Centrale SCIOS Implementatie?

Transcriptie

1 Centrale SCIOS Implementatie? Een onderzoek naar de voordelen die behaald kunnen worden als er een SCIOS punt gecentraliseerd wordt binnen van Dorp Installaties.

2 HBO Leergang Technisch beheer 2011/2012 Subgroep SCIOS Welke voordelen kunnen er behaald worden als er een SCIOS punt gecentraliseerd wordt binnen van Dorp Installaties. Remco Loos Eric Kleijnenberg Michiel de Vries (Technisch beheerder in Zoetermeer) (Technisch beheerder in Oud Beijerland) (Technisch beheerder in Zevenaar) Deelnemers aan de Van Dorp Academie in Amersfoort en Hoge school Utrecht. Pagina 2 van 15

3 In opdracht van: Van Dorp Academie Amersfoort, opleiden doen we samen! Begeleiding: Giovanna van Gaalen Liliam van Wezel Illustratie en ontwerp: Michiel de Vries September 2012 Subgroep SCIOS Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder vooraf gaande schriftelijke toestemming van de auteurs. Pagina 3 van 15

4 Managementsamenvatting Aanleiding voor dit afstudeeronderzoek is de opleiding HBO Leergang Technisch Beheer. Wij hebben als Subgroep SCIOS (Stichting Certificatie Inspectie Onderhoud Stookinstallaties zie bijlage 2,10,11 en 12) ons ten doel gesteld om met deze opdracht een beeld te scheppen, welke voordelen er behaald kunnen worden door centralisering van onze SCIOS werkzaamheden. Probleemstelling: Welke voordelen kunnen er behaald worden als er een SCIOS punt gecentraliseerd wordt binnen Van Dorp Installaties. Deelvragen: Hoe is het huidige SCIOS geregeld? Hoe kunnen wij het huidige SCIOS zo inrichten dat dit een effectief onderdeel van onze organisatie wordt? Op welke manieren is het kosten besparend? Uit het onderzoek met deze deelvragen is naar voren gekomen dat er veel SCIOS werkzaamheden worden uitbesteedt aan derden door de diverse vestigingen terwijl er SCIOS gediplomeerde monteurs binnen Van Dorp Installaties aanwezig zijn. De gediplomeerde monteurs van alle vestigingen worden daarom onvoldoende ingezet voor de SCIOS werkzaamheden terwijl Van Dorp Installaties geïnvesteerd heeft in deze monteurs om hoofdzakelijk deze werkzaamheden uit te voeren. Door de gediplomeerde monteurs wordt aangegeven dat zij te weinig met SCIOS werkzaamheden bezig zijn waardoor de kennis en snelheid van het werk minder wordt. Voor het behouden van het SCIOS certificaat, waardoor Van Dorp Installaties de SCIOS werkzaamheden kunnen en mogen uitvoeren, worden veel kosten gemaakt voor de verplichte jaarlijkse audits. De verplichte administratie rond SCIOS en de rapportages welke gemaakt moeten worden van de SCIOS werkzaamheden zijn tijdrovend en per vestiging verschillend. Het huidige automatiseringssysteem SMS heeft geen mogelijkheden om SCIOS werkzaamheden m.b.t. de uitvoering als voor de audit te voorzien van bruikbare gegevens. Geadviseerd wordt om de SCIOS certificering anders op te zetten. Daarnaast zullen we geen SCIOS werkzaamheden meer gaan uitbesteden werkzaamheden naar externe partijen maar gebruik te maken van de beschikbare medewerkers binnen Van Dorp Installaties. Het automatiseringsprogramma aanpassen zodat de rapportage van de werkzaamheden en administratie makkelijker en sneller kunnen worden uitgevoerd. Pagina 4 van 15

