Na een gastvrije ontvangst en een uitgebreid voorprogramma in het Spoorwegmuseum vindt de Algemene ledenvergadering plaats.

Transcriptie

1 Bijlage 1 CONCEPT VERSLAG Betreft : NVBK Algemene Ledenvergadering Datum : Dinsdag 18 maart 2008 Plaats : Spoorwegmuseum te Utrecht Referentie : 503V080318ch Aanwezig bestuur: Martijn Gesink, Rob van der Heiden, Jan Ottink, Niels Vlieg Afwezig: Peter van Assen, Peter van der Pijl, Huub Kamphuis Aanwezige leden: Ben Arts, Gerard van den Berg, Ton Berkhout, Evert Bielleman, Jacob Bonnema, Peter Bouma, Harmen Bunk, Wim de Cock, Willum Cornelissen, Harrie van Essen, Rob Eversteijn, Jeroen Faber, Gerke Faber, Jack Groen, Evert ten Haar, Roland Halle, Gerard Hanssen, Herman Heuver, Marcel van der Hoek, Hans Hulsebosch, Theo Janssen, Tim de Jonge, Robbert Karreman, Bernd Karstenberg, Antoon klein Gunnewiek, Ad Klerks, Sui Ming Li, Hen Ligtvoet, Danielle Minnebo, Tom Peeters, Marcel van de Peppel, Harry van Persie, Gert van Peursem, Jos Phlippens, Ko Poelman, Leonard Roelofsen, Marcel Roijen, Hajo Roosen, Aat Ros, Leo Scholtus, Bert Slot, Jos Smits, Cor Spek, Edwin Steffens, Wim Vergouw, Otto Verhoef, Marcel Volleberg, René de Vries, Rob de Wildt, Gerrit de Wit, Peter van der Zanden, Wil Zantman, Sam Zonneveld, Joop de Zwaan Secretariaat: Verslaglegging: Edith Terschegget en Carlijn Hoefnagels Carlijn Hoefnagels Na een gastvrije ontvangst en een uitgebreid voorprogramma in het Spoorwegmuseum vindt de Algemene ledenvergadering plaats. 1. Opening en vaststelling agenda Martijn opent de Algemene Ledenvergadering en heet de aanwezigen hartelijk welkom in het Spoorwegmuseum. Voorafgaand aan de ALV heeft Peter van Vlijmen, directeur van het Spoorwegmuseum, een onderhoudende toespraak gegeven over de verbouwing van stoffig museum naar evenementenpark. Helaas zijn drie bestuursleden wegens omstandigheden niet aanwezig. De agenda wordt aangevuld met twee ingezonden stukken, ter behandeling bij punt 2: - Brief van Cor Spek d.d. 29 februari jl. - Brief van Rob de Wildt (RIGO) d.d. 7 maart jl. 2. Mededelingen Cor Spek heeft een brief ingezonden met de vraag hoe de NVBK omgaat met geschillen inzake de Raad van Arbitrage. Cor adviseert om vanuit de NVBK hier een standpunt over in te nemen en hier aandacht aan besteden, gezien de problemen met Redelijkheid en Billijkheid. Martijn antwoordt hierop dat in september jl. een netwerkbijeenkomst gewijd is aan Arbitrage. Het bestuur laat zich met betrekking tot het contractrecht adviseren door de advocaat de heer Munk. Na de algemene bestuursvergadering van 14 mei a.s. zal het bestuur de leden inlichten over de stand van zaken rondom de statuten. Rob de Wildt oppert om eventueel contact op te nemen met de Vereniging van Bouwrecht. Als tweede punt wordt de ingezonden brief van Rob de Wildt behandeld, welke betrekking heeft op de statutenwijziging, die behandeld is tijdens de ALV van vorig jaar. Martijn legt uit Ref.: Bijlage 1. Verslag NVBK ALV d.d. 18 maart 2008.docd.d. 18 maart 2008 Pag 1 van 5

2 dat begin april 2007 de uitnodiging van de ALV verstuurd is met de vermelding dat de stukken op de website beschikbaar gesteld waren. De ALV heeft destijds ingestemd met het voorstel voor wijziging van de statuten, inclusief enkele opmerkingen tijdens de ALV. Na deze amenderingen zijn de statuten getoetst op juridische juistheid en liggen klaar om bij de notaris te laten passeren. Rob de Wildt vraagt zich af of de stukken vorig jaar op tijd beschikbaar zijn gesteld. Ook trekt hij sommige passages in twijfel, waaronder de kwalificaties om lid te worden van de NVBK. Het stemrecht voor bureauleden verbaasde hem. Er ontspint een discussie over de statuten in het algemeen en de gevolgde procedure. De ALV stemt in met het voorstel van Martijn om de statuten tot 14 mei a.s. (komende bestuursvergadering) op de website te plaatsen om op deze manier de leden in de gelegenheid te stellen commentaar op de statuten te geven. Dit commentaar kan g d worden aan het secretariaat. Indien de gewenste amenderingen van louter tekstuele aard zijn, zal het bestuur de statuten bij de notaris laten passeren. Als de amenderingen op inhoudelijke basis zijn, is een extra ALV benodigd. Het bestuur zal de leden, na de volgende bestuursvergadering op 14 mei a.s., een voorstel doen over de afhandeling van de statuten. 