VERENIGING INNER WHEEL NEDERLAND District 60 lid I.I.W. Think Ahead Aim High Catherine Refabert, President IIW

Transcriptie

1 VERENIGING INNER WHEEL NEDERLAND District 60 lid I.I.W. Think Ahead Aim High Catherine Refabert, President IIW Notulen van de Districtsledenvergadering (DLV) van D60 te Gilze, Hotel Gilze Rijen op 14 maart 2012 Aanwezige bestuursleden: president Marijke van der Meijden, past president Marijke van Haaren, 1 e secretaris Anneke Kluijver, penningmeester Kitty van der Goes, 2 e secretaris Ria Zeelen, landelijk president Letty van Hooff en redacteur Kroniek D60 Ada Schouwink. Afwezig met bericht van verhindering vice-president Annelies Thielemans. 1. Welkom en opening door president Marijke van der Meijden Marijke vdm opent de vergadering met de leden en de Vaste Afgevaardigden, mede namens het bestuur van D60, een hartelijk welkom te heten. Een speciaal welkom voor Letty van Hooff, de landelijk president, Ada Schouwink, redacteur Kroniek D60 en Laura Smit van de Giftshop. Er is een volle agenda met een drietal uitslagen van schriftelijke stemmingen: Letty van Hooff als Board Director IIW 2013/2014, het Districtsproject 2013 en de naam van de Vaste Afgevaardigden Vergaderingen. Op verzoek van IW Lelystad vraagt Marijke onze extra aandacht voor de Vriendschapsdag op 12 mei in Lelystad. Marijke laat weten dat Anneke en Marijke vh voor het laatst achter deze tafel zitten, want hun bestuursperiode zit er deze zomer op. 2. Vaststellen van de agenda Punt 9b vervalt, i.v.m. afwezigheid van Annelies. Extra punt 13a: lezing door mevrouw Mieke van Tilburg over Cordaid. 3. Roll-call Anneke doet de roll-call. Alle clubs (met uitzondering van IW Curaçao) zijn aanwezig. IW Curaçao heeft een bericht van afwezigheid gegeven. Anneke wordt bedankt. 4. Notulen NVAV d.d. 12 oktober 2011 te Gilze Marijke vdm stelt voor de notulen per pagina zowel tekstueel als inhoudelijk te behandelen. - Ans Kroesen, IW Vlaardingen, las op pagina 3 dat twee clubs gecharterd worden. Dit heeft zij niet in de Kroniek gelezen. - Letty antwoordt hierop dat op 6 oktober a.s. Staphorst-Reestland en op de 17 e Almere- t Gooi gecharterd zullen worden. Beide clubs i.o. behoren tot D58. Er zijn verder geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd. Ria wordt bedankt. 5. Financiën D60 door penningmeester Kitty van der Goes Kitty krijgt het woord. Eigenlijk heeft zij niet zoveel te vertellen. Wel verwacht zij dit jaar niet erg down te zullen gaan. Ze wil ook geen contributieverhoging voor volgend jaar. Deze blijft 11,00. Contributie LB (dit was 21,50) en het Nationaal Project/ Districtsproject 5,00. Voor deelname aan de vergaderingen geldt dat je bent ingeschreven als je betaald hebt. Dit staat ook op de uitnodiging! Verder zit er geen factuur (voor de insignes) meer in de enveloppen die men heeft gekregen bij ontvangst. De rekening wordt rechtstreeks aan de penningmeester van de desbetreffende club gestuurd. Pagina 1 van 6

2 6. Stemming Letty van Hooff-Snel als Board Director IIW Netty van der Reijt, IW Tilburg-Triborch, bepleit enige terughoudendheid bij stemmingen via ; stemmingen óp de vergadering laten plaatsvinden. Dit staat in de statuten (art.12). - Bij binnenkomst is aan iedere afgevaardigde van een club een stembriefje overhandigd. We gaan schriftelijk stemmen dat we Letty van Hooff Snel nomineren als Board Director voor Er wordt door 27 clubs gestemd. 26 stemmen zijn vóór en er is 1 blanco stem. Het bestuur van District 60 zal Letty van Hooff Snel bij IIW als Board Director voordragen.- (NB: het dikgedrukte moet in het Engels vertaald worden en voor 30 september naar het hoofdkantoor in Engeland verzonden worden. 