CONCEPT Dienstverleningsovereenkomst inzake Afvalverwerking ten behoeve van de Rechtspraak ARVODI-2014

Transcriptie

1 CONCEPT Dienstverleningsovereenkomst inzake Afvalverwerking ten behoeve van de Rechtspraak ARVODI-2014 De ondergetekenden: 1. De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de Minister/Staatssecretaris van Economische Zaken, namens deze <<naam en functie rechtsgeldig bevoegde medewerker>> van <<naam dienstonderdeel>>, hierna te noemen Opdrachtgever. en 2. [naam], gevestigd te [ ] aan [adres] te dezen vertegenwoordigd door [naam en functie]. hierna te noemen: Opdrachtnemer, OVERWEGENDE DAT: de Rechtspraak behoefte heeft aan het laten verrichten van dienstverlening op het gebied van afvalverwerking; het rijksbrede categoriemanagement op het gebied van afvalzorg en grondstoffenmanagement bij het ministerie van Economische Zaken is belegd; het ministerie van Economische Zaken (Opdrachtgever) in dat kader ten behoeve van de Rechtspraak (deelnemer) een Europese aanbesteding heeft gehouden; Opdrachtgever hiertoe conform de Aanbestedingswet 2012 een aankondiging heeft gepubliceerd op TenderNed en TED op 15 juni 2015 met kenmerk volgens de openbare procedure; [naam winnaar] op [datum] een Inschrijving heeft uitgebracht; Opdrachtgever deze offerte heeft aanvaard; Partijen de daaruit voortvloeiende rechtsverhouding schriftelijk wensen vast te leggen in een overeenkomst; Opdrachtgever ten behoeve van de Rechtspraak onderhavige Overeenkomst met [naam winnaar] wil sluiten; [naam winnaar] zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van wat Opdrachtgever, alsmede Rechtspraak met de opdracht willen bereiken, waarbij met name de extra aandacht voor duurzaamheid een prominente plaats verdient. 1

2 KOMEN OVEREEN: In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI- 2014), alsmede begrippen zoals gedefinieerd in het Aanbestedingsdocument. Aanbestedingsdocument : Het document d.d. 15 juni 2015 met kenmerk waarin Opdrachtgever zijn eisen en wensen ten aanzien van de Diensten heeft verwoord en waarop Opdrachtnemer zijn Inschrijving heeft gebaseerd. Diensten : de door Opdrachtnemer ten behoeve van Deelnemer uit te voeren afvalverwerking zoals omschreven in het Aanbestedingsdocument. Inschrijving : de door Opdrachtnemer op basis van het Aanbestedingsdocument ingediende offerte d.d. [datum] met kenmerk.. Overeenkomst : deze Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer gesloten op [datum]. 2

3 1. Voorwerp van de Overeenkomst 1.1 Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van Diensten op het gebied van afvalverwerking overeenkomstig de op basis van het Aanbestedingsdocument van Opdrachtgever 15 juni 2015 met kenmerk 71038, (Bijlage 3) door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte d.d. [datum], zonder kenmerk (Bijlage 4), welke opdracht Opdrachtnemer bij dezen aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken. 1.2 De navolgende documenten vormen gezamenlijk de Overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. dit document; 2. de ARVODI-2014; 3. Nota( s) van Inlichtingen 4. het Aanbestedingsdocument, inclusief bijlagen 5. de door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever uitgebrachte Inschrijving van [datum] zonder kenmerk. 1.3 De Rechtspraak zal Opdrachtnemer zo snel mogelijk informeren over de ontwikkelingen die binnen haar organisatie gaande zijn en relevantie hebben of kunnen hebben voor de uitvoering van onderhavige Overeenkomst en de mogelijke verlenging daarvan. 1.4 Opdrachtnemer beschikt over alle benodigde vergunningen en is verantwoordelijk voor naleving van voorschriften volgens vigerende wet- en regelgeving. 2. Totstandkoming, tijdsplanning of duur van de Overeenkomst 2.1 Deze Overeenkomst komt tot stand door ondertekening van de Overeenkomst door beide Partijen. 2.2 De overeengekomen Diensten worden verricht in de periode van 15 oktober 2015 tot en met 14 oktober Op verzoek van Opdrachtgever kan de Overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden met 3 x 1 jaar worden verlengd. Opdrachtgever stelt Opdrachtnemer uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van de lopende periode van de Overeenkomst schriftelijk in kennis van de verlenging dan wel de beëindiging van deze Overeenkomst. 3. Tarieven en overige financiële bepalingen 3.1 Opdrachtnemer verricht de Diensten tegen een vast all-intarief per afvalstroom en extra diensten. Dit vaste all-intarief bevat alle werkzaamheden en materialen die benodigd zijn om die betreffende Diensten conform het Programma van Eisen alsmede daarvoor geldende wet- en regelgeving voor die specifieke Afvalstroom uit te voeren alsmede alle kosten, belastingen, heffingen en toeslagen, inclusief de per 1 januari 2015 ingevoerde afvalstoffenbelasting van 13,-- per ton restafval. 3.2 Op aanvraag van de Rechtspraak zal Opdrachtnemer voor bepaalde specifieke Diensten (anders dan de reguliere afvalverwijdering) een offerte opstellen conform de eisen en wensen van de Rechtspraak met in achtneming van de all-intarieven neergelegd in bijlage De tarieven zijn opgebouwd uit verschillende kostencomponenten zoals aangegeven in Bijlage De overeengekomen tarieven staan vast tot 15 oktober Opdrachtnemer kan eenmaal per jaar, vanaf 15 oktober 2016 de tarieven aanpassen. Opdrachtnemer dient hiertoe drie 3

