Family Office Services

Transcriptie

1 Family Office Services Professioneel vermogensbeheer voor familiebedrijven The better the question. The better the answer. The better the world works.

2 Hoe borg ik mijn vermogen voor toekomstige generaties? Vermogensbeheer voor altijd geregeld The better the question. The better the answer. The better the world works.

3 Family Office Trustvorm voor privacy Success always comes when preparation meets opportunity" Henry Hartman American illustrator and graphics designer EY heeft deze brochure gemaakt om vermogende en ondernemende families te informeren over de mogelijkheid om een Family Office op te zetten. De brochure geeft antwoord op de vragen die u moet nagaan bij het opzetten van een Family Office. Wat is een Family Office? Types van een Family Office Is een Family Office iets voor mij? Wat kosten een Family Office? Wat kunnen EY en HVG u bieden? Pagina 3

4 Het EY groei DNA van een familiebedrijf Kenmerken van een familiebedrijf: EY groei DNA: Familiekapitaal vs. business ambities Innovatie Data analyse Cultuur / governance IPO / private equity Korte termijn winst vs. lange termijn bestaan Governance vs. bedrijfscultuur Family office Next gen academy Performance improvement Cash/ werkkapitaal management Talentmanagement: ambities en incentives Kenmerken Familiebedrijf Digitalisering van interne organisatie tot marktbenadering Korte lijnen: snelle besluitvorming Supplychain management Integratie Verklaring jaarverslag MVO/besparingen Markten en segmenten prioriteren, verbreden producten/diensten aanbod Growth Navigator HR functie / verandermanagement Global mobiliy diensten Pagina 4

5 Wat is een Family Office? Een Family Office is een Anglo-Amerikaanse trustvorm die simpel gezegd functioneert als een financiële butler van de familie. De organisatie, die eigendom is van de familie, beheert het privé vermogen, en regelt andere familie zaken die te maken hebben met onder andere opvolging van het bedrijf, erfenissen, belastingen, filantropie, en risico beheersing. Recentelijk zijn Family Offices meer in het nieuws nu een openbaar aandeelhoudersregister opgezet gaat worden, waarin aandeelhouders met een belang vanaf 25% met naam een toenaam worden opgenomen. Uit een informele peiling van EY blijkt dat drie kwart van de grote bedrijven zich oriënteert op een trustformule om deze openbaarheid te voorkomen en de privacy te waarborgen. Er zijn drie verschillende types met elk een ander niveau van integratie binnen het familiebedrijf: Embedded Family Office (EFO) - meestal een informele structuur en onderdeel van het familiebedrijf. Het vermogen van de familie is dus onderdeel van het bedrijf, en wordt door het bedrijf beheerd. Single Family Office (SFO) - is een aparte entiteit die geen onderdeel uitmaakt van het familiebedrijf. Deze entiteit is volledig het eigendom van de familie, en wordt ook door de familie bestuurd. Deze office zal dus precies de diensten verlenen waar uw familie behoefte aan heeft. Redenen om een single Family Office op te zetten kunnen zijn: Pensionering van de generatie eigenaren Voorkeur om het vermogen te diversifiëren buiten het familie bedrijf Toenemende risico s die niet gerelateerd zijn aan de investering, bijvoorbeeld privacy en wettelijke risico s Multi Family Office (MFO) - ook een aparte entiteit die geen onderdeel uitmaakt van het familiebedrijf, maar is het eigendom van meerdere families. Pagina 5

6 Is een Family Office iets voor mij? Waarom wil ik een Family Office opzetten? Privacy en bescherming van gegevens over aandelenbezit Beheer, organisatie en structurering van het familievermogen met als doel een geïntegreerde investeringsstrategie tegen lage kosten Samenwerking met adviesgevers voor advies speciaal afgestemd voor de familie Onafhankelijkheid van banken vergroten Snelle besluitvorming en gestroomlijnde rapportage met kostenreductie als doel Beschermen van de toekomst van de familie met de implementatie van bestuurssystemen die de waarden, visie en erfenis van de familie waarborgen Volledige vertrouwelijkheid Een veiligheidsnet in het geval dat het huidige leiderschap niet in staat is belangrijke beslissingen te nemen, of wanneer afspraken over opvolging opgezet moeten worden Filantropie: advies en strategie Conciërge en veiligheidsdiensten Investeringsstrategie en controle Rijkdom Beheer van familie vermogen Accounting en belasting advies voor familiebedrijven Familie governance en training Oprichting en administratie van privéinvesteringen Persoonlijk belastingadvies voor de familie Pagina 6