7. Uitslag stemming Districtsproject D Marijke vdm laat weten dat IW Breda gewonnen heeft. Hun project Nederlandse Vereniging voor Autisme heeft 35 stemmen gekregen. Het bestuur feliciteert de club. Applaus vanuit de zaal. - Ans Kroesen, IW Vlaardingen, vraagt het woord en stelt dat het stemmen vroeger anders werd gedaan. - Letty van Hooff antwoord hierop dat de clubs lid zijn van IIW en dat daarom per club wordt gestemd. Uitslag overige projecten: - Project IW Paramaribo: Thaliapodium 3 stemmen - Project IW Veghel: Stichting Lucai 6 stemmen - Project IW Venlo: Kinderhulp Burkina Faso 9 stemmen - Project IW Zeeuwsch-Vlaanderen: Brooke Hospital for Animals 3 stemmen Wanneer de uitreiking van de gelden plaatsvindt, zal nog aan de clubs worden meegedeeld. 8. Uitslag stemming naamswijziging D60 Uitslag stemming naamswijziging: Districtsledenvergadering: 32 stemmen, VVAV en NVAV: 16 stemmen. Blanco: 1 stem. In de toekomst zullen we spreken over een DLV die in maart en oktober zal plaatsvinden. Het huishoudelijk reglement zal hiervoor aangepast moeten worden. Let wel: de vergoedingen blijven hetzelfde: per club 1 auto, de naam Vaste Afgevaardigde blijft bestaan, zij blijven de stem voor hun club uitbrengen. - VA IW Gorinchem vraagt of het landelijk is? Marijke vdm antwoordt dat in D56 en D60 de naam DLV gebruikt wordt. In D58 wil men de naam niet veranderen. - Carla van Amerongen, IW Nijmegen, vraagt af of het met een verbindings-s geschreven wordt? Anneke antwoordt hierop dat zij navraag gedaan heeft bij Onze Taal en dat Districtsledenvergadering met een s is. 9. Mededelingen/ informatie van: a. President Marijke van der Meijden Marijke vdm laat weten dat zij inmiddels 6 van de 9 clubs bezocht heeft en dat het iedere keer heel plezierig is om de sfeer te proeven en kennis te nemen van de vele activiteiten die worden georganiseerd. Activiteiten om de gezelligheid/vriendschap te bevorderen en activiteiten om gelden bij elkaar te krijgen voor projecten. In de huidige crisistijd met de vele bezuinigingen, kunnen wij als service club een welkome financiële bijdrage leveren aan projecten in binnen- en buitenland. De clubs doen hun uiterste best om nieuwe leden te werven. Bij een aantal clubs lukt dit ook, maar het feit blijft dat toch oudere leden de clubs verlaten. Uit de enquête van vorig jaar kwam naar voren dat het op prijs werd gesteld om op de VAV een extra presentatie te verzorgen en daar geeft het DB graag gehoor aan. Vandaag is mevrouw Mieke van Tilburg, van Cordaid uitgenodigd om e.e.a. over Cordaid te vertellen wordt voor D60 een druk jaar. Pagina 2 van 6

3 * Organiseren van de Vriendschapsdag. Welke club wil deze dag organiseren? * Bezoek D22 Engeland aan ons District. * 65 jaar IW Nederland. Indiening jubileumproject vóór 1 juli * Het LB wil weten of er clubs zijn die een vlag willen bestellen? Offerte vlaggen per vlag bij afname van: 20 stuks: 48,59; 30 stuks 38,89, 40 stuks 29,02. Opgave bij Mieke Jacobs penningmeester van het Landelijk Bestuur. Marijke vdm laat weten dat er vanuit Nederland 51 leden en 12 partners naar Istanbul zullen gaan. Vanuit IW Zeeuwsch-Vlaanderen nemen 7 leden (en 3 partners) deel aan de conventie. b. Past president/extension organiser, Marijke van Haaren Marijke vh krijgt het woord. Marijke heeft 6 jaar in het bestuur gezeten; 2 jaar als 2 e secretaris, 2 jaar als 1 e secretaris, 1 jaar als president en nu als past president. Zij dankt alle clubs voor het vertrouwen dat zij haar geschonken hebben als secretaris en president. Haar taak zit er nog niet helemaal op. Ze bezoekt nog 4 clubs. Naast haar taak als past president is zij ook extension officer. Zij onderhoudt het contact tussen IW en Rotary. Hiervoor heeft zij contacten gelegd en een presentatie gehouden. Op de Districtsconferentie 2012 te Etten-Leur op 21 april a.s. staat IW met een stand. Marijke vdm dankt Marijke vh. Applaus vanuit de zaal volgt. c. Secretaris Anneke Kluijver