Bezint eer ge begint. Dossier Ruimtelijke planning. Inhoud

Transcriptie

1 Bezint eer ge begint Wellicht is er geen enkele activiteit waarop de bovenstaande volkswijsheid meer van toepassing is dan op de indeling van werkruimten. Kiezen hoe de beschikbare oppervlakte zal worden ingedeeld en wie waar zal werken, is een taak waar heel diep moet worden over nagedacht. Want die keuze heeft een grote invloed op het dagelijkse leven van de medewerkers. Iedereen moet zijn plaats vinden en er zich goed voelen, zodat hij behoorlijk kan werken. De Facility Managers kunnen - samen met de directie en volgens de adviezen van professionele space planers - beslissen over de manier waarop hun collega s iedere werkdag acht uur (of meer) zullen doorbrengen. Voorwaar geen gemakkelijke taak. Reden genoeg dus voor Profacility Magazine om u enkele adviezen en denkpistes voor te schotelen Inhoud [ Tips ] Werkruimten herzien [ Case study ] Vitra: De Net n Nest attitude 50 [ Flexibiliteit ] Huren omwille van de reactiviteit Profacility Magazine juni

2 Werkruimten herzien Een bestaande of toekomstige werkruimte opwaarderen. Tegenwoordig spreken we van space planning. Consultancybedrijven die hierin zijn gespecialiseerd, stellen zich tot doel om de identiteit van het bedrijf te bewaren en gelijktijdig de beschikbare oppervlakte beter te benutten. Maar voordat u een ruimte onder handen neemt, moet u eerst weten wie die ruimte gebruikt de eerste plaats moeten we een IIn duidelijk zicht krijgen op de identiteit van de onderneming voordat we samen met haar een nieuwe inrichting van de werkruimte kunnen ontwerpen. Dat krijgen we bij iedere specialist op dit vlak te horen. De space planner is zowel een adviseur en een architect als een ergonoom en een socioloog. Voordat er oplossingen kunnen worden voorgesteld, moet de space planner de behoeften van de klant proberen te anticiperen en hem in het beslissingsproces begeleiden. Wij moeten de bedrijfsverantwoordelijke helpen bij de organisatie van zijn werk in functie van de evolutie van de markt en zijn personeelsbestand, legt Bernard Cartier uit, de voorzitter van Sicabel. Daarnaast is het zaak om de rendabiliteit van zijn onderneming te verhogen door een functionele, technische en financiële optimalisatie van de beschikbare werkplaatsen. Soms legt de space planner bepaalde tekortkomingen in een organisatie bloot. Hoewel dit zeker niet ons vak of onze ambitie is, worden wij niet zelden betrokken bij de reorganisatie van algemene diensten, aldus Bernard Cartier. Ieder project is uniek Wie een kantoorruimte wil inrichten, moet in de eerste plaats rekening houden met de heersende bedrijfscultuur. Het is dan ook noodzakelijk om het personeel bij het project te betrekken. Meer nog dan de vierkante meters zijn het de personeelsleden die tellen. Meestal bestaat het gebouw al en probeert de klant de beschikbare ruimte te rationaliseren, zegt Philippe Dawant, de afgevaardigde beheerder van D& IM Office. Uiteraard zou het gemakkelijker zijn als men een gebouw zou kunnen kiezen in functie van de behoeften die inherent zijn aan de activiteiten van de onderneming. Maar zoiets komt slechts zelden voor Daarnaast moet men ook rekening houden met de ontwikkelingsvooruitzichten van de onderneming, die de toekomstige inrichting van de ruimte zullen bepalen. Zodra de grote lijnen van de behoeften en de wensen van de onderneming zijn uitgetekend, moeten de oppervlakken worden gedefinieerd die iedere afdeling nodig heeft. Pas daarna kan er met de eigenlijke inrichting worden begonnen - waarbij de opmerkingen die tijdens de voorafgaande studie werden gemaakt, concreet vorm krijgen. Die opmerkingen kunnen betrekking hebben op het gebouw en zijn architectuur, maar ook op de al dan niet gewenste communicatie tussen de verschillende diensten. Adviezen op het vlak van space planning zijn niet herbruikbaar, meent Anne Lenaerts van Your Mover Vandergoten. Want er bestaan geen twee vergelijkbare projecten. Modeverschijnsel? De heersende ideeën uit de jaren 50 en 80, waarbij ruimten vrij strikt werden ingedeeld, lijken nu achterhaald. Kantoren zijn tegenwoordig comfortabele plaatsen waar men informatie kan uitwisselen. Onze klanten willen dat hun personeelsleden zich goed voelen op hun werk- De adviezen van AT Osborne Emotie Identiteit Imago Ambitie «Brand» Functionele prestaties Structuur Fte s, werkplekken Werkprocessen Werkrelaties Logistiek Veiligheid Clustering Flexibiliteit Arbeidsomstandigheden Ruimtelijke prestaties Ruimtenormen Basisafmetingen Ruimtebehoefte op gewenst niveau Opbouw nuttige m 2, verhuurbare m 2, bruto m 2 Vormfactoren (B/N-factor), Ao/V-factor Technische prestaties Prestaties voor gebruiker Bouwkundig Wertuigkundig Elektrotechnisch Vaste inrichting Bijzondere ruimten Onderhoud en beheer Profacility Magazine juni

