Leasen van bedrijfsfietsen

Transcriptie

1 Daniël Rys De helft van de werknemers werkt op minder dan 10 kilometer van zijn woonplaats. Steeds meer werkgevers willen hun werknemers met een fietsleaseplan stimuleren om de fiets te gebruiken voor hun woon-werkverplaatsingen. Leasen van bedrijfsfietsen Eén vierde van de Belgische werknemers woont op 5 kilometer of minder van het werk, een afstand die met een gewone fiets vlot is te overbruggen. Nog eens een kwart woont tussen de 5 en de 10 kilometer van het werk, perfect te doen met een elektrische fiets. Heel wat bedrijven willen hun werknemers dan ook stimuleren om meer met de fiets naar het werk te komen. Een aantal werkgevers stelt gratis (dus bovenop het loon) een fiets ter beschikking. Hier staat (bijna altijd) een engagement van de werknemer tegenover, bijvoorbeeld om minstens een bepaald percentage van de woonwerkverplaatsingen met de fiets af te leggen. Een andere formule die de laatste tijd sterk aan populariteit wint is het systeem van fietsleasing met loonruil. De werknemer kiest er dan voor om een deel van zijn brutoloon in te ruilen voor een fiets. Het is vooral dit systeem van fietsleasing met loonruil dat we in dit artikel onder de loep nemen. We legden ons oor te luisteren bij de ACV-militanten van Het Poetsbureau Limburg, Umicore Olen en Aurubis, drie ondernemingen die reeds gestart zijn met fietsleasing. Bij chocoladefabrikant Barry Callebaut worden momenteel onderhandelingen gevoerd over de invoering van een fietsleaseplan. Waarom een fietsleaseplan? Elk bedrijf heeft zijn specifieke redenen om werk te maken van een verbeterde mobiliteit van zijn werknemers. Bij Umicore Olen bijvoorbeeld waar in de ondernemingsraad het voorstel werd gedaan om een fietsleaseplan in te voeren wilde men een oplossing voor bestaande mobiliteitsproblemen zoals het tekort aan parking. Met de invoering van een fietsleaseplan wilde de onderneming zich ook profileren als een aantrekkelijke werkgever die inzet op duurzaamheid. Bij Aurubis zijn de zaken beginnen bewegen tijdens onderhandelingen over het welzijn op het werk en langer gezond blijven (in het kader van cao nr. 104). Er is toen ook nagedacht over het promoten van het gebruik van de fiets. Uiteindelijk werd gekozen voor twee pistes. Enerzijds konden werknemers (eenmalig) intekenen op een groepsaankoop. Anderzijds hadden ze de mogelijkheid om in het systeem van fietsleasing te stappen. Bij Het Poetsbureau werd eenzijdig, zonder enig sociaal overleg met de vakbondsafvaardiging, een systeem van fiets- en autoleasing ingevoerd. Het fietsleaseplan heeft er weinig te maken met verduurzamen van het woon-werkverkeer, maar is eerder een vorm van aanwervings- en retentiebeleid. Zeker in de concurrentiële wereld van de dienstenchequebedrijven is het moeilijk om voldoende huishoudhulpen een knelpuntberoep ondertussen aan te werven. Met een gratis fiets of wagen in de etalage is het gemakkelijker om bepaalde sollicitanten over de streep te trekken om bij het Poetsbureau te komen werken. Het is ook iets waar de bedrijfsleider graag mee uitpakt. Maar het gebrek aan overleg laat zich merken in de kwaliteit van het fietsleaseplan. Barry Callebaut is dan weer een zeer lokale werkgever. 60% van de werk- 19 VAKBEWEGING mei 2018

