Collegebesluit Org. onderdeel: CM/FZ/PR Opsteller: W.J.M. Balvers User-id: BALW Tel: 4972 Onderwerp: HUISVESTING & ONDERHOUD STADHUIS 2013-2017 Toelichting: In het huidige Coalitieakkoord is opgenomen dat er geen grootschalige renovatie komt van het Stadhuis. Met dit collegebesluit geeft het college richting aan de uitvoering van het hoogstnoodzakelijke onderhoud aan het Stadhuis en de huisvesting 2013-2017. Hiermee wordt o.a. een taakstelling ingevuld van 150.000 EURO zoals is afgesproken in het collegeprogramma. Het college besluit: 1. Een investering te doen van 1,8 miljoen te doen om het hoogstnoodzakelijke onderhoud aan Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2 te verrichten. 2. De raad en griffie voor te stellen te verhuizen naar Stadhuisplein 5. 3. De medewerkers van de gemeente op Stadsring 75 te huisvesten in het Stadhuis. 4. De raadsinforamtiebrief: 'Huisvesting bestuur en gemeentelijke organisatie en onderhoud Stadhuis 2013-2017' vast te stellen na ontvangst van het advies van de OR. Reg.nr. 4503384 Datum 29-10-2013 Afdoening Motie / Toezegging M nr. M-. T DOCS nr. besluitenlijst: Verantwoordelijk Ambtenaar Datum Uit Raad datum: Paraaf Afdelingshoofd Controller GMT Collegebehandeling agenderen voor datum: agendastuk hamerstuk geheim embargo datum: tijd: Verantwoordelijk Portefeuillehouder burgemeester weth. Van den Berg weth. Buijtelaar weth. Van Eijk weth. Lubbinge weth. Van Muilekom weth. Van der Werff Datum Paraaf Akkoord Collegebesluit d.d.: conform aangehouden vervallen Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen Peiling Voorbereiding besluit
Collegevoorstel Sector : CM Reg.nr. : 4496711 Opsteller : T.A.H.M. van der Sanden Telefoon : (033) 469 52 47 Datum : 29 oktober 2013 User-id : SAN4 Onderwerp Huisvesting & Onderhoud Stadhuis 2013-2017 Voorstel onder voorbehoud van een positief advies van de OR: 1. Een investering te doen van 1,8 mln om het hoogstnoodzakelijke onderhoud aan Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2 te verrichten; 2. De raad en griffie voor te stellen te verhuizen naar Stadhuisplein 5; 3. De medewerkers van de gemeente op Stadsring 75 te huisvesten in het Stadhuis. 4. De raadsinformatiebrief: Huisvesting bestuur en gemeentelijke organisatie en onderhoud Stadhuis 2013 2017 vast te stellen na ontvangst van het advies van de OR. AANLEIDING In het coalitieakkoord Samenwerken in vertrouwen 12 februari 2013 zijn afspraken gemaakt over de renovatie van het stadhuis. Een besluit over grootschalige renovatie dan wel de huisvesting op lange termijn is uitgesteld tot de raadsperiode 2014-2018. Tot die tijd wordt het hoogstnoodzakelijke onderhoud uitgevoerd binnen de kaders van het onderhoudsbudget. Bij dit onderhoud worden duurzaamheidsmaatregelen doorgevoerd. Daarnaast moeten bouwkundige aanpassingen gedaan voor andere manieren van werken en moeten andere afdelingen in het Stadhuis worden gehuisvest. De concentratie van ambtelijke diensten aan het stadhuisplein en het afstoten van decentrale panden dient een meeropbrengst van 200.000,- euro op te leveren. In de begroting is dit gecorrigeeerd naar 150.000,-. Met dit voorstel geven we uitvoering aan het coalitieakkoord. We richten ons op de periode 2013-2017 en gaan er vanuit dat in 2018 een grootschalige renovatie van het huidige stadhuis plaatsvindt, nieuwbouw plaatsvindt of andere huisvesting in gebruik kan worden genomen. In de raadsinformatiebrief 2013,77 hebben we de Raad geïnformeerd over de planvorming en de toezegging gedaan de Raad op de hoogte te houden van verdere ontwikkelingen. BEOOGD EFFECT 1. Realisatie van het hoogstnoodzakelijke onderhoudrekening houdend met onze werkgeversverantwoordelijkheid voor een gezonde en veilige werkomgeving; 2. De realisatie van de taakstelling op de huisvestingskosten van structureel 150.000. - 1 -
