Rapportage. Ontwikkelingsgericht Assessment Center Voorbeeldfunctie, Voorbeeldorganisatie. A. Voorbeeldpersoon. drs. K. Hofkes

Transcriptie

1 Rapportage Ontwikkelingsgericht Assessment Center Voorbeeldfunctie, Voorbeeldorganisatie Naam: Datum OAC: Adviseur: de heer A. Voorbeeldpersoon 1 januari. de heer drs. K. Hofkes

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING CONCLUSIE EN ONTWIKKELINGSADVIES COMBINATIE VAN DE GEGEVENS VASTHOUDEN ONTWIKKELINGSADVIES OBSERVATIES BIJ DE GEDRAGSCRITERIA... 5 Operationele effectiviteit... 5 Teamwork... 5 Leiderschap... 6 Communicatie... 6 Overzicht en kwaliteit SCORES SCORES OP DE GEDRAGSCRITERIA PERSOONLIJKHEIDSSCORES OP BASIS VAN DE PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST CAPACITEITENSCORES WAT KAN IK MET DE RESULTATEN? VOORBEREIDING OP HET VERVOLG VAN HET ONTWIKKELINGSGERICHT ASSESSMENT CENTER BIJLAGE GEBRUIKTE INSTRUMENTEN Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 1

3 1 Inleiding In dit rapport worden de prestaties van de heer Voorbeeldpersoon tijdens het Ontwikkelingsgericht Assessment Center op 1 januari. beschreven. Het doel van het Ontwikkelingsgericht Assessment Center is om op een zorgvuldige wijze de kwaliteiten van de heer Voorbeeldpersoon in kaart te brengen met het oog op de functie van Voorbeeldfunctie. De in dit rapport beschreven resultaten en het daaraan gekoppelde advies moeten dan ook alleen in deze context worden bezien. In dit rapport staan: de conclusies over de huidige kwaliteiten van de heer Voorbeeldpersoon; een toelichting op de score per gedragscriterium aan de hand van het tijdens de simulaties vertoonde gedrag; een overzicht van de scores op de gedragscriteria, het persoonlijkheidsprofiel en de capaciteitentests; een korte omschrijving van de gebruikte instrumenten. Het rapport wordt in tweevoud opgemaakt. Eén exemplaar is bestemd voor de heer Voorbeeldpersoon en één exemplaar, indien daarvoor toestemming wordt gegeven, voor de opdrachtgever. Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 2

