Inkoop Concept Overeenkomst

Transcriptie

1 Inkoop Concept Overeenkomst UBR HIS Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg AN Den Haag Postbus EA Den Haag Bijlage A Kenmerk Betreft Europese aanbesteding Plaagdiermanagement t.b.v. het COA en de IND Dienstverleningsovereenkomst De Staat der Nederlanden namens het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid t.b.v. het COA en de IND en Opdrachtnemer inzake Plaagdiermanagement t.b.v. het COA en de IND met kenmerk van 7

2 Contractnummer: Verplichtingennummer: NAW gegevens: Naam Adres Postcode IBAN code:. BIC code: De ondergetekenden: 1. De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen krachtens mandaat rechtgeldig vertegenwoordigd door de plv. Secretaris Generaal van Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, mevrouw dr. I.D. Nijboer, hierna te noemen: Opdrachtgever, en 2. (volledige naam en rechtsvorm contractant), (statutair) gevestigd te..., te dezen vertegenwoordigd door... (en...) (naam ondertekenaar) hierna te noemen: Opdrachtnemer, OVERWEGENDE dat: - Opdrachtgever met betrekking tot Plaagdiermanagement behorende bij alle locaties van het COA en de IND gedurende een zekere vaste tijd vaste afspraken met één Opdrachtnemer wil maken; - Opdrachtgever daartoe een overeenkomst wenst af te sluiten met een vaste looptijd van vier (4) jaar met tweemaal een optie tot verlenging van maximaal twaalf (12) maanden, waarin de voorwaarden voor alle door Opdrachtgever gedurende die looptijd te verrichten Diensten zijn vastgelegd; - Een Europese aanbesteding voor de gunning van deze Overeenkomst heeft plaatsgevonden op basis van het Beschrijvend document onder toepassing van de Aanbestedingswet 2012; - Opdrachtgever de inschrijving van Opdrachtnemer heeft beoordeeld op basis van het gunningcriterium beste-prijs kwaliteitverhouding. komen overeen: In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI-2014). 1. Voorwerp van de Overeenkomst 1.1 Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van Plaagdiermanagement, overeenkomstig de op basis van het Beschrijvend Document van Opdrachtgever d.d. 10 oktober 2016, kenmerk (Bijlage 1), door Opdrachtnemer uitgebrachte inschrijving d.d...., kenmerk... (Bijlage 2), welke opdracht Opdrachtnemer bij dezen aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken. 1.2 De navolgende documenten maken deel uit van deze Overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. dit document; 2. het Beschrijvend document incl. de nota s van inlichtingen; 3. de ARVODI-2014; 4. plannen van aanpak; 5. de overige Bijlagen; 6. de door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever uitgebrachte Inschrijving d.d.., met kenmerk. 2 van 7