3 Dossi Martine Forget : Bij de globale benadering van een space planning project blijft de kostprijs een fundamenteel begrip. plaats, stelt Martine Forget, afgevaardigd beheerder bij AT Osborne. Hoewel bedrijfsverantwoordelijken nog altijd in de eerste plaats doeltreffende werkruimten willen creëren, waar emotie slechts een ondergeschikte rol speelt, merken we dat er steeds meer nieuwe ruimten in open space worden ingericht, waar de informatie in realtime wordt uitgewisseld. Afzonderlijke kantoren en de externe symbolen van hiërarchie zijn duidelijk niet Bernard Cartier : Wij worden vaak betrokken bij de reorganisatie van algemene diensten. Anne Lenaerts : Ons vak bestaat erin een gebouw te 'begrijpen' en de mogelijkheden aan het bedrijf aan te passen. meer van deze tijd. En er is meer ruimte voor de verbeeldingskracht. In sommige bedrijven worden zelfs ruimten met zitbanken, lage tafeltjes of oases ingericht, waar de leden van een team de banden met hun collega s kunnen aanhalen. Sommige ondernemingen aarzelen niet om een deel van hun kantoorruimten op te offeren voor dit soort informele ontmoetingsruimten. Maar ook het personeel moet daar klaar voor zijn, voegt Bernard Cartier er meteen Kurt Florus : Tegenwoordig verkleint men kantoorruimten vooral om de kosten te drukken. aan toe. De verleiding is vaak groot om bij een nieuwe trend meteen op de trein te springen. Het concept van het landschapskantoor is niet nieuw. In 1965 werd het eerste al in Parijs geïnstalleerd. En sindsdien is het concept nauwelijks gewijzigd. In het verleden is er ook al sprake geweest van bubbles, ontspanningshoeken, informatiehoeken enz Tegenwoordig vindt u nergens nog gigantische onpersoonlijke verdiepingen, met 44 Profacility Magazine juni 2007

