Rapportage Aanbestedingsbeleid Gemeente Utrecht 2013

Transcriptie

1 Rapportage Aanbestedingsbeleid Gemeente Utrecht 2013 April 2014 Interne Bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, Utrecht Telefoon Fax

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 1 Inkoop in beweging Klimaat- en milieuvriendelijk inkopen Sociaal inkopen Lokaal ondernemerschap en MKB 6 2 De uitvoering aanbestedingsbeleid in Analyse meldingen naar wijze van aanbesteden Analyse meldingen enkelvoudig onderhands 9 3 Ontwikkeling van de inkooporganisatie De productgroepeigenaar: inkoopstrategie op inhoud, doelen en financiën Ontwikkelpad 11 Bijlage 1: weergave ontwikkeling verdeling opdrachten per locatie (gemeente, regio, rest) Bijlage 2: analyse meldingen bij Concerninkoop Bijlage 3: ontwikkeling verhouding geraamde waarde en gegunde waarde in de jaren Concerninkoop 2

3 Inleiding Voor u ligt de rapportage aanbestedingsbeleid Het doel van de rapportage is om te laten zien welke ontwikkeling de inkoopfunctie in Utrecht heeft doorgemaakt en hoe inkoop heeft bijgedragen in het realiseren van de collegedoelstellingen. Bij voorgaande edities van deze rapportage en langs andere wegen 1, is de hoofdlijn van de ontwikkeling van de inkoopfunctie gepresenteerd. Deze rapportage geeft in hoofdstuk 1 een overzicht van de recente en toekomstige ontwikkelingen van de inkooporganisatie. Hoofdstuk 2 behandelt de prestaties voor het realiseren van maatschappelijke doelen via inkoop. Aan de hand van beschrijving en cijfers wordt toegelicht hoe Utrecht presteert op het vlak van milieu- en klimaatvriendelijk inkopen, het via inkoop mensen met achterstand tot de arbeidsmarkt kansen bieden, het stimuleren van de lokale economie en zzp-ers, zp-ers en het MKB. Hoofdstuk 3 bevat de analyse van de doorlopen inkooptrajecten op basis van de meldingenadministratie van Concerninkoop. 1 Onder andere door middel van de financiële verantwoording, voortgangsrapportages organisatievernieuwing, de reactie van het College op het recente rekenkamerrapport betreffende inkoop. Concerninkoop 3

4 1 Inkoop in beweging Het belang van inkoop is de laatste jaren enorm gegroeid. Utrecht benut haar inkoopuitgaven van ruim 500 miljoen euro, niet alleen als middel om haar publieke functie goed te kunnen vervullen, maar ook steeds meer als een belangrijk middel om de maatschappelijke doelstellingen uit het collegeprogramma te realiseren en om te komen tot een financieel gezonde stad. Slim inkopen kan ingezet worden om besparingen te realiseren: van 12 miljoen in 2012 naar 15 miljoen structureel per jaar met ingang van Deze taakstelling is van tevoren ingeboekt, nadat de verschillende afdelingen een inschatting hadden gemaakt of de taakstelling reëel op inkoop te halen zou zijn. In het onderzoek van de Rekenkamer "Een lange adem, Een onderzoek naar de organisatievernieuwing van de gemeente Utrecht" van begin 2013 blijkt de complexiteit van het inkoopvraagstuk. Het raakt de hele organisatie. We scherpen het bewustzijn aan dat we één organisatie zijn aan door de inkooporganisatie vanuit dat principe in te richten: we werken samen in productgroepen en geven vorm aan een centrale functionele sturing. Daarmee vervullen we de randvoorwaarden om aan het realiseren van de ingeboekte taakstelling te voldoen. Via inkoop wordt aan de thema s duurzaamheid, innovatie, maatschappelijke betrokkenheid en kansen voor het lokale MKB bijgedragen.. Het inbedden van deze thema s in onze inkoopfunctie maximaliseert de resultaten op deze doelen. Op een praktische en zichtbare wijze geeft inkoop vorm aan de doelstellingen van een groene, duurzame, sociale, (lokaal) MKB vriendelijke en financieel gezonde gemeente. De voor inkoop relevante maatschappelijke doelstellingen zijn vertaald naar drie pijlers, te weten milieu- en klimaatvriendelijk inkopen, sociaal inkopen en inkopen met oog voor de lokale werkgelegenheid. 1.1 Klimaat- en milieuvriendelijk inkopen Utrecht wil een duurzame stad zijn die economische ontwikkeling, een gezond milieu en een sociaal hart op een duurzame wijze met elkaar weet te verknopen. Utrecht stuurt in haar rol als opdrachtgever, inkoper van producten, actief op haar ambities voor een groene en duurzame stad. Samen zijn we op weg naar een klimaatneutrale stad in Duurzaam inkopen levert een belangrijke indirecte bijdrage aan het verminderen van de CO2-uitstoot van de gemeente. Om dit te realiseren is duurzaamheid een vast onderdeel van alle Utrechtse aanbestedingen. Utrecht houdt zich aan de methodiek van duurzaam inkopen van de rijksoverheid. Voor Utrechtse aanbestedingen zijn deze criteria de minimale ondergrens om duurzaamheid mee te wegen. Daarboven nemen we extra criteria voor duurzaamheid, daar waar dit mogelijk is. mee. De ontwikkelingen van een inkoopstrategie binnen de productgroepen geven ook vorm aan de extra ontwikkeling van duurzaamheidscriteria. Utrecht neemt deel aan de diverse convenanten en samenwerkingsverbanden. Zo zijn het Klimaatakkoord, FSC-convenant (Forest Stewardship Council, Raad voor Goed Bosbeheer) in eerdere jaren ondertekend en hebben wij ons in 2013 aan het Manifest professioneel duurzaam inkopen verbonden. Utrecht is ook een Fair Trade gemeente. Deze convenanten hebben tot doel de milieu-impact van de eigen gemeentelijke bedrijfsvoering sterk te reduceren en het stimuleren van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij onze Concerninkoop 4

