Succesvol door de concretiseringsfase

Transcriptie

1 Succesvol door de concretiseringsfase en op naar de realisatiefase Best Value Congres 2015

2 Introductie Gertjan & Jeroen ter Heurne Adviseurs / Consultants Best Value Consulting Activiteiten Begeleiding OG s bij aanbesteding (RWS, DLG, Gem. Apeldoorn) Begeleiding Inschrijvers door mede opstellen of reviewen kwalitatieve documenten, interviewtraining, begeleiding concretisering en uitvoering Opleidingen, workshops en BV Evenementen vanuit BV Focus Tenderbegeleiding sinds 2011: 32 tenders, 63% 7) Best Value Congres

3 Kennismaking deelnemers Sector BV ervaring (incl. concretisering/uitvoering) No Naam Organisatie Rol? 1 Anne Altena Noorderdiep Advies? 2 wendy Bak Noesis? 3 Taro Koers Rijkswaterstaat OG 4 Ruud Loeve ARCADIS Nederland Adv 5 Claudia Loots IUC Belastingdienst OG 6 Peter Mulder Gemeente Amsterdam, Facilitair Bureau OG 7 Marcel Niemeijer MUG Ingenieursbureau Adv 8 Jacko Nijland Antea Group Adv 9 Sonja Rippe Rabobank? 10 Douwe Schreiber Aeves Adv 11 Lennard Steenwijk Lentis Groningen OG 12 Frank van der Burg Ministerie van Defensie OG 13 Joost van der Stee Waterschap Brabantse Delta OG 14 Stefan van Duffelen? 15 Ingrid van Oers KPN? 16 Arjan van Vliet Belastingdienst OG 17 Robert Vrielink Randstad Groep? 18 Aline Westerhof Lentis Maatschappelijk Ondernemen? 19 Edwin Zeeman RPR Projectmanagement Adv 20 Mariska Zweepe-Bakker Stichting Lentis OG Best Value Congres

4 Inhoud/doelstelling track Je organisatie heeft [als inschrijver] meegedaan aan een BV- tender en de voorlopige gunning aan jullie is een feit. Tijd voor een feestje? Uiteraard, maar ook direct (samen met je BV adviseur) aan de slag met de concretiseringsfase. Op basis van onze ervaringen uit de praktijk informeren we over de uitdagingen, delen we tips en trucs, en lichten we best practices toe. Hoe pak je pro-actief het initiatief, neem je de Opdrachtgever mee in je inschrijving en je plan, en slaag je erin om dominant en transparant duidelijk te maken hoe je dit project tot een succes gaat maken. Best Value Congres

5 Ervaringen Concretiseringsfase 3 O s Onderschatting (intensiteit, diepgang) Onvolledigheid (bv WIWO niet volledig ingevuld > nadien last tijdens uitvoering) Onvoldoende (BVP)rolvastheid ON en OG Best Value Congres

6 Het Best Value Proces Voorlopige gunning Definitieve gunning Best Value Congres

7 Concretiseringsfase (CF) Ook wel: onderbouwingsfase (RWS) Volgens Kashiwagi: belangrijkste fase CF neemt 4-12 weken in beslag (regie ON) Soms: Plan van aanpak concretiseringsfase Doel: Aanbod/plan ON verduidelijken aan OG Best Value Congres

8 Dag 1 na voorlopige gunning Vraag: Wat wil OG zien/bereiken? Wat wil ON zien/bereiken? Best Value Congres

9 Algemeen Missie ON tijdens concretiseringsfase: Voorkomen verrassingen (= Verwachtingen management) Vandaag op zoek naar de wijze waarop ON dit kan bereiken. Best Value Congres

10 Voorkomen verrassingen Vraag: Aan OG: Wat moet ON doen om dit te bereiken? Aan ON: Hoe kan ON dit bereiken? [gedurende/tijdens de concretiseringsfase] Best Value Congres

11 Acties / Documenten 1 1. VPI s inschrijving 2. Kick off / Project Startup 3. Toelichting organisatie ON 4. Plan van aanpak Uitvoeringsfase 5. Weekly Reports / Wekelijkse rapportage 6. Detailplanning Best Value Congres

12 Acties / Documenten 2 7. Financiële planning 8. Acties / activiteiten OG 9. KPI s 10.What s in, what s out (WIWO) 11.Aannames en backup-scenarios 12.Risicodossier 13.Onderbouwing/uitwerking kansen Best Value Congres

13 Kick-off / Project Startup Startbijeenkomst enkele dagen na voorlopige gunning, verzorgd door ON, waar (projectteams) ON en OG elkaar ontmoeten. Vraag: Noem een agendapunt voor de startbijeenkomst Best Value Congres

14 Plan van Aanpak Uitvoeringsfase De aanpak op welke wijze ON het beloofde resultaat op basis van de door ON ingediende Inschrijving zal gaan bereiken, binnen de randvoorwaarden en projectdoelstellingen tot in detail aangegeven (inclusief detailplanning). Activiteiten en inzet OG en hoe ON ervoor zorgt dat dit wordt beperkt tot een zo minimaal mogelijke inzet. Communicatie richting OG en derde betrokkenen bij de opdracht (belanghebbenden). Kwaliteitsplan met KPI s en kwaliteitsborgingsprocedures inclusief een toetsingsplan Best Value Congres

15 Weekly Report Wekelijkse rapportage mbv standaard formulier (WR) waarmee OG aan de hand van ongewenste gebeurtenissen, KPI s en mijlpalen wordt geïnformeerd over hoe het project verloopt van week tot week. Aandachtspunten Best Value Congres

16 KPI s Het overzicht van de KPI s bevat de prestatieindicatoren waarmee de belangrijkste aspecten van het project wekelijks worden gemeten en op basis waarvan aan OG wordt gerapporteerd over de stand van zaken van et project. Inzicht in prestatie of helpt die verbeteren, relatie met doelstellingen, meetbaar in dagelijks werkzaamheden, meetbaar gedurende de hele looptijd, simpel Best Value Congres

17 What s in, What s out Lijst/overzicht waarin van de belangrijkste / meest voor de hand liggende onderdelen, aspecten, activiteiten wordt aangegeven of deze wel of juist niet tot het aanbod van ON behoren. Doel: voorafgaand aan de uitvoering aan OG duidelijk maken wat ON wel en juist niet gaat doen. Aandachtspunt: houd je scope/aanbod zo beperkt mogelijk (alleen dat wat noodzakelijk is om aan de vraag van OG te voldoen). Door hier expliciet over te zijn beschermt ON zich tegen traditioneel gedrag van/misbruik door OG Best Value Congres

18 Aannames en backup Overzicht van gemaakte aannames ten behoeve van aanbod. Inclusief backup scenario s, voor als aannames onjuist blijken Aandachtpunt: tekstueel: helder en expliciet, SMART Best Value Congres

19 Risicodossier Volledig risicodossier gevuld met: A. Bij inschrijving ingediende OG risico s (top x) B. Overige OG risico s (niet in top x) C. Geïnventariseerde ON risico s (PO) D. Door OG geïnventariseerde risico s E. Door andere inschrijvers ingediende risico s Best Value Congres

20 Onderbouwing kansen Toelichting kansen en onderbouwing van de prijs OG zicht bieden op wat er allemaal tot het aanbod (van de kans) behoort. Welke risico s, raakvlakken, aannames. Best Value Congres

21 Aanvullende documenten? Best Value Congres

22 Discussies Discussies tijdens concretiseringsfase. Bijv. over What s in What s out. CF in de praktijk: OG dicteert de in te dienen documenten > wat vinden we daarvan? Hoe ga je hiermee om? Best Value Congres

23 Voorkom verrassingen Bescherm jezelf en OG Aandacht voor BV houding en gedrag Afbakening (aannames, WIWO, risico s)

24 Vragen? Best Value Congres

25 Meer weten/contact Jeroen ter Heurne Gertjan ter Heurne

26 Vervallen sheets Hierna volgen vervallen sheets (voorstel) Best Value Congres

27 Tijdens de concertiseringsfase wordt de opdracht tot in detail gepland en voorbereid; wordt de aanbieding in detail geverifieerd op juistheid en volledigheid; worden risico's geïdentificeerd die voor verrassingen en afwijkingen kunnen zorgen; worden prestatie-indicatoren geïdentificeerd waarmee de Opdrachtnemer de uitvoering beheerst en zijn performance meet en inzichtelijk maakt; Wat zijn jullie ervaringen hiermee? Waarom doet men dit? worden alle onderbouwde stellingen die gedaan zijn geverifieerd; wordt alles wat Opdrachtnemer nodig heeft van Opdrachtgever om de opdracht succesvol uit te voeren geïdentificeerd, inclusief een plan/maatregel om dat te krijgen; En alles wat verder nodig is om de opdracht binnen tijd en budget en met de verwachte kwaliteit uit te voeren. Best Value Congres

28 Concretiseringsfase/wensen OG Deze fase neemt naar verwachting X weken in beslag en is bedoeld om de Inschrijving van de beoogde Opdrachtnemer gedegen te toetsen. Wat wil OG? Een (gedetailleerd) financieel overzicht inclusief facturatieschema; Een (gedetailleerde) planning, inclusief mijlpalen en inclusief bijdragen die opdrachtnemer nodig heeft van Opdrachtgever om de doelstellingen te realiseren; Overzicht van de aangeboden kansen; Een compleet overzicht van exogene risico's van opdrachtnemer inclusief beheersmaatregelen; Overzicht van rollen en verantwoordelijkheden; Overzicht van alle aannames en alternatieven als de aannames niet correct blijken; What s in, what s out Identificatie van Prestatie-indicatoren; Contactoverzicht met telefoonnummers en adressen. Best Value Congres

29 VPI s inschrijving Referentiegegevens van de bij inschrijving benoemde onderbouwingen / VPI s behorende bij beweringen, beheersmaatregelen (en kansen) Zorg voor 1op1 match van de bij inschrijving ingediende VPI s en de referenties (tijdens inschrijving) wees kritisch over referenties / VPI s van onderaannemers / combinanten, niet klakkeloos overnemen. Best Value Congres

30 Toelichting organisatie ON Organogram (schema) Taken en Verantwoordelijkheden Contactgegevens 1. Verdeel Projectdoelstellingen en/of KPI s 2. Benoem counterparts OG Best Value Congres