Kennis ontmoet kunde de SCOPE Know Your Customer Cloud oplossing

Transcriptie

1 Kennis ontmoet kunde de SCOPE Know Your Customer Cloud oplossing

2 Samenvatting Op 18 mei 2017 presenteerde SCOPE marketing technology b.v. een totaaloplossing voor de Know Your Customer (KYC) inventarisatie voor vermogensbeheerders. Deze oplossing, die tevens de risicobereidheid van een cliënt helpt vaststellen, gaat uit van acht basisbeginselen. De oplossing stelt klanten en adviseurs van vermogensbeheerders in staat om op een gebruiksvriendelijke, efficiënte en veilige manier informatie uit te wisselen en daarnaast de risicobereidheid vast te stellen. De SCOPE KYC Cloud oplossing is een Software-As-A- Service-product en het resultaat van een co-creatietraject met juridisch experts, vermogensbeheerders en erkende experts op het gebied van klantkennis, klantinventarisatie, scenarioberekeningen en experts op het gebied van User Interface ontwerpen.

3 De spelers SCOPE marketing technology (hierna SMT) bestaat sinds De achtergrond van SMT is het ontwikkelen, aanbieden en implementeren van CRM-software. SMT is sterk in datakwaliteit, expert in CRM-software én thuis in de bancaire wereld. Het ontwikkelen van de Know Your Customer oplossing is dan ook een natuurlijke, logische stap voor SMT. Doelstelling was het ontwikkelen van een lean, mean en efficiënte oplossing die betaalbaar is voor kleine en grote vermogensbeheerders. SMT beschikt over de kennis en kunde om software te ontwikkelen maar niet over de benodigde van de juridische aspecten van de SCOPE KYC Cloud oplossing. Bart Lisseveld van AMCET levert de benodigde rekenkracht voor de Monte- Carlosimulaties. Esther Waal, directeur van Advies- Check, heeft veel ervaring met ICT-projecten in de financiële dienstverlening. Peter Schäfer, directeur vermogensbeheer en advies bij Wijs & van Oostveen, voegt in diverse rollen veel toe aan de Know Your Customer oplossing en Marko Calasan van KCP is betrokken vanwege zijn expertise op het gebied van klantinventarisatie. Diverse medewerkers van SMT maken deel uit van de expertgroep om de collectieve kennis te vertalen naar een werkbaar product. Know Your Customer kennis. Om deze reden is er gekozen voor een co-creatietraject met experts op juridisch gebied, in vermogensbeheer, customer boarding, scenarioberekeningen en User Interface, en uiteraard analisten en programmeurs. Noëlle Wijnstekers, partner bij Hart Advocaten, is de juridisch expert. Hart Advocaten is ook in de toekomst de partner van SMT voor de toetsing

4 De oude situatie De wens / de uitdaging Het gevolg van het ontbreken van een eenduidige oplossing voor het Know Your Customer proces bij vermogensbeheerders, is dat elke vermogensbeheerder het proces en de inhoudelijke details naar eigen goeddunken interpreteert en vormgeeft. En dat kan - uiteraard onbedoeld - resulteren in boetes van de autoriteiten omdat de vermogensbeheerder niet voldoet aan de wet- en regelgeving. Een terugkerend onderdeel bij de implementatie van SCOPE s CRM-software voor vermogensbeheerders was het opstellen van het klantunieke digitale formulier voor het customer boarding proces. Het betekende voor de professionals van SMT bij elke klant opnieuw het wiel te moeten uitvinden, terwijl dit onderdeel van de customer journey tamelijk gelijksoortig is binnen de financiële sector. Ook vermogensbeheerders maakten duidelijk dat er behoefte was aan een eenduidige oplossing voor de gehele Nederlandse markt. Steven Sarphatie, directeur van Wijs & van Oostveen Vermogensbeheer, zei tegen SMT: Het zou zo mooi zijn als er een partij zou opstaan die een generieke marktstandaard voor Know Your Customer ontwikkelt welke voldoet aan de weten regelgeving. Dit was het startschot voor de ontwikkeling van de Know Your Customer oplossing