3 1.3 In aanvulling op het bepaalde in artikel 1.1 van deze Overeenkomst worden de in Bijlage 1, het beschrijvend document, de onder hoofdstuk 1.2. genoemde diensten verricht. 2. Totstandkoming, tijdsplanning of duur van de Overeenkomst 2.1 Deze Overeenkomst komt tot stand door ondertekening van het contract door beide partijen. 2.2 De overeengekomen Diensten worden verricht in een periode, met aanvangsdatum 1 februari 2017 voor de initiele duur van 4 jaar. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid de Overeenkomst nadien, onder gelijkblijvende voorwaarden, maximaal twee (2) maal eenzijdig te verlengen met een periode van maximaal twaalf (12) maanden, derhalve in totaal inclusief verlengingsopties- maximaal zes (6) jaar. 3. Prijs en overige financiële bepalingen 3.1 Opdrachtnemer verricht de Diensten tegen vaste- en afroepprijzen (bijlage 3, reeds in bezit partijen). Deze prijzen zijn exclusief btw en inclusief materialen-, reis-, verblijf- en eventuele overige kosten. 3.2 Uitdrukkelijk wordt bepaald dat indien Opdrachtnemer geen btw in rekening brengt, maar voor (een deel van) de Diensten geen vrijstelling van btw blijkt te bestaan, deze niet ten laste komt van Opdrachtgever. 3.3 De prijs heeft betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Diensten en eventueel daartoe benodigde materialen. 3.4 De overeengekomen tarieven en prijzen kunnen eenmaal per jaar, voor het eerst na een (1) jaar na ingangsdatum contract worden aangepast. De eerste indexatie kan plaatsvinden ingaande 1 februari De wijziging is gelijk aan het CBS indexcijfer voor contractuele loonkosten per uur zakelijke dienstverlening, CBS index M-N zakelijke dienstverlening (2010=100), inclusief bijzondere beloning, met basisjaar 2010 (of bij wijziging van het basisjaar tijdens de contractduur het meest recente basisjaar), afgerond op twee decimalen. Voor het indexeren wordt uitgegaan van de jaar-op-jaar-methode waarbij de maand juni de peilmaand is. Indien de Opdrachtnemer gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de prijzen te indexeren, dient Opdrachtnemer het indexeringsverzoek uiterlijk twee maanden voor de beoogde ingangsdatum van die indexering schriftelijk voor te leggen aan Categoriemanagement Schoonmaak Rijk. Voorbeeld: Indexering per jaar mutatie indexcijfer november 2017 t.o.v. november Rekenvoorbeeld: Indexcijfer nieuwe maand (november 2017) Indexcijfer oude maand (november 2016)/ Indexcijfer oude maand (november 2016) x 100% Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2010=100) M-N zakelijke dienstverlening: Indien de Opdrachtnemer gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de prijzen te indexeren, dient Opdrachtnemer het indexeringsverzoek uiterlijk twee maanden voor de beoogde ingangsdatum van die indexering schriftelijk voor te leggen aan Categoriemanagement Schoonmaak Rijk. Alle correspondentie ten behoeve van Categoriemanagement Schoonmaak Rijk dient via CMschoonmaak@rijksoverheid.nl aangeleverd te worden. Opdrachtnemer geeft in het indexeringsverzoek duidelijk de berekeningsmethode van het indexeringspercentage met een duidelijke verwijzing naar de herkomst van de gebruikte indexcijfers. Indien het indexeringsverzoek niet correct is ingediend, dan wordt deze geretourneerd en niet in behandeling genomen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de voorgestelde tariefsaanpassing niet te accepteren om haar moverende redenen zoals budgettaire redenen of bij niet goed presteren. Daarbij geldt dat Opdrachtgever, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, bepaalt of en met welk percentage de tarieven en prijzen mogen worden bijgesteld, waarbij een bandbreedte kan worden gehanteerd tussen 0% tot maximaal voor dat moment toe te passen prijsindexcijfer. De Opdrachtnemer dient bij een verzoek tot aanpassing van de tarieven ter verificatie een nieuwe prijslijst in Excel aan de Opdrachtgever te verstrekken. 3 van 7