2 20 VAKBEWEGING mei 2018 ACV-afgevaardigde Leen De Proost onderhandelt bij Barry Callebaut mee over de invoering van een fietsleaseplan. nemers woont op minder dan 10 km van het bedrijf. Dit opent op zich al mogelijkheden om voor een meer duurzame mobiliteit te kiezen. De laatste jaren is er daarbovenop een sterke groei geweest van het bedrijf met veel extra aanwervingen, met als gevolg dat de parking veel te klein is geworden. Zo n zaken zorgen voor ongemakken en frustraties bij werknemers. In het Pendelfondsdossier dat Barry Callebaut in 2017 indiende werd reeds aangekondigd dat men ging investeren in het fietsvriendelijker maken van het bedrijf. De keuze is uiteindelijk gevallen op het leasen van fietsen, omdat dit voor het bedrijf de minste zorgen (lees: administratieve rompslomp) met zich meebrengt. Over welke vormen van fietsleasing gaat het? Layla Aerts Er bestaan twee vormen van fietsleasing: financiële leasing en operationele leasing. Bij financiële leasing is het uiteindelijke doel het kopen van het leaseobject (koop op afbetaling dus). Bij operationele leasing gaat het over het gebruik van het object gedurende een bepaalde periode. De fiets wordt ter beschikking gesteld van de werknemer, maar blijft eigendom van de leasingfirma. Je huurt als het ware het gebruik van de fiets. Operationele leasing is veruit de meest voorkomende vorm van fietsleasing. Bij het Poetsbureau is er in tegenstelling tot de andere bevraagde ondernemingen geen fietsleaseplan met loonruil, maar kan de werknemer kiezen voor een loonpakket met of zonder bedrijfsfiets. Umicore en Aurubis doen een beroep op een derde partij (KBC Lease) die de leasing beheert. KBC Lease blijft gedurende de looptijd van het contract (36 maanden) eigenaar van de fiets. Bij Barry Callebaut gaan de onderhandelingen ook richting een fietsleaseplan met loonruil, met als engagement van de werknemer om minstens 35 dagen per jaar met de fiets naar het werk te komen. Een veel gehoord argument van werkgeverszijde is Het mag mij niets kosten!. Dan is operationele leasing een goede keuze. Bijna alle leasingfirma s bieden een totaalpakket aan met een ruime keuze aan fietsen, een verzekering, bijstand, administratie, en ontzorgen zo de bedrijfsleiding. Hoe gaat operationele leasing meestal in z n werk? In eerste instantie sluit de werkgever met de leasefirma een raamovereenkomst. Eenmaal die er is, kan elke werknemer die in aanmerking komt een offerte aanvragen bij één van de door de leasemaatschappij erkende leveranciers. Zodra de offerte van de fietsleverancier is goedgekeurd door de leasefirma, wordt een leasecontract (tussen leasefirma en de fietsbestuurder) opgemaakt. Daarnaast worden alle afspraken over de toekenning en het gebruik van de fiets nog eens vastgelegd in een fietsleaseplan (tussen bedrijf en werknemer). Omdat een fietsleasing met loonruil raakt aan het loon van de werknemer wordt ook telkens een korte bedrijfs-cao over de financiële implicaties van de loonruil afgesloten. Wie heeft recht op een fiets? De toekenningsvoorwaarden en de gevraagde engagementen van de werknemer verschillen van bedrijf tot bedrijf. Alle (onderzochte) fietsleaseplannen hebben wel één ding gemeen: de werknemer kan op vrijwillige basis al dan niet in het systeem stappen. Ook het moment van instap in het plan is de vrije keuze van de werknemer. Bij Umicore Olen engageerden de werknemers zich bij de start van het fietsleaseplan (op 1 juni 2017) om minimum 50% van de werkdagen de fiets te gebruiken voor het woonwerkverkeer. Dit wordt nu na een jaar aangepast tot 10%. Bij Aurubis gaat het over alle werknemers met een contract van onbepaalde duur die zich engageren om op regelmatige basis (advies: minstens 20% woon-werkverkeer) de leasefiets te gebruiken. Bij het Poetsbureau heb je enkel recht op de elektrische fiets als je een contract van onbepaalde duur hebt van minimum 20 uur per week. Iedereen met een contract onbepaalde duur heeft er recht op een gewone fiets.

