Verhuisfolder Groep Gent. Verhuizen naar een nieuwe werkplek: hoe pak je het aan? Van opruimen, inpakken tot uitpakken!

Transcriptie

1 Verhuisfolder Groep Gent Verhuizen naar een nieuwe werkplek: hoe pak je het aan? Van opruimen, inpakken tot uitpakken! 1

2 Inhoudstafel Inleiding Invulfiche... 4 Wie zijn je aanspreekpunten voor de verhuisdag? Wat zijn de verhuisacties voor jouw dienst of departement?... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. De opruimdag Archiveren of vernietigen van (vertrouwelijke) documenten De inpakdag Verhuisdozen (60 x 30 x H40) Boekendozen (40 x 30 x H30) De dag voor de verhuis D-day: Dé verhuisdag Na de verhuis: uitpakken Communicatie

3 Inleiding Beste collega, Verhuizen het blijft een avontuur! Ben je iemand die een verhuisdatum met argusogen ziet naderen? Of kun je niet snel genoeg op jouw nieuwe werkplek aan de slag? Blijf je in alle omstandigheden positief en besluit je er hoe dan ook het beste van te maken? Het is een feit dat verhuizen heel wat in gang zet binnen een organisatie, en heus niet alleen bij de stoere binken en dames van de verhuisploeg Deze folder zal jou een houvast bieden tijdens de verhuisperiode. Hij geeft je heel wat praktische informatie om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. Heb je vragen, bemerkingen, verzuchtingen, complimentjes, wensen? Spreek dan zeker eerst de contactpersoon verhuizing van jouw dienst aan. Wie dat is, vind je op de invulfiche op pagina 4. Wij kunnen er zeker van bijleren en de collega s bij een volgende verhuizing nog beter helpen. Alvast bedankt! Vriendelijke groeten, De Verhuiscoördinatoren Departement Facility Management Dienst Vastgoedbeheer Cel Strategisch Vastgoedbeheer 3

4 1. Invulfiche 1.1. Wie zijn je aanspreekpunten voor de verhuisdag? Contacteer eerst: Je verhuiscontactpersoon van je dienst Vul in: naam / Nadine De Potter nadine.depotter@stad.gent telefoonnummer / De verhuiscoördinator van Dienst Vastgoedbeheer De FM coördinator van je departement Christian Vidts christian.vidts@stad.gent Nadine De Potter nadine.depotter@stad.gent / De communicatiecoördinator van je Departement De ambassadeurs Wijs Werken in het departement zijn: Julie Sergeant julie.sergeant@stad.gent Nikolaas Vanheule (Ocmw) Michèle Van Damme (Ocmw) Caroline Van den Bossche (Stad) Morgane Bruyneel (Stad) Siki Günay-Gül (Ocmw) Sarah Martens (Stad) Carine Lason (Stad) Christine Plasschaert (Stad) Marianne Diakhite (Ocmw) Winni Schouppe (Ocmw) Eveline Kolmus (Ocmw) Katja Deman (Stad) Nadine De Potter (Stad) Wat zijn de verhuisacties voor onze dienst/ons departement Dienst Verhuisdatum Van gebouw x Naar gebouw y Financiën 02/02/2017 Roosevelt +2 Roosevelt +6 Financiën 15/03/2017 Roosevelt +1 Roosevelt +5 Financiën 22/03/2017 Roosevelt +0 Roosevelt +4 4

5 2. De opruimdag Check Plan een opruimdag Stuur een vergaderverzoek voor de opruimdag naar iedereen die verhuist. Maak afspraken met de collega s van het economaat voor de stockering van herbruikbaar kantoormateriaal. Maak afspraken met de verantwoordelijke voor de levering van archiefdozen en voor de archivering van dossiers. Lees ook de informatie onder punt 3 Archiveren of vernietigen van (vertrouwelijke) documenten. Raadpleeg de Stadsbrede richtlijn Archiveren boekhoudkundige documenten. Maak afspraken met de verantwoordelijke van de afvalverwerking, voor het afvoeren van dossiers en bureaumateriaal die niet bewaard moeten blijven. Maak afspraken met de verhuiscoördinator voor het aanleveren van de verhuisdozen, kleefband, etiketten, labels, Hou een opruimdag Trek kleren aan die stoffig mogen worden. Schoon je dossiers op. Spreek met je leidinggevende af wat je bewaart, archiveert of weg doet. Welk kantoormateriaal bezorg je na het opruimen aan het economaat? Welk kantoormateriaal mag in de afvalcontainers? Wat doe je met oud kantoormateriaal, elektrische apparaten en brandbaar materiaal? Ringmappen, fichebakken, nietjesmachines en ander kantoormateriaal dat herbruikbaar is. Twijfel je of het materiaal nog in een goede staat is? Stel jezelf dan de vraag: Zou ik het materiaal zelf nog gebruiken? Oude toners. Al het materiaal dat niet herbruikbaar is, sorteer je zelf in de afvalcontainers. Er zijn containers voor restafval (zwart), papier (blauw), glas (oranje) en PMD. Oud kantoormateriaal, elektrische apparaten en brandbaar materiaal verzamel je apart. 5

