KU HUB. Academiejaar Academic year FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS FACULTY OF ARTS

Transcriptie

1 Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten Exchange studies KU Exchange Leuven HUB in Brussels KU HUB Academiejaar Academic year FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS FACULTY OF ARTS FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSWETENSCHAPPEN FACULTEIT LETTEREN

2 INHOUDSOPGAVE 1 VERPLICHTE DOCUMENTEN FORMALITEITEN VÓÓR HET VERTREK NAAR HET BUITENLAND (Her)Inschrijven aan KU HUB Indienen aanvraag bij je gastinstelling Zoeken naar huisvesting Opvolgen Studentenovereenkomst voor studie en Erasmusbeurs Opstellen en opvolgen van een academisch erkend learning agreement In orde brengen reisdocumenten Gezond reizen Afsluiten verzekeringen FORMALITEITEN TIJDENS HET VERBLIJF IN HET BUITENLAND In orde brengen registratieverplichtingen of verblijfsvergunningen Respecteren veiligheidsvoorschriften Opvolgen Transcript of records EVALUATIES NA JE STUDIES IN HET BUITENLAND MOBILITY OFFICE KU HUB: JE EERSTE AANSPREEKPUNT ANKERPERSONEN OPLEIDINGEN: SAMENSTELLEN VAN JE LEARNING AGREEMENT Ankerpersonen Faculteit Economie en HUB Ankerpersonen Faculteit HUB

3 Proficiat! Je bent nu geselecteerd om als uitwisselingsstudent een jaar of een semester in het buitenland of in een andere regio van België te studeren! Studeren in het buitenland is echter geen vakantie. Vooraleer je kunt vertrekken, tijdens en na je verblijf, moet je immers een aantal formaliteiten vervullen die beschreven staan in deze brochure. Zorg ervoor dat deze correct, volledig en tijdig worden ingevuld en aan de verantwoordelijke worden bezorgd. Vergeet ook niet dat je in het buitenland als ambassadeur van je opleiding en van onze instelling optreedt. Je studie-inzet, je houding ten opzichte van de coördinatoren van de partnerinstelling en de wijze waarop je omgaat met de studenten ter plaatse, zijn uiterst belangrijk voor de uitstraling van onze opleidingen en vormen meteen ook een uitnodiging naar (buitenlandse) studenten om aan onze instelling te komen studeren. Wij wensen je alvast een heel boeiende, leerrijke en vooral een succesvolle ervaring! 2

4 1 VERPLICHTE DOCUMENTEN We verwachten dat je volgende documenten aan het Mobility Office KU HUB bezorgt. Mogen we je vragen om de deadlines steeds stipt te respecteren? Learning Agreement Deadline 1 ste semester/jaar: afhankelijk van de deadline van de partnerinstelling, maar uiterlijk voor je vertrek. Deadline 2 de semester: afhankelijk van de deadline van de partnerinstelling, maar uiterlijk voor je vertrek. Studentenovereenkomst voor studie zie: Gegevens voor Noodsituatie Deadline 1 ste semester/jaar: 30 augustus 2014 (1 ste versie) en 15 oktober 2014 (geactualiseerde versie). Deadline 2 de semester: 10 januari 2015 (1 ste versie) en 15 februari 2015 (geactualiseerde versie). Changes to the original Learning Agreement Deadline 1 ste semester/jaar: 15 oktober 2014 (enkel voor bestemmingen in Duitsland zijn afwijkingen mogelijk). Deadline 2 de semester: 15 maart 2015 (enkel voor bestemmingen in Duitsland zijn afwijkingen mogelijk). Online evaluatie KU HUB en Enquête Vlaamse Gemeenschap (EPOS) Deadline 1 ste semester: januari 2015 Deadline 2 de semester/jaar: mei/juni 2015 Statement of host institution bij terugkomst Zie: 3

5 Transcript of records (resultaten van de opleidingsonderdelen in het buitenland) Deadline 1 ste semester: februari 2015 Deadline 2 de semester/jaar: juli