4 Indexering achteraf van voorgaande jaren is niet mogelijk. 3.5 Betaling vindt plaats na acceptatie van de resultaten van de Diensten. 3.6 Factuurbepaling het COA: 1. Facturen dienen te voldoen aan de geldende wettelijke vereisten en de vereisten gesteld in het Programma van Eisen. 2. Eisen ten aanzien van de verzending van facturen: a) Elke factuur moet in pdf-format worden g d naar Dit adres kan slechts worden gebruikt voor versturen van facturen en niet voor overige communicatie; b) Elke factuur dient altijd voorzien te zijn van een bestelordernummer (BO-nummer); c) In één mogen meerdere facturen (meerdere pdf-bestanden) aangeleverd worden; d) De factuur en de bijbehorende bijlage(n) mogen niet in verschillende pdf-bestanden aangeleverd worden; e) In één pdf-bestand mogen niet meerdere facturen aangeleverd worden; f) Het pdf-bestand mag niet beveiligd zijn; g) Herinneringen/aanmaningen dienen te worden g d naar 3. Voor elke nadere overeenkomst stelt Opdrachtgever een Bestelorder (BO) met bijbehorende Bestelordernummer (BO-nummer) op. De BO wordt verstuurd naar de Opdrachtnemer. Het BO-nummer dient op de factuur van de betreffende (deel)opdracht te worden vermeld. Een factuur mag nooit meerdere BO-nummers bevatten. Facturen die geen BO-nummer, of verschillende BO-nummers bevatten, worden door Opdrachtgever niet in behandeling genomen. 4. Elke factuur (debet en credit) dient deugdelijk gespecificeerd te zijn en minimaal de volgende zaken bevatten: a) Kenmerk en datum van de factuur; b) Bestelordernummer; c) Periode waarover wordt gefactureerd; d) Omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, gespecificeerd naar uren; e) Overeengekomen prijzen; f) btw-tarief en bedrag; g) Totaalbedrag factuur; h) Naw-gegevens Opdrachtnemer; i) Btw-nummer Opdrachtnemer; j) KvK-nummer Opdrachtnemer; k) Naam contactpersoon Opdrachtgever; l) Afdeling/budgethouder Opdrachtgever. 5. Toeslagen op de factuur dienen niet te worden opgenomen, tenzij specifiek wordt overeengekomen. Indien na verificatie van enige factuur blijkt dat het factuurbedrag onjuist is, zal de Opdrachtnemer, binnen tien (10) werkdagen na dagtekening van de door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer verzonden kennisgeving met opgave van redenen van onjuistheid daarvan, een creditnota indienen. Een eventuele creditnota wordt in beginsel verrekend met de betreffende debetnota. Op de creditnota moet een duidelijke verwijzing naar de betreffende debetnota staan. Een duidelijke verwijzing betekent dat op de creditnota het factuurnummer, datum, naam en weeknummer van de betreffende debetnota vermeld staan. Een creditering dient een aparte nota te betreffen en niet te worden vermeld bij een debetnota. 6. Facturen van een onderaannemer worden niet geaccepteerd door de Opdrachtgever. Verzamelfacturen worden eveneens niet geaccepteerd. 7. De Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd door de Opdrachtnemer verzonden facturen door een door de Opdrachtgever aangewezen registeraccountant op inhoudelijke juistheid te doen controleren. Ten behoeve van dit onderzoek zal de Opdrachtnemer onverwijld inzage geven in alle boeken, bescheiden, alsmede alle aanvullende informatie verstrekken, welke de door de Opdrachtgever met het onderzoek belaste accountant nodig oordeelt voor een verantwoorde uitvoering van het onderzoek. Het onderzoek draagt een vertrouwelijk karakter en strekt zich niet verder uit dan voor de beoordeling van het gestelde in het eerste lid noodzakelijk is. De registeraccountant zal zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uitbrengen. De Opdrachtgever is gerechtigd betaling op te schorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid zal de Opdrachtgever uitsluitend gebruik maken indien bij de Opdrachtgever redelijk twijfel bestaat omtrent de juistheid van de betreffende facturen. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de Opdrachtgever, tenzij uit het onderzoek blijkt dat de factuur niet geheel juist was. 8. De Opdrachtnemer mag zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst niet opschorten op grond dat de Opdrachtgever met een betalingsverplichting in verzuim is. De Opdrachtnemer kan de Overeenkomst ook niet op die grond ontbinden, onverminderd zijn bevoegdheid die ontbinding in rechte te vorderen. Een aanspraak op vergoeding vervalt, voor zover de Opdrachtnemer de vergoeding niet aan de Opdrachtgever in rekening heeft gebracht binnen één (1) jaar na het eerste tijdstip waarop hij dat had mogen doen. 9. Op verzoek van de Opdrachtgever dient de Opdrachtnemer een lijst van openstaande factureren ter beschikking te stellen aan de crediteurenadministratie van de Opdrachtgever. 10. Op aanvraag dient de Opdrachtnemer een openstaande postenlijst ter beschikking te stellen. 11. De Opdrachtgever zal elke factuur die inhoudelijk juist is en welke voldoet aan de hierboven beschreven voorwaarden, binnen dertig (30) kalenderdagen na ontvangst betalen op het door de Opdrachtnemer aangeleverde bankrekeningnummer. 4 van 7