4 2 Conclusie en ontwikkelingsadvies In deze paragraaf worden de huidige effectiviteit en de mogelijkheden van de heer Voorbeeldpersoon met betrekking tot het profiel besproken. De conclusies zijn getrokken op basis van de scores op de gedragscriteria, die gemeten zijn tijdens de simulaties en de postbak, gecombineerd met het persoonlijkheidsprofiel, en het interview. 2.1 Combinatie van de gegevens De heer Voorbeeldpersoon komt tijdens het Ontwikkelingsgericht Assessment Center naar voren als een gedreven leidinggevende, die vanuit een grote betrokkenheid zijn medewerkers aanstuurt. De heer Voorbeeldpersoon neemt graag de leiding op zich, zonder zijn eigen belang voor anderen te overschatten. Als persoon is hij stabiel, hoewel hij het soms lastig kan vinden om met stressvolle situaties om te gaan. Conflicten zal hij in eerste instantie het liefst uit de weg gaan. De heer Voorbeeldpersoon heeft geen grote behoefte aan variatie in zijn werk, maar staat meestal wel open voor veranderingen. Verder valt op dat hij energiek is en over het algemeen hard zal werken om zijn doelen te bereiken. Tijdens het praktijkgedeelte van het Ontwikkelingsgericht Assessment Center neemt de heer Voorbeeldpersoon steeds het voortouw. Hij spreekt de medewerker aan op zijn houding en het effect hiervan op anderen in de organisatie. Hierbij is zijn stijl op dit moment eerder instruerend dan coachend. De heer Voorbeeldpersoon weegt de informatie die hij heeft en neemt de beslissingen. Hij stelt zich verantwoordelijk op maar geeft de medewerker ook eigen verantwoordelijkheid. De heer Voorbeeldpersoon brengt over het algemeen veel eigen ideeën naar voren en doet gerichte verbeteringsvoorstellen. Hiermee plaatst hij de problematiek in een breder kader en stuurt hij aan op structurele veranderingen. De heer Voorbeeldpersoon gebruikt, als een medewerker zijn visie niet deelt, op dit moment vooral het overtuigen als hulpmiddel om de medewerker van gedachten te laten veranderen. De input van de medewerker gebruikt hij als deze past binnen het beeld dat hijzelf van tevoren heeft gevormd. Deze methode werkt goed als het beeld, dat de heer Voorbeeldpersoon zich in zijn voorbereiding heeft gevormd, herkenbaar is voor de medewerker. Als dit niet zo is, bestaat het risico dat zowel de medewerker als de heer Voorbeeldpersoon de ander probeert te overtuigen. De heer Voorbeeldpersoon werkt geordend met schriftelijke materialen. Als hij schriftelijk communiceert, geeft hij noodzakelijke aanwijzingen en houdt hij rekening met zaken zoals tijd en middelen. In zijn gesprekken komt dit minder naar voren en stuurt hij vooral op het proces. Hierdoor weet hij niet altijd het rendement te halen uit hetgeen hij heeft besproken, omdat het maken van concrete afspraken achterwege blijft en hindernissen zo ongemerkt kunnen blijven bestaan. Wel stelt de heer Voorbeeldpersoon in het gesprek met de medewerker duidelijke prioriteiten, zodat het duidelijk is wat zijn verwachtingen zijn. De heer Voorbeeldpersoon heeft een scherp zicht op de gevoeligheden die kunnen optreden bij veranderingsprocessen. Hij weet hierop gericht in te spelen en het lukt hem om de veranderingsbereidheid van de medewerker te vergroten. Dit doet hij door voor de medewerker herkenbare voordelen tegenover de nadelen van de verandering te zetten. Over het geheel genomen weet de heer Voorbeeldpersoon van zijn huidige instruerende, overtuigende stijl goed gebruik te maken. Het is steeds merkbaar dat hij oprecht streeft naar een win-win situatie en daarom vindt de medewerker het meestal niet storend dat de heer Voorbeeldpersoon zelf veel ruimte inneemt. De heer Voorbeeldpersoon kan nog groeien als Voorbeeldfunctie door zijn arsenaal aan mogelijkheden als leidinggevende uit te breiden. Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 3

5 Totaal: In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de effectiviteit van de heer Voorbeeldpersoon op de gedragscriteria die zijn gemeten in het Ontwikkelingsgericht Assessment Center. Bij het bepalen van de effectiviteit zijn zowel de prestaties tijdens de simulaties meegenomen, als de uitkomsten van de persoonlijkheidsvragenlijst en het interview. In de tabel komen de sterke punten van de heer Voorbeeldpersoon naar voren en de punten die nog verder kunnen worden ontwikkeld. Criteria Grote verbeteringsinspanning nodig Verbeteringsinspanning nodig Voldoende Sterk punt Operationele effectiviteit Teamwork Leiderschap Communicatie Overzicht en kwaliteit 2.2 Vasthouden Wij adviseren de heer Voorbeeldpersoon om de volgende punten vast te houden of verder uit te bouwen: werken vanuit een klantgericht referentiekader; sturen op structurele veranderingen; wijzen op gemeenschappelijke doelen. 2.3 Ontwikkelingsadvies Wij adviseren de heer Voorbeeldpersoon om zijn ontwikkeling te richten op de volgende zaken: beter luisteren en proberen te begrijpen wat de ander bedoelt; meer gebruik te maken van de input van anderen, zowel in de analyse als in de ideeënvorming en de uitvoering; structuur in gesprekken vast te houden tot aan het eind. Dat wil zeggen: samenvatten wat er bereikt is, afspraken maken, tijdspad uitzetten. Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 4