6 2 FORMALITEITEN VÓÓR HET VERTREK NAAR HET BUITENLAND 2.1 (Her)Inschrijven aan KU HUB Je studieverblijf in het buitenland als uitwisselingsstudent is een integraal onderdeel van je studies aan KU HUB. Daarom moet je in elk geval (her)inschrijven als KU HUBstudent. Het is immers je thuisinstelling die uiteindelijk je diploma zal uitreiken. Je betaalt je inschrijvingsgeld aan KU HUB. De gastinstelling mag je geen inschrijvingsgeld laten betalen (cursusgeld ed. kan wel door de gastinstelling gevraagd worden). De Studentenadministratie zorgt ervoor dat je studentenkaart en je attest van inschrijving opgestuurd worden naar je thuisadres. Je kan in het buitenland gebruik maken van het studentenportaal We raden je aan om in het buitenland regelmatig het studentenportaal te raadplegen. Je zal dit onder andere moeten doen (via Administratie en regelgeving) om je individueel jaarprogramma online te registreren (tegen 8 oktober 2014) en eveneens om je in te schrijven voor de examens. Dit is ondanks je verblijf in het buitenland ook verplicht. Inschrijven voor de examens gebeurt in november, voor de examens van januari en in maart, voor de examens van juni. Je resultaten kun je raadplegen via het studentenportaal (KU Loket). Je login en paswoord van het academiejaar blijven ongewijzigd. 2.2 Indienen aanvraag bij je gastinstelling In samenwerking met het Mobility Office KU HUB dien je er voor je vertrek naar je gastinstelling voor te zorgen dat alle nodige formulieren (o.m. je Application form, eventueel 5

7 Learning Agreement, een kopie van je identiteitskaart, een kopie van je verzekeringsdocumenten, je Transcripts of Records en een foto) tijdig worden opgestuurd naar je gastinstelling. Het Mobility Office KU HUB zal samen met jou de nodige documenten verzamelen en versturen. Soms is de deadline voor de buitenlandse partner vroeg (bv. 15 maart). Niet tijdig aanvragen kan echter leiden tot een weigering van je uitwisseling door de gastinstelling! Hou ook rekening met het feit dat voor sommige landen een visum en een paspoort noodzakelijk kunnen zijn. Informeer je tijdig (zie verder meer)! 2.3 Zoeken naar huisvesting Het vinden van huisvesting is één van de moeilijke praktische problemen waarmee studenten tijdens hun verblijf in het buitenland worden geconfronteerd. Vaak wordt de huisvesting voor buitenlandse gaststudenten georganiseerd door een centrale universitaire dienst, maar nog vaker is er weinig of geen hulp van de instelling. Meer informatie vind je eveneens terug op de website, krijg je toegestuurd door de gastinstelling of kan je bij het Mobility Office KU HUB krijgen. Uiteraard zijn de inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten van het vorige academiejaar de aangewezen personen om je advies te geven voor je studie in het buitenland. Je kan ze contacteren via het Mobility Office KU HUB. 6

8 Van zodra je huisvesting definitief geregeld is vragen wij je om ons je adres, adres, telefoonnummer, fax mee te delen. Op die manier is een goede communicatie tussen jou en het Mobility Office KU HUB verzekerd. Je moet hiervoor het formulier Gegevens voor noodsituatie gebruiken en alles via doorsturen. Dit document MOET je elektronisch doorsturen (eveneens bij een wijziging van het adres). De gegevens van dit document zijn vertrouwelijk en worden als dusdanig behandeld. Na het einde van je uitwisseling, worden deze gegevens vernietigd. De eerste versie van het document Gegevens voor noodsituatie moet je als uitwisselingsstudent voor een volledig academiejaar of voor het eerste semester bezorgen tegen 30 augustus 2014, een geactualiseerde versie tegen 15 oktober Studenten die in het tweede semester naar een buitenlandse instelling vertrekken, bezorgen een 1 ste versie tegen 10 januari 2015 en een geactualiseerde versie tegen 15 februari Opvolgen Studentenovereenkomst voor studie en Erasmusbeurs De Studentenovereenkomst voor studie zal opgemaakt worden door het International Office van de KU Leuven. De studentenovereenkomst voor studie is een overeenkomst tussen de instelling en de student, die de rechten en plichten van de student en van de instelling formuleert. De beursafhandeling gebeurt door het International Office van de KU Leuven. De toewijzing gebeurt binnen de geldende regels aan de KU Leuven. De contactpersoon is Felke Bauters, felke.bauters@kuleuven.be International Admissions and Mobility Naamsestraat 63 - bus Leuven tel

