Draaiboek gemandateerde centra loopbaanbegeleiding

Transcriptie

1 Draaiboek gemandateerde centra loopbaanbegeleiding Ga fluitend naar je werk meer info op vdab.be of bel

2 Belangrijk! Ben je recent gemandateerd, dan is het uitermate belangrijk dat 1. je zo snel mogelijk de volgende gegevens bezorgt aan je provinciale projectopvolger het logo van je centrum het adres van het loopbaancentrum of meerdere adressen (straat, huisnr., postcode en stad) voor alle vestigingen waar loopbaanbegeleiding wordt aangeboden. Gebruik hiervoor het document Adressen loopbaanbegeleidingscentra te vinden op de beveiligde url: de link naar je website (URL) 2. je zo snel mogelijk toegang vraagt tot Mijn VDAB en deze login gegevens via mail bezorgt aan je provinciale contactpersoon. (zie hoofdstuk 1 pagina 2) Inhoud 1. Contactgegevens Projectopvolgers 3 2. Contactgegevens voor de Loopbaancheques 3 3. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding 4 4. Bekendmaking gemandateerde centra en communicatieacties 4 5. Wijziging mandaataanvraag 6 6. Recht op loopbaanbegeleiding 7 7. Loopbaancheques: Edenred en de implicaties in het project loopbaancheque Registratie van gesprekken met klanten Praktische verloop van een begeleiding POP Opleidingen in het kader van loopbaanbegeleiding Mogelijk misbruik van de loopbaancheque Toelichting stimuleringsfinanciering ESF project verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding Implicaties van de Europese Wetgeving op het BVR Loopbaanbegeleiding Toelichting gescheiden opname van kosten en opbrengsten in de boekhouding BTW Overzicht standaarddocumenten Tevredenheidsmetingen Kwalimon en audit Klachtenprocedure Link FAQ Draaiboek gemandateerde centra 35 Versie april LOOPBAANBEGELEIDING

3 1. Contactgegevens Projectopvolgers Als loopbaancentrum kan je met AL je vragen terecht bij je provinciale loopbaancel loopbaancel West-Vlaanderen Marleen van Rie loopbaancel Oost-Vlaanderen [email protected] San Vanderputten loopbaancel Antwerpen [email protected] Goele Vermeiren loopbaancel Limburg [email protected] Ilse Dekkers loopbaancel Vlaams-Brabant [email protected] David Pappaert 2. Contactgegevens voor de Loopbaancheques Als burger / klant Indien een burger of klant: vragen heeft over zijn loopbaancheque of zijn recht op loopbaancheque, een weigering gekregen heeft voor een loopbaancheque en hij wenst hier meer informatie over een weigering gekregen heeft voor een loopbaancheque, maar jij of hij kan toch aantonen hier recht op te hebben kan je hem doorverwijzen naar of samen met hem contact opnemen met Cel loopbaancheques in Brussel. Zij nemen de administratieve afhandeling van de cheque voor hun rekening. Cel loopbaancheques Keizerslaan 11, 1000 Brussel [email protected]! In tegenstelling tot de opstartperiode wordt de generieke mailbox [email protected] vanaf nu een kanaal voor de burger. Daarnaast zal deze mailbox enkel nog fungeren voor kandidaat - loopbaancentra met vragen over mandatering. LOOPBAANBEGELEIDING 3.

4 3. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding Het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding kan je terugvinden via onderstaande link: 4. Bekendmaking gemandateerde centra en communicatie De website van VDAB is het enige officiële kanaal waarlangs het overzicht van de gemandateerde centra verspreid wordt naar de burgers. Per provincie staan de loopbaancentra op twee manieren gerangschikt: enerzijds per gemeente, anderzijds per organisatie Op de gemeentepagina wordt het logo, de adres- en telefoongegevens, het mailadres en de websitelink, waarop de burger kan doorklikken, vermeld. Elk loopbaancentrum profileert zich op deze gemeentepagina met hetzelfde logo en dezelfde naam voor al zijn vestigingen. Alle loopbaancentra krijgen eveneens de kans om zich op deze gemeentepagina specifieker te profileren door vermelding van 3 profileringscriteria naast de gegevens van elke vestiging. Het overzicht per provincie op organisatieniveau wordt weergegeven met de logo s van de centra. De burger komt via een klik op een logo terecht bij de website van het respectievelijke centrum. In de toekomst zal de klant via een zoekrobot kunnen zoeken naar het meest passende loopbaancentrum. Dit is nog in ontwikkeling, de concrete instructies hierrond worden ten gepaste tijde verspreid. Van zodra je erkend bent als gemandateerd centrum voor loopbaanbegeleiding, word je gevraagd om zo snel mogelijk je logo, adres (of meerdere adressen van vestigingen waar loopbaanbegeleiding wordt aangeboden), de link naar de website en het mailadres van de respectievelijke vestiging(en) door te geven. Gebruik hiervoor het sjabloon Gegevens Loopbaanbegeleidingscentra dat je als bijlage bij je toekenningsmail bij de start van je mandaat hebt ontvangen. Mail deze gegevens door naar je provinciale contactpersoon in functie van de bekendmaking via de website van VDAB. Toevoeging van nieuwe vestigingen Wanneer je centrum een nieuwe vestiging opent, geef dit dan zeker tijdig door aan VDAB. Dit doe je door het ingevulde sjabloon Toevoeging of schrapping vestiging(en) te versturen naar je provinciale contactpersoon. Dit sjabloon vind je op de volgende afgeschermde url: Enkel indien VDAB volgende gegevens van de nieuwe vestiging doorgestuurd krijgt, kan de nieuwe vestiging bijgevoegd worden op de VDAB site: specifiek adres! website telefoonnummer mailadres 4 LOOPBAANBEGELEIDING

5 Sluiting van vestigingen Wanneer beslist wordt dat er geen loopbaanbegeleiding meer zal aangeboden worden in een vestiging van je loopbaancentrum, vragen wij uitdrukkelijk dit ook te melden aan je provinciale contactpersoon. Dit doe je eveneens aan de hand van het ingevulde sjabloon Toevoeging of schrapping vestiging(en), te vinden op Wijzigingen gegevens vestigingen Wijzigingen van de gegevens van een vestiging vraag je aan door het ingevulde sjabloon Wijziging gegevens vestiging(en) te bezorgen aan je provinciale contactpersoon. Dit sjabloon vind je op De uitvoering van deze wijzigingen gebeurt 1 keer per maand (telkens ongeveer halverwege de maand). Dus als je kan, maak zo snel mogelijk werk van de aanvraag. Correctheid gegevens centra op site VDAB Het centrum zelf staat in voor de correctheid van de gegevens van zijn vestigingen op de VDAB site. VDAB voert enkel uit.graag roepen wij alle centra op tot aandacht hiervoor. Dit in het belang van zowel de burger, als het centrum zelf. Bij melding van incorrecte gegevens door de burger aan VDAB, meldt VDAB dit aan het betreffende centrum. Het centrum zelf neemt initiatief tot een aanvraag van gegevenswijziging via bovenvermeld sjabloon. Startpakket en logogebruik Er worden per vestiging twee raamstickers + twee affiches voorzien. Deze worden automatisch verstuurd nadat je de vestigingen aan ons bekend gemaakt hebt. Als centrum krijg je bij de start van je mandaat toegang tot het logo van de Loopbaancheques. Dit hoor je te gebruiken op alle communicatie aangaande loopbaancheques/loopbaanbegeleiding. (folders, brieven, website etc). Dit is echter niet verplicht op de oefeningen, contracten of andere interne documenten. Het logo is terug te vinden via deze link onder Beeldmateriaal. Campagnemateriaal De affiche, banner, radiospot enz., aansluitend bij de campagne Fluitend naar het werk van september 2013 staat ter beschikking van de loopbaancentra via volgende link Let wel: dit officieel campagnemateriaal mag enkel in zijn geheel gebruikt worden. Aankondiging van events op VDAB website Indien je als loopbaancentrum een event voor werknemers organiseert, kan je dit laten agenderen op de VDAB website onder de rubriek Agenda. Deze Agenda vind je links onderaan de startpagina van de VDAB website. De criteria waaraan je event dient te voldoen zijn: het doelpubliek is werknemers de organisatie gebeurt door het loopbaancentrum zelf agendapunten zijn werkgerelateerde topics Concreet schrijf je je hiervoor in door op meer events en vervolgens meld het ons te klikken. LOOPBAANBEGELEIDING 5.

6 Infomails Regie Loopbaanbegeleiding (REGIE LBB) Het team Regie LBB houdt alle loopbaancentra op de hoogte van belangrijke informatie via mail. Concreet verstuurt Fran Bellinck regelmatig infomails, die zeer herkenbaar zijn door de vermelding in het onderwerp REGIE LBB: + onderwerp. Deze mails worden verstuurd naar de contactpersoon, zoals door het centrum aangegeven bij de mandaataanvraag. Wanneer het een centrum opportuun lijkt om deze mails ook te laten ontvangen door andere medewerkers, kan dit gevraagd worden per mail ([email protected]). Deze infomails zijn belangrijk in de communicatie van VDAB regie naar de centra toe. Volg deze dus goed op. 5. Wijziging mandaataanvraag Er zijn bepaalde situaties waarin men als gemandateerd loopbaancentrum een officiële wijziging moet aanbrengen aan de mandaataanvraag. Alle deze officiële wijzigingen worden aangetekend naar de projectopvolger gestuurd. Onderstaande veranderingen zijn mogelijk: Onderaannemers Indien je nieuwe onderaannemers inzet, hoor je een onderaannemingsverklaring toe te voegen waarop de personen in kwestie vermeld zijn. Wijziging BTW statuut Indien het loopbaancentrum wijzigt van BTW-statuut, dien je dit aan ons mee te delen. VDAB keert dan een ander bedrag uit per pakket. (BTW-plichtig = 665,5 per pakket, niet BTW-plichtig is 550 per pakket) Een mail met het correcte BTW-nummer naar je projectopvolger volstaat. Wij kunnen dit nooit met terugwerkende kracht regulariseren. Dat wil zeggen dat wij dit veranderde statuut pas in voege zullen laten gaan bij aanvang van het volgende aangiftekwartaal. (dus per 1 januari - 1 april - 1 juli - 1 oktober). Juridisch statuut van de onderneming wijzigt Indien het juridisch statuut van je onderneming wijzigt, breng je zo snel mogelijk je projectopvolger op de hoogte. Afhankelijk van de wijzigingen die gebeuren, gaan we na welke wijzigingen opgenomen horen te worden in de mandaataanvraag en of er nood is aan een nieuwe mandaataanvraag. Wij verwachten dit ten laatste een maand voor de officiële wijziging. Professionele deskundigheid In de mandaataanvraag moet een gemandateerde organisatie borg staan voor 1 VTE professionele deskundigheid. Indien een personeelslid die hier voltijds of deeltijds borg voor staat, uit de organisatie vertrekt, dient deze professionele deskundigheid op een andere manier aangetoond te worden. Er moet dan een nieuw portfolio ingediend worden. Als gevolg hiervan komt er dan een wijziging van het mandaat. Neem zeker contact op met je projectopvolger indien dit het geval is. Dan wordt onderzocht hoe je dit als organisatie kan opvangen. Kwaliteitscertificaten Indien het kwaliteitslabel vervalt tijdens je mandaat; bezorgt u ons vóór vervaldatum een nieuw geldig kwaliteitscertificaat. 6 LOOPBAANBEGELEIDING