5 opdrachtnemers. In 2013 hebben we staatssecretaris Mansveld in het kader van de ondertekening van het Manifest professioneel duurzaam inkopen laten zien op welke wijze wij als Utrecht hier invulling aan geven. Als onderdeel van milieuvriendelijk inkopen heeft Utrecht zich in 2013 verbonden aan het manifest Circulair inkopen (feitelijk de vervolgstap op duurzaam inkopen en de cradle-to-cradle filosofie). Met dit programma getrokken door de Economic Board Utrecht (EBU) hebben wij ons als gemeente Utrecht gecommitteerd om in 2014 twee inkooptrajecten te doen op basis van circulair inkopen. Door dit doen kan de gemeente Utrecht mede met andere overheden trendsetter zijn op dit onderwerp Deze kaders bieden een leidraad voor de vorming van een strategie voor elk van de productgroepen. De strategieën gebruiken dit als basis en gaan vervolgens verder om te concretiseren en creatief te excelleren op dit onderwerp. Concreet levert dit bijvoorbeeld op dat bij een aanbesteding voor catering een duidelijk verband wordt gelegd tussen gezonde voeding, biologische herkomst en lokale leveranciers van producten. 1.2 Sociaal inkopen Sociaal inkopen betekent het door middel van inkoop mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt helpen. Dit gebeurt langs meerdere wegen. Allereerst door middel van het verplichten dat onze opdrachtnemers een deel van de opdrachtwaarde te benutten voor inzet van de doelgroep. Dit wordt het Social Return-beleid genoemd. Daarnaast kunnen opdrachten onder bepaalde omstandigheden worden voorbehouden aan de sociale werkvoorziening. In deze rapportage wordt de ontwikkeling op Social Return en op de inzet van de sociale werkvoorziening belicht. Daarnaast is ook het economische beleid rondom inkopen relevant voor het aspect sociaal inkopen. Het gaat dan om het stimuleren van lokaal en kleinschalig ondernemerschap, ook expliciet voor arbeid dat een lager opleidingsniveau vereist. Bij het vormen van de lange termijn strategie voor inkoop in een productgroep is sociaal inkopen een nadrukkelijk onderwerp. Voorbeelden van resultaten die hierop geboekt zijn is een heldere en vroegtijdige afweging voor het inzetten van de sociale werkvoorziening op de uitvoering van bepaalde opdrachten in met name de richtingen facilitair en onderhoud openbare ruimte. Daarnaast het benutten van de mogelijkheden die leveranciers zien in kansen voor lokaal inkopen, door dit nadrukkelijk onderwerp te laten zijn bij de keuze voor de beste leverancier. Het afgelopen jaar zijn de resultaten van de inzet op Social Return positief te noemen. In 2013 zijn 552 mensen uit de gehele doelgroep geplaatst, waarvan 56% uit de WWB en de WW. De stijging door de jaren heen, blijft opvallend. In 2010 was nog sprake van 63 werk(ervarings-) plaatsen, in 2011 werden 81 mensen uit die doelgroep geplaatst, in 2012 waren dat er 328. De stijging is vooral te danken aan de sterke samenwerking tussen de inkoopkant, -die de contractuele kaders mogelijk maakt-, en de uitvoering aan de kant van het werkgeverservicepunt, welke verantwoordelijk is voor de plaatsing en begeleiding van de opdrachtnemer en het geplaatste persoon. De verwachting is dat in 2014 het aantal plaatsingen verder stijgt. Dit komt door een steeds breder wordend palet aan mogelijkheden voor ondernemers om social return in te vullen. Hierdoor kunnen steeds meer opdrachten van een passende social return oplossing worden voorzien. Daarnaast wordt de samenwerking gezocht met de andere arbeidsmarktregio's in de provincie Utrecht. Onder leiding van de provincie wordt gekeken naar mogelijkheden om het inkoopvolume van andere aanbestedende diensten en bedrijven te koppelen aan het thema van sociaal inkopen. Concerninkoop 5

