Datum 2 NOV 201? Betreft Experimenten regelarme instellingen, JP van de Bent

Transcriptie

1 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport > Retouradres Postbus EJ Den HAAG Het bestuur van JP van de Bent, Stichting voor Verlening van Diensten aan Mensen met een Handicap t.a.v. de heer R. Klarenbeek, voorzitter Raad van Bestuur Postbus AJ DEVENTER Datum 2 NOV 201? Betreft Experimenten regelarme instellingen, JP van de Bent Directie Bezoekadres: Parnassusplein VX Den Haag T F www,rijksoverheid.nl Inlichtingen bij V.A. Lapré Senior beleidsmedewerker T M +31(0) va.lapre@minvws.nl Bijlage(n) Geachte heer Klarenbeek, Als uitwerking van het regeer- en gedoogakkoord ben ik aan de slag gegaan met het aanpakken van de administratieve lasten in de zorg. Eén van de pijlers waar mijn aanpak op rust, wordt gevormd door de regelarme experimenten. De oproep aan de zorgorganisaties om mij een plan van aanpak voor te leggen om de administratieve lasten te verminderen heeft tot veel positieve reacties geleid. Inmiddels zijn we zo ver dat we naar verwachting met 28 aanbieders een experiment kunnen starten. In de periode vanaf eind 2011 heeft u, samen met mijn medewerkers, gewerkt aan de nadere concretisering van uw voorstel om tot een nadere definiëring van het experiment te komen. Tevens heeft overleg plaats gevonden met partijen zoals NZa, CIZ, CVZ, IGZ, CAK, ZN en de zorgkantoren Friesland, VGZ, Achmea/Agis en Menzis Correspondentie uitsluitend richten aan het retouradres met vermelding van de datum en het kenmerk van deze brief. Een experiment begint met een eenvoudig idee: minder regels leidt tot meer tijd voor de cliënt. Echter, in de uitwerking van de plannen blijkt al gauw hoe ingewikkeld het AWBZ-systeem is geworden. Samen met betrokken partijen hebben we veel werk verzet om te komen tot deze brief. De brief weerspiegelt de complexiteit van de AWBZ en bevat veel moeilijke passages in AWBZ-jargon. Deze passages zijn echter noodzakelijk voor alle betrokken partijen om aan hen duidelijk te maken wat er gaat gebeuren in het experiment en wat daarvoor gedaan moet worden. Zo zijn er ook passages opgenomen over de duur van het experiment, monitoring en evaluatie. Laten we, ondanks alle techniek, het uiteindelijke doel voor ogen houden: minder regels, meer tijd voor cliënt. Een kopie van deze brief wordt op de website van InvoorZorg, op de deelnemerspagina Experiment regelarme instellingen, geplaatst. Beschrijving experiment/regelarme elementen Hieronder wordt een beschrijving van uw experiment gegeven. Daar waar dit afwijkt van uw plan van aanpak is deze brief leidend. Pagina 1 van 8

2 U hebt het experiment vorm gegeven met de centrale gedachte dat de cliënt zo veel mogelijk de regie en zeggenschap heeft over de zorg. De informatie over de cliënt dient in het individuele ondersteuningsplan vast te liggen. Dit is idealiter de informatiebasis voor alle externe instanties. Dit voorkomt doublures in de uitvraag van gegevens. Door deze aanpak denkt u dat de bureaucratie aanzienlijk gereduceerd kan worden. Daarnaast vindt u het belangrijk dat u primair aan de cliënt verantwoording aflegt voor de geleverde zorg en pas in tweede instantie aan externe partijen. Uw experiment gaat over uw klanten met een intramurale indicatie. U heeft mij in uw reactie van juli 2012 gevraagd om dit uit te breiden naar klanten met een intramurale én die met een extramurale indicatie. Dit is na overleg met de zorginkopers voor het onderdeel zorginkoop akkoord. Na overleg met de Inspectie voor het onderdeel meldingen is dit eveneens akkoord. Het CIZ heeft ingestemd met het toepassen van een geldigheidsduur van 15 jaar ook voor de extramurale indicatiebesluiten. Directie Uw plan van aanpak heeft vier hoofdthema s. Deze behandel ik kort en ik geef de te hanteren werkwijze aan. Uw experiment heeft betrekking op de hele Organisatie van JP van de Bent (2500 cliënten), intramuraal en extramuraal. 