De Raad van de gemeente Terneuzen. Terneuzen, 22 februari Betreft: kandidaatstelling Special Olympics. Geachte Raad,

Transcriptie

1 De Raad van de gemeente Terneuzen Kenmerk : 4585 contactpersoon : B.M. Lauret b.lauret@terneuzen.nl verzonden : Terneuzen, 22 februari 2011 Betreft: kandidaatstelling Special Olympics Geachte Raad, In de vergadering van uw raad van 8 juli 2010 is door de CDA-fractie een motie ingediend, inhoudende een verzoek aan het college om verder onderzoek te laten verrichten naar de kandidaatstelling voor de organisatie van de nationale Special Olympics in 2014 en naar de organisatie in de aanloop hiernaartoe van de regionale Special Olympics (Zeeland en Noord- Brabant) in Deze motie is door de raad aangenomen met 27 stemmen voor en 2 stemmen tegen. Met deze notitie gaan wij achtereenvolgens in op wat de Special Olympics zijn, wat de organisatie ervan inhoudt en wat onze mogelijkheden c.q. onze kansen zijn bij een eventuele kandidaatstelling voor de organisatie van deze Spelen. Doel en doelgroep Special Olympics stimuleert en faciliteert sporten en bewegen voor alle mensen met een handicap. De organisatie richt zich in het bijzonder op sporters met een verstandelijke handicap, een cognitieve achterstand of een ontwikkelingsbeperking. Het aantal mensen met een verstandelijke handicap in Nederland wordt geschat op (SCP, 2005). Vanwege hun intellectuele handicaps hebben deze mensen (sporters) vaak extra begeleiding nodig. Evenementen Special Olympics evenementen worden in Nederland op regionaal (provinciaal) en nationaal niveau georganiseerd. De volgende activiteiten worden daarbij onderscheiden: Special Olympics Regionaal Evenement (SORE), bestaat uit 1 tak van sport, wordt jaarlijks gehouden en is een 1 daags evenement; Special Olympics Regionale Spelen (SORS), bestaan uit minimaal 4 en maximaal 10 takken van sport, worden jaarlijks gehouden en is een 1 daags evenement; Special Olympics Nationaal Evenement (SONE), bestaat uit 1 tak van sport, wordt jaarlijks gehouden en is een 1 daags evenement; Special Olympics Nationale Spelen (SONS), bestaan uit minimaal 12 en maximaal 20 takken van sport, worden om de 2 jaar roulerend door Nederland gehouden en is een meerdaags evenement.

