Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen In de Arabische wereld wordt een afspraak opgevat als een voornemen: beide

Transcriptie

1 Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen In de Arabische wereld wordt een afspraak opgevat als een voornemen: beide partijen bevestigen in een opwelling van wederzijdse genegenheid dat zij op een tijdstip in de toekomst iets moois gaan doen, maar ze beseffen tegelijkertijd de betrekkelijkheid van die overeenkomst. Marcel Kurpershoek, De Laatste bedoeïnen Als men een afspraak maakt en die afspraak nakomt, dan vind ik dat geen schande maar een deugd, want ik ben iemand van een vroeg wijnjaar die opgegroeid is in een betere maatschappij dan die van tegenwoordig. Als ik bijvoorbeeld zeg zo en zo laat ben ik daar of daar, dan ben ik op de afgesproken tijd present, tenzij ik mij op overmacht kan beroepen. Gerard Reve, Het boek van violet en dood Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 5 Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen De ondergetekenden 1. De gemeenten in het Land van Cuijk en de regio Maasduinen: a. Gemeente Bergen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heer B.J.M. Buiting; b. Gemeente Boxmeer, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heer R. Klaassen; c. Gemeente Cuijk, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heer J.J.P. Janssen; d. Gemeente Gennep, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, mevrouw M. Seegers; e. Gemeente Grave, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heer H.P.M. Opsteegh; f. Gemeente Mill en Sint Hubert, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer H.H.A. Wijdeven; g. Gemeente Mook en Middelaar, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, mevrouw C.G.P.M. Peters; h. Gemeente Sint Anthonis, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, mevrouw R.M. Aben-Bellemakers, 2. Stichting BiblioPlus, verder te noemen BiblioPlus, namens deze de heer H. van Vugt, voorzitter van de Raad van Toezicht en directeur/bestuurder, de heer M.M.C. Kuipers, Overwegende - dat op 1 oktober 2004 Stichting BiblioPlus is ontstaan uit een fusie tussen de bibliotheekstichtingen die reeds lange tijd bibliotheekdiensten hebben uitgevoerd in opdracht van de betreffende gemeenten en dat BiblioPlus zich momenteel in een proces van bibliotheekvernieuwing bevindt waarin zij haar dienstverlening wil vernieuwen en verbreden; - dat de gemeenten het van maatschappelijk belang achten de zelfontplooiing en de culturele ontwikkeling van hun burgers te blijven stimuleren;

2 - dat ieder van de gemeenten individueel opdracht wil blijven geven aan BiblioPlus ter realisatie van een bibliotheek als basisvoorziening en eventuele aanvullende producten ter invulling van door de afzonderlijke gemeenten bepaalde maatschappelijke doelstellingen en dat deze opdracht zal worden vastgelegd in Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 6 een subsidiebeschikking met bilaterale uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht; - dat gezien het feit dat BiblioPlus werkzaam is in meerdere gemeenten, deze opdrachtverlening dient te passen binnen een gezamenlijke stelsel van uniforme afspraken zoals opgenomen in onderhavige overeenkomst doch dat de opdrachtverlening en subsidiebeschikking een zuiver bilaterale aangelegenheid is; - dat het belangrijk is dat de bibliotheek zich voortvarend blijft ontwikkelen als een publieke culturele en educatieve dienstverlener die inspeelt op de behoeften en wensen van de tegenwoordige tijd en de toekomst, komen als volgt overeen: Doelstellingen 1. De stichting BiblioPlus heeft als statutaire doelstelling de organisatie van lokale bibliotheekfaciliteiten, gericht op informatieve, maatschappelijke, educatieve, culturele en recreatieve behoeften van individuen of organisaties. 