1. Endicatiestel Ii ng (intramuraal en extramuraal) Experiment. Het ondersteuningsplan is de basis voor de indicatie en de wijziging van indicaties. Cliënten krijgen een indicatie voor onbepaalde tijd. JP van de Bent legt wijzigingen in de zorg in het ondersteuningsplan vast en indien daarvoor aanleiding is, geeft de JP van de Bent wijzigingen aan het CIZ door. Het CIZ zal dit (steekproefs gewijs) controleren. Dit geldt voor intramurale en extramurale indicaties. De uitwerking: Er zal een uitbreiding van het taakmandaat worden verleend in het kader van het experiment. De toegang tot de ZZP s VG 05, 07 en 08 wordt mogelijk gemaakt. Nieuwe cliënten, na indicatiestelling door het CIZ, en bestaande cliënten in geval van een herindicatie door JP van de Bent, intra- en extramuraal krijgen een indicatie voor de duur van 15 jaar. Dit in plaats van een indicatiebesluit voor onbepaalde tijd, omdat de modaliteit van 15 jaar goed is in te passen in het bestaande automatiseringssysteem van CIZ. JP van de Bent verzorgt deze (her)indicatiestelling via de AanmeldFunctio naliteit (AF). Nieuwe cliënten via de reguliere aanvraagroute en bestaande cliënten via Herindicatie in Taakmandaat (HiT). Bij de HiT-aanvraag worden kort de reden en onderbouwing benoemd voor de aangevraagde herindicatie. De HiT-aanvragen worden conform de huidige toetsmethoden binnen Herindicatie via Taakmandaat getoetst. Het CIZ verstrekt het indicatiebesluit. JP van de Bent legt de redenen en onderbouwing van de indicatiestelling of de herindicatie in het ondersteuningsplan vast. Het CIZ kan via het onder steuningsplan steekproefsgewijs - via de HIT route - de indicatiestelling controleren. 2. Eigen Bijdrage (intramuraal) Experiment: U stelt voor om de inning van de eigen bijdrage van cliënten door uw instelling te laten verzorgen. Omdat de cliënt aan een instantie die niet bij de zorglevering betrokken is (CAK) de eigen bijdrage betaalt, ervaart de cliënt geen relatie tussen de geleverde zorg en de eigen bijdrage. U vindt dat de cliënt aan het roer hoort. Pagina

3 Bezwaarschriften aan het CAK en (correctie)beschikkingen van het CAK gericht aan cliënten geven ruis op de lijn tussen uw instelling en de cliënt. Daarnaast brengt dit extra werkzaamheden met zich mee voor de afdeling cliëntzaken en de persoonlijk begeleiders. In de tweede plaats vindt u dat de discussie over de eigen bijdrage thuis hoort bij de cliënt en uw instelling, omdat dit een manier is waarmee ook de discussie gestart kan worden over de tevredenheid met de dienstverlening. Tot slot wijst u erop dat cliënten om verschillende redenen, gelegen in de privésfeer of in het niet begrijpen van de rekening, soms de eigen bijdrage niet betalen. En daardoor grote betalingsachterstanden kunnen oplopen met alle gevolgen van dien. Op het moment dat de instelling direct de eigen bijdrage int, wordt dit direct gesignaleerd en waardoor (financiële) problemen kunnen worden voorkomen. Directie U denkt dat het logischer is dat u de inning verzorgt. Dit heeft het voordeel voor uw cliënten dat zij een direct verband kunnen leggen tussen zorg en betaling en voorkomt dat cliënten problemen met betalingsachterstanden krijgen, met bij de bijbehorende administratie. U heeft zich bereid verklaard om het financiële risico dat de inning met zich meebrengt als instelling op u te nemen. U denkt dat de administratieve last van de inning (ruimschoots) gecompenseerd wordt door het werk dat u bij de afdeling cliëntzaken en bij de persoonlijk begeleiders weghaalt. Reactie: Uw benadering van de inning van de eigen bijdrage vind ik interessant. De huidige wet- en regelgeving op dit punt biedt te weinig ruimte om op korte termijn een experiment zoals u dat oorspronkelijk voorstond met - een formele rol voor u bij de inning - uit te voeren. Dat neemt niet weg dat ik graag met u verder zoek hoe het wèl kan en wat door deze wijze van organiseren de effecten zijn. Maar dit zal - zoals is besproken - niet binnen het kader van het experiment vallen. 