Overheidsopdracht Bestek betreffende de hosting, het onderhoud en de volledige monitoring van haar infrastructuur.

Transcriptie

1 Datum Pagina 1 Overheidsopdracht Bestek betreffende de hosting, het onderhoud en de volledige monitoring van haar infrastructuur. WIJZE VAN GUNNING: OPEN OFFERTEAANVRAAG ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN AANBESTEDENDE OVERHEID BRUGEL

2 Datum Pagina 2 ADRES Aanbestedende overheid: BRUGEL Kunstlaan 46/ BRUSSEL Tel.: 02/ Fax: 02/ Elke briefwisseling of elke vraag om inlichtingen betreffende de opdracht kan worden gericht aan Laurent Saffre lsaffre@brugel.be Leidende ambtenaar: Pascal MISSELYN, coördinator VOORWERP VAN DE OPDRACHT De opdracht bestaat in een dienstverlening van hosting, onderhoud en volledige monitoring van haar netwerkinfrastructuur. De technische voorschriften waaraan deze diensten moeten beantwoorden, zijn weerhouden in punt B van het tweede deel van het bijzonder bestek. Door zijn offerte verbindt de weerhouden inschrijver zich ertoe de dienstenprestaties in overeenstemming met deze voorschriften uit te voeren. Plaats(en) van de prestaties: te, Kunstlaan 46/14. DUUR VAN DE OPDRACHT De opdracht heeft een duur van 3 jaar vanaf de gunning van de opdracht. UITVOERINGSTERMIJN VAN DE GEVRAAGDE TAKEN De taken moeten vanaf 2 januari 2015 worden uitgevoerd. WIJZE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT EN WETTELIJKE BEKENDMAKINGEN De opdracht zal worden gesloten via open offerteaanvraag GUNNINGSCRITERIA De keuze van de interessantste regelmatige offerte zal worden gemaakt op basis van de hierna vermelde gunningscriteria, vermeld in stijgende volgorde van belangrijkheid: 1. Kwaliteit van de diensten en technische geschiktheid: Redundant datacenter voorzien van stroom, airconditioning, hardware, brandbeveiliging, beveiligingsvoorzieningen, 2. Prijs. 3. Voorgestelde kwaliteitsgarantie en SLA.

3 Datum Pagina 3 4. Duidelijkheid, relevantie en degelijkheid van de voorgestelde oplossing Lot nr. 1 Hosting vcontainer. KENMERKEN VAN DE PERCELEN Lot nr. 2 Onderhoud en monitoring van de virtuele machines. De vrije varianten zijn toegelaten. WIJZE VAN BEPALING VAN DE PRIJS VAN DE OPDRACHT De opdracht is een opdracht met prijslijst(en). De prijzen worden jaarlijks herzien, hetzij naar beneden toe, hetzij geïndexeerd in functie van de index der consumptieprijzen. Er wordt geen voorschot gestort. OPSPLITSING VAN DE DIENSTEN De uitvoering van deze opdracht vereist geen opsplitsing van de diensten In overeenstemming met artikel 19, 3 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, zijn inbegrepen in zowel de eenheidsprijzen als de globale prijzen, alle kosten, maatregelen en heffingen van welke aard ook die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, waarvan met name: 1. het administratieve beheer en het secretariaat; 2. de documentatie betreffende de diensten. GELDIGHEIDSTERMIJN VAN DE OFFERTES: 120 kalenderdagen vanaf de dag volgend op de uiterste datum voor de indiening. SAMENSTELLING VAN HET BESTEK Het bijzonder bestek bevat, naast dit eerste deel: - het tweede deel, dat in punt A de andere administratieve clausules bevat en in punt B de technische voorschriften; - het offerteformulier; - de samenvattende inventaris. RAADPLEGING VAN HET DOSSIER Op de zetel van de aanbestedende overheid (adres punt A hierboven).