6 3 Observaties bij de gedragscriteria Op de volgende pagina s worden de observaties van de beoordelaars weergegeven. De observaties zijn verzameld naar aanleiding van de simulaties met de acteurs en de postbak. Per gedragscriterium worden alle observaties van de simulaties en de postbak onder elkaar genoemd. Het betreft hier concrete waarnemingen, die wij hebben gebruikt als basis voor de conclusie. Waarnemingen uit de postbak hoeven overigens niet overeen te stemmen met waarnemingen uit de simulaties, en observaties uit de eerste simulatie kunnen verschillen van observaties uit de tweede simulatie. Sommige observaties kunnen voor uw gevoel dan ook met elkaar in tegenspraak zijn. Operationele effectiviteit Effectief Criterium Benoemt het doel van het gesprek Neemt hindernissen die het resultaat belemmeren uit de weg Stelt prioriteiten Definitie Is gericht op het realiseren van doelstellingen en resultaten. Gaat planmatig te werk, definieert prioriteiten en hanteert realistische deadlines. Maakt hierbij gebruik van de juiste projectmanagementtechnieken. Observaties Niet effectief Maakt geen concrete afspraken Hanteert geen deadlines Formuleert geen plan van aanpak Maakt te weinig concreet wat hij van de medewerker verwacht Teamwork Effectief Criterium Definitie In heldere communicatie met anderen een effectieve bijdrage kunnen leveren aan een gemeenschappelijk doel. Toont inzicht in teamrollen en betrokkenheid bij teambeslissingen. Observaties Niet effectief Houdt zichtbaar rekening met de persoonlijke situatie van de ander Brengt eigen ideeën naar voren Is constructief kritisch Wijst op het gemeenschappelijke doel Maakt geen gebruik van de inzichten van anderen Drukt eigen ideeën door Negeert standpunten van anderen Ja maart teveel Gaat teveel uit van zijn eigen van tevoren gevormde idee zonder de ander wezenlijke input te laten leveren Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 5

7 Leiderschap Effectief Criterium Definitie Vervult een voorbeeldfunctie, neemt het voortouw, inspireert en stimuleert teamvorming. Stuurt aan op het nemen van besluiten en creëert draagvlak voor beslissingen. Observaties Niet effectief Neemt het voortouw Enthousiasmeert anderen Neemt verantwoordelijkheid op zich Durft impopulaire beslissingen te nemen Hakt knopen door Spreekt de medewerker aan op zijn houding/werkwijze Biedt hulp aan Houdt vast aan het doel Is duidelijk Is consequent Geeft geen ruimte Vult teveel zelf in Zoekt niet naar de input van de medewerker Instrueert in plaats van te coachen Communicatie Effectief Criterium Definitie Is in staat helder te communiceren, luistert en toont goede interpersoonlijke vaardigheden. Is zich bewust van de invloed van het eigen gedrag op de omgeving. Observaties Niet effectief Houdt soms rekening met de gevoelens van de ander Legt helder uit Overtuigt Gaat soms voorbij aan de emoties van de ander Luistert niet Nodigt niet uit om te vertellen Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 6

8 Overzicht en kwaliteit Effectief Criterium Definitie Stimuleert continue verbetering, hanteert hoge kwaliteitsnormen. Staat open voor feedback. Observaties Niet effectief Stuurt de medewerker op structurele verandering Plaatst acute problemen in een breder kader Benadrukt het belang van de klant Draagt het beleid op overtuigende wijze uit Doet verbeteringsvoorstellen Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 7

