Organogram met vacatures

Transcriptie

1 Organogram met vacatures

2 Uitleg Op de volgende bladzijden worden achtereenvolgens getoond: 1. Gehele organisatie 2. Management team 3. Recreatieve activiteiten 4. Vrijwilliger management en opleidingen 5. Zelfredzaamheid 6. Evenementenhulp 7. Financiën 8. Relatiemanagement 9. Proces evenementenondersteuning Indeling van de functies: Binnen de afdeling liepen een aantal zaken niet zo als we met zijn allen zouden willen. Oscar en ik hebben een enquête gehouden en met een aantal mensen gesproken. Wij hebben toe een organisatie uitganspunten beschreven en gekeken hoe we met onze externe contacten (klanten) beter om kunnen gaan. Hiervoor hebben we het relatiemanagement bureau opgericht, dier als doel heeft alle klantcontacten te onderhouden. Tevens waren wij van mening en gelukkig jullie ook (uitslag enquête) dat we de kwaliteit van onze dienstverlening moeten verhogen, willen we niet een aantal belangrijke klanten kwijt raken. Om dit te realiseren hebben we Ingrid en Diny verantwoordelijk gemaakt voor de kwaliteit van de vrijwilligers en de inzet van de vrijwilligers in teamverband. Zij geven leiding aan en zijn het eerste aanspreekpunt vrijwilligers EHV. Dit bleek in het verleden een taakveld te zijn met een eigen voorzitter enz., dus eigenlijk draaien we hier de klok iets terug. Om de kwaliteit te kunnen borgen hebben we de functies van plaatsvervangend bestuurscoördinator evenementenhulp gecombineerd met plaatsvervangend bestuurscoördinator vrijwilligersmanagent en opleidingen. In het organogram zie je dat bestuurscoördinatoren tevens een coördinator functie hebben binnen hun portefeuille Uitgangspunten: Voor iedere functie geldt dat er minimaal 1 persoon is die de functie kan overnemen bij afwezigheid van de vrijwilliger die die functie uitvoert Een vrijwilliger kan maximaal één leidende functie hebben en één ondersteunende functie kan hebben. Er zijn een aantal functies binnen de afdeling samengevoegd tot één (gecombineerde) functie. Als er een vacature ontstaat kan iedereen op inschrijven en zal door middel van een gesprek de beste kandidaat worden geselecteerd. Een aantal functies zijn om organisatorische reden ingevuld met vrijwilligers die over de juiste kennis en ervaring beschikken: Bestuurscoördinator vrijwilliger management en opleidingen: Karin van Dalen. Administratie vrijwilligers en opleiding: Jolanda Bakker. Coördinator collecte en 2 e man voor de website: Rik van Velzen. 2 e man voor het magazijn Vacatures: In het organigram staan vacatures in geel en blauw. De vacatures in geel worden dit jaar nog ingevuld. De vacatures in blauw in 2017, dit is afhankelijk van het gesprek met de afdeling Ermelo/Putten. Laat Karin van Dalen en mij, deze week, weten voor welke gele vacature je interesse hebt ([email protected] en [email protected]). Je wordt vervolgens voor een gesprek uitgenodigd, waar we samen bekijken over welke kwaliteiten je beschikt en in hoeverre die bij de functie passen. Aan het eind van de procedure zullen we de namen invullen. De namen van de vrijwilligers die zich aanmelden voor een vacature zullen vertrouwelijk worden behandeld. Vragen Heb je vragen kun je Karin of mij (i.v.m. familie omstandigheden na donderdag) bellen