7 6. Recht op loopbaanbegeleiding Opgelet dd 01/03/2015 is het recht op loopbaancheques uitgebreid! Na advies van de Raad van State (dd 13 februari 2015) wijzigt de Vlaamse Regering definitief het besluit over de opleidingscheques en over loopbaanbegeleiding. De wijziging legt de volgende principes vast: voor kort- en middengeschoolden wordt de reglementering voor opleidingscheques niet aangepast, terwijl hooggeschoolden enkel nog opleidingscheques kunnen aanvragen voor opleidingen die vermeld staan in hun persoonlijk ontwikkelingsplan. Daarnaast wordt het toepassingsgebied voor opleidingscheques en loopbaancheques uitgebreid voor Vlaamse werknemers die hier wonen, maar niet in het Vlaamse of Brussels Hoofdstedelijk gebied werken. Ook Vlaamse zelfstandigen die hun vestiging niet op het Vlaamse of Brussels Hoofdstedelijk gebied hebben, zullen voortaan ook aanspraak kunnen maken op een loopbaancheque. Hierna een uittreksel van het Besluit van de Vlaamse Regering over loopbaanbegeleiding dd 17 mei professioneel actieve persoon: a) de persoon, die op het ogenblik van de aanvraag van de loopbaancheque tewerkgesteld is krachtens een arbeidsovereenkomst, of die arbeid verricht onder het gezag van een ander persoon, en die in een van de volgende gevallen verkeert: 1) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; 2) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van een van de andere lidstaten van de Europese Unie (EU) of een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en is tewerkgesteld op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; 3) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van het Waalse Gewest, maakt gebruik van zijn recht op vrij verkeer van werknemers of van de vrijheid van vestiging, zoals gewaarborgd door artikel 45 en 49 van het verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en is tewerkgesteld op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; We moeten dus altijd eerst kijken naar tewerkstelling en iemands woonplaats. Wonen in Vlaanderen geeft altijd recht op een loopbaancheque. Wonen in een andere lidstaat van Europa: enkel wanneer je werkt in Vlaanderen of Brussel. Wonen in Wallonië geeft enkel recht als NIET BELG wanneer je verhuisd bent vanuit een ander land van de EU/EER en werkt in Vlaanderen of Brussel. Let op: wanneer je als Belg in Wallonië woont en werkt in Vlaanderen of Brussel, heb je geen recht op een loopbaancheque. Vlaanderen en Wallonië zijn namelijk deelstaten, ze zijn geen andere landen binnen de Europese Unie. De Vlaamse Gemeenschap is immers niet bevoegd om regelgeving uit te schrijven voor inwoners van Wallonië. VDAB moet deze regelgeving op deze manier uitvoeren. De voorbeelden ik woon in Gent en werk in Leuven: ik heb recht ik woon in West-Vlaanderen en werk in Nederland: ik heb recht ik woon in Limburg en werk in Wallonië: ik heb recht ik woon in Nederland (of elk ander lidstaat van de EU/EER) en werk in Vlaanderen: ik heb recht ik woon in Frankrijk (of elke ander lidstaat van de EU/EER) en werk in Brussel: ik heb recht ik woon in Nederland en werk in Frankrijk: ik heb geen recht ik woon in Wallonië en werk in Brussel: ik heb geen recht (zie uitzondering hierboven) ik woonde in Spanje en verhuisde naar Wallonië en werk in Brussel: ik heb recht ik woon en werk in Vlaanderen en heb de Turkse nationaliteit: ik heb recht. LOOPBAANBEGELEIDING 7.

8 De professioneel actieve persoon voldoet aan volgende voorwaarden: Hij/zij vraagt op eigen initiatief loopbaanbegeleiding aan Hij/zij is werkzaam op het ogenblik van de aankoop van de loopbaancheque Hij/zij heeft minimaal 12 maanden werkervaring opgebouwd in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de aanvraag van de loopbaancheque. Hier worden enkele uitzonderingen voorzien: - Als de uitzendkracht bij de aanvraag van de loopbaancheque 4 ononderbroken weken tewerkstelling aantoont, dan volstaan 9 maanden werkervaring in de loop van 24 maanden. - De individuele beroepsopleiding als werkzoekende wordt gelijkgesteld met werkervaring. - Werkervaring in het buitenland wordt aangetoond via een attest van de werkgever of een gelijkwaardig attest. Hij/zij heeft geen door het Vlaams Gewest gesubsidieerde loopbaanbegeleiding genoten in de periode van zes jaar voor zijn aanvraag van de loopbaancheque. Deze periode wordt berekend op basis van de periode tussen: het eerste geregistreerde gesprek van de loopbaanbegeleiding onder de ESF-financiering / het eerste gesprek van het eerste pakket en de datum van aanvraag van de loopbaancheque. 8 LOOPBAANBEGELEIDING

9 Lijst van situaties die momenteel gelijkgesteld zijn aan werkend Deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen nog situaties zijn die gelijkgesteld zijn. Voor meer duidelijkheid neem je contact op met cel loopbaancheques op 02/ Zij zijn op de hoogte van ALLE situaties. Voor leerkrachten: indien zij een loopbaancheque aanvragen tijdens de periode van uitgestelde vergoeding (juli en augustus). Leerkrachten die gewerkt hebben van 1/9 van het voorgaande jaar tot en met 30/6 van het lopende jaar, hebben recht op een loopbaancheque omdat zij recht hebben op een uitgestelde vergoeding. (zie ook punt 7 Praktische verloop van Loopbaanbegeleiding ) Personen die een verbrekingsvergoeding ontvangen en dit gedurende de periode die deze verbrekingsvergoeding dekt. Personen met een SINE statuut, art 60 Personen met een IBO overeenkomst Personen die werken met dienstencheques zonder bijkomend inkomensgarantieuitkering invoegwerknemers weppluscontract Personen in het kader van een stage tijdens een Syntra opleiding Bedrijfsbheer (in tegenstelling tot cursisten die in het kader van een VDAB-opleiding stage lopen.) Werklozen die van hun bijberoep hun hoofdberoep gemaakt hebben. Door het werkloos worden (kan niet ingeschreven worden als niet werkende werkzoekend), wordt zijn bijberoep hoofdberoep en heeft hij recht op een cheque. RSVZ maakt geen onderscheid tussen hoofd en bijberoep als zelfstandige. Betrokkene blijft professioneel actief. Categorieën 93 (vrij ingeschreven deeltijds werkende zonder uitkering RVA) en 80 ( werkende met uitkering van RVA) en daarnaast zelfstandige in bijberoep met aanvullende uitkering Deeltijds werkenden zonder inschrijving bij VDAB Personen in zwangerschapsverlof Personen tijdens (langdurige) ziekte uitgezonderd ziekte tijdens interim, op voorwaarde dat ze nog een arbeidsovereenkomst of het statuut van zelfstandige hebben. Personen in ouderschapsverlof Personen in tijdskrediet Personen die werken en wonen in Vlaanderen maar een arbeidsovereenkomst hebben niet naar Belgisch recht. (bvb Nederlander woont in Vlaanderen, werkt in Vlaanderen en heeft een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht) Het is mogelijk dat VDAB hier geen gegevens over krijgt, waardoor een burger onterecht een weigering krijgt. Meewerkende echtgeno(o)t(te) van een zelfstandige (valt onder art 6 van KB over activiteit zelfstandige) Tijdelijke werklozen wegens economische oorzaak: bij tijdelijke werkloosheid wordt de arbeidsovereenkomst tussen de werknemer en werkgever niet gestopt dus komen ze in aanmerking voor de loopbaancheque. Werknemer met overbruggingsvergoeding Onthaalouder: ofwel aangesloten bij kind en gezin, dan is hij/zij werknemer. Of hij of zij is zelfstandige. De arts-specialist-in-opleiding De huisarts-in-opleiding Personen die gebruik maken van een inschakelingsvergoeding Aangaande overgangsmaatregelen tussen ESF financiering en nieuwe landschap: Indien de burger onder de financiering met ESF middelen een kort traject doorlopen heeft, is zijn recht op loopbaanbegeleiding niet aangeraakt en heeft hij dus nog recht op twee loopbaanpakketten. Indien hij reeds loopbaanbegeleiding gevolgd heeft, heeft hij pas opnieuw recht na zes jaar. Het tweede pakket valt samen met het algemene recht op loopbaanbegeleiding. De burger heeft dus geen recht op enkel een tweede pakket na loopbaanbegeleiding onder ESF financiering. LOOPBAANBEGELEIDING 9.

10 Het recht op loopbaanbegeleiding omvat het volgende: Om de zes jaar heeft een burger recht op twee pakketten van vier uur loopbaanbegeleiding. Hij kan deze twee pakketten opnemen: apart van elkaar, bij hetzelfde centrum of telkens bij een ander centrum. Tussen de twee pakketten kan hij een korte of langere tijdsperiode laten, afhankelijk van zijn nood. aansluitend op elkaar: bij hetzelfde loopbaancentrum, als vervolg op het eerste pakket kan hij het tweede pakket aanvragen. Het resultaat is dat hij één langere begeleiding krijgt door de twee pakketten te combineren (minimaal 8 uur). Altijd binnen de zes jaar. Indien de burger van statuut verandert tijdens of na het opnemen van pakket 1, kan het zijn dat hij geen recht meer heeft op pakket twee. Bijvoorbeeld indien hij werkzoekend wordt na pakket 1, zal hij pakket 2 niet meer kunnen opvragen maar wel kunnen terugvallen op de reguliere begeleiding van VDAB voor werkzoekenden. Men heeft per pakket recht op minimaal 4 uur begeleiding, te spreiden in overleg met de loopbaanbegeleider, op maat van de vraag van de burger. De loopbaanbegeleiding vindt hoofdzakelijk individueel plaats en is verspreid over minimaal twee dagen. Hij mag bvb 4 keer 1 uur begeleiding kiezen, maar ook twee sessies van 2 uur bvb. Het is aan de burger om hierover afspraken te maken met de loopbaanbegeleider. Afspraken kunnen geregistreerd worden met een minimale duurtijd van 30 minuten tot maximaal 2 uur. Er moeten dus minimaal twee registraties gebeuren per pakket. Afspraken hierover maak je best op voorhand om misverstanden te vermijden. Een loopbaancentrum mag per loopbaancheque meer dan vier uur begeleiding aanbieden, maar zal niet meer dan voor deze vier geregistreerde uren vergoed worden. Voor specifieke situaties verwijzen we je graag naar het FAQ document: 10 LOOPBAANBEGELEIDING