5 De argumentatie van deze adviezen zijn van financiële als van praktische aard, zo zal de certificatie eenvoudiger worden met het zelfde resultaat als met de huidige certificatie. De SCIOS gediplomeerde monteurs zullen maximaal ingezet kunnen worden omdat de werkzaamheden niet meer uitbesteed kunnen en mogen worden maar deze te betrekken uit de eigen vestiging. Deze werkwijze heeft het voordeel dat de kennis van de monteur groter wordt en de kosten binnen de organisatie blijven m.a.w. kosten worden omzet. Door de automatisering aan te passen zodat de rapportage sneller verwerkt kan worden en gegevens sneller opvraagbaar zijn. Door deze aanpassing in de automatisering zullen de kosten bespaart worden op het uitvoeren van de inspecties en zo ook het sneller beschikbaar zijn van gegevens tijdens de jaarlijkse audit. Pagina 5 van 15

6 Voorwoord Als onderdeel van de opleiding HBO Leergang Technisch Beheer, die wij binnen VAN DORP installaties volgen, dient er een afstudeeronderzoek plaats te vinden binnen de eigen organisatie. Dit onderzoek dient in het belang te zijn van de organisatie, zodat eventuele Verbetervoorstellen kunnen worden geïnitieerd. De keuze van het onderzoeksonderwerp is in overleg met het management van VAN DORP installaties bepaald. De beoordeling van het onderzoek wordt gedaan door het management van VAN DORP installaties, opleidingsinstituut IPV en de Hogeschool Utrecht. Onze leergroep bestaat uit de volgende personen: Remco Loos, Technisch Beheerder te Zoetermeer Eric Kleijnenberg, Technisch Beheerder te Oud Beijerland Michiel de Vries, Technisch Beheerder te Zevenaar Namens de leergroep bedanken wij het leidinggevend kader van VAN DORP installaties voor het verstrekken van de opdracht voor ons onderzoek en voor het meedenken en sturing geven aan het onderwerp van ons onderzoek. Tevens bedanken wij Liliam van Wezel van opleidingsinstituut IPV voor de waardevolle kennis die wij gedurende de HBO Leergang Technisch Beheer hebben opgedaan om dit onderzoek inhoudelijk goed te kunnen uitvoeren. Giovanna van Gaalen van de Hogeschool Utrecht willen wij bedanken voor het sturen en inkaderen van het onderzoeksonderwerp en voor het geven van feedback op ons onderzoeksplan. Uiteraard bedanken wij ook alle respondenten voor hun tijd en openheid tijdens de door ons afgenomen interviews. Pagina 6 van 15

7 Inhoudsopgave Managementsamenvatting... 4 Voorwoord... 6 Hoofdstuk 1. Inleiding... 8 Hoofdstuk 2. Onderzoeksopzet en verantwoording Probleemstelling Deelvragen Werkwijze en verantwoording...9 Hoofdstuk 3. Gegevensverzameling en analyse Samenvatting deskonderzoek Samenvatting interviews Hoofdstuk 4. Conclusies en Implementatie Conclusie en aanbevelingen Implementatieplan...14 Bijlagen. Pagina 7 van 15

8 Hoofdstuk 1. Inleiding De directie en het management streven er naar dat alle werkzaamheden, betreffende het onderhoud en inspecties aan stookinstallaties, organisatie breed uitgevoerd kunnen worden. Tot 2012 zijn er binnen de Van Dorp organisatie maar drie vestigingen welke voor het SCIOS gecertificeerd zijn, te weten Korporaal, Deventer en Zoetermeer. Om de SCIOS certificatie ook bij de andere vestigingen te behalen is in 2011 de SCIOS werkgroep opgericht. Deze heeft als doel om alle vestigingen een uniforme dienst aan de klant aan te laten bieden. In de eerste twee bijeenkomsten van de SCIOS werkgroep bleek dat de vestigingen qua werkwijze, rapportage en administratie niet uniform zijn. Tevens zijn er vestigingen die PO uitvoeren zonder daarvoor gecertificeerd te zijn. In de SCIOS werkgroep is dan ook besproken wat het zou kunnen beteken als het SCIOS binnen de Van Dorp organisatie een eenduidige rapportage, communicatie en registratie systeem zouden hebben (centralisatie). De bedrijfsstructuur van Van Dorp installaties kunt u vinden in bijlage 1. De uitleg van SCIOS werkzaamheden kunt u vinden in bijlage 2, 10, 11 en 12. Hoofdstuk 2. Onderzoeksopzet en verantwoording 2.1 Probleemstelling Welke mogelijke voordelen kunnen er behaald worden als er een SCIOS punt gecentraliseerd wordt binnen van Dorp Installaties. 2.2 Deelvragen Hoe is het huidige SCIOS geregeld? Hoe kunnen wij het huidige SCIOS zo inrichten dat dit een effectief onderdeel van onze organisatie wordt? Op welke manieren is het kosten besparend? Pagina 8 van 15

