STICHTING THEATERGROEP AZIJN. Beleidsplan

Transcriptie

1 STICHTING THEATERGROEP AZIJN

2 Inhoud 1. Inleiding Beschrijving van de stichting Historie De stichting op dit moment Doel van de stichting Analyse van de stichting Algemene informatie Organogram... 6 Inhoud organogram Functieomschrijvingen... 7 Voorzitter... 7 Penningmeester... 7 Zakelijk coördinator... 8 Artistieke coördinator... 8 Artistiek betrokkenen SWOT-analyse Strengths Weaknesses Oppertunities Threats Elementen Strategieën Beheer Vermogen van de instelling in Kostenstructuur van de instelling Kosten en uitgaven tijdens het maakproces in Honoraria en vrijwilligersvergoeding Parasieten Speellijst Parasieten Inkomsten en uitgaven op een rij

3 1. Inleiding De Stichting Theatergroep Azijn, hierna te noemen Theatergroep Azijn, heeft dit beleidsplan opgesteld met als doel een ANBI-status aan te vragen bij de Belastingdienst. Dit beleidsplan bestaat uit drie delen: Een beschrijving van de stichting, een analyse van de stichting en een verklaring van hoe het beheerd wordt. De volgende afkortingen komen hierin terug: Afkorting Theatergroep Azijn o.a. HKU VoF Betekenis Stichting Theatergroep Azijn onder andere Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Vennootschap onder Firma 8 januari 2013, D.J.P. Rezelman (zakelijk coördinator) 3

4 2. Beschrijving van de stichting 2.1 Historie Eerste seizoen (2010/2011) Theatergroep Azijn is onofficieel begonnen in juli 2010 met het idee voor de eerste voorstelling 'Zal ik een taxi voor u bellen?' De eerste repetities vonden plaats op een zolder en de eerste uitvoeringen in een kelder van cultureel centrum De Kargadoor, Utrecht. De betrokkenen op dat moment waren Ludy Graffelman, Joran de Groot, Bram Hoestra, Tom Dello, en Josine Slemmer. Tweede seizoen 2011/2012) Voordat de voorstelling 'Atreus&Thyestes' werd gerepeteerd werd er meer structuur gegeven aan Theatergroep Azijn. Het werd in het handelsregister ingeschreven als VoF en taken werden verdeeld onder vennoten Ludy Graffelman en. Overige betrokkenen waren Tom Dello, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Suzan Hogenbirk en Sanne Rosbag. Uitvoeringen van deze voorstelling waren te zien in Het Huis van Puck (Arnhem), Villa Concordia (Utrecht), Het Polanentheater (Amsterdam), Provadja (Alkmaar) en Het Pakhuis (Hoorn). Derde seizoen (2012/2013) In het derde seizoen werd het aantal acteursen producties uitgebreid. Met o.a. vijf gastacteurs werd de voorstelling 'Romeo & Julia' gespeeld, ook speelde de co-productie 'Adders onderin het Glas' in samenwerking met de HKU en Theater Kikker. Naast de vennoten Ludy Graffelmanen waren nu ook Katelijne Beukema, Dagmar Geerlings, Joran de Groot, Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Tom Hofland, Pascal van Hulst, Sofie Kramer, Yorke Mulder-Bhangoo, Sanne Rosbag, Annet de Ruiter, Joost Segers, Tom Strik, Maxime Vandommele, Marith Venderbosch en Wim de Vries betrokken bij Theatergroep Azijn. 2.2 De stichting op dit moment Vierde seizoen (2013/2014) Aan de vooravond van dit seizoen is het besluit genomen om een stichting op te richten. De vennoten van voorheen VoF Theatergroep Azijn trokken zich terug ten gunste van het bestuur van de stichting: T.H. Golstein, J.W.E.G. Kuijpers en J.B.M. Terra. Medewerkers dit seizoen zijn tot nu toe Ludy Graffelman, Joran de Groot,Sterre van Harskamp, Bram Hoestra, Nina van der Mark,, Sanne Rosbag, Annet de Ruiter, Maaike Stouten,Tom Strik,Marith Venderbosch en Wim de Vries. Dit seizoen staan de voorstellingen 'Parasieten', 'Ilias' en een reprise van 'Romeo & Julia' op de planning. 4