4 er Ruimtelijke planning lage wanden tussen de kantoren, stelt Martine Forget vast. Maar wel gezellige plateaus die door het meubilair zijn onderverdeeld in verschillende onthaal-, werk-, ontspannings- en vergaderzones. Gedeelde kantoren, landschapskantoren, open space, aparte ruimten? Maar het komt er altijd in de eerste plaats op aan om een inrichting te vinden die inspeelt op de reële behoeften van de gebruiker. De ruimte rendabel maken Veel ondernemingen beschikken over meer kantoorruimte dan ze in feite nodig hebben, stelt Kurt Florus vast, directeur bij D&C Services. Tegenwoordig probeert men vierkante meters te besparen om zo de kosten te drukken. Men heeft begrepen dat de doeltreffendheid van het werk weinig te maken heeft met het beschikbare aantal vierkante meters. Bovendien kan de vrijgekomen ruimte ook worden onderverhuurd. Een andere trend is het thuiswerk. Dankzij het internet en de nieuwe technologieën kan men tegenwoordig een zaken- of werkrelatie hebben die niet meer aan ruimte en tijd is gebonden. Zeker is wel dat eender welk type inrichting de hiërarchische verhoudingen en de managementpraktijken grondig verandert. De inrichting van de werkruimte is dan ook vanuit strategisch oogpunt erg belangrijk. En morgen? Hoe zullen de kantoorruimten van de toekomst eruit zien? Alles is afhankelijk van de eventuele delokalisaties en het behoud van de directiestructuren op plaatselijk niveau, meent Bernard Cartier. De komende jaren zullen in het teken staan van de gezelligheid, het comfort, de uitwisselingen of de creativiteit, voegt Kurt Florus eraan toe. Geen afzonderlijke kantoren meer. Mensen werken voortaan op flexibile werkposten, in landschapskantoren en ze beschikken over ontspanningsruimten op grote plateaus. Vooral de configuratie van het gebouw zal de toekomstige kantoorinrichtingen bepalen., merkt Anne Lenaerts op. Ons vak bestaat er nog altijd in om een gebouw te begrijpen en vervolgens de mogelijkheden ervan aan de identiteit van de onderneming aan te passen. Manu YVENS Nieuwe omgeving voor de VRT Procos, een zelfstandige consultant voor facilities planning en facilities management, werkt voor grote en kleine ondernemingen in de openbare en de privésector. Voor de VRT bijvoorbeeld bedachten ze een compleet nieuwe inrichting. In overleg met het management van de VRT hebben we de benadering van de werkruimten veranderd. Voortaan zijn die flexibeler, waardoor de communicatie tussen de medewerkers vlotter verloopt, aldus Jos Duchamps, een van de vennoten bij Procos. Door de drie redactieteams (televisie-radio-internet) in één enkele zone samen te brengen, hebben we de kantoorinrichtingen veranderd door de interne organisatie van de media te wijzigen. In dat verband hebben we zonet een zone met 550 werkposten ingehuldigd waarbij er landschapsruimten werden ingericht. In ons volgende nummer krijgt u aan de hand van een reeks foto s een idee van het resultaat

5 Vitra: de Net n Nest attitude Wat je zelf doet, doe je beter, zegt Vitra, en het past het Net n Nestconcept in zijn eigen kantoren toe. Interactie en concentratie gaan hand in hand Weil am Rhein, Duitsland. Hier ontwikkelt, produceert en promoot Vitra, de fabrikant van kantoormeubilair, zijn ideeën. Een van de nieuwste is het ruimteconcept Net n Nest. Met Net n Nest wilden wij een kantoor scheppen dat zou ademen", vertelt interieurarchitecte en designer Sevil Peach. We zijn van vier principes vertrokken. De kantoren moesten flexibel zijn, vooral met het oog op de nieuwe technologieën, ze moesten interactie en teamwerk mogelijk maken, inspelen op de nieuwe werkmethoden en ons de mogelijkheid geven om het meubilair van Vitra in een reële omgeving te testen. Net Vandaar het idee van een groot landschapskantoor met een menselijk gelaat, dus met verschillende facetten. Onder het vaandel "Net" zorgen verscheidene zones voor de communicatie. "De essentiële reden om vandaag de dag niet thuis te werken, is de samenwerking met de collega's, de uitwisseling van ideeën, het samen oplossen van problemen, zegt Jürgen Dürrbaum, het hoofd van de divisie Systemen van Vitra. Daarom heeft het kantoor banken, kleine togen met krukken, vergadertafels, patio's... allemaal ideale plaatsen voor formele of informele, lange of korte ontmoetingen onder vier ogen of in groep. Een eenvoudig gesloten gordijn om niet gestoord te worden. Het opengewerkte plafond laat veel licht binnen. Schelpstoelen scheppen isolement, bijvoorbeeld om te telefoneren. Banken om bezoekers gastvrij te ontvangen. 46 Profacility Magazine juni 2007

6 n Nest Anderzijds bieden diverse zones onder het vaandel Nest de mogelijkheid om zich te concentreren en af te zonderen. Soms heb je behoefte aan een visueel nest om je te kunnen concentreren," legt Jürgen Dürrbaum uit. "Dat is een volstrekt legitieme nood." Individuele werktafels, afgezonderd met een stoffen scherm, zones die met gordijnen afgesloten worden of, nog simpeler, een stoel die zijn gebruiker als een schelp omsluit, zorgen hier en daar voor de nodige intimiteit. Uiteindelijk is Net n nest een patchwork van alle soorten meubilair, vakkundig gecombineerd volgens zijn functionaliteit. Wij zijn erin geslaagd de ruimten prettiger, mooier en minder stresserend te maken. De mensen die hier werken zijn meer gemotiveerd, creatief en productief," besluit mevrouw Peach. Een fotoreportage van Xavier RIGO Een patio voor lucht en licht. Langs de lengte van het landschapskantoor loopt een ontspanningszone onder de wolken. Het Nest -gedeelte omvat soloplekjes waar mensen geconcentreerd kunnen werken. Hangende scheidingswanden, Amerikaanse brievenbussen: alles is even praktisch. Profacility Magazine juni