11 7. Loopbaancheques: Edenred en de implicaties in het project loopbaancheque Edenred België maakt deel uit van de internationale groep Edenred, uitvinder van de Ticket Restaurant en wereldmarktleider inzake voorafbetaalde diensten aan bedrijven, aanwezig in 40 landen, telt 6000 medewerkers, 38 miljoen begunstigden, klanten (ondernemingen en organisaties) en 1,3 miljoen aangesloten dienstverleners. In België is Edenred marktleider wat de maaltijdcheques (Ticket Restaurant ) betreft. Edenred stelt haar knowhow en expertise ten dienste van organisaties en openbare instellingen in het kader van de realisatie van hun sociaal beleid. Het is in deze context dat VDAB het beheer van de loopbaancheque aan Edenred België toekent. Edenred neemt het uitgeven van de loopbaancheque voor zijn rekening en zal er ook voor zorgen dat de gemandateerde opleidingscentra voor de geleverde diensten betaald worden. De burger vraagt zijn loopbaancheque aan via Mijn loopbaan bij VDAB. De centra registreren hun prestaties zoals toegelicht in de Registratiemodule (zie hoofdstuk 8 pagina 9). VDAB stuurt deze gegevens door naar Edenred, die op basis hiervan het betalingsverkeer zal controleren en uitvoeren. Noch het gemandateerde loopbaancentrum noch de burger hoeft hiervoor rechtstreeks te communiceren met Edenred. Edenred zal een enkel voor de gemandateerde centra beschikbare webruimte creëren waar de centra de volgende zaken kunnen consulteren (niet registreren): Een overzicht van de reeds uitgevoerde registraties, zijn consulteerbaar per burger. Een overzicht van het betalingsverkeer. U zult van Edenred automatisch een ontvangen met een login voor deze persoonlijke webruimte. Bij vragen over het betalingsverkeer kunt u terecht bij de cel loopbaancheques van Edenred via volgende kanalen: per telefoon op 02/ per naar [email protected] Voor vragen echter over het product loopbaanbegeleiding of over registraties, gelieve contact op te nemen met de projectopvolgers. LOOPBAANBEGELEIDING 11.

12 8. Registratie van gesprekken met klanten Vanaf 17/3/2014 kan je als loopbaancentrum terecht in een nieuwe registratiemodule. Deze kwam er na een analyse van de klantvriendelijkheid van de gangbare registratie bij VDAB. Hieronder wordt geschetst hoe men toegang krijgt tot deze module en hoe je er mee kan werken. De (eerste) registratie van prestaties moet binnen de geldigheidstermijn van de loopbaancheque gebeuren. VDAB kan niet tussenkomen indien de geldigheidstermijn van de cheque verlopen is. De budgetten die voor de cheque van VDAB naar Edenred gaan, worden na einde van deze termijn automatisch teruggevorderd. De aanpassingen in het dossier van de klant zijn hiermee verbonden. Het privacy-document is NIET meer nodig. Toegang tot de registratiemodule 1. Als nieuw Loopbaancentrum registreer je je als volgt: Dit hoeft echter niet als je al een zo n login hebt ga dan onmiddellijk naar punt 4. Je krijgt daarna onderstaand scherm: Let bij het invullen van bovenstaande registratie op het volgende: wanneer je moet aanduiden welk contract je wil, moet je dit aanvragen op basis van de hoofdactiviteit van je organisatie. Kies zeker de correcte optie (zie hierna). 12 LOOPBAANBEGELEIDING

13 2. Na het invullen van het formulier op de site ontvang je een contract dat je ondertekend terugbezorgt aan VDAB (Ann Rots, Directeur Servicelijn VDAB, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel). Dit kan enkele dagen in beslag nemen. 3. Daarna krijg je een mail met logingegevens en een bedrijfsidentificatienummer. 4. Stuur deze mail door aan je provinciale projectopvolger, hij of zij zal achter de schermen het nodige doen om je toegang te geven tot de registratiemodule van de loopbaancheques. Inloggen Je gaat op de site van VDAB naar werkgevers (zie beschrijving pag. Error! Bookmark not defined.), waar je inlogt met de login en paswoord die u van ons ter beschikking gekregen hebt. Na succesvol inloggen krijg je onderstaand scherm te zien. Je kiest voor Mijn loopbaan voor partners optie Loopbaancheques. LOOPBAANBEGELEIDING 13.

14 Je krijgt onderstaand scherm te zien. Toelichting over de structuur van de module Er zijn drie flappen in de module: Overzicht begeleidingen: hierin kan je jouw prestaties registreren en jouw registraties per loopbaancheque controleren. Controle cheque voor gebruik: hierin kan je de beschikbaarheid van een loopbaancheque controleren. Financieel overzicht: dit luik maakt het mogelijk om een overzicht te krijgen van de financiële gegevens. 1. Overzicht begeleidingen Deze module tref je altijd aan als beginscherm wanneer je inlogt. Je krijgt onmiddellijk een overzicht van de lopende/actieve loopbaancheques waarop je loopbaancentrum registreert. Zoeken naar een loopbaancheque/klant Dit overzicht is geordend op basis van je recentste wijzigingen. Er worden telkens 10 loopbaancheques per pagina weergegeven, je kan in de lijst scrollen d.m.v. de genummerde knoppen onderaan. 14 LOOPBAANBEGELEIDING

15 Naar believen kan je deze lijst sorteren op chequenummer, klantnummer, klantnaam, status of datum laatst gewijzigd door op deze kolomnamen te klikken. Op die manier kan u naar eigen voorkeur zoeken naar de klant waarvoor je registraties wilt doen of controleren. Een tweede manier om je loopbaancheque te zoeken is via de filter: daar kan je starten met het intypen van een chequenummer, klantennummer, klantnaam, etc. De loopbaancheques die aan deze zoektermen voldoen, zullen op je scherm verschijnen. Exporteren van gegevens Je kan deze gegevens ook exporteren. Dan krijg je een overzicht van de geregistreerde gegevens per pakket/ loopbaancheque. (In het financieel overzicht, dat verder aan bod komt, krijg je een overzicht per transactie zoals deze uitbetaald zal worden door Edenred) Deze gegevens kunnen geëxporteerd worden via de vijf knoppen naast de filter. Door op copy te klikken kopieert u ze naar uw clipboard op uw pc CSV: exporteren als CSV - bestand Excel: hierdoor worden ze onmiddellijk in een Excel tabel geplaatst die u kan bewaren op uw pc PDF: hierdoor worden ze onmiddellijk in een PDF document geplaatst dat u kan bewaren op uw pc Print: hierdoor wordt dit overzicht naar de printer verstuurd Registreren Voor de registratie van een nieuwe klant verwijzen we naar controle van de loopbaancheque (punt 2 pagina 15). Indien je registraties wilt doen voor een bestaande (reeds ingevoerde) klant, zoek je het dossier op in het overzicht begeleidingen (zie rubriek hierboven). Achteraan de gegevenslijn van een loopbaancheque zie je de knop detail. Wanneer je hierop klikt, kom je in het onderstaand overzicht terecht. Je vindt hier de gegevens van de klant, evenals de bestellings- en begeleidingshistoriek. Onderaan de pagina zie je de groene knop nieuwe registratie. LOOPBAANBEGELEIDING 15.

16 Op deze pagina zijn de velden met een rode asterisk verplicht. De andere zijn optioneel. Per gesprek geef je in: datum waarop het gesprek plaatsvond : gebruik het format dd/mm/jjjj Bijvoorbeeld 02/11/2015 en NIET 02/11/15: in dat geval kunnen er foutmeldingen komen. naam van de begeleider (optioneel, maar aan de raden) type gesprek gespreksvorm feedback (optioneel) duur van het gesprek Type gesprek Intake: dit is de eerste registratie op uw loopbaancheque. Dit is niet je kennismakingsgesprek. Zoals verderop in het draaiboek toegelicht, heeft de klant recht op een kennismakingsgesprek, dat losstaat van de minimaal vier uur begeleiding. In samenspraak met de klant kan dit kennismakingsgesprek mogelijks als intake tellen. Enkel in samenspraak met de klant mag deze registratie zo uitgevoerd worden! Verdiepingsgesprek: elk gesprek dat geen intake of afsluiting is. Synthesegesprek: dit is een afsluitend gesprek. Let op: dit gesprek geldt automatisch als een afsluiting van uw dossier! (Dit in tegenstelling tot de vorige registratiewijze.) Wanneer je op de knop registreer gesprek klikt, zal je een waarschuwing krijgen die dit duidelijk vermeldt. Indien je voor dit gesprek kiest, wordt het dossier dus volledig afgesloten en kan je geen gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. Ter verduidelijking: ook wanneer een tweede pakket volgt op het eerste, wordt het eerste pakket afgesloten met een synthesegesprek. Stopzetting van de begeleiding: dit is een administratieve afsluiting van het dossier, zonder dat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de begeleiding wordt stopgezet in onderling overleg, vooraleer de minimale 4 uren begeleiding zijn bereikt. Je krijgt voor deze registratie dus geen vergoeding. Let op: deze registratie geldt als een afsluiting van uw dossier! Wanneer je op de knop registreer gesprek klikt, zal je een waarschuwing krijgen die dit duidelijk vermeldt. Indien je voor dit gesprek kiest, wordt het dossier dus volledig afgesloten en kan je geen gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. Nazorggesprek: wanneer een pakket is afgesloten kan je nog altijd nazorggesprekken registreren. Deze zijn louter bedoeld voor de volledigheid van uw dossier en worden nooit gevolgd door een uitbetaling. Wij adviseren je evenwel om dit zo veel mogelijk te registreren. Alleen op die manier krijgen wij als regisseur een terecht en realistisch beeld van jullie inspanningen. Indien je alle gegevens van het gesprek correct inbracht, klik je op de knop registreer gesprek. Terwijl je nog in dit scherm zit, kan je toch nog afzien van de registratie (indien je merkt dat u op een verkeerd dossier aan het registreren bent bvb) door op de knop annuleren te klikken. Opmerking 1: Indien een registratie leidt tot een afsluiting van een dossier, krijg je hiervoor een waarschuwing van het systeem. Negeer je deze waarschuwing, kunnen wij dit NIET meer ongedaan maken. 16 LOOPBAANBEGELEIDING

