Verhuisfolder Groep Gent. Verhuizen naar een nieuwe werkplek: hoe pak je het aan? Van opruimen, inpakken tot uitpakken!

Transcriptie

1 Verhuisfolder Groep Gent Verhuizen naar een nieuwe werkplek: hoe pak je het aan? Van opruimen, inpakken tot uitpakken! 1

2 Inhoudstafel Inleiding van het document Invulfiche... 4 Wie zijn de aanspreekpunten voor de verhuisdag?... 4 Wat zijn de verhuisacties voor onze dienst/ons departement De opruimdag Archiveren en vernietiging vertrouwelijke documenten De inpakdag... 8 Verhuisdozen (60 x 30 x H40) :... 8 Boekendozen (40 x 30 x H30): dag voor de verhuis D-day: Dé verhuisdag Na de verhuis: uitpakken Communicatie

3 Inleiding van het document Beste collega, Verhuizen het blijft een avontuur! Bent je iemand die een verhuisdatum met argusogen ziet naderen? Of kan je niet snel genoeg op jouw nieuwe werkplek aan de slag? Blijft u in alle omstandigheden positief en besluit je er hoedanook het beste van te maken? In alle gevallen zal deze folder jou een houvast bieden in de komende tijd. Feit is: verhuizen zet heel wat in gang in een organisatie, en heus niet alleen bij de stoere binken en dames van de verhuisploeg Deze folder reikt je al heel wat informatie aan, om uw volgende verhuizing zo vlot mogelijk te laten verlopen. Heb je vragen, bemerkingen, verzuchtingen, complimentjes, wensen? Spreek dan zeker eerst de contactpersoon verhuizing van uw dienst aan. Wie dat is, vindt u op het invulfiche vooraan in deze folder. Wij kunnen er alleen maar van bijleren en de collega s bij een volgende verhuizing nog beter helpen. Alvast bedankt! Vriendelijke groeten, De Verhuiscoördinatoren Departement Facility Management Dienst Vastgoedbeheer Cel Strategisch Vastgoedbeheer 3

4 1. Invulfiche 1.1. Wie zijn de aanspreekpunten voor de verhuisdag? Contacteer eerst: Je verhuiscontactpersoon van je dienst Vul in: naam / Maarten Boes maarten.boes@stad.gent telefoonnummer De verhuiscoördinator van Dienst Vastgoedbeheer Christian Vidts christian.vidts@stad.gent De FM coördinator van je departement De communicatie-coördinator van je Departement De ambassadeur(s) flexwerken van je dienst Suzy Van Hoorde suzy.vanhoorde@stad.gent Tom Broeks tom.broeks@stad.gent Wat zijn de verhuisacties voor onze dienst/ons departement Dienst Verhuisdatum Van gebouw x Naar gebouw y Dienst Communicatie 12/01/2017 E-gebouw Hofstraat +3 Bouwdeel F E-gebouw Rooseveltlaan +3 Bouwdeel D 4

5 2. De opruimdag Check Plan een opruimdag Stuur een vergaderverzoek voor de opruimdag naar iedereen die verhuist. Maak afspraken met de collega s van het economaat voor de stockering van herbruikbaar kantoormateriaal. Maak afspraken met de verantwoordelijke voor de levering van archiefdozen en voor het archivering van dossiers. Zie ook informatie punt 3 Archiveren en vernietiging vertrouwelijke documenten. Zie ook de circulaires: V Archiefdozen bestellen V Boekhoudkundige documenten archiveren Maak afspraken met de verantwoordelijke afvalverwerking voor het afvoeren van dossiers en bureaumateriaal, die niet bewaard moeten blijven. Maak afspraken met de verhuiscoördinator voor het aanleveren van de verhuisdozen, kleefband, etiketten, labels, Hou een opruimdag Trek kleren aan die stoffig mogen worden. Schoon je dossiers op. De richtlijnen over wat wel en niet bewaard en gearchiveerd hoeft te worden, spreek je af met je leidinggevende. Welk kantoormateriaal Ringmappen, fichebakken, nietjesmachines en ander kantoormateriaal dat herbruikbaar is. bezorg je na het opruimen aan het economaat? Twijfel je of het materiaal echt nog in een goede staat is? Stel jezelf dan de vraag: Zou ik het materiaal zelf nog gebruiken? Oude toners Welk kantoormateriaal mag in de afvalcontainers? Wat doe je met oud kantoormateriaal, elektrische apparaten en brandbaar materiaal? Al het materiaal dat niet herbruikbaar is, sorteer je zelf in de afvalcontainers. Er zijn containers voor restafval (zwart), papier (blauw), glas (oranje) en PMD. Oud kantoormateriaal, elektrische apparaten en brandbaar materiaal wordt apart verzameld. 5

6 3. Archiveren en vernietiging vertrouwelijke documenten Een verhuis is het moment om grote schoonmaak te houden in je documenten. Overdracht naar het Archief verloopt via het secretariaat van je dienst. Met deze handige tips bespaar je al wat tijd. Wat neem ik zeker mee? Wat gooi ik zeker weg? Wat geef ik door aan het Archief? Wat geef ik door aan het secretariaat? Wat neem ik mee naar huis? Vernietiging vertrouwelijke documenten Cursussen en documentatie die nuttig zijn voor je werkzaamheden. Agenda van dit jaar Dossiers van projecten waar je nog aan bezig bent. Oude agenda s Documenten die op een andere plaats ( al dan niet digitaal) bewaard worden zoals verslagen van overlegmomenten ( teamoverleg, toewijsvergadering) Cursussen van vormingen die niet meer relevant zijn Afgedrukte mails Kladdocumenten Afgesloten dossiers rond projecten die niet digitaal beschikbaar zijn Documenten en dossiers die te maken hebben met je taken die niet digitaal beschikbaar zijn Dossiers van vormingen die je zelf hebt gegeven en die niet digitaal beschikbaar zijn Fotomateriaal dat een goed beeld geeft van een activiteit of van de werking Gadgets van het OCMW of objecten met een speciale waarde voor het OCMW Gent Boeken en tijdschriften die niet meer gebruikt worden op de dienst Losse documenten die thuishoren in een dossier dat niet ( meer) bij jou ligt. Loonbrieven Documenten in verband met je functioneren ( bvb evaluaties, verslagen van functioneringsgesprekken) Het ophalen van documenten of gegevensdragers ( diskettes, cd-roms) van vertrouwelijke aard, die door dit specifiek karakter een gegarandeerde en vertrouwelijke vernietiging vereisen. Check 6

7 Hoe vernietiging vertrouwelijke documenten aanvragen? Aanvraag: Eerst contact opnemen met Stadsarchief Stad Gent De Zwarte Doos ( ) of Archief OCMW Gent (09/ ) om melding te doen van wat je wil laten vernietigen. De Zwarte Doos zal beslissen of de documenten ofwel vernietigd mogen worden ofwel gearchiveerd moeten worden. Nadat het Archief je per mail bevestigd heeft dat de documenten vernietigd mogen worden, kan je je aanvraag bij Dienst Service en Logistiek doen voor de ophaling van de documenten. De 'mail met akkoord' dient ook meteen naar doorgestuurd te worden. Na goedkeuring door De Zwarte Doos dien je de aanvraag voor Dienst Service en Logistiek als volgt in: o Iemand van je dienst/departement (de FM-contactpersoon of FMcoördinator) die rechten heeft op FM Intake Werkorders. o Bij het invullen van de melding "Vernietiging vertrouwelijke documenten" geef je onderstaande zaken mee: - aantal dozen. - specifieke plaats (in gebouw) waar de dozen bewaard worden. - naam en telefoonnummer van verantwoordelijke. Dienst Service en Logistiek neemt contact op met klant om een afspraak te maken. Bij afhaling dient de verantwoordelijke aanwezig te zijn en wordt het volgende uitgevoerd: - op elke doos wordt een genummerde klever aangebracht. - de nummer(s) worden op de opdracht bijgeschreven. - de opdracht wordt zowel door verantwoordelijke als vervoerder ondertekend. Bij vernietiging in de brandoven zijn twee getuigen aanwezig die een verklaring van vernietiging met vermelding van de nummer(s) opstellen. De klant ontvangt een gescand exemplaar van de verklaring van vernietiging. Hulp nodig? Met vragen kan je terecht bij: Het secretariaat van je dienst Stadsarchief Zwarte Doos ( ) Archief OCMW Gent Tom Haeck ( ) Archief Stad Gent Dulle-Grietlaan 12, 9050 Gentbrugge Archief OCMW Gent Neermeerskaai 1b, 9000 Gent 7

8 4. De inpakdag De verhuis- en archiefdozen worden 3 weken vooraf geleverd bij het secretariaat van de dienst. Gemiddeld worden er 10 dozen per medewerker gerekend. Heb je verhuisdozen te kort, vraag dan tijdig aan jouw verhuiscoördinator om er bij te bestellen. - Iedereen pakt zijn eigen verhuisdozen in. Je schrijft niets op de dozen zelf maar gebruikt de voorziene stickers. Stickers bevestig je op de zijkant van de doos. - Archiefdozen worden niet ingepakt in verhuisdozen: deze mag je groeperen en ook duidelijk labelen en de bestemming aanduiden. - Het afdelingshoofd bepaalt wie de gezamenlijke documenten en het slapend archief inpakt en labelt. Verhuisdozen (60 x 30 x H40) : Gewicht!! : niet te zwaar vullen (je moet de doos zelf kunnen tillen) Stevig dichtkleven = 3 kleefbanden onder en boven (2 dwars + 1 in lengte) De bovenkant is de kant waar de handvaten langs de zijkant bovenaan zijn. De kleefetiketten met referentie onder handvatopening (zijkant) aanbrengen (niet op bovenzijde!!) Boekendozen (40 x 30 x H30): Voor het inpakken van compacte boeken of cursussen. (interessant voor gewicht en stapelbaarheid) kunnen apart besteld worden. Belangrijk: De verhuizers nemen enkel het materiaal mee dat op de lijst staat en is gelabeld. De verhuizers nemen alle afgesloten, gelabelde en dichtgekleefde dozen mee. Alle te verplaatsen meubelen moeten volledig leeggemaakt zijn: Indien mogelijk op slot doen en de sleutel met plakband op de voorzijde kleven. 8

9 Fix en label je verhuisdoos STAP 1: Doos plooien De bovenkant is de kant waar de handvaten langs de zijkant bovenaan zijn STAP 2: kleefbanden onder: 1 in lengte) STAP 3: kleefbanden onder: 2 dwars STAP 4: 1 kleefband boven in de lengte STAP 5: etiket op de korte zijde 9

10 TIP: Verhuisdozen correct labelen Je schrijft niets op de dozen zelf maar gebruikt de voorziene stickers. Stickers bevestig je op de korte zijkant van de doos. jouw initialen voornaam en naam Verdieping op jouw toekomstige werkplek Kastnummer op jouw toekomstige werkplek Kastnummer en bureaunummer worden overgemaakt door jouw verhuiscoördinator. Dozen bestemd voor het archief/kelder: Archief/kelder lokaal en verdiep van het archief eventueel naam van de verantwoordelijke van het archief Dozen met specifieke bestemming, las er geen kast of bureaunr. Is bvb. keuken: Keuken Verdieping Dozen waarin materiaal zit die je niet meer nodig hebt, labelen met: FM Je mag natuurlijk ook voor jezelf opschrijven wat er in de doos zit op een blad in de doos zelf. 10

