BELEIDSPLAN VAN DE STICHTING CULTUURHUUS Bathmen

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN VAN DE STICHTING CULTUURHUUS Bathmen 1. Inleiding: Het ontstaan van het Cultuurhuus Het begrip Cultuurhuus, Kulturhus naar de Scandinavische oorsprong, voorziet in een combinatie van maatschappelijke voorzieningen, informatie en (zakelijke) dienstverlening die onder één dak worden samengebracht. De deelnemende instellingen delen een gebouw én werken daarin ook samen. Het gezamenlijke beheren van het gebouw en de samenwerking van de deelnemers op het gebied van programmeren zijn belangrijke elementen. Juist het begrip samenwerken geeft de meerwaarde aan van het Cultuurhuus ten opzichte van het multifunctionele centrum. Vanaf het ontstaan van het idee tot het leggen van de eerste steen trekken toekomstige gebruikers idealiter, meestal in samenwerking met de gemeente, samen op om een Cultuurhuus te realiseren. De stichting Cultuurhuus Bathmen heeft gemeend om de traditie van het van oorsprong dorpshuis Braakhekke voort te zetten. Een Cultuurhuus in Bathmen Huisvesting. De gemeenteraad van de Gemeente Deventer heeft op 21 maart 2007 ingestemd met de realisatie van het Centrumplan van Bathmen. Onderdeel van dit plan was de realisatie van het Cultuurhuus Braakhekke. Het Cultuurhuus Braakhekke vormde de eerste fase van het te realiseren Centrumplan. De tweede fase moet nog gerealiseerd worden. Het bovengenoemde raadsvoorstel geeft aan hoe de bestuurlijke inbedding van de tweede fase wordt vormgegeven. Voor het bestuur van de Stichting Cultuurhuus Bathmen is en blijft het raadsvoorstel met betrekking tot het Centrumplan uitgangspunt van haar beleid. Met dien verstande dat het streven naar concentratie van voorzieningen in één locatie de voorkeur verdient boven meerdere locaties Op deze wijze kan optimaal gebruik worden gemaakt van de voorzieningen, onder andere in verband met personeelsbezetting, en leegstand worden voorkomen waardoor het bestaansrecht van de huidige voorzieningen kan worden gewaarborgd. De gemeente Deventer heeft bij samenvoegen van de gemeenten Bathmen bij Deventer de toezegging gedaan om te zorgen voor verbouw van het dorpshuis, voormalig zaal Braakhekke, tot Cultuurhuus. Hiervoor is de Stichting Cultuurhuus Bathmen opgericht op 20 december De opening heeft plaatsgevonden op 30 mei Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 1

2 De gemeente zag het als haar taak er voor te zorgen dat het Cultuurhuus als accommodatie gerealiseerd werd. De gemeente is eigenaar en verhuurder van het pand. De gemeente ziet het functioneren van het Cultuurhuus als verantwoordelijkheid van de Stichting Cultuurhuus Bathmen en de gebruikers. Missie: De Stichting wil alle verenigingen in Bathmen faciliteren en ondersteunen bij het uitoefenen van hun sociale, maatschappelijke en kunst en cultuur activiteiten. Het stichtingsbestuur wil door een uitgekiende programmering een nog gevarieerder aanbod van activiteiten en voorstellingen aanbieden. Dit ook via externe partijen om de financiële basis te verstevigen. Visie: Het nieuwe Cultuurhuus Bathmen, dat op de gevel nog steeds de naam BRAAKHEKKE draagt om recht te doen aan de voorgeschiedenis, is een multifunctioneel gebouw geworden. Het gebouw leent zich voor vele doeleinden. Met name de grote zaal, nu de Heeren van Dorthzaal geheten, is een volwaardige theaterzaal geworden, uitgerust met een gedeeltelijk professionele licht- en geluidsinstallatie. Het beheer en de exploitatie van het Cultuurhuus Bathmen ligt in handen van de Stichting Cultuurhuus Bathmen. Het stichtingsbestuur stelt zich ten doel : A. Het exploiteren van het gebouw Braakhekke te Bathmen, B. Het verzorgen van de programmering voor het onder bedoelde gebouw Braakhekke. C. Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk zijn. D. De stichting beoogt niet het maken van winst.. Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 2

