Mobiliteitslab (contractmanagement ++ )

Transcriptie

1 Mobiliteitslab (contractmanagement ++ ) In de uitgangspuntennotitie is beschreven dat de gemeenten een Mobiliteitslab gaan opzetten. Een Mobiliteitslab dat door rit-data, locatiedata, vervoersbewegingen, financiën e.a. blijvend te analyseren het vervoer kan optimaliseren en vraag en (vernieuwend) aanbod op elkaar kan blijven afstemmen. Hierdoor zorgen we voor de meest efficiënte manier van reizen voor onze inwoners. Het Mobiliteitslab voert dus niet alleen het contractmanagement uit, maar kan door de data-analyse zien waar het vervoer effectiever kan, waardoor ook de beweging naar het openbaar vervoer (OV) en het voorliggende veld beter gemaakt kan worden (in de lijn met de visie). Dit in relatie tot alle ontwikkelingen in het (OV) en de zorg en tot de lokale initiatieven die ontwikkeld zijn of worden. We hebben dit nodig om aan de knoppen te kunnen blijven draaien. Want om onze visie 1 en de transformatie te laten slagen moeten we de uitvoering van het vervoer dynamisch houden, we moeten signaleren waar we winst kunnen halen en waar welke oplossingen het meest geschikt zijn. Door dit regionaal te doen kunnen we benchmarken en van elkaar leren. In deze notitie wordt een opsomming gegeven van taken die bij het Mobiliteitslab worden belegd, opgesplitst in reguliere contractmanagement taken en aanvullende ++ taken die nodig zijn voor beleidsontwikkeling en innovatie. De taken worden vertaald in uren, fte s en financiële middelen. Daarnaast zijn er middelen en diensten nodig die het werk van het Mobiliteitslab ondersteunen; dit zijn contracten die ook vanuit het huidige contractmanagement door de provincie Overijsel al aanwezig zijn. Taken Taken contractmanagement: - Factuurcontrole - Budgetbewaking - Structureel overleg met vervoerders/callcenter (evaluatiemomenten) - Incidenteel overleg met vervoerders/callcenter (klachten, incidenten, calamiteiten) - Coördinatie perceel 8 (voor structureel vervoer naar verder gelegen locaties) - Structureel overleg met toeleveranciers middelen (evaluatiemomenten) - Incidenteel overleg met toeleveranciers middelen (klachten, incidenten, calamiteiten). - Structureel overleg gemeenten (per perceel) - Incidenteel overleg gemeenten (per perceel of gemeente, afhankelijk van onderwerp) - Verantwoording aan gemeenten (via AO s en BO s) - Voorbereiden besluitvorming contractverlenging (samen met gemeenten) - Voorbereiden nieuwe aanbesteding (samen met gemeenten) - Opstellen jaarprogramma met budget - Verzamelen basiskennis en helpdesk voor gemeenten (meer uren bij start) - Begeleiden Klant tevredenheidsonderzoek (KTO) - Begeleiden Mystery-guest onderzoek - Nabellen reizigers (kwaliteitscheck) - SROI/ duurzaamheid (samen met gemeenten, per perceel); meet en toetsingsmethoden - (On)gevraagd advies geven - Opstart/ implementatie/ ontwikkeling van nieuwe initiatieven (eenmalig) 1 Eigen kracht, sociale netwerk, lokale initiatieven, oplossingen uit samenleving, maximaal gebruik OV, gezamenlijke inkoop van geïndiceerd vervoer voor mensen die niet op bovenstaande manier in vervoersbehoefte kan voorzien.