5 3.7 Factuurbepaling de IND: Voor de IND geldt het navolgende administratieve proces: Opdrachtgever accepteert geen facturen van onderaannemers, alleen via Opdrachtnemer. Opdrachtnemer factureert vanuit één centraal punt, zijnde de oorspronkelijke Inschrijver aan wie de Overeenkomst is gegund en op wiens naam deze is gesteld. Opdrachtnemer zorgt voor één vast aanspreekpunt binnen de backoffice/ debiteurenadministratie. Opdrachtnemer zorgt voor één vast escalatieniveau v.w.b. de financieel administratieve afspraken. Facturatie geschiedt per maand achteraf binnen 2 weken na de laatste dag van de periode waarop de factuur betrekking heeft. De factuur dient te voldoen aan de geldende wettelijke vereisten en de vereisten gesteld in het bestek. De Opdrachtnemer brengt de vergoeding per maand achteraf aan de IND in rekening door middel van een factuur. De factuur wordt per locatie opgemaakt. Een verzamelfactuur is niet toegestaan. De factuur dient te worden verzonden aan: factuur@ind.minvenj.nl Elke factuur moet deugdelijk gespecificeerd zijn en naast het toegekende bestelordernummer (ook wel: BOnummer of Smartflownummer), minimaal de volgende kenmerken bevatten: - Kenmerk en datum van de factuur; - Periode waarover wordt gefactureerd; - Locatie waar de factuur betrekking op heeft; (per locatie 1 factuur) - Omschrijving verleende Diensten, gespecificeerd in aantal geleverde eenheden; - Overeengekomen tarieven, gespecificeerd in brutoprijzen, eventuele kortingen en nettoprijzen; - Btw-tarief en bedrag; - Totaalbedrag factuur; - Naam contactpersoon IND; - Afdeling/budgethouder IND; - Het betreffend bestelordernummer (één per factuur); - De factuur dient te corresponderen met de gefiatteerde uren in de betreffende periode; De Opdrachtgever zal elke factuur die inhoudelijk juist is en welke voldoet aan de hierboven beschreven voorwaarden, binnen dertig (30) kalenderdagen na ontvangst betalen. Indien na verificatie van enige factuur blijkt dat het factuurbedrag onjuist is, zal de Opdrachtnemer, binnen tien (10) werkdagen na dagtekening van de door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer verzonden kennisgeving met opgave van redenen van onjuistheid daarvan, een creditnota indienen. Een eventuele creditnota wordt in beginsel verrekend met de betreffende debetnota. Op de creditnota moet een duidelijke verwijzing naar de betreffende debetnota staan. Een duidelijke verwijzing betekent dat op de creditnota het factuurnummer, datum, naam en weeknummer van de betreffende debetnota vermeld staan. Een creditering dient een aparte nota te betreffen en niet te worden vermeld bij een debetnota. Op aanvraag dient Opdrachtnemer een openstaande postenlijst ter beschikking te stellen. 4. Contactpersonen / Projectleiders 4.1 Contactpersoon voor het COA is... Contactpersoon voor de IND in Contactpersoon voor Opdrachtnemer is In afwijking van het bepaalde in artikel 10.2 van de ARVODI-2014 binden de genoemde contactpersonen partijen niet. 5. Tijden en plaats Diensten 5.1 De Diensten worden verricht op de locaties van het COA en de IND (bijlage 2, reeds in bezit partijen). 5.2 Indien de Diensten worden verricht ten kantore van Opdrachtgever verleent hij het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht, en stelt hij dit Personeel in staat de Diensten onder de bij die partij gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende werktijden. 5 van 7

6 6. Van toepassing zijnde Voorwaarden 6.1 Op deze Overeenkomst zijn uitsluitend van toepassing de "Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI-2014) (Bijlage 3, reeds in bezit partijen), voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer is uitgesloten. 6.2 Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen die ingevolge artikel 13 van de ARVODI-2014 op hem en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een boete verschuldigd van per gebeurtenis. 6.3 In aanvulling op artikel 21.5 van de ARVODI-2014 vrijwaart Opdrachtnemer Opdrachtgever tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in artikel 21.3 van de ARVODI Bijlage F Sociale voorwaarden is van toepassing op deze Overeenkomst. 7. Arbeidsvoorwaarden 7.1 Opdrachtnemer houdt zich bij het verrichten van de Diensten aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die voor zijn medewerkers van toepassing is. 7.2 Opdrachtnemer legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast. 7.3 Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie. 7.4 Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan Opdrachtgever toegang tot de in lid 3 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien Opdrachtgever dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de Diensten. 7.5 Opdrachtnemer legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten. 8. Integriteitsverklaring Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Opdrachtgever generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten. 9. Slotbepaling 9.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. 9.2 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, 6 van 7

7 Plaats: Datum: - - Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, plv. Secretaris-Generaal, Plaats: Datum: - - <naam Opdrachtnemer>, namens deze, <functie gevolmachtigde>, Mw. dr. I.D. Nijboer Naam gevolmachtigde> Bijlagen (reeds in het bezit van partijen): 1. Beschrijvend document (incl. Nota s van Inlichtingen) d.d. 10 oktober 2016 met kenmerk ; 2. Inschrijving d.d. met/zonder kenmerk <kenmerk>; 3. ARVODI Plannen van aanpak 5. Evt. overige bijlagen 7 van 7