Uitleg methodiek: Krik de kwaliteit van je aanbod op!

Uitleg methodiek: Krik de kwaliteit van je aanbod op!

Colofon Een realisatie van de Commissie Eenheden, met dank aan TRAVO & JaHoe!? Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be 2012 FOS Open Scouting Krik de kwaliteit van je aanbod op - 1

KRIK DE KWALITEIT VAN JE AANBOD OP Scouting doen we voor onze leden, niet vreemd dus dat je (A)EL of TL af en toe eens het activiteitenaanbod evalueert. Dit methodiekje kan je hierbij helpen. Gebruik het daarom op je tak- of eenheidsraad. We starten met een aantal probleemstellingen. Deze stellingen zijn negatief geformuleerd en vertrekken dus vaak vanuit een probleem, een knelpunt, het ontbreken van iets, Hanteer ze echter niet als een soort van rigide kwaliteitseisen. De bedoeling van de stellingen is namelijk om discussie op gang te brengen. Verder doorloop je gewoon drie stappen. Stappen die je zo groot of klein kan maken als je zelf wil. STAP 1 STAP 2 STAP 3 Keuze van stellingen die min of meer van toepassing zijn op de eenheid/tak. Doorschuiven van de envelopjes tussen kleine groepjes, leiding die suggesties doet om iets beter aan te pakken. Discussie en keuze in grote groep over de suggesties. Waar gaan we samen aan werken? Het belangrijkste is dat er rond een stelling een gesprek ontstaat en dat je leiding bewust(er) werk wil maken van één of ander aspect rond (de voorbereiding van) het aanbieden van activiteiten aan hun leden. Probeer dus vooral na te gaan in welke mate je iets als een probleem ervaart. En pak dit probleem dan gericht aan. Veel succes! 2 -

VOORBEREIDING Wil je dit methodiekje gebruiken op je eenheidsraad of takraad, dan zal je toch nog iets meer moeten doen dan enkel deze handleiding lezen. Enige voorbereiding is nodig, maar je hoeft niet alles tot op de letter te volgen. Wees creatief! Op de site van FOS kan je een pakketje downloaden met het nodige materiaal. Klik hiervoor door naar kwaliteit via http://www.fos.be/nl/themas/producten-voor-leiding-leden Wil je meerdere versies van deze handleiding? Geen probleem. Downloaden en uitprinten In het FOS-pak kreeg je ook etiketten meegeleverd waar je de stellingen op terugvindt. Wil je extra etiketten? Loop even naar de winkel en koop het geschikte formaat (8 per pagina / 4 rijen van 2). Download de etiketten en printen maar Pakken enveloppen opsturen leek wat onzinnig, koop dus meteen een pakje goedkope enveloppen en plak er de etiketten op. Of regel het zo dat je geprinte enveloppen uit je printer rollen (de stellingen staan gewoon in bijlage). In elke envelop steek je een of meerdere invulblaadjes waar je leidingsploeg verbeteracties op kan invullen. Online staan twee soorten invulblaadjes. Kies er één en print ze uit Nog iets nodig? Mail naar rik@fos.be. Krik de kwaliteit van je aanbod op - 3

STAP 1: selectie van stellingen Eerst bepaal je als eenheid zelf welke stellingen je wil gebruiken. Dit keuzeproces kan al een belangrijk moment zijn voor je leidingsploeg omdat ze zo zelf meteen kunnen inzien waar de problemen zich bevinden. Hoe je die keuze doet bepaal je uiteindelijk zelf. Dit kan op verschillende manieren en op verschillende niveaus: ENKELE MANIEREN OM TE KIEZEN - Thuis in je luie zetel (EL alleen). - Stellingen overlopen, gewoon gesprek en discussie (kleine groepjes). - Alle stellingen op een lange rij en door discussie volgorde proberen te bepalen van bijvoorbeeld de belangrijkste tien in jullie beleving (iets grotere groep). - Iedereen kiest één stelling waarvan hij / zij denkt dat die van toepassing is. Zijn het er nog teveel, dan volgt nog discussie (grotere groep). - Je kan ook gebruik maken van de vakjes per tak. Geef gewoon de enveloppen door. Als een leider een stelling herkenbaar vindt voor zijn tak, dan zet hij in het vakje naast zijn tak een streepje. (grote groepen volledige leidingsploeg). - Of pak het op een nog andere manier aan Laat je creativiteit gerust de vrije loop! 1 ENKELE NIVEAUS OM HET OP TE BESPREKEN - Keuze door (A)EL en/of TL. De EL (al dan niet samen met zijn AEL s) kiest enkele stellingen die hij/zij als problematisch ervaart om te bespreken op de eenheidsraad. Doe je de oefening liever op het niveau van een takraad, dan kan de takleid(st)er deze keuze maken (al dan niet met hulp van de EL). - Keuze door alle (A)EL s en TL s samen. Er zijn eenheden die af en toe vergaderen met alle takleid(st)ers en (assistent-)eenheidsleidsters samen. Ook op dit niveau kan al een eerste keuze van stellingen gemaakt worden. - Keuze door de leiding van één tak. De volledige leidingsploeg van één tak kiest enkele stellingen die op de eigen tak van toepassing zijn. Deze keuze kan gebeuren op een takraad of op een eenheidsraad (waar je alle takken samen laat zitten). In dit laatste geval zal je er natuurlijk wel aan moeten denken dat je meerdere enveloppen met dezelfde stellingen nodig zal hebben (zoveel als er takken zijn in je eenheid). - Keuze door alle leiding. De volledige leidingsploeg maakt deze keuze op een ER. Grote eenheden werken best met het zetten van streepjes (zie hoger), kleine eenheden kunnen makkelijker met elkaar in discussie gaan. 4 -

Mail naar jahoe@fos.be voor meer informatie! De Scoutsmap is hét doe-het-zelf-naslagwerk van de FOS-leid(st)er. Het is een handige map waarin je al je voorbereidingen, documenten, programma s, ervaringen,... in kwijt kan onder verschillende tabbladen. Naast je eigen papierwinkel kan je er ook de scoutsmapartikelen in kwijt die FOS Open Scouting jaarlijks publiceert. Elke leid(st)er van FOS Open Scouting heeft recht op één gratis Scoutsmap, mét bijhorende artikels. De map is te verkrijgen op Saamdagen, op cursussen en op het Landelijk Secretariaat. WIST JE DAT je op de FOS-website alle artikels uit de scoutsmap kan downloaden? Surf dus naar www.fosopenscouting.be en klik onder thema s door naar producten voor leiding en leden. je dus meteen de artikels spelen maken en plannen & programmeren kan downloaden? En waarom ook niet meteen de spelfiche? er in de Scoutsmap 7 tabbladen zitten? En dat één er van helemaal over activiteiten gaat? je daar al je spelideeën en voorbereidingen in kwijt kan? info op het net info op papier info van medelei ding Verbeter je activiteitenaanbod! Krik de kwaliteit van je aanbod op - 5

STAP 2: Verbeteracties per gekozen stelling Het makkelijkste is om hier te werken per tak, maar het kan ook over de takken heen. Sowieso is deze stap leuker als alle takken op de eenheidsraad dezelfde oefening doen. Bedoeling is dat ze in kleine groepjes (2, 3, 4, personen: dit hangt af van de grootte van je leidingsploeg) gaan samen zitten met een envelop in de hand. In de envelop steken invulblaadjes waarop ze verbetersuggesties kunnen invullen. Vertrekkend van de stelling moeten drie stappen worden doorlopen: 1. Wat is bij ons het probleem precies? (in welke mate is de negatieve stelling op onze eenheid van toepassing?) 2. Waar willen we naartoe? (de wenselijke situatie) 3. Hoe bereiken we dit? (de verbetersuggestie) Na een 5 à 10 minuten geven ze hun stelling door aan een volgend groepje en krijgen ze een nieuwe envelop van een andere groep met een andere stelling. En na 5 à 10 minuten nog eens. Zo zijn de gekozen stellingen door de handen van drie groepjes gegaan (en zou je dus ook 3 verbetersuggesties moeten hebben). KIES DE BESTE MANIER Ook met dit deel van de denkoefening kan je op verschillende manieren aan de slag: 2 Alles op tafel, of net niet? - Je kan elk groepje hun ingevulde blaadjes terug in de envelop steken zodat het volgend groepje daarop kan voortwerken. Op deze manier ligt alles open op tafel en is het een echt groepsproces. Aan jou dan om te bewaken dat er geen grenzen worden overschreden. - Denk je dat de openheid hiervoor ontbreekt, of dat het efficiënter is om de blaadjes van elke groepje apart te houden, dan kan je ook een dropbox in het lokaal zetten waar ze hun verbeteracties kunnen indroppen. Kies zelf een invulblaadje Je kan twee verschillende invulblaadjes downloaden. Je kan kiezen tussen: - een recto verso A4 waar je over elk van de drie stappen iets kan neerschrijven. Gebruik je dit invulblad, dan wordt aandacht besteed aan de definiëring van het probleem en de wenselijke situatie. Om pas daarna over te gaan naar verbetersuggesties; - of een recto verso A5 waar de aandacht vooral gaat naar de verbetersuggesties. 6 -