3 2. Het Cultuurhuus Braakhekke Als belangrijke publieke voorziening moet het Cultuurhuus Braakhekke uitgroeien tot: een betekenisvolle en interessante plek in het centrum van het dorp met een samenhangend geheel van aangeboden activiteiten en diensten; een voorziening met een spraakmakend, vernieuwende activiteiten en cultureel aanbod, onderscheidend van aanbod elders; een voorziening waar de inwoners van Bathmen en gebruikers trots op zijn; een herkenbaar en karakteristiek 'huis' (gebouw). Kunst en Cultuur wordt in dit kader breed opgevat. Kunst en Cultuur is alles wat mensen bindt. Wij staan ook open voor nieuwe behoeftes van uit de markt. Positie Cultuurhuus Braakhekke Het Cultuurhuus Braakhekke is niet in alle opzichten vergelijkbaar met reeds bestaande Cultuurhuzen elders in het land. Daar kennen Cultuurhuizen doorgaans aanzienlijk meer participanten en zijn de Cultuurhuzen ook vaak de enige sociaalculturele accommodatie in het dorp of (kleine) stad. Het Cultuurhuus Braakhekke beschikt naast de theaterzaal over 4 kleinere zalen die gebruikt worden voor muzieklessen, gymnastiek, yoga, koersbal, samen eten, infopunt bathmen, inloop koffieochtenden/middagen, cursussen e.d.. Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 3

4 Sterkten Zwakten Volwaardige theaterzaal Goede technische voorzieningen Groot team vrijwilligers Laagdrempelig Infopunt Bathmen Contacten met plaatselijke ondernemers/bedrijven Parkeerplaatsen Ligging van het pand Inwoners van Bathmen kennen nog steeds niet alle mogelijkheden binnen het Cultuurhuus Bedreigingen Kansen Diversiteit van zalen voor vergaderingen, presentaties etc. overdag Sponsoring Jong publiek aantrekken Gezamenlijke programmering van gebruikers Diversiteit van zalen voor vergaderingen, presentaties etc. overdag Sponsoring Jong publiek aantrekken Gezamenlijke programmering van gebruikers Samenwerking met overige partijen in het dorp VBO, Zorgcentrum Vanuit de sterken/zwakten en kansen/bedreigingen dienen zich de volgende actiepunten aan: 1 a. afstemming en samenwerking zien te bereiken met andere partijen; b. spraakmakende en onderscheidende programmering; c. samenwerking met gebruikers onderling; d. gebouw en locatie maximaal benutten als blikvanger ; ligt nu wat achteruit e. mogelijkheden benutten van de zalen zowel overdag als `s avond en in de weekenden;. Participanten en gebruikers Tot de participanten in het Cultuurhuus worden gerekend: Stichting Raster De Leeuwenkuil muziekschool Gemeente Deventer ( publiekszaken) Rabobank ( inloopuren) Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 4

5 Naast participanten zijn er gebruikers van Cultuurhuus. Zij maken frequent gebruik van ruimten in het Cultuurhuus. Als gebruikers zijn er op dit moment: Muziekvereniging Orpheus Filmhuis Cinebat NBvPV vrouwen van nu Beeldende Kunstkring Bathmen Oudheidkundige Kring Bathmen Bridgeclub Bathmen Stichting Bathmense Revue Plattelands Jongeren Bathmen Stichting Loo&Omstreken/Loos Alarm En andere incidentele gebruikers, cq huurders voor vergadering, voorstellingen e.d. 3. Uitvoering, gebruik, Uitvoeringstaken bestuur stichting Cultuurhuus Bathmen Gelet de beperkte schaal beoogt de stichting Cultuurhuus Bathmen zelf geen eigen uitvoeringsorganisatie op te bouwen maar geeft er de voorkeur aan alle uitvoeringstaken zowel met betrekking tot de inhoudelijke programmering als het beheer van de accommodatie uit te laten voeren door derden, bij voorkeur door de participanten. Het bestuur van de stichting Cultuurhuus Bathmen treedt daarbij op als kader stellende - opdrachtgever. Het bestuur van het Cultuurhuus Bathmen richt haar taakuitvoering zodanig in dat volstaan kan worden met een beperkt 4 bestuursvergaderingen per jaar. Het bestuur laat zich adviseren door de beheerder. De belangrijkste taken van het bestuur zijn: vaststellen van begroting en jaarrekening; vaststellen van de kaders van - het jaarprogramma; vaststellen van het beheerszaken; Programmering Cultuurhuus Voor de inhoudelijke programmering van het Cultuurhuus Braakhekke zijn twee zaken van belang: De inhoudelijke afstemming, coördinatie en presentatie van het eigen - aanbod van de diverse participanten en gebruikers; De programmering en planning van activiteiten die vooral plaats vinden in de centraal gelegen Heeren van Dorthzaal in het Cultuurhuus. Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 5

6 . De hier bedoelde programmering heeft vooral betrekking op die activiteiten in het Cultuurhuus die buiten het standaardaanbod vallen van elk van de gebruikers. Het opstellen van een inhoudelijk jaarprogramma met inbegrip van een begroting; Het bepalen van een uitvoeringsplan voor het programma Er kan ook het initiatief genomen worden om derden uit te nodigen hun activiteiten of diensten aan te bieden binnen het Cultuurhuus, in het bijzonder wanneer dit aanbod een versterking van het profiel van Cultuurhuus oplevert en daarbij tegemoet komt aan de vraag vanuit het dorp. Voor het inhoudelijke programma van het Cultuurhuus gelden de volgende uitgangspunten: het moet vernieuwend, spraakmakend, breed en onderscheidend zijn van aanbod/activiteiten; het moet tegemoet komen aan de vraag van de bewoners, met dien verstande dat vraag niet altijd een gegeven is maar ook kan worden ontwikkeld; er moet koopkracht voor het gebodene zijn of op andere wijze kunnen worden voorzien in bekostiging. Het jaarprogramma wordt d.m.v. een brochure, website en cultuurkrant verspreid. Beheer Cultuurhuus Voor de opzet en organisatie van het beheer van het Cultuurhuus heeft het bestuur een manager aangesteld voor 24 uur per week. Verder wordt er gewerkt met ruim 60 vrijwilligers die hiervoor geen beloning ontvangen. Taken ten aanzien van het beheer van het Cultuurhuus: toezicht en dienstverlening aansturen schoonmaak, wordt in eigen beheer uitgevoerd klein onderhoud; (dagelijks) opdrachtgever van externe dienstverleners (voor bijv. schoonmaak, onderhoud, etc.); contacten met de verhuurder uitvoering van het vastgestelde verhuurbeleid verhuur van de zalen programmering administratieve werkzaamheden aansturen van vrijwilligers Eigendomsverhoudingen inventaris en inrichting De stichting is eigenaar van de inventaris en inrichting van de zalen en de publieksruimte alsmede van al die middelen welke noodzakelijk zijn voor het beheer van het gebouw. Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 6

