaart welke mede zakelijk gebruikt wordt. Ook de resterende categorie vergoedingen en verstrekkingen wordt weer in 2 categorieën verdeeld, te weten: 1. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen en daarmee bij de werknemer belast zijn voor de loonheffing; 2. Vergoedingen en verstrekkingen die in aanmerking komen voor de vrije forfaitaire ruimte, denk hierbij ook aan personeelskortingen, personeelsfeesten, fietsen, bedrijfsfitness buiten de werkplek, vergoeding voor telefoonkosten e.d. aan de werknemer. Een aantal vergoedingen vormt per definitie verplicht individueel loon. Denk hierbij aan het privégebruik van de auto of het genot van de dienstwoning. De vrije ruimte (of werkkostenforfait) houdt in dat onder voorwaarden geen belastingheffing verschuldigd is als vergoedingen en verstrekkingen die tezamen minder bedragen dan 1,5% (2013) van het totale fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat). De waarde van de vergoedingen en verstrekkingen dient bezien te worden inclusief omzetbelasting! Overschrijden de vergoedingen en verstrekkingen die u onder de vrije ruimte heeft gebracht in totaal de beschikbare vrije ruimte ad 1,5% (2013) van de fiscale loonsom, dan bent u over het meerdere loonbelasting verschuldigd in de vorm van een eindheffing van 80% (over het meerdere). Samenvattend kunnen we stellen dat: 1. Vergoedingen en verstrekkingen eerst dienen te worden ingedeeld in de categorieën: a. geen loon, zoals pensioenaanspraken en eenmalige uitkeringen bij overlijden); b. vergoedingen die verplicht individueel loon vormen, zoals de auto van de zaak; c. vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of belast loon vormen, zoals de rouwkrans; d. verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd, zoals de koffie op de werkplek; e. intermediaire kosten, zoals de voorgeschoten benzine voor de auto van de zaak; f. vergoedingen en verstrekkingen die zijn toegewezen aan de vrije ruimte; g. niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen. 2. De fiscale behandeling van bovengenoemde vergoedingen en verstrekking verschilt per categorie. Bovenstaande kan schematisch worden samengevat in het volgende schema en overzicht. Om kosten onder de vrije ruimte te kunnen brengen, dient u deze vooraf aan te wijzen. Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn belast in de loonheffing bij de werknemer.
SCHEMA VOOR DE WERKKOSTENREGELING VERGOEDING VERSTREKKING Intermediaire kosten: vergoeding van door werknemer voorgeschoten kosten O.g.v. een andere relatie (bijv. rouwkrans, fruitmand, kleine geschenken < 25) GEEN LOON - wegens schade of verlies persoonlijke zaken - diensttijduitkering - overlijdensuitkering - Wegens schade of verlies persoonlijke zaken - Diensttijduitkering - Overlijdensuitkering - (Binnenlandse) geldboete - Vanwege misdrijf - Wapens en munitie - Agressieve dieren Eigen bijdrage van werknemer van minimaal de factuurwaarde INDIVIDUEEL LOON (BIJ WERKNEMERS BELAST) - Privégebruik auto - Genot dienstwoning - Vanwege misdrijf - Wapens en munitie - Agressieve dieren Indien geheel/gedeeltelijk op werkplek: - Gebruik elders niet gebruikelijk - Arbovoorzieningen - Werkkleding (uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens werk te dragen of logo van min. 70 cm 2 of blijft achter op werk) - Consumpties tijdens werktijd - Hulpmiddelen (ook laptop) zakelijk gebruik min. 90% - Mobiele telefoon zakelijk gebruik meer dan 10% - Openbaar vervoerkaart, voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) VRIJGESTELD revisie 06-2013 Gericht vrijgesteld: - Reis- en verblijfkosten (incl. woon-werk) - Cursussen etc. voor het onderhouden/verbeteren van kennis en vaardigheden, vakliteratuur, inschrijving beroepregister - Studiekosten - Extraterritoriale kosten - Verhuiskosten - vrijgesteld voor zover totaal niet hoger dan 1,5% van de loonsom - 80% eindheffing voor zover totaal hoger dan 1,5% van de loonsom Aangewezen eindheffing bestanddeel in de vrije ruimte INDIVIDUEEL LOON (BIJ WERKNEMERS BELAST) www.dewolfenpartners.com
Vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen die geen (belast) loon vormen Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Gerichte vrijstellingen Verstrekkingen die op nihil gewaardeerd worden Wijze van heffing Niet belast in LB Belast in LB bij werknemer Vrijgesteld Niet belast (waarde nihil) De printer die u aan de werknemer heeft verstrekt voor de werkplek thuis, kunt u aanwijzen voor eindheffing onder de vrije ruimte. Het is daarom raadzaam om tijdig in overleg te treden met uw personeel en/of ondernemingsraad. Indien op uw bedrijf een CAO van toepassing is, zijn de keuzes van u en uw personeel wellicht beperkt. Vrije (aangewezen) ruimte (1,4%, vanaf 2013 1,5%) Vrijgesteld Meerdere boven de vrije ruimte Belast met 80% eindheffing Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (voor zover niet vallend onder één van de voorgaande categorieën) Keuzemogelijkheid Belast in LB bij werknemer Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen heeft u de keuze om deze onder de vrije ruimte te laten vallen of individueel bij de werknemer te belasten als loon. Denk hierbij aan een reiskostenvergoeding van 0,35 per zakelijk gereden kilometer met de privéauto van de werknemer. Onbelast mag u maar 0,19 per kilometer vergoeden. Het meerdere ad 0,16 per kilometer kunt u bijvoorbeeld voor 0,10 toerekenen als individueel loon van de werknemer en voor 0,06 onderbrengen in de vrije ruimte. Keuzes maken is wenselijk als u de vrije ruimte optimaal wenst te benutten, maar niet geconfronteerd wenst te worden met eindheffingen van 80%. Aanpassen van de arbeidsvoorwaarden Indien u de vrije ruimte grotendeels niet benut, is het wellicht voordelig om het beloningenpakket van uw werknemers te wijzigen. Per saldo verlaagt dit uw kosten immers. Echter, uitruil van arbeidsvoorwaarden kan ook gevolgen hebben voor het loon van de werknemer, zijn pensioenaanspraken, recht op WW bij ontslag e.d. Ook wordt het begrip werkplek in de nieuwe regeling geïntroduceerd. Er wordt echter een uitzondering gemaakt voor de werkplek thuis. Alleen arboverstrekkingen op de werkplek thuis vallen onder de nihil-waarderingen. Afspraken die u met uw personeel maakt, zullen vastgelegd dienen te worden in aanvullingen op de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement e.d. Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling biedt de vrijheid om zelf te bepalen hoe bijvoorbeeld onkostenvergoedingen over het personeel worden verdeeld. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende onkostenvergoeding te geven. De werkkostenregeling geeft werkgevers meer vrijheid, dan thans om afspraken met werknemers te maken over omzetten van belast loon in een vergoeding of verstrekking, die als eindheffingsbestanddeel aangewezen wordt. Om te voorkomen dat bijvoorbeeld de resterende vrije ruimte als extra hoge onkostenvergoeding aan de directeur-grootaandeelhouder wordt uitgekeerd is de zogenaamde gebruikelijkheidstoets ingevoerd. Deze houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt niet meer mogen afwijken dan 30% van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag boven de 30%-grens is loon van de werknemer. Over de vraag wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden, zal de rechter de komende jaren naar verwachting nog vele uitspraken moeten doen, met vele naheffingen loonbelasting tot gevolg.
Normbedragen Voor een aantal verstrekkingen blijven de al bestaande normbedragen voor loon in natura gelden. Een voorbeeld hiervan is de maaltijd op de werkplek en de dienstwoning. Vaste onkostenvergoedingen Ook onder de werkkostenregeling is een onkostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen de: 1. gerichte vrijstellingen; 2. intermediaire kosten (voorgeschoten bedragen); 3. overige posten. De overige posten vormen in principe loon en kunt u aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Indien u de beschikbare vrije ruimte niet overschrijdt, leidt dit niet tot belastingheffing. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven, als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst hierom vraagt. Het zal vaak gaan om kosten met betrekking tot de auto van de zaak, zoals parkeer-, veer- en tolkosten, kosten wasserette, benzinekosten buitenland, kleine versnaperingen verstrekt aan klanten, kleine attenties aan klanten bij feestelijke gebeurtenissen, batterijen voor de rekenmachine, schrijfwaren, e.d. Administratie Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen in de vrije ruimte worden, inclusief omzetbelasting, opgenomen in de administratie als eindheffingsloon (lees salarisadministratie). Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden vastgelegd. Er is derhalve een constante uitwisseling van gegevens vereist tussen uw financiële administratie en de salarisadministratie, waarbij de omzetbelasting nog een complicerende factor is. Voor de meeste ondernemingen geldt immers dat zij in rekening gebrachte omzetbelasting kunnen verrekenen en derhalve niet op de kostenrekeningen boeken. De Belastingdienst moet kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met vergoedingen en verstrekkingen, die u hebt aangewezen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Het totaalbedrag moet dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent dat uw administratie hierop aangepast dient te zijn. Conclusie De werkkostenregeling heeft voor veel werkgevers grote gevolgen. Om fiscale problemen te voorkomen, is het noodzakelijk de gevolgen van de werkkostenregeling goed in kaart te brengen en uw administratie hierop aan te passen. Ook onkostenvergoedingen dienen voor de overgang naar de werkkostenregeling onderbouwd te worden. In veel gevallen biedt de werkkostenregeling ook mogelijkheden om beloningscomponenten te herzien. Tijdig overleg hierover met uw personeel is gewenst, waarbij de bedrijfstak-cao niet uit het oog verloren dient te worden. Colofon Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. De Wolf & Partners accountants en adviseurs www.dewolfenpartners.com info@dewolfenpartners.com In de administratie dient bijgehouden te worden hoeveel vrije ruimte er nog is en wanneer de inhoudingsplichtige eindheffing moet gaan betalen.