7 Wat kan een Family Office u bieden? (1/2) Financiële planning Strategie Management van investeringen cruciaal voor het behouden van uw vermogen. Voorbeelden van onze diensten zijn: De evaluatie van de financiële situatie Het bepalen van risicoprofielen Bevorderen van bankrelaties Liquiditeit management Due diligence diensten voor investeringen en externe managers Management van filantropie het oprichten en beheer van een stichting. Diensten kunnen zijn: De planning en strategie van filantropische activiteiten Begeleiding bij het plannen van een donatie-strategie Het organiseren van liefdadigheids-activiteiten en gerelateerde due diligence Management van vrije tijd en budgettering voorbeelden van deze diensten zijn: Regelen van lidmaatschappen bij (sport) verenigingen Budget diensten, waaronder vermogensoverzichten, analyse van korte- en langetermijn liquiditeitsbehoefte, en lange-termijn doelen. Bedrijfs- en financiële dienstverlening naast advies voor vermogensbeheer, kunnen family offices ook andere diensten verlenen, waaronder: Advies bij financieringsactiviteiten Advies bij bedrijfstransacties Advies bij bedrijfsontwikkeling Vastgoed- en vermogens overdracht voor de overdracht van het vermogen naar volgende generaties: Bescherming van vermogen en het management van alle types van vermogen- en inkomensstromen Professionele begeleiding bij familie besturen Training en opleiding het bijbrengen van financiële kennis bij volgende generaties: Organiseren van familiebijeenkomsten Nagaan van opleidingsverplichtingen Coördineren van algemene educatie bij externe adviseurs Pagina 7

8 Wat kan een Family Office u bieden? (2/2) Governance Advies diensten Rapportering en administratie het rapporteren is een belangrijk onderdeel van onze diensten. Belangrijk hiervoor zijn: Het consolideren en rapporteren van familie bezittingen en bedrijfsresultaten Rapportage en betalen van belastingen Openen van bankrekeningen Betalen van rekeningen en review van uitgaven HR en wettelijke vraagstukken Opvolging voor een soepele overdracht en planning voor toekomstige generaties: Toekomst plannen met betrekking tot onverwachte verstoringen in het leiderschap Evaluatie van de sterktes, zwaktes, kansen, en bedreigingen van uitvoerenden van binnen en buiten de familie Evaluatie van het familie bestuur voor de rol van directeuren van buiten de familie Duidelijkheid over beleid en procedures om conflicten te voorkomen Belasting en wetgeving de laatste jaren is vooral belasting advies een belangrijk onderdeel geworden van de aangeboden diensten van een family office. Diensten die meestal worden geleverd zijn: Een belasting plan opstellen dat bij de familie past De implicaties voor belastingen van de investerings- en vastgoed strategie Zorgen dat alle onderdelen van de Family Office voldoen aan de wet- en regelgeving Compliance en regelgeving family offices moeten zorgen voor strikte compliance met de regels omtrent de investeringen, activa en bedrijfsoperaties. Diensten omvatten: Accountants diensten voor interne zaken Opstellen van een governance mechanisme Waarborgen van hoog niveau werknemers Aanbevelingen voor onafhankelijkheid en formatie van een adviesraad Pagina 8