2. Het gemeentelijk doel van de te verschaffen budgetsubsidie is het, als onderdeel van het gemeentelijk beleid, realiseren van een bibliotheekvoorziening in de brede zin van het woord ten behoeve van de inwoners van de gemeente. 3. Deze overeenkomst heeft tot doel om uniforme afspraken tussen gemeenten en BiblioPlus vast te leggen en daarmee een kader te scheppen waarbinnen tussen individuele gemeenten en BiblioPlus nadere afspraken kunnen worden gemaakt in de vorm van een budgetsubsidie en een uitvoeringsovereenkomst over specifieke bibliothecaire dienstverlening. Kwaliteitsniveau en certificering 4. BiblioPlus zal zich conformeren aan de Certificeringnorm Openbare Bibliotheken , zoals vastgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Vereniging van Openbare Bibliotheken. BiblioPlus zal het resultaat van de te verrichten audit bespreken met de gezamenlijke gemeenten. BiblioPlus spant zich in om zich maximaal te conformeren aan de andere normen zoals door de brancheorganisatie gesteld. Opdrachtgeversoverleg (OGO) 5. Periodiek vindt een overleg plaats tussen de gezamenlijke gemeenten en BiblioPlus. Dit overleg wordt aangeduid als het Opdrachtgeversoverleg en kan zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau plaatsvinden. Dit overleg biedt de mogelijkheid de belangen van gemeenten, voorzover die verweven zijn, te bespreken doch heeft geen formele bevoegdheid. Het opdrachtgeversoverleg komt op bestuurlijk niveau tenminste eenmaal per jaar bijeen en verder op verzoek van één der partijen. De gemeenten wijzen uit hun midden een voorzitter aan voor het opdrachtgeversoverleg. De voorzitter stelt, na overleg met BiblioPlus, de agenda voor dit overleg samen. In dit overleg komt ten minste aan de orde: Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 7 verwachte en gewenste ontwikkelingen rondom het terrein van bibliotheekvoorziening, zowel vanuit perspectief van de gemeenten als vanuit de branche; de ontwikkeling van de organisatie BiblioPlus; evaluatie van gerealiseerde producten en prestaties gedurende het voorgaande en lopende jaar; de ontwikkeling van de onderlinge verhouding tussen gemeenten en BiblioPlus. 6. In het opdrachtgeversoverleg is voorafgaand aan de planperiode overeenstemming bereikt tussen partijen over de onderhavige Samenwerkingsovereenkomst. 7. Voorafgaande aan deze bereikte overeenstemming heeft BiblioPlus een beleidsplan en een productenboek vastgesteld. Deze zijn opgenomen als bijlagen 1 en 2 bij

3 deze overeenkomst. 8. Eens per vier jaar doet BiblioPlus, na voorafgaand overleg met de gemeente, een subsidieaanvraag. De subsidieaanvraag is afgeleid van de gemeentelijke beleidsprioriteiten en het onderliggende productenboek van BiblioPlus. Indien een gemeente hier schriftelijk om verzoekt, doet BiblioPlus voorafgaand aan het tweede, derde en vierde jaar van een vierjaarsperiode een subsidieaanvraag. Deze is evenwel in principe gelijkluidend aan de subsidieaanvraag die aan het begin van de vierjaarsperiode is gedaan met inachtneming van artikel 11, 12 en De gemeente verleent op basis van de subsidieaanvraag en de onderhavige samenwerkingsovereenkomst een budgetsubsidie voor de periode waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft onder het voorbehoud dat de Raad dit budget ook beschikbaar stelt (artikel 4:32 en 4:34 Algemene wet bestuursrecht). 