2 De SORE en SORS zijn provinciaal gericht. Indien in een provincie te weinig potentiële deelnemers wonen, zoals bijvoorbeeld in Zeeland, dan wordt het gekoppeld aan een andere provincie. Het streven is om per jaar minimaal drie Regionale Spelen en vier Regionale Evenementen uit te zetten verspreid over Nederland. Per provincie wordt maximaal één Regionale Spelen per jaar georganiseerd. Kandidatuur Voor de organisatie van Special Olympics is toestemming nodig van Special Olympics Nederland (SON). Om te kunnen meedingen naar de organisatie van de Special Olympics moet een aanvraag worden ingediend en moet worden voldaan aan een aantal eisen. De eisen waaraan moet worden voldaan en de manier waarop een organisatie zich kandidaat kan stellen is sterk afhankelijk van het soort evenement. Regionale Spelen Om mee te kunnen dingen naar de organisatie van de regionale spelen moeten gegadigden zich aanmelden en een projectplan maken. In dit projectplan moet de gegadigde aantonen te kunnen voldoen aan de door SON gestelde eisen en randvoorwaarden ten aanzien van organisatie, tijd, geld, kwaliteit en informatie. 1. Organisatie De organisator dient te beschikken over een toereikende organisatie met voldoende capaciteit, kwaliteit en (sport)evenementenervaring (en bij voorkeur affiniteit met de doelgroep). Er moet een projectgroep worden gevormd en een projectleider worden aangesteld. Bij de beoordeling van de aanvraag wordt gelet op aspecten zoals, motivatie om de aanvraag in te dienen, draagvlak (welke organisaties ondersteunen de aanvraag), de historie van belangrijke sportevenementen in de regio en op welke manier zal het evenement zorgen voor de groei van Special Olympics. 2. Tijd (en locatie) In het projectplan moet worden aangegeven waar en wanneer het evenement wordt georganiseerd, hoe de planning eruit ziet en moet het programma van de dag worden omschreven. 3. Deelnemers Naar verwachting zullen in 2011 tussen de 250 en 450 sporters, 100 begeleiders en vele toeschouwers te gast zijn. Gevraagd wordt aan te geven hoe en waar de organisator potentiële deelnemers denkt te kunnen werven. 4. Sporten Het minimale aantal takken van sport is 4 en het maximale aantal is 10. Er kan daarbij worden gekozen uit totaal 20 takken van sport. Zwemmen is met 53% de meest beoefende activiteit op, afstand gevolgd door paardensport (12%) en zaalvoetbal en gymnastiek ((10%). Ook atletiek en wielrennen zijn doorgaans vaste onderdelen op Regionale Spelen. Gevraagd wordt welke takken van sport op competitieniveau worden aangeboden en welke takken van sport in de vorm van demonstraties. 5. Sportaccommodaties De sportaccommodaties waarin de activiteiten plaatsvinden, dienen minimaal te voldoen aan de wettelijke en de NOC*NSF eisen. Daarnaast dienen sportaccommodaties bij voorkeur te 2

3 voldoen aan de richtlijnen in het Handboek voor Toegankelijkheid. In het projectplan moet een beschrijving worden gegeven van de sportaccommodaties (incl. aanwezige voorzieningen voor sporters, toeschouwers, wedstrijdleiding e.d.), de ligging van de sportaccommodaties en een beschrijving van het buitenterrein (parkeerfaciliteiten, bereikbaarheid e.d.). Tevens moet worden bevestigd dat de sportaccommodaties voldoen aan de gestelde eisen en moet worden aangegeven of er eerder sportevenementen in de accommodatie zijn gehouden en zo ja, welke. 6. (Rand)programma en activiteiten Special Olympics zijn meer dan sport. Er is een uitgebreid randprogramma om de sportieve en sociale beleving zo succesvol mogelijk te laten zijn. Naast de sportactiviteiten moeten in het randprogramma een openings- en sluitingsceremonie zijn opgenomen, een prijsuitreiking, een torch run, side events (clinic s demo s, muzikale omlijsting e.d.) en een programma voor genodigden. 7. Vervoer en logistiek De organisatie zorgt (indien nodig) voor vervoer tussen de sportaccommodaties en voor een duidelijke bewegwijzering, routebeschrijving en routing in, tussen en naar de verschillende accommodaties. 8. Catering De organisatie verzorgt de catering tijdens het evenement voor sporters, toeschouwers, organisatoren, vrijwilligers en genodigden. Degene die het eten en drinken bereidt, verwerkt, vervoert of behandelt moet aan de Voedselwetgeving voldoen en over een HACCP-plan beschikken. 9. (Sporttechnische) vrijwilligers Het sportevenement staat of valt met goede vrijwilligers. Voor de organisatie wordt zoveel mogelijk gewerkt met vrijwilligers en stagiaires van sportverenigingen en bv. HBO en MBO sportopleidingen. Daarnaast wil SON dat de deelnemers ook meehelpen in de organisatie. In het projectplan moet worden aangegeven hoe en waar de vrijwilligers worden geworven, hoe zij getraind worden en hoe en door wie zij begeleid zullen worden. 10. Veiligheid De organisatie stelt een veiligheidsplan op. Dit plan bevat een aantal essentiële onderdelen zoals de beveiliging, EHBO, calamiteiten, vergunningen, gedragsregels e.d. Brandweer en Politie moeten tijdig bij de organisatie van het evenement worden betrokken. 11. ICT en centrale post De organisatie zorgt voor een goede ontvangst en een goede ICT infrastructuur. 12. Communicatie In het projectplan moet worden aangegeven wat de communicatiedoelstellingen zijn, welke de doelgroepen zijn, die centraal staan in het communicatieplan en welke communicatiemiddelen worden gebuikt. Op alle uitingen moet de naam of het logo van SON worden vermeld. 13. Financiën De organisatie is juridisch en financieel verantwoordelijk. Daarvoor dient zij een sluitende begroting op te stellen. De begroting mag bij voorkeur het bedrag van (prijspeil 2009) niet overschrijden (bij 7 10 sporten). Op basis van ervaring moet het mogelijk zijn binnen dit bedrag een kwalitatief goed evenement te organiseren. Deelname aan het 3