9 Insourcen en outsourcen van diensten (1/2) Onderstaande tabel bespreekt de overwegingen om bepaalde activiteiten (zoals hierboven uiteengezet) zelf uit te voeren of door externe partijen uit te laten voeren. Belangrijke overwegingen hierbij zijn: Kosten en budget De kosten van een family office kunnen erg oplopen, maar bij het zelf uitvoeren van de activiteiten moet wel nagedacht worden over de economische voordelen. Het outsourcen van activiteiten kan de kwaliteit verhogen en zou kosten kunnen besparen. Ervaring en deskundigheid De belangrijkste activiteiten voor de familie zullen meestal zelf uitgevoerd worden om onafhankelijk en deskundig advies te waarborgen. Voor enkele specifieke deskundigheid kan echter ook een externe partij het advies leveren. Beperking door de regelgeving Een Family Office moet rekening houden met alle wet- en regelgeving, afhankelijk van de wettelijke structuur (EFO, SFO, MFO). Er moet rekening gehouden worden met negatieve publiciteit en de reputatie van de Family Office. Technologie en infrastructuur Technologieën van externe partijen kunnen de efficiëntie van de Family Office verbeteren, en zijn vooral belangrijk nu de financiële operaties complexer worden. Complexiteit Als de activa van de familie erg complex zijn, zijn er meer werknemers nodig of moet er meer door externe partijen uitgevoerd worden. Tegelijkertijd moeten de interne werknemers wel het overzicht houden bij de uiteindelijke besluitvorming. Vertrouwelijkheid van de gegevens Vertrouwelijkheid is een belangrijke vereiste van een Family Office. Diensten waarbij vertrouwelijkheid een grote rol speelt moeten daarom zelf worden uitgevoerd. Diensten waarbij het minder belangrijk is kunnen wel door externe partijen gedaan worden. Type Service Service categorie Insourcen Outsourcen Management van investeringen Financiële planning Algemene financiële planning en plaatsing van vermogen kunnen zelf gedaan worden Voor complexere, gespecialiseerde activa is outsourcing een praktische optie Belasting en wetgeving Advies Gedeeltelijk zelf Wordt meestal door een vertrouwde externe partij uitgevoerd om een hoge kwaliteit te waarborgen Rapportage en administratie Governance Het rapporteren vereist vertrouwelijkheid dus wordt idealiter zelf uitgevoerd Filantropische activiteiten Financiële planning Interne deskundigheid kan assisteren bij filantropische activiteiten Standaard rapportage software kan door externe partijen geleverd worden Het opzetten van een stichting en andere activiteiten worden regelmatig door externe partijen gedaan Pagina 9

10 Insourcen en outsourcen van diensten (2/2) Type Service Service categorie Insourcen Outsourcen Compliance en regelgeving Risicobeheersing en verzekeringen Management van vrije tijd en budgettering Advies Advies Financiële planning Afhankelijk van de grootte van de Family Office zijn er mogelijk full-time juristen en accountants nodig Sommige risico management activiteiten zullen zelf uitgevoerd moeten worden voor rust en zekerheid Zou zelf uitgevoerd moeten worden wanneer vertrouwelijkheid belangrijk is Training en opleiding Strategie Kan intern gedaan worden, omdat het kiezen van geschikte opleidingen van nature een intern proces is Zakelijke advies Strategie Vaak is de financiële directeur van het familiebedrijf nauw betrokken bij het opzetten van de Family Office Vastgoed- en vermogens overdracht Strategie De kennis moet intern aanwezig zijn omdat vertrouwelijkheid van de gegevens cruciaal is Administratieve diensten Governance Administratieve diensten moeten dagelijks gemonitord worden, dus dienen intern uitgevoerd te worden Plannen van opvolging Governance Duidelijk maken van de belangen van volgende generaties met betrekking tot het familie bedrijf en de Family Office Voor de meeste Family Officies is dit echter onnodig en duur, dus advies kan ook door externe partijen geleverd worden Deze diensten kunnen ook door externe professionals uitgevoerd worden voor vertrouwd en deskundig advies Minder gespecialiseerde diensten kunnen ook door externe partijen uitgevoerd worden Een externe partij kan hulp bieden wanneer een hoger niveau is vereist voor de training en opleiding De diensten van een externe deskundige kan een competitief voordeel bieden De familie kan externe adviseurs raadplegen voor de procedures en juridische problemen Outsourcen van administratieve diensten zou extra kosten met zich mee kunnen brengen en de efficiëntie kunnen verlagen Educatie, een objectieve beoordeling van managementvaardigheden, en een omschrijving van hoe de volgende generatie toetreedt tot het bedrijf Pagina 10