2 Deze taken voor contractmanagement komen overeen met de taken die OV-Oost nu uitvoert voor de Regiotaxi en de gemeenten dit afzonderlijk van elkaar doen voor leerlingenvervoer. Door OV-Oost is aangegeven te zorgen voor een warme overdracht van deze taken. Communicatie met cliënten is een lokale verantwoordelijkheid en dus niet als taak opgenomen. We willen de kwaliteit van de vervoersdiensten bewaken door drie zaken te organiseren, te weten: - Klant tevredenheidsonderzoek (KTO) - Mystery-guest (beginnen met twee keer per jaar, afbouwen wanneer kan; wel wisselen in seizoen) - Nabellen (steekproef 5 klanten per dag). Dit doen we nu niet, maar het levert een grote meerwaarde op. Geadviseerd wordt dit -zeker in het begin- wel te doen. Taken beleidsontwikkeling en innovatie: - Kennisontwikkeling (en overdracht/ communicatie) - (Vervoerkundig) beleidsonderzoek (vraagt expertise) - Afstemmen n.a.v. onderzoek en analyse - (On)gevraagd advies geven - Ondersteunen ontwikkelteam - Deelnamen aan nieuwe/ extra werkgroepen Het (vervoerkundig) beleidsonderzoek gaat over het verzamelen, analyseren van data. Er wordt o.a. gekeken naar vervoerstromen, reismotieven, mobiliteitsprofielen, OV-informatie, locatiedata (zorg en onderwijsinstellingen), combinatie voorliggende veld, combinatie met GEO-data en trends. Dit alles ten behoeve van de ontwikkeling (en transformatie) van het vervoer en het zorgen voor een passend aanbod aan onze inwoners. De gemiddelde taximonitor (zie hieronder) kent veel rit-data, maar voor de verrijking van die data (met bv. gegevens over OV-informatie en GEO-data) zijn andere databronnen nodig. Voor het verzamelen en analyseren daarvan maken we gebruik van expertise die aanwezig is bij kennisinstituten in de regio (Kennispunt Twente, UT en/ of Saxion), binnen en buiten het doelgroepenvervoer. Dit zal meer projectmatig (of thematisch) plaatsvinden. Wij hebben dit in de voorfase van dit project ook al gedaan door gebruik te maken van de onderzoeksmogelijkheden van HHM en de UT om tot een analyse te komen van de vervoersscenario s. Zie de bijlage. De uitkomsten hiervan zijn gebruikt bij het opstellen van het Strategisch inkoopdocument, evenals de diverse benchmarks die De Have Kennisdelers beschikbaar heeft. Om de doorontwikkeling van het vervoer en de bijdrage ervan aan de transformatie te kunnen realiseren wordt geadviseerd om het Mobiliteitslab inclusief de taken voor beleidsontwikkeling en innovatie vorm te geven. Ureninzet en kosten Bovengenoemde taken (voor zowel contractmanagement en beleidsontwikkeling en innovatie) zijn uitgeschreven in hoeveelheid uren die ermee gepaard gaan. Dat is vervolgens weer omgezet in soort functionaris die nodig is (operationeel of strategisch) en hoeveelheid fte s. Tot slot is een berekening gemaakt van de daarmee gepaard gaande kosten. In totaal komt het neer op een benodigde hoeveel fte s van 1,18 2. Het gaat dan om een bedrag van ongeveer ,-. Wij gaan er van uit dat de extra inzet op beleidsontwikkeling en innovaties zich terug verdienen. De geraamde ureninzet en kosten zijn exclusief het inschakelen van expertise van kennisinstituten bij een project. Daar komen we in de volgende paragraaf op terug. Geadviseerd wordt om voor de uitvoering van de taken van het Mobiliteitslab uit te gaan van ,- per jaar. Ondersteunende middelen en diensten Om de taken van het Mobiliteitslab goed te kunnen uitvoeren zijn ondersteunende middelen en diensten nodig. Aan de hand van de contracten die de provincie Overijssel heeft voor de ondersteuning van het beheer van de Regiotaxi, lopen we de ondersteunende middelen door: 2 OV Oost geeft aan dat taken voor contractbeheer bij een Regiotaxicontract normaal ca. 0,5 fte bedraagt, maar dat in Twente extra inzet aan de orde is (geweest) van 0,75 tot 1,0 fte. 2