9 Voor meer informatie surf naar beurs.html. Een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap is cumuleerbaar met een Erasmusbeurs. 2.5 Opstellen en opvolgen van een academisch erkend learning agreement Volledige academische erkenning is een noodzakelijke voorwaarde voor studentenmobiliteit in het kader van het Erasmusprogramma. Volledige academische erkenning houdt in dat de buitenlandse studieperiode (inclusief examens en andere beoordelingsvormen) een vergelijkbare studieperiode aan de thuisuniversiteit vervangt, ondanks het feit dat de inhoud van het overeengekomen learning agreement misschien anders is. Om deze volledige academische erkenning na te streven, lanceerde de Europese Commissie een systeem van ECTS (European Credit Transfer System) studiebelastingpunten. ECTS studiebelastingpunten geven een numerieke waarde weer (tussen 1 en 60) die de studielast meet van een opleidingsonderdeel. In ECTS staan 60 studiebelastingpunten voor de werkbelasting van één jaar studie. Studenten die voor een semester op Erasmus gaan hebben 30 studiepunten nodig. Vóór je vertrek naar het buitenland maak je een learning agreement op. Studenten nemen voor het opstellen van hun learning agreement contact op met de betrokken ankerpersoon. De contactgegevens van de ankerpersonen vind je verder in deze gids. Meer informatie vind je op Vóór je vertrek moet je een getekend exemplaar van het learning agreement ontvangen hebben. Je zal merken dat vele buitenlandse instellingen dit ook vooraf vragen. Het learning agreement wordt door de student, door de academisch verantwoordelijke van de thuisinstelling en de partnerinstelling ondertekend. 8

10 De eerste weken aan je gastinstelling kan je op basis van een gegronde reden nog opleidingsonderdelen wijzigen met goedkeuring van je thuisinstelling. Onder wijziging op basis van een gegronde reden wordt verstaan: Omwille van de lokale organisatie. De inhoud van een opleidingsonderdeel is verschillend van de oorspronkelijke informatie. Je learning agreement dient tegen 8 oktober 2014 definitief vast te liggen. Voor studenten die naar een Duitse gastinstelling gaan, kan er omwille van de latere start van het academiejaar hierop een uitzondering gemaakt worden. Let op: de opleidingsonderdelen van KU HUB moeten wel al tegen 8 oktober geregistreerd zijn! Voor opleidingsonderdelen van het tweede semester kan er op basis van een gegronde reden nog een wijziging doorgevoerd worden tijdens het academiejaar en dit vóór 25 februari Wijzigingen worden enkel vastgelegd en definitief na het invullen en bezorgen van het ondertekende document changes to the original learning agreement. De wijziging van opleidingsonderdelen kan alleen met de goedkeuring van de betrokken ankerpersoon doorgevoerd worden! 2.6 In orde brengen reisdocumenten Om naar het buitenland te reizen zijn bepaalde officiële documenten nodig. Controleer vooraf welke reisdocumenten voor jou van toepassing zijn en breng het nodige tijdig in orde. Voor meer informatie over de nodige documenten, over reisadviezen en andere praktische informatie surf naar tenland/naar-het-buitenland/alsstudentnaarhetbuitenland. 2.7 Gezond reizen Inentingen Voor sommige bestemmingen zijn inentingen verplicht. Om na te gaan of en welke inentingen nodig zijn voor jouw bestemming, kan 9

11 je contact opnemen met het Instituut Tropische Geneeskunde, dat 24u op 24u beschikbaar is op het nummer 0900/ Doe dit ruim op voorhand, zodat je tijdig met de inentingen kan beginnen! Medicatie Medicijnen die in België veel gebruikt worden, zijn niet noodzakelijk ook in andere landen beschikbaar, of worden er verkocht onder een andere naam. Voorzie daarom een eigen reisapotheek met de meest courante medicijnen (pijnstillers, koortswerende middelen, medicijnen tegen diarree, buikkrampen en maagklachten, anticonceptiva, ) Reizen naar ontwikkelingslanden De brochure Gezond op reis is basislectuur voor studenten die naar een ontwikkelingsland vertrekken. Je vindt deze brochure terug op de website van het Instituut Tropische Geneeskunde: Voor deze studenten is bovendien deelname aan de Voorbereiding Reisbeursstudenten van de associatie KU Leuven verplicht. Informeer je bij je mobiliteitscoördinator over datum en plaats van deze informatiesessie. 2.8 Afsluiten verzekeringen Voor de meest volledige en recentste informatie i.v.m. verzekeringen ga naar zekeringen. 10

12 3 FORMALITEITEN TIJDENS HET VERBLIJF IN HET BUITENLAND 3.1 In orde brengen registratieverplichtingen of verblijfsvergunningen Algemene informatie over registratieverplichtingen en verblijfsvergunningen kan je als uitwisselingsstudent steeds verkrijgen op de consulaire dienst van de betreffende ambassade in Brussel. De adressen van de ambassades kan je terugvinden op Als gevolg van het principe van het vrije verkeer van personen tussen de EU-lidstaten, is het bezit van de identiteitskaart normaliter de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie gesteld wordt. Tot voor kort moest je als EU-burger ook een verblijfsvergunning aangaan omdat je verblijf langer dan 3 maanden duurde. Binnen de EU is dit voor een EUburger echter niet meer nodig. Je moet je wel nog aanmelden bij de stedelijke bevolkingsdienst van je tijdelijke verblijfplaats voor de registratie in het vreemdelingenregister. Voor uitwisselingsstudenten die een bestemming hebben buiten de EU, blijft de regel gelden dat ze een verblijfsvergunning moeten aanvragen. In elk geval is het aan te raden om de volgende documenten bij de hand te hebben: Kopie van bewijs van inschrijving aan KU HUB (studentenkaart); Kopie van bewijs van registratie aan de gastuniversiteit; Kopie van bewijs van ziekteverzekering; Pasfoto s (je hebt er meerdere nodig). 3.2 Respecteren veiligheidsvoorschriften Plaatselijke wetten, normen en zeden Net zoals de inwoners van het land waar je verblijft, moet je de wetten naleven en de plaatselijke normen en zeden respecteren. Informeer je vooraf over wat kan en niet kan. 11

13 3.2.2 Veiligheidstips In principe gelden voor de meeste bestemmingen de meeste, vanzelfsprekende, veiligheidstips als in België: - Draag nooit te veel geld op zak, en geef bij een overval zonder tegenstribbelen je geld af. - Verplaats je s avonds of s nachts zo weinig mogelijk alleen. - Draag steeds een veiligheidsgordel. - Als buitenlander vermijd je best betogingen, manifestaties en politieke meetings. - Berg je vliegtuigticket, paspoort en andere officiële documenten veilig op en draag ze niet steeds op zak. Neem ook kopieën van je belangrijke documenten en bewaar steeds een exemplaar in België en een kopie apart van je originele documenten. Meer praktische informatie op d Noodsituaties In geval van een ernstige noodsituatie, kan je afhankelijk van de aard en de ernst van de situatie contact opnemen met: - Het noodnummer van KU Leuven: +32 (0) (24u/24u bereikbaar); - Het internationale noodnummer: 112; - De plaatselijke politie; - Je lokale contactpersoon; - De Belgische ambassade; - Het noodnummer van je verzekering; - Je familie; - KU Leuven HUB o Administratief beheerder, Ingeborg Vandenbulcke (+32(0) of GSM: +32 (0) ); o Campusdecaan, Tom Van Puyenbroeck (+32 (0) ); - KU Leuven HUB, Coördinator internationalisering, Danny Masschelein (+32 (0) of GSM: +32 (0) ). Voor meer richtlijnen over wat te doen in geval van een noodsituatie verwijzen we naar 12

14 3.3 Opvolgen Transcript of records In de gastinstelling zal per opleidingsonderdeel het examenresultaat uitgedrukt worden in een ECTS graad. Indien er geen omzetting naar een ECTS graad is en er enkel een local grade ter beschikking is, wordt de omzetting vooraf opgenomen in het learning agreement. Zorg er voor dat niet alleen jijzelf maar ook KU Leuven een document krijgt van de resultaten die je ginds behaalde. Dit document heet Transcript of records. Wanneer jouw resultaten in KU Leuven toekomen, worden deze volgens de volgende ECTS tabel omgezet in KU Leuven-resultaten. Indien de instelling je ter plaatse de ECTS grade bezorgt, weet je onmiddellijk wat je resultaat aan KU Leuven is. Voor de behaalde cijfers is momenteel de onderafdeling: Examens afgelegd in een andere opleiding of instelling van het examenreglement van toepassing. Lees dit reglement goed door. Voor de omrekening van de behaalde resultaten aan de gastinstelling wordt de volgende omrekeningstabel gebruikt. ECTS grade A B C D E FX F KU Leuven-puntenschaal Belangrijk: Dring er bij de internationale coördinator van je gastinstelling op aan dat je examenresultaten zo spoedig mogelijk worden meegedeeld aan het Mobility Office KU HUB via een Transcript of Records. 13