9 2.3 Werkwijze en verantwoording Een deel van het onderzoek betrof het opvragen van kostenoverzichten bij Robin Buwalda, inkoper op onze centrale inkoop afdeling in Zoetermeer. Het betreft hier de kosten voor het uitbesteden van SCIOS werkzaamheden en certificering. (zie bijlage 4) Ook heeft het afnemen van interviews deel uitgemaakt van het onderzoek. Deze interviews hebben plaatsgevonden bij collega s van verschillende vestigingen. Om een goed beeld voor ons onderzoek te kunnen vormen, is het belangrijk geweest om medewerkers te interviewen in verschillende functies. Wij hebben gekozen om bedrijfsleiders, technisch beheerders en servicetechnici van verschillende vestigingen te interviewen. Veelal is gelet op de specifieke achtergrond, ervaring en de functie van de personen. De onderstaande geïnterviewden geven een goede dwarsdoorsnede van de organisatie op het gebied SCIOS werkzaamheden. Deze geïnterviewde personen zijn dagelijks bezig met dit proces. Het betreffende interview met vragen hebben wij als bijlage toegevoegd. (zie bijlage 13 en 14) De geïnterviewde personen zijn: Henk Willem van Dorp VDI Zoetermeer MBA. Peter Nieuwenhuis Bedrijfsleider VDI Deventer. Wennie Schuitema Service technicus VDI Deventer. Frans Merkestein Afdelingshoofd Technisch beheer Korporaal Rene Vos Service technicus Korporaal Ron van der Schalie Technisch beheerder Korporaal Hoofdstuk 3. Gegevensverzameling en analyse 3.1 Samenvatting Deskonderzoek Deskonderzoek: Tijdens het onderzoek hebben wij de volgende constateringen gedaan: Uit het deskonderzoek komt naar voren dat we op jaarbasis een zeer aanzienlijke hoeveelheid SCIOS gerelateerde werkzaamheden uitbesteden aan andere bedrijven. De kosten hiervan zijn ,56 voor het jaar 2010 en ,27 voor het jaar (Zie bijlage 4) Tevens hebben we kunnen vaststellen dat er landelijk 42 personeelsleden een opleiding hebben afgerond om scios gerelateerde werkzaamheden te mogen uitvoeren. Deze personeelsleden worden op dit moment niet optimaal ingezet. (bron: Het aantal personeelsleden met SCIOS opleiding verkregen uit de SCIOS werkgroep) Pagina 9 van 15

