Handleiding Oefenen VP. * Bevelvoerders/manschappen * Sectiehoofden. Versienr Auteur Opmerkingen 0.1 J.J. Stappenbeld maart 2012 Concept

Transcriptie

1 Handleiding Oefenen VP * Bevelvoerders/manschappen * Sectiehoofden Versienr Auteur Opmerkingen 0.1 J.J. Stappenbeld maart 2012 Concept 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding en korte beschrijving VeiligheidsPaspoort 2. Info opvragen door Bevelvoerder / Manschap 3. Info opvragen door Sectiehoofd NB dit is een dynamisch document, in de loop van het komende jaar zullen de nodige aanpassingen plaats vinden in VP. Dit document zal aangepast worden indien nodig. 2

3 1. Inleiding en korte beschrijving VeiligheidsPaspoort Veiligheidspaspoort is een managementtool waarmee informatie over oefeningen, uitrukken, personeel en uitbetalingen kunnen worden getoond en aangepast. Het aanpassen van informatie zal in eerste instantie gebeuren door medewerkers van de afdeling Management Ondersteuning (MO). In een later stadium is het de bedoeling dat sectiehoofden, bevelvoerders en oefenleiders zelf informatie aan gaan passen mbt uitrukrapportages en oefeningen. Iedereen binnen het korps Zwolle krijgt een inkijk mogelijkheid, wat betekent dat je naar je eigen geoefendheid (kwantitatief maar ook kwalitatief) kunt kijken, welke oefenmomenten gepland staan en welke uitrukken er zijn geweest. Verder is het voor de sectiehoofden en het management mogelijk rapportages te genereren waarmee een beeld verkregen wordt van de geoefendheid per persoon, ploeg of korps. Doel van deze handleiding is om je zonder te veel poespas kennis te laten maken met de oefenmodule (incl duiken) binnen VP. Dit betekent concreet dat de meest belangrijke items uitgelegd worden. Het wordt dus geen beschrijving van het gehele systeem maar een praktische handleiding met zo min mogelijk stappen. VeiligheidsPaspoort is op iedere PC met een internet verbinding te gebruiken. De website die je hiervoor dient te gebruiken is de eerste keer dat je inlogt gebruik je de inlognaam en het wachtwoord welke je via de mail hebt gekregen. Bij de eerste keer inloggen dien je meteen je wachtwoord te wijzigen (je bent verplicht een wachtwoord te gebruiken van minimaal 6 tekens waaronder 1 hoofdletter en 1 cijfer.) Tip: Wanneer je een vinkje zet bij login gegevens onthouden hoef je deze de volgende keer niet weer in te vullen. 3

4 Gebruik Menu Wanneer je bent ingelogd zie je aan de linkerkant van het scherm een tabblad met daarop jouw naam en (als het goed is) een prachtige foto van jezelf. Tip: Boven het woordje menu zie je een slotje, wanneer je hierop klikt zal het menu dicht schuiven en alleen weer open gaan wanneer je er met de muis overheen gaat. In mijn menu zie je allerhande gegevens van jezelf, deze kun je niet aanpassen. Afhankelijk van jouw inkijk autorisatie in VP is het menu meer of minder gevuld. Het programma start altijd op met Mijn portaal waarin je een aantal velden vindt met informatie waaronder de oefenmomenten die voor jouw gepland staan en de uitrukken die er geweest zijn. In bovenstaande velden is het niet mogelijk om aanpassingen te doen. De grootte waarin je de velden ziet is ook afhankelijk van de grootte van het scherm dat je gebruikt. 4

5 2. Info opvragen door bevelvoerder / manschap Na het inloggen start VP met het Portaal waarin een aantal velden informatie geven. O.a. is een overzicht te zien van de incidenten die geweest zijn en is er een kader met info over oefeningen die gepland staan. Onderstaand kader geeft een overzicht van de oefenmomenten die gepland staan. Onder mijn menu kun je verschillende zaken raadplegen. De meest belangrijke op dit moment zijn voor de manschappen en bevelvoerders mijn oefeningen en mijn duiklogboek 5