5 2.3 Doel van de stichting Theatergroep Azijn heeft twee doelstellingen: Stichting Theatergroep Azijn 05/01/2014 1) Een platform te bieden aan beginnende professionals alwaar zij tot uiterlijk vijf jaren na het voltooien van een kunstvakopleiding theaterproducties kunnen realiseren. 2) De toestroom te vergroten van beginnende, uitdagende en ambitieuze professionals in de wereld van de podiumkunsten. Theatergroep Azijn tracht haar doelen op de volgende manieren te verwezenlijken: 1) Het financieren van (eigen) projecten die actualiteiten behandelen, die blijk geven van ambitie en die uitdagend zijn. 2) Het in Nederland organiseren van projecten voor- en korte tournees van beginnende professionals, waarbij de stichting zich zal richten op een publiek van jongvolwassenen met een affiniteit voor theater. Theatergroep Azijn streeft geen winstoogmerk na. 5

6 3. Analyse van de stichting 3.1 Algemene informatie Naam: Stichting Theatergroep Azijn Datum van oprichting stichting: 16 augustus 2013 Kvk nummer: Btw nummer: Totaal aantal betrokken personen: 12 (12/12/2013) 3.2 Organogram Stichting Theatergroep Azijn 05/01/2014 Inhoud organogram Het bestuur wordt gevormd door J.W.E.G. Kuijpers, T.H. Golstein en J.B.M. Terra. Het komt minimaal eenmaal per twaalf maanden samen voor de jaarvergadering. Het bestuur houdt toezicht op- en fiatteert het beleid dat wordt opgesteld en uitgevoerd door de coördinatoren, zowel op zakelijk- als op artistiek gebied. Tijdens het ontwikkeltraject van een voorstelling krijgt de artistiek coördinator steun van de artistiek betrokkenen. De samenstelling van de artistiek betrokkenen, weergegeven in het onderste kader van het organogram, kunnen per voorstelling veranderen. Dit organogram gaat uit van de normale bedrijfssituatie, tijdens repetities waarbij Wim de Vries regisseert betrekt hij, binnen de grenzen van de repetitie, een hogere functie dan de coördinatie. Penningmeester T.H. Golstein Voorzitter J.W.E.G. Kuijpers Secretaris J.B.M. Terra Zakelijk coördinator Artistiek coördinator/ regisseur/ acteur Ludy Graffelman Artistiek coördinator/ dramaturg/ acteur Joran de Groot Vormgeefster Sterre van Harskamp Vaste acteur Bram Hoestra Technicus Sanne Rosbag Gastacteur Annet de Ruiter Gastacteur Marith Venderbosch Regisseur Wim de Vries 6

7 3.3 Functieomschrijvingen Voorzitter Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - roept tenminste eenmaal per jaar een bestuursvergadering bijeen; - leidt de bestuursvergaderingen; - stelt in overleg de agenda vast; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - draagt er zorg voor dat het bestuur (met meerderheid van stemmen) heldere besluiten neemt m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Penningmeester Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - draagt bij aan het nemen van heldere besluiten m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - ziet toe op een ordelijke boekhouding en uitvoering van het goedgekeurde financieel beleid door de zakelijk coördinator; - ziet toe op het produceren van een jaarlijks financieel verslag door de zakelijk coördinator; - controleert tenminste eenmaal per jaar de kas; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Secretaris Plaats, functie en taken - Maakt deel uit van het bestuur; - bestudeert de voorstellen van de coördinatoren; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - draagt bij aan het nemen van heldere besluiten m.b.t. de doelen en strategieën van Theatergroep Azijn; - draagt zorg voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen; - ondersteunt de zakelijk coördinator indien gewenst bij het produceren van beleids- en jaarstukken; - ziet toe op het tijdig produceren van een jaarverslag door de zakelijk coördinator; - draagt zorg voor de archivering van beleids- en jaarstukken, alsmede van de PR-materialen, recensies en de op video vastgelegde theaterproducties van Theatergroep Azijn; - ziet er op toe dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. 7