4 Datum Pagina 4 INFORMATIE Nadere informatie in verband met onderhavig bestek kan worden verkregen op het volgende adres: Naam: Laurent Saffre Adres: Kunstlaan 46 te Fax: lsaffre@brugel.be OPMERKING: op initiatief van de inschrijvers kan de aanbestedende overheid nadere inlichtingen verstrekken, die uitsluitend tot doel hebben om de aard van de opdracht te verduidelijken. De aanvragen om bijkomende inlichtingen moeten worden gericht hetzij per brief via de post aan het adres dat in het bovenstaande punt is vermeld, hetzij via , hetzij per fax. Er worden geen inlichtingen verstrekt via de telefoon. Er zal niet worden geantwoord op vragen om bijkomende inlichtingen die worden ontvangen minder dan vijf werkdagen voor de afsluitdatum voor de indiening van de offertes; op eigen initiatief kan de aanbestedende overheid de belanghebbenden op de hoogte brengen van elke vergissing, onnauwkeurigheid, weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de documenten van de uitnodiging tot inschrijving. In voorkomend geval zullen de nadere inlichtingen en de hierboven vermelde informatie op dezelfde datum aan alle inschrijvers meegedeeld worden. VERZENDING, INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES Bij een open offerteaanvraag met bekendmaking : De offertes moeten, in het Nederlands of het Frans, in een definitief gesloten envelop waarop de uiterste datum en uur van de indiening en het opdrachtvoorwerp zijn vermeld, en in een tweede gesloten envelop gestoken die duidelijk de vermelding " offerte " draagt, gericht aan: BRUGEL, Offerteaanvraag T.a.v. dhr. Pascal Misselyn Kunstlaan 46/ BRUSSEL

5 Datum Pagina 5 Deel 1 - ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Het bijzonder bestek en de laatste versie van de volgende teksten zijn van toepassing op de opdracht: - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. - De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. - Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. - Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming en de Codex. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Algemeen Dit deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Behoudens andersluidende bepaling zijn, de wet van 15 juni 2006, met betrekking tot overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werkzaamheden, leveringen en diensten en de latere wijzigingen, van toepassing. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 26, 1 - Gunningswijze De gekozen gunningswijze is de open offerteaanvraag. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige, regelmatige offerte, rekening houdend met de volgende gunningscriteria en hun weging: Kwaliteit van de diensten en technische geschiktheid 40% Prijs 40% Voorgestelde kwaliteitsgarantie en SLA 10% Duidelijkheid, relevantie en degelijkheid van de voorgestelde oplossing 10% Voor het gunningscriterium Prijs, gebeurt de berekening van de score volgens de formule: <weging> x P1: Pb. Waarbij:

6 Datum Pagina 6 - P1 de prijs is van de laagste regelmatige offerte; - Pb de prijs is van de beschouwde regelmatige offerte. Artikel 26, 1, 2, b - Soortgelijke diensten De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, binnen drie jaar na de sluiting van de opdrachten volgens een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, een opdracht te gunnen aan de opdrachtnemer voor nieuwe diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten in overeenstemming met het basisontwerp van onderhavige opdracht. Artikel 35 - Geen verplichting tot gunnen De aanbestedende overheid is niet verplicht tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. Artikel 37, 2 - Verlengingen De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht één of meerdere keren met een jaar te verlengen. Zij deelt elke verlenging mee aan de opdrachtnemer voor het einde van de lopende periode van de opdracht. De volledige looptijd van de opdracht, met inbegrip van de eventuele verlengingen, bedraagt ten hoogste vier jaar na het sluiten van de opdracht. Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 Algemeen Dit deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Behoudens andersluidende bepaling, zijn het koninklijk besluit van 15 juli 2011 met betrekking tot de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren en zijn latere wijzigingen, van toepassing. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 9 - Varianten De aanbestedende overheid zal geen rekening houden met de vrije varianten die de inschrijver eventueel voorstelt. Artikel 10 - Opties De inschrijver mag vrije opties indienen. De aanbestedende overheid is niet verplicht een optie te bestellen. Artikel 12 - Onderaanneming De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt.

