Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december 2015 Versie: concept d.d. 15 december 2015

Transcriptie

1 Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december 2015 Versie: concept d.d. 15 december 2015 Deelnemers: *=Afwezig Almere: Joke Meijer, Shoba Mahase Amsterdam: Dirk Rutgers*, Patricia Vigelandzoon* Belastingdienst: Michel van Meteren, Ruud Pannekoek Bernheze: Marita Verbij* CBS: Kees Prins Den Bosch: Mieke Hensen, Johan van den Broek* Den Haag: Theo van der Nat, Vrien de Geest DUO: Rian Huiberts* Haarlem: Fons Jonkers Hilvarenbeek: Resy van Gils, Marka van Twist-Verstraeten* Huizen: Ingrid Wijsman* Kadaster: Theo Splithof*, Tijn van Bussel*, Joop Non NVVB: Ronald Zijlstra RDW: Marc Evers* Rotterdam: Ursila Jaddoe*, Loes van der Ploeg, Nurcan Balkan SVB: Rick Zonneveld* Utrecht: Yvonne Molenberg*, Mohammed Saïdi*, Bart Beeren*, Marjolein Smulders*, Ronald Drinkwaard, Ralf Pasen* UWV: Raymond Hennion, Rob Diemier*, Herman Arts*, Erik Alers Vianen: Joep Schulten* VNG: wordt vertegenwoordigd door NVVB Waternet : Allert de Zeeuw Westland: Ingrid Slaman*, Annelen de Kok* Zoetermeer: Dani Rolff* Ministerie BZK/RvIG: Esther t Hoen (voorzitter), Jan Willem van Boven (secretaris), Christie Heemskerk*, Hans Verhaar. Gasten: Niels Vloemans, Frans Rijkers, Marc Winsemius (RvIG) Geert Deenen (Helmond), Erik Goossens (Breda) 1. Welkom, ingekomen stukken en mededelingen De gemeenten Breda, Helmond en Sittard-Geleen hebben aangegeven dat ze actief deel nemen aan het kwaliteitsoverleg om met name het onderwerp puntadressen onder de aandacht te brengen (zie punt 4). De vergadering is drukbezocht en de voorzitter geeft aan dat de agenda overvol is. Punt 3, bespreken reacties op gebruik verblijfstitel, verhuist naar de volgende meeting. 2. Vaststellen verslag 15 september Het conceptverslag wordt vastgesteld. 2b Naar aanleiding van het verslag: >N.a.v. vorige verslagen Suwinet Inkijk: Uit vorig verslag: Oproep aan BZK: Burgerzaken heeft meer houvast nodig om goed onderzoek te doen naar het woonadres en om haar afweging te kunnen maken, bijvoorbeeld in het kader van briefadres. Waarom bijvoorbeeld geen volledige Suwinet inkijk voor burgerzaken? Dus ook inzage in de werkgeversgegevens? Lokaal is er wel wat te organiseren, maar landelijke inzage is niet mogelijk. Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december