11 Tijdslijn opzetten Family Office Stappen Bepalen van benodigdheden Structuur Opzet Testen en implementatie Start Welke visies en verwachtingen heeft de familie? Wie zijn de begunstigden van de Family Office? Wat wil de familie bereiken? Welk deel van het familie vermogen zal beheerd worden bij de Family Office? Welke diensten worden precies geleverd, en door wie? Ontwikkelen van een gedetailleerd business plan, waaronder het bepalen van: De geschikte locatie De diensten die geleverd zullen worden De vereiste kwaliteiten van werknemers De benodigde infrastructuur Financieringsbehoeften Financieringsvorm Operationele kosten Meetbare criteria Aannemen van gekwalificeerde personen (van binnen of buiten de familie) Oprichten van een advies- of investeringscomité Opzetten van state-ofthe-art technologie en infrastructuur Definiëren van de meetbare criteria Definiëren van de workflow en data beveiliging richtlijnen Het testen en implementeren van de systemen en processen Ontwikkelen van een noodplan in geval van natuurrampen, diefstal en cyber-aanvallen Back-up van alle relevante data Fine-tunen van hardware en software Starten met Family Office operaties Meten van resultaten met gebruik van de opgestelde criteria Bespreken van de normale gang van zaken, waaronder de missie, het bedrijfsplan, het adviesen investeringscomité, de infrastructuur en technologie Pagina 11

12 Wat zijn de kosten? Family Office type Activa ( m) Overhead kosten per jaar ( m) Administratief 50 tot tot 0.5 Hybride 100 tot tot 2.0 Volledig geïntegreerd > tot 10.0 Bron: The Global State of Family Offices, Cap Gemini, 2012 Is het het waard om een Family Office op te zetten? Er wordt geschat dat de kosten van een family office minimaal 1m per jaar kunnen zijn, afhankelijk van de mate van integratie. Pas vanaf een vermogen van 100m zou het toegevoegde waarde hebben om een Family Office op te zetten. Personeelskosten Volgens onderzoek van adviesbureau Family Office Exchange wordt een significant aandeel van de totale kosten van een Family Office besteedt aan vergoedingen van het personeel. De hoeveelheid personeel is erg afhankelijk van de wensen/diensten. Er zijn Family Offices met 1 maar ook met 50 of meer werknemers. Operationele kosten Kosten voor de operatie worden geschat tussen de 30 en 120 procentpunt te zijn. Een recent rapport van Campden Research en UBS 1 laat zien dat de kosten stijgen tot rond de 1%, omdat steeds meer personeel aangenomen wordt. De Family Offices met de laagste kosten focussen vooral op een beperkte hoeveelheid van vermogensbeheer-diensten. 1 Bron: The Global Family Office Report, Campden Research/UBS, 2015 Pagina 12

13 Wat kunnen EY en HVG u bieden?

14 Wat kunnen EY en HVG u bieden? EY levert advies aan u en uw Family Office, door antwoord te geven op de belangrijkste vragen: Hoe kan het familie vermogen worden behouden en vergroot? Hoe kan ik groeipotentieel identificeren en ontwikkelen? Wanneer kan ik het beste extern advies inschakelen? Toegang tot alle EY diensten Updates van relevante problemen Uitnodiging voor events Hoe kunnen de verantwoordelijkheden het beste verdeeld worden? Hoe kan ik mijn familie het beste begeleiden naar succes? Welke expertise hebben de besluitnemers van de familie nodig? Advies voor de familie Wereldwijde best practices Welke interne- en externe risico s moeten voorkomen worden, en hoe? Welke kosten kan ik verwachten? Advies voor het bedrijf Family Office diensten Centraal contact persoon Sector Expertise Rondetafelconferentie Afdelingen in meer dan 140 landen EY NextGen Academy Contact met andere ondernemers en Family Offices Pagina 14

15 Welke diensten leveren wij: Inkomens- en vermogensplanning Plannen van opvolging Opzetten van een Family Office Toegang tot alle EY diensten Updates van relevante problemen Uitnodiging voor events Pensioen plannen Plannen en uitvoeren van transacties Risicomanagement Advies voor de familie Wereldwijde best practices Filantropische activiteiten Opzetten van administratieve trustmaatschappijen of stichtingen Belasting en juridische vragen over inkomen, vastgoed, schenkingen, trusts en erfenissen Buitenlandse investeringen en transacties Vastgoed advies, waardering, planning en management Advies voor het bedrijf Family Office diensten Centraal contact persoon Bemiddeling bij conflicten in de familie Opstellen van familie contracten Sector Expertise Rondetafelconferentie Afdelingen in meer dan 140 landen EY NextGen Academy Contact met andere ondernemers en Family Offices Pagina 15