5 De rol van wet- en regelgeving De algemene trend is dat er steeds meer wordt gevraagd van vermogensbeheerders om compliant te zijn met weten regelgeving. Een voorbeeld hiervan is de introductie van MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive, de Europese beleggingsrichtlijn) in januari Deze zal leiden tot toenemende druk op het businessmodel van vermogensbeheerders, omdat compliant zijn met de wet- en regelgeving veel tijd, geld en inzet kost. SMT werkt samen met Hart Advocaten inzake het voldoen aan de inventarisatie-eisen die worden gesteld in de MiFID II. Ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels de General Data Protection Regulation, GDPR) die per 25 mei 2018 van kracht zal zijn, zal leiden tot toenemende druk. De huidige richtlijn met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens is geïmplementeerd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Know Your Customer oplossing voldoet aan verschillende eisen van de AVG. Voorbeelden hiervan zijn het tweezijdig gebruik van de informatie (transparantie en juistheid). De juistheid wordt gegarandeerd omdat de klant de mogelijkheid heeft om zijn gegevens aan te passen. De Know Your Customer oplossing heeft een duidelijke doel- en gegevensbeperking, die wordt bepaald door de relevante wetgeving.

6 De oplossing De door SMT ontwikkelde Know Your Integratie van een scenarioanalysetool: de EPI-engine Customer oplossing is een innovatieve standaard softwaretoepassing voor gestructureerde klantinventarisatieprocessen van vermogensbeheerders. De weg naar een compleet klantbeeld De Know Your Customer oplossing draagt bij aan een compleet klantbeeld, met onder meer een juridisch correcte én complete vragenlijst voor Een belangrijk onderdeel van de Know Your Customer oplossing is de integratie van een innovatieve scenario-analysetool, de EPI-engine. Door het gebruiken van slimme algoritmes kan EPI de berekeningen zeer snel uitvoeren en de haalbaarheid van tientallen scenario s binnen enkele seconden presenteren. het klantinventarisatieproces. De EPI-engine is een hulpmiddel bij de De Know Your Customer oplossing garandeert overigens geen compliance met de wetgeving, dat is altijd een combinatie van de functionaliteit en de vermogensbeheerder/adviseur. Het uitgangspunt van de Know Your Customer oplossing is dat het een hulpmiddel is dat risicobereidheidsbepaling van de cliënt maar bepaalt niet het vermogensbeheer; dat doet de vermogensbeheerder/adviseur. Met EPI beschikt hij veel sneller dan voorheen over compleet verschillende scenario s die hij kan meenemen in het advies aan de klant. geen afbreuk doet aan de noodzaak van vermogensbeheerder/adviseur om actief te blijven uitvragen. Het is de vermogensbeheerder/adviseur die beoordeelt of er onregelmatigheden zijn en reden om door te vragen, bijvoorbeeld bij niet-eenduidige antwoorden of complexe/ risicovolle producten.

7 Een andere unieke specificatie is de manier van registreren; het klantdossier kan als een film worden teruggespoeld naar een specifieke scene. Dit maakt het mogelijk om tot in detail na te gaan op grond van welke situatie in het verleden advies is gegeven. Een aantrekkelijke User Interface voor optimale gebruikersacceptatie Een van de speerpunten bij de ontwikkeling van de Know Your Customer oplossing was een aantrekkelijke User Interface die een optimale gebruikersacceptatie bewerkstelligt en zo bijdraagt aan betrokkenheid van de klant. Voor de scenario-analyse hebben we gekozen voor de optie waarmee de klant in een grafiek de variabelen instelt voor onder meer de looptijd, de hoogte van de maandelijkse inleg en het startbedrag. De klant wisselt net zo lang met de parameters tot een aanvaardbare balans in rendement en risico is bereikt. In traditionele systemen moet per combinatie een aparte, tijdrovende berekening worden gemaakt; de EPI-engine berekent razendsnel de persoonlijke optimale mix van duur, inleg en startkapitaal. De aantrekkelijke User Interface bewerkstelligt een optimale gebruikersacceptatie en draagt zo bij aan betrokkenheid van de klant

