Inkoop Concept Dienstverleningsovereenkomst

Transcriptie

1 Inkoop Concept Dienstverleningsovereenkomst UBR HIS Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg AN Den Haag Postbus EA Den Haag Bijlage A Kenmerk Betreft Europese aanbesteding Fitnessdiensten Deze bijlage betreft een concept. Bij gunning zal deze Overeenkomst in de marge wijzigen en op maat worden gemaakt ten behoeve van het betreffende perceel. 1 van 9

2 BIJLAGE A - Concept Dienstverleningsovereenkomst Fitnessdiensten Contractnummer: <nader in te vullen> Verplichtingennr: <nader in te vullen> NAW gegevens: <naam leverancier> <adres of postbus> <postcode en plaats> IBAN code: BIC code: De ondergetekenden: 1. De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de minister van <nader in te vullen>, namens deze de directeur <nader in te vullen>, de heer <nader in te vullen> [naam], hierna te noemen: Opdrachtgever en 2. [naam leverancier], statutair gevestigd te [plaats] en kantoorhoudende aan de [adres], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], hierna te noemen: Opdrachtnemer hierna gezamenlijk te noemen: Partijen OVERWEGENDE dat: Opdrachtgever de dienstverlening voor het begeleiden van fitnessdiensten <nader invullen> ((bedrijfsfitness) (medische fitness en basis fysiotherapie)) ten behoeve van de leden werkzaam op de betreffende locatie < nader in te vullen> waarvoor de gevraagde Diensten zijn aanbesteed; (Opdrachtgever naast het begeleiden van fitnessdiensten ook behoefte heeft voor het deels vervangen van fitnessapparaten en deze door tussenkomst van Opdrachtnemer wil laten leveren en plaatsen tegen een te betalen maandelijkse vergoeding op basis van huur;) Opdrachtgever hiervoor een EA aanbestedingsprocedure heeft uitgeschreven en voor deze opdracht op xx maart 2017, met kenmerk een aankondiging van een opdracht heeft gedaan via het publicatieplatform TenderNed; Opdrachtnemer naar aanleiding van deze publicatie een Inschrijving heeft uitgebracht op <datum nader invullen> ; Opdrachtgever de aanbieding van Opdrachtnemer heeft aangemerkt als de economisch meest voordelige Inschrijving en op grond van die Inschrijving een Dienstverleningsovereenkomst met Opdrachtnemer wil aangaan voor het verzorgen van de gevraagde dienstverlening; Opdrachtnemer zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van wat Opdrachtgever met de opdracht wil bereiken; Opdrachtnemer verklaart de werkzaamheden, welke verbonden zijn aan de onderhavige Dienstverleningsovereenkomst, op een zorgvuldige en vakbekwame wijze te zullen uitvoeren; 2 van 9

