Online aanvraag aanwervingsincentive standaardprocedure (profit en non-profit organisaties)

Transcriptie

1 Online aanvraag aanwervingsincentive standaardprocedure (profit en non-profit organisaties) (ps. als u dit document opent in Word, zet dan onder het tabblad beeld > weblayout om alle printscreens volledig te kunnen zien ) Deze handleiding is gemaakt voor profit of non-profit organisaties en bedrijven (geen overheden) die de aanvraag van de aanwervingsincentive voor langdurig werkzoekenden (AWI) een eerste keer dienen te doorlopen. Heeft men in het verleden al een aanvraag gedaan, bijvoorbeeld in het kader van de KMO-portefeuille of de Vlaamse ondersteuningspremie, dan zal men maar een deel van onderstaande procedure moeten doorlopen en kan men in de meeste gevallen onmiddellijk naar stap 3. Bij de aanvraag (A-Z) zijn er 4 stappen. Meer uitgebreide informatie over deze 4 stappen, vind je ook terug op 1. Inloggen met elektronische identiteitskaart en pincode (of via aan andere sleutel bijv. via smartphone) 2. De wettelijk vertegenwoordiger van de organisatie/onderneming doorloopt (federaal) een procedure om online aanvragen te kunnen doen (in het jargon een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden in Beheer der Toegangsbeheerders - BTB). Heeft uw bedrijf/organisatie al een hoofdtoegangsbeheerder, dan kan u onmiddellijk naar stap De persoon aangeduid door de wettelijk vertegenwoordiger (kan ook de wettelijk vertegenwoordiger zelf zijn, een personeelslid zoals bijv. HR-manager of medewerker of externe zoals bijv. boekhouder) geeft iemand rechten binnen of buiten het bedrijf om een bepaalde premie (Aanwervingsincentive, Vlaamse Ondersteuningspremie, ) aan te vragen. 4. De eigenlijke aanvraag in de online toepassing: hebt u de 3 vorige stappen al eens doorlopen, dan kan u onmiddellijk naar de online toepassing uitgelegd in stap 4. In punt 5 wordt het vervolg van de procedure uitgelegd (wanneer ontvangt u een beslissing betaling ) 1. Neem als wettelijk vertegenwoordiger je elektronische identiteitskaart en bijhorende pincode Om te kunnen starten met de procedure heeft u als wettelijk vertegenwoordiger van uw organisatie/onderneming minimaal uw elektronische identiteitskaart en bijhorende pincode nodig. Wil u dat een derde (bijv. boekhouder) de aanvraag voor u doet, dan zal u uw elektronische identiteitskaart (E-ID) en bijhorende pincode moeten meenemen naar deze persoon, die u dan verder kan begeleiden met de aanvraag. Heeft uw boekhouder of sociaal secretariaat problemen bij de procedure, dan kunnen zij ook contact nemen met onze collega s van de Vlaamse Infolijn op het gratis telefoonnummer 1700, die hen verder door de toepassing kunnen loodsen. Naast de elektronische identiteitskaart zijn er nog een aantal andere mogelijkheden om aan te melden: men noemt dit digitale sleutels, bijvoorbeeld via een mobiele app, sms of token. Meer

2 info over deze ander mogelijkheden vindt u op: Voordeel van bijvoorbeeld de mobiele app is dat u niet steeds uw E-ID bij de hand moet hebben om in te loggen en dat het volstaat dat u uw smartphone bij de hand heeft. 2. Zorg als wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming/organisatie dat je de nodige rechten krijgt om de online-diensten van de overheid te kunnen gebruiken > in het jargon : Duid een hoofdtoegangbeheerder aan Ga naar Alleen de persoon die is aangeduid als wettelijk vertegenwoordiger (in de Kruispuntbank van Ondernemingen KBO) van de onderneming/organisatie kan deze procedure opstarten. Deze procedure dient wel maar één keer te worden doorlopen. De hoofdtoegangbeheerder kan onmiddellijk iemand anders aanduiden (een zogenaamde co-hoofdtoegangbeheerder, bijv. de HRmanager, HR-medewerker, boekhouder, ) die in de toekomst dit voor zijn/haar rekening neemt. Kies voor de standaardprocedure en klik daar op Een hoofdtoegangsbeheerder aanstellen (alleen indien u geen geen eid of elektronische vreemdelingenkaart heeft, moet u de uitzonderingsprocedure volgen en zal men uw aanvraag verder manueel afhandelen.