10. Bij het verlenen van een subsidie sluiten gemeente en BiblioPlus een uitvoeringsovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 4:36 lid 1 Algemene wet bestuursrecht en conform het model opgenomen als bijlage bij deze Samenwerkingsovereenkomst. In deze uitvoeringsovereenkomst leggen gemeente en BiblioPlus het niveau van dienstverlening en de bijbehorende budgetsubsidie vast. De uitvoeringsovereenkomst beschrijft daartoe de producten die BiblioPlus zal leveren en de beoogde resultaten alsmede de bijbehorende integrale kostprijzen en geldt in principe voor vier jaar. 11. Aanpassingen van de overeengekomen dienstverlening en budgetsubsidie kan gedurende de looptijd van uitvoeringsovereenkomst plaatsvinden met wederzijdse instemming op initiatief van gemeente danwel BiblioPlus. In het geval het een verandering van de samenstelling of uitbreiding van de dienstverlening betreft met dienovereenkomstige gelijkblijvende of toenemende budgetsubsidie spannen BiblioPlus en gemeente zich in om dit mogelijk te maken. 12. Indien de gemeente ten gevolge van rijksbeleid of andere omstandigheden van buitenaf genoodzaakt is te bezuinigen op bibliotheekbeleid kan zij binnen de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst besluiten het budget voor navolgende jaren aan te passen. Hierbij geldt de compensatieregeling, zoals vermeld in artikel 30. Een tussentijdse wijziging kan geen financiële gevolgen hebben voor enig lopend jaar. Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 8 Overleg en verantwoording 13. Tenminste eenmaal per jaar en verder op verzoek van één der partijen vindt overleg plaats tussen de gemeente en BiblioPlus op bestuurlijk niveau. In dit overleg komt ten minste aan de orde: de resultaten van het voorgaande jaar; de ontwikkelingen in het lopende jaar en de verwachte ontwikkelingen in het komende jaar. 14. Elk jaar vóór 1 april biedt BiblioPlus een vastgesteld inhoudelijk jaarverslag en geconsolideerde jaarrekening over het voorafgaande kalenderjaar aan aan de gemeente: a. het inhoudelijk jaarverslag bevat in elk geval de benodigde informatie om te kunnen beoordelen of de afspraken in de uitvoeringsovereenkomst zijn nagekomen. Daarnaast bevat het informatie over de in artikel 26 bedoelde andere activiteiten van BiblioPlus alsmede een beschrijving van de ontwikkeling van de organisatie; b. het geconsolideerde financieel jaarverslag is in opdracht van de Raad van Toezicht door een accountant gecontroleerd en bevat een goedkeurende accountantsverklaring. Dit jaarverslag biedt op duidelijke en transparante wijze inzicht in de exploitatie van de stichting als geheel. 15. De gemeente toetst, mede aan de hand van deze verslaglegging, of de producten zijn geleverd en beoogde resultaten zijn behaald zoals overeengekomen in de uitvoeringsovereenkomst. 16. Indien blijkt dat in afwijking van hetgeen is overeengekomen te weinig producten zijn geleverd of de beoogde resultaten niet zijn behaald, worden de oorzaken

4 hiervan onderzocht. 17. Indien de geleverde producten sterk achterblijven, dan wel de rapportages niet aan de eisen voldoen en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van BiblioPlus, kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken op grond van artikel 4.49 van de Algemene wet bestuursrecht. De compensatieregeling is dan niet van toepassing. 18. Indien de beoogde resultaten sterk achterblijven bij de afspraken in de onderlinge overeenkomst tussen gemeente en BiblioPlus, onderzoeken gemeente en BiblioPlus de oorzaken hiervan en zoeken naar een oplossing voor de gerezen problemen. Indien blijkt, naar mening van de gemeente, dat de oorzaak hiervan ten minste ten dele is gelegen bij BiblioPlus kan zij, na overleg met BiblioPlus, eenzijdig besluiten het budget voor de navolgende jaren aan te passen. Deze bijstelling van het budget houdt rekening met de mate waarin de resultaten achterbleven en door BiblioPlus beïnvloedbaar waren. De gemeente zal BiblioPlus voldoende tijd en ruimte bieden om passende maatregelen te nemen en de gevolgen daarvan op te vangen. De compensatieregeling genoemd in artikel 31 is van overeenkomstige toepassing. Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 9 Algemene financiële kaders 19. De subsidieaanvraag zoals genoemd in artikel 8 geschiedt op basis van een selectie van producten, in overleg met de gemeente, uit het productenboek. BiblioPlus bepaalt voor ieder product in het productenboek een integrale kostprijs. 20. Iedere gemeente draagt afzonderlijk zorg voor de bekostiging van de huisvesting van vaste bibliotheekvestigingen in de betreffende gemeente, waaronder hier ook eventuele servicepunten worden verstaan zoals omschreven in het productenboek. Deze bekostiging verloopt via de budgetsubsidie, dan wel door deze huisvesting om niet aan BiblioPlus beschikbaar te (laten) stellen. Voor zover BiblioPlus gebruik maakt van publieke huisvesting (bijvoorbeeld gemeenschapshuis, MFC, cultureel centrum) dragen de gemeenten er ieder afzonderlijk zorg voor dat de bibliotheekvestigingen in hun gemeente doelmatig en veilig zijn en voldoen aan de normen van alle relevante regelgeving waaronder de arbeidsomstandighedenwet. 21. Het productenboek beschrijft de overige voorwaarden die gelden voor realisatie van de beschreven producten en resultaten voor zover redelijkerwijs voorzienbaar. Een voorbeeld is de huidige financiering van onder andere bovenregionaal bibliotheekwerk (o.a. de logistiek) rechtstreeks door de provincie dat voorwaardenscheppend is voor de lokale bibliotheekdienstverlening. 22. De hoogte van de subsidie wordt jaarlijks geïndexeerd. De index wordt bepaald als het ongewogen gemiddelde van de loonkostenontwikkeling op basis van de CAO Openbare Bibliotheken en de geprognosticeerde prijsmutatie voor materiële overheidsconsumptie (conform septembercirculaire gemeentefonds, MEV CPB). De subsidie-index geldt op basis van de prognose. Er vindt derhalve geen afrekening achteraf plaats. De subsidievaststelling vindt daarmee gelijk met de subsidieverlening plaats. 23. BiblioPlus participeert in erkende systemen voor benchmarking en kwaliteitzorg. Indien de gezamenlijke gemeenten van mening zijn dat de prijsstelling van BiblioPlus in het productenboek niet adequaat is, kunnen gemeenten, bij voorkeur gezamenlijk via het opdrachtgeversoverleg als genoemd in artikel 5, besluiten een nader onderzoek hiernaar uit te voeren. Autonomie 24. Het staat BiblioPlus vrij de toegekende subsidie binnen de doelstellingen van BiblioPlus naar eigen inzicht te besteden, mits de overeengekomen producten en resultaten zoals opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst worden gerealiseerd. 25. BiblioPlus hanteert voor haar reguliere dienstverlening uniforme tarieven voor leden in haar gehele werkgebied. De tarieven zullen in beginsel meelopen met de indexatie zoals genoemd in artikel Het staat BiblioPlus vrij andere activiteiten te ontplooien dan in deze overeenkomst of nadere uitvoeringsovereenkomsten worden gedefinieerd en

5 andere inkomsten te verwerven binnen haar doelstelling, mits daarbij wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: - deze activiteiten niet ten koste gaan van de met de gemeenten overeengekomen producten en resultaten; Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen deze activiteiten geen substantiële financiële risico s voor de stichting vormen en - de inkomsten en uitgaven worden verantwoord in de jaarrekening. 