4 maanden voor 15 oktober, een schriftelijk onderbouwd voorstel in (voorzien van bewijsstukken) bij de contractbeheerder van categoriemanagement. Na schriftelijke goedkeuring kunnen de aanpassingen naar boven of naar beneden doorgevoerd worden. De tarieven waar opbrengsten niet een van de kostencomponenten is, kunnen per 15 oktober 2016 slechts na overleg met en na instemming van Opdrachtgever en de Rechtspraak eenmaal per jaar worden aangepast op basis van het bedrijfsspecifieke indexeringscijfer vastgesteld door het NEA. Opdrachtnemer dient daarbij gebruik te maken van het door de NEA officieel gepubliceerde cijfers met betrekking tot: lonen: 60% transport: 40% Opdrachtnemer zal deze prijswijzigingen aantonen middels (een kopie van) het officiele NEA-bericht. 3.5 Voor tarieven waar opbrengsten een van de kostencomponenten is, zal eenmaal per jaar, te beginnen per 15 oktober 2016, de kostencomponent opbrengsten voor de van toepassing zijnde afvalstromen opnieuw worden bepaald. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen samen de kostencomponent opbrengsten vaststellen, waarbij Opdrachtnemer eerst een onderbouwd voorstel daarvoor doet. Opdrachtnemer dient hiertoe drie maanden voor 15 oktober, een schriftelijk onderbouwd voorstel in (voorzien van bewijsstukken) bij de contractbeheerder van categoriemanagement. De opbrengst voor metaal wordt vastgesteld door de MRF (Metaal Recycling Federatie). Ijkdatum is de eerste van de maand januari. De overeengekomen (eventuele) aanpassing dient schriftelijk te worden bevestigd door Opdrachtgever. 3.6 Opdrachtgever zal zijn instemming voor prijswijzigingen niet onthouden wanneer de door Opdrachtnemer voorgestelde prijsstijging aantoonbaar gelijk is aan de gemiddelde prijsstijging van soortelijke Diensten bij de concurrentie in dezelfde branche. Deze tariefwijziging staat los van de verplichting van Opdrachtnemer om een pro-actieve rol aan te nemen aangaande te behalen efficiencyverbetering en overige verbetervoorstellen zoals neergelegd in het Programma van Eisen. 3.7 Opdrachtnemer verstuurt maandelijks achteraf 1 (één) factuur per locatie van de Deelnemer inclusief de specificaties conform de maandrapportage onder vermelding van bovengenoemd contractnummer en het te verstrekken verplichtingennummer / inkoopordernummer / middelenbestedingnummer. Het maatwerk voor de Rechtspraak dient apart te worden gespecificeerd. De Rechtspraak kan per worden gefactureerd. 3.8 De factuur is opgesteld conform de eisen en wensen van de Deelnemer alsmede van het categoriemanagement als gespecificeerd in het Programma van Eisen en volgt de procedure zoals aldaar omschreven. Deelnemer kan besluiten dat de vorm van de factuur alsmede de procedure met betrekking tot het indienen wordt aangepast. Hiervan zal Opdrachtnemer op de hoogte gesteld worden en hij zal hieraan zijn volle medewerking verlenen. 3.9 Alle vermelde prijzen en tarieven zijn gesteld in euro s, exclusief BTW. Eventuele betalingskortingen dienen duidelijk te worden vermeld Meerwerk kan alleen worden gefactureerd indien er vooraf goedkeuring door contractmanager van de betreffende Locatie van de Rechtspraak is verleend. De aard en omvang van de verrichte Diensten zullen in de factuur uitdrukkelijk worden vermeld en aan de hand van authentieke bescheiden worden gespecificeerd. 4. Contactpersonen 4.1 Contactpersoon voor de Rechtspraak is: contractmanager LDCR Contactpersoon voor Opdrachtgever is: contractmanager categoriemangement Afval- en reststoffenmanagement Contactpersoon voor de Opdrachtnemer is: 4

5 5. Tijden en plaats Diensten 5.1 De Diensten worden verricht op de overeengekomen tijden en plaatsen conform de pandenlijst die is opgenomen als bijlage 9 bij het Aanbestedingsdocument. 5.2 Indien de Diensten worden verricht binnen de kantooromgeving van de Deelnemer verleent hij het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht, en stelt hij dit Personeel in staat de Diensten onder de bij de Deelnemer gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende regulier geldende kantoortijden conform het programma van eisen, tenzij anders overeengekomen. 5.3 De Rechtspraak is gerechtigd de locaties waar de Diensten worden verricht te wijzigen. Indien het wijzigen van locaties leidt tot aantoonbaar hogere of lagere kosten en / of vertraging, zal dit tot uiting komen in de op te stellen factuur, door hetzij een hogere totaalprijs hetzij een lagere totaalprijs. In alle gevallen zal dit blijken uit de bijgevoegde specificaties. 6. Personeel 6.1 Opdrachtnemer zorgt bij inzet van Personeel binnen de kantooromgeving van de Rechtspraak voor een originele Verklaring Omtrent Gedrag (niveau 41) die niet ouder is dan één (1) jaar. De Rechtspraak kan desgewenst de VOG s opvragen bij Opdrachtnemer. 6.2 Het in te zetten Personeel dient duidelijk herkenbaar gekleed te zijn in representatieve, uniforme en nette bedrijfskleding. Personeel dat niet aan deze eis voldoet kan door de Rechtspraak worden geweigerd. 6.3 Bij binnenkomst op de locaties van de Rechtspraak dient het Personeel van de Opdrachtnemer zich te kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. 6.4 Opdrachtnemer en zijn Personeel zijn gebonden aan de in de panden cq. terreinen van de Rechtspraak geldende huisreglement(en) en gedragsregels. De Rechtspraak verstrekt deze na gunning. 6.5 In te zetten Personeel dat binnen de kantooromgeving van de Rechtspraak wordt ingezet, dient een geheimhoudingsverklaring in te vullen en te ondertekenen. In gevallen dat medewerkers van de Opdrachtnemer werkzaamheden in de gebouwen of terreinen van de Rechtspraak uitvoeren, is de Opdrachtnemer verplicht van al die medewerkers een getekende geheimhoudingsverklaring aanwezig te hebben. Een model van deze geheimhoudingsverklaring wordt op verzoek van de Opdrachtnemer door de Rechtspraak per omgaande toegezonden. Op eerste aanvraag van de Rechtspraak wordt deze getekende geheimhoudingsverklaring uiterlijk binnen 48 uur na de aanvraag verstrekt. 7. Overige Voorwaarden 7.1 Op deze Overeenkomst zijn uitsluitend van toepassing de "Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI-2014) (Bijlage 7), voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer is uitgesloten. 7.2 In aanvulling op artikel 21.5 van de ARVODI-2014 vrijwaart Opdrachtnemer Opdrachtgever en de Rechtspraak tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in artikel 21.3 van de ARVODI Opdrachtnemer ziet erop toe dat de Diensten ongestoord voortgang vinden en behoorlijk en volledig worden uitgevoerd. Hij draagt er zorg voor dat die voortgang onder meer niet door 5

