Verkorte handleiding kapitein in gebruik ESS applicatie

Transcriptie

1 Verkorte handleiding kapitein in gebruik ESS applicatie

2 Index Starten van het essdocs systeem... 3 Aanmaken account... 4 Inloggen in het systeem... 5 Documenten accepteren/afwijzen/toevoegen... 6 Documenten ondertekenen / Protestbrief toevoegen... 7 Archief kapitein raadplegen... 9

3 Starten van het essdocs systeem Start de internetbrowser en ga naar het internetadres: Bovenstaand scherm zal verschijnen waarna u kunt inloggen met bestaande gegevens of wanneer u nog geen account heeft voor deze barge kunt u dat hier aanmaken. Rechtsboven ziet u op welke taal het systeem nu ingesteld staat. De aanwezig talen zijn: Nederlands, Engels en Duits. Dit kunt u aanpassen door de gewenste taal te kiezen. In deze manual zullen de schermvoorbeelden in het Engels zijn. De positie, kleur en werking van de applicatie is in alle talen identiek.

4 Aanmaken account Klik op de knop: CREATE A NEW USER waarna onderstaand scherm zal verschijnen. De gegevens welke men in moet voeren spreken voor zich. Let op dat men bij het Barge ENI wel de eventuele voorloopnullen invult. Dus i.p.v Een fout/onbekend Barge ENI nummer levert een foutmelding op: Onderaan heeft men de keus om de het wachtwoord naar de barge zelf of naar de loadingmaster te sturen. Wanneer men aan boord is kiest men uiteraard voor de eerste optie. Wanneer met gebruik maakt van de PC in het LM kantoortje kiest men de 2 e optie. Uit de lijst met Loadingmasters kiest men de loadingmaster van dienst. Het systeem zal een mail sturen naar het mail account van de loadingmaster. Deze print het uit en overhandigd het aan de kapitein waarna deze in kan loggen. Het aanmaken van het account bevestigd men met een druk op de CREATE knop.

5 Inloggen in het systeem Om in te loggen in het systeem voert u op onderstaand scherm achtereenvolgens uw Barge ENI nummer in (met eventuele voorloop 0), uw gebruikersnaam zoals u hem in de mail of van de loadingmaster ontvangen heeft en het wachtwoord. Daarna gebruikt men de knop: LOGIN. Wanneer men voor de eerste keer inlogt of een nieuw paswoord aangevraagd heeft vraagt het systeem u 2 maal een nieuw wachtwoord in te geven en dit te bevestigen m.b.v. de knop CONFIRM. De voorwaarden voor het wachtwoord zijn: Minimaal 8 karakters lang; Moet minimaal 1 hoofdletter bevatten; Moet minimaal 1 cijfer bevatten.

6 Documenten accepteren/afwijzen/toevoegen Wanneer er door de loadingmaster documenten klaargezet zijn ziet u deze na inloggen in het ESSsysteem verschijnen op een soortgelijk wijze als hieronder weergegeven. Deze documenten dient men op juistheid te controleren. Let op: De onderdelen scheepscijfers, ARC code en timesheet hoeven op het ebr nog niet volledig en/of juist ingevuld te zijn. Dit is pas van belang op het moment dat we de documenten gaan ondertekenen! 1. Hier wordt de status weergegeven van het dossier. In bovenstaand geval Pending wat inhoud dat de kapitein een actie moet ondernemen. Wanneer de status Issued is betekend het dat of de loadingmaster een actie moet ondernemen of het proces afgerond is. 2. Hier ziet men welke documenten er in het dossier van de kapitein aanwezig zijn. Deze kan men zichtbaar maken door op de naam van het betreffende document te klikken. 3. Hier staan de knoppen om de documenten, momenteel aanwezig in het dossier, te accepteren of af te wijzen. Kiest u voor accepteren zal er een vervolgscherm openen waarin de kapitein additionele documenten toe kan voegen. Hij zal hier het door hem in gescande ullage rapport toe moeten toevoegen. Daarnaast kan hij andere documenten toevoegen welke hij van belang vindt voor de loadingmaster/terminal. Een letter of protest toevoegen doet hij hier nog NIET! Na toevoegen van de documenten bevestigd hij dit door de CONFIRM knop te gebruiken. Kiest hij voor afwijzen zal een scherm zoals hiernaast verschijnen waarin hij de reden van afwijzing in moet voeren. Na het nogmaals ingeven van zijn wachtwoord en gebruik van de Confirm knop wordt de status van het dossier op Rejected gezet.

7 Documenten ondertekenen / Protestbrief toevoegen Wanneer de loadingmaster de definitieve versie van het vervoersdocument (ebr) opgemaakt heeft en vrijgegeven heeft aan het ESS-systeem is de eerste stap het controleren van de ebr. Indien akkoord (al dan niet onder protest) kiest men voor de groene knop Sign & Issue. Omdat de kapitein de documenten fysiek (dus afgedrukt) aan boord moet hebben wordt hem gevraagd of hij een printer aan boord heeft. Dit bevestigd hij door de knop Continue to sign te gebruiken. Mocht hij om wat voor reden dan ook geen printmogelijkheden hebben en dat bevestigen door de link I don t have a printer te gebruiken stopt het proces hier voor hem. Hij kan dan gebruik maken van de PC/print opstelling welke in het loadingmasterkantoor aanwezig is. Na bevesting van de printmogelijkheden verschijnt het volgende scherm waarin de mogelijkheid geboden wordt om een letter of protest ( Raise a letter of protest ) toe te voegen. Dit gaat op soortgelijke wijze als het toevoegen van zijn ullage rapport aan het dossier. Ondanks zijn LOP gaat het proces van tekenen van de documenten gewoon verder. Wanneer dit niet van toepassing is wordt gekozen voor Continue to sign

8 Ter verificatie dient de kapitein nogmaals zijn wachtwoord in te geven. Waarna de knop Sign & Issue ingedrukt moet worden. Vervolgens verschijnt het print scherm. Zoals eerder vermeld moet de kapitein de papieren fysiek aan boord hebben. Na indrukken van de Print knop wordt een afdrukvoorbeeld van het complete dossier getoond. Deze dient de kapitein af te drukken. Wanneer het afdrukken gelukt is dient hij op de blauwe link te drukken ( I have printed the document set ) aanvangen. Daarmee is het gehele proces afgerond en kan de kapitein uitloggen en zijn reis

9 Archief kapitein raadplegen Nadat de kapitein ingelogd is verschijn rechtsboven op het scherm zijn naam. Wanneer hij daar op klikt worden 2 keuzes getoond zoals op het voorbeeld hieronder. Bij deze keuze ebr Archive kan de kapitein alle voorgaande documenten inzien en eventueel nogmaals afdrukken/opslaan in PDF. Het archief ziet eruit als in onderstaand voorbeeld. De meest recente documenten set staat bovenaan het overzicht. Door de gewenste documenten set aan te klikken wordt deze geopend.