3. Productregistratie- en verantwoording (AO-IC) & Zorginkoopproces (intramuraal en extramuraal) Experiment U wenst te komen tot een vereenvoudiging van enerzijds productregistratie en verantwoording en anderzijds van het proces van zorginkoop. Een vereenvoudi ging dan wel standaardisering juich ik van harte toe. Uw aanpak is om in overleg met de vier concessiehouders waarmee u afspraken maakt (De Friesland, VGZ, Agis en Menzis), tot uniforme formats/werkwijzen te komen voor productregistra tie ten behoeve van de zorginkoop en de afrekening. U zult - zoals is afgesproken met de concessiehouders - een voorstel voor de realisatieformat doen. Dit zal zoveel mogelijk vergelijkbaar zijn met de AW 319. Met deze standaardi sering wilt u een aanzienlijke reductie van de administratieve lasten bereiken. Uitwerking Uitgangspunt zijn en blijven de huidige intramurale producten, de ZZP s en de extramurale producten (functies/klassen). De afspraak die u maakt met de zorgkantoren gaat over de prijs van de ZZP s en die van de extramurale producten. Dit gebeurt op basis van een percentage (maximaal 100%) van het maximumtarief. Uiteraard slaat dit neer in een overeengekomen tarief. U maakt voor 2013 en 2014 met de zorgkantoren een afspraak over enkele eenvoudige parameters die van invloed kunnen zijn op de hoogte van het tarief (bijv. cliënt- en medewerkertevredenheid). Pagina

4 U maakt een afspraak met de zorgkantoren over het totale financiële volume met inachtneming van de contracteerruimte. Het experiment valt binnen de contracteerruimte. U heeft het voorstel gedaan om het overgangsregime voor de normatieve huisvestingscomponent te gebruiken als bouwsteen om een bedrag vast te stellen dat binnen de contracteerruimte valt. U voorstel houdt het volgende in: wat betreft de onderhandelbaarheid van de tarieven wordt overgestapt naar de situatie zoals die zal gelden na Dit betekent dat de tarieven (p) van de nhc s onderhandelbaar zijn en dat de nhc bij u onder de contracteer ruimte valt. De q wordt op basis van de contractonderhandelingen met de zorg kantoren vastgesteld. De NZa zal een bedrag voor huisvesting gebaseerd op de percentages afbouw nacalculatie/opbouw nhc behorend bij het jaar van het overgangsregime én het experiment, toevoegen aan de (regionale) contracteerruimte van de zorgkantoren specifiek ten behoeve van JP van de Bent. Er vindt nog overleg plaats tussen de NZa en VWS over de haalbaarheid van uw voorstel. Wij informeren u zo spoedig mogelijk over het resultaat van dit overleg. De toelatingsbeschikkingen van het CIBG en de aanlevering van data aan het CIBG, voor wat betreft de capaciteit(smutaties) vervallen. U dient in plaats daarvan bij de zorginkoop een afspraak te maken met de zorgkantoren als het gaat om (voor zover van toepassing) het aandeel toeslagen en het aantal plaatsen met en zonderverblijf. Wat betreft de declaraties sluit u aan bij de bestaande producten. Van de beleidsregel (CA/NR ) worden de voor het experiment relevante artikelen buiten werking gesteld. Daarvoor treedt het volgende in de plaats: o De locatieleidinggevende is verantwoordelijk voor een juiste vastlegging van de geleverde dienstverlening. De afdeling Cliëntzaken verzamelt de productiegegevens van de locaties en voegt hier de relevante toeslagen per cliënt bij. Uw afdeling Cliëntzaken bundelt per zorgkantoor/zorgver zekeraar