11 5. 1 dag voor de verhuis Hoelang kan ik nog werken aan mijn bureau? Alle verhuisdozen zijn ingepakt. Kasten moeten volledig leeg zijn. Na 12u: Alle vaste pc s worden afgesloten vanaf uur door digipolis. Digipolis pakt de schermen in. Laptop, muis en toetsenbord zelf mee verhuizen. 6. D-day: Dé verhuisdag Kom ik werken op de verhuisdag? Hoe laat wordt er verhuisd? Wanneer kan ik naar mijn nieuwe werkplek? Wat met inkomende telefoons? Wat met mijn sleutel? Wat met mijn parkeerkaart? Maak afspraken met je leidinggevend welk werk je op de verhuisdag kan doen. Je kan telewerken of vergaderingen plannen buitenshuis. Hou er rekening mee dat je werk vertraging zal oplopen. Op de verhuisdag beginnen de verhuizers om 9:00 uur met hun werk op de oude locatie. In de meeste gevallen is de inboedel tegen uur op de nieuwe locatie. Soms kan een extra dag noodzakelijk zijn. Om de verhuizers optimaal hun werk te laten doen, ga je best pas ten vroegste na uur naar je nieuwe werkplek. Digipolis sluit de schermen aan om uur Op de oude en nieuwe locatie zal een collega aanwezig zijn om uw vragen te beantwoorden. Op de verhuisdag moet een telefoonpermanentie worden georganiseerd. Schakel je telefoon door naar jouw gsm. Maak afspraken over de telefoonpermanentie. Dat kan via een algemeen onthaalnummer van je departement of via Gentinfo. Neem daarvoor tijdig contact op met Gentinfo. Je sleutel van de oude locatie geef je af aan de Personeelsadministratie vóór je uit het gebouw vertrekt. Je tekent voor teruggave. Wie een parkeerplaats heeft gevraagd in de nieuwe parking zal een speciale parkeerkaart krijgen. Het parkeerbedrijf zal verwittigen waar en wanneer die afgehaald mag worden. De parkeerkaart van de oude locatie geef je op dat moment af. 11

12 7. Na de verhuis: uitpakken Wat met mijn telefoon? Op elke flexwerkplek zal een telefoon staan. Telefoontoestellen zullen werken via het principe VoIP = Voice over IP. Je behoudt je huidig telefoonnummer of je krijgt een nieuw telefoonnummer in de nieuwe locatie. De telefoongroepen worden aangevraagd. Digipolis voorziet opleidingen voor de medewerkers. MFK Op alle verdiepingen is een printzone voorzien waar één grote multifunctional (MFK) staat. Prikborden, posters Interieurgids en co Breng in kaart wat er waar moet opgehangen worden. Prikklokken (verschilt Je vindt een prikklok op het gelijkvloers aan het onthaal per locatie) Op verplaatsing kan je in elk stadsgebouw, waar Xtremis in gebruik is, geprikt worden. Onthaal Het onthaal op het gelijkvloers. Wat doe ik met de lege verhuisdozen? Alle verhuisdozen platdrukken en verzamelen. Maak een werkorder op voor FM verhuizingen of geef een seintje aan jouw verhuiscoördinator 12

13 8. Communicatie De mate waarin gecommuniceerd wordt, kan sterk afhangen van de belangrijkheid van de verhuis. De Dienst Communicatie Afdeling Interne Communicatie helpt je hier graag bij. Laat de communicatie-coördinator van jouw departement minstens één maand op voorhand een afspraak maken. Vink alvast onderstaande acties aan die je denkt nodig te hebben: Een extra toevoeging in de mailhandtekening Een persbericht te mailen aan de persdienst Een artikel in Gent&Co Een bericht in de facebookaccounts ( Dienst Communicatie) Een bericht in de Streekkrant ( Dienst Communicatie) banner (Dienst Communicatie). Mailing of brief naar het klantenbestand. Infobord met nieuwe locatie ophangen op de oude locatie. Openingsreceptie op de nieuwe locatie. Dienstvergadering of specifieke vergadering organiseren. Uithangen van de plannen van de nieuwe locatie. Vergeet niet je Outlook-handtekening en het drukwerk van je dienst aan te passen aan het nieuwe adres. Een intranetbericht over jullie moeilijke bereikbaarheid tijdens jullie verhuis hoeven jullie niet meer aan te vinken. Daar zorgt FM wel voor. De verhuiscoördinator van FM vraagt de Dienst Communicatie Afdeling interne communicatie (interne.communicatie@stad.gent) om een intranetbericht te publiceren dat jullie al dan niet bereikbaar zijn op de verhuisdag. Geef hem wel de juiste informatie door. 13