17 Opmerking 2: Indien je meerdere gespreksmomenten tegelijk invoert, let er dan op de chronologie van de gesprekken te respecteren. Zoniet zal het systeem onterecht je cheque willen afsluiten (omdat er een gesprek in het verleden ingegeven wordt dat plaatsvond voor het laatst geregistreerde.) Opmerking 3: Je kan meer dan 4 uur begeleiding per loopbaancheque aanbieden en registreren. Een loopbaancheque geeft immers recht op minimaal 4 uur begeleiding. Indien je meer dan 4 uur registreert, zal je echter wel maximaal 550 (+ BTW indien van toepassing) uitbetaald worden. Correcties Indien je een foutieve registratielijn wil verwijderen, kan dat zolang je het dossier NIET afgesloten heeft. Eens afgesloten, kan u geen registraties meer wijzigen of toevoegen. VDAB kan dit dossier ook niet meer voor u openstellen. Zoals hierboven vermeld kan je enkel nog nazorggesprekken registreren die niet resulteren in uitbetaling. Je kan een gesprek of registratie verwijderen door in het detail van de cheque bij de begeleidingshistoriek op het vuilbakje achteraan de lijn te klikken. Je zal altijd eerst de recentste lijn moeten verwijderen, daarna pas kan je de voorgaande lijn(en) verwijderen. Je hoort dan nadien alle lijnen opnieuw correct te registreren. Wees je ervan bewust dat dit ook een implicatie heeft op jouw betalingsgegevens. Een rechtzetting of meerdere rechtzettingen in het verleden kunnen ook leiden tot een terugvordering van betaling (er zal dan een som ingehouden worden op toekomstige betalingen). De nieuwe registraties zullen verrekend worden met je huidig saldo Openstaande dossiers Wanneer er in een dossier gedurende 9 maanden geen registratie gebeurd is, zal simultaan naar de burger en naar het centrum een mail vertrekken met onderstaande boodschap: Geachte Voor dit dossier (klantnummer + nummer loopbaancheque) werd de voorbije 9 maanden geen nieuwe gesprek geregistreerd. Zonder een nieuwe contactregistratie binnen de 12 weken, wordt dit dossier automatisch afgesloten. Indien u toch nog een gesprek registreert, blijft het dossier opnieuw 9 maanden beschikbaar. Met vriendelijke groeten LOOPBAANBEGELEIDING 17.

18 2. Controle van de loopbaancheque Je komt in deze module terecht door op de flap Controleer cheque voor gebruik te klikken. Deze flap dient naast de controle van de cheque eveneens om de registratie van NIEUWE klanten/ begeleidingen te beginnen. Wanneer je iemand op gesprek krijgt die een loopbaancheque aanbiedt, kan je in deze flap eerst controleren of deze loopbaancheque reeds in gebruik is bij een ander centrum. (Zo wordt vermeden dat de klant al een begeleiding startte in een ander centrum, waardoor je geen recht heeft op vergoeding voor de gesprekken die u met deze klant uitvoert.) Indien je de boodschap krijgt dat deze loopbaancheque al in gebruikt is, klaar je dit best verder uit met de klant. Je kan controleren door het chequenummer (zonder tussenstreepjes) EN klantnummer in te geven. Je krijgt dan de boodschap dat de loopbaancheque nog niet in gebruik is. In dat geval ben je er zeker van dat je gesprekken kunnen geregistreerd en uitbetaald worden. Indien de cheque nog beschikbaar is, kan je via de knop registreer cheque onmiddellijk starten met de registratie. Indien er geen cheque beschikbaar is, is het ook mogelijk dat je probeert te registreren op een loopbaancheque waarvan de geldigheidstermijn overschreden is. In dat geval kan je je prestaties niet meer registreren. Je hoort dan aan je klant te vragen een nieuwe cheque aan te vragen. (zie ook pagina 17/18 aangaande de loopbaancheque en de pakketten.) 3. Financieel overzicht Je komt in deze module terecht door op de flap Financieel overzicht te klikken. In deze module kan je een overzicht krijgen van alle geregistreerde gesprekken, zoals doorgegeven aan Edenred voor betaling. Edenred betaalt deze tweewekelijks uit. Het betalingsoverzicht vind je op de website van Edenred via je persoonlijke login. (zie hfst. 7: Edenred) 18 LOOPBAANBEGELEIDING

19 Wanneer je naar deze pagina in de registratiemodule van VDAB navigeert, zie je de gegevens gesorteerd op datum van de betaalopdracht. Je kan deze desgewenst laten sorteren op type gesprek, begeleider, klantennaam of chequenummer. Je kan via de filter ook specifieke gegevens opzoeken door het zoekcriterium in te geven (datum, bedrag, begeleider, type gesprek, chequenummer). Deze gegevens kunnen eveneens geëxporteerd worden via de vijf knoppen naast de filter. Door op copy te klikken kopieert u ze naar uw clipboard op uw pc Excel: hierdoor worden ze onmiddellijk in een Excel tabel geplaatst die u kan bewaren op uw pc print: hierdoor wordt dit overzicht naar de printer verstuurd Je kan deze lijst vergelijken met de betalingsgegevens die je van het extranet van Edenred haalt. Door ze via het loopbaanchequenummer te koppelen kan je de betalingen controleren. 9. Praktische verloop van een begeleiding Algemene en praktische informatie over loopbaanbegeleiding kan je vinden op de website van VDAB. We verduidelijken deze graag hieronder: In wat hoort een centrum te voorzien? De burger heeft steeds recht op een vrijblijvend kennismakingsgesprek, individueel of in groep. Dit gesprek hoort niet bij het pakket en mag geen deel uitmaken van de geregistreerde uren, en is in principe verschillend van het intakegesprek. De burger is dus vrij om bij verschillende loopbaancentra te informeren naar aanpak en inhoud van begeleiding. Uitzondering: indien het kennismakingsgesprek en de intake samenvallen, mag dit wel deel uitmaken van het pakket. Na ondertekening van de overeenkomst kan je dit registreren. De burger kan ten allen tijde in Mijn loopbaan opvolgen welke registraties er gebeurd zijn. De loopbaancheque Vóór of na het kennismakingsgesprek kan de burger de loopbaancheque aanvragen. Hij kan dit zelf aanvragen in Mijn loopbaan. Hij kan hiervoor ook terecht in de werkwinkel of via de servicelijn ( ). Bij twijfel of hij recht heeft op een cheque kan men altijd contact opnemen met de cel loopbaancheques. Enkel bij het aanvragen van de loopbaancheques worden effectief alle loopbaangegevens van de burger verzameld. Dit is veruit de beste test om te weten of men in aanmerking komt. Niet alle relevante informatie staat standaard in het dossier van de burger. Bij de aanvraag wordt op basis van de gegevens van de sociale zekerheid eerst door VDAB gecontroleerd of hij effectief in aanmerking komt. In het slechtste geval (ontbrekende gegevens) kan dit twee weken duren. Normaal gezien kan dit op één dag. Twee opties: Indien uit onze controles blijkt dat hij geen recht heeft op een loopbaancheque, krijgt hij hier bericht over via mail/brief. Ook over de reden waarom. Indien hij echter kan aantonen dat hij wel voldoet aan de voorwaarden, kan hij onmiddellijk contact opnemen met de cel loopbaancheques van VDAB via [email protected] of via het nummer LOOPBAANBEGELEIDING 19.

20 Twee situaties waarin wij dit voorzien Het geval waarin personen met een verbrekingsvergoeding een loopbaancheque aanvragen. Zij hebben namelijk recht op een loopbaancheque gedurende de periode die deze verbrekingsvergoeding dekt. Maar uit de controles die Mijn loopbaan uitvoert zal op basis van zijn gegevens uit de sociale zekerheid blijken dat hij geen recht heeft. Voor leerkrachten. Leerkrachten die gewerkt hebben van 1/9 van het voorgaande jaar tot en met 30/6 van het lopende jaar, hebben recht op een loopbaancheque omdat zij recht hebben op een uitgestelde vergoeding. Bij controle door onze systemen zullen zij echter niet als werkend geregistreerd staan in de maanden juli en augustus. Tot op heden zijn dit de enige situaties die onze systemen op basis van de officiële gegevens niet kunnen detecteren. Indien je een klant hebt die zich in dit geval bevindt, kan je hem best ondersteunen bij zijn aanvraag door de klant contact te laten opnemen met de cel loopbaancheques bij VDAB, of dat zelf/samen met hem te doen. Deze is op de hoogte van deze uitzonderingssituatie en doet het nodige. Indien deze controles positief zijn, krijgt de burger via mail (per brief indien hij geen adres heeft) een opdracht tot betaling van zijn persoonlijk aandeel van 40. Deze vraag krijgt hij van Edenred, de firma die het betalingsverkeer op zich neemt. De controles nemen minimaal 1 dag in beslag, maximaal 14 dagen. (Indien er te veel ontbrekende gegevens zijn voor de burger bvb.) De dag na de betaling, ontvangt de burger de loopbaancheque van Edenred via mail (of per post indien hij geen heeft). Edenred garandeert ons dat de loopbaancheque ter beschikking is de dag na betaling van het persoonlijk aandeel van de burger. Sowieso doe je er goed aan pas een gesprek in te plannen met de burger als deze zijn loopbaancheque al in zijn bezit heeft. Het is evenwel mogelijk om gesprekken te registreren voor de datum waarop een loopbaancheque ontvangen werd door de burger. De afbeelding van de digitale cheque zoals weergegeven in de mail: 20 LOOPBAANBEGELEIDING