3 Partijen tot overeenstemming zijn gekomen en de daaruit voortvloeiende rechtsverhouding schriftelijk wensen vast te leggen in deze Dienstverleningsovereenkomst, hierna ook Overeenkomst genoemd. VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2016 (ARVODI- 2016). Artikel 1 Begrippen In deze Overeenkomst worden de navolgende begrippen met een hoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt het navolgende verstaan: ARVODI : Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016 (ARVODI-2016). Deze bepalingen zijn, voor zover daar in de Dienstverleningsovereenkomst niet van wordt afgeweken, van toepassing op deze Overeenkomst. Beschrijvend document : het document van Opdrachtgever d.d. xx maart 2017 met kenmerk waarin de deelname aan de Dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot de uitvoering van Diensten gedurende een bepaalde periode, de te volgen aanbestedingsprocedure en de selectie- en gunningcriteria worden beschreven en toegelicht; Diensten : de door Opdrachtnemer op basis van onder deze Dienstverleningsovereenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten begeleiding van fitnessdiensten ten behoeve van de functionarissen van de panden die als Deelnemer zijn ingeschreven; Inschrijving : de in het kader van de Europese aanbesteding Fitnessdiensten ten behoeve van de betreffende panden waarop de Europese aanbesteding is uitgeschreven op basis van het Beschrijvend document met kenmerk , waarvoor Opdrachtnemer op d.d. <nader invullen> met kenmerk <nader invullen> een inschrijving heeft ingediend; Overeenkomst : de Dienstverleningsovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer ingaande op <nader invullen>. Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst 2.1 Opdrachtgever verleent hierbij met ingang van <ingangsdatum> aan Opdrachtnemer de opdracht tot het verrichten van Diensten <nader invullen> (bedrijfsfitness, medische fitness en basis fysiotherapie, alsmede levering van nieuwe (cardio en kracht) fitnessapparatuur)), welke opdracht Opdrachtnemer aanvaardt en tot uitvoering waarvan Opdrachtnemer zich verplicht, om gedurende de looptijd van deze Overeenkomst deze Diensten te verrichten als nader omschreven in het als Bijlage X bij deze Overeenkomst gevoegde Beschrijvend document met kenmerk en in de als Bijlage C aangehechte Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. <nader invullen>, een en ander voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet uitdrukkelijk is afgeweken. 3 van 9

4 2.2 De navolgende documenten maken deel uit van deze Overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. deze Dienstverleningsovereenkomst, incl. verklaring sociale voorwaarden; 2. de ARVODI-2016; 3. het Beschrijvend document d.d. <nader invullen>, kenmerk inclusief de Nota(s) van Inlichtingen; 4. de Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. <nader invullen>, kenmerk <nader invullen>. Artikel 3. Totstandkoming, tijdsplanning of duur van de Overeenkomst 3.1 Deze Dienstverleningsovereenkomst komt tot stand door ondertekening van het contract door beide partijen. 3.2 De Dienstverleningsovereenkomst gaat in op <nader invullen> voor de duur van twee (2) jaar, met optioneel, eenzijdig door Opdrachtgever uit te oefenen, viermaal de mogelijkheid tot het verlengen van deze Overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden met een periode van telkens maximaal 12 maanden tot uiterlijk<nader invullen>. Opdrachtgever stelt Opdrachtnemer uiterlijk 3 (drie) maanden voor het verstrijken van de initiële, onderscheidenlijk de dan geldende looptijd van de Overeenkomst schriftelijk in kennis met de mededeling dat er wel of niet gebruik gemaakt wordt door Opdrachtgever van de verlengingsoptie. Indien de verlengingsoptie door Opdrachtgever niet wordt gebruikt, eindigt de Overeenkomst van rechtswege na het verstrijken van de in de eerste zin van dit artikel bedoelde termijn. Opdrachtgever is gerechtigd om zonder opgave van reden geen gebruik te maken van optionele jaren. 3.3 (ingeval van RIVM) In het geval vanwege voorgenomen verhuizing van Opdrachtgever naar de nieuwe huisvesting te Utrecht en daarbij eerder het pand te Bilthoven zal verlaten zal in het geval er nog sprake is van de initiële looptijd van twee jaar in gezamenlijk overleg afspraken worden gemaakt om de overeenkomst eerder te kunnen beeïndigen. Artikel 4 Uitvoering van de Overeenkomst 4.1 Opdrachtnemer organiseert en begeleidt de Diensten <nader invullen> (bedrijfsfitness, medische fitness en basis fysiotherapie, en/of alsmede levering van nieuwe (cardio en kracht) fitnessapparatuur)) op de locatie <nader invullen> van Opdrachtgever, zoals beschreven in zijn Inschrijving (bijlage X). 4.2 Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat het in te zetten personeel voldoet aan de minimale opleidingseisen zoals gesteld in het Beschrijvend document (bijlage X). 4.3 Opdrachtnemer garandeert voor de duur van de Overeenkomst dat er gedurende de openingstijden van de fitnessruimte voldoende kwalitatief personeel beschikbaar is voor de door hem te verrichten Diensten. 4.4 Opdrachtgever heeft het recht om de openingstijden te wijzigen indien daartoe aanleiding bestaat. Het wijzigen van tijden geschiedt in overleg met Opdrachtnemer. 4 van 9