3 - Taximonitor; dit is een systeem waarin alle ritdata van vervoerders is opgeslagen. Het biedt niet alleen de mogelijkheid om de data te downloaden, maar ook om data te analyseren (wat nu erg weinig gebeurd). We moeten bekijken of de taximonitor volstaat of dat het Mobiliteitslab een ander (vergelijkbaar of uitgebreider) systeem moet aanschaffen. Indicatie huidige contract ,-. - Mystery Move; dit bedrijf verzorgt de klanttevredenheidsonderzoeken en de mystery-guest ritten. De informatie die wordt verkregen is nodig om te toetsen of vervoerders de afspraken zijn nagekomen. We moeten bekijken welke bedrijven hiervoor in aanmerking komen; evt. via Kennispunt Twente. Indicatie huidige contract ,-. - Multicard/ Yoonidata; beheert de database waarin alle pashouders zijn geregistreerd en maakt nieuwe passen aan. Het blijven gebruiken van een pasje voor incidentele ritten lijkt voor gebruikers prettig, dus dit willen we vooralsnog handhaven. Mogelijk in combinatie met pasjes voor het OV. We bekijken welke bedrijven in aanmerking komen. Indicatie huidige contract ,-. - Telecount en klachtennummer (van provincie). Bij Telecount komen de klachten via het klachtennummer binnen. Zij registreren in de taximonitor. Wij stoppen met deze werkwijze. Klachten zullen per 1 juli 2017 via vervoersaanbieders (zie strategisch inkoop document 3 ) en gemeenten zelf lopen (vergelijkbaar met afspraken zorgaanbieders). Indicatie huidige contract ,-. - Callcenter en telefoonnummer. Zie Strategisch inkoopdocument. Het gezamenlijk telefoonnummer waar reizigers naar toe bellen om een rit te bespreken staat nog op naam van de Regio Twente. We moeten kijken of dit zo kan blijven of dat wij dit over moeten nemen. Indicatie huidige contract 3.000,-. - Website. behoort nog steeds toe aan de Regio Twente. Ook daarvan moeten wij kijken of dit zo kan blijven of dat wij dit moeten overnemen. Hier zijn geen kosten (meer) aan verbonden. Inzet kenniscentra Om de beleidsontwikkeling en innovaties vanuit het Mobiliteitslab te kunnen vormgeven moeten we naast de hierboven geschetste inzet (fte s) en middelen (contracten) extra kennis en kunde invliegen. Kennis en kunde van bijvoorbeeld Kennispunt Twente, Saxion en /of UT. Kennispunt Twente fungeert nu ook als dataverzamelaar en analist voor OZJT (jeugdmonitor en monitor Wmo), dus is het logisch deze organisatie te betrekken. De benodigde capaciteit (in uren en kennis/kunde) zal per project verschillen. Het is op voorhand lastig inschatten hoeveel dit kost. In het jaarprogramma moet duidelijk worden waar op ingezet wordt en welke kosten dit met zich mee brengt. We zullen voor financiering van elke project kijken welke provinciale, landelijke en/of Europese subsidies beschikbaar zijn. De regie over de projecten en de inzet van andere kenniscentra leggen we neer bij Kennispunt Twente. Geadviseerd wordt voor ondersteunende middelen en diensten een bedrag van ,- 4 per jaar te reserveren (exclusief kosten externe expertise kenniscentra). Start en implementatie Om het Mobiliteitslab op 1 juli 2017 volledig operationeel te hebben, starten we op 1 januari Wij zien namelijk voorafgaand aan de inwerkingtreding van de nieuwe vervoerscontracten verschillende taken die moeten worden opgepakt. Wellicht dient hier een onderscheid in gemaakt te worden tussen de contractmanagement taken en de taken voor beleidsontwikkelingen en innovatie. Er moet een implementatieplan en jaarprogramma worden geschreven. De structuur moet worden neergezet, taken moeten uitgewerkt worden en de ondersteunende middelen en diensten moeten worden ingekocht. Na de gunning -naar verwachting 1 maart kan het contractmanagement worden opgepakt, onder andere om werkafspraken te maken met vervoerders. De verwachting is dat het eerste jaar extra uren ingepland moeten worden voor het opstarten van het Mobiliteitslab en ter ondersteuning van de implementatie. Dit wordt geschat op 50 dagen (0,26 fte), wat neer komt op een eenmalig bedrag van ,-. Geadviseerd wordt met het Mobiliteitslab te starten op 1 januari 2017 en voor de implementatie een eenmalig bedrag beschikbaar te stellen van ,-. 3 Vervoerders worden daarin verplicht actief een reizigersoverleg en stakeholdersoverleg te voeren en hierover verslag uit te brengen aan gemeenten (per perceel) en Mobiliteitslab (t.b.v. monitoring) , , , ,- = ,-; prijsstijgingen in acht genomen, komen we op een schatting van ,-. Deze kosten worden nu ook uitgegeven. 3