3. Verslag van de Algemene Ledenvergadering d.d. 19 april 2007 Het verslag van 2007 wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarverslag Secretaris 2007 Peter van Assen stelt zich niet verkiesbaar in zijn functie als secretaris, vanwege privé omstandigheden. Het bestuur bedankt hem en zal op gepaste wijze afscheid nemen. Martijn licht het jaarverslag puntsgewijs toe. Voor het verslag wordt verwezen naar het schriftelijke jaarverslag van de Secretaris. Het jaarverslag wordt vastgesteld door de ALV. 5. Financiën Jaarrekening 2007 Rob geeft een korte toelichting op een aantal punten van de jaarrekening 2007: Baten De baten van de NVBK zijn lager uitgevallen dan begroot was. De belangrijkste oorzaak is de afname van het ledenaantal in plaats van beoogde ledengroei. Lasten Op de vorige ALV is gevraagd aan het bestuur meer geld uit te geven. Dit heeft in 2007 geresulteerd in een overschrijding van de lasten van Enkele grote posten waren: - Secretariaat (o.a. de verhuizing) - TBH (jubileumjaar) - Marketing Op enkele punten is er minder uitgegeven dan begroot: - Portokosten / Drukwerk - ALV - Commissie Onderwijs. Rob vraagt speciale aandacht voor het tijdig betalen van de contributiefacturen dit jaar. De ALV stelt voor bij wanbetaling de factuur met een bepaald percentage te verhogen. Na de derde herinneringsbrief volgt een royement van het betreffende lid. Een incassobureau inschakelen vindt zij te duur voor de beoogde opbrengst. Martijn licht toe dat het bestuur een aantal maal per jaar bij wanbetaling leden royeert. De ALV stemt in met de boeteregeling. Er zijn verder geen vragen betreffende de jaarrekening van Ref.: Bijlage 1. Verslag NVBK ALV d.d. 18 maart 2008.docd.d. 18 maart 2008 Pag 2 van 5

3 Verslag van de Kascommissie De Kascommissie, bestaande uit Marcel van der Hoek en Robbert Karreman, heeft de kascontrole van de NVBK uitgevoerd. Namens de Kascommissie deelt Robbert Karreman mee dat de kascommissie akkoord gaat en stelt voor het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in De ALV stemt hier mee in. Benoeming Kascommissie 2008 Marcel van der Hoek heeft inmiddels twee jaar zitting genomen in de Kascommissie en zal aftreden als commissielid. Robbert Karreman blijft lid van de commissie en Antoon klein Gunnewiek biedt zich aan als nieuw commissielid. Dit wordt door de ALV goedgekeurd. 6. Beleidsplan 2008 Voordat Martijn de plannen van de NVBK voor 2008 toelicht, blikt hij even terug op het document het vak laten glimmen : De visie van de NVBK bestaat uit een drietal pijlers: versterken van de positie en status van kostendeskundigen als zelfstandige discipline in het bouwproces; vermeerderen, vernieuwen van kennis en methoden over bouw- en huisvestingskosten; verspreiden van kennis en methoden over bouw- en huisvestingskosten. Om dit te bereiken worden de volgende activiteiten ingezet: 1. de vereniging, het bestuur en de secretariële ondersteuning professionaliseren; 2. het ledenaantal vergroten; 3. beter en vaker communiceren met onze omgeving en onze leden. De volgende punten van dit plan zijn uitgevoerd: De besturen van DACE en de NVBK hebben een kennismakingsgesprek gevoerd, waarbij mogelijkheden voor samenwerking aan bod zijn gekomen. DACE heeft aangegeven graag in het opleidingstraject samenwerking te zoeken, waaronder deelnemen aan het EKB project. De NVBK is hiermee akkoord gegaan onder de voorwaarde dat dit het project van