6 3. Archiveren of vernietigen van (vertrouwelijke) documenten Een verhuis is het ideale moment om grote schoonmaak te houden in je documenten. Overdracht naar het Archief verloopt via het secretariaat van je dienst. Met deze handige tips bespaar je heel wat tijd: Wat neem ik zeker mee? Cursussen en documentatie die nuttig zijn voor je werkzaamheden. Agenda van dit jaar. Dossiers van projecten waar je nog aan bezig bent. Check Wat gooi ik zeker weg? Oude agenda s. Documenten die op een andere plaats (al dan niet digitaal) bewaard worden, zoals verslagen van overlegmomenten (teamoverleg, toewijsvergadering). Cursussen van vormingen die niet meer relevant zijn. Afgedrukte s. Kladdocumenten. Wat geef ik door aan het Archief? Afgesloten dossiers rond projecten die niet digitaal beschikbaar zijn. Documenten en dossiers die te maken hebben met je taken die niet digitaal beschikbaar zijn. Dossiers van vormingen die je zelf hebt gegeven en die niet digitaal beschikbaar zijn. Fotomateriaal dat een goed beeld geeft van een activiteit of van de werking. Gadgets van het OCMW Gent of objecten met een speciale waarde voor het OCMW Gent. Boeken en tijdschriften die niet meer gebruikt worden op de dienst. Wat geef ik door aan het secretariaat? Losse documenten die thuishoren in een dossier dat niet (meer) bij jou ligt. Wat neem ik mee naar huis? Loonbrieven. Documenten in verband met je functioneren ( bv. evaluaties, verslagen van functioneringsgesprekken). Vernietiging van vertrouwelijke documenten Het gaat hier over documenten of gegevensdragers (diskettes, cd-roms) van vertrouwelijke aard, die door hun specifiek karakter een gegarandeerde en vertrouwelijke vernietiging vereisen. 6

7 Hoe vraag ik een vernietiging van vertrouwelijke documenten aan? Neem eerst contact op met het Stadsarchief van de Stad Gent (De Zwarte Doos, ) of het Archief van het OCMW Gent ( ). Vertel hen wat je wilt laten vernietigen. De Zwarte Doos zal beslissen of de documenten ofwel vernietigd mogen worden ofwel gearchiveerd moeten worden. Het Archief bevestigt je per dat de documenten al dan niet vernietigd mogen worden. Stuur deze bevestigingsmail naar Nadien doe je een aanvraag bij de Dienst Service en Logistiek om de documenten op te halen. Dat doe je als volgt: o o Diegene die binnen jouw dienst of departement rechten heeft op FM Intake Werkorders (de FM contactpersoon of FM coördinator) vult de melding Vernietiging vertrouwelijke documenten in. Geef onderstaande zaken mee: - aantal dozen. - specifieke plaats (in het gebouw) waar de dozen bewaard worden. - naam en telefoonnummer van de verantwoordelijke. De Dienst Service en Logistiek neemt contact met je op om een afspraak te maken. Bij de afhaling van de documenten moet jij, als verantwoordelijke, aanwezig zijn en wordt het volgende uitgevoerd: - op elke doos wordt een genummerde klever aangebracht. - de nummer(s) worden op de opdracht bijgeschreven. - zowel jij als de vervoerder ondertekenen de opdracht. Bij vernietiging in de brandoven zijn twee getuigen aanwezig die een verklaring van vernietiging met vermelding van de nummer(s) opstellen. Je ontvangt een gescand exemplaar van de verklaring van vernietiging. Hulp nodig? Met vragen kun je terecht bij: het secretariaat van je dienst Stadsarchief Zwarte Doos ( ) Archief OCMW Gent, Tom Haeck ( ) Archief Stad Gent Dulle-Grietlaan 12, 9050 Gentbrugge Archief OCMW Gent Neermeerskaai 1b, 9000 Gent 7