3 Bij Barry Callebaut is het voorstel om minimum 35 dagen per jaar met de fiets naar het werk te komen. Wat is inbegrepen in het leasepakket? Dit verschilt van leasingmaatschappij tot leasingmaatschappij. Standaard zitten er meestal in: de fiets met toebehoren, een (omnium) fietsverzekering (schade en diefstal), onderhoud en pechbijstand. Het is heel belangrijk om de kleine lettertjes te lezen. Wie de kleine lettertjes niet goed gelezen heeft, kan soms voor zeer onaangename verrassingen komen te staan. Zo beperkt het onderhoudscontract zich meestal tot één onderhoud per jaar en zijn er vaak ook zaken die niet inbegrepen zijn. Lees het onderhoudscontract er dus goed op na! Hetzelfde geldt voor de pechbijstand en de verzekering. Er zijn vaak bepaalde uitsluitingen opgenomen in de fietspolicy. Bepaalde herstellingen zijn op rekening van de werknemer enzovoorts. Zijn ook altijd opgenomen in het fietsleaseplan: afspraken over het gebruik van de leasefiets bij bevallingsrust, borstvoedingsverlof, langdurige ziekte, arbeidsongeval, het opnemen van tijdskrediet, thematisch verlof, enzovoorts. In een aantal gevallen wordt een compensatie van de werknemer gevraagd bij een langdurige afwezigheid op het werk. De hoogte van de financiële nettobijdrage varieert dan naargelang de lengte van de afwezigheid. Hier moeten we toch wijzen op een mogelijk gevaar. Namelijk het gevaar dat een werknemer een zeer dure fiets koopt maar door tegenslag, ongeluk, ziekte, zijn brutoloon significant ziet dalen terwijl hij/zij wel nog vasthangt aan de kost van de leasing. Verkeersboetes tenslotte zijn in principe steeds ten laste van de werknemer. Wat is de impact op mijn brutoloon? De meest voorkomende fietsleasing is er één met loonruil. Bij een terbeschikkingstelling van een leasefiets wijzigt het brutoloon van de werknemer via een loonruil van een vast brutobedrag per maand. Je ruilt met andere woorden maandelijks een stukje brutoloon in en krijgt in de plaats een fiets ter beschikking. Let wel, als gevolg van de loonruil daalt je brutoloon en dit heeft gevolgen op het bedrag van het (enkel en dubbel) vakantiegeld, het bedrag van het pensioen, het bedrag van de uitkering door de overheid (bijv. ziekte, moederschapsrust, ). Een precieze berekening is zeer moeilijk en verschilt van persoon tot persoon (arbeider of bediende). Bij Aurubis worden de werkgerelateerde premies (eindejaarspremie, ROCE, groepsverzekering en premies) niet beïnvloed. Bij Het Poetsbureau gaat men anders te werk. Als werknemer betaal je niks, maar je woon-werktransportvergoeding valt wel weg. Dat is nog niet alles. Men verliest niet alleen de woonwerkvergoeding, maar ook de verplaatsingsvergoeding tussen twee klanten en die in opdracht van klanten. Het zijn zo n zaken die in de kleine lettertjes van de fietspolicy staan, maar die wel een grote invloed hebben. Welke zijn de gevolgen van het privégebruik van de leasefiets? Normaliter mag de werknemer zijn leasefiets, naast het woon-werkverkeer, ook voor privéverplaatsingen gebruiken. Wel zijn er een aantal fiscale regels over het privégebruik van de leasefiets die het vermelden waard zijn. Zie blz. 23. Bij Umicore Olen en Aurubis is privégebruik toegelaten zonder dat er een Bij de naast elkaar gelegen bedrijven Umicore en Aurubis delen de werknemers voorlopig samen de fietsparking. De ACV-militantenkernen ook samen op de foto. Daniël Rys 21 VAKBEWEGING mei 2018

4 22 VAKBEWEGING mei 2018 voordeel alle aard is verschuldigd. Bij Het Poetsbureau gaat men er in het fietsleaseplan verkeerdelijk van uit dat het ter beschikking stellen van een bedrijfsfiets door de wetgever wordt beschouwd als een voordeel in natura en onderworpen is aan socialezekerheidsbijdragen. Bijgevolg doet de werkgever een raming van het voordeel in natura. Het gebruik van een bedrijfsfiets geldt op sociaalrechtelijk vlak evenwel als een vrijgesteld voordeel in natura voor de werknemer of bedrijfsleider op voorwaarde dat de fiets wordt gebruikt voor (een deel van het) woon-werkverkeer. Of diezelfde fiets daarnaast ook voor privégebruik mag dienen speelt geen rol. Wanneer de bedrijfsfiets uitsluitend