Vaktechniek Accountancy

Transcriptie

1 SRA-Vaktechniek Actualiteiten Vaktechniek Accountancy Publicaties: recent opgeleverd De nieuwe versie van Handboek Samenstellen Publicaties: binnenkort te verwachten Handreiking Controle opbrengstverantwoording Aanverwante cursus SRA-Praktijkdag Compliance 2015 (NIEUW) Dit jaarlijkse praktijkseminar heeft een unieke opzet. Wij praten u bij over de laatste ontwikkelingen én u gaat in gesprek met de SRA-Review en compliance vakgenoten. Een niet te missen seminar voor de compliance officer! Voor meer informatie en het volledige programma, klik hier. Lessen trekken uit dossiermentoring (NIEUW) Aan welke kwaliteitsnorm moet uw controledossier voldoen? De SRAnulmeting en dossiermentoring leveren veel verbeterpunten op. Wat kunt u hiervan leren voor uw eigen praktijk? En vooral: waar legt de AFM de lat? Voor meer informatie over deze cursus, klik hier of neem contact op met het cursusbureau [email protected] 3 1

2 Wellicht ook interessant voor u? Intern Reviewsysteem Met het self-assessmentsysteem kunt u de kwaliteit van alle opdrachten beoordelen. Aan de hand van de rapportages kunt u vaststellen of een aantal specifieke procedures zijn gevolgd en zijn vastgelegd in het dossier. Hier vindt u meer informatie of neem contact op met [email protected] 4 SRA-Compliance kring Nootdorp A.J. de Quaasteniet RA CO bij Meester & Kuiper Accountants even voorstellen: Ad de Quaasteniet ruim 30 jaar werkzaam in audit, zowel intern (IAD) als extern ingeschreven als RA: 13 februari 1992 CO bij Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs (M&K) te Hilversum 2

3 vervolg voorstellen: verantwoordelijk voor vaktechniek bij M&K mede reviewer SRA toetser bij NBA stage beoordelaar bij SRA stagebureau agenda: 1. korte schets Meester & Kuiper (M&K) 2. functie en positie CO bij M&K 3. invulling functie 4. output CO 5. invulling vaktechniek 6. actualiteiten 7. praktijkdilemma s 8. tot slot 1. schets Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs opgericht 1990 door Dick Meester (RA) te Hilversum inmiddels ca. 25 FTE werkzaam vijf vennoten / beleidsbepalers, waarvan 2 RA en 2 AA gemengde praktijk: controle, samenstellen, beoordelen, fiscaal, lonen, advies 3

4 vervolg schets Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs omvang cliënten: van eenmanszaak tot (middel)grote vennootschappen in gevarieerde branches aantal vrijwillige controles (boekjaar 2014): ca. 35 aantal wettelijke controles (boekjaar 2014): ca. 15 aantal beoordelingsopdrachten (boekjaar 2014): 3 gebruik van CaseWare (controle en samenstellen) 2. functie en positie CO als accountant medewerker werkzaam in samenstel- en controlepraktijk één van de 4 externe accountants geen lid MT zelfstandige functie van CO 3. invulling functie: taakomschrijving: invulling geven aan jaarlijks werkprogramma CO bekendmaken van nieuwe medewerkers met Handboek Kwaliteit up to date houden Handboek Kwaliteit klankbord voor directie en medewerkers van CO zaken, als voorbeelden: - mogelijke bedreigingen onafhankelijkheid - integriteit (potentiele) cliënten - nevenactiviteiten medewerkers - rol toezicht (AFM / SRA) - evt. fraudegevallen 4

5 vervolg invulling functie: periodiek overleg met directie (1 RA ) gevraagd en ongevraagd advies over interne kwaliteitsbeheersing periodieke schriftelijke CO rapportage t.b.v. MT voorbereiden SRA reviews en actieve betrokkenheid constateren overtredingen (interne en externe regelgeving) meldpunt binnen kantoor inzake Wwft, klachten, Accountantskamer plenair: - overeenkomsten met eigen taak CO? - CO ook zich richten op fiscale praktijk, zo ja hoe? - idem t.a.v. bijvoorbeeld salarisadministratie - rol CO t.a.v. rapport In het publiek belang? Taak voor CO voor opvolging van aanbevelingen / acties? leidraad voor functie CO: SRA werkprogramma CO jaarlijkse vaststelling door MT (evidence MT notulen) uitvoering: in principe per kwartaal accenten werkprogramma CO: o actualiteit Handboek Kwaliteit M&K (aansluitend op actuele wet- en regelgeving) o zijn medewerkers genoeg bekend met Handboek o bijhouden van trackrecord wijzigingen 5