de NVBK niet verstoord, om zo de gestelde deadline van 1 december te halen. In september zal een gezamenlijke netwerkbijeenkomst georganiseerd worden met als thema de Zuid As. Eelco Brinkman zal gevraagd worden een inleidende lezing te geven. Zijn aanwezigheid zal werken als magneet en de opkomst vergroten. De NVBK jaaragenda is gepubliceerd op de website. Verder wordt structuur geven aan de vereniging door het marketing communicatie plan en de uitvloeisels hier van. Lid zijn moet een werkwoord zijn: actief kennis delen en verspreiden. Bij punt 1: Het verenigingsmanagement, het secretariaat en de financiële administratie zijn nu volledig ondergebracht bij MOS. Op dit moment is de NVBK bezig met een voorstel voor een collectieve beroepsaansprakelijkheidsverzekering, welke in de loop van het jaar beschikbaar gesteld wordt aan de leden. Bij punt 2: De NVBK hoopt haar ledental te vergroten, onder meer door het werkgebied van het vak verbreden. De NVBK heeft veel overlappen met bijvoorbeeld DACE. Het vakgebied bindt, als het maar niet over specifieke projecten gaat. Vanuit de leden is naar voren gekomen dat de beoogde uitbreiding aan de bovenkant van het vakgebied plaats moet vinden, daarna pas naar onderen. Vanuit de ALV wordt er voorgesteld studenten een jaar gratis lidmaatschap aan te bieden. Hiermee wordt de drempel verlaagd om lid te worden van de NVBK. Martijn antwoordt hierop dat op 21 mei de Young NVBK een bijeenkomst organiseert, voor onder andere studenten en recent afgestudeerden. Dit is vooral bedoeld om nieuwe leden te werven. Een studentlidmaatschap staat niet in de statuten. Rob voegt hier aan toe dat de studenten een abonnement op de TBH kunnen aanvragen, waarvoor zij een gereduceerd tarief betalen. Bij punt 3: Beter en vaker communiceren zal plaats vinden door onder meer het marketing communicatieplan, modernisering van de huisstijl en het vernieuwen van de website. MOS Ref.: Bijlage 1. Verslag NVBK ALV d.d. 18 maart 2008.docd.d. 18 maart 2008 Pag 3 van 5

4 is begonnen om na iedere Algemene Bestuursvergadering een nieuwsbrief in de vorm van een de nieuwsbrief te sturen. Degenen die geen adres hebben ontvangen zullen de nieuwsbrief als hard copy ontvangen. De Evenementencommissie en Young NVBK zullen zorg dragen voor bijeenkomsten. Opsommend zijn dit de zaken die voor 2008 op de agenda staan. Het bestuur heeft een aantal functies vacant. Martijn is interim voorzitter, maar hij is van mening dat een bouwkundige voorzitter moet zijn van de vereniging. Antoon stelt voor of er leden zijn die het bestuur kunnen ondersteunen als commissie bij het zoeken van kandidaten. Antoon zal deze commissie leiden. Peter van Assen zal zijn functie als secretaris neerleggen, MOS blijft ondersteunen. Al ruim 2 jaar staat functie PR / Communicatie vacant. Marcel Volleberg wil deze functie graag vervullen. De ALV gaat akkoord met de aanstelling van Marcel. Martijn stelt zichzelf herkiesbaar in zijn functie GWW. De ALV is akkoord met de aanstelling van Martijn. Het bestuur houdt zich aanbevolen voor kandidaten voor de volgende functies: - Voorzitter - Secretaris (vacant) - Onderwijs Naar aanleiding van het Beleid voor 2008 zijn er geen verdere vragen. 7. Begroting 2008 Rob geeft een korte toelichting op de begroting van 2008: Baten De NVBK hoopt dat het ledental licht zal groeien. De contributie zal met een inflatiecorrectie van 2% verhoogd worden. De advertentiekosten zullen door kleinere TBH oplage iets lager uitvallen dan in DACE zal deelnemen aan het EKB project en de ROC s en hiervoor een bijdrage leveren. Als dit niet gebeurd zullen de uitgaven aangepast worden. Het is lastig dit jaar de begroting sluitend te krijgen. Het Register zal dit jaar terugbetalen, van de die zijn totaal geleend heeft. De Hogescholen zullen een bijdrage leveren voor de Opleidingen. De plannen voor 2008 blijven dermate ambitieus