9 4 Scores 4.1 Scores op de gedragscriteria In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de scores van de heer Voorbeeldpersoon op de gedragscriteria die zijn gemeten in het Ontwikkelingsgericht Assessment Center. Voor ieder gedragscriterium wordt, indien van toepassing, aangegeven wat de score van de heer Voorbeeldpersoon is op de beide simulaties en de postbak. De scores geven de effectiviteit van het gedrag van de heer Voorbeeldpersoon tijdens de opdrachten weer. Criterium Simulatie 1 Simulatie 2 Postbak Operationele effectiviteit Is gericht op het realiseren van doelstellingen en resultaten. Gaat planmatig te werk, definieert prioriteiten en hanteert realistische deadlines. Maakt hierbij gebruik van de juiste projectmanagementtechnieken. Teamwork In heldere communicatie met anderen een effectieve bijdrage kunnen leveren aan een gemeenschappelijk doel. Toont inzicht in teamrollen en betrokkenheid bij teambeslissingen. Leiderschap Vervult voorbeeldfunctie, neemt het voortouw, inspireert en stimuleert teamvorming. Stuurt aan op het nemen van besluiten en creëert draagvlak voor beslissingen. Communicatie Is in staat helder te communiceren, luistert en toont goede interpersoonlijke vaardigheden. Is zich bewust van de invloed van het eigen gedrag op de omgeving. Overzicht en kwaliteit Stimuleert continue verbetering, hanteert hoge kwaliteitsnormen. Staat open voor feedback Legenda 1 = Grote verbeteringsinspanning nodig 2 = Verbeteringsinspanning nodig 3 = Voldoende 4 = Sterk punt Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 8

10 4.2 Persoonlijkheidsscores op basis van de persoonlijkheidsvragenlijst Onderstaand worden in een overzicht de scores van de heer Voorbeeldpersoon op de persoonlijkheidsvragenlijst weergegeven. In de persoonlijkheidsvragenlijst zijn vijf persoonlijkheidsfactoren gemeten. Voor iedere persoonlijkheidsfactor is aangegeven hoe de score van de heer Voorbeeldpersoon zich verhoudt ten opzichte van anderen die de vragenlijst hebben ingevuld. Dat betekent bijvoorbeeld dat een hoge score niet beter is dan een lage score, het geeft enkel aan dat de betreffende persoonlijkheidsfactor bij de heer Voorbeeldpersoon sterker naar voren komt in vergelijking met anderen. Persoonlijkheidsfactor Neuroticisme De mate waarin de deelnemer emotioneel gevoelig is voor angsten en bedreigingen. Extraversie De mate waarin de deelnemer gericht is op contact met anderen. Openheid De mate waarin de deelnemer openstaat voor ervaringen, ideeën, waarden en normen van anderen. Altruïsme De mate waarin de deelnemer georiënteerd is op de ervaringen, belangen en doelen van anderen. Consciëntieusheid De mate waarin de deelnemer doelgericht en georganiseerd volhardt in principes en afspraken. Score Laag Hoog Hoog Hoog Hoog Legenda Laag = Lager dan de gemiddelde populatiescore Gemiddeld = Overeenkomstig met de gemiddelde populatiescore Hoog = Hoger dan de gemiddelde populatiescore Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 9

11 4.3 Capaciteitenscores Tijdens het Ontwikkelingsgericht Assessment Center zijn verschillende capaciteitentests afgenomen. De capaciteitentests meten verschillende factoren van wat algemeen intelligentie wordt genoemd, te weten abstract redeneervermogen (Test voor Niet-Verbale Abstractie), cijfermatig redeneervermogen (NAT-Cijferreeksen) en verbale aanleg (Verbale Analogieën). In onderstaande tabel wordt weergegeven hoe de heer Voorbeeldpersoon op deze factoren scoort ten opzichte van een normgroep op HBO-niveau. Intelligentiefactor Veel minder dan gemiddeld Minder dan gemiddeld Gemiddeld Meer dan gemiddeld Veel meer dan gemiddeld Abstract redeneervermogen Cijfermatig redeneervermogen Verbale aanleg Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 10