8 Zakelijk coördinator Plaats, functie en taken - zorgt samen met de andere coördinatoren voor de dagelijkse leiding van Theatergroep Azijn; - stelt samen met de andere coördinatoren het beleid op voor Theatergroep Azijn en legt dit voor aan het bestuur, geeft waar nodig toelichting; - informeert de penningmeester tijdig in geval van belangrijke financiële beslissingen en vraagt volgens afspraak toestemming aan het bestuur voor het aangaan van belangrijke financiële contracten en verplichtingen; - werkt de zakelijke aspecten van het gewenste beleid uit in heldere voorstellen; - zorgt tijdig voor een heldere en uitvoerbare planning van werkzaamheden en vastlegging van podia voor uitvoeringen; - zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van afspraken met betaalde dan wel onbetaalde medewerkers; - zorgt voor het tijdig produceren van een jaarverslag en een financieel verslag; - draagt de officiële stukken, alsmede van PR-materialen, recensies en de op video vastgelegde theaterproducties van Theatergroep Azijn ter archivering over aan de secretaris; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - zorgt ervoor op dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd, met name de zakelijke aspecten. Artistieke coördinator Plaats, functie en taken - zorgt samen met de andere coördinatoren voor de dagelijkse leiding van Theatergroep Azijn; - stelt samen met de andere artistiek coördinator het artistiek beleid op voor Theatergroep Azijn en legt dit voor aan het bestuur, geeft waar nodig toelichting; - werkt de artistieke aspecten van het gewenste beleid uit in heldere voorstellen, laat zich daarbij zonodig bijstaan door de artistiek medewerkers; - zorgt tijdig voor een heldere en uitvoerbare planning van werkzaamheden en optredens; - neemt tenminste eenmaal per jaar deel aan de bestuursvergadering; - zorgt ervoor op dat het afgesproken en goedgekeurde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd, met name de artistieke aspecten. 8

9 Artistiek betrokkenen Plaats in de organisatie De artistiek betrokkenen staan onder leiding van de Artistiek Coördinatoren Functie/Taakinhoud - Afhankelijk van de rol per persoon wordt er geacteerd, geregisseerd, vormgegeven aan de visuele aspecten in de voorstelling (vormgever) of worden de licht- en geluideffecten in de voorstelling ontworpen en uitgevoerd (technicus); - Tijdens repetities hebben alle acteurs ook een rol als theatermaker,dit houdt in dat tijdens repetities scènes worden ingestudeerd zonder voortdurende aanwezigheid van een regisseur. Tijdsbesteding - Voor elke voorstelling wordt een bepaald aantal maanden gerepeteerd, volgens afspraak; - Elke repetitie wordt voorbereid met behulp van het script en een dramaturgische reader; - Wanneer nodig wordt er individueel of in groepen extra gerepeteerd; - De vormgever en technicus behoren (volgens afspraak) enkele repetities te bezoeken en plannen uit te schrijven voor hun eindproduct. 9

10 3.4 SWOT-analyse Strength 1 Strength 2 Strength 3 Weakness 1 Weakness 2 Weakness 3 Oppertunity Oppertunity Threat Threat X Strengths S1: Organisatiekunde - Intern zijn taken verdeeld per persoon op specialisatie. De coördinatie van Theatergroep Azijn heeft drie jaar ervaring in de bedrijfstak en in de uitvoering staat professionaliteit en pro activiteit voorop. S2: Low-cost - Er wordt gewerkt met professionals die een kleine vergoeding krijgen per productie en onbetaalde vrijwilligers. S3: Breed netwerk in de theatertak. Weaknesses W1: Inflexibiliteit - Het duurt ongeveer vijf maanden voordat een productie kan worden opgevoerd en een zaal moet ruim van tevoren geboekt worden. W2: Klein bereik - Veel toeschouwers komen uit het sociale netwerk van betrokkenen van Theatergroep Azijn. W3: Financieel - Er is een grote investering nodig in verhouding met de bescheiden winst die af en toe geboekt wordt. Bovendien duurt het lang voordat er omzet voortvloeit uit een investering en is het kapitaal van Theatergroep Azijn klein. Oppertunities O1: Educatievoorstellingen - Op programma langs middelbare scholen in Nederland zorgt voor een continu, goed inkomen en bovendien een kans om nieuw publiek te trekken naar avondvoorstellingen. O2: Festival theater - Optreden op festivals zorgt voor een groot bereik en dus een grote kans nieuw publiek te trekken. Threats T1: Repetitieruimte - Na het afstuderen wordt goedkoop repetitieruimte vinden een lastige kwestie. T2: Subsidieafhankelijkheid - Theatergroep Azijn kan, net als veel andere theatergroepen, in de toekomst afhankelijk worden van het verkrijgen van subsidie Elementen De organisatie en low-cost strategie zijn twee sterkhouders van Theatergroep Azijn. Dit kan Theatergroep Azijn helpen om subsidie te blijven ontvangen. Een optreden op een festival of een school is door deze sterkhouders ook realistischer. Het brede netwerk in de theatertak biedt ook een voordeel voor deze kansen; de juiste acteurs kunnen onbetaald worden aangetrokken voor deze voorstellingen. 10

11 Verbeterpunten binnen Theatergroep Azijn zijn de inflexibiliteit en de financiële situatie. Door deze zwaktes is het lastig om snel en krachtig te reageren op veranderingen, bijvoorbeeld wanneer niet meer gerepeteerd kan worden in studentenfaciliteiten als de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU). Strategieën 1. Er moet actief worden gezocht naar nieuwe plekken waar goedkoop gerepeteerd kan worden, hierbij moeten we het netwerk scherp in de gaten houden en creatieve opties onderzoeken; afspraken met middelbare scholen of het beheer van leegstand. Als deze bedreiging is opgelost vergroot dit mogelijk de flexibiliteit van repetitie-uren en kunnen voorstellingen sneller geproduceerd worden. Dit bevordert de flexibiliteit van het bedrijf. 2. Er moeten sterke relaties worden opgebouwd met festivals en educatieve instellingen met als doel om hier tegen vaste betaling te spelen. Dit bevordert de financiële situatie en zorgt voor een breder publiek. 11

12 4. Beheer 4.1 Vermogen van de instelling in 2013 Eindbalans Stichting Theatergroep Azijn 31/12/2013 Activa Passiva Materiële vaste activa 1.494,94 Eigen vermogen 1.847,98 Vanuit subsidie* 2.700,00 Vanuit subsidie 2.700,00 Liquide middelen 353,04 Totaal 4.547, ,98 *Dit bedrag is door subsidiënten toegekend, maar nog niet door Theatergroep Azijn besteed. 4.2 Kostenstructuur van de instelling Kostenstructuur prognose voor de komende voorstelling 'Parasieten', gebaseerd op een totaalbedrag aan subsidie van 2, Kosten en uitgaven tijdens het maakproces in 2014 REPETITIETRAJECT 872,00 kostuums 100,00 requisieten 140,00 huur repetitieruimte 132,00 décor 500,00 PROMOTIEMATERIAAL 189,60 flyers 143,64 posters 45,96 postzegels - overige printkosten - Bedrijfskosten 151,14 verzekeringen 40,14 bedankjes vrijwilligers 30,00 instandhouding rechtspersoon 25,00 boekingskosten 56,00 TOTAAL 1.212,74 12

13 Honoraria en vrijwilligersvergoeding Parasieten Naam Functie Vaste vergoeding Extra per voorstelling Aantal Voorstellingen Wegens privacy redenen van desbetreffende personen is deze informatie niet opgenomen. Totaal Totaal Honoraria: 1.350,00 Speellijst Parasieten Stad Theater Prijs uitvoering 1 Utrecht Villa Concordia Utrecht Villa Concordia Enschede Het Vestzaktheater Amsterdam Polanentheater Hoorn Het Pakhuis Arnhem Huis van Puck - 7 Rotterdam Studio de Bakkerij Groningen Het Prinsentheater Utrecht Kikker Totale kosten speellijst 2,

14 Inkomsten en uitgaven op een rij 2014 UITGAVEN INKOMSTEN Omschrijving Bedrag Omschrijving Bedrag 1. ontwikkeling van de voorstelling 1. eigen vermogen materialen en ruimtes 872,00 startbedrag 153,04 promotiemateriaal 189,60 donatie directie 1.100,00 bedrijfskosten 151,14 overige donaties - 10% onvoorziene kosten 121,27 2. aangeschreven fondsen 2. honoraria 1.350,00 Elise Mathilde Fonds 1.350,00 Fentener van Flissingen Fonds - 3. totale kosten speellijst K.F. Hein Fonds 1.350,00 voorstelling 1 485,00 voorstelling 2 350,00 3. voorbelasting (overbrugging 21% - 6%) 272,29 voorstelling 3 86,00 voorstelling 4 431,00 voorstelling 5 431,00 voorstelling 6 - voorstelling 7 86,00 voorstelling 8 86,00 voorstelling 9 686,00 subtotaal 5.325,01 totaal budget 4.225,33 3. recette 4. restkapitaal 1.063,57 geschatte kaartverkoop 2.163,25 totaal uitgaven 6.388,58 totale financiële middelen 6.388,58 14