Anneke krijgt het woord. Zij is zich ervan bewust dat de clubs veel post krijgen van de Districtssecretaris. Zij bedankt voor de clubverslagen en vraagt of haar dank overgebracht kan worden aan de clubsecretaris. Alle secretarissen hebben een brief ontvangen waarin gevraagd wordt om vóór 15 mei a.s., per club een adres aan te maken. Zij vraagt dit beslist te doen! Doet de club het niet dan blijft zij verstoken van alle post van IIW. Laat iemand de secretaris hiermee helpen, mocht zij het alleen niet kunnen! Anneke laat weten dat Ans Kroesen, IW Vlaardingen, de postzegels (en wat zo meer zij) verzamelt. Deze spulletjes kunnen ook meegebracht worden naar de Vriendschapsdag. Anneke laat weten dat zij nog geen behoefte heeft om afscheid te nemen, want zij blijft VA van IW Paramaribo. d. 2 e secretaris Ria Zeelen Ria refereert nog een keer aan het belang van invulling van de vacature voor de 2 e secretaris e. Penningmeester Kitty van der Goes Kitty heeft geen mededelingen. f. President LB Letty van Hooff Letty dankt het bestuur dat zij op deze DLV aanwezig mag zijn. Zij heeft op de vorige DLV en ALV aan alle clubs een oproep gedaan om ervoor te zorgen dat aan het eind van verenigingsjaar lid op de ledenlijst van de club komt te staan. Heel veel clubs in ons district werken hier hard aan en zij hebben +1,+2, of +3 leden, maar het is jammer dat er geen belangstelling voor schijnt te zijn bij sommige clubs. Daar overlijden leden of stoppen met hun lidmaatschap, waardoor de club steeds kleiner wordt. Het wordt dan ook vaak moeilijk om nieuwe bestuursleden te vinden. In het district 60 zijn 15 nieuwe en 13 uitgetreden leden, dus maar een positief resultaat van +2. Het is van belang op tijd te beginnen met verjonging van de club, want als er te lang geen jongere leden instromen, wordt het gat tussen de leeftijden te groot waardoor jongeren moeilijker aansluiting vinden binnen de club; 51% van de leden hoeft nog maar gerelateerd te zijn aan de Rotary. Website. Er zijn de eerste maanden heel veel problemen geweest, doordat een lid geprobeerd heeft, zonder succes overigens, de website te hacken. Dat heeft ervoor gezorgd dat door de leden niet ingelogd kon worden en dat de webmaster niets op de site kon plaatsen. Ook was zij lange tijd niet bereikbaar op het adres door overzetting van het ene naar het andere systeem. Dit werd uit veiligheidsoverwegingen gedaan! Deze zaken hebben ervoor gezorgd dat er heel veel extra werkzaamheden verricht moesten worden door het WebBuro; wat zij kosteloos heeft gedaan. Ook heeft de Pagina 3 van 6

4 webmaster hierdoor extra werk gekregen, omdat alle inlogcodes geblokkeerd waren en weer opnieuw aangevraagd moesten worden. Dit is nu allemaal opgelost. Vorige week is er een bijeenkomst geweest met de leden van de PR-commissie en het WebBuro om antwoorden te krijgen op de vragen die gerezen waren bij de PR commissie en bij het LB. Joke Emmelkamp is toegevoegd aan de PR commissie. 75% van alle adressen is binnen. Omdat een heel aantal adressen niet in Excel is aangeleverd, krijgen de clubs het verzoek om alleen de namen en de adressen in Excel aan te leveren. Deze adressen zullen nooit aan derden worden verstrekt en dienen om de Nieuwsbrief van de president LB te verzenden. Opmerkingen om de website te verbeteren kunnen altijd aan de webmaster gestuurd worden. Zij zal dan samen met de leden van de PR-commissie bekijken wat met de opmerkingen gedaan kan worden. Letty zegt dat de clubs allemaal een taak hebben om informatie die zij willen laten weten aan anderen aan de webmaster aan te leveren. Zij kunnen daarbij aangeven of de informatie alleen bestemd is voor leden of dat deze op de Homepagina geplaatst kan worden. Zij vraagt de clubs om stukjes en foto s van een goede kwaliteit op te sturen naar de webmaster. Foto