4 Situering Mobiliteitslab In de uitgangspuntennotitie hebben we aangegeven dat het Mobiliteitslab zowel publiek als privaat kan worden opgezet. Om de directe regie over de doorontwikkeling van het vervoer bij de gemeente te houden (en in relatie te kunnen brengen met zorg), is het logisch bij de start (en de eerste jaren daarna) de verantwoordelijkheid ervan bij de gemeenten neer te leggen en het publiek te organiseren. Het lijkt ons goed het Mobiliteitslab onder te brengen bij de Organisatie voor Zorg en Jeugd in Twente (OZJT). OZJT voert ook het contractmanagement uit voor alle zorgcontracten en is verantwoordelijk voor de gezamenlijke monitoring (dat ze heeft weggezet bij Kennispunt Twente). Conform werkwijze van OZJT pleiten we daarbij wel voor een nauwe samengewerkt met gemeenten. Er wordt nog uitgezocht of het onderbrengen bij OZJT (juridisch) mogelijk is, wanneer niet alle 14 gemeenten mee doen. De taken van het Mobiliteitslab vragen wel om aanstellen van functionarissen met specifieke expertise. En om intensieve samenwerking met (of onderbrengen deel van de benodigde fte bij) het Kennispunt Twente voor wat betreft beleidsontwikkeling en innovatie. Wij hebben ook de volgende mogelijkheden overwogen, maar niet reëel bevonden: - Bij de aanbestedende dienst; voor de inkoop van vervoer is Noaberkracht aanbestedende dienst. In aansluiting daarop zouden ook de taken van het Mobiliteitslab daar neergelegd kunnen worden. - Bij een van de Twentse gemeenten, als centrum gemeente, anders dan de aanbestedende dienst. - Bij OV-Oost; een publieke organisatie die op dit moment voor de Regiotaxi het contractbeheer uitvoert. OV-Oost heeft echter aangegeven dit niet meer te willen en heeft ook al een aantal contracten voor ondersteunende diensten voor 2016 overgedragen aan de gemeente Twenterand. - Bij Kennispunt Twente; heeft geen expertise op terrein van contractmanagement. Uitgangspunt is wel dat zij OZJT ondersteunen bij het kwantitatief en kwalitatief onderzoek en bij het (vervoerskundig) beleidsonderzoek. En dat zij de regie pakken in de samenwerking met andere kenniscentra. - Bij een nieuw op te richten organisatie; is mogelijk, maar lijkt ons niet wenselijk. Wat betekent het voor gemeenten en huidige inzet vanuit gemeenten? Voor het leerlingenvervoer zijn gemeenten op dit moment zelf verantwoordelijk, dus mogelijk kunnen gemeenten daar op besparen. Vervoer naar dagbesteding wordt nu geregeld door zorgaanbieders en vraagt geen extra inzet bij gemeenten (voor wat betreft contractbeheer). Gemeenten zullen op het contractmanagement van de nieuwe vervoersvoorziening hoe dan ook moeten investeren. Geadviseerd wordt dit via het Mobliliteislab samen op te pakken. De werkwijze van OZJT vraag wel om samenwerking met gemeenten. Daarvoor blijft inzet vanuit gemeenten nodig. Daarnaast zullen veel gemeenten extra inzetten op beleidsontwikkeling en initiëren van nieuwe initiatieven. Dit is lokale verantwoordelijkheid. Besluitvorming en communicatie blijft ook een lokale aangelegenheid. Geadviseerd wordt om het Mobiliteitslab onder te brengen bij OZJT en daarbij de samenwerking te zoeken met Kennispunt Twente (en andere kennisinstituten). Financiering De totale kosten van aantal fte s, ondersteunende middelen en diensten en implementatie komen neer op een bedrag van ,- per jaar en ,- eenmalig. 5 Dit is dus exclusief de projectkosten voor externe expertise van kenniscentra. Feitelijk betekent dit een structurele uitzetting van de begroting van OZJT, en daarmee een structurele verhoging van de bijdrage van gemeenten aan OZJT (naar rato van het aantal inwoners). Gemeenten moeten daar rekening mee houden. De provincie Overijssel wordt echter gevraagd (een deel) van deze kosten te financieren uit de Doeluitkering Verkeer en Vervoer, DUVV (voorheen de BDU-middelen). De huidige kosten die gemaakt worden voor contractmanagement vervoer Regiotaxi en de ondersteunende middelen en diensten, worden namelijk ook daaruit vergoed door de provincie Overijssel. Geadviseerd wordt (een deel van) de kosten voor het Mobiliteitslab op te nemen in het jaarlijkse plan dat gemeenten gezamenlijk maken voor inzet van de DUVV-middelen van de provincie Overijssel , ,- = ,- structureel (excl. inhuur expertise) , eenmalig. 4