de productie per cliënt en declareert eenmaal per maand de totale maandproductie op cliëntbasis. Deze declaratie is uniform. o Een externe accountant toetst de processen die tot de productieopgave leiden. Het zorgkantoor kan ten behoeve van de materiële controle toetsen aan de hand van de gegevens in het ondersteuningsplan van de cliënt. Directie DLZ/SFJ-U Meldingen Inspectie voor de Gezondheidszorg (intramuraal en extramuraal) Experiment U wilt het proces van de meldingen aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) vereenvoudigen en de focus leggen op resultaat en een zorgvuldig proces, dat niet noodzakelijkerwijs altijd op dezelfde manier is ingevuld. Naar uw mening is er nu te veel nadruk op een uniforme werkwijze en uniforme Organisatie uit gaande van een gemedicaliseerde manier van de zorglevering. In uw experiment is het individuele ondersteuningsplan de registratieplaats. Uitwerking De medewerkers melden de verbeteracties op JP-net. Het gaat om gebeurte nissen als calamiteiten, ongewenst gedrag, fouten, (bijna) ongevallen, klachten, agressie en dwangbehandeling, toepassing van dwangmiddelen of Pagina

5 nemen van dwangmaatregelen. De melding wordt gedaan door de medewerker die betrokken was/is bij de situatie. De toetsing en behandeling van de melding wordt gedaan door de direct leidinggevende en een gedragskundige. Eventueel worden verbeteringen aangebracht in de praktijk, naar aanleiding van gesprekken en acties. Na afhandeling reflecteren de betrokkenen over de situatie. Van de reflectie wordt een verslag gemaakt dat in de verbeteracties wordt opgenomen. Meldingen van een klacht, calamiteit of ernstige mate van ongewenst gedrag worden (ter informatie) aan de directie doorgegeven. Indien van toepassing wordt de melding digitaal doorgezonden aan de IGZ. De interne registratie en verslaglegging zijn beschikbaar voor de IGZ. De IGZ bevestigt de ontvangst van de melding en toetst (steekproefsgewijs) en vormt zich een oordeel aan de hand van ondersteuningsplannen. In overleg met de IGZ wordt de informatie zo geordend en aangeboden, dat is gewaarborgd dat JP van de Bent systematisch leert van calamiteiten. Directie Contracteerruimte Gedurende het experiment blijft de beleidsregel Contracteerruimte van de bijbehorende jaren van de AWBZ van toepassing voor de zorgaanbieder en het bijhorende zorgkantoor (of kantoren). Dit betekent onder andere dat de zorgaanbieder en het zorgkantoor (zo mogelijk) v66r 1 november 2012 de budgetafspraken indienen bij de NZa. De budgetafspraak gemaakt in het kader van het experiment gaat mee in de toetsing van de regionale contracteerruimte. Mocht deze regionale contracteerruimte worden overschreden, dan wordt ook u meegenomen in de eventuele korting, zoals beschreven in de beleidsregel Contracteerrui mte. Omdat u in uw experiment op een andere wijze gaat administreren/registreren, verzoek ik u tijdig contact op te nemen met uw accountant, dit om er op voorhand zeker van te zijn dat u kunt blijven voldoen aan de verplichtingen met betrekking tot de jaarverslagen en jaarrekeningen. Volume en prijs Ik ben akkoord met uw voorstel om een percentage van de maximumprijs van het ZZP of een extramuraal product vast te stellen, met daarin indien gewenst - een koppeling aan enkele eenvoudige parameters als klant- en medewerkertevreden heid en dat als basis voor de inkoop en afrekening. Dit percentage wordt door u en de zorgkantoren zo mogelijk véér 1 november 2012 voorgesteld aan de NZa, waarop de NZa het tarief zal vaststellen. Over het volume onderhandelt u met de zorgkantoren. Facilitering experiment Dit experiment raakt, buiten uw organisatie, diverse partijen. Hieronder wordt per partij en onderdeel van de keten beschreven wat dit gedurende de looptijd van het experiment voor hen betekent en is afgesproken. Deze brief wordt in afschrift naar deze betrokken partijen gestuurd. Voor de duur van uw experiment zijn de in het kader van dit experiment geldende regels, alsmede de reguliere regels voor zover daarvan in het experiment niet wordt afgeweken, de maatstaf voor de rechtmatigheid van uw handelen en dat van uw ketenpartners (niet zijnde andere zorgaanbieders). Pagina