6 1.3 Lokaal ondernemerschap en MKB Om het regionale MKB op weg te helpen, hebben wij eind 2013 besloten om op 28 januari 2014 een grote bijeenkomst te houden voor deze doelgroep. Hier bleek enorme belangstelling voor te zijn (380 ingeschreven bedrijven). Op deze bijeenkomst hebben de toenmalige wethouder en het Hoofd Concerninkoop uitleg gegeven over de kansen, maar ook onmogelijkheden, die de nieuwe Aanbestedingswet en met name de Gids Proportionaliteit biedt. Het eisen van een minimumomzet en referenties is sterk beperkt. Daarna zal een continue dialoog met de markt georganiseerd worden om de kloof tussen de overheid en het MKB meer in kleiner verband te slechten. Op deze bijeenkomst is ook de Inhuur marktplaats (die 1 november 2013 live gegaan is) gepresenteerd. Ook met dit instrument wordt het voor met name ZZP ers veel gemakkelijker om binnen te komen bij de gemeente zonder dat iemand in dienst hoeft te zijn van bijv. een gerenommeerd bureau. Vaak betekent dit ook een aanzienlijke kostenbesparing. Het aantal gunningen door de gemeente Utrecht aan Utrechtse bedrijven is in 2013 toegenomen van 274 naar 327. Het aantal verschillende bedrijven blijft ongeveer constant. Dit betekent dat er meer opdrachten worden gegeven aan lokale ondernemers, maar het aantal ondernemers waarmee wordt samengewerkt ongeveer gelijk is gebleven. In de regio rondom Utrecht (exclusief de gemeente Utrecht) daalt het aantal opdrachten licht ten opzichte van vorig jaar. Ook hier blijft het aantal verschillende bedrijven ongeveer gelijk. Dit past bij de trend van de afgelopen jaren. Het aantal gunningen buiten gemeente en regio is afgenomen en ook de spreiding over ondernemers is afgenomen. In bijlage 1 zijn de cijfers, inclusief de resultaten van afgelopen jaren, opgenomen. Van de 666 (in 2012: 638) verschillende bedrijven waaraan in 2013 opdrachten gegund zijn, zijn er 586 (88%) MKB-bedrijven en 80 (12%) grootbedrijven. Dit is een lichte stijging ten gunste van het MKB ten opzichte van 2012, een trend die zich sinds 2011 laat zien. De geraamde financiële omvang van aan het MKB gegunde opdrachten bedraagt 89,7 miljoen (53%) van de totale geraamde waarde van 168,8 miljoen van alle meldingen over Dit is een stijging ten opzichte van 2012 (2012: 47,4 % voor MKB). Wordt gekeken naar de verhouding tussen verdeling van type ondernemingen (MKB/geen MKB) naar de locatie van vestiging van de bedrijven, dan ontstaat het beeld zoals weergegeven in tabel 1. MKB Grootbedrijf aantal omvang aantal omvang st *10 6 st *10 6 Gemeente Regio Rest Totaal Tabel 1: verdeling van aantallen leveranciers en totale geraamde waarde per type en locatie onderneming, bedragen in miljoenen Concerninkoop 6