s in actie, dus geen statische foto s! Met betrekking tot de folder merkt Letty op dat door de snelheid bij de totstandkoming een paar fouten erin gekomen zijn. Het LB heeft besloten de voorraad die er is op te maken en bij de nieuwe de fouten te verbeteren. Fondsenwerving: deze tekst zal jongeren meer aanspreken dan de tekst uit het Blauwe Boekje: Het stimuleren van de persoonlijke bereidheid tot helpen. Deze tekst zal jongeren echt niet warm maken om lid van IW te worden. Daarom is gekozen voor een modernere tekst. - Mien Timmermans, IW Venlo, heeft een vraag over de onderhoudskosten en of er onbeperkt tekst geplaatst kan worden? Letty antwoordt dat de jaarlijkse bijdrage 175,00 is en hiervoor wordt de site van de desbetreffende club volledig onderhouden. Er kan onbeperkt tekst aangeleverd worden. Door Elaine Hathaway, de IIW secretaris, is, op verzoek van Catherine Refabert, een oproep gedaan aan alle LB presidenten, secretarissen, districtssecretarissen en clubsecretarissen om vóór 15 mei 2012 een adres aan te maken. Letty vindt het jammer dat zo weinig clubs gebruik maken van hun stemrecht. Zij verzoekt om toch zeker het stemformulier op tijd in te sturen, zodat Joke Emmelkamp gekozen kan worden als Board Director. Een stemadvies hiervoor is enige tijd door haar aan alle clubs gezonden. Er is door de IIW penningmeester Charlotte De Vos hiervoor een Nederlandse vertaling gemaakt, die het eenvoudiger maakt om op de IIW website een adres aan te maken. Deze is aan alle betrokkenen gezonden door de LB secretaris. Ook wat betreft de stemformulieren van de proposals is zij teleurgesteld. Heel veel clubs hebben niets ingestuurd en maken daardoor geen gebruik van hun stemrecht. Zij laten hun waardevolle stem verloren gaan. - Ria van Dalen, IW De Kempen vraagt zich af waarom het bedrag voor de website en folder zo hoog was? Letty zal Anneke een overzicht van de kosten geven. Tip van Letty: stuur een brief aan de PR-commissie met kopie aan secretaris van het LB. -IW Veghel stelt voor het blauwe boekje onder te brengen bij de website. Letty laat weten dat nog niet alle leden dit willen, maar dat dit wel toekomstmuziek is. - Netty van der Reijt, IW Tilburg, laat weten dat zij nog steeds geen toegang heeft tot de website. Letty stelt voor de problemen aan de webmaster door te geven. g. Redacteur Kroniek Ada Schouwink Marijke vdm complementeert Ada met de Kroniek en geeft haar het woord. Ada bedankt iedereen voor alle artikelen en foto s. Het gaat goed met onze Kroniek! De redactie is druk bezig om het blad actueel te houden. Wel wil zij nog graag kwijt dat de Pagina 4 van 6

5 notulen niet ín de mail geschreven moeten worden. Graag alle verslagen in een Worddocument als bijlage aanleveren. Op 22 maart gaat zij samen met Marga van Amerongen naar de SIN. Per 1 juli 2012 wordt zij hoofdredacteur. Hierdoor is er een vacature voor haar functie. Wil de Velde van IW Zeeuwsch-Vlaanderen gaat haar als redacteur D60 opvolgen. Applaus volgt. Blijf vooral artikelen toesturen, deze worden geplaatst en daaraan werken zij hard! 9. Vacature en/of benoemingen Districtsbestuur Marijke vdm laat weten dat Annelies Thielemans een brief naar de Presidenten heeft gestuurd met het verzoek op zoek te gaan naar een vice -president en een 2 e secretaris. Het bestuur hoopt dat deze vacatures spoedig zullen worden ingevuld. 