3 Steek uw identiteitskaart ( E-ID ) in de E-ID kaartlezer. Klik op aanmelden.

4 Geef uw PIN-code in en klik op OK

5 Geef uw ondernemingsnummer in en klik op een hoofdtoegangsbeheerder aanstellen

6 De selectie staat automatisch op het eerste bolletje: de wettelijk vertegenwoordiger van het bedrijf (uzelf) wordt aangeduid als hoofdtoegangsbeheerder > laat deze selectie staan (kies hier niet iemand van buiten het bedrijf, want dan komt u in een manuele procedure, waarbij uw aanvraag uiteindelijk zal geweigerd worden) De gegevens van uw onderneming worden automatisch opgeladen.

7 Vul het -adres in en het telefoonnummer. Let op: naar dit -adres wordt alle communicatie omtrent deze procedure verstuurd!

8 Kijk uw gegevens nogmaals na en bevestig de correctheid van uw gegevens. Klik op het vinkje en klik daarna op de knop Bevestig

9 U heeft nu correct een hoofdtoegangsbeheerder aangesteld en kan nu naar de volgende fase van de procedure, het Vlaams toegangsbeheer.

10 3. Wij weten nu dat u uw organisatie/onderneming correct vertegenwoordigd en nu kan u binnen of buiten uw organisatie iemand aanduiden die de aanvraag voor de Aanwervingsincentive (en eventueel andere maatregelen) kan indienen. Hiervoor dient u aan deze persoon de nodige rechten toe te kennen in het Vlaamse toegangsbeheer om effectief de Aanwervingsincentive aan te vragen. Hoe u dit doet, vindt u hierna: Ga naar: Bent u een profit of non-profit organisatie (en geen Vlaamse overheid, onderwijs- of vormingsinstelling of lokaal bestuur), klik dan op de blauwe tekst Doelgroep economische actoren (organisaties)

11 U moet nu opnieuwe inloggen met uw E-ID en uw pincode in het Vlaams Gebruikersbeheer (of via een andere sleutel, bijv. via uw smartphone moest u hierover reeds beschikken). Klik op aanmelden > namens een organisatie of onderneming (ps. verschijnt deze knop niet of krijgt u een foutmelding dat u niet voldoende rechten heeft, dan betekent dit dat de vorige stap 2 nog niet volledig of correct is doorlopen. Ga dan terug naar deze stap) Neem desgevallend contact met onze Infolijn op het gratis nummer 1700, om u verder te helpen)

12 Bent u maar gemachtigd voor één onderneming of organisatie, klik dan op uw onderneming. Bent u gemachtigd voor meerdere ondernemingen, klik dan op de juiste onderneming (ondernemingsnummer als referentie)!

13 U klikt nu aan dat u akkoord gaat met (en na het lezen van ) de algemene voorwaarden (o.m. m.b.t. privacy etc.), zoals ze staan omschreven.

14 U selecteert bovenaan het woord gebruiker.

15 In het uitrolscherm, klikt u op voeg een gebruiker toe (als u nog geen gebruiker heeft ) Is er reeds een gebruiker voor uw onderneming, dan kan u een bestaande gebruiker zoeken (via zoek gebruiker ) en aan deze persoon extra rechten toekennen (ga dan verder naar de stap ken gebruikersrecht toe ).

16 U geeft nu het rijksregisternummer in van de persoon binnen (of buiten, bijv. een boekhouder) uw bedrijf, die de aanwervingsincentive namens uw organisatie zal kunnen aanvrager. Dat kan uzelf zijn binnen een kleine onderneming, de HRM manager of een medewerker van de personeelsdienst binnen een groot bedrijf. U bepaalt dit uiteindelijk zelf

17 De nieuwe gebruiker wordt dan door de toepassing toegevoegd. U bevestigt dat het om de juiste persoon gaat (klik bevestigen )

18 U zal nu voor deze nieuwe gebruiker nog volgende stappen moeten ondernemen: 1. Koppel gebruiker aan organisatie (creëer een werkrelatie ) 2. Ken een gebruikersrecht ( DWSE verantwoordelijke ) toe en een materie ( aanwervingsincentive ) 1. Koppel gebruiker aan organisatie U zal concreet nog een telefoonnummer en -adres moeten toevoegen voor de persoon die u aanduidt als gebruiker. Klik op verder