15 Om de vinger aan de pols te houden van je individuele situatie, volg je best je Individueel StudieProgramma (ISP) en je studievoortgangsdossier op via KU Loket. 4 EVALUATIES NA JE STUDIES IN HET BUITENLAND Als uitwisselingsstudent krijg je een link naar de twee online evaluaties via toegestuurd. Deze vragenlijsten dien je zo snel mogelijk in te vullen. Er moet dus zowel een (online) enquête van het EPOS (Nationaal agentschap) als een enquête van KU HUB ingevuld te worden. De vragen hebben betrekking op je studies, begeleiding en integratie aan de gast- en thuisinstelling. Indien je een Erasmusbeurs toegewezen kreeg, zal de laatste 10% van het beursbedrag slechts uitbetaald worden na invulling van deze online evaluaties. 14

16 5 MOBILITY OFFICE KU HUB: JE EERSTE AANSPREEKPUNT KU HUB Mobility Office KU HUB Campus Brussel (@ HUB) T Serclaes Lokaal B-05-25/02 Warmoesberg Brussel Tel. +32 (0) en +32 (0) mobilityoffice.hubrussel@kuleuven.be Contactpersonen Dirk Van Waelderen dirk.vanwaelderen@kuleuven.be Mobiliteitscoördinator Suzanne Steijleman suzanne.steijleman@kuleuven.be Contacturen Alle dagen van 9u tot 16u. Gesloten op maandag tot 13u en tijdens vergaderingen. Mobility Office KU HUB is gesloten tijdens alle KU Leuven verlofdagen en vakanties. 15

17 6 ANKERPERSONEN OPLEIDINGEN: SAMENSTELLEN VAN JE LEARNING AGREEMENT 6.1 Ankerpersonen Faculteit Economie en HUB Handelswetenschappen Tim De Feyter, Ankerpersoon afstudeerrichtingen Bedrijfsmanagement en ondernemerschap, Fiscale wetenschappen, Human Resources Management en Marketingmanagement, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-05-06, +32 (0) , tim.defeyter@kuleuven.be Ann Pauwels, Ankerpersoon afstudeerrichting Internationale betrekkingen, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes B-06-21, +32 (0) , a.pauwels@kuleuven.be Rosanne Vanpée, Ankerpersoon afstudeerrichtingen Accountancy, Business Information Management en Finance & Risk Management, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-05-20, +32 (0) , rosanne.vanpee@kuleuven.be Handelsingenieur Jef Hendrickx, Ankerpersoon Handelsingenieur, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-06-09, +32 (0) , jef.hendrickx@kuleuven.be Milieu- en preventiemanagement Talia Stough, Ankerpersoon Milieu- en preventiemanagement, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-06-29, +32 (0) , talia.stough@kuleuven.be 6.2 Ankerpersonen Faculteit HUB Elke Brems, Ankerpersoon Nederland, Hongarije en Wrocław, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-11, +32 (0) , elke.brems@kuleuven.be 16

18 Koen Du Pont, Ankerpersoon Italië, Campus Brussel HUB) - T'Serclaes - C-04-09/04, +32 (0) , koenraad.dupont@kuleuven.be Liutauras Kazakevicius, Ankerpersoon Rusland en Polen (behalve Wrocław), Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-17/01, +32 (0) , liutauras.kazakevicius@kuleuven.be Luc Loonbeek, Ankerpersoon Frankrijk en België, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-17/03, +32 (0) , luc.loonbeek@kuleuven.be Danny Masschelein, Ankerpersoon Spaans en coördinator internationalisering faculteit Letteren@HUB, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-17/01, +32 (0) , danny.masschelein@kuleuven.be Joël Rooms, Ankerpersoon Duitsland en Finland, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-17/02, +32 (0) , joel.rooms@kuleuven.be Walter Verschueren, Ankerpersoon Verenigd Koninkrijk, Campus Brussel (@ HUB) - T'Serclaes - B-04-11, +32 (0) , walter.verschueren@kuleuven.be 17

19 KU HUB Mobility Office Campus Brussel - T Serclaes Warmoesberg 26 BE-1000 Brussel mobilityoffice.hubrussel@kuleuven.be Tel: +32 (0) Tel: +32 (0) v.u.: Filip Clarisse, Warmoesberg 26, 1000 Brussel