7 2 De uitvoering aanbestedingsbeleid in 2013 Interne Bedrijven (Concerninkoop) registreert de uitvoering van het aanbestedingsbeleid door de organisatieonderdelen van de gemeente Utrecht. Hiertoe is in het aanbestedingsbeleid opgenomen dat alle opdrachten met een geraamde waarde hoger dan vóór aanbesteding gemeld worden bij Concerninkoop. De eerste melding (fase 1) wordt gedaan bij de start van het inkooptraject en bevat een opdrachtomschrijving, de kenmerken ten aanzien van (maatschappelijke) beleidsdoelen en een raming van de waarde. Wanneer de gunning van deze opdracht heeft plaatsgevonden, krijgt Concerninkoop een tweede melding (fase 2) van de opdracht. Hierin is de prijs vermeld waarvoor een opdrachtnemer de opdracht gaat uitvoeren en de naam van de opdrachtnemer. Deze meldingen worden in de rapportage verwerkt in dit hoofdstuk. In bijlage 2 is een verantwoording opgenomen van het aantal ontvangen meldingen en de trend van de afgelopen jaren. 2.1 Analyse meldingen naar wijze van aanbesteden In het jaar 2013 zijn 999 complete meldingen ontvangen die een geraamd bedrag van 169 miljoen vertegenwoordigen. Het gaat daarbij om twee categorieën uitgaven. 1. De inkoop van werken in de GWW en de utiliteitsbouw die in 2013 zijn gemeld. De administratie bevat 249 meldingen van deze werken met een geraamde waarde van 64 miljoen. Uit de vergelijking van de meldingenadministratie en de crediteurenadministratie blijkt dat de meldingsdiscpline in de werkensfeer hoog is. De steekproef van de accountant over facturen in de werkensfeer over 2013 bevestigt dit ook. Het verschil tussen de spend in 2013 in de werkensfeer à 244 miljoen, en de waarde van de meldingen wordt vooral verklaard door grote projecten die voor 2012 zijn aanbesteed (bijvoorbeeld Muziekpaleis) en enkele omvangrijke eerder aanbestede raamovereenkomsten voor bijvoorbeeld het stationsgebied en het onderhoud van de openbare ruimte. Deze zijn in de voorgaande jaren gemeld Inkoop van leveringen en diensten, De meldingenadministratie bevat 750 meldingen van leveringen en diensten met een geraamde waarde van 103 miljoen. De spend aan leveringen en diensten in 2013 is circa 195 miljoen. Het verschil tussen de spend in 2013 aan leveringen en diensten en de waarde van de meldingen wordt vooral verklaard door afname uit (raam-)overeenkomsten die al voor 2013 zijn aanbesteed en gemeld Van de totale spend in de werkensfeer zijn opdrachten dus in eerdere jaren gemeld die in 2013 een waarde van 180 miljoen ( miljoen) vertegenwoordigen. 3 Te denken valt aan bijvoorbeeld raamovereenkomsten voor inhuur van personeel (uitzendkrachten en payroll), raamovereenkomst voor facilitaire zaken en ICT. Daarnaast gaat het om dienstspecifieke overeenkomsten als WMO-gerelateerde zaken, inhuur van specifiek personeel (ICT, ingenieursdiensten, groenonderhoud) en leveringen als ICT-middelen en groen. Deze overeenkomsten zijn voor 2013 aanbesteed en gemeld. 4 De meldingsdiscipline bij leveringen en diensten is over het algemeen lager dan bij werken. De trend hierin is dat deze discipline groeit en in lijn ligt met de ontwikkeling uit Concerninkoop 7