6 Indicatiestelling en CIZ Voor de indicatiebesluiten die binnen de looptijd van het experiment aflopen, die betrekking hebben op de eerder genoemde cliënten waarbij sprake is van een ongewijzigde zorgbehoefte zal het CIZ de looptijd van het indicatiebesluit administratief verlengen met 15 jaar. Indien de zorgbehoefte van de dient wijzigt, wordt de reguliere route van herindicatie gevolgd. U heeft aangegeven dat u behoefte heeft aan een uitbreiding van de huidige mogelijkheden van herindicatie via taakmandaat Hiervoor zal het CIZ het taakmandaat uitbreiden met toegang tot ZZP s VG05, VGO7 en VGO8. Directie Voor de volledigheid maak ik u er op attent dat deze formele wijziging ook zijn beslag dient te krijgen in de procedures en systemen van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Het CIZ realiseert met ingang van 1 januari 2013 een aansluiting voor dit onderdeel in de AF. Cliënten die beschikken over een indicatiebesluit dat tot stand is gekomen in het kader van een experiment waarin voor de indicatiestelling een van de reguliere werkwijze afwijkende procedure is gevolgd en die er voor kiezen om hun zorg niet in natura te ontvangen van de in het experiment deelnemende aanbieder, zijn uitgesloten van deelname aan het experiment. Binnen het experiment wordt deze werkwijze gebruikt voor nieuwe cliënten en cliënten waarbij er sprake is van een herindicatie in verband met gewijzigde zorgbehoefte of einde geldigheidsduur. Cliënten die in het kader van uw experiment op niet reguliere wijze zijn geïndiceerd en die tussentijds of na afloop van het experiment naar een andere zorgaanbieder wensen over te stappen, moeten opnieuw geïndiceerd worden. Reguliere aanvragen en bezwaar en beroep worden volgens de reguliere processen van CIZ afgehandeld en niet volgens de werkwijze in het experiment. Bekostiging en NZa De NZa stelt op grond van artikel 58 Wmg een beleidsregel Experiment Regelarme Instellingen op. In deze beleidsregel neemt de NZa op van welke nadere regels de instelling kan afwijken en welke beleidsregels de NZa zelf gewijzigd zal moeten toepassen. De NZa zal mogelijk maken dat voor dit experiment de nadere regels Administratieve Organisatie en intern controle AWBZ-zorgaanbieders (AO/IC) en de nadere regel Declaratievoorschriften AWBZ-zorg van toepassing zijn, behalve daar waar afwijking hiervan noodzakelijk is om het experiment uit te kunnen voeren. Bij de toetsing van aanvragen aan de NZa-beleidsregels zal de NZa rekening houden met hetgeen in deze brief is vastgesteld en met hetgeen de NZa heeft opgenomen in haar beleidsregel Experiment Regelarme Instellingen. Voor dit experiment zal de NZa in ieder geval haar beleidsregels Prestatiebeschrijvingen en tarieven extramurale zorg, Definities AWBZ, Aanvaardbare kosten AWBZ 2013 en Nacalculatie 2013, waar het voor het faciliteren van het experiment noodzakelijk is, gewijzigd toepassen. Zorginkoop en zorgkantoren Voor de afrekening van de intramurale en extramurale zorg wordt een uniform realisatieformat voorgesteld door JP van de Bent. De concessiehouders De Pagina