8 Het klantdossier door de tijd heen: tot in elk moment inzichtelijk Met betrekking tot de wijze waarop gegevens zijn geregistreerd, kan de vermogensbeheerder/ adviseur teruggaan naar een specifiek moment in het verleden, op een zeer intuïtieve manier. De vermogensbeheerder/ adviseur schuift, net als bij filmpjes op bijvoorbeeld YouTube, met een slider naar de momenten in het klantdossier die hij nader wil bekijken. Hij kan zo tot in detail zien op grond van welke situatie het advies is gegeven. Daarnaast kan deze optie van pas komen als er sprake is van een conflict tussen de vermogensbeheerder en de klant.

9 Plan van aanpak Op 17 november 2016 is het startschot gegeven voor het ontwikkelen van de Know Your Customer oplossing. Definiëring van het te ontwikkelen product Tijdens de eerste experts-bijeenkomst zijn de definities van het te ontwikkelen product vastgelegd. Deze specificaties hebben betrekking op: - het eigendom van de informatie (de verantwoordelijkheid van de compleetheid en juistheid van de gegevens liggen bij de klant); - de rol van de financiële dienstverlener (controleren, rappelleren en adviseren); - de User Interface (psychisch en visueel moet het formulier uitnodigen tot compleet maken); - de ICT-uitgangspunten; - de business rules voor het bepalen van het grensprofiel (hierbij zijn validaties vereist, bijvoorbeeld met betrekking tot het invullen van alle onderdelen. Het beleggersprofiel dat uit de business rules naar voren komt, is het grensprofiel en wordt vastgelegd in het Know Your Customer formulier op rekeningniveau)

10 De expertgroep heeft alle schermen van het klantinventarisatieproces procesmatig achter elkaar gezet en bij elke stap vanuit de expertises uitvoerig onderzocht of de oplossing aan alle wensen, eisen en voorwaarden voldoet. In meerdere sessies werden prototypes gedemonstreerd aan de klankbordgroep, de potentiële eindgebruikers dus. Met feedback en suggesties van alle betrokkenen is de de oplossing steeds verder geoptimaliseerd. De SCOPE KYC Cloud oplossing is beschikbaar in een abonnementsvorm met een looptijd van een jaar. Uitgangspunt hierbij is het aantal in de SCOPE KYC Cloud oplossing opgeslagen rekeningen plus een vast maandelijks bedrag voor het beheer en de ondersteuning.

11 Acht basisbeginselen SCOPE KYC Cloud oplossing your customer en expertgebruikers op gebieden zoals vermogensbeheer, customer boarding, op Monte-Carlosimulaties Aan de SCOPE Know Your Customer oplossing liggen acht basisbeginselen ten grondslag: gebaseerde haalbaarheidsberekeningen en de gebruikersinterface. KYC Vraagstelling continu toetsen Noëlle Wijnstekers, partner bij Hart Basisbeginsel 1: Klantinventarisatie op basis van de geldende regelgeving De SCOPE KYC Cloud oplossing is software waarmee de medewerkers van de vermogensbeheerder en de cliënt zelf de KYC cliënt inventarisatie kan verrichten. De KYC inventarisatievragen, die worden gesteld, zijn gebaseerd op de geldende regelgeving zoals de MiFID, MiFID II en de General Data Protection Regulation (ook bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Autoriteit Persoonsgegevens). Advocaten, is de juridisch expert voor de benodigde KYC kennis en het toetsen van de SCOPE KYC Cloud oplossing tegen de geldende regelgeving. Hart advocaten zullen wij ook in de toekomst blijven consulteren voor de juridische aspecten van SCOPE KYC Cloud oplossing en wij zullen het product regelmatig laten toetsen. AVG/Data Protection Regulation 2018 De SCOPE KYC Cloud oplossing voldoet aan een groot aantal eisen die worden gesteld in de AVG/General Data Protection Regulation Bij de ontwikkeling van de SCOPE KYC De belangrijkste eisen zijn: z.o.z. Cloud oplossing zijn meerdere experts betrokken. Dit waren onder andere een juridisch expert op het gebied van know