8 Deze ontvangen meldingen kunnen worden verdeeld over de gehanteerde aanbestedingsprocedures als weergegeven in tabel 2. 5 Type procedure geraamd gegund verschil t.o.v. de raming [ * 10 6 ] [ * 10 6 ] [%] Enkelvoudig onderhands 72,4 72,3 0,1-0,2 Meervoudig onderhands 20,5 19,7 0,8-4,0 Nationaal 20,2 15,9 4,4-27,7 Europees 55,9 50,7 5,2-10,3 Totaal 169,0 158,5 10,5-6,6 Tabel 2: verdeling ramingvolume naar aanbestedingsprocedure, bedragen in miljoenen De geraamde totale waarde van gemelde opdrachten bedraagt 168,8 miljoen. De gegunde opdrachtwaarde over de gemelde opdrachten bedraagt in totaal 158,5 miljoen (gegunde waarde). Concerninkoop heeft geen gegevens over de uiteindelijk werkelijke kosten van de opdrachten (nacalculatie van een contract/project) en kan dus niet de netto besparing ten opzichte van de raming of de gegunde waarde bepalen zoals aangegeven. Zaken die een verschil tussen de gegunde waarde en de gerealiseerde waarde veroorzaken zijn bijvoorbeeld meerwerkopdrachten, minder of meer afnemen van een product in een raamovereenkomst en bonus malus regelingen in de overeenkomst. Het verschil tussen de geraamde waarde en de gegunde waarde is wel feitelijk vast te stellen en bedraagt 10,3 miljoen. Daarbij bestaat er geen vaste koppeling tussen de gemelde geraamde waarde van de opdracht en het beschikbare budget in de begroting. Zaken die het verschil kunnen verklaren tussen geraamde waarde en gegunde waarde zijn bijvoorbeeld misramingen, het aanpassen van het ambitieniveau tijdens de (voorbereiding van een) aanbesteding en prijsconcurrentie tussen aanbieders. In bijlage 3 is een overzicht gegeven van de ontwikkeling van het verschil tussen de geraamde waarde en de gegunde waarden in de jaren Het verschil tussen raming en gunning vormt slechts een beperkte indicatie van de werking van de organisatie op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze indicator is dan ook niet gebruikt om de taakstelling inkoop te verdelen over de organisatie. Deze is van tevoren ingeboekt, nadat de verschillende afdelingen een inschatting hadden gemaakt of de taakstelling reëel op inkoop te halen zou zijn. De verhouding tussen de ruimte in de begroting en de uiteindelijk nagecalculeerde algehele projectprijs is uiteindelijk het meest relevant. De productgroepeigenaren hebben de opdracht om voor hun productgroep inzicht te creëren in de vijfslag (1) de financiële ruimte van een begroting, (2) de raming, (3) de gunningswaarde, (4) de gerealiseerde aanneemsom, en (5) de nagecalculeerde projectprijs. Hierop is het afgelopen jaar het volgende bereikt. In 2013 is een model voor spendanalyse beschikbaar gesteld aan de productgroepeigenaren. Dit systeem is gekoppeld aan de financiële administratie en geeft inzicht in de verdeling van inkoopuitgaven per leverancier, inkoopcategorie en/of organisatieonderdeel. Hiermee wordt inzicht langs meerdere assen geboden over de spend binnen de productgroep. Dit helpt uiteindelijk bij het generiek creëren van inzicht in de uiteindelijke aanneemsommen. Dit geeft echter geen inzicht in de redenen waarom de gerealiseerde aanneemsom afwijkt van de gunningswaarde. Hiervoor is inhoudelijke detaillering vereist; een volgende stap in het professionaliseringstraject. 5 In het aanbestedingsbeleid (geldend vanaf 1 januari 2013) is vastgelegd dat bedragen onder de één op één mogen worden gegund, tussen en meervoudig onderhands worden aanbesteed en tussen en de Europese drempelwaarden (in 2013: diensten en leveringen en werken ) openbaar worden aanbesteed. Concerninkoop 8