8 4. De inpakdag De verhuis- en archiefdozen worden drie weken vooraf geleverd bij het secretariaat van je dienst. Gemiddeld rekenen we tien dozen per medewerker. Heb je verhuisdozen te kort? Vraag dan tijdig aan jouw verhuiscoördinator om er bij te bestellen. Enkele afspraken: Iedereen pakt zijn eigen verhuisdozen in. Je schrijft niets op de dozen zelf maar gebruikt de voorziene stickers. Stickers bevestig je op de (smalle) zijkant van de doos. Archiefdozen worden niet ingepakt in verhuisdozen: deze mag je groeperen en ook duidelijk labelen en de bestemming aanduiden. Het afdelingshoofd bepaalt wie de gezamenlijke documenten en het slapend archief inpakt en labelt. 4.1 Verhuisdozen (60 x 30 x H40) Let op het gewicht!! : vul de dozen niet te zwaar (je moet de doos zelf kunnen tillen). Kleef ze stevig dicht: 3 kleefbanden onder en boven (2 dwars + 1 in de lengte). De bovenkant is de kant waar de handvaten langs de zijkant bovenaan zijn. De kleefetiketten met de referentie breng je onder de handvatopening ( aan de smalle zijkant van de doos) aan (en dus niet op de bovenzijde). Zie ook de instructies op de volgende pagina. 4.2 Boekendozen (40 x 30 x H30) Deze dozen zijn bedoeld voor het inpakken van compacte boeken of cursussen (interessant voor gewicht en stapelbaarheid). Ze kunnen apart besteld worden. Belangrijk: De verhuizers nemen enkel het materiaal mee dat op de lijst staat en gelabeld is. De verhuizers nemen alle afgesloten, gelabelde en dichtgekleefde dozen mee. Alle te verplaatsen meubelen moeten volledig leeggemaakt zijn. Indien mogelijk, doe je ze op slot en kleef de sleutel met plakband op de voorzijde. 8

9 Fix en label je verhuisdoos STAP 1: Plooi je doos. De bovenkant is de kant waar de handvaten langs de zijkant bovenaan zitten. STAP 2: Breng de kleefband onderaan aan: 1 in de lengte. STAP 3: Breng de kleefbanden onderaan aan: 2 dwars. STAP 4: Breng de kleefband bovenaan aan: 1 in de lengte. STAP 5: Kleef het gelabelde etiket op de korte zijde. 9

10 TIP: je verhuisdozen correct labelen. Schrijf niets op de dozen zelf maar gebruik de voorziene stickers. Stickers bevestig je op de korte zijkant van de doos. Je vermeldt: jouw initialen: voornaam en naam, de verdieping van je toekomstige werkplek, het kastnummer op je toekomstige werkplek. Vraag het kastnummer en bureaunummer aan je verhuiscontactpersoon of verhuiscoördinator. Dozen bestemd voor het archief/kelder: je vermeldt: archief/kelder, het lokaal en het verdiep van het archief, eventueel de naam van de verantwoordelijke van het archief. Dozen met een specifieke bestemming, als er geen kast of bureaunummer is (bv. keuken): je vermeldt: keuken, de verdieping. Dozen waarin materiaal zit die je niet meer nodig hebt, label je met: FM Je mag natuurlijk voor jezelf opschrijven wat er in de doos zit en op een blad in de doos zelf steken. 10

11 5. De dag voor de verhuis Hoelang kan ik nog werken aan mijn bureau? Alle verhuisdozen zijn ingepakt. Kasten moeten volledig leeg zijn. Alle vaste pc s worden vanaf 13 uur afgesloten door Digipolis. Digipolis pakt de schermen in. Je laptop, muis en toetsenbord verhuis je zelf mee. 6. D-day: Dé verhuisdag Kom ik werken op de verhuisdag? Hoe laat wordt er verhuisd? Wanneer kan ik naar mijn nieuwe werkplek? Wat met inkomende telefoons? Wat met mijn sleutel? Wat met mijn parkeerkaart? Maak afspraken met je leidinggevende welk werk je op de verhuisdag kunt doen. Je kunt telewerken of vergaderingen plannen buitenshuis. Hou er rekening mee dat je werk vertraging zal oplopen. Op de verhuisdag beginnen de verhuizers om 9 uur met hun werk op de oude locatie. In de meeste gevallen is de inboedel tegen 17 uur op de nieuwe locatie. Soms is een extra dag noodzakelijk. Om de verhuizers optimaal hun werk te laten doen, ga je best pas ten vroegste na 14 uur naar je nieuwe werkplek. Digipolis sluit de schermen aan om 14 uur. Op de oude en nieuwe locatie zal een collega aanwezig zijn om op je vragen te antwoorden. Schakel je vaste telefoon door naar jouw gsm. Op de verhuisdag zorg je voor een telefoonpermanentie. Maak daarover concrete afspraken. De permanentie kan verlopen via een algemeen onthaalnummer van je departement of via Gentinfo. Neem daarvoor tijdig contact op met Gentinfo. Je sleutel van de oude locatie geef je af aan de Personeelsadministratie. Doe dat voor je uit het gebouw vertrekt. Je tekent voor teruggave. Wie een parkeerplaats heeft gevraagd in de nieuwe parking krijgt een speciale parkeerkaart. Het parkeerbedrijf verwittigt je waar en wanneer je die kunt afhalen. De parkeerkaart van de oude locatie geef je op dat moment af. 11

12 7. Na de verhuis: uitpakken Wat met mijn telefoon? Op elke flexwerkplek zal een telefoon staan. Telefoontoestellen zullen werken via het principe VoIP = Voice over IP. Je behoudt je huidig telefoonnummer of je krijgt een nieuw telefoonnummer op de nieuwe locatie. De telefoongroepen worden aangevraagd. Digipolis voorziet opleidingen voor alle medewerkers. MFK Op alle verdiepingen is een printzone voorzien waar een grote multifunctional (MFK) staat. Prikborden, posters en co Prikklokken (verschilt per locatie) Bekijk de interieurgids. Breng in kaart wat er waar moet opgehangen worden. Je vindt een prikklok op het gelijkvloers aan het onthaal. Op verplaatsing kun je in elk stadsgebouw, waar Xtremis in gebruik is, prikken. Onthaal Het onthaal bevindt zich op het gelijkvloers. Wat doe ik met de lege verhuisdozen? Druk alle verhuisdozen plat en verzamel ze. Maak een werkorder op voor FM verhuizingen of geef een seintje aan jouw verhuiscoördinator. Zij zorgen ervoor dat de dozen worden opgehaald. 12

13 8. Communicatie De mate waarin je communiceert, hangt sterk af van de belangrijkheid van de verhuis. De Dienst Communicatie Afdeling Interne Communicatie helpt je hier graag bij. Laat de Communicatiecoördinator van jouw departement minstens één maand op voorhand een afspraak met hen maken. Vink alvast onderstaande acties aan die je denkt nodig te hebben: Een extra toevoeging in de handtekening. Een persbericht. Een artikel in Gent&co. Een bericht via de facebookaccounts. Een bericht in de Streekkrant. Een banner. Een mailing of brief naar het klantenbestand. Een infobord met vermelding van de nieuwe locatie ophangen op de oude locatie. Een openingsreceptie op de nieuwe locatie. Een dienstvergadering of specifieke vergadering organiseren. Het uithangen van de plannen van de nieuwe locatie. Een intranetbericht over jullie moeilijke bereikbaarheid tijdens jullie verhuis hoeven jullie niet meer aan te vinken. Daar zorgt FM wel voor. De verhuiscoördinator van FM vraagt de Dienst Communicatie Afdeling interne communicatie om een intranetbericht te publiceren dat jullie al dan niet bereikbaar zijn op de verhuisdag. Geef hem wel de juiste informatie door. Pas zeker je Outlook-handtekening en het drukwerk van je dienst aan. Vermeld overal je nieuwe werkadres. We wensen jou en je collega s alvast veel succes op jullie nieuwe locatie. 13