voor privédoeleinden wordt gebruikt en niet voor woon-werkverkeer, is er wel sprake van een voordeel in natura en moet men de waarde van het verkregen voordeel ramen. Wat op het einde van de leasingperiode of bij vroegtijdige beëindiging van het contract? Bij het verstrijken van het contract (meestal na 3 jaar of 36 maanden) hebben werknemers meestal de keuze om de fiets al dan niet over te kopen. De fiets overkopen gebeurt dan aan een bepaalde restwaarde. In de onderzochte fietsleaseplannen varieert die tussen 16 en 20% van de initiële kostprijs. In sommige fietsleaseplannen zoals dat van Het Poetsbureau staat dat wanneer de werknemer het bedrijf verlaat op eigen initiatief en de fiets Aanbevelingen niet wenst over te kopen, er een verbrekingsvergoeding gevraagd zal worden. In andere fietsleaseplannen is soms sprake van een vroegtijdige beëindigingsvergoeding. Succesfactoren? Bij Aurubis is het fietsleaseplan goed en wel een maand (sinds maart 2018) van toepassing en het mag zeker een succes genoemd worden. Ongeveer 40 van de 500 werknemers hebben nu al ingetekend op het fietsleaseplan. Daarbovenop heeft één vijfde van de collega s reeds via de groepsaankoop een fiets gekocht (44 elektrische fietsen en 27 gewone fietsen). Op dit moment zijn er bij Umicore 253 leasefietsen in gebruik. Zowel bij Aurubis als bij Umicore werd goed samengewerkt tussen bedrijfsleiding, HR-dient en vakbonden om tot een gedragen voorstel te komen. Bij Aurubis werd in voorbereiding van de onderhandelingen een heuse enquête gehouden onder werknemers met onder andere de vraag Wat zou u motiveren om (meer) met de fiets te komen?. Dit hielp om het potentieel in te schatten van het aantal collega s dat bereid is meer met de fiets naar het werk te komen. In beide bedrijven werd ook een brochure verspreid onder werknemers om collega s te informeren en te sensibiliseren over de verschillende aspecten van het fietsleaseplan. Bij het Poetsbureau was er geen sprake van een gedragen voorstel. De werkgever heeft er volledig eenzijdig een fietsleaseplan ingevoerd, zonder te luisteren naar de verzuchtingen van de vakbonden. Geen twee bedrijven zijn dezelfde. Elke regeling is dus maatwerk. Maak duidelijke afspraken! Lijst op wat er allemaal kan gebeuren (ongeval, diefstal, opnemen tijdskrediet, loonbeslag, ) Weeg meerdere fietsleasemaatschappijen goed tegen elkaar af vooraleer een keuze te maken. Omdat het fietsleaseplan in vele gevallen uitgaat van een loonruil en dus raakt aan het loon van werknemers sluit je best een (korte) cao af. Betrek de medewerkers. Fiscale en sociale Om het fietsgebruik aan te moedigen, heeft de overheid een gunstige fiscale en sociaalrechtelijke behandeling uitgewerkt en ingevoerd. Die is van toepassing op de gewone fiets (stadsfiets, mountainbike, koersfiets, plooifiets, bakfiets, ), de elektrische fiets en sinds kort ook de speed pedelec. Socialezekerheidsbijdragen: Het gebruik van een bedrijfsfiets geldt als een vrijgesteld voordeel in natura voor de werknemer of bedrijfsleider op voorwaarde dat de fiets gebruikt wordt voor (een deel van het) woon-werkverkeer (op basis van het KB van en van toepassing met terugwerkende kracht vanaf ). Hoewel het KB niet voorziet in een bepaalde frequentie, is een regelmatig gebruik van de bedrijfsfiets voor het woon-werkverkeer een vereiste. Of diezelfde fiets daarnaast ook voor privégebruik mag dienen, speelt geen rol. In het geval de werkgever een fiets koopt geldt er geen vrijstelling. De werkgever en werknemer zullen socialezekerheidsbijdragen betalen op het eenmalig voordeel in natura gelijk aan de werkelijke waarde van de fiets. Gebuikt de werknemer de fiets niet voor woon-werkverkeer, maar wel voor privéverplaatsingen, dan worden de werkgever en de werknemer maandelijks onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen op de werkelijke waarde van de fiets. De terbeschikkingstelling van een fiets mag worden gecombineerd met een fietsvergoeding! Die kilometervergoeding