7 Datum Pagina 7 Artikel 13, 1 - Prijsvaststelling Deze opdracht is een opdracht met prijslijst. De hoeveelheden in de inventaris zijn veronderstellingen. Ze vormen geen aangegane verbintenis voor de aanbestedende overheid. De gecumuleerde bestellingen kunnen groter of kleiner zijn dan de vermelde hoeveelheden. Alleen de werkelijk gepresteerde diensten worden betaald en dit aan de eenheidsprijzen van de offerte. Artikel 18 - Opleveringskosten De opleveringskosten zijn inbegrepen in de prijs van de opdracht. De aanbestedende overheid rekent de prestaties die haar personeel levert in het kader van de oplevering, niet aan. Artikel 19, 3 - Prijsbestanddelen In de eenheidsprijzen en globale prijzen van de opdracht zijn alle kosten, metingen en heffingen inbegrepen die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name: - het administratief beheer en het secretariaat; - de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; - de documentatie die met de diensten verband houdt; - de levering van documenten of van stukken die verbonden zijn met de uitvoering van de diensten; - de verpakkingen; - de opleiding die noodzakelijk is voor het gebruik; - de maatregelen die de wetgeving oplegt op het vlak van de gezondheid en de veiligheid van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Artikel 20 - Prijsherziening De prijzen worden jaarlijks herzien, hetzij naar beneden toe, hetzij geïndexeerd in functie van de index der consumptieprijzen, de evolutie van de behoeften of de technische beperkingen/verbeteringen. Het eindresultaat van de berekening van de factor waarmee de prijs van de offerte wordt vermenigvuldigd, wordt afgerond op de vierde decimaal (naar beneden als de vijfde decimaal kleiner is dan vijf of naar boven als de vijfde decimaal gelijk aan of groter is dan vijf). De herziene prijs wordt volgens hetzelfde principe afgerond op het aantal decimalen van de prijs van de offerte (minstens twee). Artikel 44 - Bijkomende inlichtingen

8 Datum Pagina 8 De inschrijver kan bij BRUGEL (fax: 02/ of lsaffre@brugel.be, beheerder van de opdracht), schriftelijk aanvullende inlichtingen over de opdracht vragen. Hij vermeldt het nummer van het bestek in de briefwisseling. De aanbestedende overheid houdt geen rekening met eventuele antwoorden op vragen die op een andere manier gesteld werden. Artikel 53 - Taal van de offerte De inschrijver dient zijn offerte in het Nederlands of in het Frans in. Artikel 54, 2 - Enige offerte De inschrijver mag maar één offerte indienen behalve in geval van eventuele varianten. Artikel 57 - Verbintenistermijn De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte gedurende een termijn van honderdtwintig kalenderdagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. Artikel 60, 2 - Voorlegging documenten toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijver legt de hierna gevraagde documenten over het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie voor, ook al heeft hij dat reeds gedaan voor een andere procedure uitgeschreven door de aanbestedende overheid. Hij bundelt ze vooraan in zijn offerte in een deel met de titel Toegangsrecht en kwalitatieve selectie. De documenten zijn opgesteld in het Nederlands of in het Frans, en zijn in geval van vertaling geattesteerd door een beëdigd vertaler. Als de inschrijver een offerte indient voor meerdere percelen, volstaat het deze documenten bij één offerte te voegen. Artikel 61 - Toegangsrecht, automatische verklaring Door een offerte in te dienen verklaart de inschrijver dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgevallen vermeld in artikel Artikel 62 - Toegangsrecht, bijdragen voor de sociale zekerheid 1 - Als de inschrijver personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, gaat de aanbestedende overheid, conform artikel 60, 1, via elektronische weg na of de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. 2 - Als de inschrijver personeel uit een andere LIDstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door 1, voegt hij bij zijn offerte een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die uiterlijk de uiterste dag voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het