21 Hierop staan: de contactgegevens van de burger het IKL nummer (interne klantnummer binnen VDAB) Deze code heb je ook nodig ter verificatie van de cheque. de code van de cheque: dit is het unieke nummer van de cheque bij Edenred. Deze zal ook gevraagd worden als referentie bij betaling. Deze code heb je als centrum eveneens nodig ter verificatie van de cheque. de geldigheidsdatum: dit is de datum waarvoor het eerste geregistreerde gesprek moet plaatsvinden. Indien een klant of het centrum te lang wacht, wordt het persoonlijk aandeel automatisch terugbetaald. Het recht op loopbaanbegeleiding blijft echter gelden. De burger kan dus altijd opnieuw een cheque aanvragen die dan weer drie maand geldig is. Let op: de cheque heeft geen geldelijke waarde. Het is enkel een betalingsbewijs. Heb je vragen over de cheque, neem dan contact op met de cel loopbaancheques van VDAB via of 02/ Indien nodig nemen wij contact op met Edenred. De pakketten Wanneer de burger bij jou langskomt en ervoor kiest om zijn loopbaancheque bij jouw loopbaancentrum op te nemen, doe je best het volgende: Vraag aan de burger het bewijs dat hij zijn loopbaancheque aangekocht heeft. Dit kan door hem zijn mail te laten forwarden naar jou of een afgedrukte versie aan jou te bezorgen. Let op: de cheque heeft geen geldelijke waarde. Het is enkel een betalingsbewijs. Het centrum heeft voldoende aan dit bericht als bevestiging. Het controlemechanisme (heeft deze burger reeds betaald, ben ik als centrum zeker van financiering) gebeurt achter de schermen. Indien deze niet betaald heeft, kan een centrum geen registraties doen. Van verlies van een loopbaancheque kan dus geen sprake zijn. Via Mijn loopbaan kan een burger ten allen tijde controleren of hij recht heeft op zijn loopbaancheque. De loopbaancheque hoort binnen de twaalf weken opgenomen te worden: het eerste gesprek van een pakket moet binnen de twaalf weken geregistreerd worden. Indien er geen registratie gebeurt vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum (binnen de 3 maanden) zal het persoonlijk aandeel automatisch teruggestort worden. Let op: dit wil niet zeggen dat het recht op de loopbaancheque voor de burger vervalt. Hij kan altijd opnieuw een loopbaancheque aanvragen, die dan opnieuw drie maand geldig is. Het is dus als centrum belangrijk om de cheque te controleren en stipt te registreren, voornamelijk om de geldigheidsdatum van de cheque te respecteren. Maar ook om je als centrum administratieve overlast te besparen als een klant opnieuw zijn cheque moet aanvragen bvb en om de betalingen door Edenred tijdig te laten ingaan. Edenred betaalt tweewekelijks uit. Tijdstippen van de stortingen naar de centra: 1ste werkdag en 16de werkdag van de maand. De aanvragen tot betalingen ontvangen tussen de 1ste en de 15de van de maand worden gestort de 16de van de maand of eerstvolgende werkdag van die maand. De aanvragen tot betalingen ontvangen tussen de 16de en de laatste dag van de maand worden de 1ste werkdag van de volgende maand gestort. Opmerking: een loopbaanbegeleiding starten vooraleer je de loopbaancheque in handen hebt, is technisch mogelijk. Je kan immers registreren met terugwerkende kracht. Maar dit doe je als loopbaancentrum op eigen risico. Blijkt de burger toch geen recht (meer) te hebben, kan VDAB niet tussenkomen in betaling. De loopbaancheque is de enige garantie op betaling. LOOPBAANBEGELEIDING 21.

22 Intakegesprek Tijdens het intakegesprek (of tijdens het kennismakings-/informatiegesprek) moeten de volgende elementen toegelicht worden: recht op loopbaanbegeleiding financiële bijdrage de gedragscode (zie beveiligde url: mogelijke inhoud van een loopbaanbegeleiding en resultaat (POP) Dit intakegesprek is de eerste mogelijke registratie in de registratiemodule. Er wordt een overeenkomst voorzien (zie beveiligde url) waarin melding wordt gemaakt van de financiële bijdrage van de klant en het recht om de zes jaar op loopbaanbegeleiding. De gedragscode maakt deel uit van deze overeenkomst. De overeenkomst wordt bij elk pakket (en dus loopbaancheque) in tweevoud opgemaakt en ondertekend door zowel de burger als door de loopbaanbegeleider. Eén exemplaar is voor de burger, het andere hoort thuis in het klantendossier. Deze overeenkomst mag in principe ten vroegste na het eerste gesprek, bij aanvang van het tweede gesprek getekend worden. Dit om te vermijden dat een centrum te vroeg en onterecht de bijdrage van de klant claimt. Na dit gesprek mag de eerste registratie als intake gebeuren. Laat zeker van bij aanvang van de loopbaanbegeleiding het bewijs van deelname ondertekenen zodat er geen discussie kan ontstaan over registraties en uitbetalingen. Dit in het belang van alle betrokken partijen. Verdiepingsgesprekken en afsluiting. In totaal kan er maximaal vier uur geregistreerd en betaald worden per loopbaancheque. Technisch gezien kunnen er meer uren geregistreerd worden, maar deze zullen niet vergoed worden. Je kan de gesprekken die buiten deze vier uren vallen dus wel registreren om een overzicht te creëren van je inspanningen/trajecten. Enkel effectieve gesprekken met je klant mogen geregistreerd worden. Voorbereidingstijd e.d. mag niet ingebracht worden. De burger kan in Mijn loopbaan het overzicht van de opgenomen uren consulteren. Vormen van registraties: je kan van 30 tot 120 per gesprek registreren, in blokken van een half uur. Je kan aangeven of het een intake / verdiepingsgesprek / synthese gesprek is Je kan in het opmerkingsveld aangeven of het gaat over een individueel gesprek, e-coaching of in groep. Onder e-coaching wordt verstaan: een skype-gesprek of google-hangout. Let er op dat je een printscreen van dit gesprek toevoegt aan het Bewijs van deelname ter vervanging van de handtekening van de klant. Enkel de gesprekken zoals zij goedgekeurd worden op het Bewijs van deelname (zie afgeschermde url) door de klant, mogen geregistreerd worden. Als afsluiting van een pakket hoor je een POP op te maken en te bewaren in het dossier van de klant. Nazorg De klant heeft recht op nazorg na afloop van een traject loopbaanbegeleiding en dit tot maximaal een jaar na het synthese gesprek. In dit nazorggesprek wordt een vraag van de werkende omtrent de uitvoering van zijn POP kort behandeld, met als doelstelling de realisatiegraad van het persoonlijk ontwikkelingsplan van de werkende te versterken. De klant mag hier geen vergoeding voor aangerekend worden. Nazorg maakt deel uit van de dienstverlening en zal dus ook niet apart vergoed worden door de Vlaamse overheid. Nazorg kan geregistreerd worden. Het kan ook geregistreerd worden op het bewijs van deelname. 22 LOOPBAANBEGELEIDING

23 Aansluiting van pakket 1 en 2 Het is een optie om na pakket 1, pakket 2 ter aansluiting op te nemen zodat de burger een langere begeleiding voor zichzelf kan creëren. Pakket 2 kan evenwel nooit aangevraagd worden vooraleer pakket 1 door het centrum is afgesloten. Kondig dit dus tijdig aan je klant aan en sluit zelf het dossier tijdig af zodat deze overgang vlot kan verlopen. Bij aanvang van het tweede pakket hoeft er dan geen intake meer geregistreerd te worden, maar kan er onmiddellijk een verdiepingsgesprek geregistreerd worden. Uitbetalingen Uitbetaling van de pakketten gebeurt na registratie van de gesprekken in de registratiemodule. Een implicatie van de Europese wetgeving waaronder het BVR opgemaakt is, bepaalt dat VDAB enkel registraties kan vergoeden indien deze effectief uitgevoerd zijn. Dit impliceert dat Edenred binnen de twee weken de registraties zoals ingevoerd, vergoedt. Indien de burger het pakket stopzet vooraleer de vier uren begeleiding afgerond zijn, worden de resterende uren dus ook niet uitbetaald. Administratief dossier Per klant hoort een centrum een dossier te bewaren. Volgende documenten maken deel uit van het dossier: Overeenkomst met de klant, ondertekend door de klant Bewijs van aanwezigheid, ondertekend door de klant POP Eventueel checklist (zie hoger) 10. POP Uit de conceptnota Een vernieuwd landschap loopbaandienstverlening (juni 2012) Het loopbaanakkoord geeft aan dat de output van een begeleiding steeds een POP dient te zijn. We gaan hierbij uit van een brede definitie van POP. Deze definitie vloeit voort uit de evaluatiestudie Persoonlijk ontwikkelingsplannen in Vlaanderen: conceptontwikkeling en is op de stuurgroep POP, waaraan vertegenwoordigers van sociale partners, Departementen en Kabinetten van de beleidsdomeinen Werk, Sociale Economie, Onderwijs &Vorming deelnamen, van 26 juni 2012 gevalideerd. De gevalideerde definitie luidt als volgt: Onder POP verstaan we minimaal een ondersteund proces met als doel de arbeidsmarktgerichte persoonlijke ontwikkeling van het individu te bevorderen. Een POP bevat de volgende kernelementen: een reflectie door het individu over zijn eigen loopbaan en/of competenties. met als resultaat een doel mbt de eigen loopbaan en/of competenties. Aan dit doel is een (opvolgbaar) actieplan gekoppeld. de uitvoering van dit actieplan een evaluatie van het actieplan waarin gereflecteerd wordt over het eigen leren of het al dan niet behalen van de doelen. LOOPBAANBEGELEIDING 23.

24 Een POP kan meer reflexief dan wel meer actiegericht van aard zijn. Bij een reflexieve POP staat de reflectie over de loopbaan en competenties en het benoemen van een doel centraal, bij een actiegerichte POP mondt deze reflectie uit in een actieplan. In de praktijk betekent dit dat een klant een antwoord moet hebben op zijn initiële loopbaanvraag, waarbij hij weet wat zijn korte en lange termijn doelstellingen zijn, welke stappen hij moet nemen om er te geraken en hij zicht heeft op welke persoonlijke factoren hem hierbij stimuleren/belemmeren. De overheid zal geen sjabloon rond POP opleggen dat alle centra dienen te gebruiken. Wel dienen de minimale stappen uit het decreet loopbaanbegeleiding (intake, diagnose, actieplan, evaluatie) gevolgd te worden, maar deze sluiten mooi aan bij de brede definitie van POP. In die definitie wordt het POP immers benaderd als een ondersteunend proces dat een aantal kernelementen bevat. Die kernelementen verwijzen naar de vier fasen die doorlopen kunnen worden, namelijk een analysefase, een fase waarin opties afgebakend worden en een actieplan wordt opgesteld, een realisatiefase en een evaluatiefase. Dit proces vertrekt steeds vanuit de specifieke loopbaanvraag van een klant. Hoe dit proces precies doorlopen wordt en of er meer accent ligt op het reflexieve dan wel het actiegerichte luik is afhankelijk van de loopbaanvraag en het doel dat de klant zichzelf gaandeweg m.b.t. zijn loopbaan en/of competenties stelt. Elk pakket loopbaanbegeleiding dient dus te resulteren in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Ook indien het tweede pakket automatisch volgt op het eerste pakket, dient er dus minimaal een reflexief POP te zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het loopbaancentrum om dit samen met de burger uit te werken. Er wordt gevraagd aan het centrum om een papieren versie van het POP te bewaren in het dossier, bijgehouden in het loopbaancentrum. De controle hierop zal deel uitmaken van de kwalimons en audits die VDAB zal uitvoeren in het kader van zijn regierol. Voor VDAB is de opmaak van een POP na elk aangeboden traject loopbaanbegeleiding dan ook een belangrijk instrument om de kwaliteit van de begeleiding na te gaan. Het gaat ons hierbij niet zozeer om de inhoud van het POP op zich, maar eerder om een weergave van het proces dat de klant tijdens de begeleiding doorgemaakt heeft. Indien een klant bezwaar maakt tegen het bewaren van zijn POP in het loopbaancentrum kan er eventueel gebruik gemaakt worden van het document (zie beveiligde url Checklist POP LBB ), ondertekend door de klant én de loopbaanbegeleider. LET OP: hoewel dit document het POP niet vervangt, kan het wel gebruikt worden om het proces te documenteren en aan te tonen dat er wel degelijk een POP opgemaakt werd. Er wordt door VDAB geen format opgelegd: het eigenaarschap van het POP ligt immers bij de klant zelf. Wij laten dit aan het centrum en de burger om de vorm vrij te bepalen. Tip: Half maart 2014 werd de POP-applicatie binnen Mijn Loopbaan (voor burgers) ter beschikking gesteld. Van hieruit kan de klant zelf een POP opmaken, opvolgen, bewaren en downloaden. Een korte handleiding voor de burger - opdat hij vlot zijn weg zou kunnen vinden in de applicatie is terug te vinden op de beveiligde url ( POP-applicatie in Mijn Loopbaan VDAB ). 24 LOOPBAANBEGELEIDING