10 Alle vestigingen hebben een eigen werkmethode, eigen administratie en registratie voor SCIOS werkzaamheden. Hierdoor zijn er grote verschillen en wordt steeds weer opnieuw het wiel uitgevonden. Inzichtelijk is geworden dat de audit kosten per vestiging aanzienlijk zijn. Voor het certificeren van één vestiging lopen deze kosten op tot 3.500,00 (zie bijlage 5) Met een totaal van alle vestigingen van , - (zie bijlage 7) De kosten voor het certificeren van een scios medewerker bedraagt 1.372,00 voor de EBI of PI inspecteur en 1.294,00 voor de PO medewerker. (zie bijlage 5) Een groot deel van deze kosten komt door de administratieve voorbereiding van een audit. Voor het uitvoeren van de SCIOS werkzaamheden zijn kosten gemoeid welke hoofdzakelijk bestaan uit manuren. De kosten voor een EBI eerste bijzonder inspectie bedraagt 560,80 en voor een periodieke inspectie bedragen de kosten 424,80. (zie bijlage 9a). 3.2 Samenvatting interviews Interviews: De door ons gehouden interviews geven een duidelijk beeld, waar men in de praktijk tegen aan loopt. Technici lopen tegen het probleem aan, dat rapporteren iedere keer weer een tijdrovende klus is. Tevens vind men het moeilijk om eenvoudig aan de benodigde informatie en ondersteuning te komen. Hierdoor is het verkrijgen van antwoorden op vragen vaak een vertragende factor. Ook geeft men aan dat het scios niet altijd de hoofdtaak is, hierdoor ontstaat geen routine in de werkzaamheden. De leidinggevenden geven aan dat het op orde houden van de administratie zeer bewerkelijk is. Het verkrijgen van een overzicht met de aantalen van de uitgevoerde inspecties of onderhoudswerkzaamheden, inclusief de bijbehorende rapporten moet handmatig gebeuren. Onze huidige automatisering kan dit niet automatisch genereren. Ook het bijhouden van de planning van de uit te voeren keuringen is een handmatige bezigheid. Alle interviews zijn te vinden in bijlage 13 en 14. Algemeen: Tijdens het interview met Henk Willem van Dorp, heeft Henk Willem zijn bedrijfsvisie uitgelegd. In deze visie geeft hij aan om wel een landelijke scios dekking vanuit onze vestigingen te verkrijgen, maar dit wil bereiken door het geheel in 5 regio s te verdelen. Te weten zuid west, Noord west, midden, noord oost en zuid oost. Het onderbrengen van de fysieke werkzaamheden in één nieuw op te richten bedrijfsonderdeel heeft niet zijn voorkeur. Een centrale SCIOS vestiging past niet past niet in de visie van de Van Dorp organisatie. Pagina 10 van 15

11 Tevens geeft Henk Willem van Dorp aan dat SCIOS werkzaamheden als last wordt gezien door de klant (levertraan). Door de klant te ontzorgen kan dit beter in de markt gezet worden. Van levertraan wijn maken. Tijdens een externe audit voor het Scios in de vestiging Zoetermeer, hebben we naar de mogelijkheden gevraagd van een Multi certificaat voor alle vestigingen. De auditor heeft hierin aangegeven dat dit mogelijk is en verschillende mogelijkheden hierin uitgelegd. Hoofdstuk 4. Conclusie en Implementatie 4.1 Conclusie en aanbevelingen. Conclusie Analyse. Uit ons onderzoek is naar voren gekomen dat binnen Van Dorp Installaties geen eenduidige structuur aanwezig is voor de SCIOS certificering en de gerelateerde werkzaamheden. Deze conclusie wordt getrokken uit de verschillende interviews die onder de betrokken collega s gehouden is. Bij het onderzoek is vastgesteld dat elke vestiging zijn eigen werkwijze heeft bij het uitvoeren en rapporteren van de SCIOS werkzaamheden. (zie bijlage 14) Bij deze werkzaamheden worden per vestiging eigen gemaakte rapportages gehanteerd. Tevens beschikken niet alle vestigingen over het juiste gekwalificeerd personeel en besteden zij de werkzaamheden uit aan externe partijen. (zie bijlage 4) In de regelgeving is vastgesteld dat een vestiging gecertificeerd moet zijn voor het uitvoeren van de SCIOS gerelateerde werkzaamheden. Maar uit het onderzoek blijkt dat er vestigingen zijn welke SCIOS werkzaamheden laten uitvoeren door gediplomeerde monteurs maar, de vestiging niet SCIOS gecertificeerd is. Voor het behalen en behoudt van het SCIOS certificaat vindt bij elke vestiging een verplichte jaarlijkse audit plaats en wordt uitgevoerd door een extern bureau bijv. Veritas. De monteurs voor het periodiek onderhoud en inspecties worden jaarlijks gecontroleerd en beoordeeld op hun werkzaamheden met bijbehorende rapportages door een EBI-inspecteur. Echter is deze EBI inspecteur veelal niet aanwezig binnen de desbetreffende vestiging en wordt er een externe EBI inspecteur ingehuurd. Tijdens de interviews is naar voren gekomen dat de gediplomeerde monteurs voor het periodiek onderhoud en inspectie niet altijd of sporadisch bezig zijn met SCIOS werkzaamheden, waarbij zij aangeven dat de parate kennis verdwijnt en deze weer op moeten gaan zoeken in documentatie. Daarbij wordt aangegeven dat de totale kosten voor de SCIOS gerelateerde werkzaamheden en in standhouding van de certificering per vestiging aan de hoge kant zijn maar niet inzichtelijk is. Pagina 11 van 15

12 De administratie van SCIOS is tijdrovend en de verwerking van de gegevens duurt (te) lang volgens de leidinggevenden en uitvoerenden tijdens de interviews. (zie bijlage 14) Zoals bovenstaand is te lezen worden de SCIOS werkzaamheden veelal per vestiging uitgevoerd waarbij een eigen werkwijze wordt gehanteerd. Hieruit val te concluderen dat centraliseren alleen niet een oplossing biedt. Maar dat er veel te besparen valt in financieel opzicht en in technisch en commercieel opzicht veel voordeel te behalen valt bij het uitvoeren en begeleiden van SCIOS werkzaamheden, door de structuur en werkwijze aan te passen. Aanbevelingen. Uit ons onderzoek komen een aantal aanbevelingen naar voren welke hieronder puntsgewijs worden aangegeven. 1) De structuur van de SCIOS certificering binnen van Dorp Installaties veranderen. 2) Het standaardiseren van de rapportages en deze beschikbaar stellen voor alle vestigingen. 3) Gekwalificeerd personeel maximaal en doelmatig inzetten. 4) Gezamenlijke administratie en registratie opzetten. 5) SCIOS werkzaamheden marktconform maken om deze concurrerend aan te bieden bij de klant. Verbetervoorstel. Wij adviseren om de structuur aan te passen en zal dan gaan bestaan uit: Één SCIOS hoofdvestiging met daaronder de SCIOS nevenvestigingen. Deze structuur is niet fysieke structuur maar een administratieve verdeling op papier, met als voordeel dat de jaarlijkse auditkosten aanzienlijk verlaagd worden omdat alleen de hoofdvestiging en een aantal nevenvestiging geaudit worden in plaats van alle vestigingen. In bijlage 8 zijn twee opties genoemd welke van toepassing kunnen zijn. EBI-inspecteur(s) binnen VDI aanstellen voor: - het controleren van de onderhoud- en inspectierapporten van alle PO en PI monteurs. - Het keuren en certificeren van bestaande stookinstallaties en gasleidingen. - Het beoordelen van de stookinstallatie en gasleidingen in het voortraject en tijdens de bouw van een nieuwbouwproject om faalkosten tijdens de bouw te voorkomen. Wanneer de installatie in bedrijf wordt gesteld, kan de installatie goedgekeurd en gecertificeerd worden door de EBI-inspecteur. Pagina 12 van 15