6 onjuist, onvoldoende of niet deugdelijk materiaal of vanwege ziekte, vakantie of andere absentie van zijn Personeel wordt onderbroken. 7.4 Opdrachtnemer neemt in voorkomende gevallen onverwijld de nodige maatregelen tot het doen van de vereiste voorzieningen c.q. de inzet van vervangend personeel. 7.5 Opdrachtnemer dient medewerking te verlenen aan de door Opdrachtgever uit te voeren controles en inspecties. 7.6 Van Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij een niet-repressief milieubeleid voert, anticipeert op nieuwe ontwikkelingen en zich houdt aan de regels, bepalingen en afspraken inzake provinciale, regionale en andere voor de uitvoering van de Overeenkomst relevante (afval)sturing, convenanten etc. 7.7 Opdrachtnemer richt de uit te voeren Diensten zo in dat er zo weinig mogelijk hinder wordt ondervonden. 7.8 In aanvulling op artikel 22 van de ARVODI-2014 geldt dat in alle gevallen van (voortijdige) beëindiging van deze Overeenkomst Opdrachtgever/de Rechtspraak van Opdrachtnemer kan verlangen dat deze de Diensten op een zodanige wijze afrondt en zodanig overdraagt aan de door Opdrachtgever aan te wijzen derde, dat onbelemmerde voortzetting van de Diensten mogelijk is. Opdrachtnemer zal hiervoor geen kosten in rekening brengen. 7.9 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade ontstaan door het niet naleven van de (wettelijke) milieuvoorschriften. 8. Boetes 8.1 Extra containers: Indien Opdrachtnemer de overeengekomen specificaties (zie Bijlage 10 bij Aanbestedingsdocument) met betrekking tot het leveren en ophalen van extra containers niet nakomt kan dit leiden tot een onmiddellijk opeisbare boete van 500,-- als er sprake is van meer dan 5 klachten per kalenderkwartaal. 8.2 Leverbetrouwbaarheid: Indien Opdrachtnemer de overeengekomen specificaties (zie Bijlage 10 bij Aanbestedingsdocument) met betrekking tot het ophalen van de afvalstromen en Diensten niet conform planning uitvoert kan dit leiden tot een onmiddellijk opeisbare boete van 500,-- indien er sprake is van meer dan 5 klachten per kalenderkwartaal. 8.4 Tijdige managementrapportages: Indien Opdrachtnemer de overeengekomen specificaties (zie Bijlage 10 bij Aanbestedingsdocument) met betrekking tot het tijdig verstrekken van managementrapportages niet conform specificaties uitvoert kan dit leiden tot een onmiddellijk opeisbare boete van 500,-- per niet-correct geleverde rapportage. 8.5 Kwaliteit managementrapportages: Indien Opdrachtnemer de overeengekomen specificaties (zie Bijlage 10 bij Aanbestedingsdocument) met betrekking tot de kwaliteit (inhoud etc) van de managementrapportages niet conform specificaties uitvoert kan dit leiden tot een onmiddellijk opeisbare boete van 500,-- per niet-correct geleverde rapportage. 8.6 Correcte facturen: Indien Opdrachtnemer de overeengekomen specificaties (zie Bijlage 10 bij Aanbestedingsdocument) met betrekking tot het wegen van Afvalstromen niet conform eisen uitvoert, hetgeen wordt bevestigd door de verklaring van de externe accountant, die op kosten van Opdrachtnemer zal worden ingezet, zal bij de eerste overtreding een waarschuwing volgen en dient Opdrachtnemer een verbeterplan in te dienen. Bij de tweede overtreding is Opdrachtnemer een boete verschuldigd van 5% van de totale omzet van de periode waarover de controle van de externe accountantsdienst heeft plaatsgevonden. (uitgangspunt daarbij is 6 maanden). Bij een derde overtreding heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te ontbinden. 8.7 Geheimhoudingsverplichting: Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen die ingevolge artikel 13 van de ARVODI-2014 op hem en zijn Personeel rusten, is 6

7 Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een boete verschuldigd van ,-- per gebeurtenis. 9. Integriteitsverklaring Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Opdrachtgever en Deelnemer generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten. 10. Slotbepaling 10.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Den Haag, [datum], De Minister van Economische Zaken namens deze, en in opdracht van <<naam en functie rechtsgeldig bevoegde medewerker van het betreffende dienstonderdeel>> en van <<naam en functie rechtsgeldig bevoegde medewerker van het betreffende dienstonderdeel>>, etc. <<naam>> Afdelingsmanager Inkoop Uitvoering Centrum EZ En [winnaar] Functie Bijlage(n): X 7

8 Bijlage 1 ARVODI-2014 (Reeds in bezit bij partijen) Bijlage 2 Programma van Eisen Afvalverwerking d.d. 15 juni 2015 Bijlage 3 Inschrijving van [winnaar] d.d. [datum] 8