6 Van beiden tref je hieronder een korte beschrijving aan. Op dit scherm is te zien welke oefeningen je gedraaid hebt en hoe deze beoordeeld zijn. Op dit moment worden de oefeningen nog niet altijd beoordeeld en daarom staat over het algemeen alles op voldoende (kwantitatief). Voor de periode kijkt het systeem altijd een jaar terug, maar je kunt de periode zelf aanpassen, klik daarvoor op het kleine pennetje naast de datum. Bij beoordelingen zie je een groot aantal oefenmomenten staan, deze waren allemaal voor jou gepland. Dit wil niet zeggen dat je ze ook allemaal bijgewoond hebt. (nb de oefenmomenten waar een 0 onder voldoenden staat zullen op termijn uit beeld verdwijnen, je ziet dan alleen nog de oefenmomenten waaraan je daadwerkelijk hebt deelgenomen) TIP: rechts onderaan de pagina zie je b.v staan, door rechts van deze getallen te klikken kun je het aantal treffers aanpassen. Wanneer je op het pijltje klikt links naast de datum (links in het scherm) van het oefenmoment dan krijg je in beeld welke opdrachten er verbonden zijn aan het oefenmoment (de betreffende oefenkaart). Wanneer je weer terug wilt naar de vorige pagina klik je op mijn oefeningen links bovenin beeld. 6

7 Voor de duikers en duikploegleiders is er een apart logboek beschikbaar. Klik hiervoor op mijn duiklogboek In het overzicht kun je kiezen voor de functie van brandweerduiker of duikploegleider (op termijn wordt het programma uitgebreid met assistent duikploegleider). Heb je de functie aangepast dan dien je op overzicht verversen te klikken. Je kunt de periode aanpassen door op de kalendertjes naast de data te klikken, de data kun je vervolgens aanpassen. Niet onbelangrijk is dat je kunt zien wanneer je laatste duikinzet of inzet als duikploegleider is geweest. Wanneer je onder NBBE codering op behaald of nog te doen klikt, kun je zien welke opdrachten je hebt uitgevoerd of nog moet doet. Voor de beroepsbevelvoerders is het mogelijk de geoefendheid van alle duikers in te kijken. Klik hiervoor op duiken en vervolgens op duiklogboek. Je kunt nu per persoon de data bekijken door op het vergrootglas links naast de naam te klikken. 7

8 Tip: rechtsonder in beeld staat 1-25, klik hier rechts naast en vergroot het aantal tot 50, je hebt dan alle duikers in beeld. Om weer terug te gaan naar het totaaloverzicht kun je links op het woord overzicht klikken. Wanneer je op het pijltje klikt naast het woord overzicht opent zich een overzicht van de logboeken. (nb vanaf 1 november 2011 wordt er geregistreerd in VP, dus van voor die tijd zijn er geen gegevens beschikbaar). Je kunt nu per maand kijken welke oefenmomenten er waren en welke inzetten er zijn geweest. 8

9 3. Info opvragen door sectiehoofd Na het inloggen start VP met het Portaal waarin een aantal velden informatie geven. O.a. is een overzicht te zien van de incidenten die geweest zijn en is er een kader met info over het personeel. Onderstaand kader geeft een overzicht van de oefenmomenten die gepland staan. Door op het kalendertje vooraan de regel te klikken kun je het oefenmoment openen en heb je inzicht in de details van de oefening. Een sectiehoofd kan op de volgende manieren rapportages met betrekking tot de geoefendheid van personen en ploegen genereren. (Er zijn meer mogelijkheden om rapportages te genereren, onderstaande zijn echter de meest simpele en het meest overzichtelijk). In het Menu ga je naar Competentiemanagement en vervolgens naar bekwaamheid. Onderstaand overzicht wordt dan zichtbaar. De meest interessante manier om info te verkrijgen is via de voorbereidde presets. Ga als volgt te werk: Klik op Voortgang (op basis van één of meerdere functies ) Onderin het scherm zijn nu de voorbereidde presets te zien (rechts naast het lijstje zit een schuifbalk waarmee je kunt scrollen) Klik op de preset die je wilt gebruiken b.v. Voortgang ploeg B beroeps 9