5 Artikel 5 Prijs en overige financiële bepalingen 5.1 Opdrachtnemer declareert het werkelijke aantal bestede uren per maand op nacalculatiebasis tegen de uurtarieven (excl. BTW en inclusief reis-, verblijf- en eventuele overige kosten), zoals vermeld in de Inschrijving (bijlage 5). 5.2 Uitdrukkelijk wordt bepaald dat indien Opdrachtnemer geen BTW in rekening brengt, maar voor (een deel van) de Diensten geen vrijstelling van BTW blijkt te bestaan, deze niet ten laste komt van Opdrachtgever. 5.3 De prijs heeft betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Diensten en eventueel daartoe benodigde materialen. 5.4 De overeengekomen tarieven en bedragen zijn exclusief BTW en vast en onveranderlijk gedurende de eerste 24 maanden van deze Overeenkomst. 5.5 De tarieven kunnen na 1 augustus 2019 één maal per jaar per worden bijgesteld, gelijk aan het 'CBS-prijsindexcijfer CAO lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening'. Hierbij wordt het maandcijfer van de maand april gehanteerd, waarbij dus in 2019 het indexcijfer van april 2019 t.o.v. april 2018 zal worden toegepast. Prijzen voor 2019 worden dus geindexeerd door voornoemde index toe te passen op de prijzen geldig van Er wordt niet met terugwekende kracht geindexeerd. Opdrachtnemer kan tot uiterlijk 2 maanden voor afloop van het betreffende contractjaar schriftelijk een voorstel hiertoe indienen aan Opdrachtgever. Daarbij geldt te allen tijde dat Opdrachtgever, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, bepaalt of en met welk percentage de maximum dagtarieven mogen worden bijgesteld, waarbij een bandbreedte kan worden gehanteerd tussen 0% tot maximaal het vermelde prijsindexcijfer. 5.6 Uitdrukkelijk wordt bepaald dat, indien voor (een deel van) de Diensten geen vrijstelling van BTW blijkt te bestaan, het BTW-bedrag niet ten laste komt van Opdrachtgever. 5.7 Betaling vindt plaats na acceptatie van de resultaten van de Diensten. 5.8 Onderdelen van De Diensten, bedrijfsfitness, medische fitness en fysiotherapie, worden separaat gefactureerd. 5.9 In afwijking van hetgeen in artikel 17.2 van de ARVODI-2016 is bepaald over elektronisch factureren, zendt Opdrachtnemer de factuur/facturen op elektronische wijze in <nader in te vullen> via DigiInkoop/E-facturatie aan Opdrachtgever. Artikel 6. Contactpersonen 6.1 Namens Opdrachtgever is contactpersoon: - Inkooptechnisch/juridisch: <nader invullen> - Inhoudelijk: <nader invullen> - Contractbeheerder bij Opdrachtgever mevrouw/de heer.<nader invullen> [ adres] [telefoon/mobiel] Namens Opdrachtnemer is contactpersoon: <nader invullen> 5 van 9