5 Bijlage Kwantitatieve analyse vervoersstromen Twente 6 Doelstelling Samen14 heeft bureau HHM gevraagd hen te ondersteunen bij het in kaart brengen van de effecten van de vastgestelde scenario s (decentrale planning, vervoersgroepen per gemeente centraal en centrale planning). Op deze manier wordt meer inzicht verkregen in de mogelijke doelmatigheidswinst die ontstaat op basis van de achterliggende beleidskeuzes waarop de verschillende scenario s zijn gebaseerd. Dit inzicht kan door Samen 14 gebruikt worden voor het opstellen van het programma van eisen. Dit programma van eisen is een belangrijk onderdeel in het kader van de bestuurlijke besluitvorming die plaats gaat vinden over het vervolgtraject. Aanpak Voor het inzichtelijk maken van de effecten maken wij gebruik van het simulatiemodel dat bureau HHM samen met de Universiteit van Twente heeft ontwikkeld. Op hoofdlijnen voeren we onderstaande activiteiten uit. Data verzameling Om het simulatiemodel toe te passen worden de ritgegevens verzameld van de Regiotaxi, het leerlingenvervoer en het vervoer van en naar dagbesteding/dagbehandeling (Wmo/Jeugd). De gegevens van de Regiotaxi worden aangeleverd door de Regiecentrale, het leerlingenvervoer door de 14 gemeenten en de gegevens over het dagbestedings/behandelingsvervoer is door Samen14 rechtstreeks uitgevraagd bij de gecontracteerde zorgaanbieders. Scenario s/simulaties definiëren Voor de Regio Twente zijn een drietal scenario s gedefinieerd. Voor elk van deze scenario s is het belangrijk om de noodzakelijke randvoorwaarden te definiëren. Een groot deel van de benodigde informatie hebben we in voorgaande stap verzameld. Voorbeelden van randvoorwaarden kunnen zijn: - Welke (sub)doelgroepen kunnen we combineren? - Hoe lang mag een gemiddelde rit duren? - Wat is de gewenste en/of bereikbare bezettingsgraad van de busjes? - Passen we aankomsttijden/aankomstlocaties aan? - Welke eisen worden gesteld aan ritten met een repeterend karakter hebben? (Elke dag zelfde volgorde, zelfde vertrektijd, zelfde chauffeur). De definitieve scenario s inclusief randvoorwaarden vormen, samen met de beschikbare ritgegevens en voertuiggegevens de definitieve input voor het simulatiemodel. Het model berekent vervolgens met wiskundige algoritmes aan de hand van de ingevoerde gegevens de optimale routes. De planning die hieruit volgt heeft alle kwaliteitseisen meegenomen. Resultaat De uiteindelijke analyse levert een beeld op van de doelmatigheid van de drie scenario s. We brengen daarbij in ieder geval de verschillen in kaart tussen de scenario s op het niveau van de kosten, het benodigd aantal bussen en het benodigd aantal reiskilometers en reistijd. Tijdens de bijeenkomst op 28 oktober 2015 zijn de voorlopige uitkomsten van deze analyse gedeeld. Hierbij kwamen de volgende onderdelen aan de orde: - Dieper inzicht in de aantallen leerlingenvoer, Regiotaxi en vervoer van en naar dagbesteding. - De verdeling/spreiding van de vervoersstromen over Twente (visualisatie). - Analyse van de Regiotaxi gegevens. - Doorrekening gezamenlijk organiseren van leerlingenvervoer. - Doorrekening gezamenlijk organiseren van vervoer van en naar dagbesteding. NB: De uitkomsten van dit onderzoek zijn dus onder andere input geweest bij het opstellen van het Strategisch inkoopdocument en het programma van eisen en wensen. Zo is de perceelindeling gebaseerd op de vervoersstromen, maar zijn wel actuele gegevens gebruikt. 6 Analyse vervoersscenario s Regio Twente, Enschede, 8 december 2015, drs. Lennart Homan en ir. Inge Tensen (en bijbehorende overzichtskaarten). 5