7 Huren om reactief te zijn Zelfs wanneer er grondig is nagedacht over de planning van de kantoren, kan men zich door een toename van de activiteiten, een nieuwe vestiging om zich aan de markt aan te passen of de onmogelijkheid om de kantoren te gebruiken als gevolg van schade genoodzaakt zien om kantoren te huren. Acronis heeft zijn kantoren ondergebracht in het Atrium-park (Brussel), een van de 950 zakencentra van de Regus-groep. Ondernemingen huren alsmaar vaker volledig ingerichte kantoren met airconditioning, meubilair, beveiligingssystemen, telefonie en internet. Deze huurformule, die ook wel businesscenter wordt genoemd, is in de eerste plaats een noodoplossing in geval van werken, waterschade, brand, enz. Maar de moduleerbare kantoren zijn ook een uitstekende manier om zich aan te passen aan de evolutie van de activiteiten en tegelijk over een spitstechnologische uitrusting te beschikken. Op internationaal vlak biedt de terbeschikkingstelling van kantoorruimten aan ondernemingen de mogelijkheid om ontwikkelingskansen snel aan te grijpen, met name op de groeimarkten. Het aanbod gaat van vergaderzalen op maat voor opleidingen, rekruteringssessies of een productiepresentatie tot tijdelijke kantoren ter gelegenheid van diverse verplaatsingen (beurzen, prospectie, klantenbezoeken, enz.). Veel contracten gaan echter een stuk verder en omvatten ook de volledige of gedeeltelijke levering van algemene diensten zoals het postbeheer, een kopieerdienst, drukinstallatie, boekbinderij of digitalisering, de expresslevering van brieven en pakjes, de aanwezigheid van telefoonpermanentie en de organisatie van restauratie. Tot het virtuele kantoor In Brussel kost het huren van een gemeubeld kantoor met twee werkposten ongeveer 500 EUR per maand. De keuze wordt niet alleen bepaald door de prijs per vierkante meter maar ook door de aard van het aanbod (businesscenter, organisatie van seminaries, gemeubelde kantoren, vergaderzalen, enz.), de flexibiliteit (looptijd en verlengingsmogelijkheden van het contract) en de voorwaarden (innovatieve activiteiten, spitstechnologie, onderzoek, startende ondernemingen, enz.). De jongste trend is het concept van het virtuele kantoor. Dat concept geeft ondernemingen de mogelijkheid om een prestigieus adres te hebben zonder een huurcontract van lange duur af te sluiten of zonder bijkomend personeel aan te werven. De klant kan ook zijn activiteiten op afstand beheren omdat de telefoon in zijn naam en in de plaatselijke taal wordt opgenomen, omdat de berichten overal ter wereld worden doorgegeven en omdat berichten, faxen en post volgens de afspraken worden beheerd. Stuk voor stuk oplossingen die ondernemingen in staat stellen om hun activiteiten uit te oefenen zoals en wanneer ze dat wensen. Damien MARECHAL Acronis: operationeel op 2 weken Acronis levert wereldwijd backupsoftware en toepassingen om verloren gegevens te herstellen. Voor de vestiging in België deed de onderneming een beroep op Regus, een specialist in de terbeschikkingstelling van werkruimten. Onze vestiging op de Belgische markt moest op minder dan twee weken in orde zijn, vertelt Jean-Jacques Aka, verantwoordelijke technische ondersteuning bij Acronis. Dankzij de huurformule zijn we daar ook in geslaagd. Toch heeft het concept ook zijn nadelen, zoals de hoge huurprijs waarmee men in het budget rekening moet houden. Bovendien is er in het begin een zekere aanpassingstijd nodig om kennis te maken met het personeel dat de verschillende diensten verzorgt. 50 Profacility Magazine juni 2007