12 1 Transparantie: de persoon van wie de gegevens verwerkt worden, is hiervan op de hoogte, heeft hiervoor toestemming gegeven en kent zijn rechten. De transparantie ontstaat doordat de cliënt volledig inzicht heeft in de opgeslagen gegevens en toegang heeft tot zijn gegevens. 2 Doelbeperking: de persoonsgegevens worden voor een welbepaald gewettigd doel verzameld, en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden. De SCOPE KYC heeft een duidelijke doel- en gegevensbeperking, die wordt bepaald door de relevante wetgeving Gegevensbeperking: uitsluitend de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld. Juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven. De juistheid wordt gegarandeerd omdat de cliënt de mogelijkheid heeft om zijn of haar gegevens aan te passen. Bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het beoogde doel. Integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging. Verantwoording: de verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen. Portabiliteit: een klant kan om de overdracht van gegevens vragen, bijvoorbeeld ten behoeve van een andere vermogensbeheerder.

13 9 Pseudonimiseren: een proces waarmee identificerende gegevens met een bepaald algoritme worden vervangen door versleutelde gegevens. Het algoritme kan voor een persoon altijd hetzelfde pseudoniem berekenen, waardoor informatie over de persoon, ook uit verschillende bronnen, kan worden gecombineerd. Daarin onderscheidt pseudonimiseren zich van anonimiseren, waarbij het koppelen van persoon en informatie uit verschillende bronnen niet mogelijk is. Verder worden een aantal in de GDPR 2018 vastgelegde taken en verplichtingen overgenomen door SMT als beheerder van de SCOPE KYC Cloud database en door het Microsoft Azure Cloud Platform. Het Microsoft Azure Cloud Platform is door SMT gekozen voor het hosten van de SCOPE KYC oplossing. Het Microsoft Azure Cloud Platform heeft zich verplicht om te voldoen aan aantal aspecten van de GDPR 2018.

14 Basisbeginsel 2: Er zijn twee soorten gebruikers De oplossing moet een veilige en gebruiksvriendelijke plek zijn voor een prospect of klant van vermogensbeheerders om informatie te delen met deze financiële instelling ten behoeve van beleggingsadvies en/of het uitbesteden van vermogensbeheer. Voor de vermogensbeheerder moet de oplossing een veilige en gebruiksvriendelijke plek zijn om gegevens te inventariseren van een prospect of klant ten behoeve van een beleggingsadvies. Prospect / cliënt Een veilige en gebruiksvriendelijke plek voor een prospect of cliënt van een financiële instelling om informatie te delen met deze financiële Vermogensbeheerder Een veilige gebruiksvriendelijke plek om gegevens te inventariseren van een prospect of cliënt ten behoeve van een beleggingsadvies instelling ten behoeven van een beleggingsadvies

15 Basisbeginsel 3: Het moet leuk zijn In de Know Your Customer oplossing wordt alles op de juiste plaats en op de juiste manier opgeslagen. Leg uit wat het belang is en beheer het verwachtingspatroon. Gebruikers van de Know Your Customer oplossing krijgen notificaties als iets Door de informatie op de juiste plaats vast te leggen, is de informatie te koppelen aan andere informatie, herleidbaar en herbruikbaar. veranderd is, krijgen te zien hoe ver ze zijn tijdens het invullen van de Inventarisatie en hoe lang dat ongeveer nog duurt. Ook worden er motivaties toegevoegd als aanmoediging om door te gaan met het invullen van alle inventarisatievelden. Basisbeginsel 4: Informatie wordt vastgelegd op de juiste plaats Kennis en ervaring hoort bij een persoon. De doelstelling van een rekening en de risicobereidheid hoort bij de rekening. Bezittingen, schulden, inkomsten en uitgaven zijn gebonden aan een bedrijf of een huishouden.