19 U zal de gegevens moeten bevestigen > klik op bevestigen

20 U krijgt nu een overzicht van de nieuwe werkrelatie

21 Klik op vernieuwen (in uw browser) de knop wordt geel en uw aanvraag is verwerkt en u kan nu naar de volgende stap: gebruikersrecht toekennen (> klik op gele knop Ken gebruikersrecht toe )

22 U kiest nu bij de gebruikersrechten naar het juiste gebruikersrecht, in dit geval DWSE Organisatie verantwoordelijke (Kies niet voor de optie medewerker, dit werkt niet voor de VOP of AWI!) Klik op verder

23 U krijgt nu een overzicht van de materies. Wil u dat de persoon die u heeft aangeduid de Aanwervingsincentive kan aanvragen, selecteer dan Aanwervingsincentive en klik dan op het gele > Aanwervingsincentive wordt dan toegevoegd aan het lijstje geselecteerd. Wil dat deze persoon bijvoorbeeld ook de Vlaamse Ondersteuningspremie voor uw organisatie kan indienen, selecteer deze dan nogmaals en klik nogmaals op het gele >, Vlaamse Ondersteuningspremie zal dan worden toegevoegd in het lijstje Geselecteerd. Wil u ineens alles selecteren, kan u ook op het dubbele >> gele pijltje klikken.

24 Klik op verder en daarna zal u dit nogmaals moeten bevestigen (> klik op bevestigen)

25 U krijgt nu een overzicht dat het gebruikersrecht is aangemaakt.

26 Klik op de grijze knop vernieuwen (zodat alles verwerkt wordt en dan zal normaal de rode knop in afwachting ook verdwijnen (zie hierna)

27 De procedure is nu afgerond, via Details bekijken bekijken, kan u de juiste gegevens nog eens terug bekijken (en via het potloodje nog eventuele wijzigingen doen).

28 4. U heeft nu alle rechten om de Aanwervingsincentive aan te vragen en kan nu naar de toepassing om de Aanwervingsincentive aan te vragen. Ga naar: En klik op de gele balk: Start hier met het indienen van je elektronische aanvraag

29 De persoon die het gebruikersrecht heeft toegekend gekregen (bijv. bij een éénmanszaak mogelijk uzelf, of bij een grotere onderneming de HR-manager of medewerker, een externe boekhouder, uw sociaal secretariaat ), meldt zich aan met de E-ID en geeft de pincode in (of via de mobiele app op smartphone indien deze reeds geïnstalleerd is).

30 Klik op aanmelden

31 Let erop dat de persoon, die de aanvraag mag doen namens uw organisatie, inlogt namens uw organsatie of onderneming ( > zie aanmelden namens een onderneming of organisatie) en niet onder zijn/haar persoonlijke naam)

32 Ben je voor meerdere ondernemingen gemachtigd om aanvragen te doen, dan zal je eerst nog de juiste onderneming moeten selecteren. Ben je maar gemachtigd voor één onderneming, dan ga je onmiddellijk naar volgende pagina. Na het aanmelden kom je op onze startpagina terecht. Hier krijg je een overzicht van alle dossiers die voor werknemers van je organisatie of onderneming werden ingediend. Het kan gaan om verschillende maatregelen (VOP, Vlaams zorgkrediet, aanwervingsincentive, ). Je kan aan de hand van de filters bovenaan de pagina zoeken of sorteren (bijv. op maatregel). Is het de eerste keer dat je een aanvraag doet binnen het beleidsdomein werk, dan zal deze lijst nog leeg zijn. Aan de rechterkant zijn er nu 4 keuzemogelijkheden: dossiers: dit is de pagina waarop je terechtkomt en een overzicht van de dossiers krijgt nieuwe aanvraag: hierop klik je om een nieuwe aanvraag te starten, vervolgens maak je een keuze uit de verschillende maatregelen, in dit geval de aanwervingsincentive. ondernemingselectie: hier krijg je een zicht op hoe je bent aangemeld

33 afmelden: hier kan je afmelden Wil je een nieuwe aanvraag doen, klik dan in de donkere balk rechts op nieuwe aanvraag. Op de volgende pagina krijg je dan een overzicht onder nieuwe aanvraag voor welke maatregelen je gemachtigd bent om een nieuwe aanvraag in te dienen. Is dit alleen voor de Aanwervingsincentive, dan zal hier alleen de aanwervingsincentive verschijnen. Daarna klik je dan op aanvragen.