9 De productgroepeigenaren hebben in 2013 vooral focus gelegd op het ontwikkelen van een abstracte en strategische blik op de productgroep. Alleen op deze wijze kan een strategisch plan voor de productgroep slagvaardig en met voldoende kwaliteit op de diverse aspecten worden gecreëerd. De focus op de voornoemde vijfslag moet vooral plaatsvinden in het uitvoeren van de strategie en het monitoren, leren en verbeteren van de prestaties binnen de productgroep, op basis van het strategisch plan. Vanaf november 2014 zal een -aan de financiële administratie gekoppeld- inkoopsysteem in gebruik zijn bij de gehele organisatie. Dit is een belangrijke stap in de informatiebasis om de vijfslag verder inhoud te geven. 2.2 Analyse meldingen enkelvoudig onderhands De maximale waarde voor enkelvoudig onderhands aanbesteden is per 1 januari 2013 gesteld op In tabel 3 is aangegeven om welke redenen opdrachten met een waarde van meer dan toch enkelvoudig onderhands zijn gegund. Categorie Aantal Totale waarde [ * 10 6 ] 1. < met toestemming IRM-er ,7 2. > met toestemming IRM-er 90 12,3 3. Boven EU-drempel met toestemming directeur 0 0,0 4. Afgenomen uit bestaande overeenkomst 19 2,5 5. 2B-dienst ,7 6. Alleenrecht 0 0,0 7. Verlenging 1 0,2 8. Meerwerk/Extra werk op bestaande overeenkomst 83 7,4 9. Samenwerking andere overheden/wettelijke plicht 25 8,0 10. Geen inkoop 6 0,2 Tabel 3: verdeling meldingen enkelvoudig onderhands over verschillende categorieën, bedragen in miljoenen - Categorie 1 zijn meldingen met een waarde tot , waarbij de IRM-er van het organisatieonderdeel, conform de mogelijkheden van het aanbestedingsbeleid, toestemming heeft gegeven om van het beleid af te wijken. Dit is de categorie waarbij volgens de drempelbedragen van voor 1 januari 2013 nog enkelvoudig onderhands mocht worden gegund, ook zonder de toestemming van de IRM-er. Wat opvalt is dat de mogelijkheid om af te wijken veelvuldig gebruikt wordt. Het verlagen van de drempel is per 2013 vooral ingevoerd om het behalen van de taakstelling inkoop eenvoudiger te maken. De taakstelling is per organisatieonderdeel ingeboekt per organisatieonderdeel. De IRM-er maakt derhalve de afweging mede in het licht van de taakstelling inkoop. Overigens is deze drempelwaarde van voor diensten, leveringen en werken laag. De landelijk geldende Gids Proportionaliteit schrijft voor dat het één op één gunnen van diensten en leveringen tot Euro en werken tot proportioneel wordt geacht. Bij een update van de drempelbedragen zullen voorstellen worden gedaan om deze drempelwaarden opnieuw vast te stellen. - Categorie 2 zijn meldingen met een waarde groter dan die enkelvoudig onderhands zijn gegund, met toestemming van de IRM-er. - In categorie 3 heeft deze afwijking plaatsgevonden bij meldingen met een waarde groter dan de Europese aanbestedingsdrempel. Deze zijn dit jaar niet ontvangen,. - Categorie 4 betreft gemelde inkopen uit bestaande overeenkomsten. - Categorie 5 betreft 2B-diensten welke onder een verlicht Europees regime vallen. Verderop is deze categorie verder uitgesplitst. Concerninkoop 9

10 - Categorie 6 betreftopdrachten op basis van alleenrechten, welke verstrekt zijn aan andere aanbestedende diensten. Samenwerking met UW Holding B.V. is een voorbeeld hiervan. Hiervoor zijn in 2013 geen nieuwe meldingen ontvangen. - Categorie 7 betreft rechtmatige verlengingen van reeds aanbestede contracten. - Categorie 8 zijn meldingen die meer- of extrawerk vormen op reeds bestaande overeenkomsten. - Categorie 9 betreft (verplichte) samenwerkingsvormen met andere organisaties, meestal op basis van een wettelijke bepaling. De samenwerking met Prorail in de omgeving van het spoor is hiervan een voorbeeld. - In categorie 10 zitten onder andere betalingen aan andere gemeenten en overheidsorganisaties die uiteindelijk niet als inkoop zijn te kwalificeren. De groep 2B-diensten valt vervolgens uiteen in de categorieën als gegeven in tabel 4. Categorie Aantal Totale waarde [ * 10 6 ] Vervoersondersteunende activiteiten 0 0,0 Rechtskundige diensten 0 0,0 Arbeidsbemiddeling 99 7,5 Opsporing en beveiliging 0 0,0 Onderwijs 1 3,5 Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening 11 18,0 Cultuur, sport en recreatie 10 0,4 Overige diensten 2 2,3 Tabel 4: verdeling meldingen 2B-diensten over verschillende dienstencategorieën, bedragen in duizenden Concerninkoop 10

11 3 Ontwikkeling van de inkooporganisatie Om de maatschappelijke doelen en de optimale inzet van middelen te bereiken is de organisatie rondom inkoop behoorlijk in ontwikkeling. Door middel van presentaties en inspiratiesessies; de meting en benchmark van de inkoopvolwassenheid; het betrekken van de business bij inkoop door middel van productgroepeigenaren; de Tenderboard te veranderen in een strategisch gremium; de inkopers te trainen op moderne kennis en kunde (Utrecht Inkoop Academie) en door ten slotte het gemak en de transparantie van inkopen te vergroten door middel van de implementatie van een inkoopsysteem, is die ontwikkeling in 2013 ingezet en voortgezet. 3.1 De productgroepeigenaar: inkoopstrategie op inhoud, doelen en financiën Het daadwerkelijk realiseren van de besparingen en realiseren van maatschappelijke doelen vraagt professionalisering. De basis van deze professionalisering is het verder ontwikkelen van inkoop door het verdelen van het inkoopvolume in productgroepen (categoriemanagement). Het jaar 2013 heeft grotendeels in het teken gestaan van het selecteren en benoemen van deze 17 mensen die verspreid over de gehele organisatie werkzaam zijn. Een behoorlijke uitdaging, omdat we daarmee inkoop feitelijk hebben teruggebracht in de business. Daar waar het hoort en waar het geld uitgegeven wordt. Per productgroep wordt door de productgroepeigenaar een productgroepstrategie opgesteld. De productgroepeigenaar stuurt op de doelstellingen zoals opgenomen in per productgroep te ontwikkelen inkoopstrategie. Over deze inkoopstrategie wordt expliciet besloten door de tenderboard, een bijzondere vergadering van de directieraad. Dit geeft de strategie en de productgroepeigenaar de mogelijkheid om krachtig en slagvaardig te opereren in de organisatie van de productgroep. Met deze werkmethodiek kan de productgroepeigenaar het potentieel van de productgroep maximaal benutten. De productgroepeigenaar kijkt bij de vorming en uitvoering van de strategie naar alle aspecten, van besparen, kwaliteits- en procesverbetering tot het realiseren van maatschappelijke doelen. Elk aspect wordt verwerkt in de productgroepstrategie. Inzicht in inkoopbewegingen en kennis van inkoop zijn daarbij cruciaal. De inkoopspecialisten van het Intern Bedrijf Concerninkoop en de inrichting van een -aan het financiële systeem gekoppeldinkoopsysteem ondersteunen de productgroepeigenaar hierbij. 3.2 Ontwikkelpad In 2013 is al een behoorlijk aantal resultaten bereikt. De bijeenkomsten van de Tenderboard hebben geresulteerd in een structurele bespreking van projecten op de onderwerpen financiën en maatschappelijke doelen. Er is een systeem op basis van de financiële administratie door Concerninkoop ontwikkeld om inkoopanalyses te maken op basis van de uitgaven van de gemeente.. De processen van strategische inkoop analyse en tactische inkoop zijn door middel van LEAN geoptimaliseerd. De basis van informatieverwerving en marktbenadering is daardoor versterkt. Eind 2013 is de laatste van de in totaal 17 productgroepeigenaren benoemd (Utiliteitsbouw) en geïnstalleerd. De productgroepeigenaar organiseert het inkoopvolume organisatiebreed. De productgroepeigenaar creëert een basis voor kwalitatief hoogwaardige ramingen, passend bij de productgroep, en werkt met nacalculatie. Het effect van de nacalculatie is duiding van de afwijkingen en onderzoek naar de leerpunten voor andere/volgende trajecten. Daardoor is er (steeds meer) grip op het inkooppakket en de betreffende leveranciersmarkt. De rest van de inkooporganisatie ontwikkelt daarin mee. Concerninkoop voorziet de productgroepeigenaren van strategisch advies en stuurinformatie en stelt de organisatie in staat om strategisch contract- en leveranciersmanagement voor alle belangrijke leveranciers te doen. Concerninkoop 11

12 Alle betrokken bij inkoop zijn door middel van een bewustwordingsprogramma meegenomen in de werking en doelen van inkoop in Utrecht. Dit zorgt voor kennis, draagvlak en inkoopbesef. Sluitstuk is een duidelijk belegde rol van kaderstelling, sturing en monitoring van de inkoopfunctie, die in staat is strategisch inkoopadvies te geven op het allerhoogste bestuurlijke niveau en dit kan vertalen naar de organisatie. Dit heeft ertoe geresulteerd in de positionering van een inkoopstrateeg bij het dienstonderdeel BCS. Tenslotte staan we stil bij een heel belangrijke inkoopontwikkeling: de transitie van het WMO/Sociaal domein naar de gemeente. Dit betekent dat het inkoopvolume flink zou kunnen stijgen. Wel is dit afhankelijk van het overgangsrecht en de transitiearrangementen en een aantal beleidsmatige keuzes waar in de loop van volgend jaar een beslissing over genomen moet worden. Is het logischer te werken met subsidie of met contractering? Is er ruimte om nog meer aanbieders toe te laten? etc. Waar relevant zullen de ontwikkelingen van inkoop in Utrecht, ook gebruikt worden om de samenwerking met de markt op het vlak van de decentralisaties te vinden. Concerninkoop 12