16 Basisbeginsel 5: Informatie is altijd in beweging De uitgangspunten van de Know Your Customer oplossing zijn: - niet alle informatie is op een moment in de tijd beschikbaar; - informatie verandert periodiek; - Know Your Customer informatie moet worden geactualiseerd. Dit betekent een was-is-wordt -benadering van informatie in de Know Your Customer oplossing. Doordat actualiteit van gegevens wordt bijgehouden worden zowel de cliënt als de vermogensbeheerder er via notificaties en alerts op gewezen dat gegevens dienen te worden bijgewerkt. Daar waar mogelijk worden gegevens automatisch (aan)gevuld of ingelezen. Overzichtelijke dashboards en notificaties dragen bij aan het grip houden op de voortgang van het inventarisatieproces. Door de unieke manier van registreren is het mogelijk uw klantdossier als een film terug te spoelen naar een scene uit het verleden. Basisbeginsel 6: Alles word gedeeld Omdat zowel de medewerkers van de vermogensbeheerder als de cliënt naar dezelfde gegevens kijken, is er geen ruimte voor misverstanden. Elke wijziging, door wie dan ook uitgevoerd, worden gemeld aan diegene die de informatie niet heeft gewijzigd. Ook wordt bij het inloggen een dubbele authenticatie gevraagd via sms om de gegevensuitwisseling extra veilig te houden.

17 Basisbeginsel 7: Integratie van een decision engine De SCOPE KYC Cloud oplossing controleert en stelt vast of de cliënt voldoet aan de in het algemeen gestelde eisen en of er een maximaal risicobereidheidsprofiel kan worden vastgesteld. De vastgelegde kenmerken rond de doelstelling en de horizon, aangevuld met het te beleggen vermogen en eventueel het grensprofiel, zijn input voor een haalbaarheidsberekening. Deze Monte-Carlosimulatie software is ingericht door de In de Decision engine worden generieke, algemeen geldende, KYC business rules opgenomen. Ook zullen er geleidelijk op Best Practices gebaseerde vermogensbeheerder met gegevens als verwacht rendement per assetcategorie, assetverdeling, correlatie, etc. business rules worden aangeboden. Er is tevens ruimte om eigen business rules op te nemen. Basisbeginsel 8: Risicobereidheidsbepaling De risicobereidheid wordt bepaald door de cliënt te laten kiezen aan de hand van Monte-Carlosimulatie scenarioberekeningen. De door de EPI engine uitgevoerde Monte-Carlosimulatie geeft de kansen aan (in percentages) dat de vastgelegde rekening doelstellingen worden gehaald per voor de cliënt beschikbaar risicobereidheidsprofiel. Deze haalbaarheidsberekeningen zijn gebaseerd op het Het resultaat van de Monte-Carlosimulaties wordt zowel in grafisch als in tabelvorm gepresenteerd in de SCOPE KYC Cloud oplossing. Het feitelijke vaststellen van de risicobereidheid gebeurt door het indrukken van de selecteer knop en het geselecteerde profiel wordt opgeslagen op rekening niveau. Door de informatie op de juiste plaats vast te leggen, is de informatie te koppelen aan andere informatie, herleidbaar en herbruikbaar. verwacht eindresultaat en het risicoprofiel van de beleggingen en van de klant

18 Inventarisatie en beheer De SCOPE Know Your Customer Cloud oplossing bestaat onder meer uit de volgende onderdelen: 1 De persoonlijke (gezins)situatie van de cliënt en bedrijfsgegevens in het geval van een zakelijke cliënt 2 De kennis en ervaring van contactpersonen met beleggen. Ook wordt geregistreerd wie de Know Your Customer-informatie heeft ingevoerd 3 Het vaststellen van een financiële positie. Hierin zijn onder meer opgenomen: bezittingen, schulden, inkomen en uitgaven 4 De wensen, doelstellingen en de horizon van de rekening(en). 5 Het vaststellen van het maximale risico profiel met behulp van de configureerbare decision engine. Het vaststellen van een risicobereidheid op rekeningniveau met behulp van op Monte-Carlosimulatie gebaseerde scenario-analyses. Dit betekent dat de vastgelegde 6 kenmerken rondom doelstelling en horizon, aangevuld met het te beleggen vermogen en eventueel het grensprofiel, input zijn voor een haalbaarheidsberekening. De Monte- Carlosimulatie software is ingericht door de vermogensbeheerder met gegevens als verwacht rendement voor onder meer de asset-categorie en -verdeling, de correlatie, etc.