12 5 Wat kan ik met de resultaten? 5.1 Voorbereiding op het vervolg van het Ontwikkelingsgericht Assessment Center Om een optimaal rendement te halen uit het rapport is het belangrijk te begrijpen wat de aanleiding is geweest voor de adviezen. U kunt dit doen door de samenvatting van de bevindingen en conclusies kritisch te lezen. Als u merkt dat u niet goed herkent waarop de uitspraak is gebaseerd, kunt u in paragraaf 3 nagaan welke observaties er aan ten grondslag liggen. U zult zich bij sommige van die observaties kunnen afvragen: Doe ik dat altijd, of deed ik dat alleen op die dag? Het loont de moeite om bijvoorbeeld thuis, aan collega s of aan goede vrienden, te vragen in welke mate zij uit het dagelijks contact herkennen wat u tijdens het Ontwikkelingsgericht Assessment Center heeft laten zien. Immers, u voert straks over het rapport en de resultaten nog een gesprek met de psycholoog van HFM of met uw (toekomstige) manager. In dit gesprek kunt u dan het onderscheid maken tussen die zaken die wel in het Ontwikkelingsgericht Assessment Center een rol spelen, maar daarbuiten niet gezien worden. Ook: wat ook in uw omgeving wordt herkend maar waarvan u zich nog niet bewust was. Vooral deze laatste zaken bepalen vaak in grote mate uw ontwikkeling en zijn daarom belangrijk om te bespreken met de psycholoog of met uw manager. Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 11

13 Bijlage Gebruikte instrumenten Onderstaand vindt u een beschrijving van de instrumenten die zijn gebruikt in het Ontwikkelingsgericht Assessment Center. De instrumenten worden kort beschreven op doel en inhoud. Simulatie gesprek met een adviseur over de voortgang van een project De deelnemer voert als manager van een adviesbureau een gesprek met een adviseur. Achtergrond van het gesprek is een klacht van een klant van de adviseur. Tijdens de vakantie van de adviseur heeft de deelnemer een gesprek gehad met de klant. In dit gesprek kwamen de klachten naar voren die de klant had met betrekking tot de adviseur. Het accent ligt in deze simulatie op het coachen van de adviseur met betrekking tot zijn houding ten opzichte van opdrachtgevers. Simulatie gesprek met een medewerker De deelnemer voert als manager van een gemeentelijke dienst een gesprek met een medewerker. Achtergrond van dit gesprek is een verandering binnen de afdeling die van invloed is op de inhoud van de werkzaamheden van de medewerkers. Het accent ligt in deze simulatie op het motiveren van de medewerker om mee te gaan in de verandering en vervolgafspraken te maken over diens rol in het proces. Postbakoefening De postbakoefening is een schriftelijke inzicht- en probleemoplossingsvaardighedentest, waar de deelnemer wordt geconfronteerd met een groot aantal realistische problemen die binnen de tijd moeten worden afgehandeld. In de postbak zijn documenten als interne memo s, klachten, beleidsstukken en plannen opgenomen, waarbij de prioriteit van de documenten, alsmede de noodzaak om deze zelf af te handelen varieert. Persoonlijkheidsvragenlijst De persoonlijkheidsvragenlijst NEO-PI is afgenomen om een beeld te verkrijgen van het persoonlijkheidsprofiel van de deelnemer. In de vragenlijst zijn vijf schalen opgenomen, te weten Neuroticisme, Extraversie, Openheid, Altruïsme en Consciëntieusheid. De persoonlijkheidsvragenlijst wordt gebruikt om het gedrag van de deelnemer tijdens de simulaties, in een breder kader te kunnen plaatsen. Dit betekent dat de persoonlijkheidsvragenlijst in het geheel van het Assessment Center een ondersteunende rol heeft. Capaciteitentests De capaciteitentests zijn afgenomen om een beeld te krijgen van de cognitieve capaciteiten van de deelnemer, ten opzichte van een normgroep met hetzelfde opleidingsniveau. Deze tests zijn afgenomen om vanuit de huidige prestaties in de simulaties een indicatie te kunnen geven van de ontwikkelingsmogelijkheden van de deelnemer. De resultaten zijn meegenomen in de conclusie. Interview met een psycholoog In het interview wordt de motivatie van de deelnemer nader onderzocht. Daarnaast wordt gericht gesproken over eerdere ervaringen van de deelnemer die kunnen verhelderen hoe hij in de praktijk met taken omgaat die ook in de nieuwe werksituatie relevant zijn. Hofkes Frölke Meekel organisatiepsychologen, Heemstede pagina 12