4 evenement is gratis voor de sporters en begeleiders. Als de eindafrekening een tekort vertoont kan de organisatie onder voorwaarden aanspraak maken op een garantiebijdrage van SON. Als aan alle voorwaarden wordt voldaan stelt SON een garantiebijdrage beschikbaar van voor een SORE en maximaal voor SORS. 14. Overeenkomst Als de organisatie van de spelen wordt toegekend, wordt tussen SON en de Organisator een overeenkomst afgesloten waarin de rollen en verantwoordelijkheden van betrokken partijen worden vastgelegd. Nationale Spelen Om in aanmerking te komen voor de organisatie van Nationale Spelen wordt een bidboek ingediend bij SON met een Plan van Aanpak. In het bidboek en Plan van Aanpak worden de ambities van de kandidaat toegelicht en de manier waarop deze ambities kunnen worden waar gemaakt. Uiteraard moet ook hier aan de eisen en randvoorwaarden worden voldaan die bij de Regionale Spelen worden gesteld. Bij de Nationale Spelen geldt bovendien dat deze in de context moeten worden gezien van een meerdaags, grootschalig evenement met een veel hoger ambitieniveau en een veel groter aantal deelnemers en overige betrokkenen. De meest in het oogspringende verschillen tussen de Nationale en de Regionale Spelen ziet u in onderstaande tabel. Regionale Spelen Nationale Spelen Duur 1 daags evenement meerdaags (4) evenement Aantal deelnemers Aantal begeleiders 250 à Begroting Hotelcapaciteit nvt De organisatie van de Nationale Spelen stelt daarmee vanzelfsprekend hogere eisen aan de organisatie (in termen van kwaliteit, vakbekwaamheid en ervaring) en de accommodaties. Dit geldt niet alleen voor de sportaccommodaties (kwaliteit en capaciteit), ook moeten er voldoende overnachtingsmogelijkheden zijn in de directe nabijheid. Ook de financiële risico s zijn aanzienlijk. In het Bidboek van de Gemeente Deventer wordt gerekend met een begroting van Op voorhand wordt ervan uitgegaan dat de gemeente bijdraagt. Daarnaast moet om de begroting sluitend te krijgen geworven worden uit sponsoring, fondsen en bijdragen van derden. Zo is in de begroting van Deventer gerekend met 5 hoofdsponsors van elk , een bedrag van uit Citypromotion (450 bedrijven van elk 800), uit lokale en regionale fondsen en uit landelijke sponsoring en fondsen. Overigens moet worden gezegd dat Deventer de Spelen voor 2012 niet heeft toegewezen gekregen. De Spelen zijn toegewezen aan Den Bosch. In 2010 zijn de Spelen georganiseerd door Noord-Limburg (met een deelname van ruim sporters). 1 Schatting SON in de aanvraagprocedure Aanvullende telefonische informatie van de regionale contactpersoon van SON levert op dat het realistischer is uit te gaan van deelnemers en 300 begeleiders. 2 Raming in Bidboek Special Olympics 2012 Gemeente Deventer. 4