25 11. Opleidingen in het kader van loopbaanbegeleiding De burger maakt samen met de loopbaanbegeleider een persoonlijk ontwikkelingsplan op. Eén van de onderdelen kan zijn: een opleiding volgen om zijn positie te versterken op de arbeidsmarkt. Deze opleiding kan betaald worden met opleidingscheques ( op voorwaarde dat: de opleiding gevolgd wordt bij een erkende opleidingsverstrekker, en samen met de opleidingscheques een attest bezorgd wordt aan de opleidingsinstantie dat door de burger en de loopbaanbegeleider wordt ingevuld (zie beveiligde url attest opleidingscheques). Op basis van een wetswijziging dd 01/03/2015, gelden volgende aanvullingen: De toegang tot opleidingscheques voor hooggeschoolden wordt beperkt. Ben je hooggeschoold, dan kom je vanaf 1/3/2015 enkel nog in aanmerking voor opleidingscheques indien deze opleiding in je persoonlijk ontwikkelplan is opgenomen nadat je loopbaanbegeleiding hebt gevolgd. Je bent hooggeschoold als je je hogere studies hebt afgerond, zoals studies die leiden tot het diploma van bachelor of hoger onderwijs, een lerarenopleiding, getuigschrift voor pedagogische bekwaamheid en studies ingericht door het onderwijs voor sociale promotie. Dit geldt voor alle opleidingen, ook voor NT2. Voor lager- en middengeschoolden wordt de reglementering niet aangepast en blijven de afspraken gelden zoals vóór 1 maart Voor diploma s van buitenlandse origine kan het zijn dat iemand wél recht heeft maar een weigering krijgt bij aanvraag. Men kan in dat geval mailen naar [email protected] met een beschrijving van de situatie. Het recht op opleidingscheques kan manueel worden geopend nadat een verklaring op eer wordt overgemaakt aan onze dienst cel opleidingscheques. Cheques die men reeds in zijn bezit heeft en nog geldig zijn maar niet meer kan gebruiken, kunnen worden terugbetaald; zie: Implicaties voor de loopbaancentra Indien een lagergeschoolde een opleiding wil volgen die niet in de lijst van erkende opleidingen staat een hogergeschoolde opleidingscheques wil aanvragen moet het loopbaancentrum een bewijs afleveren dat deze burger effectief een loopbaanbegeleiding gevolgd heeft, met als resultaat een POP waaruit de opleiding die hij wil volgen voortvloeit. Het document attest opleidingscheques op de afgeschermde url volstaat hiervoor (nieuwe versie dd 03/2015). Dit attest moet slechts éénmalig afgeleverd worden want dit geldt voor alle inschrijvingsjaren van de opleiding. LOOPBAANBEGELEIDING 25.

26 12. Mogelijk misbruik van de loopbaancheque De loopbaancheque is een instrument dat de Vlaamse overheid ter beschikking stelt van de burger. Er zijn een aantal situaties waarin de burger mogelijks onder druk gezet wordt deze loopbaancheque aan te wenden niet voor zijn eigen belang, maar in het belang van derden. De loopbaancentra hebben de rol om samen met VDAB te waken over het correct gebruik van de loopbaancheque. Wij horen samen de burger te vrijwaren voor misbruik. Indien jullie weet hebben van situaties waarin de loopbaancheque niet correct toegepast wordt, kunnen jullie deze altijd aan ons melden. Wij onderzoeken dit graag. Om dit zo correct mogelijk te bewaken, gelooft VDAB in de kracht van een goede en correcte informatiedoorstroom en sensibilisering rond de loopbaancheque. In het kader van een duidelijke toepassing van het principe van de derdebetaler: Een derde partij kan geen loopbaancheques bestellen of betalen. Het is de burger zelf die beslist of hij/zij al dan niet zijn recht op loopbaanbegeleiding opneemt. Wat wel kan: de burger kan een beroep doen op de derdebetalersregeling. Hij kan zijn persoonlijk aandeel laten betalen of sponsoren door een organisatie/persoon. Dat kan dus ook de werkgever zijn. Maar: er mag op geen enkele manier druk uitgeoefend worden op de burger om verplicht zijn recht op loopbaanbegeleiding op te nemen in het kader van bedrijfsprocessen waarvoor eigenlijk andere dienstverleningen bestaan. VDAB heeft twee standaardteksten opgesteld, die verplicht en volledig over te nemen zijn in communicatie met en naar werkgevers, opleidingsinstanties, HR partners, etc. a) Een tekst waar de loopbaancheque voor de burger wordt voorgesteld aan werkgevers b) Een tekst waarmee andere partners het aanbod kunnen doen om het persoonlijk aandeel van de burger terug te betalen. De volgende communicatie wordt naar de burger gevoerd: Als werknemer kies je zelf waar en wanneer je loopbaancheques aanvraagt en waarvoor je ze gebruikt. Het is niet de bedoeling dat je werkgever dit beslist. Tenslotte is loopbaanbegeleiding een middel voor jou om een inzicht te krijgen over waar jij naartoe wil met je loopbaan. Jij hebt de touwtjes in handen. De loopbaancheque kan dus niet gebruikt worden voor interne opleiding, training, begeleiding, ontslagbegeleiding, outplacement, werving of selectie, herstructureringsbegeleiding, Privacy Je loopbaanbegeleider is gebonden aan een strenge gedragscode die jouw privacy beschermt. Je gegevens worden dus strikt vertrouwelijk behandeld. Er mag geen uitwisseling zijn tussen het loopbaancentrum en je werkgever over je begeleiding of de inhoud van je begeleiding. Een werkgever mag dus de loopbaancheque promoten bij zijn werknemer, op voorwaarde dat hij zich houdt aan onderstaande regels en deze ook duidelijk communiceert aan zijn werknemers: Een werkgever of loopbaancentrum mag geen druk uitoefenen op de werknemers om zijn loopbaancheque op te nemen. Een werknemer mag kiezen op welk moment hij zijn cheque aanvraagt en inwisselt. Een werknemer mag kiezen bij welk centrum hij zijn cheque inwisselt. Deze keuze mag geen gevolgen hebben voor de werknemer. 26 LOOPBAANBEGELEIDING

27 Een werknemer moet er zich van bewust zijn dat hij slechts recht heeft op twee loopbaancheques van vier uur gedurende 6 jaar. Indien hij deze inwisselt kan hij pas opnieuw een cheque aanvragen zes jaar na de start van de eerste begeleiding. Er mag geen uitwisseling zijn tussen de werkgever en het loopbaancentrum over de begeleiding of de inhoud van de begeleiding. De begeleiding die je als werknemer via de loopbaancheque krijgt, mag in geen geval begeleiding vervangen die je via je werkgever zou moeten krijgen (zoals outplacement bijvoorbeeld). In het kader van het aanbieden aan loopbaanbegeleiding aan eigen werknemers Onder de term eigen werknemers wordt verstaan werknemers in vast of los dienstverband. Mogen werknemers of onderaannemers loopbaanbegeleiding volgen in de eigen organisatie? Neen. Omwille van mogelijke belangenvermenging en het recht van elke medewerker op zo groot mogelijke objectiviteit en neutraliteit wordt dit niet toegestaan. Het gaat hier dus over eigen werknemers en onderaannemers die voor het loopbaancentrum opdrachten uitvoeren. Elke burger heeft namelijk naast het recht op een kwaliteitsvolle dienstverlening ook het recht op een loopbaancoach met voldoende neutraliteit en professionele afstand tot zijn persoon. Dit door het ontbreken van een gezagsrelatie maar eveneens door het ontbreken van elk financieel of ander belang dat in de relatie tussen beiden zou kunnen komen te staan. Aangezien in dit geval zowel de klant als de loopbaanbegeleider verbonden zijn aan eenzelfde organisatie door het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst of onderaannemingsverklaring kan er minstens over een financieel belang gesproken worden. Indien een burger loopbaanbegeleiding volgt en nadien bij datzelfde loopbaancentrum in dienst gaat (onder contract - als vaste werknemer of onderaannemer) moet er duidelijk aangetoond worden dat het om een effectieve loopbaanvraag ging volledig op initiatief en vraag van de burger, met een historiek van begeleiding en als resultaat opgenomen in het actieplan van de burger. Deze bewijsvoering wordt aan de provinciale projectopvolger bezorgd vóór het ondertekenen van de onderaannemingsverklaring. 13. Toelichting stimuleringsfinanciering Bepaalde groepen op de arbeidsmarkt hebben het moeilijker op de arbeidsmarkt om een job te vinden en die te kunnen houden. Vandaar dat de Vlaamse Overheid centra voor loopbaanbegeleiding wil stimuleren om in te zetten op deze kansengroepen (personen met een arbeidshandicap, kortgeschoolden, 50+ ers en allochtonen). Om het bereik van kansengroepen te stimuleren, wordt een stimuleringsfinanciering voorzien voor de gemandateerde centra. Elk centrum dat hierop beroep wenst te doen, dient dit aan te geven in de mandaataanvraag en hiervoor aan te tonen te beschikken over 2 jaar professionele ervaring in het werken met kansengroepen. In zijn werking dient een centrum minstens 30% kansengroepen te bereiken tov het totaal aantal begeleidingen. Per bereikte trap van 30, 40, 50 of 60%, krijgt de organisatie 150 euro per persoon uit de kansengroep, waarbij enkel de kansengroepen meetellen uit de bereikte trap tov het totaal aantal begeleidingen. M.a.w. indien je als organisatie 35% kansengroepen hebt bereikt, dan zal je de stimuleringsfinanciering van 150 euro voor 30% van de deelnemers krijgen. LOOPBAANBEGELEIDING 27.