6 accenten werkprogramma CO : voldoet cliënten administratie wettelijke controles (Wta / Bta) ook voor overige opdrachten, w.o. Wwft risico classificatie en identificatie (in samenstel- of controledossier dan wel in CRM systeem (Afas)) voldoen aan plicht wettelijke controle en geen OOB halfjaarlijkse inventarisatie onafhankelijkheid en integriteit medewerkers / directie geheimhouding medewerkers en externen (jaarlijks) naleving ViO kennisnemen van MT notulen accenten werkprogramma CO: beoordeling opdrachtaanvaarding (naleven interne procedure (cliënt aanvaardingsformulier, w.o. Wwft regels met behulp van Wwft stappenplan) monitoren van (wettelijke) controles (aanwezigheid LOR, datum verklaring, sluiting dossier, verhouding controle fee vs overige fee, uitvoering evt. OKB) uitvoering interne dossierinspecties (samenstellen, beoordelen en controle) uitvoering interne dossierinspecties: o CO coördineert o selectie (redelijke omvang, risicoklasse) per kwartaal van gereedgekomen opdrachten o selectie voor te leggen aan directielid o uitgangspunten - minimaal twee samensteldossiers per tekenend accountant - minimaal één controledossier per tekenend accountant - minimaal één beoordelingsopdracht per tekenend accountant 6

7 uitvoering interne dossierinspecties: aankondigen van te reviewen dossiers aan reviewers review door twee AA s en vier RA s (w.o. ook CO) gebruik van SRA reviewsysteem (RSA, versie 2014) output: scorelijst en eindrapport met kwalificatie betrokken accountant tekent uitkomsten voor akkoord CO inventariseert uitkomsten CO rapporteert aan directie per kwartaal (uitkomsten overall, belangrijkste bevindingen per dossier, aanbevelingen) MT stelt rapportage vast (MT notulen) informeren medewerkers over uitkomsten Enkele discussiepunten t.a.v. interne dossier reviews: - gebruik SRA vragenlijsten - omvang van selectie - diepgang review (alleen formeel en / of ook inhoudelijk?) - review van overige opdrachten? - hoe om te gaan met zgn. risico gericht samenstellen? - kwalificatie uitkomsten (rapportcijfer?) accenten werkprogramma CO: OKB s: o jaarlijkse benoeming met directielid OKB s volgens criteria in Handboek Kwaliteit (w.o. omvang, specifieke risico s, bedreiging continuïteit, complexiteit opdracht) o vaststellen dat benoemde OKB s zijn uitgevoerd o beoordelen voldoende diepgang OKB o vaststellen dat OKB gereed is vóór datum afgifte verklaring o uitvoering OKB door 4 RA s (w.o. ook CO) o gebruik van SRA OKB vragenlijst (bron: Praktijkhandreiking) 7

8 dilemma's bij uitvoering OKB: wel / niet gefaseerd uitvoeren omvang tijdsbesteding voldoende deugdelijke grondslag uitvoering: intern of uitbesteden? accenten werkprogramma CO: toezien op afhandeling en registratie van klachten CO maakt Klachtenformulier op directielid treft te nemen maatregel directielid neemt Klachtenformulier op in Klachtenregister tijdige en toereikende afhandeling van incidenten in Incidentenregister tijdige en juiste melding van tuchtrechtzaken bij controle cliënt en AFM accenten werkprogramma CO: afhandeling op juiste wijze (procedures Handboek Kwaliteit en wet- en regelgeving) van fraude beoordeling van mogelijke Ongebruikelijke transacties en melding (indien van toepassing) CO: vastlegging van schendingen (eigen vaststelling / melding vanuit organisatie) o in geval van niet naleven wet- en regelgeving (Wta, Bta, NV COS, ViO, Wwft en overige) o als kader: SRA Praktijkhandreiking schendingen 8

9 vervolg schendingen: o CO maakt Schendingenformulier op o directielid legt maatregel op (criteria in Handboek Kwaliteit) o CO rapporteert anoniem schendingen in Jaarverslag Kwaliteit Dilemma( s): - reikwijdte begrip schending? - hoe te handelen met terugkerende schendingen? accenten werkprogramma CO: beoordeling cliënt acceptatie: o opmaak formulier opdracht aanvaarding (w.o. ook Wwft) o beoordeling integriteit (hoe aanpak in praktijk?) o indien uitgevoerd: uitkomsten collegiaal overleg o voor zover van toepassing: is specifieke wet- en regelgeving van toepassing? vervolg uitvoering werkprogramma CO: vastlegging zowel fysiek als digitaal (1 op 1), ingedeeld naar volgorde van werkprogramma CO uitvoering werkprogramma: in principe per kwartaal, maar in praktijk na eerste kwartaal CO rapporteert bevindingen per halfjaar CO vraagt directie om LOR (einde verslagjaar) 9

10 CO rapportage n.a.v. uitvoering werkprogramma: indeling rapportage analoog aan volgorde van werkprogramma CO per onderdeel: - doelstelling van werkzaamheden - bevindingen op hoofdlijnen - conclusie m.b.t. beheersing kwaliteitsstelsel - voor zover van toepassing: doen van aanbevelingen (ook ter zake van gewenste aanpassingen Handboek Kwaliteit) - directie stelt verslag vast (CO krijgt MT notulen) communicatie CO met Directie: klein kantoor, dus naast formeel overleg ook op basis van ad hoc punten formeel: periodiek (ca. 1 x per maand) met RA / beleidsbepalers vaste agendapunten: - inventarisatie klachten, incidenten, schendingen - bijzonderheden n.a.v. doorlopende uitvoering opdrachten - signalen vanuit directie met CO karakter - implementatie evt. wijzigingen wet- en regelgeving CO maakt besprekingsverslag 4. Output CO: per kwartaal rapportage interne dossierinspecties volgens vast format verslagen periodieke besprekingen met directielid twee keer per jaar rapportage uitvoering werkprogramma CO na afloop kalenderjaar opstellen Jaarverslag Kwaliteit: - naar indeling van werkprogramma CO op onderdelen bevindingen, aanbevelingen en conclusies t.a.v. naleving kwaliteitsstelsel (geanonimiseerd) - directie stelt Jaarverslag vast (CO krijgt MT notulen) - PDF van verslag op intranet (korte toelichting door MT lid bij 2- jaarlijkse medewerkersbijeenkomst) 10

11 5. invulling vaktechniek: CO volgt actuele wijzigingen wet- en regelgeving (NBA / SRA websites e.d.) CO initieert voorstellen tot periodieke VTO s (ca. 4 tot 6 keer per jaar) CO of collega RA geeft invulling aan vaktechnisch onderwerp aanwezigheid: presentielijst presentaties op Intranet praktijk: onderwerpen raken controle en samenstelopdrachten vervolg invulling vaktechniek: voorbeelden VTO s: - jaarlijks: update / opfrissen Wwft - jaarlijks voor aanvang van de interimcontroles: accenten op controle aanpak / nieuwe ontwikkelingen / AFM themaonderzoeken - NV COS sessies: behandeling met AA s en RA s - EDP audit (extern EDP auditor) - uitkomsten periodieke interne dossierinspecties - Handboek Controle SRA - risicomatrix in CaseWare Controlemanager - jaarlijkse update fiscaliteiten 6. actualiteiten: AFM themaonderzoeken: - uitkomsten na verschijnen rapport door CO in VTO bijeenkomst behandeld (leden controleteams) - apart VTO behandeling OHW en Onderhanden Projecten (RJ 221) - verscherpte aandacht bij OKB en interne dossierinspecties (aandacht voor risico analyse en afwerking, continuïteit, motivering omvang proceduretesten, voldoende scope op IT) 11

12 vervolg actualiteiten: ViO: - CO heeft ViO gevolgen voor gehele controle- en beoordelingsportefeuille geïnventariseerd - hierbij vastleggingen van bedreigingen (samengaan van controle en samenstellen / tekenend accountant langer dan 7 jaar betrokken) - per assurance cliënt mitigerende maatregelen (cliënt tekent VJP s bij samenstellen / naast tekenend accountant andere accountant in het team) vervolg actualiteiten: RJ Uiting inzake waardering pensioenvoorziening: kantoorbreed: verplicht vanaf 2014, toezicht CO (en CO als vraagbaak) Rapport In het publiek belang VGBA: met name toezicht op vervangen van bestaande opdrachtbevestigingen aangepaste NV COS 4410: nog niet toegepast op 2014, nog in VTO te behandelen (verplichte intro 2015) vervolg actualiteiten: Invulling verplichte cursussen 2014 (tot medio 2015): - AA s en (bijna) RA s deelname aan Voorbereidingscursus SRA Kennistoets NV COS - SRA programma Samen beter, in combinatie met verplichte Mentoring (4 tekenend accountants controle opdrachten) - AA s en RA s Zeg wat je ziet 12

13 7. praktijkdilemma s: medewerker informeert CO dat cliënt bewust nalatig is met doen van betaling belastingen medewerker informeert CO dat cliënt bewust NIET deponeert hoe afstand te houden (commercieel belang vs vakinhoudelijk). Wanneer zijn grenzen bereikt? rules based of principle based? hoe om te gaan met recidive? actieve onderzoeksplicht? voldoende draagvlak voor CO functie? 8. tot slot komt uitvoering functie CO overeen met eigen aanpak en ervaringen? suggesties? vragen? 13