9 Datum Pagina 9 land waarin hij gevestigd is. De inschrijver legt dit attest voor, ook al heeft hij dat reeds gedaan voor een andere procedure uitgeschreven door de aanbestedende overheid. 5 - Als de inschrijver onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen, voegt hij bij zijn offerte een fiscaal attest dat zijn toestand inzake de betaling van zijn sociale bijdragen weergeeft. De inschrijver legt dit attest voor, ook al heeft hij dat reeds gedaan voor een andere procedure uitgeschreven door de aanbestedende overheid. Artikel 63 - Toegangsrecht, fiscale verplichtingen De inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is. Het attest betreft de laatste afgelopen fiscale periode voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. De verplichtingen hebben betrekking op de belasting over de toegevoegde waarde en op de personen- of vennootschapsbelasting. Artikel 67 - Kwalitatieve selectie, financiële en technische bekwaamheid De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring betreffende de globale omzet voor maximum de beschikbare afgelopen drie boekjaren. De gemiddelde jaarlijkse omzet over die periode bedraagt minstens euro exclusief btw. Artikel 72 - Kwalitatieve selectie, technische bekwaamheid 1. De inschrijver voegt bij zijn offerte de drie belangrijkste, met het voorwerp van de opdracht vergelijkbare diensten die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht met vermelding van hun bedrag, hun datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: a. Indien het diensten aan publiekrechtelijke instanties betreft, voegt hij, op eenvoudig verzoek, de door die instanties afgegeven of medeondertekende attesten bij die de uitvoering aantonen; b. Indien het gaat over diensten aan privépersonen, voegt hij de attesten van die bestemmelingen bij die de uitvoering van de diensten aantonen. Bij ontstentenis mag hij zelf verklaren dat de diensten uitgevoerd werden. Elke dienst heeft een waarde van minstens euro exclusief btw. 2. aan de hand van een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar, evenals de mogelijkheid van de dienstverlener om zich in de taal van zijn gesprekspartner bij BRUGEL uit te drukken. 3. aan de hand van een verklaring welke de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener voor het verlenen van de opdracht beschikt;

10 Datum Pagina aan de hand van een beschrijving van de technische uitrusting van de dienstverlener, van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die zijn onderneming biedt op het vlak van studie en onderzoek; Artikel 74 - Kwalitatieve selectie, beroep op de draagkracht van andere entiteiten Als de inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de hierboven vastgestelde criteria voor de kwalitatieve selectie, toont hij aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om hem dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Artikel 80 - Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op de daartoe bestemde formulieren in het bestek, die hij volledig invult. Als hij andere documenten gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming ervan met de formulieren van het bestek. Artikel 81 - Bijlagen bij de offerte Naast de documenten voor de kwalitatieve selectie die worden geëist op basis van de artikelen 67 tot 78 van het Besluit, zoals vermeld in dit BB, voegt de inschrijver bij zijn offerte: (in deze volgorde): indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen (niet van toepassing voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking); het inschrijvingsformulier, volgens de regels ingevuld, gedateerd en ondertekend, aangevuld, indien nodig, met de inventaris die erop betrekking heeft; het gedeelte van de opdracht dat hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en de onderaannemers die hij voorstelt; een bewijs van de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. De informatie betreffende de termijn waarbinnen de prestaties kunnen aanvangen. Naast de bovengenoemde documenten in papiervorm, duidelijk voorzien van de vermelding " origineel ", voegt de inschrijver een kopie op papier toe en moet een elektronische kopie in pdf-formaat van het volledige offertedossier worden bijgevoegd, voorzien van de duidelijke vermelding "kopie". De inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de papieren en elektronische kopieën;. Alle bewijsstukken en nota's die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht.

11 Datum Pagina 11 Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden. Wat de bijlagen betreft, geniet kwaliteit in het algemeen de voorkeur boven kwantiteit. Artikel 82 - Ondertekening van de offerte De offerte, de inventaris en de bijlagen worden ondertekend door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden. Als een gemachtigde ondertekent, vermeldt hij zijn volmachtgever(s). Hij voegt bij de offerte de akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Artikel 88 - Prijsopgave De prijzen worden in de offerte in euro uitgedrukt. Alleen het totale offertebedrag wordt voluit geschreven. Artikel 89 - Percelen De opdracht omvat 2 percelen. De inschrijver mag voor meerdere percelen een offerte indienen op voorwaarde dat iedere offerte afzonderlijk gebeurt. Hij mag verbeteringen voorstellen voor het geval hem meerdere percelen zouden worden gegund. Artikel 90 - Indiening van de offerte 1. De inschrijver steekt zijn offerte in een definitief gesloten omslag met daarop het onderstaande adres, de titel van de opdracht, het nummer van het bestek en de datum en het uur van de openingszitting. Hij bezorgt zijn offerte via een postdienst of per drager. Bij verzending via een postdienst steekt de inschrijver de definitief gesloten omslag in een tweede gesloten omslag met daarop het onderstaande adres en de vermelding Offerte ref. De drager overhandigt de offerte aan het centraal secretariaat op het onderstaande adres, uiterlijk op de dag en het uur van de openingszitting. Adres: BRUGEL Kunstlaan 46 8 e verdieping 2 - Elke offerte moet in het bezit zijn van de voorzitter voor hij de zitting geopend verklaart.