28 VDAB zal deze berekening jaarlijks uitvoeren op het einde van het werkjaar. Het centrum hoeft hiertoe geen extra gegevens te verstrekken. De referteperiode loopt telkens van 1 december in het vorige werkjaar tot en met 30 november van het huidige werkjaar. De stimuleringsfinanciering wordt uitbetaald in de loop van december. De stimuleringsfinanciering betreft een werkingstoelage en is dus een louter financiële transactie. Deze transactie is niet aan de btw onderworpen aangezien het geen specifieke dienstverlening betreft. Deze transactie dient dus niet in de periodieke aangifte opgenomen te worden. Hieronder vind je de definities die VDAB zal hanteren om de kansengroepen in het kader van de stimuleringsfinanciering te bepalen. Deze is de correcte verwijzing zoals deze opgenomen is in het BVR. VDAB zal op basis van de gegevens in het dossier van de klant nagaan of iemand in aanmerking komt voor de stimuleringsfinanciering of niet. Je kan dit als loopbaancentrum zelf nagaan in de registratiemodule bij de lijsten die je kan downloaden (onder de kolom stimuleringsfinanciering vind je de vermelding ja of neen ). Blijkt dat deze informatie niet overeenkomt met de informatie die jullie van de klant hebben, dan is het belangrijk dat je de burger zijn dossier laat aanpassen in de juiste zin. VDAB mag namelijk enkel afgaan op de informatie die ons formeel ter beschikking gesteld wordt en kan hier niet van afwijken. Opmerking! Waar hieronder werkenden staat: dit geldt voor de definitie van de kansengroepen. Uiteraard geldt in het kader van loopbaanbegeleiding de ruimere definitie van professioneel actieve zoals die gedefinieerd is in het BVR Loopbaanbegeleiding. Allochtoon: persoon die tot een van de volgende categorieën behoort: a) personen met een sociaal-culturele herkomst van een ander land die legaal in België verblijven, die al dan niet Belg zijn geworden en die bovendien aan een van de volgende voorwaarden voldoen: 1) zij of hun ouders zijn in het kader van gastarbeid en volgmigratie naar ons land gekomen; 2) ze hebben de status van ontvankelijk verklaarde asielzoeker of van vluchteling verkregen; 3) ze hebben door regularisatie recht op verblijf in België verworven; b) personen die geen burger van de Europese Economische Ruimte zijn of van wie minstens een van de ouders of twee van de grootouders geen burger van de Europese Unie zijn; Personen met een arbeidshandicap: mensen met een aantasting van hun mentale, psychische, lichamelijke of zintuiglijke mogelijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidsplaats en op vooruitgang op die plaats, langdurig en in belangrijke mate beperkt is of bedreigd wordt; Ouder wordende werknemers: werknemers als vermeld in artikel 2, 2, van het decreet van 8 mei 2002 houdende evenredige participatie op de arbeidsmarkt, die ouder zijn dan vijftig jaar (dit zijn de personen die krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid verrichten en personen die, anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst, arbeid verrichten onder het gezag van een andere persoon, met inbegrip van de stagiairs in het onderwijs en de leerjongens en leermeisjes; werkzoekenden worden gelijkgeschakeld met werknemers); Kortgeschoolden: personen die aan een van de volgende voorwaarden voldoen: a) ze zijn houder van ten hoogste een diploma van het lager secundair onderwijs; b) ze zijn enkel houder van een getuigschrift van een middenstandsopleiding; c) ze zijn houder van een niet-erkend buitenlands diploma; 28 LOOPBAANBEGELEIDING

29 14. ESF project verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding Situering In de regelgeving betekent recht op een loopbaanbegeleiding voor werknemers een toekenning van maximum twee loopbaancheques (voor telkens 4 uur begeleiding) en dit om de 6 jaar. Sommige werknemers kunnen gratis meer begeleidingstijd krijgen om tot een antwoord op hun loopbaanvraag te komen. In tegenstelling tot de vorige regelgeving wordt deze extra tijdsduur niet meer bepaald door het behoren tot één van de kansengroepen. Het is de bedoeling dat deze extra uren toegekend worden aan zij die er het meest behoefte aan hebben. Via een indiceringssysteem zal VDAB op basis van relevante criteria verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding toewijzen. Dit aanbod van verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding is mogelijk dankzij ESF middelen. Dit innovatief ESF project loopt vanaf september 2013 tot maximaal april Tijdens deze periode zullen enkel de loopbaancentra die partners zijn in dit ESF project deze verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding kunnen aanbieden. Deze loopbaancentra gaven voor de start van het ESF project input voor het model van indicering. Zij dragen gedurende het ESF project ook actief bij aan het verder op punt zetten van het indiceringssysteem. Klanten die een loopbaanbegeleiding volgen bij een loopbaancentrum dat geen partner is in dit ESF project kunnen voor verlengde tijdsduur doorverwezen worden naar de deelnemende partners (zie verder). Wat is verlengde tijdsduur Loopbaanbegeleiding? Indien één van uw klanten extra begeleiding nodig heeft om te komen tot het opstellen of realiseren van het persoonlijk ontwikkelplan is er nog een aanbod van verlengde tijdsduur. Bovenop de service van loopbaanbegeleiding via loopbaancheques kan uw klant immers onder welbepaalde voorwaarden bij bepaalde loopbaancentra (zie verder) een verderzetting van de loopbaanbegeleiding volgen. Dit verlengde traject van loopbaanbegeleiding bedraagt minimum 1 en maximum 8 uur. In dit geval hoeft er geen loopbaancheque aangevraagd te worden. De service is gratis voor uw klant en hoeft niet in blokken van 4 uur opgenomen te worden (wel het geval bij de loopbaancheques). Doel is om extra uren begeleiding te bieden aan die klanten die omwille van bepaalde redenen op 8 uur tijd niet zijn gekomen tot een persoonlijk ontwikkelplan of tot de actiegerichte uitwerking ervan. Deze verlengde tijdsduur kan uw klant reeds vanaf het begin van de loopbaanbegeleiding aanvragen via de VDAB website. De aanvraag wordt behandeld door één van onze medewerkers. Uw klant wordt persoonlijk op de hoogte gebracht of hij/zij al dan niet recht heeft op deze verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding. Na kennisname van dit recht op verlengde tijdsduur kan hij/zij contact opnemen met één van de loopbaancentra uit zijn regio. Opstart van deze extra begeleidingstijd is pas mogelijk na opname van loopbaancheque 1 en 2. Voorwaarden Om recht te hebben op verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding moet uw klant voldoen aan volgende voorwaarden: Loopbaancheques 1 en 2 zijn toegekend en opgebruikt. Uw klant is werkend op het moment dat de verlengde tijdsduur start. Bovendien voldoet hij/zij aan één van bijkomende voorwaarden: Hij/zij behoort tot de doelgroep van mensen met een arbeidshandicap en is daartoe erkend. Zijn/haar score op een gestandaardiseerde vragenlijst duidt op een behoefte tot verlenging van de loopbaanbegeleiding. De afname en beoordeling is gebeurd door één van onze medewerkers. LOOPBAANBEGELEIDING 29.

30 Er is een gemotiveerd en beargumenteerd advies nodig, dat duidt op een behoefte aan verlenging van de loopbaanbegeleiding én dat wordt bevestigd door een persoonlijk onderhoud met één van onze medewerkers. Dit gemotiveerd en beargumenteerd advies wordt door u gegeven op basis van uw bevindingen tijdens de afgelopen gesprekken. Het format hiervoor vraagt u aan via [email protected] Lijst van centra die verlengde tijdsduur aanbieden 1. Alternatief VZW 2. Avanti SBS Skillbuilders 3. GOB De Ploeg 4. GOB Job & Co 5. GOB Jobcentrum 6. GOB Joblink 7. GOB Ter Engelen 8. Inzicht 9. LBC-NVK, centrum voor loopbaanontwikkeling 10. Levanto 11. Loopbaanwijzer 12. Perspectief ACLVB 13. Ucare 14. Vlaams ABVV 15. Vokans De juiste contactgegevens van deze loopbaancentra vind je op de website Communicatie naar de burger is terug te vinden op Communicatie naar de loopbaancentra is terug te vinden op 30 LOOPBAANBEGELEIDING

31 15. Implicaties van de Europese Wetgeving op het BVR Loopbaanbegeleiding In de loop van onze opstartperiode in 2013 staken er als gevolg van de uitvoering van het nieuwe Besluit van de Vlaamse Regering dd 17/5 aangaande loopbaanbegeleiding. (hierna het BVR) een aantal vragen op rond de praktische implicaties van dit besluit. We spreken hier specifiek over de onderwerpen redelijke winst en gescheiden boekhouding in het kader van Europese wetgeving. In tussentijd heeft de Europese Commissie meer gedetailleerde onderrichtingen gepubliceerd over de toepassing van de nieuwe staatsteunregeling, die daarop besproken zijn in een werkgroep op Vlaams niveau. Hieronder delen wij onze bevindingen. Aangaande redelijke winst in het kader van Europese wetgeving De bepaling van redelijke winst in de samenstelling van de pakketprijs (we verwijzen hier naar de reguleringsimpactanalyse (RIA) ikv het BVR loopbaanbegeleiding) riep de volgende vraag op: In welke mate zullen concrete scenario s die deze redelijke winst overschrijden kunnen leiden tot mogelijke terugvorderingen van pakketprijzen als gevolg van een audit? Antwoord: De berekening van de loopbaancheque in het desbetreffende BVR is de basis waarop de overheid een raming heeft gemaakt van de kosten voor loopbaanbegeleiding. Er is slechts sprake van overcompensatie zoals bedoeld in het Besluit van de Europese Commissie (hierna het BEC) wanneer de opbrengsten hoger zijn dan deze geraamde kosten inclusief een redelijke winst. Aangezien zowel de aanschafprijs als de compensatie voor de loopbaandienstverlener vastgelegd zijn, zal de opbrengst nooit deze geraamde kost overschrijden, is er bijgevolg geen sprake van overcompensatie en zal er dus ook niet teruggevorderd worden. Indien een loopbaancentrum met een andere kostenstructuur de dienstverlening kan verzekeren en minder kosten maakt dan wat de overheid heeft geraamd en daardoor meer winst maakt, is er sprake van efficiëntiewinst. Efficiëntiewinst moet conform het BEC niet worden teruggevorderd. Het spreekt echter voor zich dat wanneer de lagere kosten een gevolg zijn van een uitvoering die niet voldoet aan de voorwaarden van de opdracht, de betaalde compensatie geheel of gedeeltelijk zal worden teruggevorderd. Het BEC voorziet dat de overheid minstens om de 3 jaar controleert of de betaalde compensaties aan de voorwaarden van de richtlijn voldoen. Bij die controle kan zoals hierboven vermeld geen sprake zijn van overcompensatie en terugvordering zoals bedoeld in het BEC. Maar indien blijkt dat de geraamde kosten hoger zijn dan de werkelijke kosten of de berekening van de redelijke winst moet herzien worden, is een actualisatie van de compensatiebedragen voor de verdere dienstverlening onvermijdelijk. Met andere woorden, het gevolg zou kunnen zijn dat de pakketprijs aangepast wordt in de toekomst. Aangaande de implicatie gescheiden opname van kosten en opbrengsten met betrekking tot de loopbaancheques in de boekhouding Het BVR voorziet een evaluatie na 2 jaar vanaf de start op 1 juli Deze evaluatie heeft betrekking op de algemene regelgeving en werking van het vernieuwde landschap, en dus eveneens op de pakketprijs. Op basis van de verzamelde gegevens zal de raming opgenomen in het BVR getoetst worden aan de marktrealiteit. Mogelijks wordt de overheidsbijdrage voor de daarna volgende dienstverlening aangepast. In het belang van deze evaluatie dienen de loopbaancentra voor deze opdracht een financiële verantwoording af te leggen, waarbij wordt aangetoond welke kosten en opbrengsten worden gerealiseerd door de uitvoering van de loopbaanbegeleidingen via loopbaancheques. LOOPBAANBEGELEIDING 31.