19 Na het vaststellen van de risicobereidheid wordt er een formeel KYC-inventarisatie 7 rapport gegenereerd waarin alle gegevens en alle keuzen zijn vastgelegd. Dit kan worden ondertekend door de cliënt en worden gebruikt voor het openen van een rekening. Een MiFID II-geschiktheidsrapport is in onderzoek en zal indien mogelijk worden 8 ontwikkeld. Dit zal een rapport zijn waarin (KYC-)kenmerken van cliënten, diens doelstellingen en de rekening worden vergeleken met de kenmerken van producten. Het kan noodzakelijk zijn om dit rapport meerdere keren per jaar te laten uitvoeren.

20 Configureerbaarheid Iedere vermogensbeheerder heeft mogelijkheden om de werking en de look & feel van de SCOPE KYC Cloud oplossing aan te passen. Deze omvatten onder meer: Daarnaast heeft de vermogensbeheerder mogelijkheden om eigen instellingen in te voeren. Deze omvatten onder meer: 1 1 Het toevoegen van een eigen logo op de schermen 2 2 Toegang geven tot de SCOPE KYC Cloud oplossing aan haar cliënten. Gebruik en samenstelling van de risicoafbouwschema s voor zowel de investeringsals de uitkeringsperiode. Gebruikte profielen, naamgeving en horizon 3 Cliënten koppelen aan adviseurs. 3 Invoeren van de inflatie, volatiliteit en beheerkosten; zowel in percentage als vast. 4 De SCOPE KYC Cloud oplossing laten gebruiken door cliënten, die zelf gegevens gaan invoeren en wijzigen als een selfservice-product of centrale invoer van de KYC- gegevens door de medewerkers van de vermogensbeheerder. 4 Verwacht rendement per beleggingsjaar. 5 De instellingen/business rules in de SCOPE KYC decision engine invoeren en aanpassen.

21 Veiligheid De gegevens van uw cliënten bevinden zich in een gemeenschappelijke SCOPE KYC Cloud. De gegevens van uw cliënten komen in een voor u afgeschermde partitie in de SCOPE KYC Cloud database. De SCOPE KYC Cloud oplossing wordt in de Microsoft Azure Cloud gehost. Feiten over Microsoft Azure 1 Het Microsoft Azure Cloud Platform is ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerd. ISO is een ISO standaard voor informatiebeveiliging. Deze internationale norm is van toepassing op alle typen organisaties. De norm specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een gedocumenteerd Information Security Management System (ISMS) in het kader van de algemene bedrijfsrisico s voor de organisatie. 3 DNB heeft met Microsoft Azure overeenstemming bereikt over het opnemen van right to examine (right to audit) in standaard contracten. SMT neemt deze clausule over in de standaard leveringsvoorwaarden van de SCOPE KYC Cloud oplossing. 2 De in de SCOPE KYC Cloud opgeslagen gegevens blijven in West-Europa. Er is een Microsoft Azure Cloud Datacenter gevestigd in Amsterdam. 4 Microsoft Azure heeft zich als Cloud provider ook gecommitteerd aan de General Data Protection Regulation 2018.

22 Conclusie De SCOPE KYC Cloud oplossing voldoet aan de kernwaarden die bij de start zijn vastgesteld. Het is volledig, voldoende gedetailleerd, gebruikersvriendelijk, overzichtelijk, veilig, analyseerbaar en gestructureerd. Alleen al de efficiencyverbeteringen die de SCOPE KYC Cloud oplossing oplevert zorgt ervoor dat er veel te winnen valt voor vermogensbeheerders. De SCOPE KYC Cloud oplossing is in eerste instantie ontwikkeld voor vermogensbeheerders maar het is zeker niet ondenkbaar dat de functionaliteit in de toekomst zeer nuttig kan zijn voor andere financiële dienstverleners en verzekeringsmaatschappijen. De oplossing is volledig, gebruikersvriendelijk, veilig, analyseerbaar en gestructureerd Meer informatie Uitgebreide informatie over de Know Your Customer oplossing is te vinden op Met speciale dank aan: