Charco & Dique. De auditfunctie bij trustkantoren. Risk Management & Compliance

Transcriptie

1 De auditfunctie bij trustkantoren Trustkantoren zijn vanaf 1 januari 2015 verplicht om een auditfunctie in te voeren. In deze brochure geven wij een toelichting op de auditfunctie, een overzicht van alle elementen die hierbij van belang zijn en de wijze waarop wij deze functie voor u kunnen invullen. Charco & Dique Risk Management & Compliance Charco & Dique B.V. Krijn Taconiskade HW Amsterdam Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren info@charcoendique.nl www. charcoendique.nl

2 1. Inleiding Trustkantoren zijn op basis van de nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014 (hierna Rib Wtt 2014 ) verplicht om per 1 januari 2015 een auditfunctie in te voeren. Door de auditfunctie worden periodiek beoordelingen uitgevoerd ten aanzien van: de effectiviteit van de organisatie-inrichting; de effectiviteit van procedures en de maatregelen die in de bedrijfsprocessen van het trustkantoor zijn geïntegreerd; en de effectiviteit van de compliancefunctie. Randvoorwaarde voor het inrichten van de auditfunctie is dat degene die deze functie uitvoert op onafhankelijke wijze en zelfstandig zijn werkzaamheden kan uitvoeren. De uitvoerder van de auditfunctie staat geheel los van de dagelijkse bedrijfsvoering en kan daarom kritisch en onafhankelijk oordelen over de effectiviteit van het trustkantoor. Voor trustkantoren is het mogelijk om deze auditfunctie uit te besteden aan een externe auditor. De Rib Wtt 2014 stelt geen inhoudelijke eisen waaraan de auditor moet voldoen, maar het is, zoals ook blijkt uit publicaties van DNB, van belang dat degene die deze functie vervult over de juiste kennis en ervaring beschikt. Charco & Dique is, op basis van kennis en ervaring, in staat om deze auditfunctie op een zeer praktische en efficiënte wijze uit voeren. Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren 2

3 2. Auditfunctie De aanpak van de audit is erop gericht om op een onafhankelijke en deskundige wijze invulling te geven aan de auditfunctie die vanaf 1 januari 2015 verplicht is voor trustkantoren. Wij vullen deze auditfunctie uiteraard alleen in voor trustkantoren waarvoor wij de compliancefunctie niet uitvoeren. Door de omvang van Charco & Dique kunnen wij de continuïteit van de dienstverlening waarborgen. Bij het vormgeven van de auditfunctie zijn onderstaande elementen van belang: Auditcharter Risicoanalyse en jaarplanning Werkprogramma Auditrapport en follow up De auditcharter geeft de wederzijdse rechten en verplichtingen weer. Naast het doel van de functie worden ook de reikwijdte, de onafhankelijkheid van de auditfunctie, de taken en de scope van de werkzaamheden expliciet gemaakt. Indien nodig kunnen wij ook helpen om het procedurehandboek aan te passen aan de nieuwe situatie waarbij wij de auditfunctie invullen. Bij het bepalen van de uit te voeren werkzaamheden hanteren wij een risk based aanpak. Bij het uitvoeren van de risicoanalyse betrekken wij naast de aard, omvang, positionering en complexiteit van het trustkantoor ook ontwikkelingen in de relevante wetgeving, de themaonderzoeken en de nieuwsbrieven van DNB. Voorafgaand aan het uitvoeren van onze werkzaamheden, zullen wij een jaarplanning opstellen die is gebaseerd op de uitkomsten van de risicoanalyse en de wijze waarop de compliancefunctie is ingericht (intern of extern). De auditwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door een jaarlijkse complete audit of verspreid over het jaar meerdere deelaudits. De jaarplanning zal, indien nodig, geactualiseerd worden op basis van het periodiek overleg. De risicoanalyse en de jaarplanning leggen wij schriftelijk vast en zullen wij met de directie van het trustkantoor bespreken. Per audit stellen wij een werkprogramma op. In het werkprogramma nemen wij de auditwerkzaamheden (omvang en diepgang) op die minimaal moeten worden uitgevoerd. Per onderwerp nemen wij het relevante wettelijke kader en de relevante standpunten vanuit DNB op. In het auditrapport nemen wij de bevindingen en conclusies (auditrating) op. Bij tekortkomingen vermelden wij welke acties het management van het trustkantoor zal treffen om de tekortkomingen ongedaan te maken (inclusief de deadlines). Wij rapporteren rechtstreeks aan het bestuur van het trustkantoor. Indien een Raad van Commissarissen aanwezig is, zal ook hieraan worden gerapporteerd. Indien nodig zullen wij u separaat over de follow up van onze belangrijke bevindingen rapporteren. Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren 3

4 Ruler - inzicht in trustwetgeving Trustkantoren waarvoor wij de auditfunctie vervullen, krijgen een gratis abonnement op het trustprofiel in Ruler. Met Ruler zijn trustkantoren altijd op de hoogte van de relevante en actuele trust wet- en regelgeving. Geheel online en actueel. Op basis van profielen gericht op uw activiteiten. Reageert direct op wetswijzigingen. Inzicht in wetten en hierop gebaseerde leidraden, uitspraken, etcetera. Voor meer informatie zie Periodiek overleg Naast het uitvoeren van de audit, voeren wij ook periodiek overleg met de directie. Dit doen wij bij voorkeur per kwartaal, om actualiteiten en ontwikkelingen te bespreken en waar nodig het auditplan hierop aan te passen. Hiermee wordt gewaarborgd dat de werkzaamheden goed aansluiten op de organisatie en dat er aandacht is voor de bevindingen en aanbevelingen van de auditor. Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren 4

5 3. Ons team Ronald van Dijk Opleiding: Register Accountant & Forensisch Accountant. Werkervaring (in totaal 23 jaar): PWC, AFM, Protiviti en Charco & Dique (sinds 2010). Ronald heeft een uitgebreide kennis van financiële instellingen en de bijbehorende financiële wetgeving, compliance en inrichtingsvraagstukken, risicobeheer en het vormgeven en implementeren van risico en compliancebeleid. Mede door zijn werkzaamheden bij de AFM heeft Ronald tevens een brede kennis van gedrag en bedrijfscultuur en helpt hij financiële instellingen om problemen (samen) met toezichthouders op te lossen. Ronald is verantwoordelijk geweest voor een groot aantal bijzondere (integriteits) onderzoeken, dit zowel in opdracht van interne als externe toezichthouders. Tevens publiceert hij regelmatig artikelen en geeft hij o.a. in presentaties zijn zienswijze op actualiteiten. Mark Aberkrom Opleiding: Register Accountant. Werkervaring (in totaal 33 jaar): EY, Sociale Verzekeringsbank (internal audit), AFM en Charco & Dique (sinds 2011). Bij de AFM heeft Mark meegewerkt aan het vormgeven van de toezichtstrategie en is hij daarnaast verantwoordelijk geweest voor het toezicht op grote en middelgrote financiële ondernemingen alsmede een aantal bijzondere (integriteits)onderzoeken en themaonderzoeken. Mark heeft een uitgebreide kennis van financiële instellingen (incl. trustkantoren) en de bijbehorende financiële wetgeving, compliancevraagstukken, risicobeheer en het vormgeven en implementeren van risico en compliancebeleid. Mark heeft een brede kennis van gedrag en bedrijfscultuur en hij helpt financiële instellingen om problemen (samen) met toezichthouders op te lossen. Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren 5

6 Bastiaan (Bas) Bloemink charcoendique.nl Opleiding: Rechten (Erasmus), Grotius Post-doc Effectenrecht (Radboud) en Certified Compliance Officer (NCI). Werkervaring (in totaal 13 jaar): Fortis/ASR, Financial Assets en Charco & Dique (sinds 2011). Bas heeft zich gespecialiseerd in de trustsector. Hij vertaalt bestaande en komende wet- en regelgeving in praktische oplossingen voor cliënten. Bas treedt onder andere op als externe compliance officer voor trustkantoren waarbij de kernactiviteit UBO-onderzoek is en het begeleiden van de directie van het maken van de juiste risico-inschattingen en de beheersing daarvan. Daarnaast is hij klankbord voor financiële instellingen ten aanzien van de omgang met wetgeving en toezicht in de praktijk, maar ook bij het succesvol behandelen van onderzoeken door de AFM en DNB. Frenkel Drevers Opleiding: Master degree of business administration, Post bachelor EDP audit, Certified Internal Auditor. Werkervaring (in totaal 17 jaar): AFM, Protiviti en Charco & Dique (sinds 2010). Frenkel is een specialist en ervaren consultant op het gebied van Compliance Risk management bij financiële ondernemingen. Frenkel is verantwoordelijk geweest voor het coördineren en uitvoeren van operational en compliance- (co-sourcing) audits bij financiële ondernemingen. Daarnaast is hij direct betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van toezichtstrategieën en onderzoekstools (self assessments, quality assurance, etcetera). Ook heeft Frenkel de AFM vertegenwoordigd als expert bij een rechtbankonderzoek. Frenkel heeft uitgebreide kennis van de processen binnen financiële ondernemingen en de wet- en regelgeving die hierbij van belang is. Robbert Engel Opleiding: Nederlands Recht - specialisatie economisch publiek- en bedrijfsrecht. Werkervaring (in totaal 7 jaar): Fortis/Intertrust en Charco & Dique (sinds 2011). Robbert heeft ruime ervaring binnen de trustsector. Zowel vanuit Intertrust als bij Charco & Dique is hij betrokken geweest bij een grote diversiteit aan compliance gerelateerde onderwerpen. Robbert heeft een diepgaande kennis van de Wtt, Wwft en de Rib Wtt. Daarnaast heeft hij zich buiten de trustsector bezig gehouden met integriteit gerelateerde onderwerpen waaronder strategische integriteit risicoanalyse (SIRA), beleid en belangenconflicten. Robbert geeft daarnaast presentaties over trust gerelateerde onderwerpen en publiceert regelmatig over ontwikkelingen in trustwetgeving. Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren 6

7 4. Over Charco & Dique Charco & Dique is een gespecialiseerd adviesbureau dat zich, al sinds de oprichting in 2010, uitsluitend richt op risk management en compliance in de financiële sector, waaronder de trustsector. Naast kennis van de trustactiviteiten hebben wij ook diepgaande kennis van de relevante financiële wetgeving. Het auditteam dat de werkzaamheden verricht bestaat uit voormalige toezichthouders, juristen en accountants die verbonden zijn aan De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) of het Instituut van Internal Auditors Nederland (IIA). Onze aanpak (en uitvoering van werkzaamheden) is gebaseerd op de kwaliteitsnormen die De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) of het Instituut van Internal Auditors Nederland (IIA) hanteren. Enkele kenmerken van Charco & Dique: Ons team bestaat uit voormalige toezichthouders (meer dan 100 jaar werkervaring) aangevuld door bedrijfseconomen, accountants en juristen die ruime ervaring hebben opgedaan bij diverse soorten financiële instellingen. Wij werken voor kleine, middelgrote en grote financiële instellingen en daarnaast ook voor de toezichthouders (AFM/DNB). Via onze nieuwsbrief houden wij financiële instellingen op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen in wet- en regelgeving en bij toezichthouders. Hierbij geven wij aan wat de impact van ontwikkelingen zijn, maar ook wat de aanpak kan zijn om te voldoen aan deze ontwikkelingen. Met onze adviezen helpen wij ondernemingen om in een dynamische en gereguleerde omgeving een goede reputatie te houden of op te bouwen. In onze dienstverlening zetten wij kennis en ervaring om in pragmatische en kennisgeoriënteerde adviezen. Ruler (zie is een online legal framework. Ruler biedt trustkantoren de helpende hand om overzicht en inzicht te hebben in de relevante trustwetgeving. Wij bieden trustkantoren waar wij de auditfunctie vervullen een gratis abonnement op Ruler voor 2 personen. Meer weten? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer of per info@charcoendique.nl. Charco & Dique Risk Management & Compliance Charco & Dique B.V. Krijn Taconiskade HW Amsterdam Charco & Dique - De auditfunctie bij Trustkantoren info@charcoendique.nl www. charcoendique.nl