32 16. Toelichting gescheiden opname van kosten en opbrengsten in de boekhouding De gemandateerde onderneming hanteert een boekhouding die inkomsten en uitgaven die verband houden met de loopbaanbegeleiding of de stimuleringsfinanciering, alsook de parameters, vermeld in artikel 11, tweede lid, en in artikel 15, 3, voor de toerekening van de kosten en inkomsten, transparant afzondert. Het besluit voorziet immers een evaluatie van het systeem van loopbaancheques na 2 jaar vanaf de start op 1 juli Deze evaluatie heeft eveneens betrekking op de pakketprijs. Op dat ogenblik zal de raming getoetst worden aan de marktrealiteit en mogelijk de overheidsbijdrage voor de daarna volgende dienstverlening aangepast worden. VDAB verzoekt bijgevolg de loopbaancentra om de kosten en opbrengsten met betrekking tot de loopbaancheques gescheiden op te nemen in de boekhouding. De dienstverlener dient voor deze opdracht een financiële verantwoording af te leggen, waarbij wordt aangetoond welke kosten en opbrengsten worden gerealiseerd door de uitvoering van de dienstverlening. De financiële verantwoording bestaat uit: 1 een resultatenrekening met betrekking tot de dienstverlening en de uitgevoerde prestaties inzake loopbaanbegeleiding 2 de verantwoordingsstukken die betrekking hebben op de kosten en opbrengsten 3 de toelichting bij de versleuteling van niet direct toewijsbare kosten aan de dienstverlening, waarbij het versleutelingsmechanisme transparant en consistent moet zijn 4 de balans indien er in een boekingsperiode reserves worden aangelegd of verliezen worden gemaakt. De VDAB kan bijkomende voorwaarden opleggen in functie van traceerbaarheid en de transparantie. (artikel 6) 17. BTW Ontvangen vergoeding voor het aanbieden van loopbaanbegeleiding Is onze vergoeding onderworpen aan btw? Ja, de btw-vrijstelling voor onderwijs (artikel 44, 3, 4 van het Belgisch btw-wetboek) geldt immers enkel wanneer (i) de verstrekker niet systematisch het maken van winst beoogt en geen winsten uitkeert en (ii) de opleiding als school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of herscholing kwalificeert. De loopbaanbegeleidingssessies kwalificeren eerder als adviesverlenende diensten die niet beantwoorden aan de definitie van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of herscholing waardoor bovenvermelde btw-vrijstelling niet van toepassing is. Hierdoor is de vergoeding onderworpen aan 21% btw. 32 LOOPBAANBEGELEIDING

33 Wat is het precieze bedrag van de btw en waarop wordt dit berekend (maatstaf van heffing)? De belastbare vergoeding omvat alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum als tegenprestatie ontvangt van de particulier of een derde. In casu is dit alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum ontvangt van de uitgever van de loopbaanbegeleidingscheques, Edenred, bij de inning van de loopbaancheque. Dit omvat de eigen bijdrage van de particulier (40 EUR), alsook op de subsidie van VDAB (maximaal 625,50 EUR): samen 665,50 EUR (bedrag inclusief btw) voor de volledige loopbaanbegeleiding van 4 uur. De maatstaf van heffing voor btw-doeleinden bedraagt in dit geval dus maximaal 550 EUR (i.e. 665,50 EUR / 1,21) per pakket loopbaanbegeleiding. De btw die door het centrum middels de btw-aangifte zal moeten worden afgedragen bedraagt dan maximaal 115,50 EUR (i.e. 550 EUR x 21%). In het rooster 03 van de periodieke btw-aangifte van het centrum moet in bovenstaand geval 550 EUR worden opgenomen en in het rooster 54 een bedrag van 115,50 EUR. Moeten wij een factuur uitreiken? Zoja, aan wie? Nee, de prestaties inzake loopbaanbegeleiding worden immers verricht voor particulieren. Hiervoor bestaat geen verplichting tot facturatie. Het is voldoende dat: een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan de particulier waarin vermeld staat dat de loopbaanbegeleiding werd of moet worden voldaan met een loopbaanbegeleidingscheque; een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan Edenred (40 EUR + 625,50 EUR). Deze documenten zijn verder niet aan formele vormvoorwaarden onderworpen. Indien u als loopbaancentrum over dit betalingsverkeer een bewijs moet voorleggen, kan u hiervoor het overzicht van uitbetalingen gebruiken, zoals u dat kan vinden in de registratiemodule. Wenst het centrum toch een btw-conforme factuur uit te reiken aan de particulier, dan moet deze factuur de volledige maatstaf van heffing (maximaal 550 EUR) en de daarover verschuldigde btw (maximaal 115,50 EUR) vermelden. Uit de factuur moet wel blijken dat de klant zelf slechts 40 bijgedragen heeft zoniet kan hij onterecht de volledige som inbrengen in zijn onkosten. De rest van het bedrag is een bijdrage van de Vlaamse Gemeenschap aan de burger. Gezien de mogelijke verwarring die hieromtrent kan ontstaan (i.e. de particulier hoeft namelijk niet het volledig gefactureerde bedrag te betalen, maar slechts 40 EUR inclusief btw), adviseren wij het centrum om geen factuur uit te reiken. Het centrum kan in geen geval facturen uitreiken aan Edenred, noch aan VDAB, aangezien er in die relaties geen belastbare handelingen plaatsvinden; dit betreffen louter financiële verrichtingen. Jaarlijkse stimuleringsfinanciering De jaarlijks stimuleringsfinanciering toegewezen door VDAB aan het loopbaanbegeleidingscentrum betreft een werkingstoelage die niet aan btw onderworpen is. Bijgevolg kan ook hiervoor geen factuur worden opgemaakt aan VDAB. Hier kan eventueel wel een afrekening/verzoek tot betaling worden overgemaakt aan VDAB. Deze stimuleringsfinanciering moet ook niet in de btw-aangifte van het loopbaanbegeleidingscentrum gerapporteerd worden. LOOPBAANBEGELEIDING 33.

34 18. Overzicht standaarddocumenten Te vinden op de beveiligde url: Verplichte documenten: Overeenkomst loopbaanbegeleiding Gedragscode Bewijs van deelname Logo Loopbaancheques (te vinden onder rubriek Beeldmateriaal ) Vrijblijvende documenten: Inlichtingenblad Checklist Informatieverplichtingen Loopbaanbegeleiding Checklist POP LBB Ter informatie De recentste versie van het draaiboek Tevredenheidsmeting FAQs Attest opleidingscheques Nieuwsbrieven Logo en campagnemateriaal 19. Tevredenheidsmetingen De klant ontvangt na het beëindigen van elk pakket, en na afsluiting door het Loopbaancentrum, automatisch een Tevredenheidsmeting (zie beveiligde url). Via Mijn Loopbaan wordt dit digitaal verspreid naar de klant. Indien een klant niet beschikt over een adres zal dit via de post verlopen. De feedback uit deze tevredenheidsmetingen zal op gezette tijden gedeeld worden met de loopbaancentra in kwestie. 20. Kwalimon en audit VDAB heeft de verantwoordelijkheid en bevoegdheid als regisseur om de kwaliteit van de dienstverlening op een aantal manieren te bewaken. Om de twee jaar wordt het Loopbaancentrum via een Kwalimon gecoacht. Daarnaast moet er per centrum driejaarlijks een audit gebeuren. Begeleiding en coaching: VDAB bewaakt de kwaliteit van zijn partners via de methodiek van kwalimons. Dit is een geijkte methodiek om de werking van een centrum te coachen / begeleiden. De kwalimons dienen enerzijds om het centrum inhoudelijk te ondersteunen bij zijn opdracht (zowel inhoudelijk als naar uitvoering van de voorwaarden in het BVR), maar dragen anderzijds ook bij tot de voorbereiding van de formele en grootschalige audit die VDAB per centrum driejaarlijks hoort uit te voeren. Om deze kwalimon uit te voeren, zal de provinciale projectopvolger (zie punt 1) jullie aanspreekpunt zijn. De checklist informatieverplichtingen loopbaanbegeleiding die jullie ter voorbereiding van de kwalimon kunnen gebruiken, staat op de beveiligde url: De audits zijn formeel, worden per centrum samen voorbereid met de coaches, maar zal door een bevoegd auditor uitgevoerd worden. 34 LOOPBAANBEGELEIDING

35 21. Klachtenprocedure De burger kan een klacht ivm gesubsidieerde loopbaanbegeleiding (LBB) indienen bij: het loopbaancentrum waar hij de LBB volgde rechtstreeks bij VDAB, als regisseur van het Vernieuwd Loopbaanlandschap Bij klachtindiening bij het loopbaancentrum: Elk loopbaancentrum wordt door VDAB gevraagd op hun website hun klachtenprocedure goed zichtbaar en duidelijk bekend te maken. Wanneer de burger klacht indient bij het loopbaancentrum, dient dit loopbaancentrum de klacht te behandelen. Semestrieel worden deze klachten door VDAB opgevraagd. Bij klachtindiening bij VDAB: Klachten kunnen gemeld worden via 2 kanalen via website (klachtenformulier, = voorkeur via Servicelijn 0800/30700 De klacht komt terecht bij de Dienst Klachtenmanagement (DKM). De burger wordt op de hoogte gesteld van de verdere procedure en de verwachte termijn van antwoord (20 kalenderdagen). De klacht wordt inhoudelijk verder behandeld door de centrale expert regie en de projectopvolger in de provincie. Alle partijen moeten gehoord worden. Dit kan via telefoon of via mail. De projectopvolger en expert regie proberen samen met de klant en het loopbaancentrum tot een oplossing te komen. De burger krijgt het officiële antwoord steeds via de dienst klachtenmanagement. Als derde mogelijkheid kan de klant klacht indienen bij de Vlaamse Ombudsdienst via het klachtenformulier op de website www. vlaamseombudsdienst.be of het gratis nummer Link FAQ Wij hebben ondertussen een aantal veel gestelde vragen verzameld en een formeel antwoord geformuleerd. Dit overzicht staat op de beveiligde url: De antwoorden die VDAB genereerde op die vragen, hebben dezelfde kracht als onderrichtingen in het draaiboek. 23. Draaiboek gemandateerde centra Wij vervolledigen graag dit document en houden het up to date. Wij horen dan ook graag jullie bemerkingen. LOOPBAANBEGELEIDING 35.

36 meer info op vdab.be of bel