5 regels rond leasing van bedrijfsfietsen is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen tot 0,23 euro/km. De fietsvergoeding De werkgever is vrij om deze fietsvergoeding aan zijn werknemers toe te kennen tenzij een sector-cao anders bepaalt. De wetgever ziet geen beperking van het aantal gereden kilometers per dag, maar de werkgever kan deze beperking wel opleggen (bijvoorbeeld min. en max. aantal kilometers per dag). De fietsvergoeding is tot 0,23 euro/ km vrijgesteld van belastingen en van RSZ. Als men meer betaalt, is het gedeelte boven de 0,23 euro/ km wel belastbaar in hoofde van de werknemer. De voorwaarde voor deze gunstige fiscale behandeling is dat de werknemer werkelijk fietst naar het werk. De bewijslast ligt wel bij de werkgever, die een systeem moet hebben om uit te maken wie daadwerkelijk fietst van en naar het werk en hoeveel kilometer. Een verklaring op erewoord van de werknemer volstaat hiervoor. De fietsvergoeding is volledig aftrekbaar (= 100%) als beroepskost in hoofde van de werkgever. De voordelige fiscale behandeling van de fietsvergoeding is fiscaal cumuleerbaar met vrijstellingen op andere verplaatsingsvergoedingen. Voordeel alle aard Als een werknemer een bedrijfsfiets krijgt van zijn werkgever, dan wordt dit niet beschouwd als een voordeel van alle aard: m.a.w. de bedrijfsfiets is fiscaal vrijgesteld voor de werknemer. De voorwaarde is wel dat die bedrijfsfiets gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen. Hoe vaak die moet gebruikt worden voor woon-werkverplaatsingen wordt niet in de wetgeving vermeld. Als de fiets nooit voor woon-werkverkeer wordt gebruikt, wordt hij wel als belastbaar voordeel beschouwd. Het voordeel wordt dan berekend op basis van de werkelijke waarde in hoofde van de werknemer. Btw-aftrek De werkgever betaalt voor de huur van de bedrijfsfiets van zijn werknemer elke maand een huurbedrag aan de leasingmaatschappij. Dat bedrag is onderworpen aan 21% btw. Btw-plichtige werkgevers/leasingnemers kunnen bepaalde btw gedeeltelijk terugvorderen. Het recht op aftrek van btw moet worden bepaald overeenkomstig het gebruik van de bedrijfsfiets. De aftrekbaarheid van de btw is met andere woorden afhankelijk van het percentage beroepsmatig gebruik. Of men kiest voor een algemeen forfait van 75%. Wordt de fiets voor 70% gebruikt om professionele redenen en voor 30% om privédoeleinden, dan is de btw voor 70% aftrekbaar. Inzake btw is het zo dat woonwerkverkeer als privégebruik van de fiets wordt beschouwd. Fiscale aftrekbaarheid (voor de werkgever): Voor de werkgever zijn de kosten die gemaakt zijn voor het verwerven, onderhouden en herstellen van de bedrijfsfiets voor 120% aftrekbaar. Het woord verwerven is hier cruciaal: de bedrijfsfiets moeten lineair worden afgeschreven over een periode van minstens drie jaar. Dit betekent ofwel een aankoop ofwel een financiële leasing. Een operationele leasing komt niet in aanmerking voor de 120% aftrekbaarheid (hier geldt dus gewoon 100% aftrekbaarheid) omdat hier geen afschrijvingen mogelijk zijn. Ook kosten die gedaan zijn om fietstoebehoren te verwerven, fietsen die ter beschikking gesteld worden van personeelsleden te onderhouden en te herstellen, zijn voor 120% fiscaal aftrekbaar voor de werkgever. Fietstoebehoren zijn: fietspomp, bel, fietslicht, reflectoren, gereedschapskist voor kleine herstellingen, fietstas, accu, lader van een elektrische fiets, met uitzondering van kledij de gebruikelijke voorwerpen die wenselijk of noodzakelijk zijn om de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling mogelijk te maken. De investeringen/kosten voor het plaatsen of bouwen van fietsstallingen, oplaadpunten voor elektrische fietsen, alsook kosten voor kleedkamers of douches voor fietsers, komen in principe ook in aanmerking voor de 120%-aftrek. De volgende kosten zijn onderworpen aan de normale fiscale aftrekbeperkingen (100% aftrek) in de vennootschapsbelasting: huurkosten/operationele leasingkosten, financieringskosten, verzekering, bijstand, jaarlijkse fietskosten voor onderhoud en herstelling. Opgelet, in navolging van de hervorming van de vennootschapsbelasting, zal het aftrekpercentage van 120% worden afgeschaft en worden herleid tot 100% vanaf 1 januari Fredrik Snoeck 23 VAKBEWEGING mei 2018