12 Datum Pagina 12 De aanbestedende overheid aanvaardt een laattijdige offerte voor zover: o zij de opdracht nog niet heeft gesloten o en de offerte uiterlijk vier kalenderdagen voor de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verstuurd. Artikel 91 - Wijziging of intrekking van de offerte 1 - Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke ondertekende verklaring vanwege de inschrijver vereist. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen worden nauwkeurig vermeld. De intrekking is onvoorwaardelijk. De bepalingen van de artikelen 80 en 90 zijn toepasselijk op de wijzigingen en de intrekkingen. 2 - De intrekking kan ook per fax ( ) of (lsaffre@brugel.be) voor zover: - zij bij de voorzitter van de openingszitting aankomt alvorens hij de zitting opent - en zij wordt bevestigd per aangetekende brief verzonden uiterlijk de dag vóór de openingszitting. Artikel 92 - Opening van de offertes De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats op 1 oktober 2014 om uur bij BRUGEL Kunstlaan, 46 / 8e verdieping. Artikel 95 - Regelmatigheid van de offerte Verkoopsvoorwaarden die afwijken van de bepalingen van het bestek en waarvan de inschrijver niet uitdrukkelijk verklaart dat ze niet van toepassing zijn op de opdracht, kunnen leiden tot de onregelmatigheid en nietigverklaring van de offerte. Dit geldt ook als de inschrijver in zijn offerte standaarddocumenten gebruikt waar op de achterzijde dergelijke voorwaarden vermeld staan. Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken Algemeen Dit deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit.

13 Datum Pagina 13 Artikel 11 - Leidend ambtenaar Naam van de Aanbestedende overheid: BRUGEL - Kunstlaan 46 te. Leidende ambtenaar: Pascal Misselyn, bestuurder en coördinator van BRUGEL De raad van bestuur van BRUGEL kent bij beslissing een delegatie inzake handtekening toe aan de coördinator van de opdrachthouders die ten aanzien van de afgevaardigde ordonnateur rechtstreeks verantwoordelijk is wat hun opdracht als onderafgevaardigde ordonnateur betreft voor de afrekening van de voorziene uitgaven binnen de perken van de beschikbare kredieten 1. In geval de coördinator van de opdrachthouders in zijn hoedanigheid van onderafgevaardigde ordonnateur afwezig of verhinderd is, worden de delegaties die hem werden verleend voor de duur van de periode waarin hij afwezig of verhinderd is, toegewezen aan zijn plaatsvervanger of aan de opdrachthouder die hij heeft aangeduid. Indien hij niet in staat is deze opdrachthouder aan te duiden, duidt de afgevaardigde ordonnateur, namelijk de raad van bestuur van BRUGEL, hem aan 2. Artikel 12 - Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. In geval van onderaanneming doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op de onderaannemers die hij in zijn offerte voorgedragen heeft overeenkomstig artikel 12 over de onderaanneming. Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Artikel 16 - Arbeidskrachten De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag. Artikel 18 Vertrouwelijkheid Dit artikel bevat de regels die van toepassing zijn op deze opdracht. Artikel 19 Intellectuele rechten Dit artikel bevat de regels die van toepassing zijn op deze opdracht. Artikel 24 - Verzekeringen 1 - De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. 2 - Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan 1 Artikel 11, 2 van het huishoudelijk reglement van BRUGEL 2 Artikel 11, 3 tweede alinea van het huishoudelijk reglement van BRUGEL