13 De rapportages uniform maken. De rapporten moeten uniform gemaakt door standaard rapportages per verwarmingstoestel beschikbaar te stellen in SMS (zie bijlage 3) waarbij voor elke ketel een rapportage en de betreffende documentatie beschikbaar is. Deze is door alle monteurs en technisch beheerders opvraagbaar, waarbij de rapportage van uit SMS invult wordt met bekende gegevens dit scheelt tijd en geld, dan wanneer er herhaaldelijk een nieuw rapportage aangemaakt dient te worden. In de bijlage 9b is een opsomming van de kosten zichtbaar gemaakt wanneer de rapportage al voorbereid beschikbaar is. Niet alleen rapportages maar ook kwaliteitshandboeken, tekeningen, normen en technische documentatie welke als vraagbaak kunnen dienen zullen hier beschikbaar worden gesteld via intranet. Daarbij zullen de EBI-inspecteurs met monteurs PO en PI samen informatie uitwisselen via een vraagbaak en/of platform waarbij de namen van de betreffende monteurs zijn vermeld en hun kennis kunnen delen. Bezetting personeel. De gediplomeerde en certificeerde monteurs maximaal en effectief inzetten, door alle* SCIOS werkzaamheden zelf uit te voeren. De SCIOS werkzaamheden zelf vanuit de vestiging uit te voeren of deze te laten uitvoeren door een gediplomeerde monteur van een andere vestiging. Dit geld uiteraard voor een periodieke inspectie of onderhoud. Automatisering. Door een SCIOS administratie gezamenlijk te regelen kan er een planning gemaakt worden voor alle SCIOS werkzaamheden. Door het automatiseringssysteem SMS (zie bijlage 3) aan te passen met een mogelijkheid van een filter, waarbij alle SCIOS keuring plichtige installaties in kaart worden gebracht. Door dit filter is een besparing te behalen bij de audit waarbij de gegevens sneller beschikbaar zijn die noodzakelijk zijn bij de audit en uiteindelijke certificering (zie bijlage 6). Tevens zullen met de aanpassing binnen SMS de rapportages op voorhand worden ingevuld met de bekende gegevens van uit SMS welke een kosten besparing geeft. (zie bijlage 9b). Hierna kunnen de keuringen ingepland worden al dan niet gelijktijdig met het reguliere onderhoud van deze installaties. Deze planning dient wel afgestemd te worden met de betrokken vestigingen. Met deze planning kunnen de beschikbare gediplomeerde monteurs zo veel mogelijk ingepland worden, om SCIOS werkzaamheden binnen geheel Van Dorp uit te voeren. Door deze werkwijze zal de kennis van de monteur verbeterd worden, omdat hij veelvuldig met deze werkzaamheden bezig is. Daarbij zullen de werkzaamheden veel minder tijd in beslag gaan nemen, doordat de monteurs vanwege de repeterende werkzaamheden sneller hun werk kunnen doen. Een marktconforme tijdsnorm wordt hierdoor sneller behaald. Pagina 13 van 15

14 Marktconform. Wanneer we de bovenstaande punten tot uitvoer brengen zullen de kosten/baten verhouding gunstiger worden. Dit resulteert in een marktconforme prijs-prestatie verhouding. Doordat de prijs presentatie verhouding gunstig is zullen we de SCIOS werkzaamheden als aparte dienst kunnen aanbieden bij potentiële klanten. * Onder alle wordt verstaand Scope 1 t/m 7a, zie bijlage Implementatie plan Hoe gaan wij dat doen? Om de bovengenoemde aanbevelingen op een gecontroleerde manier te kunnen implementeren in onze organisatie, hebben wij onderstaand implementatieplan uitgedacht. De volgende pagina geeft per aanbeveling de strategie weer die nodig is om de gestelde doelen van onze conclusie te kunnen bereiken. Tevens zijn ook de actiehouders weergegeven om dit plan zo soepel mogelijk te kunnen invoeren. Tijdsindicatie zal naar verwachting in 2 termijnen van een halfjaar lopen. Beleidsplanning. Wij adviseren de onderstaande beleidsvoering: Stap 1: Presentatie van ons implementatieplan aan directie. Stap 2: Na goedkeuring directie, presentatie van implementatie aan bedrijfsleiders TB alle vestigingen. Stap 3: Bedrijfsleiders TB voeren implementatie in en stellen te behalen doelen. Stap 4: Technisch beheerders rapporteren over half jaarlijkse periode voortgang van implementatie. Stap 5: Bedrijfsleider en technisch beheerder overleggen of de gestelde doelen worden behaald. Waar nodig bijgestuurd te worden. Bij behoefte overlegt Bedrijfsleider met Vestigingsdirecteur. Pagina 14 van 15

15 Pagina 15 van 15