13 Bijlage 1: weergave ontwikkeling verdeling opdrachten per locatie (gemeente, regio, rest) Jaar Utrecht Regio Rest ,60% 30,50% 50,90% ,10% 29,20% 51,70% ,70% 29,00% 48,30% ,50% 20,10% 60,30% ,80% 21,60% 52,60% ,10% 22,70% 54,30% ,30% 22,53% 52,17% ,19% 19,94% 49,86% Tabel 1-1: aantal opdrachten gegund per locatie Jaar Utrecht Regio Rest ,30% 21,70% 56,00% ,50% 23,90% 56,60% ,60% 20,80% 55,70% ,70% 17,30% 62,00% ,80% 18,80% 58,50% ,80% 20,00% 57,20% ,76% 20,38% 54,86% ,47% 18,92% 56,61% Tabel 1-2: aantal opdrachtnemers per locatie Concerninkoop

14 Bijlage 2: Analyse meldingen bij Concerninkoop (behorende bij hoofdstuk 4) De onderstaande figuur geeft de trend in het aantal ontvangen meldingen fase 1 en fase 2 in de afgelopen jaren weer Fase 1 Fase Fase Fase Figuur 2-1: ontwikkeling meldingen Voor gebruik in de analyses van hoofdstuk 4 is een compleet dossier per opdracht nodig. Dit betekent dat fase 1 en fase 2 beide ingediend moeten zijn. In totaal heeft Concerninkoop 1045 meldingen fase 1 ontvangen. In 999 van de 1045 gevallen heeft Concerninkoop naast de fase 1-melding ook een fase 2- melding ontvangen. Van de resterende 46 worden het overgrote deel pas in 2014 gegund. Enkele trajecten zijn gestopt, danwel na de melding niet of anders gestart (er heeft dus geen opdrachtverstrekking fase 2 plaatsgevonden). Concerninkoop kan derhalve 1045 opdrachten gebruiken in de analyses. De verhouding tussen fase 1 en fase 2 is ongeveer gelijk aan Dit is te verklaren doordat Concerninkoop op meerdere momenten en meerdere malen de organisatie heeft herinnerd aan het indienen van het fase 2-formulier. Daarnaast hebben we voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen de reeds bekende gegevens uit fase 1 verwerkt in fase 2, waarmee deze dossiers door de indiener eerder als compleet gemeld konden worden. Om deze reden is ook het aantal compleet gemelde enkelvoudig onderhandse aanbestedingen sterk gestegen. Het aantal fase-1-meldingen daalt sinds 2011 gestaag. Dit is te verklaren door onder andere een toename van het aantal raamovereenkomsten, vergroting van de scope van de raamovereenkomsten en de daling van het aantal leveranciers. Dit past derhalve bij het beeld van de inkoopontwikkeling. De verwachting is dat, mede door initiatieven voor MKB- en ZZP-vriendelijk inkopen en de inzet van het marktplaatsinstrument, dat het aantal leveranceirs en het aantal meldingen de komende tijd weer stijgt. De 1045 projecten betreffen in totaal een ramingbedrag van ca. 168,8 miljoen. In vergelijking met de afgelopen jaren geeft dit het volgende beeld: - in 2012: 1082 opdrachten met een waarde van 196,5 miljoen; - in 2011: 810 opdrachten met een waarde van 175,9 miljoen; - in 2010: 615 opdrachten met een waarde van 138,6 miljoen; - in 2009: 713 opdrachten met een waarde van 143,1 miljoen; - in 2008: 531 opdrachten met een waarde van 189,4 miljoen; Concerninkoop

15 Bijlage 3: Ontwikkeling verhouding geraamde waarde en gegunde waarde in de jaren 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% -5% Enkelvoudig Meervoudig Nationaal Europees % 10% 19% 16% % 7% 18% 9% % 5% 16% 11% % 14% 24% 16% % 12% 26% 17% % 28% 32% 17% % 8% 24% 24% % 8% 22% 17% % 4% 28% 10% Figuur 3-1: behaald verschil tussen geraamde waarde en gegunde waarde Concerninkoop