Verslag Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september 2015 Versie: vastgesteld d.d. 15 december 2015

Transcriptie

1 Verslag Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september 2015 Versie: vastgesteld d.d. 15 december 2015 Deelnemers: *=Afwezig Almere: Joke Meijer, Shoba Mahase Amsterdam: Dirk Rutgers, Patricia Vigelandzoon* Belastingdienst: Michel van Meteren, Ruud Pannekoek Bernheze: Marita Verbij* CBS: Kees Prins Den Bosch: Mieke Hensen, Johan van den Broek* Den Haag: Theo van der Nat, Vrien de Geest DUO: Rian Huiberts Haarlem: Fons Jonkers* Hilvarenbeek: Resy van Gils*, Marka van Twist-Verstraeten* Huizen: Ingrid Wijsman* Kadaster: Theo Splithof*, Tijn van Bussel*, Joop Non NVVB: Ronald Zijlstra* RDW: Marc Evers* Rotterdam: Ursila Jaddoe*, Loes van der Ploeg SVB: Rick Zonneveld* Utrecht: Yvonne Molenberg*, Mohammed Saïdi*, Bart Beeren*, Marjolein Smulders, Ronald Drinkwaard*, Ralf Pasen* UWV: Raymond Hennion, Rob Diemier*, Herman Arts* Vianen: Joep Schulten* VNG: wordt vertegenwoordigd door NVVB Waternet : Allert de Zeeuw* Westland: Ingrid Slaman, Annelen de Kok* Zoetermeer: Dani Rolff* Ministerie BZK/RvIG: Esther t Hoen (voorzitter), Jan Willem van Boven (secretaris), Christie Heemskerk, Hans Verhaar Gasten: Matthijs Brüll, Marc Winsemius (RvIG) 1. Welkom, ingekomen stukken en mededelingen Gemeente Zoetermeer had een gestuurd met de vraag of ze inderdaad persoonsgegevens mocht verstrekken aan Achmea t.b.v. nazorg beleggingsverzekeringen. Dit is inderdaad toegestaan. Aan RvIG het verzoek om de brief hierover met korte toelichting op de website te plaatsen. En nagaan of lijst met financiële instanties die gegevens mogen krijgen uitgebreid moet worden (actie RvIG). De voorzitter vraagt aandacht voor de na te zenden uitvraag over het gebruik van verblijfstitels (zie bijlage) 2. Vaststellen verslag 16 juni Het conceptverslag wordt vastgesteld nadat punt 8 ad3 is aangepast: een dossier wordt niet automatisch geopend (i.pv. gesloten). Het overleg gaat akkoord met het verzoek om concept vergaderverslagen met bijlagen op de website van RvIG te zetten. Op deze wijze kunnen ook niet-deelnemers de stukken inzien. Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september