2 De NVVB heeft een brief geschreven aan SZW over dit onderwerp. Een reactie hierop is inmiddels binnen. Maar de NVVB is niet tevreden met het antwoord. (NVVB was afwezig, punt blijft voor de laatste keer staan). >N.a.v. verslag van 28 april: Vraag naar aanleiding van een discussie over het afsluiten van een onderzoek door een gemeente: waar staat in het Logisch ontwerp, wanneer een onderzoek (verplicht) beëindigd moet worden? De werkwijze wisselt per gemeente. Reactie RvIG over het beëindigen van onderzoeken door gemeenten toegevoegd aan verslag: De gemeente beslist of het onderzoek wordt beëindigd, niet het Logisch ontwerp. Het beëindigen van het onderzoek gebeurt op het moment dat het daadwerkelijke onderzoek is afgerond. Ingeval er een adresonderzoek op een persoonslijst staat die betrokken is bij een intergemeentelijke verhuizing kan het onderzoek alleen door de nieuwe gemeente afgesloten worden. Immers de vorige woongemeente weet niet dat de persoonslijst wordt opgevraagd door de nieuwe gemeente, omdat deze procedure geautomatiseerd verloopt. Hoe de nieuwe woongemeente daarmee omgaat is afhankelijk van de gebruikte applicatie. Er zijn twee mogelijkheden: De nieuwe woongemeente neemt het onderzoek over in de nieuwe categorie 08 Verblijfplaats en vervolgens: o De afnemer krijgt een Gv01 bericht van het nieuwe adres en oude adres, (categorie08/58). In beide categorieën komt de groep 83 Procedure voor. o Als uit onderzoek blijkt dat de nieuwe gemeente het onderzoek in categorie 08 en/of 58 Verblijfplaats beëindigt, wordt daar een Gv01 voor aangemaakt. De nieuwe woongemeente muteert niets in groep 83 Procedure in categorie 58 Verblijfplaats. De afnemer, krijgt een Gv01 bericht van het nieuwe adres en oude adres (categorie08/58). Alleen in categorie 58 komt de groep 83 Procedure voor. De afnemer kan hieruit concluderen dat er geen noodzaak is om het onderzoek over te nemen in de nieuwe categorie 08. De actuele gegevens zijn kennelijk correct. Op het moment dat het onderzoek in de historische categorie wordt beëindigd, wordt daar een bericht van aangemaakt voor die afnemers die voor historische adresgegevens geautoriseerd zijn. Meer informatie over onderzoeken staat in het Logisch ontwerp 3.9 paragraaf Onderzoekprocedure en correcties. Uit verslag 15 september: Het Kwaliteitsoverleg verzoekt RvIG om bovenstaande uitleg op de website te plaatsen (nieuwsbrief) en na te gaan of niet alle afnemers dan voor categorie 58 Verblijfplaats (historisch) geautoriseerd moeten worden. Welke afnemers zijn al voor 58 geautoriseerd? Belastingdienst zou 58 spontaan willen ontvangen Kan de tweede mogelijkheid niet verboden worden? Nagaan hoe dat in LO3.9 beschreven is Aanvulling 15 december: dit actiepunt voor RvIG blijft staan. Uit vorige verslagen: Terugmelden op de RNI: Rotterdam vraagt hoe het staat met de vraag over het proces van terugmelden op de RNI. Als een gemeente een melding ontvangt via een vrij bericht, dat een burger in Rotterdam woont (en dus niet in de RNI thuishoort) kan de gemeente deze melding niet oppakken omdat Rotterdam de persoonslijst op dat moment niet in haar applicatie heeft. RNI gegevens kunnen niet in onderzoek gezet worden. De G4 gemeenten krijgen tientallen van dergelijke berichten tegelijk en dit veroorzaakt een administratieve rompslomp. Dit werkt niet in de praktijk en de G4 pakken dit soort berichten dus ook niet op. Toevoeging 15 september: Als RvIG het vrije bericht volledig vult met alle informatie die in de terugmelding staat en vervolgens het adres in onderzoek zet, kunnen de G4 gemeenten dit vrije bericht alsnog in hun burgerzaken applicatie verwerken (tip van Vrien de Geest). RvIG nagaan of dit zo kan gaan werken, ook kijkend naar wet en regelgeving. Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december

3 Aanvulling 15 december: RvIG heeft na intern onderzoek geconstateerd dat de vrije berichten de laatste maanden volledig gevuld worden met de beschikbare informatie. Daarom zal Den Haag nu de procedure voor het in onderzoek zetten op basis van een vrij bericht in de Centric applicatie, op papier zetten en delen met de deelnemers van het overleg. Als de hierboven beschreven procedure werkt, zal ook voor de andere gemeentelijke applicaties een instructie volgen. 3. Bespreken reacties op gebruik verblijfstitel. Dit agendapunt verschuift naar de volgende vergadering. 4. Presentatie puntadres en presentatie parkeeradres Gemeenten gebruiken nog steeds het puntadres. Er staan 800 puntadressen in de BRP. Veel gemeenten hebben er 1 of 2, een paar gemeenten hebben er veel. In 2012 is er toegezegd dat er een oplossing zou komen voor dit fenomeen, maar die is er nog steeds niet. Technisch is het gebruik van puntadres nog steeds mogelijk in LO3.9 en afnemers kunnen het in hun automatische processen verwerken. Juridisch gezien is het puntadres niet toegestaan. Meer informatie hierover in de oplegger bij dit agendapunt. Kern van het probleem is nu dat de burger als postbode wordt ingezet. Bij sociale huurwoningen komt het voor dat mensen zich niet uitschrijven. Wat ook voorkomt is dat een ex zich inschrijft bij zijn partner, terwijl hij er niet komt wonen. Bij de bepaling van het aantal inwoners klopt de werkelijkheid niet met administratie in de BRP. De nieuwe bewoners krijgen dan minder huurtoeslag of de huurtoeslag wordt opgeschort totdat de gemeente het heeft uitgezocht en het adres niet meer in onderzoek staat (na 11 tot 14 weken). De burger moet intussen richting belastingdienst met bewijslast komen. Hoe groot is dit probleem? Precieze aantallen zijn er niet, maar het probleem heeft wel de aandacht van de media en de gemeenten. De gemeente heeft een zorgplicht voor haar burgers. Als toeslag te lang uitblijft, komen burgers in financiële problemen. Waarom wordt het puntadres nog gebruikt? Bij een puntadres besluit de gemeente na 4 weken dat betrokkene niet meer op zijn huidige adres woont. Het is alleen nog niet duidelijk wat het nieuwe adres is, vandaar dat er bij de adresgegevens door de gemeente een punt ingevuld wordt (puntadres). De ervaring is dat het puntadres in de praktijk een sterker signaal naar afnemers afgeeft dan een adres in onderzoek. Afnemers leveren sneller/actiever met alternatieve adressen aan. Via een puntadres heeft een afnemer dus sneller de informatie beschikbaar dat een persoon niet meer op dat adres woont. De status adres in onderzoek in de BRP, levert deze informatie niet. Puntadres voorkomt ook dat burgers te snel de status VOW krijgen, aldus de ervaring van de gemeenten. NB: als burgers zich niet uitschrijven, ontvangen ze een bestuurlijke boete van de gemeente. Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december