DE DRIE STAPJES OP EEN RIJ PROBLEEM? DOEL? AANPAK? 1// Wat is het probleem precies? Ook al is de stelling voor jou of voor je tak/eenheid herkenbaar, daarom hoef je hem nog niet letterlijk te nemen. In welke mate is deze stelling op je tak/eenheid van toepassing. Wat ervaren jullie precies als een probleem hierbij? Nemen we bijvoorbeeld de stelling We besteden amper tijd aan de voorbereiding van een activiteit. Het kan zijn dat dit niet klopt van september tot november, maar dat het daarna wat slabakt. 2// Wat wil je bereiken? Als je weet in welke mate iets een probleem is voor jou of voor je tak/eenheid kan je nadenken over wat de wenselijke situatie is waar je naartoe wilt. Met bijvoorbeeld dezelfde stelling ( We besteden amper tijd aan de voorbereiding van een activiteit. ) kan je veel kanten op. Is het wenselijk dat er een schriftelijke voorbereiding is van elke activiteit? Wil je eerder dat elke leid(st)er zich minstens een paar uur op het uitwerken van een spel stort? Is het net belangrijk dat elk spel een half uur wordt besproken op een takraad?... 3// Hoe doen we dit? Vervolgens (en dit is uiteindelijk het hoofddoel) kunnen we bekijken op welke manier die situatie beter bereikt wordt met je tak/eenheid. Doe concrete suggesties om de beginsituatie te verbeteren. (Hoeft soms zelfs niet eens grote aanpassing te zijn). Misschien zijn goede halfjaarlijkse afspraken op een takraad voldoende? Vult er iemand het spelsjabloon in zodat niets wordt vergeten (vb. materiaal klaar zetten)? Kan je leid(st)ers die goed voorbereid(t)(en) eens samen een spel laten maken met iemand die er minder tijd in stopt? Krik de kwaliteit van je aanbod op - 7

STAP 3: Keuze verbeteracties Dit is wellicht de belangrijkste stap. Waar iedereen daarnet nog wat leuke ideetjes kon neerpennen moet er nu gekozen worden waar je echt voor wil gaan. Hoe groter het aantal leid(st)ers die deze keuze kan maken, hoe groter de gedragenheid zal zijn om werk te maken van enkele verbeteracties. METEEN OF LATER Als je meteen uit de startblokken schiet laat je toe dat iedereen met vuur zijn/haar suggesties kan verdedigen en meer uitleg kan geven. Doe je het later, dan kan een kleiner groepje al aan de slag om alle ingevulde strookjes na te lezen en te bundelen. Op die manier kan je dankzij deze voorbereiding sneller beslissingen nemen op je eenheids- of takraad. Als je er in de tweede stap voor koos om met een dropbox te werken (omwille van een ontbrekende openheid naar elkaar) is het beter om de keuze van acties uit te stellen tot een volgend moment. EN OPVOLGING ACHTERAF Nadien zal je als tak- of eenheidsleid(st)er uiteraard moeten opvolgen of en hoe de gekozen verbeteracties worden gerealiseerd. Je komt hier dus best af en toe nog eens op terug op een takraad of eenheidsraad (of rechtstreeks met de betrokken personen). Eventueel kan je deze oefening na een tijdje nog eens opnieuw doen, met dezelfde of andere stellingen (zo kan je kijken of er echt iets veranderd is en of iedereen hierover tevreden is). Het belang van een goede opvolging lijkt misschien niet zo belangrijk, maar is het wel. Het hoofddoel is uiteindelijk om een probleem aan te pakken en / of een situatie te verbeteren. Zonder opvolging val je gemakkelijk terug in oude gewoontes. Je kan dus best, wanneer je deze oefening doet, meteen aangeven dat er een opvolging zal komen. Eventueel kan je hiervoor zelfs al een aantal data afspreken met je tak/eenheid. 3 8 -

Mail naar jahoe@fos.be voor meer informatie! Op de FOSwiki staan een heleboel artikels, voor en door Fossers geschreven. De onderwerpen zijn zeer uiteenlopend. Dit zijn niet allemaal officiële FOS-artikels, maar ze zijn daarom zeker niet minder interessant. Een printvriendelijke versie van het artikel voedselveilig op kamp of het spel dweilhockey kan gerust ook in de Scoutsmap. WIST JE DAT je ook op de FOSwiki kan snuisteren door de artikels spelen maken en plannen & programmeren? je er de spelfiche in word of pdf kan downloaden om te gebruiken? er bovendien een hele hoop spelen staan die je zomaar kan gebruiken of creatief kan aanpassen? jij zelf ook dingen op de FOSwiki kan en mag plaatsen? Gewoon doen! Surf naar http://wiki.fos.be. info op het net info op papier info van medelei ding Verbeter je activiteitenaanbod! Krik de kwaliteit van je aanbod op - 9