dat er benodigd is uit de algemene reserve. Lasten De kosten van het secretariaat zullen lager uitvallen dit jaar. Het verenigingsmanagement gaat dit jaar echt van start wat structureel kosten met zich mee brengt. Een aantal netwerkbijeenkomsten staat gepland. Het uitgangspunt voor het TBH is om vier normale uitgaven te leveren. De hogere oplage kan alleen doorgaan als de advertenties de totale kosten dekken. Voor de CEEC en de AEEBC is het budget iets verhoogd, vanwege openstaande facturen vanuit het verleden. Voor de NEN commissie is begroot. De Commissie Onderwijs krijgt budget voor PR van scholen (ROC). Als DACE niet bijdraagt, zal het budget voor ROC naar verlaagd worden. Voor Marketing is het maximaal besteedbaar budget. Vanuit de ALV wordt een gevraagd wat bestuursondersteuning inhoudt. Rob antwoordt hier op dat de verenigingsmanager het bestuur ondersteunt door middel van het overnemen van uitvoerende taken van de bestuursleden. Hiermee worden ook die taken uitgevoerd die normaal door drukte blijven liggen. Het is lastig om al het werk toch op te pakken en binnen korte tijd af te ronden. Om deze reden is binnen MOS iemand aangesteld om het bestuur hierbij te ondersteunen. Vanuit de ALV wordt de zorg uitgesproken over het niet betalen van de contributies, waarmee uit de reserves geput moet worden. Over een aantal jaar zal dan het eigen vermogen uitgeput zijn. Wat doet de NVBK met de achterstallige betalingen? Rob antwoordt hier op dat het een klein aantal leden betreft, dat weigert te betalen. Het vorige jaar is afgesloten met een fors bedrag aan openstaande posten, maar een groot deel Ref.: Bijlage 1. Verslag NVBK ALV d.d. 18 maart 2008.docd.d. 18 maart 2008 Pag 4 van 5

5 van deze posten heeft te maken met facturen van eind Martijn voegt hier aan toe dat het doel van de NVBK is om het ledenaantal te vergroten, zodat er meer ruimte ontstaat in de begroting. De contributies worden nu goed in de gaten gehouden. Naar aanleiding van de begroting van 2008 zijn er geen verdere vragen. De ALV keurt de begroting goed. 8. Rondvraag Harry van Essen zit bij de SKW en zoekt een opvolger om 1 à 2 keer per jaar een vergadering bij te wonen. De BRL moet kritisch bekeken worden en indien nodig aangevuld. Martijn vraagt of de toegevoegde waarde van het SKW genoeg is om er vanuit de NVBK tijd aan te besteden. Harry zal tijdens de laatste vergadering meer informatie verzamelen over het SKW. Er wordt ook gevraagd naar de ledendatabase op de website. Deze is lange tijd niet geüpdate. Martijn antwoordt hierop dat MOS bezig is met het updaten van het ledenbestand en de geactualiseerde lijst zal gepubliceerd worden op de nieuwe website. Danielle Minnebo vraagt zich af hoe het zit met de Young NVBK en wat zij precies doen. Martijn antwoordt hierop dat iedereen die een NVBK-opleiding heeft gevolgd hier voor benaderd zal worden. De maximale leeftijdsgrens is 40 jaar. Op 21 mei a.s. vindt een Young NVBK Terugkomdag plaats en de leden zullen hier binnenkort over geïnformeerd worden. Rob de Wildt brengt de perikelen rondom de bouwkostendeskundigheid van het Rijksmuseum aan het voetlicht. Is dit een risicofactor of kan de NVBK hier gebruik van maken? Dit naar aanleiding van een ingezonden brief van David Meijer in een landelijke krant. Hierin maakt David gebruik van zijn titel als ex-voorzitter van de NVBK. Is dit bekend bij het bestuur en mag dit zonder toestemming? Het bestuur zal hier nader naar kijken. 9. Sluiting Geen zaken verder aan de orde zijnde, sluit Martijn de Algemene Ledenvergadering en dankt de leden voor hun aanwezigheid. Sprangers Communicatie zal een presentatie verzorgen over Marketing en de nieuwe huisstijl. Hierna zal de borrel, met een aansluitend diner, plaatsvinden in de Restauratiezaal van het Spoorwegmuseum. Ref.: Bijlage 1. Verslag NVBK ALV d.d. 18 maart 2008.docd.d. 18 maart 2008 Pag 5 van 5