4 Alternatief In de BRP wordt een nieuw veld toegevoegd. Dit is voorzien voor de nieuwe BRPapplicaties. De huidige GBA-applicaties kunnen dat niet aan. In de huidige GBAsystemen zou men via de terugmeldvoorziening ook snel deze aanvullende informatie bij de afnemers kunnen krijgen. Belastingdienst geeft aan dat dit niet geautomatiseerd gaat. Oplossing Het plan is nu om in een klein gezelschap het probleem te bespreken om snel tot een werkbare oplossing te komen. 5. Actualiteit onbekende geboortedatum mede n.a.v. uitspraak RvS - presentatie door NVVB. Zie presentatie: Als er een mededeling aan de minister van VenJ is gevraagd, via de IND, dan is dat een brondocument, men mag hier niet van afwijken. Het kan dan ook voor komen dat iemand door een mededeling zijn/haar verblijfsstatus verliest. Dit is uitzonderlijk maar betrokkene moet hier wel op gewezen worden. Het advies is dan ook om hem of haar te laten tekenen voor een verzoek tot een mededeling. Vraag: houd IND bij wie er reeds mededelingen hebben opgevraagd? NVVB wil dit navragen bij de IND. 6. Hoe gaan afnemers om met het verwijderen gegevens op de persoonslijst. Het verwijderen van historische gegevens wordt wel in de BRP uitgevoerd, maar wordt niet per definitie door afnemers in hun eigen bestanden doorgevoerd. Dit heeft meestal te maken met de specifieke toepassing van deze gegevens. Bijvoorbeeld een claim achteraf waarvoor historische gegevens nodig zijn. De stelling in het overleg is dat wij als (één) overheid niet kunnen stellen dat als een burger verzoekt om de historie te verwijderen, dit dan ook overal binnen de overheid uitgevoerd wordt. In ieder geval gebeurt het wel in de BRP en voor de actuele situatie is dat voor de hele overheid het uitgangspunt. 7. Presentatie versneld inschrijven asielzoekers door BZK. Zie presentatie. De BRP-straat is een gezamenlijke inschrijfvoorziening van burgerzaken en IND. Deze BRP-straat zal vergunninghouders, die nu in een AZC zitten, direct in de BRP inschrijven. Hierbij worden de gegevens die de IND heeft vastgesteld gebruikt voor de bijhouding. Het is de bedoeling dat daarnaast asielzoekers in de verlengde procedure (wel met rechtmatig verblijf dus) eerder dan de 6 maanden kunnen worden ingeschreven dan nu in het Besluit BRP staat.. De verwachting is dat deze bepaling per januari 2017 aangepast zal worden. 8. Status BRP-light Niet besproken, schriftelijk per nazending. 9. De vergaderdata in 2016: Voorstel is 4x per jaar in februari, april, september en december, data volgen in nazending. Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december

5 10. Rondvraag Geen onderwerpen. 11. Agendapunten voor volgend overleg: Voor 2016 hanteren wij de volgende vergaderdata: 29 maart, 24 mei, 27 september en 13 december in Utrecht van uur. Status TMV 2.0. Status gekwalificeerd terugmelden. Update LAA. Bespreken reacties op gebruik verblijfstitel (zie bijlage). Bespreken te gebruiken codes door gemeenten bij afhandeling dossiers van terugmeldingen. Voortgang discussie puntadres. Cases onbekende geboortedatum; ervaringen bij de leden van het Kwaliteitsoverleg. Status BRP-light. BIJLAGEN: Ter kennisname (nazending): 13. Reactie van gemeenten op het verzoek om meer informatie te verstrekken bij afhandeling van een terugmelding. 14. Informatie buitenlands adres op website RvIG. 17. Highlights Kwaliteitsoverleg RNI. 19. Te gebruiken codes door gemeenten bij afhandeling dossiers van terugmeldingen. Gegeven presentaties tijdens het overleg: 04. Puntadres. 04. Parkeeradres. 05. Geboortedatum. 07. Versnelde inschrijving. Conceptverslag Werkgroep Kwaliteit BRP van 15 december