ARGUMENTEN 1.1 De investering past binnen het bestaande budget voor onderhoud Doordat wij alleen noodzakelijke onderhoud uitvoeren, blijft de investering beperkt tot 1,8 mln. Dit is een flinke besparing ten opzichte van het door Arcadis in het uitstelscenario becijferde 3,6 miljoen. 1.2 Met een beperkte investering voldoen we aan de minimale eisen voor een gezonde en veilige werkomgeving. Hoogst noodzakelijk onderhoud houdt in dat we de bedrijfsvoering zeker stellen, een gezonde en veilige werkomgeving waarborgen, de gebouwen wind- en waterdicht houden, uitval van installaties voorkomen en het afwerkingsniveau van de representatieve ruimten behouden. Parallel aan het onderzoek naar het hoogstnoodzakelijke onderhoud heeft Arbo adviesbureau Bol een risico-inventarisatie en evaluatie uitgevoerd. Hieruit bleek dat het binnenklimaat op diverse werklocaties binnen het Stadhuis niet optimaal is (temperatuur te hoog of te laag, luchtvochtigheid, beperkte toevoer van verse lucht, tocht). Een deel van de medewerkers ervaart gezondheidsklachten in relatie tot het binnenklimaat. Een aantal adviezen die passen binnen het criterium hoogstnoodzakelijk onderhoud zijn overgenomen en verwerkt in de plannen. Daarmee verbetert het binnenklimaat niet significant maar komen we tegemoet aan de minimale Arbo-eisen. Een structurele oplossing voor gezondheidsklachten in relatie tot het binnenklimaat wordt pas gerealiseerd als alle installaties worden vervangen in samenhang met het huisvestingsconcept. Daarvoor is een totale renovatie nodig. De maatregelen die tegemoet komen aan de minimale Arbo-eisen betreffen verbeteringen aan de bestaande zonwering, luchtbehandelingsinstallaties en het isoleren van verwarmingsleidingen passend binnen de voorgestelde vervangingen. 2.1 We creëren hiermee ruimte voor de inhuizing van Stadsring 75 op het Stadhuis. Hieronder valt de afdeling Sociale zekerheid inclusief het werkgeversservicepunt (WSP) en opvang aan de poort. 3.1 Realisatie van taakstelling van 150.000,- Met deze verhuisbeweging vullen we een kostenbesparing in van 150.000,- en realiseren hiermee eveneens een opgave uit het collegeprogramma. KANTTEKENINGEN 1.2 Volledige centralisatie van loketfuncties vindt met dit voorstel niet plaats. Een volledige centralisatie van de loketfuncties zal niet plaatsvinden, deze wordt wel zoveel mogelijk nagestreefd. Sociale zekerheid blijft gehuisvest op de lokatie Stadhuisplein 3. 2.1 Dit voorstel plaatst griffie en raad wel op fysieke afstand van college en ambtenarenapparaat. De Griffie en raad liggen hiermee op loopafstand van het Stadhuis. In juni 2013 is in overleg tussen griffier en de fractievoorzitters een aantal randvoorwaarden bepaald waardoor de synergie tussen raad- college en ambtenarenapparaat moet worden geborgd. Tevens wordt de kwaliteit en representativiteit van deze trouwlocatie in acht genomen bij de te nemen maatregelen. 3.1 Verdere verdichting van personeel op het Stadhuis vindt niet plaats. Binnen het stadhuiscomplex kan het aantal werkplekken niet verder worden verdicht, door (met name) beperkingen in de klimaatinstallaties. Dit advies is overgenomen uit onderzoek van Arcadis en het Arbo adviesbureau Bol. Omdat er veel beperkingen zijn op het gebied van het gebouw adviseren we om niet te verdichten maar de andere panden aan te houden. Afstoten van de Hellestraat maakt geen onderdeel uit van dit voorstel omdat de ruimte vooralsnog noodzakelijk is. - 2 -
DUURZAAMHEID Duurzaamheidsmaatregelen vragen veelal om een langere terugverdientijd dan de vastgestelde 4 jaren. Binnen deze korte periode bieden de onderhoudsmaatregelen en huisvestingsvoorstellen toch beperkte mogelijkheden voor verduurzaming volgens de Triple P benadering (People, Planet, Profit).. Op het gebied van Planet in de vorm van CO2 reductie door de toepassing van nieuwe energiezuinigere techniek bij vervanging van oud door nieuw(bijvoorbeeld de vervanging van een CV- ketel door een HR ketel). Daarnaast door maatregelen voor luchtkwaliteitsverbetering binnenshuis en tenslotte door de toepassing van duurzame materialen. Bij de uitwerking van de plannen zullen maatregelen die zich binnen 4 jaar terugverdienen worden meegenomen. Op het gebied van People nemen we maatregelen om het binnenklimaat in lijn met de adviezen uit de risicoinventarisatie en evaluatie te verbeteren naar de minimale Arbo-eisen. De komende jaren ontwikkelen we werkwijzen waarbij we ons voorbereiden naar een efficiënter ruimtegebruik in de toekomst. Op het gebied van Profit boeken we vooruitgang door personeel van Stadsring 75 in het Stadhuis te huisvesten. Tevens geven we een financiële injectie in de markt van 1,8 mln. waardoor werkgelegenheid wordt geschapen. Binnen het proces liggen kansen bij het inkoopproces waarin we de verdere focus op duurzaamheidsaspecten uitwerken binnen het vigerende aanbestedingsbeleid FINANCIËN De financiële middelen voor de hoogstnoodzakelijke uitgaven (1,8 mln.) worden gedekt binnen de jaarlijkse stortingen in het onderhoudsfonds voor de gemeentelijke huisvesting ( 800.000,- Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2). Met het verhuizen van de medewerkers van de gemeente van Stadsring 75 naar het Stadhuis wordt een structurele kostenbesparing gerealiseerd van 150.000,- zoals is opgenomen in het collegeprogramma. Er kan op dit moment geen verdergaand financieel voordeel behaald worden door andere panden af te stoten. De herhuisvestingskosten zijn afhankelijk van het vervolg van de besluitvorming. Slechts een beperkt deel van het restant in het onderhoudsfonds (1,8 mln.) kan worden aangewend voor kostendekking van bouwkundige aanpassingen m.b.t. inhuizing van Stadsring en Griffie en Raad. Voor de verhuisbewegingen (ook voor Griffie en Raad) moet nog dekking worden gezocht. Bij de Kadernota heeft uw Raad besloten om een extra reservering op te nemen ten behoeve van de risico s die gepaard gaan met het mogelijk niet realiseren van de bezuinigingstaakstelling op het Stadhuis van structureel 1 miljoen met ingang van 2017. Indien de renovatie alsnog doorgang zal vinden, dan kan deze reservering (grotendeels) worden teruggedraaid. RISICO S De resterende ca 1,8 mln. van het onderhoudsfonds houden we in reserve voor tegenvallers en noodzakelijke tussentijdse aanpassingen van de huisvesting, beperkt tot bouwkundige aanpassingen van inhuizing van Stadsring 75 en inhuizing van Griffie en raad. Gelden die uit het onderhoudsfonds worden onttrokken voor andere zaken dan waarvoor deze zijn begroot komen bij een eventuele renovatie terug. Het onderhoudsfonds en de systematiek die wordt gehanteerd is op basis van een raadsbesluit en afspraken met de Algemene Pensioen Groep (APG: uitvoeringsorgaan ABP) ingeregeld. We moeten ons bewust zijn dat we met het onttrekken van gelden uit onderhoudsfonds een financieel risico lopen. Gelden aanwenden voor andere zaken dan waarvoor dit gelabeld is of uitstel van besluitvorming zal tevens leiden tot een verhoging van stortingen in het onderhoudsfonds in de nabije toekomst. Door de relocatie van onderdelen van Stadsring 75 ontstaat mogelijk een knip tussen de afdeling Arbeidsintegratie en het regionaal werkgeversservicepunt (WSP) en UWV. Dit kan ten koste gaan van de synergie in de dienstverlening tussen deze partijen. - 3 -
VERVOLG / Op basis van de vorenstaande besluiten wordt, naast het voorgestelde onderhoud, een uitwerkingsplan gemaakt voor de huisvestingsbewegingen met planning, communicatie en financiële consequenties. Wij doen de raad zo spoedig mogelijk een voorstel zodat de realisatie van de renovatie van het bestaande gebouw kan worden gestart, of het betrekken van een nieuw gebouw, of het betrekken van een ander gebouw, in 2017 plaats kan vinden. Overige decentrale huisvesting (De Hellestraat, Lange Gracht, Arnhemseweg en t Hof) blijft in de periode 2013-2017 in gebruik, tenzij nieuwe majeure ontwikkelingen noodzaken om binnen die periode andere afwegingen te maken. P&O maakt cultuuraanpak HNW met als doel om in de periode 2013-2017 binnen het bestaande huisvestingsconcept; de werkwijzen maximaal voor te bereiden op de nieuwe huisvestingssituatie m.i.v. 2018 (werken met een flexfactor, thuiswerken, digitalisering enz.). De borging van de koppeling tussen de afdeling Arbeidsintegratie met het WSP/UWV wordt nader uitgewerkt in overleg met deze partijen. COMMUNICATIE Parallel hieraan zal communicatie plaatsvinden naar het personeel over de plannen en specifiek over maatregelen die in de lijn liggen met de risico-inventarisatie en evaluatie uitgevoerd door de Arbo adviesbureau Bol. Bijlage : 1) Rapport Huisvesting & Onderhoud Stadhuis 2013-2017 2) Onderbouwing onderhoudsmaatregelen Stadhuis 3) Rapport Arcadis 4) Beoordeling rapport Arcadis 5) Risico Inventarisatie & Evaluatie 6) Beoordeling Risico Inventarisatie & Evaluatie - 4 -