10 Klik vervolgens op Preset uitvoeren onder in beeld en je krijgt onderstaand beeld 10

11 Dit bestand kun je vervolgens exporteren naar Exel en eventueel verder bewerken of opslaan Onder frequentie staat het aantal keren dat de oefenkaart in de oefencyclus van 1 ½ minimaal uitgevoerd dient te worden. 0% onder de naam en naast de betreffende kaart betekent dat men de kaart nog niet beoefend heeft Wanneer de frequentie 3 is (bv bij oefenkaart 102B) en je hebt de oefening 2 keer gedraaid dan staat er 67% in de tabel 100% geeft aan dat je (minimaal) aan de leidraad hebt voldaan. Heb je een oefening 5 keer uitgevoerd maar hoef je hem volgens de leidraad maar 1 keer uit te voeren dan blijft er 100% staan (en dus geen 500%) 11

12 Wie moet de oefening nog draaien? Bij de vrijwillige ploegen worden een groot aantal oefeningen een aantal weken achter elkaar herhaald. Hieronder staat beschreven hoe je kunt zien wie de oefening al gedaan heeft en wie de oefening nog moet draaien. Ga naar competentiemanagement, klik op Evaluatiecycli en zoek de juiste ploeg (zie afbeelding hierboven). Klik op de juiste ploeg en vervolgens ziet het scherm er als hieronder uit. 12

13 Klik op Evaluatiemomenten, het beeld hieronder verschijnt: Klik vervolgens op de datum waarop de oefening reeds heeft plaatsgevonden, het oefenmoment opent zich (zie hieronder). 13

14 Klik vervolgens linksonder in beeld op meer bij acties. Je krijgt dan onderstaand overzicht in beeld. Klik op Rapportages maken, vervolgens kun je een keuze maken uit verschillende rapportages. 14

15 Klik op Presentielijst, vervolgens 2 keer op volgende, daarna rapport genereren en (tip: Wanneer je het rapport op wilt slaan moet je hier voor opslaan kiezen) Openen. Het PDF bestand zal zich openen zoals hieronder in een voorbeeld: Hier krijg je dus een PDF bestand, nadeel is dat je deze niet kunt aanpassen maar dat het in de meeste gevallen voldoende is om inzicht te krijgen wie wel of niet de oefening heeft gedraaid. Het bestand kun je opslaan of uitprinten. 15

16 Een tweede methode staat hieronder beschreven, gevolg is dat je een document krijgt welke je kunt bewerken. Ga naar competentiemanagement, klik op Evaluatiecycli en zoek de juiste ploeg (zie afbeelding hierboven). Klik op de juiste ploeg en vervolgens ziet het scherm er als hieronder uit. 16

17 Klik op Evaluatiemomenten, het beeld hieronder verschijnt: Klik vervolgens op de datum waarop de oefening reeds heeft plaatsgevonden, het oefenmoment opent zich (zie hieronder). 17

18 Klik vervolgens op Aanwezigheid, je krijgt dan een overzicht van de aanwezigheid bij de betreffende oefenkaart. Deze lijst kun je exporteren en vervolgens gebruiken om de oefenavond in te delen. Je kunt de aanwezigheid ook uitprinten, ga als volgt te werk: Klik op Aanwezigheid exporteren (links onder in beeld bij Acties), er wordt nu een Excel bestand van gemaakt (zie afbeelding op volgende pagina) 18

19 Dit Excel bestand kunt je vervolgens opslaan en/of uitprinten. 19