34 Omdat je via de beveiligde inlogprocedure bent aangemeld, weten we al wie je bent en welke organisatie of onderneming je vertegenwoordigt en zijn deze gegevens reeds automatisch ingevuld. Vervolgens vul je een aantal contactgegevens aan zoals je functie, telefoonnummer en adres. (Gezien alle communicatie via mail verloopt, is ook het adres verplicht!)

35 Na het invullen van je -adres en telefoonnummer (verplichte velden) en eventueel extra gegevens zoals Functie (best in te vullen als je de aanvraag doet als externe, bijv. boekhouder), klik je op volgende.

36 Hier geef je het rijksregisternummer van je nieuwe werknemer in waarvoor je de aanwervingsincentive aanvraagt en klik je op zoek. De gegevens worden automatisch uit het rijksregister opgehaald en ingevuld. Klik op volgende.

37 Hierna dien je een beperkt aantal dossiergegevens in te vullen (de meeste gegevens zullen automatisch opgehaald worden bij VDAB en RSZ): Begindatum tewerkstelling Hier geef je de begindatum in van de tewerkstelling. Let er zeker op dat deze datum de officiële datum van het begin van de tewerkstelling is zoals je die zelf of via je sociaal secretariaat doorgeeft aan RSZ/Dimona (anders loop je het risico dat de beslissing achteraf herroepen kan worden, als zou blijken uit je Dimona aangifte dat de initiële datum niet correct was en je hierdoor niet meer zou beantwoorden aan de voorwaarden.) Contract onbepaalde duur of gelijkgesteld Principe: onbepaalde duur Standaard staat aangeduid dat je een contract van onbepaalde duur afsluit met je nieuwe werkgever. Het principe is immers dat je een contract van onbepaalde duur dient af te sluiten,

38 om recht te hebben op de aanwervingsincentive. Uitzondering: bepaalde duur cfr. het gangbaar wervingsbeleid Is het in je onderneming gebruikelijk om een contract van onbepaalde duur te laten voorafgaan door (één of meerdere) overeenkomsten van bepaalde duur (zoals bijvoorbeeld in de dienstenchequesector), dan voldoe je ook aan de toekenningvoorwaarde wanneer de duurtijd van het of de contracten van bepaalde duur minstens (in totaal) 3 maanden bedragen. In dat geval klik je het knopje bepaalde duur aan, vermeld je de (totale) duur van het of de contracten van bepaalde duur) en verklaar je op eer dat tijdelijke arbeidsovereenkomsten overeenstemmen met het gangbare wervingsbeleid binnen je onderneming (door het vinkje aan te klikken). % Tewerkstelling Daarna duid je het percentage van de tewerkstelling aan t.o.v. een voltijdse tewerkstelling (-30%, 30%-80% of 80% en meer). Let erop dat dit overeenkomt met de officiële tewerkstellingsbreuk zoals je die zelf of via je sociaal secretariaat doorgeeft aan RSZ/Dmfa. Bij de betaling zal immers op basis van je RSZ/Dmfa aangifte gecheckt worden of je oorspronkelijke verklaring overeenkomt met de werkelijkheid en zal er desgevallend een verrekening kunnen gebeuren (zowel in plus als min). Verklaringen op eer Daarna leg je een aantal verklaringen op eer af, die in een latere fase in de procedure zullen gecheckt worden op basis van de officiële gegevens bij een aantal andere overheidsinstanties (o.m. Dimona, Dmfa, VDAB). Blijkt dat je verklaringen op eer niet overeenkomen met de werkelijkheid, dan zal de premie niet goedgekeurd, resp. niet uitbetaald worden. Indien u reeds bevestiging wil krijgen dat uw nieuwe werknemer 2 jaar is ingeschreven geweest als niet-werkende werkzoekende, moet de (kandidaat)werknemer een sturen naar tewerkstelling@vdab.be met de vraag of hij in aanmerking komt voor de aanwervingsincentive. Omwille van privacy redenen moet de werkzoekende zelf de vraag stellen. VDAB mag immers niet antwoorden op vragen van een derde (werkgever, sociaal secretariaat of andere tussenpersoon) i.v.m. individuele dossiers van werkzoekenden. De werkzoekende kan het antwoord van onze dienst dan aan u doorsturen.