7 Horeca en catering De horeca wordt in eigen beheer uitgevoerd met behulp van een team van vrijwilligers dat aangestuurd wordt door de manager. Bij grote evenementen zal er gebruik gemaakt worden van een externe cateraar. De gebruiker kan zelf een voorkeur uitspreken er is geen overeenkomst met een vaste cateraar. Vergunningen De stichting Cultuurhuus Bathmen heeft voor het gebruik en de exploitatie van het Cultuurhuus relevante vergunningen: gebruiksvergunning horecavergunning en voor zover vereist een milieuvergunning.. Publiciteit en marketing Afhankelijk van de programmering kan gekozen worden om per voorstelling doelstellingen te formuleren. We zetten hiervoor het volgende in: aankondigingsposters bij lokale middenstanders, bibliotheken, scholen, supermarkt en verenigingen relatie met pers opbouwen, promotionele activiteiten door bijvoorbeeld een samenwerking met bijvoorbeeld een supermarkt, waarbij gespaard kan worden voor gratis kaarten of één kaart bij een minimale besteding van 100,-. Voor de supermarkt draagt zo n actie bij aan de klantenbinding, voor Cultuurhuus Braakhekke kan hierdoor een andere groep mensen aangesproken worden en zij kunnen op deze manier kennis maken met het Cultuurhuus. Een bestaande klantenkring kan benaderd worden via een directe mailing. Afhankelijk van de beschikbare info kan dit via mail of per post. Dit kan als aanvulling op de bestaande krant en of programmafolder. Ook kan de klantenkring een mailing krijgen met exclusieve voorverkoop. Door vrijwillige ambassadeurs aan te stellen en hen te gebruiken op onder andere de aankondigingsposters maak je actief gebruik van hun netwerk. Men spreekt er met elkaar over. Voor volledige betrokkenheid dient een ambassadeur zelf zijn voorstelling uit te zoeken waaraan men zich wil binden. Er dienen wel voorwaarden te zijn: bijvoorbeeld dat men al actief moet zijn met social media en ze lid moeten zijn van een vereniging. Voor het vinden van de ambassadeurs kunnen de bestaande vrijwilligers benaderd worden. Ook kan hiervoor een wervingscampagne gestart worden onder de bestaande bezoekers. Bereikbaarheid Cultuurhuus De bereikbaarheid van het Cultuurhuus wordt langs de volgende wegen gerealiseerd: fysieke bereikbaarheid tijdens de openingstijden Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 7

8 informatieve bereikbaarheid door middel van website (met links naar gebruikers) en ; telefonische bereikbaarheid: telefoon is doorgeschakeld naar de beheerder18. Fondsenwerving De geldmiddelen van de stichting kunnen bestaan uit subsidies ( minimaal )en donaties opbrengsten uit werkzaamheden van de stichting schenkingen, erfstellingen en legaten sponsoring alle andere verkrijgingen en baten Helaas is het Cultuurhuus genoodzaakt om op zoek te gaan naar andere financiële middelen omdat uit de laatste jaarcijfers blijkt dat de omzet stagneert en de kosten zullen stijgen. De programmering van het eerste jaar heeft niet het aantal bezoekers opgeleverd dan gedacht en daarom is de horecaomzet achtergebleven. Het jaar 2011/2012 zal ook het laatste jaar zijn dat er subsidie vanuit de provincie komt en waarschijnlijk zal ook de gemeente Deventer hun subsidiekraan wat dichter gaan draaien. Om dit al voor te zijn is er een sponsorplan gemaakt en verspreid onder ondernemers binnen Bathmen en o.a. Rabobank en leveranciers. De gelden die hiermee binnengehaald worden zullen besteed worden aan devervanging cq. aanschaf middelen en materialen t.b.v. de gebruikers. Men kan hier denken aan uitbreiding van licht en geluid, dit wordt nu vaak ingehuurd omdat blijkt dat het aanwezige te summier is. Ook het inkopen van bijzondere voorstellingen die aanvullend zijn op het gebodene zullen hieruit gefinancierd worden. De penningmeester van het Stichtingsbestuur zal hierop toezien dat alles op de juiste en verantwoorde manier gebeurd. Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 8

9 Tijdsplan actie tijdpad Hoe gerealiseerd Programmering van 10 voorstellingen 2010/2020 Okto, KPS Subsidie gemeente kleintje cultuur; ja Gezamenlijke programmering met gebruikers i.v.m. 10 jarig bestaan Uitbreiding licht en geluidsplan t.b.v. filmhuis, en gebruikers toneel 2017/2018 Gebruikers en beheerder 2017 Vrijwilligers en techniek. Sponsoring zalen 2011/2020 Sponsorplan verspreiden Uitgezet In werking Ja, doorlopend Ledenwerving club van 100 / /2020 Ja, doorlopend Training / cursussen vrijwilligers Aanbieden van vergadermogelijkheden, vooral overdag 2011/2020 KCO, BHV, Okto 2011/2020 Via website, social media, pers In gang gezet BHV en SOH doorlopend Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 9

10 Voorzitter dhr. C van Herwijnen Penningmeester dhr. A Nijman Secretaris mevr. J in `t Hof (komend)lid dhr B. Reilink Lid dhr. H. Oplaat Lid mevr. W. Mandersloot Beleidsplan Stichting Cultuurhuus Bathmen Pagina 10