14 Datum Pagina 14 dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. Artikel 25 - Bedrag van de borgtocht Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald op 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag exclusief btw en wordt afgerond naar het hoger tiental in euro. Artikel 27 - Borgstelling en bewijs van borgstelling De borgtocht wordt gesteld op een van de wijzen vermeld in artikel 27, 2, en binnen dertig kalenderdagen volgend op de sluiting van de opdracht. De opdrachtnemer levert het bewijs van borgstelling aan BRUGEL, Kunstlaan 46. Artikel 33 - Vrijgave van de borgtocht Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van het geheel van de borgtocht. Artikel 37 - Wijzigingen van de opdracht De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opdracht te verbreken, zonder schadevergoeding, op het einde van elk kalenderjaar, op voorwaarde dat de opdrachtnemer hiervan minstens een maand voor het einde van deze periode in kennis wordt gesteld. Artikel 52 - Klachten en verzoeken Dit artikel is eveneens van toepassing ingeval de opdrachtnemer van oordeel is dat de bevelen die hij ontvangen heeft, in strijd zijn met de contractuele bepalingen. De feiten worden per aangetekend schrijven ter kennis gebracht van de aanbestedende overheid. Artikel 73 - Rechtsvorderingen Elke gerechtelijke eis met betrekking tot de opdracht wordt voorgelegd aan de jurisdictie van het gerechtelijk arrondissement Brussel. Artikel Gedeeltelijke bestellingen Voor elke behoefte van de aanbestedende overheid wordt er een gedeeltelijke bestelbon opgesteld door BRUGEL. Elke nieuwe aanvraag van VM, RAM, CPU of schijfruimte zal het voorwerp uitmaken van een bijkomende gedeeltelijke bestelbon. Alleen BRUGEL is bevoegd om de gedeeltelijke bestelbonnen op te stellen en te versturen. Alleen de facturen opgesteld op basis van deze bestelbonnen worden aangenomen. Artikel 147 Uitvoeringstermijn De inschrijver vermeldt de uitvoeringstermijn op het offerteformulier voor de invoering van een nieuwe VM. Wat het bestaande netwerk betreft, dit moet op 2 januari 2015 operationeel zijn.

15 Datum Pagina 15 Artikel Plaats waar de diensten worden verleend De opdrachthouder is verplicht om, tegen betaling van de ingediende prijs, de diensten te verlenen op de plaatsen die op de gedeeltelijke bestelbonnen zijn vermeld. Artikel Oplevering van de opdracht De betalingsaanvragen voor de prestaties die gelden als aangifte van schuldvordering worden ingediend volgens de volgende modaliteit elke twee maanden of op verzoek van BRUGEL. Ze moeten gedateerd zijn, ondertekend en vergezeld van een overzicht van de uitgevoerde prestaties. De betalingsaanvragen moeten aan de aanbestedende overheid worden gericht. Deze laatste beschikt dan over 30 dagen om tot de noodzakelijke controles over te gaan voor zover zij in het bezit was gesteld van de nuttige documenten. Op basis van de beslissing van de aanbestedende overheid stelt de dienstverlener een factuur op en verstuurt ze binnen de 5 dagen na de verzending van de schriftelijke informatie. Artikel Betalingen Te rekenen vanaf het einde van de bovenvermelde controletermijn beschikt de aanbestedende overheid over 30 dagen om tot de betaling over te gaan. De betalingstermijn wordt verhoogd met het aantal dagen van overschrijding van de termijn van 5 dagen waarover de opdrachtnemer beschikt om de factuur over te maken na de kennisgeving van de beslissing van de aanbestedende overheid betreffende het toegelaten bedrag van zijn aangifte. Alle facturen moeten worden gericht aan: BRUGEL Dienst Boekhouding Kunstlaan 46 De nalatigheidsintresten zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd.

16 Datum Pagina 16 Hoofdstuk 2 DEEL 2 - TECHNISCHE BEPALINGEN Dit tweede deel regelt de technische procedure met betrekking tot de uitvoering van de opdracht. Voorwerp van de opdracht BRUGEL lanceert een nieuwe open offerteaanvraag voor de hosting, het onderhoud en de monitoring van haar servers. Momenteel hebben wij geopteerd voor de virtuele machines (VMWare) in een datacenter gelegen in België, in een "Cloud". Deze oplossing biedt het voordeel dat het dagelijkse onderhoud niet intern moet worden verzekerd (back-up, monitoring, fysieke beveiliging en cyber-beveiliging). Context en inhoud van de opdracht De externe hosting moet de mogelijkheid bieden om op een veilige manier te werken vanuit een werkstation, zowel vanuit de kantoren van BRUGEL gelegen te, als vanuit de woningen van de agenten (telewerk), of vanuit gelijk welke plaats met Internettoegang, eventueel via een verbinding van het type VPN SSL. De gehoste VM moeten dus permanent toegankelijk zijn voor de gebruikers, met de garantie van een optimale prestatie van hun gebruik. De gegevens, de bestanden en elk document die in het algemeen in een virtuele omgeving worden opgeslagen, blijven in elk geval het exclusieve eigendom van BRUGEL. De opdracht is in 2 percelen opgedeeld: 1. Hosting van de virtuele machines. 2. Onderhoud en monitoring van de virtuele machines.