ENKELE PROBLEEMSTELLINGEN Hieronder een lijstje met probleemstellingen om op de enveloppen te schrijven. Denk je nog aan stellingen die meer van toepassing zijn op je eenheid, verzin dan gerust enkele nieuwe. Over de voorbereiding en uitwerking We besteden amper tijd aan de voorbereiding van een activiteit. We beginnen altijd te laat met de voorbereiding van een activiteit. We gebruiken nooit achtergrondinformatie (sites, spelenbundels, ) om inspiratie op te doen voor onze activiteiten. Een spel wordt altijd door één leid(st)er thuis uitgewerkt. Het zijn altijd dezelfde leid(st)ers die de spelen of activiteiten voorbereiden. Als het regent zitten we binnen op elkaars kop te kijken. We vergeten elke keer regenspelletjes te voorzien. Het is nooit duidelijk hoeveel leid(st)ers er om 14u zullen staan. Om 14u moeten we nog beginnen met het spelmateriaal te verzamelen. Een spelfiche gebruiken we nooit, dat beknot de creativiteit. Over de uitvoering van de activiteit Eénmaal begonnen aan een activiteit passen we niets meer aan, we volgen gewoon de voorbereiding. Als je leid(st)er bent hoef je niet meer actief mee te spelen met de gasten. Starten doen we nooit op tijd. Het is altijd dezelfde die de speluitleg doet. Na een uur zijn de voorbereide spelen meestal gedaan, dan doen we nog wat pleinspelletjes of voetbal Als kinderen niet meespelen is dat hun probleem, dan zitten ze maar aan de kant. Over de afwisseling in het aanbod Ons aanbod is onvoldoende divers voor de verscheidenheid aan leden in onze tak. We doen altijd hetzelfde bonnetjesspel,, maar passen het thema een beetje aan. Onze kalender zit vol met betalende activiteiten: schaatsen, film, Er is bijna geen afwisseling tussen soorten activiteiten (sport, knutselen, bosspel, koken, pleinspel, ). We doen altijd pleinspelletjes achter het lokaal. Over een programmaplanning denken we helemaal niet na. Als we vier keer een bosspel achter elkaar hebben en dan drie keer knutselen is dat niet erg. Zolang we maar niet té veel knutselen over het hele jaar. 10 -

Over de communicatie rond het aanbod Als een spel is uitgewerkt, sturen we het niet door naar de medeleiders. We leggen het hen de dag zelf wel uit. De leden krijgen elke maand een programmaboekje. Meestal wat te laat maar we spreken toch altijd aan het lokaal af. Over de inkleding van de activiteiten Wisselen van locatie doen we nooit. Dat is te moeilijk. Verkleden? Waarom zouden we. Ze mogen al tevreden zijn dat we een thema hebben verzonnen. Over de aandacht voor de groeitrap, het niveau van de leden Waarom zouden we de activiteiten aanpassen aan de leeftijd? Van eens 25 kilometer stappen wordt zo n welpje echt niet ziek. Bij de voorbereiding van een activiteit houden we geen rekening met de inlevingswereld van de leden. Al die nieuwe TV-programma s en computerspelletjes, daar kan ik niet meer in mee. Over meerwaarde van de activiteiten We hebben amper aandacht voor de scoutsmethodes in onze werking. Activiteiten over inhoudelijk thema s (milieu, relaties, alcohol, armoede, ) zijn te zwaar en te lastig om uit te werken. Dat doen we nooit. Actualiteitsproblematieken (een beetje) verwerken in een spel is niets voor scouting. Over de reden of het doel van een activiteit (bv. meer samenwerking creëren) denken we nooit na. Als we ze maar drie uur kunnen bezighouden. Over de evaluatie achteraf Een spel evalueren achteraf is tijdsverlies. Dat doen we nooit. Een spel evalueren doen we geregeld, maar volgend jaar maken we toch weer dezelfde fouten. LIEVER VRAAGJES? Heb je lak aan stellingen? Ben jij zo iemand die liever vragen afvuurt op je medeleiding? Geen probleem. Ook dan leveren we je een batterij aan vragen die je kan stellen Gewoon downloaden die handel. Krik de kwaliteit van je aanbod op - 11