27. Tekorten en overschotten in de exploitatie zijn voor rekening van BiblioPlus en komen ten laste of ten gunste van het eigen vermogen. Reserves en voorzieningen 28. Teneinde eventuele overschotten en tekorten op de bedrijfsvoering te kunnen egaliseren, wordt gestreefd naar een eigen vermogen (dus exclusief voorzieningen, zijnde juridisch afdwingbare verplichtingen) met een omvang van minimaal 15% tot maximaal 20% van de jaarlijkse exploitatie van de stichting. Indien het eigen vermogen van BiblioPlus groter is dan 20% van de jaaromzet, wordt dit overschot gerestitueerd aan de gemeenten naar rato van het subsidievolume. Indien het eigen vermogen onder de 15% daalt, bespreken de gezamenlijke gemeenten en BiblioPlus of en welke maatregelen voor de toekomst noodzakelijk zijn. Deze regeling geldt vanaf het einde van het boekjaar Teneinde de balans van BiblioPlus op te schonen van de overmaat aan opgebouwde voorzieningen bij de rechtsvoorgangers van BiblioPlus en een nieuwe vermogenspositie op te bouwen, vindt eenmalig een balansherijking plaats op de wijze als beschreven in bijlage 4 (balansherijking). Vermindering van de subsidie 30. Indien een gemeente de subsidie gedurende de looptijd van een meerjarige uitvoeringsovereenkomst vermindert, is de gemeente een financiële compensatie verschuldigd aan BiblioPlus teneinde doorlopende verplichtingen van BiblioPlus op een redelijke manier te kunnen afwikkelen en de dienstverlening in andere gemeenten niet te belasten. De omvang van de compensatie bedraagt drie maal de omvang van de opgelegde bezuiniging. De gemeente komt overeen met BiblioPlus welke producten ten gevolge van deze bezuiniging niet meer worden gerealiseerd. 31. Indien een gemeente de subsidie voorafgaand aan een nieuwe meerjarige uitvoeringsovereenkomst wil beëindigen of de omvang van de subsidie wil verminderen, treedt zij hierover zo spoedig mogelijk in overleg met BiblioPlus. BiblioPlus zal zich nadrukkelijk inspannen om te zorgen dat deze bezuiniging realiseerbaar is zonder doorlopende verplichtingen. Voor zover BiblioPlus kan aantonen dat het niet mogelijk is om doorlopende verplichtingen, waaronder met name wachtgeldverplichtingen, te vermijden, is de bezuinigende gemeente gehouden deze kosten te vergoeden. Indien er meerdere gemeenten bezuinigen zijn deze gezamenlijk verantwoordelijk voor de doorlopende verplichtingen, die overtuigend niet door BiblioPlus konden worden vermeden, naar rato van de door hen opgelegde bezuiniging. 32. Indien de bezuinigende gemeente en BiblioPlus geen overeenstemming bereiken over de hoogte van de kosten, wordt via een methode van arbitrage hierover een bindende uitspraak gedaan. De kosten voor de arbitrage zijn voor rekening van de bezuinigende gemeente. Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen Slotbepalingen 33. Op de subsidiëring als bedoeld in deze overeenkomst zijn de bepalingen van de geldende gemeentelijke subsidieverordening van overeenkomstige toepassing. De gemeente brengt de stichting op de hoogte van de subsidieverordening en deelt eventuele wijzigingen in de verordening aan haar mede. 34. Partijen zullen eventuele geschillen, die terzake van deze overeenkomst of van nadere daarmee in verband staande overeenkomsten mochten opkomen, in

6 onderling overleg trachten op te lossen. 35. Deze overeenkomst is geldig vanaf het moment van ondertekening doch regardeert de realisatie van bibliotheekdiensten vanaf 1 januari De compensatieregeling, zoals beschreven in artikel 31, is voor overeenkomstige toepassing op de overgang van boekjaar 2007 naar Uiterlijk in 2010 wordt de wederzijdse samenwerking grondig geëvalueerd. Op grond van deze evaluatie bespreken partijen gezamenlijk de wijze waarop de wederzijdse samenwerking vanaf 1 januari 2012 gestalte dient te krijgen en eventuele wijzigingen die hiertoe nodig zijn in de dienstverlening van BiblioPlus of deze overeenkomst. 38. Wijzigingen of aanvullingen op deze overeenkomst worden slechts schriftelijk overeengekomen en opgemaakt en dienen te zijn ondertekend door álle gemeentelijke contractpartijen. 39. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van de overeenkomst met het oog op die omstandigheden. 40. Deze overeenkomst kan worden aangehaald als Samenwerkingsovereenkomst bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen.

7