17 Datum Pagina 17 Omvang van de opdracht (Inventaris) De vcontainer is momenteel samengesteld uit 9 VM (virtuele machines) voor in totaal GB gegevens, 30 GB vram en 17 vcpu. Astaro IP LAN IP WAN : /29 Internet VPN : ORDIGES BRUGELCERV32 BRUGELBCK host11 BRUGEL X Ip : Win : 2008R2 STD X64 2vCPU 4GoRAM 100 GB HOST33 Ip : Win : 2008R2 32bits 1vCPU 2GoRAM 80 GB HOST52 Ip : Win : 2008R2 Backup/av 2vCPU 4GoRAM 260 GB HOST48 Ip : linux Serveur Zarafa/SIGI 4vCPU 3GoRAM 305 GB HOST11 ASTARO Ip hosting : IP site bru : vCPU, 1GoRAM, 80 GB HOST45 Hosting X BRUGELTS ORDIGESTEST ORDIGESDB BRUGELDC BRUGELCERV Ip : Ip: Ip : Ip : Ip : Win : 2008R2 STD X64 Win:2008R2 STD X64 Win : 2008R2 STD X64 Win : 2008R2 STD X64 Win : 2008R2 STD X64 BRUGEL-1 (Physical) TS : office, obdc Ordiges Ordiges DC, DNS Antivirus Backup efficy Ip : vCPU 8GoRAM, 60 GB 1vCPU, 2GoRAM, 16 GB 2vCPU 2GoRAM 2vCPU 2GoRAM 40 GB 1vCPU 2GoRAM 80 GB Ilo : Win : 2003 R2 HOST43 HOST140 HOST46 HOST47 HOST50 DC, DNS, DHCP, APP 4 x Intel Xeon E GHz + 2 GoRAM BRUGEL Network Diagram Last update: 22/07/2014 By LSA Naam Operating System HD Size (GB) vram (GB) vcpu (nbr) Toepassingen Host 11 Linux Cent OS SIGI, Zarafa Host 33 Windows 2008 R2 (64 bits) Ordiges (Pia& EPM/EBM) Host 43 Windows 2008 R2 (64 bits) Terminal Server Host 45 Linux Cent OS Firewall (Astaro) Host 47 Windows 2008 R2 (64 bits) Domain Controller Host 48 Windows 2008 R2 (64 bits) Back-up & Antivirus Server Host 50 Windows 2008 R2 (64 bits) Efficy Host 52 Windows 2008 R2 (64 bits) Arpaweb (Cervère) Host 140 Windows 2008 R2 (64 bits) Ordiges Test (Pia& EPM/EBM) TOTAAL