10. Mededelingen Vaste Afgevaardigden (Vooraf indienen) Er is een aantal vragen bij het bestuur binnengekomen die allemaal gaandeweg deze bijeenkomst beantwoord zijn. - Carla van Amerongen, IW Nijmegen, zegt dat zij aarzelen met het geven van de e- mailadressen, maar zij zich ook realiseren dat we mee moeten met de vernieuwingen. Er wordt nogmaals bevestigd dat de adressen alleen maar voor de nieuwsbrieven zijn. Er komt in de toekomst wel meer informatie van IIW via de Datum volgende bijeenkomst: NVAV woensdag 10 oktober 2012 De volgende DLV is op 10 oktober Rondvraag - Maria Manders, IW Tilburg-Triborch, laat weten dat de NOS opnamen heeft gemaakt van hun activiteit in het kader van NL Doet Deze zal op 16 of 17 maart 2012 worden uitgezonden. Het concert van Wibi Soerjadi was een groot succes. Volgende concert zal een concert van Laura Fygi zijn dat in Oisterwijk zal plaatsvinden. Organisatie IW i.s.m. Tiliander; nadien is er een spetterende afterparty. Letty vraagt of Maria dit met de webmaster wil kortsluiten, zodat het op de website geplaatst kan worden. - Mady Lengkeek, IW Goes-Reimerswaal, maakt als zij aanwezig is op de vergadering een limerick, zo ook deze keer: Districtsledenvergadering in de lente weer veel rumoer over centen van heel groot belang voor de vrouw ben ik bang dus begroeten we graag nog veel meer venten. Oud schooljuf had al gauw in de gaten sommigen kunnen het praten niet laten en dat geeft geen pas in de Inner Wheel klas waarna we als muisjes zo stil verder zaten. - Trix Roggeband, IW Voorburg: het is een idee om het blauwe boekje op de website te plaatsen. Als de leden toch behoefte hebben aan een blauw boekje, stelt zij voor dat de clubs dit zelf aanmaken. Het bestuur zal dit bij de bestuursvergadering bespreken. 13a Mieke van Tilburg van Cordaid. Marijke vdm heet Mieke van Tilburg van harte welkom. Mieke is zojuist terug van een werkbezoek aan Ghana. Zij geeft haar presentatie aan de hand van een hardcopy exemplaar dat zij eerst aan de leden heeft uitgedeeld. Pagina 5 van 6

6 Cordaid staat voor Catholic Organisation for Relief and Development AID. Cordaid stelt heldere voorwaarden aan projecten. Eén daarvan is dat ieder plan en iedere oplossing duurzaam en blijvend moet zijn. - Ankie van der Velden, IW Venlo, vraagt hoe het met de kosten gesteld is. Mieke antwoordt dat er 200 mensen op kantoor in Den Haag werken. Cordaid slankt door de bezuinigingen ook af. Zij heeft lage overheadkosten. Cordaid is zich ervan bewust dat er uitgebreid en transparant verantwoording afgelegd moet worden aan alle donateurs. Maar ook dat kost geld. Voor alle activiteiten zijn scherpe streefwaarden gedefinieerd, die onder het marktgemiddelde liggen. Men kan een eigen ontwikkelingsproject laten ondersteunen als andere mensen hiervoor enthousiast gemaakt worden en fondsen voor dat project geworven worden. Met jouw vereniging of stichting kun jij bij Cordaid terecht voor advies, kennis en eventuele financiële steun om het project verder op weg te helpen. Bij de beoordeling van aanvragen hanteert Cordaid een aantal heldere criteria, een maximumbedrag en een lijst van landen waar Cordaid actief is. Een belangrijk criterium is bijvoorbeeld dat projecten zich moeten richten op armoedebestrijding en het voorkomen van sociale uitsluiting van kwetsbare groepen (in een ontwikkelingsland of in Nederland). Ook moeten de projecten zich richten op het verbreden van draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking en internationale solidariteit in Nederland. Cordaid verdubbelt het bedrag dat verzameld is. Men doet er verstandig aan eerst te bellen, zodat gekeken kan worden of de aanvraag ingediend kan worden, dan de aanvraag doen en de actie houden, zodat er reclame voor Cordaid gemaakt kan worden. Het laatste is een eis! De toezegging duurt ongeveer 6 weken. Zie ook: Contact met Mieke van Tilburg: mieke.van.tilburg@cordaid.nl Marijke vdm bedankt Mieke voor haar geweldig duidelijke presentatie en biedt haar een bos bloemen aan. 13. Sluiting Marijke vdm bedankt iedereen voor haar komst en inbreng in deze vergadering. Zij sluit de vergadering met ons allen een prettige lunch te wensen. Kerkrade, 14 maart 2012 Marijke van der Meijden president. Ria Zeelen 2 e secretaris Pagina 6 van 6