3 MANAGEMENT TEAM HUISMEESTER DAGELIJKS BESTUUR VERTROUWENS PERSOON RECREATIEVE ACTIVITEITEN VRIJW. MANAGEMENT & ZELFREDZAAMHEID HULP RELATIE MANAGEMENT FINANCIEN DAGTOCHTEN VRIJWILLIGERS ADMINISTRATIE STERK DOOR JE NETWERK OPLEIDING EN TRAINING KLANT CONTACT JAARVERSLAG / BEGROTING BIJZONDERE VAKANTIES ZELFREDZAAMHEID THUIS EHV ERS INTAKE & OFFERTE BOEKHOUDING EN DEBITEURENBEHEER OVERIGE ACTIVITEITEN INTERNE RODE KRUIS AAN HUIS CHAUFFEURS EVALUATIE FACTURERING BELEGD BIJ KLANTCONTACT VAN HARTE RESTO EXTERNE RISICO'S IN EN OM HET HUIS COORDINATIE RELATIEBEHEER KANTOORMIDDELEN BELEGD BIJ LOGISTIEK BREI CLUB INSTRUCTEURS CONTACT CIRCEL COÖRDINATIE INZET EHV- ERS BIJ COMMUNICATIE EHBO OP MAAT LOGISTIEK PARAAT VOORBEREIDEN OP NOODSITUATIES VERBINDINGEN WEBSITE RESPECT & HULPBEREIDHEID ONDERSTEUNENDE MIDDELEN FONDSEN WERVING EHBO MIDDELEN COLLECTE ORGANISATIE NIVEAU 1 SPONSORING ORGANISATIE NIVEAU 2 ORGANISATIE NIVEAU 3

4 MANAGEMENT TEAM DAGELIJKSBESTUUR Voorzitter Hans Alfons Penningmeester Henk Kaspers Secretaris HUISMEESTER Henny Rouwhorst Vertrouwenspersoon Alieke Beens GEEN BESTUURSFUNCTIE RECREATIEVE ACTIVITEITEN VRIJW. MANAGEMENT & ZELFREDZAAMHEID HULP RELATIE MANAGEMENT FINANCIELE AFDELING B Henny Rouwhorst B Karin van Dalen B Alieke Beens B Ingrid Teunissen B Oscar Sijtsma PM : Henk Kaspers De huismeester draagt zorg voor: - indeling ruimtes i.o.m. Brandweer; - Toezicht op rein en netheid RKH ruimtes; - uitgifte sleutels; - voorraadbeheer drank en etenswaren; - heeft een belangrijke rol in de organisatie van diverse feestjes die o.a. voor de vrijwilligers worden georganiseerd. De vertrouwensvrouw is een onafhankelijke functie die het dagelijks bestuur kan adviseren.

5 RECREATIEVE ACTIVITEITEN B Henny Rouwhorst PLV: Sally Westra DAGTOCHTEN BIJZONDERE VAKANTIES OVERIGE ACTIVITEITEN VAN HARTE RESTO BREI CLUB Wil je een van deze evenementen ondersteunen of organiseren kun je dit aangeven. De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling.

6 VRIJW. MANAGEMENT & B Karin van Dalen PLV: Diny Jansen VRIJWILLIGERS ADMINISTRATIE KARIN VAN DALEN JOLANDA BAKKER DINY JANSEN JOLANDA BAKKER VOOR VRIJWILLIGERS De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling. VOOR EXTERNEN (KERN) INSTRUCTEURS: - ROBIN POSTMA - INGRID TEUNISSEN - DINY JANSEN De functie van bestuurscoördinator vrijwilligersmanagement en opleiding is gecombineerd met die van coördinator vrijwilligersadministratie. De functie van coördinator opleidingen is gecombineerd met die van plaatsvervangend bestuurscoördinator vrijwilligersmanagement en met die van plaatsvervangend bestuurscoördinator evenementenhulp. De vrijwilligers- en opleidingen administratie wordt door één vrijwilliger gevoerd.

7 ZELFREDZAAMHEID B Alieke Beens PLV: Désirée van Liempt STERK DOOR JE NETWERK ZELFREDZAAMHEID THUIS CONTACT CIRCEL EHBO OP MAAT VOORBEREIDEN OP NOODSITUATIES RESPECT & HULPBEREIDHEID SALLY WESTRA RODE KRUIS AAN HUIS RISICO'S IN EN OM HET HUIS De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling. NIEUWE WERKGROEPEN DIE IN 2017 WORDEN GEREALISEERD

8 HULP B Ingrid Teunissen PLV: Diny Jansen LOGISTIEK ONDERSTEUNING VERBINDINGEN OPLEIDING & TRAINING HENRY BOSCH HOOFD: MARTIN KERS PLV: INGRID TEUNISSEN ONDERSTEUNENDE MIDDELEN COÖRDINATIE INZET VRIJWILLIGERS BIJ VERBINDINGSOEFENIN G EN TRAINING EHV ERS EHBO MIDDELEN NCS BIJ CHAUFFEURS KANTOOR MIDDELEN VALT ONDER FINANCIEN De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling. BC EN PLV zijn direct verantwoordelijk voor de opleiding en training van de EHVers en chauffeurs

9 FINANCIEN PM: HENK KASPERS JAARVERSLAG EN BEGROTING BOEKHOUDING EN DEBITEURENBEHEER HENK KASPERS FACTURERING KANTOORMIDDELEN BELEGD BIJ KLANTCONTACT BELEGD BIJ LOGISTIEK De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling.

10 RELATIE MANAGEMENT B OSCAR SIJTSMA KLANTCONTACT FONDSWERVING COMMUNICATIE OSCAR SIJTSMA INTAKE & OFFERTE EVENEMENT EVALUATIE RELATIE BEHEER COLLECTE RIK VAN VELZEN SPONSORING OSCAR SIJTSMA PARAAT WEBSITE MARTIN KERS RIK VAN VELZEN Relatiemanagement kent meerdere personen die relaties met klanten onderhouden. Zowel op bestuurs- als op werkniveau. Bij klantcontact staan nu op diverse plaatsen vacatures. Bij de realisatie ervan kan het zijn dat functie worden gecombineerd. De PLV is een gecombineerde functie met die van Coördinator klantcontact De bestuurscoördinator (BC) heeft zitting in het bestuur geeft leiding aan de portefeuille. Hierbij is het belangrijk dat de BC en PLV over dezelfde actuele kennis van hun afdeling.

11 KLANT (= BEDRIJF/ INSTELLING / EVENEMENT / CURSIST) Afdeling Harderwijk 1 RELATIE MANAGEMENT 2 3 RELATIE MANAGEMENT 4 COORDINATIE FINANCIEEL BUREAU 1 KLANT VRAAGT ONDER- STEUNING EVENEMENT 2 EVENEMENTHULP ONDER- STEUNT EVENEMENT 3 4 RELATIE MANAGEMENT VOERT EVALUATIE GESPREK EN ONDERHOUDT CONTACT MET KLANT FINANCIEEL BUREAU STUURT REKENING OVERLEG OVER INZET EHV ERS EN MIDDELEN OVERLEG OVER DE EVALUATIE VRIJWILLIGERS EN EVENEMENT OVERLEG OVER DE DEFINTIEVE OFFERTE INTAKE & OFFERTE 1 2 ONDERSTEUNING 3 KLANTCONTACT 4 FINANCIELE ADMINISTRATIE RELATIE MANAGEMENT (klantcontact): 1. VOERT INTAKE GESPREK MET DE KLANT; 2. MAAKT MET KLANT OFFERTE OP; 3. STUURT NA OVERLEG MET COORDINATIE DE OFFERTE NAAR DE KLANT. COORDINATIE: 1. PLANT VRIJWILLIGERS IN; 2. DRAAGT ZORG VOOR ONDERSTEUNING VAN MET VRIJWILLIGERS EN LOGISTIEK; 3. EVALUEERT HET EVENEMENT MET VRIJWILLIGERS 4. CONTROLEERT OF DE INZET OVEREENKOMT MET DE AANVRAAG (CONTROLE POSTEN) RELATIEMANAGEMENT (klantcontact): 1. EVALUEERT HET EVENEMENT MET ONDERSTEUNING; 2. EVALUEERT EVENEMENT KLANT; 3. KOPPELT GESPREK MET KLANT TERUG NAAR COORDINATIE; 4. ONDERHOUDT GEDURENDE HET JAAR CONTACT MET DE KLANT. FINANCIELE ADMINISTRATIE: 1. STUURT NA OVERLEG MET RELATIEMANAGEMENT OVER DE DEFINITIEVE OFFERTE DE KLANT EEN FACTUUR. 2. DRAAGT ZORG VOOR DE FINANCIELE AFHANDELING