7 Friesland, Menzis en Agis hanteren dit format, mits dit past binnen het experiment in relatie tot lastenverlichting in de keten en het uitgangspunt budgetneutraal. Met VGZ wordt dit nader afgestemd. Voor de zorginkoop wordt een percentage van het maximum (100%) van ZZP-tarief of extramurale tarief eventueel gekoppeld aan enige eenvoudige parameters als cliënttevredenheid en medewerkertevredenheid. Directie 1< k Het gevolg van de verschillende experimenten is dat enkele processen binnen zorgkantoren, zoals de wijze van zorginkoop, zorgbemiddeling, de termijnen van berichtafhandeling, de controles van dubbele verstrekkingen, het aanleveren van wachtlijstinformatie, het aanleveren van kwaliteitsgegevens voor Kiesbeter, anders lopen of niet plaats kunnen vinden. Dit is inherent aan experimenteren. Dit betekent ook dat de zorgkantoren niet (geheel) kunnen voldoen aan de normen zoals genoemd in de prestatiemonitor van de NZa. Gedurende de looptijd van het experiment is ruimte om deze processen op een andere wijze vorm te geven. Tussen zorgaanbieder en zorgkantoor worden indien nodig specifieke afspraken gemaakt en indien nodig vastgelegd in een aanvullende overeenkomst. Evaluatie en randvoorwaarden De evaluatie van uw experiment gaat in ieder geval in op de door VWS gestelde randvoorwaarden, zijnde: de positie van de cliënt mag er niet op achteruit gaan (kwalitatief en financieel), de rechtmatigheid en doelmatigheid van zorg moet geborgd zijn en het experiment is minimaal budgetneutraal. Daarnaast gaat uw evaluatie in op de door u gestelde doelen. Mocht tijdens de looptijd van uw experiment blijken dat een of meer van deze randvoorwaarden onder druk staan, brengt u mij en de betrokken partijen hiervan op de hoogte. Over de ontstane situatie zullen wij met elkaar in gesprek treden. Start, looptijd en omkeerbaarheid Uw experiment gaat daadwerkelijk van start per 1 januari 2013 en heeft een looptijd tot en met 31 december De uitkomsten van het experiment zijn op voorhand niet bekend. De resultaten van de experimenten zullen na afloop binnen de dan bestaande beleidskaders gewogen worden. Het is dan ook niet mogelijk om voorafgaand aan de experimenten uitspraken te doen over het al dan niet landelijk invoeren van nieuwe of andere werkwijzen. Daarom is het een voorwaarde dat een experimenterende zorgaanbieder na de experimentperiode in staat en bereid is zich aan de sluiten bij het dan gangbare model van sturing en bekostiging van de zorg. Bezwaar Deze brief geeft de inhoud van uw experiment weer en de activiteiten die uzelf en diverse andere organisaties uitvoeren om het experiment mogelijk te maken. Indien u het niet eens bent met onderdelen van deze brief kunt u hiertegen bezwaar maken voor zover het een besluit van de staatssecretaris van VWS betreft. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan op de dag volgend op de dag waarop het besluit is gedagtekend. Pagina 781 8

8 Het bezwaarschrift kunt u indienen bij: de staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport t.a.v. Directie Wetgeving en Juridische Zaken Postbus EJ Den Haag DLZ/SFJ-U Vermeld in het door u ondertekende bezwaarschrift: de naam en het adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het bestreden besluit, bijvoorbeeld door vermelding van het zaaknummer, briefkenmerk en datum of door bijvoeging van een kopie van het besluit, de gronden van het bezwaar. Het is mogelijk dat u voor onderdelen van de brief van betrokken partijen besluiten ontvangt. Tegen die besluiten kunt u op de daarvoor gebruikelijke wijze bezwaar maken. Tot slot Ik ben mij ervan bewust dat u met uw voorstel voor een experiment niet alleen laat zien dat u de vermindering van de administratieve lasten in de langdurige zorg een warm hart toe draagt, u laat ook zien daarvoor grote inspanningen te willen leveren. Graag wil ik u daarvoor danken en veel succes toewensen bij het experiment. Ik zie uit naar de resultaten! Directie Hoogachtend, de staatssecretaris van Volksgezondheid, mw. van Zanten-Hyllner Pagina