18 Datum Pagina 18 Lot 1: Hosting alleen. BRUGEL beschikt reeds over virtuele machines die in een "cloud"-omgeving zijn gehost. Bijgevolg moet de door de inschrijver voorgestelde oplossing BRUGEL minstens het equivalent bieden van de huidige oplossing, namelijk een virtuele datacenteromgeving bestaande uit een pool van virtuele hulpmiddelen (CPU geheugen opslag netwerk). De virtuele servers moeten worden gehost in een redundant datacenter voorzien van stroom, airconditioning, hardware en Internettoegang. De inrichting omvat de nodige beveiligingsvoorzieningen voor de beveiliging van de gegevens, tegen diefstal, verlies, beschadiging, onwettige raadpleging, enz. BRUGEL en haar onderaannemers moeten de virtuele machines gebruiken, configureren en beheren op basis van de pool van virtuele hulpmiddelen, meer bepaald: De controle en het beheer via een webportaal (toezicht, statistieken, kosten van de VM, ), voor de beheerder en de onderaannemers, van de gehuurde virtuele infrastructuur Een pool van aanpasbare virtuele hulpmiddelen (geheugen, centrale eenheid, opslag, netwerk). De aanmaak/opheffing van de virtuele machines. De opstarting/uitschakeling van de virtuele machines. De installatie en het onderhoud van het materiaal evenals van de virtualiseringslaag. De installatie, het onderhoud, de configuratie en het beheer van de schakelaars en de routers. De configuratie en het beheer van de firewalls. Support vanaf de activering evenals een gedetailleerde gebruiksaanwijzing. De vcontainer moet in een hostomgeving van servers in België worden ondergebracht, onder permanent toezicht en beheer. Hij moet aangesloten zijn aan breedbandnetwerken via redundante routers, schakelaars en firewalls, met de nodige middelen om de continuïteit van de Dienst te verzekeren. De inschrijver is verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud van de virtualiseringslaagsoftware. Onderaanneming BRUGEL werkt met onderaannemers en consultants. Bijgevolg kan het onderhoud en de monitoring van de virtuele machines en de infrastructuur eventueel worden toevertrouwd aan een door BRUGEL uitgekozen derde-bedrijf. De onderaannemers beschikken dus over alle voor de gevirtualiseerde machines nodige soorten beheerders om het onderhoud en de monitoring ervan te verzekeren.

19 Datum Pagina 19 Lot 2: Onderhoud en Monitoring De inschrijver is verantwoordelijk voor de configuratie en het beheer van de gedeelde netwerkinfrastructuur van de configuratie en voor het beheer van de redundante externe firewalls van de internetverbinding, de beveiligde toegang op afstand tot het vcontainerportaal van de back-up- en gegevensherstellingsinfrastructuur, eventueel in perfecte samenwerking met de inschrijver van lot 1. BRUGEL blijft volledig eigenaar van de virtuele machines, het besturingssysteem, de applicaties, de gegevens, de netwerkinfrastructuur. De inschrijver is verantwoordelijk voor de beveiliging, het onderhoud en het toezicht binnen de vcontainer, eventueel in perfecte samenwerking met de inschrijver van lot 1. Back-up: BRUGEL vraagt een back-up van haar virtuele machines van twee niveaus: Niveau 1: (Snapshot van de schijven) Minstens 1x per dag. Bewaring gedurende minstens 1 maand: De volledige ruimte wordt bewaard. Herstelling van de virtuele machine, binnen 6 uur na verzoek, op werkdagen. Niveau 2: (File Level Backup) Minstens 1 maal bijkomend per dag en 1 full per week Bewaring gedurende minstens 1 week: Alle bestanden worden bewaard. Herstelling van de bestanden, binnen 4 uur na verzoek, op werkdagen. Monitoring: BRUGEL vraagt om een proactieve monitoring van haar vcontainer en van de VM: Schijfruimte Gebruik van de CPU Gebruik van het geheugen Back-ups Minstens eenmaal per maand wordt een volledig overzicht van de toestand van het systeem verzonden naar de beheerder van BRUGEL. Elk alarmsignaal wordt ook gemeld aan de beheerder van BRUGEL

20 Datum Pagina 20 Service Level Agreement: De door de inschrijver voorgestelde oplossing moet BRUGEL minstens het equivalent van de huidige oplossing bieden, hetzij gelijke of kortere termijnen dan die opgenomen in onderstaande tabel: Ernst KRITIEK/ BLOKKERE ND Antwoor dtermijn en Oplossings termijnen Voorbeeld 1 uur 4 uur Belangrijke storing die een groot aantal gebruikers treft. Het incident heeft een enorme impact op het bedrijf. Het gaat om een totaal of belangrijk verlies van dienstverlening voor de eindgebruikers. BELANGRIJ K 2 uur 6 uur Storing die voor zware problemen zorgt op de prestatie van de dienst of van de gehoste oplossing. Het systeem werkt nog maar met ernstige beperkingen of vertragingen die een zware impact hebben voor BRUGEL. MATIG 3 uur 8 uur Het incident treft slechts een kleine groep eindgebruikers MINDER BELANGRIJ K en heeft geen belangrijke impact op Brugel. 7 uur 16 uur Het incident heeft niet echt invloed op de productiviteit. Er is geen onmiddellijke interventie noodzakelijk.