6 6.2 In afwijking van het bepaalde in artikel 10, tweede lid, van de ARVODI-2016 binden de genoemde contactpersonen partijen niet. Artikel 7. Registratie persoonsgegevens 7.1 Opdrachtnemer verwerkt de persoonsgegevens van iedere Aanvrager in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens. 7.2 Ter uitvoering van de verplichting beschreven in de vorige twee artikelleden, neemt Opdrachtnemer ten minste het volgende in acht: (1) de Opdrachtnemer meldt zich, indien dit van toepassing is, aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens in verband met het bepaalde in artikel 27 Wet bescherming persoonsgegevens; (2) de Opdrachtnemer Concessiehouder legt een databestand aan met de gegevens zoals beschreven in het eerste artikellid; (3) de Opdrachtnemer gebruikt de gegevens opgenomen in het aangehouden databestand uitsluitend om de deelnemer te informeren over zijn verzoek deel te nemen aan fitnessdiensten; (4) de Opdrachtnemer verstrekt de gegevens opgenomen in het door hem aangehouden databestand niet aan derden, behoudens voor zover uitdrukkelijk in deze Overeenkomst beschreven en noodzakelijk voor een goede uitvoering van de Overeenkomst; (5) de Opdrachtnemer bewaart de ter uitvoering van deze Overeenkomst aan hem toevertrouwde gegevens tot zes jaar na het beëindigen van deelname aan fitnessdiensten, waarna de Opdrachtnemer die gegevens vernietigt, behoudens in het geval die gegevens onderdeel vormen van dossiers met nog lopende bezwaar- en/of beroepsprocedures. 7.3 De Opdrachtnemer zal zich in het kader van de beveiliging van een bepaalde Verwerking houden aan de normen en maatregelen die door Opdrachtgever zijn opgelegd en gespecificeerd op het toepasselijk beveiligingsbeleid in verband met meldplicht datalekken rond de Wet bescherming persoonsgegevens. 7.4 Opdrachtnemer zal bij uitvoering van de Overeenkomst eveneens uitvoering geven aan de Bewerkersovereenkomst welke als bijlage (bijlage X van het Beschrijvend document) een onlosmakelijk onderdeel is van deze Overeenkomst. Artikel 8. Overdracht van gegevens bij afloop Opdrachtperiode 8.1 Bij het eindigen van de Opdrachtperiode (ná het verstrijken van de verwachte duur daarvan dan wel door beëindiging, intrekking of enige andere grond voor het eindigen van de Overeenkomst), verleent de Opdrachtnemer zijn volledige medewerking aan een zorgvuldige en ongestoorde overgang van de opdracht naar een opvolgende Opdrachtnemer (in het geval de opvolgende Opdrachtnemer niet dezelfde persoon is als de Opdrachtnemer). Hiervoor stelt Opdrachtnemer alle relevante documenten, overzichten en correspondentie met betrekking tot de verrichte Diensten ter beschikking aan Opdrachtgever. Artikel 9. Van toepassing zijnde Voorwaarden 9.1 Op deze Overeenkomst zijn uitsluitend van toepassing de "Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016 (ARVODI-2016) [(bijlage..), en bijlage 1 inzake sociale voorwaarden voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer is uitgesloten. 6 van 9