2 3. Naar aanleiding van het verslag: >Nav vorige verslagen Suwinet Inkijk: Uit vorig verslag: Oproep aan BZK: Burgerzaken heeft meer houvast nodig om goed onderzoek te doen naar het woonadres en om haar afweging te kunnen maken, bijvoorbeeld in het kader van briefadres. Waarom bijvoorbeeld geen volledige Suwinet inkijk voor burgerzaken? Dus ook inzage in de werkgeversgegevens? Lokaal is er wel wat te organiseren, maar landelijke inzage is niet mogelijk. De NVVB heeft een brief geschreven aan SZW over dit onderwerp. Een reactie hierop is inmiddels binnen. Maar de NVVB is niet tevreden met het antwoord. (NVVB was afwezig, punt blijft voor de laatste keer staan). >Nav verslag van 28 april: Vraag naar aanleiding van een discussie over het afsluiten van een onderzoek door een gemeente: waar staat in het Logisch ontwerp, wanneer een onderzoek (verplicht) beëindigd moet worden? De werkwijze wisselt per gemeente. Reactie RvIG over het beëindigen van onderzoeken door gemeenten toegevoegd aan verslag: De gemeente beslist of het onderzoek wordt beëindigd, niet het Logisch ontwerp. Het beëindigen van het onderzoek gebeurt op het moment als het daadwerkelijke onderzoek is afgerond. In geval er een adresonderzoek op een persoonslijst staat die betrokken is bij een intergemeentelijke verhuizing kan het onderzoek alleen door de nieuwe gemeente afgesloten worden. Immers de vorige woongemeente weet niet dat de persoonslijst wordt opgevraagd door de nieuwe gemeente, omdat deze procedure geautomatiseerd verloopt. Hoe de nieuwe woongemeente daarmee omgaat is afhankelijk van de gebruikte applicatie. Er zijn twee mogelijkheden: De nieuwe woongemeente neemt het onderzoek over in de nieuwe categorie 08 Verblijfplaats en vervolgens: o De afnemer krijgt een Gv01 bericht van het nieuwe adres en oude adres, (categorie08/58). In beide categorieën komt de groep 83 Procedure voor. o Als uit onderzoek blijkt dat de nieuwe gemeente het onderzoek in categorie 08 en/of 58 Verblijfplaats beëindigt, wordt daar een Gv01 voor aangemaakt. De nieuwe woongemeente muteert niets in groep 83 Procedure in categorie 58 Verblijfplaats. De afnemer, krijgt een Gv01 bericht van het nieuwe adres en oude adres (categorie08/58). Alleen in categorie 58 komt de groep 83 Procedure voor. De afnemer kan hieruit concluderen dat er geen noodzaak is om het onderzoek over te nemen in de nieuwe categorie 08. De actuele gegevens zijn kennelijk correct. Op het moment dat het onderzoek in de historische categorie wordt beëindigd, wordt daar een bericht van aangemaakt voor die afnemers die voor historische adresgegevens geautoriseerd zijn. Meer informatie over onderzoeken staat in het Logisch ontwerp 3.9 paragraaf Onderzoekprocedure en correcties. Het Kwaliteitsoverleg verzoekt RvIG om bovenstaande uitleg op de website te plaatsen (nieuwsbrief) en na te gaan of niet alle afnemers dan voor categorie 58 Verblijfplaats (historisch) geautoriseerd moeten worden. Welke afnemers zijn al voor 58 geautoriseerd? Belastingdienst zou 58 spontaan willen ontvangen Kan de tweede mogelijkheid niet verboden worden? Nagaan hoe dat in LO3.9 beschreven is (actie RvIG blijft staan). Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september

3 >N.a.v. verslag 16 juni: Geboortedatum problematiek: Hoe om te gaan met een onbekende geboortedatum. De wet BRP heeft op dit punt een nieuw inzicht gegeven. Bij nieuwe gevallen kan de IND gevraagd worden een datum vast te stellen. Dus in theorie zouden er geen nieuwe gevallen meer bijkomen. Echter hoe zit het met paspoorten uit bijvoorbeeld Marokko en Turkije die alleen geboortejaar en dus geen datum bevatten? (actie BZK) Wat te doen bij oude gevallen? De BRP kan dit niet centraal oplossen omdat de interpretatie van onvolledige geboortedatum per sector wisselt. Een eventuele aanpassing zou alleen op verzoek van de burger kunnen. Uitgezocht moet worden of een aanpassing op verzoek van een burger inderdaad doorgevoerd kan worden. (actie BZK) Kunnen er echt geen nieuwe gevallen bijkomen? (actie BZK) Is het een idee om alle burgers (circa ) met een onvolledige geboortedatum actief uit te vragen wat ze willen? Toevoeging 15 september: een recente uitspraak RvS geeft aan dat burgers recht hebben op correctie van onbekende of onvolledige geboortedatum of nationaliteit. BZK, samen met NVVB, IND en RvIG inventariseert (ook bij afnemers) wat deze uitspraak betekent voor de uitvoeringspraktijk. Men komt in oktober met een werkproces hiervoor. Extra aandachtspunt: als een geboorte datum verandert, komt het reisdocument van rechtswege te vervallen. Wie moet het nieuwe paspoort, Id-kaart of rijbewijs betalen? >N.a.v. verslag 16 juni Het volgen van VOW-ers door gemeente, wat is mogelijk? Voor het terugdringen van spookburgers en het bijhouden van de VOW statistieken in de Bevolkingsmonitor door Centrum voor Onderzoek Rotterdam, heeft Rotterdam geen toegang tot de landelijk BRP. Er is hier geen doelbinding voor en het is niet proportioneel. Den Haag noemde dit probleem ook. Den Haag houdt dit soort statistieken/beleidsinformatie niet bij, terwijl De Haag dat wel zou willen. Het overleg kon geen concrete oplossing bieden. Toevoeging 15 september: Het CBS biedt aan om met de G4 naar een oplossing te zoeken. >N.a.v. verslag 16 juni, reactie van gemeenten op het verzoek om meer informatie te verstrekken bij afhandeling van een terugmelding (verslag punt 8 ad1): Rotterdam: Wij geven in het opmerkingenveld in de TMV een melding mee van het resultaat. De door mijn collega genoemde meldingen waren: WAN (woont aldaar nog), VOW (Vertrokken onbekend), nieuw adres, overleden zijn, zwakke melding. Dit punt zal worden ingebracht in het overleg; over resultaten hiervan wordt in het volgende kwaliteitsoverleg teruggekoppeld. 4. Cijfers terugmelden De Belastingdienst, SVB, Rijksdienst voor het Wegverkeer, Zorginstituut Nederland en Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) zijn verreweg de grootste terugmelders Vraag aan RvIG; kunnen jullie nog eens proberen na te gaan wat de effectiviteit van terugmelden is? Als dat niet lukt, kunnen jullie dit dan bij gemeenten uitvragen? Kunnen jullie dit aspect meenemen in de nieuwe TMV? Zie bijlagen. Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september

4 5. Update LAA Landelijk Aanpak Adreskwaliteit ICTU In april 2016 vind een project evaluatie plaats Er zijn reeds huisbezoeken uitgevoerd. Het plan is om er totaal te doen. De query s (selecties) met zoekcriteria op de BRP moeten nog verder verbeterd worden. De hit-rate is gestegen van 30% naar 35% maar deze moet verder omhoog naar 50%. Er wordt gesproken met meerdere partijen om te onderzoeken of het zinvol is om de huisbezoeken uit te breiden. LAA gaat samenwerken met LSI. De link naar de nieuwsbrief (LAA-magazine): En de link naar de pleio-omgeving van het project: 6. Afhandeling terugmelding met buitenlands adres Belastingdienst (zie bijlage). Belastingdienst constateert dat sommige gemeenten het in een terugmelding meegeleverde buitenlandse woonadres van een burger, veelal niet opnemen in het ambtshalve besluit om het vertrek met die gegevens te registreren in categorie Verblijfsplaats, groep Adres buitenland (landcode en adresregels 1 t/m 3), maar dit negeren en het vertrek naar een onbekend land opnemen (VOW). Besproken: Gemeenten hebben een verhuisaangifte van burger nodig Meestal wordt er geen adres bij een terugmelding geleverd, dus gemeenten zijn er niet alert op dat dit erbij kan staan in het toelichtingenveld van de terugmeldvoorziening. Gemeente is verplicht om voornemen te sturen om burger uit te schrijven. De procedure is niet duidelijk beschreven in de HUP. Kan het protocol adresonderzoek ook verduidelijkt worden? [actie BZK]. 7. Status project Gekwalificeerd Terugmelden RvIG Matthijs Brüll Zie presentatie; bevindingen: Er is een project opgestart om Veilig digitaal communiceren mogelijk te maken. Bijvoorbeeld voor het verzenden van bijlagen bij terugmeldingen. Gedurende het project Gekwalificeerd Terugmelden zal tijdelijk voor dit doel gebruik gemaakt worden van Doczend. Er is een tussenrapport opgesteld dat gedeeld zal worden met het Kwaliteitsoverleg (zie bijlage). Het project heeft nu twee typen gekwalificeerde terugmeldingen opgeleverd: betrokkene woont er niet meer en betrokkene woont niet meer op adres X maar woont op adres Y Moet de wet niet aangepast worden zodat: o De termijn om ambtshalve in te schrijven verkort wordt (geen voornemen procedure)? o Gegevens delen makkelijker wordt? De nationale politie mag sinds kort terugmelden! Het besluit politie gegevens is hierop aangepast. Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september

5 8. Status registratie asielzoekers Komende periode staat in het teken van achterstanden wegwerken. Er komen uiteindelijk zes BRP-straten op zes locaties in Nederland. In een BRP-straat zijn zowel medewerkers van de IND als van burgerzaken aanwezig om samen asielzoekers zo snel mogelijk conform de BRP in te schrijven. Voor deze BRP-straten zullen nieuwe medewerkers geworven worden. De zullen komen in de zes aanmeldcentra of proces opvanglocaties. Meer hierover in het volgend overleg waarin een status update wordt gegeven over het project Versnelde Eerste Inschrijving Vluchtelingen. Hoe wordt de PL gevuld? Reactie BZK: Iedere gemeente vult naar beste eer en geweten de PL in en dat verschilt dus per gemeente en per geval. Vaak kan een gemeente niet anders omdat er geen documenten zijn en de vreemdeling niet meer verklaart dan de basale gegevens. In een later stadium met gezinshereniging ed. komen dan weer nieuwe documenten en verklaringen mee waardoor de PL wordt aangevuld. Dat is niet alleen bij deze groep maar ook bij een grote groep andere vreemdelingen normaal dagelijkse praktijk. Een voorbeeld daarvan is de groep RNI ers die later alsnog als ingezetene in de BRP wordt ingeschreven. Handreiking Eerste inschrijving: Belangrijk om te melden is dat RvIG en NVVB bezig zijn om een handreiking/richtlijn te maken voor gemeenten hoe men met de eerste inschrijving om moet gaan. Welke delen van de PL moet men vullen? Maar ook aan welke zaken eromheen moet men denken en oplossen om zo spoedig maar ook zo compleet mogelijk een kwalitatief hoge eerste BRP-inschrijving te kunnen doen? De handreiking wordt eind dit jaar verwacht. 9. Highlights Kwaliteitsoverleg RNI Het Kwaliteitsoverleg RNI geeft aan dat ze willen vastleggen hoe ze de drie regels van het het buitenlands adres gaan vullen. Volgende meeting verslag? 10. Rondvraag Uit verslag 16 juni: Rotterdam vraagt hoe het staat met de vraag over het proces van terugmelden op de RNI. Als een gemeente een melding ontvangt via een vrij bericht, dat een burger in Rotterdam woont (en dus niet in de RNI thuishoort) kan de gemeente deze melding niet oppakken omdat Rotterdam de persoonslijst op dat moment niet in haar applicatie heeft. RNI gegevens kunnen niet in onderzoek gezet worden. De G4 gemeenten krijgen tientallen van dergelijke berichten tegelijk en dit veroorzaakt een administratieve rompslomp. Dit werkt niet in de praktijk en de G4 pakken dit soort berichten dus ook niet op. Toevoeging 15 september: Als RvIG het vrije bericht volledig vult met alle informatie die in de terugmelding staat en vervolgens het adres in onderzoek zet, kunnen de G4 gemeenten dit vrije bericht alsnog in hun burgerzaken applicatie verwerken (tip van Vrien de Geest). RvIG nagaan of dit zo kan gaan werken, ook kijkend naar wet en regelgeving. Den Bosch vraagt aandacht voor de autorisatie van RUD s. Het is wellicht bij gemeenten niet bekend dat zij voor de RUD apart als gemeentelijke deelnemer een autorisatie bij RvIG moeten aanvragen. Graag aandacht hiervoor op de website. Gevraagd wordt naar de reactie van BZK op de brief van gemeenten over het meteen inschrijven van personen als ingezetene (BRP-Light). BZK zal inventariseren wat de Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september

6 impact is. Hiervoor zal een EU-rechtelijke toets moeten plaatsvinden (landsadvocaat)e en zal er een uitvraag bij afnemers plaatsvinden. 11. Agendapunten voor volgend overleg: De vergaderdata in 2015: 17 februari, 28 april, 16 juni, 15 september en 15 december. Status TMV 2.0 Update LAA Project versneld inschrijven asielzoekers Bespreken reacties op gebruik verblijfstitel (zie bijlage) Bespreken te gebruiken codes door gemeenten bij afhandeling dossiers van terugmeldingen. BIJLAGEN: Cijfers terugmelden Nazending: Tussenrapport Gekwalificeerd Terugmelden Presentatie Gekwalificeerd Terugmelden Presentatie onbekende geboortedatum Memo afhandeling terugmelding met buitenlands adres Belastingdienst Nazending actiepunt: Graag reactie voor 15 november op gebruik verblijfstitel. Kwaliteitsoverleg BRP van 15 september