39 Bankrekening Daarna geef je de gegevens van je bankrekening in, waarop je wil dat de premie gestort wordt. Arbeidsovereenkomst Tenslotte voeg je één verplichte bijlage toe, namelijk de getekende! arbeidsovereenkomst met je nieuwe werknemer.

40 Op de laatste pagina bevestig je je aanvraag en de correctheid van de gegevens, waarna je de aanvraag indient. Daarbij neem je ook kennis van de algemene voorwaarden om de aanwervingsincentive te bekomen. In een bijgevoegd document wordt er een overzicht gegeven van alle voorwaarden en modaliteiten van de maatregel.

41

42 Onmiddellijk na uw aanvraag, krijgt u volgende ontvangstmelding:

43 Geachte, Wij hebben uw aanvraag voor een aanwervingsincentive voor langdurig werkzoekenden (AWI) goed ontvangen. In de opstartfase - vermoedelijk t.e.m. augustus 2017 hanteren we een aangepaste aanvraagen behandelingsprocedure. U krijgt een nieuwe mail zodra uw aanvraag behandeld en goedgekeurd is (ten vroegste vanaf 1 juli 2017). Na de goedkeuring van uw dossier wordt de eerste schijf zo spoedig mogelijk (vermoedelijk september) betaald. In afwachting van die mail kunt u voorlopig geen verdere stappen ondernemen en kunnen wij u ook geen bijkomende informatie geven over uw concrete aanvraag. De aanvraag- en behandelingstermijn is voor de opstartfase verlengd zodat alle aanvragen tijdig ingediend en correct behandeld kunnen worden. Algemene informatie over de aanwervingsincentive en een stand van zaken i.v.m. de aanvraagprocedure vindt u op: Antwoorden op meer specifieke vragen vindt u bij de veel gestelde vragen (de FAQ-rubriek). Vindt u hier geen antwoord op uw vragen, dan kan u ons contacteren via: awi@wse.vlaanderen.be. Indien u reeds bevestiging wil krijgen dat uw nieuwe werknemer 2 jaar is ingeschreven geweest als niet-werkende werkzoekende, moet hij een sturen naar tewerkstelling@vdab.be met de vraag of hij in aanmerking komt voor de aanwervingsincentive. Omwille van privacy redenen moet de werkzoekende zelf de vraag stellen. Wij mogen immers niet antwoorden op vragen van een derde (werkgever, sociaal secretariaat of andere tussenpersoon) i.v.m. individuele dossiers van werkzoekenden. De werkzoekende kan het antwoord van onze dienst dan aan u doorsturen. Vanaf 1/9/2017 is de online-toepassing volledig operationeel en worden de gegevens tussen de verschillende betrokken overheden automatisch uitgewisseld en verwerkt. Vanaf dan kan elke aanvraag binnen de maand behandeld worden. Alvast bedankt voor uw begrip! Met vriendelijke groeten, Pascal Storms Adjunct van de directeur

44 5. Het vervolg Omdat het bouwen van de online toepassing en het opzetten van de nodige gegevensuitwisselingen met andere overheden (in de eerste plaats RSZ en VDAB) de nodige tijd in beslag neemt, zal de opstart in verschillende fasen gebeuren. Vanaf 19/4 is de online toepassing actief en kan de aanvraag tot het bekomen va de incentive al ingediend worden. De behandeling en goedkeuring gebeurt evenwel in een volgende fase, wanneer de automatische gegevensstromen (voornamelijk met RSZ en VDAB) operationeel zijn en de ICTtoepassing verder ontwikkeld is. Vanaf begin juli zullen de dossiers dan behandeld en goedgekeurd (of geweigerd) kunnen worden. De uitbetaling is voorzien voor de volgende fase in september. Tijdens de opstartperiode zal de aanvraagtermijn van 3 maanden ook verlengd worden (tot 1/8/2017), zodat alle aanvragen in de opstartfase tijdig kunnen gebeuren. Dit betekent concreet dat je bijvoorbeeld voor een tewerkstelling gestart begin januari nog tijd hebt tot juli om een aanvraag in te dienen. Tijdens deze opstartperiode wordt de behandelingsperiode om de maatregel goed te keuren ook verlengd tot 1/8/2017. april 2017 juli 2017 september 2017 Online aanvragen mogelijk Eerste beslissingen verstuurd Eerste betalingen uitgevoerd