5 Voorlopige conclusies - de Nationale Spelen is een grootschalig evenement, waarbij hoge eisen worden gesteld aan de organisatie en de accommodaties. De vraag dient gesteld of wij kunnen beschikken over voldoende vakbekwame mensen die ook nog eens voldoende ervaring en ambitie hebben om een dergelijk evenement georganiseerd te krijgen. Onze voorlopige conclusie is dat enige bescheidenheid op zijn plaats is en dat we, nog afgezien van organiserend vermogen, in ieder geval over te weinig ervaring beschikken voor de organisatie van een dergelijk grootschalig evenement. - met sportcentrum Vliegende Vaart beschikken wij over een goed uitgeruste accommodatie en in de nabijheid daarvan zijn ook enkele mooie buitensportaccommodaties gelegen. Qua accommodaties denken wij zo op het eerste gezicht wel aan de eis te kunnen voldoen, zeker als het gaat om de organisatie van Regionale Spelen. Wel dient nader te worden onderzocht of de accommodaties allemaal voldoen aan de Toegankelijkheideisen. Op voorhand wordt niet uitgesloten dat op dit punt investeringen moeten worden gedaan. - de mogelijkheden voor overnachting in Terneuzen e.o. zijn niet overweldigend. De totale hotelcapaciteit in heel Zeeuwsch-Vlaanderen is ongeveer 1750 bedden. Gelet op de benodigde capaciteit voor de Nationale Spelen scoren we op dit punt dus zwaar onvoldoende. De organisatie van de Nationale Spelen is hiermee feitelijk al geen reële optie meer en lijkt uitgesloten. - de organisatie van de Nationale Spelen vraagt van de gemeente een aanzienlijke financiële bijdrage (nog los van de personele inzet die gepleegd moet worden) en een nog groter financieel risico. Op basis van de uitgevoerde quick-scan en de daaruit getrokken conclusies kan worden geconcludeerd, dat de organisatie van de Special Olympics Nationale Spelen in en door de gemeente Terneuzen geen reële optie is. De organisatie van een Nationaal Evenement, Regionale Spelen of een Regionaal Evenement wordt op voorhand niet uitgesloten. De mogelijkheden daartoe zouden verder moeten worden onderzocht. Voor de organisatie van Regionale Spelen geldt in ieder geval de kanttekening dat daarvoor de medewerking nodig is van een andere Provincie. De organisatie van een (Nationaal of Regionaal) Evenement lijkt het meest kansrijk. Dit heeft bovendien als voordeel dat ervaring kan worden opgedaan en dat op basis van die ervaringen een betere afweging kan worden gemaakt of aan een dergelijk Evenement een vervolg kan worden gegeven. Slot Tot slot kan de vraag worden gesteld of de doelstelling van de Special Olympics het stimuleren en faciliteren van sporten en bewegen voor mensen met een (verstandelijke) handicap voor een groot deel niet op een andere, eenvoudiger manier kan worden bereikt. Bijvoorbeeld door zelfstandig, dus niet onder auspiciën van de SON, een evenement te organiseren. Het zou prima passen binnen de doelstelling en de ambities van ons eigen Sportpunt om een evenement voor (verstandelijk) gehandicapten te initiëren en dit samen met verenigingen, scholen en instellingen te (helpen) organiseren. 5

6 Wij geven u daarom in overweging om: - in samenwerking met de belangenorganisaties van de doelgroep te onderzoeken of het zin heeft (nut en noodzaak) een dergelijke activiteit of evenement te organiseren; - afhankelijk van de uitkomsten van bedoeld onderzoek de mogelijkheden verder te laten verkennen om met inschakeling van het Sportpunt een eigen activiteit of evenement te organiseren; - aan de hand van de daarmee opgedane ervaringen te bezien of de kandidatuur voor de (mede)organisatie van een regionale activiteit of regionaal evenement binnen onze mogelijkheden ligt. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, secretaris, burgemeester, F.M.L. Lauret RA J.A.H. Lonink 6