7 9.2 Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen die ingevolge artikel 13 van de ARVODI op hem en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een boete verschuldigd van ,-- per gebeurtenis. 9.3 In afwijking van artikel 21, derde lid, van de ARVODI-2016 geldt dat de aansprakelijkheid is beperkt tot ,00 per gebeurtenis. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen: a. ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer of diens Personeel; c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 24 van de ARVODI Voor het mogelijk toebrengen van letsel aan deelnemers aan bedrijfsfitness, medische fitness en/of fyiotherapie is Inschrijver verzekerd middels een beroepsaansprakelijkheids-verzekering. Opdrachtnemer is hiermee verzekerd met een bedrag van ,- per gebeurtenis. Voorts beschikt Opdrachtnemer over een geldige bedrijfsaansprakelijkheids- verzekering. Opdrachtnemer is hiermee verzekerd voor het inlooprisico voor 5 jaar en volledige werkgeversaansprakelijkheid verkeer. 9.5 Opdrachtnemer zal tijdens de looptijd van deze overeenkomst, aanvullend op de in artikel 8.4 vermelde verzekeringen, een uitloopdekking opnemen in de verzekering. Als Opdrachtnemer hieraan niet voldoet, kan Opdrachtgever deze overeenkomst ontbinden. Zulks als aanvulling op artikel 22 van de ARVODI Artikel 10. Social return 10.1 Voor de Opdrachtnemer geldt een inspanningsverplichting tot het inzetten van personeel met een afstand tot de arbeidsmarkt, waarbij wordt gestreefd naar een inzet van minimaal 5% van de totale opdrachtwaarde van de Overeenkomst, te besteden aan extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen behorende uit de doelgroep: a. Wet Werk en Bijstand (WWB) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, 50 jaar of ouder zijn en/of die zonder re-integratieondersteuning of andere begeleiding niet zelfstandig aan werk kunnen komen. b. Werkloosheidswet (WW) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, en/of 50 jaar of ouder zijn. c. Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) gerechtigden. d. Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) gerechtigden. e. Wet Arbeidsongeschiktheid zelfstandigen (WAZ) gerechtigden. f. Wet Arbeidsongeschiktheidsvoorziening Jonggehandicapten (WAJONG) gerechtigden. g. Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Werkloze werknemers (IOAW) gerechtigden. h. De Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) gerechtigden. i. Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) geïndiceerden. j. leer/werkplekken voor niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden (nuggers) k. leer/werkplekken voor vroegtijdig schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties. l. leer/werkplekken in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen. Als de in dit artikel genoemde wetten vervanging krijgen in nieuwe wetten, dan verwijst dit artikel voortaan naar die nieuwe wetten. 7 van 9

8 10.2 In een jaarlijkse rapportage zal Opdrachtnemer de daadwerkelijke percentages aan extra werk(ervarings)plaatsen aan Opdrachtgever kenbaar maken. Hiervoor zal gebruik worden gemaakt van het format verantwoordingsformulier social return - (bijlage X). Artikel 11. Sociale voorwaarden 11.1 Bijlage Verklaring sociale voorwaarden (bijlage B van het beschrijvend document) is van toepassing op deze Overeenkomst. Artikel 12. Arbeidsvoorwaarden 12.1 Opdrachtnemer houdt zich bij het verrichten van de Diensten aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die voor zijn medewerkers van toepassing is Opdrachtnemer legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan Opdrachtgever toegang tot de in lid 3 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien Opdrachtgever dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de Diensten Opdrachtnemer legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten Artikel 13. Integriteitverklaring 13.1 Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Opdrachtgever generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten Onverminderd het bepaalde in artikel 22 ARVODI-2016 kan Opdrachtgever, indien: a. Opdrachtnemer onherroepelijk strafrechtelijk is veroordeeld voor discriminatie in de zin van de artikelen 137c tot en met 137g en art. 429 quater van het Wetboek van Strafrecht dan wel; b. Personeel van Opdrachtnemer onherroepelijk strafrechtelijk is veroordeeld voor discriminatie in de zin van de artikelen 137c tot en met g en artikel 429 quater van het Wetboek van Strafrecht wanneer de desbetreffende persoon lid is van een bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van Opdrachtnemer of daarin vertegenwoordigings-, beslissings-, of controlebevoegdheid heeft, binnen drie jaar nadat de desbetreffende veroordeling onherroepelijk is geworden, 8 van 9

9 deze Overeenkomst zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte door middel van een aangetekend schrijven, ontbinden. Artikel 14. Slotbepaling 14.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voorzover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Den Haag, <datum nader invullen> [plaats], <datum nader invullen> De minister van [Leverancier] namens deze,, [naam] de directeur, [naam] Functie Bijlage(n): 1. Verklaring sociale voorwaarden 2. Beschrijvend document van d.d. <nader invullen> 2017 (incl. Nota( s) van Inlichtingen van d.d. <nader invullen> 2017) 3. Inschrijving van Opdrachtnemer (incl. prijsbijlagen) 4. ARVODI Bewerkersovereenkomst 6. Verantwoordingsformulier social return 9 van 9